Organisation d`un stage

Robert ROCHART version du 06/2010
PLANIFICATION D’UN STAGE
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Période
Détail planification association
Détail planification FFMF
J - 9 mois
à
J - 6 mois
- Prise de décision du stage
- Définition du périmètre du stage :
Contenu
et intervenant(s)
Nombre de participants (Stagiaires et
animateurs)
Chiffrage du projet
- Accord en Conseil d'administration
- Règles du jeu
- Organisation au sein de la FFMF
J - 6 mois
- Prise de contact avec responsable stage FFMF.
Définition de la fiche d'inscription.
Devis budgétaire du stage.
- Définition de la fiche d'inscription.
Numérotation fiche
- Validation de la fiche
- Diffusion de la fiche d'inscription :
DR&CA
Journaux spécialisés
PLT, page Le Train, AFAN, AMFI et
CDZ
- Mise à jour liste stages.doc (Exemple) + Envoi
Président FFMF.
-Mise à jour Liste de tous les stages.xls (Exemple)
+ Envoi Président FFMF.
- Mise à jour site EAF
J - 6 mois
A
J - 1 mois
- Préparation du stage
- Publicité dans la région (stands et expos) en
liaison avec le DR (s’il y en a un)
- Récolte des fiches d’inscriptions
- Autorisation parentale.
- Publicité du stage
- Le DR annonce, affiche, relance…
Si peu d’inscriptions, demander aide Resp. stages
J - 1 mois
- Le nombre d’inscriptions est sous le seuil de
faisabilité.
Contacter responsable stages
Si annulation
Envoi aux inscrits un courrier
d’annulation.
- Inscription de mineurs
- Chiffrage du stage
Stage
Repas
Demande de régie
- Modification des listes.
J - 1 mois
à
J - 8jours
- Préparation du stage
- Envoi aux stagiaires confirmation du stage,
plans d’accès et autres textes utiles,
programme…
J - 8 jours
- Envoi au trésorier FFMF la liste des stagiaires
+ chèques.
- Encaissement des chèques
j
- Stage,
- Enquête avis des stagiaires à chaud pour
session future éventuelle.
- Accident
J + 8
jours
- Envoi Responsable stages :
Compte rendu de stage + photos
Bilan stage
- Envoi trésorier FFMF :
Bilan financier du stage
- Envoie au rédacteur(s) de PLT et de la page Le
Train les bases pour article(s).
J +15
jours
- Envoi chèque à l’association.