DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT(E) DE DIRECTION

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ASSISTANT(E) DE DIRECTION
GROUPE E ENTRETEC
Date émission/révision
01.07.2012
Attention ! Vérifiez la validité du document; seule la version Intranet est
valable
F.XX.XX.XX
Visa contr.-lib. : propriétaire/QES
JCB /ACI
1. Identification
Position : Assistant(e) de Direction
Titulaire :
Organisation : Groupe E Entretec SA
Date de rédaction :
2. Structure des rapports
Responsable(s) direct(s) : Directeur
Suppléant(s) : Responsable commercial
Suppléance(s) : -
3. Dimensions du poste
Dimension matérielle : -
Dimension humaine : environ 45 collaborateurs dans l’entreprise
4. Raison d’être
Assurer l’organisation, la coordination, la préparation et le suivi des activités administratives,
commercial et marketing de la direction dans un souci d’amélioration continue des méthodes de
travail.
Contribuer à dynamiser le flux de l’information, en faisant respecter les échéances, et à faciliter
sa recherche par un traitement et un classement efficaces, fondés sur une vision globale du
fonctionnement et des besoins de la Direction.
Assister le responsable commercial dans ses tâches administratives.
5. Responsabilités et activités principales
Tâches secrétariat de direction
Effectuer la correspondance générale et transmettre les informations aux personnes
concernées, en assurer le suivi, le classement et l'archivage.
Assurer les travaux administratifs inhérents à l’activité (rédaction, dactylographie ou relecture
de la correspondance, des procès-verbaux, etc.).
Participer/assister à l'élaboration de dossiers spéciaux (préparation de présentations,
statistiques).
Participer/assister aux séances de niveau direction (établissement de l’ordre du jour, prise de
procès-verbaux et suivi de points à traiter).
Traduire, relire des documents en allemand.
Tenir à jour les tableaux de bord sur demande de la direction
Gérer le contenu des disques informatiques et l’ensemble des modèles de lettres, formulaires
standard de la direction et du département commercial, en respectant les directives liées à la
Corporate Identity.
17.09.2012

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ASSISTANT(E) DE DIRECTION
GROUPE E ENTRETEC
Date émission/révision
01.07.2012
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valable
F.XX.XX.XX
Visa contr.-lib. : propriétaire/QES
JCB /ACI
Assurer une normalisation dans le classement des documents
Participer activement à l’amélioration des systèmes et procédures de travail en apportant de
nouvelles propositions, selon les méthodes des « meilleures pratiques » et de valeur ajoutée
Tâches Commercial-Marketing
Suivi des outils marketing en place
Proposer et développer des instruments marketing et de communication pour tous les produits
de l’entreprise
Organisation des events (éventuelle participation)
Assurer la disponibilité, la tenue à jour et l’optimisation des documents nécessaires à
l’élaboration des offres
Gestion du porte-feuille clients
Participer à l’élaboration de nouveaux produits / services / contrats
Effectuer les relances téléphoniques des offres et proposition de contrat en cours
Préparation de dossiers et suivi de projets spécifiques
Collaborer à l’actualisation de la stratégie commerciale
Management
Favoriser toutes actions en faveur de l’entreprise et concourir au développement de celle-ci, en
particulier dans le cadre des décisions prises par la hiérarchie.
Favoriser et encourager le changement.
Appliquer les procédures internes de l’entreprise et proposer les améliorations diverses
Maintenir une ambiance de travail favorable
Financières
Veiller à l’engagement des dépenses en fonction du budget établi, conformément aux objectifs
et en collaboration avec son responsable hiérarchique.
6. Qualité Environnement et Sécurité
Respecter et faire respecter le secret professionnel lié à sa fonction; respecter les procédures et
directives comprises dans le Système Management Qualité & Environnement (SMQE) ainsi que le
concept de sécurité.
Assurer et concourir au développement de la qualité de toutes les prestations fournies dans son
domaine d'activité.

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GROUPE E ENTRETEC
Date émission/révision
01.07.2012
Attention ! Vérifiez la validité du document; seule la version Intranet est
valable
F.XX.XX.XX
Visa contr.-lib. : propriétaire/QES
JCB /ACI
7. Compétences
Formation de base :
CFC d’employé(e) de commerce ou formation jugée
équivalente
Expérience professionnelle :
Minimum 5 ans d’expérience dont 2 ans dans un poste
similaire
Connaissances spécifiques et
exigences :
Bonnes connaissances de la gestion administrative d’une
entreprise dans le domaine technique.
Maîtrise des outils bureautique MS-Office (Word, Excel,
Outlook, Powerpoint)
Intérêt pour le marketing et le domaine commercial
Maîtrise des langues française/allemande, grande aisance
rédactionnelle
Compétences relationnelles :
Disponibilité, flexibilité, polyvalence, vivacité d’esprit,
autonomie, rigueur, dynamisme, discrétion, sens de
l’accueil, de l’écoute et de l’organisation, esprit d’équipe,
ouverture aux changements, capacité à gérer les situations
de stress.
8. Approbation
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Titulaire Directeur Responsable RH
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