scientifiques internationales

SOUTIEN AUX MANIFESTATIONS
SCIENTIFIQUES INTERNATIONALES
OBJECTIFS
Favoriser l’organisation en Midi-Pyrénées de manifestations internationales (congrès,
colloque, réunion, symposium, conférence) à vocation scientifique présentant un caractère
structurant pour le territoire de Midi-Pyrénées.
BENEFICIAIRES
 Organismes publics d’enseignement supérieur et de recherche (Universités, Grandes
Ecoles, EPST, EPIC,…)
 Associations à but non lucratif et à vocation scientifique
MONTANT DE L’AIDE
 La subvention régionale proportionnelle est plafonnée à 4 000 €.

Prise en charge à hauteur maximum de 25% de la dépense éligible
CRITERES D’ELIGIBILITE
Seules sont éligibles à cette procédure :
 Les manifestations pour lesquelles environ 20% des conférenciers proviennent et
exercent leurs fonctions dans au moins 3 pays étrangers,
 Minimum 100 participants attendus provenant de plusieurs pays,
 Dépôt des dossiers 3 mois avant la manifestation, avec avis favorable du Conseil
scientifique de l’établissement d’accueil pour les portages académiques.
Sont inéligibles au titre de cette procédure :
 Les frais de maintenance, les amortissements de matériels existants, les frais de
gestion, les frais forfaitaires, les frais personnels statutaires ou permanents,
 Les frais de prestige (repas de gala, visites et déplacements culturels,…)
 Les réunions de travail (« Workshop », « Steering commitee »,…), les écoles ou
universités d’été et les opérations de formation-action.
V - PUBLICITE – COMMUNICATION
Le concours de la Région Midi-Pyrénées devra être mentionné par son bénéficiaire au
moyen de supports appropriés à la nature de l'objet subventionné.
Le bénéficiaire s'engage à développer sa communication autour de ce projet, en étroite
concertation avec la Région Midi-Pyrénées, pour tout événement presse et toute opération
ponctuelle. Il s'engage également à apposer, sur tout document informatif relatif à l'opération
subventionnée (pré-programme, programme…), le logo de la Région Midi-Pyrénées.
La région Midi-Pyrénées demandera, par émission d'un titre de perception, le reversement
des sommes en cas de non-respect des dispositions relatives à la publicité et à la
communication.
Présentation du dossier en langue française conformément à la loi n°94-665 du 4/8/1994 relative à l’emploi de la langue française
(extraits de l’Art.6) : « les documents distribués aux participants avant et pendant la réunion, pour en présenter le programme doivent
être rédigés en français et peuvent comporter des traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Lorsqu’une manifestation, un
colloque ou un congrès donnent lieu à la distribution aux participants de documents préparatoires ou de documents de travail ou à la
publication d’actes ou de comptes-rendus de travaux, les textes ou interventions présentés en langue étrangère doivent être accompagnés
au moins d’un résumé en français. Lorsqu’une personne morale de droit public ou une personne morale de droit privé chargée d’une
mission de service public ont l’initiative des manifestations visées au présent article, un dispositif de traduction doit être mis en place ».
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NE PAS REMPLIR CE CADRE
MANIFESTATIONS
SCIENTIFIQUES
INTERNATIONALES
N° d’enregistrement :
Observations :
BENEFICIAIRE DE LA SUBVENTION REGIONALE
Organismes publics de recherche, universités ou grandes écoles, association à but non lucratif et à vocation
scientifique (seuls éligibles à la procédure)
NOM : .....................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
Adresse :.................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
Président (ou Directeur) : .....................................................................................................................................................
Pour les laboratoires publics de recherche - Nom du laboratoire : .................................................................................
Directeur : ..............................................................................................................................................................................
PERSONNE RESPONSABLE DE LA MANIFESTATION :
Nom : ......................................................................................................................................................................................
Adresse : ................................................................................................................................................................................
Téléphone :........................................................................
Fax : ................................................................................... E-MAIL :.....................................................................................
INTITULE DE LA MANIFESTATION : ...................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
Lieu et date : ..........................................................................................................................................................................
Manifestation annuelle :
oui 
non 
Nombre de conférenciers français : ..............................
Conférenciers étrangers : Nombre : .............................
Pays :...................................
Nombre total de participants attendus : ....................................
AVIS MOTIVE DU CONSEIL SCIENTIFIQUE (pour les laboratoires publics de recherche)
Date :
Signature :
A RENVOYER IMPERATIVEMENT AU CONSEIL REGIONAL, D.A.E.R., Service Recherche
AU MINIMUM 3 MOIS AVANT LA DATE PREVUE POUR LA MANIFESTATION
22, boulevard du Maréchal Juin - 31406 Toulouse cédex 9
Tél : 05.61.33.57.15 / Fax : 05.67.69.00.79
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DIRECTION DE L’ACTION ECONOMIQUE ET DE LA RECHERCHE
MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES INTERNATIONALES
Formulaire à compléter
I - DESCRIPTIF ET NATURE DE LA MANIFESTATION
* Joindre le pré-programme et le profil des intervenants.
Présentation du dossier en langue française conformément à la loi n°94-665 du 4/8/1994 relative à l’emploi de la langue française
(extraits de l’Art.6) : « les documents distribués aux participants avant et pendant la réunion pour en présenter le programme doivent être
rédigés en français et peuvent comporter des traductions en une ou plusieurs langues étrangères. Lorsqu’une manifestation, un colloque ou un
congrès donne lieu à la distribution aux participants de documents préparatoires ou de documents de travail, ou à la publication d’actes ou de
compte-rendus de travaux, les textes ou interventions présentés en langue étrangère doivent être accompagnés au moins d’un résumé en
français. Lorsqu’une personne morale de droit public ou une personne morale de droit privé chargée d’une mission de service public à
l’initiative des manifestations visées au présent article, un dispositif de traduction doit être mis en place ».
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DIRECTION DE L’ACTION ECONOMIQUE ET DE LA RECHERCHE
MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES INTERNATIONALES
Formulaire à compléter
II - ETAT DU DOMAINE DES THEMATIQUES TRAITEES LORS DE LA MANIFESTATION
JOINDRE LA LISTE DES PUBLICATIONS DU DEMANDEUR, se référant au thème
de la manifestation
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DIRECTION DE L’ACTION ECONOMIQUE ET DE LA RECHERCHE
MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES INTERNATIONALES
Formulaire à compléter
III - RETOMBEES ATTENDUES
IV - BUDGET PREVISIONNEL DETAILLE (TTC) DE LA MANIFESTATION
REMARQUES : le budget prévisionnel doit être établi sur une "base consolidée". La subvention
attribuée étant proportionnelle aux dépenses prévues, il sera nécessaire de justifier de la totalité
des dépenses. Il est donc recommandé de bien évaluer le coût du programme.
REGIME DE TVA :
 HT
 TTC *
* En ce cas, joindre une attestation signée par l’agent comptable certifiant que le montant de la TVA est
une charge supportée par le Maître d’ouvrage ne donnant lieu ni à déduction, ni à remboursement par
les services fiscaux de l’Etat.
DEPENSES
Postes de dépenses
 Hébergement
 Restauration
 Frais pour les
invités
 Frais logistique
 Publicité
 Réservation salle
 Autres (à détailler)
RECETTES
Montant
Partenaires
 Inscriptions
(nombre,montant)
 Partenariat public
(à détailler)
 Sponsors privés
(à détailler)
 Autres (à détailler)
Subvention Région
sollicitée
TOTAL
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Montant
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DOCUMENTS A JOINDRE AU DOSSIER
* Pour les associations à but non lucratif et à vocation scientifique :
 les statuts, la publication au Journal Officiel et le n° d'enregistrement à la
préfecture
 le dernier bilan officiel de l’organisme gestionnaire de la manifestation
PIECES A JOINDRE LORS DU PAIEMENT
 la liste des participants (minimum de 100 participants)
 une attestation d’achèvement du programme subventionné
 un rapport présentant le résumé des principales interventions et des conclusions
de la manifestation
 un bilan financier TTC ou HT , selon le régime supporté (recettes et dépenses de
la manifestation) accompagné d’un justificatif des dépenses de fonctionnement
engagées (factures détaillées correspondantes ou état récapitulatif signé par le
maître d’ouvrage ou l’agent comptable ayant qualité à cet effet)
 une justification de la mention du concours financier de la Région Midi-Pyrénées
sur les documents informatifs relatifs à l’opération subventionnée
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