Refonte d’un système d’information clinique et ressources biologiques dans un service hospitalier : Expérience du service de Pneumologie de l’hôpital Tenon (Paris) PO03-061 F. Morin1, Q. Tran1, P. Boucher2, V. Poulot3, E. Roux3, N. Mathiot3, E. Bertrand3, M. Antoine3, P. Callard3, J. Cadranel3, B. Milleron3 1Intergroupe 2Institut CPLF 2008 Francophone de Cancérologie Thoracique (IFCT), Paris - France National du Cancer (INCa), Boulogne Billancourt - France 3APHP - Hôpital Tenon, Paris - France METHODES RESUME De 1999 à 2007, 1383 patients ont été inscrits dans le fichier de service de Pneumologie après diagnostic de cancer. Le service s’est doté d'une cryoconservation systématique des biopsies (723) et des prélèvements chirurgicaux (1278). Sous l’égide de l’INCa, la Tumorothèque Virtuelle Nationale (TVN) a pour objectif d'établir une base de données nationale permettant aux chercheurs d'identifier et de localiser, par le réseau des tumorothèques françaises, des échantillons biologiques et annotations cliniques nécessaires à leurs programmes de recherche. S’appuyant sur l’expertise en recherche clinique et en bioinformatique de l’IFCT, une étude est réalisée à l’hôpital Tenon dans le cadre de la phase pilote TVN, pour permettre la migration de fichiers existants, la standardisation du recueil des données et le lien avec le logiciel de tumorothèque. Le système mis en place comprend un pré-formatage des informations au Catalogue National, correspondant à 40 critères minimaux de description des échantillons cryopréservés. Après migration des données existantes, les annotations cliniques sont structurées en 4 catégories : diagnostic initial, primo-traitement, traitement de rechute et suivi. L’interopérabilité permet l’exportation des données pour analyses approfondies. Dans le cadre d’une action structurante à l’échelle nationale (TVN), des solutions ont été envisagées pour permettre à l'avenir une réactualisation plus facile des données sur le dossier clinique et sur les ressources biologiques. L’expérience pourrait profiter à d’autres services se basant sur le rapport complet de cette phase pilote IFCT-INCa. Réalisation de l'application avec échanges fréquents avec l'équipe Tenon. Mise en place de listes de choix prédéfinis pour éviter les zones libres de saisie (ex. nom des drogues). Audit technique et audit qualité des données de la Base de service Tenon existante (en FileMaker Pro 5). Rédaction d'un rapport et document d'étude décrivant l'architecture du nouveau système clinique, dans un système d'information global (liens avec la Tumorothèque Tenon). Réunions de travail IFCT avec tous les intervenants de Tenon : Mise en place de contrôles de cohérence des données saisies. Discussions afin d'établir les items du nouveau système, en prenant en considération les souhaits et besoins du service, et les items de la TVN. Ces derniers seront utilisés dans la Tumorothèque Tenon. Réalisation d‘un outil (état Access paramétrable) d'aide à la détection de données manquantes ou incomplètes, de données de dernières nouvelles trop anciennes. Æ Choix collégial technique du nouveau système : Access Réalisation d‘un outil d'export de données paramétrable (sélection des items souhaités). Interopérabilité Excel, Word. Migration des données existantes vers Cancer Bronchique Tenon. Nettoyage des données existantes : détection anomalies et mise en cohérence, corrections avec échanges avec l'équipe Tenon. Structurer les données recueillies pour une meilleure lecture et leur exploitation Le filtre spécifique et le module de recherche libre permettent de retrouver rapidement une fiche. La combinaison des 2 modes est possible. Filtre spécifique Fiche Patient 1-Démographie et diagnostic initial Recul depuis les dernières nouvelles Aide pour la classification TNM Age au diagnostic Survie calculée Message d’aide au survol de la souris sur la zone concernée (ex. Date de diagnostic) Rapport de données manquantes Données de référence, exemple des produits Export de données sous Excel Environnement commun « tumorothèque Tenon » Chercheurs 2.2 Fichier clinique Liens directs Access https://www.e-cancer.fr/ Extranet INCa Cancer Bronchique Tenon Tumorothèque Virtuelle Nationale TVN TumoTenon Base de données INCa Formats : tab, XML Application de gestion des prélèvements congelés « poumon » avec informations cliniques patient associées. Fonctionnalité d’export TVN Commentaires 1.1 Export Cancer Bronchique Tenon Liens directs Access 1.2 Export Biobase Export des données « poumon » souhaitées dans un fichier texte .tab 2.1 Import dans TumoTenon Intégration des données dans TumoTenon 2.2 Enrichissement données labo Saisie de données récupérées de fibroscopie, commentaires, divers… 3 Extraction pour TVN Constitution et génération automatique du fichier .csv au format Catalogue National. Alimentation d’un journal répertoriant les anomalies rencontrées 4 Téléchargement vers TVN Authentification à l’Extranet INCa pour upload Schéma du système d’information global Tumorothèque Tenon « Poumon » Poster en ligne : www.ifct.fr L’export de données brutes sous Excel est prévu. La possibilité est donnée à l’utilisateur de sélectionner les fiches patient, ainsi que les items souhaités. CONCLUSIONS Cette expérience réalisée dans le cadre de la phase pilote TVN a démontré la faisabilité de : Description *Application Web AP-HP spécifique regroupant toutes les congélations réalisées en anapath Tenon (biopsies chirurgicales et chirurgies tout organe confondu) Pour éviter les erreurs dues aux saisies libres, des listes déroulantes ont été mises en place. Il est possible de modifier un libellé ou de créer une référence (code + libellé), ici Produit. Ces données sont alors mises à jour dans la liste déroulante. Actuellement, 1617 fiches patient (dont celles nouvellement créées) existent dans le système. Fichier csv (Catalogue National) 1.2 Ce rapport permet de repérer rapidement les données à compléter ou à mettre à jour pour les fiches sélectionnées. 4 3 2.1 Biobase II* 3-Suivi Mise en exploitation de Cancer Bronchique Tenon en septembre 2007. Impliquer le personnel hospitalier dans la mise à jour des fiches patient 1.1 2-Primo-traitement Détermination du stade en fonction des valeurs de TNM Réalisation d’un Manuel Utilisateur. Prévoir l’intégration cohérente dans le système de Tumorothèque Systèmes cloisonnés et hétérogènes Patients du service de Pneumologie avec diagnostic de cancer. Réunion de démonstration de l’application pour le service à Tenon. Détermination des conventions de saisie, notamment concernant la notion de diagnostic INITIAL et les traitements. Recueil des remarques, et modifications d'après ces remarques. Æ Les données sont structurées en 4 catégories : diagnostic initial, primo-traitement, traitement de rechute et suivi. Prévoir l’interopérabilité avec d’autres systèmes d’information Module de recherche Ce fichier de service permet de recueillir les informations de patients du service de Pneumologie, ayant un diagnostic de cancer thoracique. Rapport des actions réalisées sur les données et actions restantes nécessitant un arbitrage. Etude et maquette de la nouvelle application Cancer Bronchique Tenon : base de données relationnelle structurée respectant les points validés en réunion avec l'équipe Tenon. Créer un outil ergonomique, intuitif et facile d’utilisation adapté à un service hospitalier public Liste des fiches patient APPLICATION CANCER BRONCHIQUE TENON Ergonomie pour la recherche et saisie de fiches patient. Intégration des données existantes (base de service Tenon) dans Access pour faciliter le travail de nettoyage. OBJECTIFS RESULTATS •Mettre en place un système d’information structuré et cohérent dans un service hospitalier public •Reprendre les données d’un ancien système, même si cela a nécessité beaucoup de travail (1383 fiches) Il est possible de transposer le principe à d’autres organes, moyennant des modifications notamment aux interfaces des différents systèmes. Une base de données structurée permettra plus aisément d’évoluer vers d’autres technologies si nécessaire.