Informations générales de la structure

Charte d’utilisation de Via-Trajectoire v1
CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION DE VIA
TRAJECTOIRE
Préambule
La confidentialité est une valeur traditionnelle de la médecine à laquelle sont très attachés les
professionnels de la santé et les malades. Elle entre dans un cadre juridique, déontologique, et
réglementaire important que pourtant nul n'est censé ignorer. Le développement des technologies de
l'information (l'informatique) en santé ne change pas fondamentalement ce cadre, mais fait évoluer la
nature des risques et impose de nouveaux comportements.
Le but de cette charte est d'informer tous les utilisateurs (médecins, soignants, service social,
personnels administratifs) de leurs droits et de leurs devoirs, afin de minimiser les risques.
Le logiciel ViaTrajectoire utilisé par les services de soins « prescripteurs » et les services de soins
« d’accueil » permet de gérer les demandes d'orientation et d'admission des patients requérant des
suites de soins. Cet outil s’inscrit dans la démarche d'amélioration de la qualité et de la continuité des
soins.
L'utilisation de ViaTrajectoire étant généralement l'un des objectifs et préconisations des schémas
régionaux d'organisation sanitaire, les professionnels et les établissements impliqués dans cette
démarche s'engagent à en promouvoir l'usage tout en en respectant l'esprit.
Engagement des services de soins prescripteurs
Article 1 : de l'utilisation du module d'orientation
La décision d’hospitalisation en services de soins d’accueil et, le plus souvent, en service de soins de
suite et de réadaptation relève d’une décision médicale, dans le cadre de la prise en charge globale
du patient, d’un projet thérapeutique et social. Elle se fait dans le respect du principe de continuité des
soins et du libre choix du malade. Cette décision doit être, dans la mesure du possible, faite par
anticipation des besoins en soins de suites du patient. Dans tous les cas, le chemin d’orientation
sélectionné lors de l’utilisation du module d’aide à l’orientation devra être choisi de façon rigoureuse,
et complété ou validé par le médecin prescripteur dans la demande d’admission.
La sélection des éléments de description doit refléter l’état du patient au moment de la demande
d’admission. En cas de pathologies multiples, l’utilisateur doit choisir celle qui justifie prioritairement
la prise en charge.
Si l’utilisateur ne parvient pas à décrire le patient grâce aux « pathologies - ressources et soins
techniques requis », ou s’il constate une incohérence, il doit en informer l’équipe «ViaTrajectoire» à
l’adresse : [email protected].
Article 2 : du « remplissage » de la demande d’admission
Afin d’assurer la qualité de la prise en charge du patient et du suivi de son projet médical et social, les
services de soins de courte durée et autres services « prescripteurs » s’engagent à inscrire dans la
demande d’admission, des informations exactes, claires, précises et significatives.
Les informations du formulaire médical doivent être saisies ou validées par le médecin
prescripteur responsable de l’orientation dans un établissement « d’aval ». Il en va de même pour
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Ce document et les informations qu'il contient sont confidentiels et sont la propriété exclusive de TSA Ils ne doivent être communiqués qu'aux personnes habilitées et ne
peuvent être ni reproduits ni divulgués à toute autre personne sans l'autorisation préalable écrite de TSA.
Document accessible sur le site www.viatrajectoire-aquitaine.fr
Charte d’utilisation de Via-Trajectoire v1
tous les documents utiles pour l’admission qui pourraient être attachés à la demande sous forme de
pièce jointe (traitements, compte rendu opératoire…).
Les services de soins « prescripteurs » s’engagent à fournir rapidement les informations nécessaires
à la préparation de l’entrée du patient tant dans la rubrique médicale que dans l’onglet administratif et
social (antécédents médicaux, traitements en cours, projet social du patient, ainsi que les informations
relatives aux droits sociaux et la prise en charge par la mutuelle).
Article 3 : de l’envoi de la demande d’admission
Le service « prescripteur » doit privilégier les unités proposées prioritairement par le logiciel
(proximité géographique et meilleure adéquation aux besoins en soins du patient). Il doit, autant que
faire ce peu, limiter l’envoi multiple.


S’il ne trouve pas la ou les structures « ad hoc » parmi les résultats proposés par l’aide à
l’orientation, l’utilisateur a la possibilité de les adjoindre aux résultats. Dans ce cas, il
s’engage à expliciter son choix comme le prévoit le logiciel.
Le logiciel peut préconiser le retour à domicile ou la prise en charge en hospitalisation à
domicile pour les patients qui pourraient en bénéficier.
Lorsque le service « prescripteur » adresse une demande à plusieurs établissements ou unités, il
accepte, comme cela est prévu dans le logiciel, que, dans un souci de transparence, toutes les unités
contactées soient informées de ces envois.
Si l’état du patient change après l’envoi de la demande, le service « prescripteur » s’engage à
modifier la demande d’admission. Il peut ensuite la faire de nouveau parvenir aux établissements
d’accueil si l’indication de soins de suites persiste; dans le cas contraire, il s’engage à l’annuler. Dans
les deux cas de figure, le logiciel annule automatiquement les premiers envois.
Si le service « prescripteur » est amené à annuler une demande d’admission après envoi, il s’engage
à indiquer les motifs de cette annulation.
Il est rappelé que le consentement éclairé du patient doit être recueilli lors de son orientation
vers un établissement d’accueil selon les articles L.1111-2 et L.1111-4 du Code de la Santé Publique.
Article 4 : de la confirmation du transfert et du remplissage du dossier d’admission
Les services de soins « prescripteurs » s’engagent à recueillir l'accord du patient ou de son ayant
droit avant de confirmer le transfert vers une unité de suites de soins. (mêmes articles du Code de la
Santé Publique que ci-dessus)
Dès que les services « prescripteurs » confirment la proposition d’accueil d’une unité, ils s’engagent,
selon la procédure prévue dans «ViaTrajectoire», à :


compléter le dossier d’admission du patient,
valider ce dossier ("finaliser l'admission") avant la date de sortie du patient, pour permettre à
l’unité « d’aval » de préparer l’accueil du patient (régime, médicaments, literie adaptée…).
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peuvent être ni reproduits ni divulgués à toute autre personne sans l'autorisation préalable écrite de TSA.
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Engagement des unités d'accueil ou guichets uniques
d'admission
Article 5 : de la mise à jour de l’annuaire des ETABLISSEMENTS « D’ACCUEIL »
Les unités « d’accueil » s’engagent à maintenir à jour les informations qui les concernent dans
l’annuaire de «ViaTrajectoire» : informations générales, pathologies prises en charge, ressources et
soins techniques, personnel médical et personnel dédié à la prise en charge. Si elles ne disposent pas
des habilitations nécessaires pour le faire, elles doivent transmettre les mises à jour souhaitées au
référent «ViaTrajectoire» de leur établissement ou à la Coordination en SSR dont elles dépendent.
Il est de la responsabilité du Chef d’établissement de mettre à jour son annuaire.
Article 6 : de la réception des demandes d’admission
Les unités « d’accueil » et les guichets uniques d’admission s’engagent à consulter leur messagerie
ou leur tableau de bord «ViaTrajectoire» tous les jours ouvrés pour prendre connaissance des
demandes d’admission qui leurs sont adressées via le logiciel «ViaTrajectoire».
Les unités « d’accueil » s’engagent à accepter la fiche de demande d’admission fournie par le
logiciel «ViaTrajectoire» comme fiche de demande d’admission dans leur unité.
Article 7 : de la réponse des unités et des guichets uniques d’admission aux demandes
d’admission
Les unités « d’accueil » s’engagent à répondre via «ViaTrajectoire» et ce dans les meilleurs délais.
Elles s’engagent à éviter la sélection des demandes selon des critères sans rapport avec la
prise en charge médicale du patient.
Lorsque l’information fournie est insuffisante, les unités « d’accueil » se réservent le droit de
refuser (selon le motif approprié) ou de mettre une réserve par un accord de principe en attendant la
saisie complémentaire des informations par le prescripteur. Ce dernier s’engage à compléter les
informations manquantes dans les meilleurs délais pour une acceptation éclairée de l’unité
« d’accueil ».
Les unités « d’accueil » doivent donner une réponse adéquate à chaque demande d’admission :



Accepter la demande d’admission seulement si l’unité est sûre d’accepter le patient aux
conditions indiquées dans la réponse (date d’admission et réserves éventuelles).
En cas d’acceptation sans date, indiquer dans les remarques complémentaires une
fourchette raisonnable de dates ou une approximation de la date à laquelle le patient
pourra être admis.
En cas de refus, donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit.
Après contractualisation, les unités « d’accueil » s’engagent à accueillir le patient dans les conditions
signalées.
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ENGAGEMENT DES UTILISATEURS CONCERNANT
LES DONNEES DE « Trajectoire»
Article 8 : du dispositif d’administration de « Trajectoire»
«ViaTrajectoire» est un outil gérant des données sensibles (médicales et nominatives). A ce titre, la
législation impose un encadrement strict de l’hébergement des données.


La déclaration CNIL : Le logiciel est déclaré auprès de la Commission Nationale de
l’Informatique et des Libertés sous le numéro 1167025. En outre, un avenant a été déposé
pour prendre en compte l’extension nationale et fonctionnelle de «ViaTrajectoire» à la
transmission de données médicales (déclaration 1404114 de Janvier 2010). Conformément à
cet avenant, les responsables des traitements sont les HCL (Hospices Civils de Lyon). A la
demande de la CNIL un dossier technique complémentaire a été envoyé en Octobre 2011.
L’habilitation hébergeur : Les Hospices Civils de Lyon ont obtenu l’agrément d’hébergeur de
données de santé le 15 novembre 2011 pour : « l’hébergement d’applications fournies par les
clients et des données de santé à caractère personnel gérées par ces applications » dont
l’application Trajectoire
Article 9 : de la confidentialité des données
Chaque utilisateur de «ViaTrajectoire» s’engage :




à respecter le secret médical : les informations nominatives sur les patients ne peuvent être
communiquées qu’à des destinataires habilités par le patient et des personnes autorisées en
vertu de la loi du 4 mars 2002, relative aux droits des patients et à la qualité du système de
santé. Cette loi autorise expressément les professionnels de santé à échanger des
informations relatives à un même patient, sauf opposition de sa part, dans le seul but
d’assurer la continuité des soins ou de déterminer la meilleure prise en charge possible.
Lorsque le malade est pris en charge par une équipe de soins dans un établissement de
santé, les informations sont réputées confiées à l’ensemble de l’équipe.
à ne pas divulguer son code d’accès au logiciel, et à ne pas s'approprier, même avec
son consentement, ou déchiffrer le mot de passe d'un autre utilisateur. La création de
compte qui permet l‘accès à des données sensibles engage la responsabilité du créateur
et doit être encadrée par le responsable juridique de l’établissement ;
à se déconnecter du logiciel en fin d’utilisation ;
à ne pas prendre connaissance d'informations détenues par d'autres utilisateurs, quand
bien même ceux-ci ne les auraient pas explicitement protégées, sauf s’il s’agit de données qui
lui sont destinées. Il s’engage également à s’abstenir de toute tentative de modifier, copier ou
détruire des fichiers d'un autre utilisateur, et de limiter ou d'interdire l'accès aux systèmes
informatiques d'un utilisateur autorisé.
Article 10 : du droit d’accès des patients à leurs données
Les patients pour lesquels une demande d’admission est créée dans «ViaTrajectoire» doivent
être informés que des données nominatives les concernant font l'objet d'un enregistrement et
qu'ils ont des droits. L’information aux patients peut être réalisée par voie d’affichage dans les
bureaux des entrées et les services de soins. Selon la déclaration CNIL, il revient à l’établissement
d’indiquer dans le livret d’accueil que les données du patient sont traitées par informatique dans
«ViaTrajectoire».
Les patients peuvent donc :

faire appliquer leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification des données qui les
concernent en envoyant une demande écrite au directeur de l’établissement. Ce droit peut
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
néanmoins être restreint dans certains cas, notamment lorsque les traitements informatiques
sont opérés pour le compte de l'Etat ou des collectivités territoriales, et sous certaines
conditions. (Droit d'accès direct et indirect - par l'intermédiaire d'un médecin désigné par
l'intéressé).
exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées, les
informations le concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou
dont la collecte ou l'utilisation, la communication sont interdites. Art 36, 1er alinéa de la loi du6
Janvier 1978.
Article 11 : de la responsabilité des données
Le directeur d’établissement est responsable des informations saisies dans l’annuaire et qui
concernent l’établissement qu’il dirige.
Chaque directeur d’établissement veille à nommer une ou plusieurs personnes dite(s)
«référente(s) » chargée(s) de la gestion des comptes dans «ViaTrajectoire» et des habilitations
qui y sont liées pour les utilisateurs dudit établissement.
La prescription de « suites de soins » et l’acceptation d’une demande d’admission en « service
d’accueil » sont des actes médicaux et relèvent, à ce titre, de la responsabilité médicale.
Même si le remplissage de la demande d’admission et la réponse à une demande d’admission
peuvent faire intervenir différents acteurs des services de soins (médecin, interne, cadre infirmier,
secrétaire médicale, assistant social, etc…), les données saisies sont toujours de la responsabilité
:


Du médecin prescripteur d’une orientation en unité « d’accueil » en ce qui concerne les
données saisies dans la demande d’admission (son nom y figure obligatoirement)
Du médecin du service « d’accueil » en ce qui concerne les données saisies dans la
réponse à une demande d’admission
Article 12 : de l’utilisation des données à des fins statistiques
La fonction « observatoire » de «ViaTrajectoire» permet :



De connaître et ajuster la demande réelle et l’offre en « suites de soins »
D’analyser les filières par type de pathologie prise en charge et par mode de prise en
charge. Ces analyses permettront, dans certains cas, de faire apparaître des décalages ou
des besoins réels mal couverts, un blocage de la filière dans une ou plusieurs mailles du
réseau.
De mettre en valeur des dysfonctionnements dans les transferts Unités
« prescriptrices »-Unités « d’accueil ».
Les établissements qui utilisent «ViaTrajectoire» autorisent la fonction « observatoire » du logiciel à
analyser les données saisies sous forme de statistiques anonymisées et réservées aux personnes
habilitées : établissements utilisateurs, ARS, coordinations en SSR, commissions de régulation par
filière.
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