FICHE MÉTIER Intitulé du métier : SECRÉTARIAT Codification ROME : M 1607 Appellation : assistant(e) administratif(ve), secrétaire, secrétaire administratif(ve), secrétaire bilingue, secrétaire bureautique, secrétaire d’administration ou d’intendance universitaire, secrétaire d’administration scolaire et universitaire (SASU), secrétaire généraliste, secrétaire juridique, secrétaire polyvalente, secrétaire trilingue, télésecrétaire. PRESENTATION DU MÉTIER Définition : Réalise le traitement administratif de dossier (frappe de courrier, mise en forme de document…) et transmet les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossier (contrats de maintenance des équipements de la structure,…). Peut coordonner une équipe. Diplômes et formations exigées : Cet emploi /métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (bac professionnel, technologique….) à Bac+2 (BTS,….) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur. La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut être requise. La maîtrise de l’outil bureautique (traitement de texte, tableur,…) et des outils de communication (Internet, messagerie,…) est exigée. Activités de base exercées Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer Organiser les déplacements du responsable ou membres de l’équipe Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes Activités spécifiques exercées Mettre à jour des données de suivi de l’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats,…) Suivre et vérifier l’exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,… Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements,…) Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations Effectuer la gestion comptable et administrative d’une structure Compétences de base Savoirs théoriques et procéduraux Modalités d’accueil Techniques de prises de notes Techniques d’écriture rapide Sténographie Règles d’affranchissement du courrier Savoirs de l’action Utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,…) Compétences Savoirs théoriques et procéduraux Terminologie juridique Normes rédactionnelles Éléments de base en droit commercial Savoirs de l’action Saisie avec dictaphone Savoirs théoriques et procéduraux Eléments de base en droit du travail Savoirs théoriques et procéduraux Eléments de base en comptabilité Savoirs de l’action Utilisation des logiciels de gestion comptable Coordonner l’équipe Environnement de travail : Structures Association Cabinet juridique Collectivité territoriale Entreprise/société de services Entreprise publique/établissement public Etablissement scolaire Secteurs Agriculture Assurance Bâtiment et travaux publics BTP Education/enseignement Finance Immobilier Industrie Recherche et développement Santé et action sociale Sport et loisirs Transport/logistique FICHE MÉTIER Intitulé du métier : SECRÉTARIAT et ASSISTANAT MÉDICAL ou MÉDICO-SOCIAL Codification ROME : M 1609 Appellation : secrétaire médical(e), secrétaire médical(e) vétérinaire, secrétaire médicosocial(e), technicien(ne) administratif(ve) et social(e). PRESENTATION DU MÉTIER Définition : Accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission,…) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations,..) du cabinet médical, du service hospitalier,… Peut effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire. Peut coordonner une équipe. Diplômes et formations exigées : Cet emploi /métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (bac professionnel, technologique….) en secrétariat ou sciences médico-sociales. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur médical. La maîtrise de l’outil bureautique (traitement de texte, tableur,…) est exigée. Conditions d’exercice de l’activité L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein de cliniques, hôpitaux, laboratoires d’analyses médicales, de radiologie, de maisons de retraite, caisses d’assurances maladie,… en relation avec différents services (administratifs, médico-techniques, services de l’administration judiciaire,…) Elle varie selon le type de structure (laboratoire, hôpital, clinique privée, Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales DDASS,…) Elle peut s’exercer les fins de semaines et jours fériés. Activités de base exercées Accueillir les patients, les informer du déroulement de l’examen, du taux de prise en charge et les orienter Créer le dossier médical du patient et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation Tenir à jour le planning d’activité de la structure et l’agenda du médecin Saisir et mettre en forme les comptes rendus des actes opératoires ou médicaux et les transmettre aux patients, aux médecins référents,… Conseiller le patient lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires,…) Réaliser la facturation, l’encaissement des actes médicaux et en effectuer la déclaration auprès des organismes de sécurité sociale, des mutuelles Transmettre aux instances concernées (commissariat de police, presse locale,…) les coordonnées des personnels médicaux d’astreinte ou de garde Activités spécifiques exercées Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier Organiser et suivre la gestion d’une documentation, d’une veille documentaire Réaliser le suivi administratif d’appels d’offre (émission d’annonces officielles, suivi de candidatures,…) Effectuer la gestion comptable et administrative d’une structure Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes Coordonner l’équipe Compétences de base Savoirs théoriques et procéduraux Terminologie médicale Nomenclature des actes médicaux Modalités d’accueil Mode de prise en charge des actes médicaux Normes rédactionnelles Méthode de classement et d’archivage Règles d’affranchissement du courrier Savoirs de l’action Utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,…) Saisie avec dictaphone Compétences Savoirs théoriques et procéduraux Eléments de base en comptabilité Savoirs théoriques et procéduraux Règles de gestion des stocks Environnement de travail : Structures Cabinet médical Caisse d’assurance maladie Centre de médecine du travail Centre d’imagerie médical Direction départementale des affaires sanitaires et sociales DDASS Établissement médical (hôpital, clinique,…) Institut de médecine légale Laboratoire d’analyses médicales Tribunal d’instance