DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT(E) DE DIRECTION
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DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT(E) DE DIRECTION GROUPE E ENTRETEC 1. PAGE 1 / 3 Identification Position : Assistant(e) de Direction Titulaire : Organisation : Groupe E Entretec SA Date de rédaction : 2. 3. 4. 17.09.2012 Structure des rapports Responsable(s) direct(s) : Directeur Suppléant(s) : Responsable commercial Suppléance(s) : - Dimensions du poste Dimension matérielle : - Dimension humaine : environ 45 collaborateurs dans l’entreprise Raison d’être Assurer l’organisation, la coordination, la préparation et le suivi des activités administratives, commercial et marketing de la direction dans un souci d’amélioration continue des méthodes de travail. Contribuer à dynamiser le flux de l’information, en faisant respecter les échéances, et à faciliter sa recherche par un traitement et un classement efficaces, fondés sur une vision globale du fonctionnement et des besoins de la Direction. Assister le responsable commercial dans ses tâches administratives. 5. Responsabilités et activités principales Tâches secrétariat de direction Effectuer la correspondance générale et transmettre les informations aux personnes concernées, en assurer le suivi, le classement et l'archivage. Assurer les travaux administratifs inhérents à l’activité (rédaction, dactylographie ou relecture de la correspondance, des procès-verbaux, etc.). Participer/assister à l'élaboration de dossiers spéciaux (préparation de présentations, statistiques). Participer/assister aux séances de niveau direction (établissement de l’ordre du jour, prise de procès-verbaux et suivi de points à traiter). Traduire, relire des documents en allemand. Tenir à jour les tableaux de bord sur demande de la direction Gérer le contenu des disques informatiques et l’ensemble des modèles de lettres, formulaires standard de la direction et du département commercial, en respectant les directives liées à la Corporate Identity. Date émission/révision Visa contr.-lib. : propriétaire/QES 01.07.2012 JCB /ACI Attention ! Vérifiez la validité du document; seule la version Intranet est valable F.XX.XX.XX DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT(E) DE DIRECTION GROUPE E ENTRETEC PAGE 2 / 3 Assurer une normalisation dans le classement des documents Participer activement à l’amélioration des systèmes et procédures de travail en apportant de nouvelles propositions, selon les méthodes des « meilleures pratiques » et de valeur ajoutée Tâches Commercial-Marketing Suivi des outils marketing en place Proposer et développer des instruments marketing et de communication pour tous les produits de l’entreprise Organisation des events (éventuelle participation) Assurer la disponibilité, la tenue à jour l’élaboration des offres et l’optimisation des documents nécessaires à Gestion du porte-feuille clients Participer à l’élaboration de nouveaux produits / services / contrats Effectuer les relances téléphoniques des offres et proposition de contrat en cours Préparation de dossiers et suivi de projets spécifiques Collaborer à l’actualisation de la stratégie commerciale Management Favoriser toutes actions en faveur de l’entreprise et concourir au développement de celle-ci, en particulier dans le cadre des décisions prises par la hiérarchie. Favoriser et encourager le changement. Appliquer les procédures internes de l’entreprise et proposer les améliorations diverses Maintenir une ambiance de travail favorable Financières Veiller à l’engagement des dépenses en fonction du budget établi, conformément aux objectifs et en collaboration avec son responsable hiérarchique. 6. Qualité Environnement et Sécurité Respecter et faire respecter le secret professionnel lié à sa fonction; respecter les procédures et directives comprises dans le Système Management Qualité & Environnement (SMQE) ainsi que le concept de sécurité. Assurer et concourir au développement de la qualité de toutes les prestations fournies dans son domaine d'activité. Date émission/révision Visa contr.-lib. : propriétaire/QES 01.07.2012 JCB /ACI Attention ! Vérifiez la validité du document; seule la version Intranet est valable F.XX.XX.XX DESCRIPTION DE POSTE ASSISTANT(E) DE DIRECTION GROUPE E ENTRETEC 7. PAGE 3 / 3 Compétences Formation de base : CFC d’employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente Expérience professionnelle : Minimum 5 ans d’expérience dont 2 ans dans un poste similaire Connaissances spécifiques et exigences : Bonnes connaissances de la gestion administrative d’une entreprise dans le domaine technique. Maîtrise des outils bureautique MS-Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) Intérêt pour le marketing et le domaine commercial Maîtrise des langues française/allemande, grande aisance rédactionnelle Compétences relationnelles : Disponibilité, flexibilité, polyvalence, vivacité d’esprit, autonomie, rigueur, dynamisme, discrétion, sens de l’accueil, de l’écoute et de l’organisation, esprit d’équipe, ouverture aux changements, capacité à gérer les situations de stress. 8. Approbation _____________________ Titulaire ____________________ Directeur ____________________ Responsable RH Date : Date : Date : Date émission/révision Visa contr.-lib. : propriétaire/QES 01.07.2012 JCB /ACI Attention ! Vérifiez la validité du document; seule la version Intranet est valable F.XX.XX.XX
