Leadership budgétaire des festivals et des événements

Proposition de services exclusifs aux festivals et
événements membres de FEQ
Étude de provenance des clientèles
2010
Festival de montgolfières de Gatineau , Mondial des cultures de Drummondville, crédit : Frédéric Côté
Les grands feux du Casino du Lac-Leamy, Festival Juste pour rire / Just For Laughs Festival
Pourquoi participer à cette étude?
POUR AUGMENTER VOS POSSIBILITÉS DE FINANCEMENT
ƒ
Le ministère du Tourisme (MTO) exige que chaque événement effectuant une
demande au programme d’aide financière possède une étude auprès de sa
clientèle. Pour les demandes de la prochaine année, l’étude doit avoir été produite
au plus tard en 2008-2009. Le type d’étude varie en fonction du budget de
fonctionnement*.
ƒ
Les bailleurs de fonds favorisent les festivals et événements qui ont une bonne
connaissance de leurs clientèles et qui peuvent démontrer leur achalandage
touristique et les retombées économiques découlant de la tenue de leur
événement.
POUR DES ACTIONS MARKETING CIBLÉES ET PERFORMANTES
ƒ
En marketing, la tendance est à la personnalisation de l’approche et au marketing
de niche. La connaissance de vos clientèles et de vos marchés est donc d’une
importance capitale pour effectuer un marketing ciblé et efficace pour la promotion
de votre événement.
*Pour plus de détails, voyez l’explication en annexe ou consultez le lien suivant :
http://www.tourisme.gouv.qc.ca/programmes-services/aide/aide-festivals.html
Bénéfices de l’étude
BÉNÉFICES POUR VOTRE ÉVÉNEMENT
ƒ
Connaître la provenance de votre clientèle;
ƒ
Connaître la proportion de votre achalandage résidant à plus de 40 km de votre
événement;
ƒ
Connaître la proportion de votre achalandage se caractérisant comme étant
une clientèle touristique;
¾
Pour les événements avec un budget de fonctionnement de moins de
300 000 $ qui répondent aux critères généraux d’admissibilité du programme
d’aide financière du MTO, cette étude satisfait aux exigences du volet 2 du
programme d’aide financière grâce à une méthodologie certifiée.
BÉNÉFICE COLLECTIF
ƒ
Connaître la provenance des clientèles des festivals et événements du Québec.
Avantages des services de votre association
ƒ
Tarification compétitive;
ƒ
Uniformisation de la méthodologie appliquée et donc des rapports produits :
¾
¾
Équité des résultats et données comparables dans le temps;
Équité des résultats et données comparables avec le secteur d’activité;
ƒ
Méthodologie approuvée par le ministère du Tourisme;
ƒ
Mesure de la provenance de votre clientèle et du rayonnement commercial de
votre organisation;
ƒ
Outil utile pour mesurer les retombées de vos actions promotionnelles;
ƒ
Partenaire de recherche du ministère du Tourisme et de Loto-Québec.
L’approche proposée
1.
Élaboration du plan d’échantillonnage et du calendrier d’interceptions des
visiteurs sur les sites avec l’événement;
2.
Encadrement et supervision lors de la collecte des données : en plus des codes
postaux, les bénévoles devront recueillir des informations sur le nombre et le
type de nuitées générées par les visiteurs;
3.
Saisie des données du sondage sur support informatique par Robert Harmegnies
Marketing (codes postaux et nuitées);
4.
Personnalisation du rapport consolidé avec les résultats statistiques rendant
compte de la provenance de l’achalandage de l’événement.
5.
Présentation et interprétation des résultats par Robert Harmegnies Marketing.
Une proposition de services centrée sur vos besoins
LIVRABLES DE L’ÉTUDE
OPTION 1 OPTION 2 OPTION 3*
Un rapport certifié à l’intention du MTO qui répond aux exigences du volet
2 du programme d’aide financière aux festivals et événements
x
x
x
Des tableaux statistiques qui rendent compte de la provenance
détaillée de vos visiteurs :
ƒ provinces et régions économiques canadiennes, MRC et
municipalités canadiennes (CAN et QC);
ƒ états, comtés (É.-U.);
ƒ calcul de la proportion des visiteurs situés à l’extérieur de la
zone de 40 kilomètres;
ƒ comparaison avec les données antérieures (si applicable).
x
x
x
La présentation et l’interprétation des résultats par Robert Harmegnies
Marketing
x
x
x
Un profil sociodémographique commenté des clientèles types** de votre
événement :
x
Sexe, âge, statut familial, langue, niveau de scolarité, revenu des
ménages, taille des ménages, etc.
Un profil sociodémographique de la clientèle de votre événement*** :
x
Sexe, âge, statut familial, niveau de scolarité, revenu des ménages.
VOTRE INVESTISSEMENT
*Limite de 5 festivals, cette option demande également des bénévoles supplémentaires
**Le profil type est fait à partir de la cueillette des codes postaux
***Le profil de la clientèle est fait à partir d’une cueillette de données primaires sur place
2 150 $
2 500 $
2 550 $
En quoi consiste votre participation?
ƒ
Fournir, dans la mesure du possible, des statistiques d’achalandage sur les
principales activités pendant la durée de l’événement;
ƒ
Bâtir avec Robert Harmegnies Marketing le plan d’échantillonnage et le
calendrier d’interceptions des visiteurs de votre événement;
ƒ
Sous la supervision de Robert Harmegnies Marketing, votre événement et son
équipe ont la responsabilité de recueillir aléatoirement les codes postaux de sa
clientèle1 et les statistiques sur le nombre et le type de nuitées générées par les
visiteurs;
ƒ
Aussitôt les festivités terminées, faire parvenir par poste prioritaire les données
du sondage à Robert Harmegnies Marketing.
CONFIDENTIALITÉ : la confidentialité des résultats fournis est garantie2
1.
2.
Il n’est pas nécessaire de recueillir la totalité des codes postaux de votre achalandage, mais un échantillonnage représentatif de
votre événement.
La firme Robert Harmegnies Marketing est liée à FEQ avec un contrat garantissant la confidentialité de toutes les données
individuelles de votre événement.
Échéancier et dates importantes
Échéancier détaillé pour la réalisation de l’étude
Élaboration du plan d’échantillonnage et du
calendrier d’interceptions des visiteurs
Quelques semaines après
votre engagement
Collecte aléatoire des codes postaux
Pendant l’événement
Analyse et remise des rapports personnalisés
Début décembre 2010
Présentation de la firme
Spécialisée en planification stratégique et en géomarketing depuis plusieurs années, la
firme Robert Harmegnies Marketing a réalisé de nombreuses études pour diverses
entreprises telles Parcs Canada, la Sépaq et pour plusieurs associations touristiques et
MRC au Québec et en Ontario.
Pour plus d’information,
n’hésitez pas à communiquer avec nous :
• Annie Deblois, Coordonnatrice recherche
514 252-3037 ou 1 800 361-7688, poste 3567
[email protected]
Festivals et Événements Québec
4545, av. Pierre-De Coubertin,
CP. 1000, Succ. M,
Montréal (Québec) H1V 3R2
Tél. : 514 252-3037 ou 1 800 361-7688
Téléc. : 514 254-1617
www.attractionsevenements.com
Annexe – Évaluation de votre situation
ƒLe ministère du Tourisme (MTO) exige que chaque événement effectuant une
demande au programme d’aide financière possède une étude auprès de sa clientèle.
Pour les demandes de la prochaine année, l’étude doit avoir été produite au plus tard
en 2008-2009. Le type d’étude varie en fonction du budget de fonctionnement*.
y Pour les événements avec un budget de fonctionnement de moins de
300 000 $ :
¾
Une étude de provenance des clientèles
y Pour les événements avec un budget de fonctionnement de 300 000 $ à
5 000 000 $ :
¾
Une étude de provenance et d’achalandage
y Pour les événements avec un budget de fonctionnement de 5 M$ et plus :
¾
Une étude de provenance et d’achalandage
¾
Une étude d’impacts économiques
*Pour plus de détails, consultez le site Internet du ministère du Tourisme :
http://www.tourisme.gouv.qc.ca/programmes-services/aide/aide-festivals.html
Annexe – Exigences pour votre événement
Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques émergents
Ce volet s'adresse aux festivals et événements qui possèdent un potentiel attractif suffisant pour leur
permettre d'atteindre, de façon récurrente, le statut de festival ou d'événement à portée panquébécoise,
nationale ou internationale.
Critères spécifiques d'admissibilité
En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement à caractère émergent
doit :
ƒ avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés
aux états financiers) entre 100 000 $ et 299 999 $;
ƒ assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est
constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie,
vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
ƒ réaliser des activités de promotion hors région;
ƒ détenir des ententes de partenariat avec des entreprises touristiques locales et régionales;
ƒ déposer une étude de provenance des clientèles, réalisée par une firme indépendante selon une
méthodologie reconnue par le MTO, produite au plus tard en 2008-2009. Cette étude doit être réalisée
tous les trois ans;
ƒ d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant
les seuils minimaux de participation soit :
y un minimum de 20 % des entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes);
ou
y un minimum de 3 000 entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes). Cette
donnée doit s'appuyer sur une étude d'achalandage réalisée par une firme indépendante selon une
méthodologie reconnue par le MTO.
Annexe – Exigences pour votre événement
Exigence du volet 2 pour les festivals et événements avec un budget de fonctionnement de
moins de 300 000 $ :
y
Importance relative des « participants locaux » : proportion des participants résidant à l’intérieur
d’un rayon de 40 kilomètres de l’endroit où se déroule l’événement.
y
Importance relative des touristes : proportion des participants ayant assisté à l’événement dans le
cadre d’un voyage d'une nuit ou plus en dehors de son lieu de résidence habituel dans un autre but
que d'aller au travail ou à l'école, de déménager ou d’effectuer un déplacement de routine
(emplettes, consultation médicale, rite religieux, ramassage et livraison, appels de service et ventes,
ou autres déplacements professionnels), et qui ont utilisé de l'hébergement commercial ou privé2.
Cet achalandage doit également être réparti en fonction de chacun des grands marchés touristiques
du Québec.
y
Importance relative des « excursionnistes » : proportion des participants ayant participé à
l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour dans la même journée à l’extérieur de son lieu de
résidence habituel, et dont le lieu de résidence se situe dans un rayon de plus de 40 kilomètres du
lieu où se déroule l’événement.
y
Importance relative des touristes québécois : proportion des touristes qui résident au Québec.
y
Importance relative des touristes de l’extérieur du Québec : proportion des touristes qui résident
à l’extérieur du Québec (toutes provenances confondues).
*Pour plus de détails, consultez le site Internet du ministère du Tourisme :
http://www.tourisme.gouv.qc.ca/programmes-services/aide/aide-festivals.html