2013_2014_Docs administratifs - Recherche Clinique Paris Centre

Nessima Yelles – URC Paris Nord
05/12/2014
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INTRODUCTION
Les documents et données relatifs à la recherche
constituent les documents essentiels qui composent le
dossier permanent de la recherche.
Ces documents permettent
• l’évaluation de la réalisation de la recherche
• la qualité des données produites.
Ils servent à démontrer le respect des bonnes pratiques
cliniques et des textes législatifs et réglementaires en
vigueur, pour l’ensemble des intervenants de la
recherche (investigateurs, promoteur, gestionnaire,
PUI…).
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INTRODUCTION
• Le classement de l’ensemble de ces documents sur le lieu
de recherche et chez le promoteur permet à l’investigateur,
aux ARCs… d’assurer une gestion efficace de l’essai.
• Le dossier permanent de la recherche sert également de
base pour tout audit réalisé et en cas d’inspection effectuée
par l’autorité compétente en vue de confirmer la validité de
la conduite de la recherche et l’intégrité des données
recueillies.
• Toute modification des enregistrements doit pouvoir être
tracée
• clôtures des centres réalisées après vérification de ces
documents
• Conservation des documents et données de manière
– à pouvoir être rapidement mis à disposition
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– à empêcher la destruction accidentelle ou prématurée
INTRODUCTION - Unité
Unité de Traitement
•Lorsqu’une recherche portant sur un médicament à
usage humain est conduite dans un établissement
disposant d’une pharmacie à usage intérieur, le
pharmacien assure notamment la gestion,
l’approvisionnement, la détention et la dispensation
des médicaments expérimentaux.
•La documentation comporte notamment les dates, les
quantités, les numéros de lot, les dates de péremption
et les numéros de code uniques attribués aux
médicaments expérimentaux et aux personnes se
prêtant à la recherche.
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INTRODUCTION - Unité
Unité de Traitement
•Ce système fournit une preuve suffisante de
l’administration, aux personnes se prêtant à la
recherche, des doses spécifiées dans le protocole et
permet de vérifier la cohérence des quantités de
médicaments reçues, dispensées, utilisées, retournées
et, le cas échéant, détruites.
•Tout écart constaté entre ces quantités est documenté
et un bilan comparatif est établi.
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INTRODUCTION
Référence : Art. 8 de l’arrêté du 24/11/2006 fixant les
bonnes pratiques cliniques pour les RBM portant sur
les médicaments à usage humain.
Plus communément appelés :
- TMF (trial master file) promoteur / gestionnaire
- Classeur Investigateur centre participant
- Classeur pharmacie PUI du centre
Extrapolation à l’ensemble des recherches cliniques,
quelque soit la typologie
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CONSERVATION
Extrait du texte de loi (arrêté du 11. Août 2008):
- le promoteur et l'investigateur conservent les
documents et données relatifs à la recherche qui leur
sont spécifiques pendant au moins 15 ans après la fin
de la recherche biomédicale ou son arrêt anticipé
-Ces documents peuvent toutefois être conservés
pendant une période plus longue si cela est prévu dans
le cadre d'un accord entre le promoteur et
l'investigateur.
extrapolation possible aux autres catégories de
recherches (RSC, RNI…)
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CONSERVATION
Conservation = 15 ans :
- pour les RBM portant sur des DM et des DM de diagnostic in vitro
- pour les RBM hors produits de santé
Conservation = 30 ans :
- pour les RBM portant sur des produits sanguins labiles, des organes,
des tissus d'origine humaine ou animale, ou des préparations de
thérapie cellulaire
Conservation = 40 ans :
- Pour les RBM portant sur un médicament dérivé du sang (Albumine,
IgG, facteur de coagulation..)
- pour les RBM portant sur DM incorporant une substance qui, si elle
est utilisée séparément, est susceptible d'être considérée comme un
médicament dérivé du sang
Conservation = 10 ans :
- pour les RBM portant sur des produits cosmétiques
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Documents ré
réglementaires
Quels Documents chez l’investigateur ? Chez le promoteur ?
À la PUI ? À la direction de l’établissement de santé?
Avant l’inclusion de la première personne dans la
recherche
Pendant le déroulement de la recherche
Après la fin ou l’arrêt anticipé de la recherche
Lexique :
I : investigateur
P : promoteur / gestionnaire
PUI : pharmacie du centre participant
Dir : direction de l’établissement de santé
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Documents avant l’
l’inclusion
La brochure investigateur (BI) : [I-P-PUI]
• Ce document décrit l'ensemble des données cliniques
et non cliniques concernant le médicament
expérimental, qui sont pertinentes pour l'étude de ce
médicament chez l'être humain.
• Si le médicament dispose d'une AMM (Autorisation
de mise sur le marché), le RCP (Résumé des
Caractéristiques du produits) suffit.
Remarque : Selon le volume de la BI celle ci peut se
trouver en annexe du classeur.
Dans le cas où la recherche porte sur des dispositifs
médicaux (DM), il n'y a pas de RCP mais il faut mettre
les attestations de marquage CE.
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Documents avant l’
l’inclusion
•Le protocole : Dernière version du protocole en vigueur
[I-P-PUI-Dir (titre seulement)]
•Avis et autorisations des instances réglementaires : Avis
du CPP et Autorisation des autorités compétentes
(ANSM) [I-P-PUI]
• dossier de demande d’avis auprès du CPP et ANSM et
correspondances [P]
•courrier envoyé au directeur de l’hôpital [I-P-PUI- dir]
avec l’identité des investigateurs et lieux dans
l’établissement
•Attestation délivrée de l’assureur [I-P]
•contrat d’assurance (resp. civile du promoteur) [P]
• note d’information et consentement/attestation de
non opposition [I-P-PUI]
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Documents avant l’
l’inclusion
•Engagement des responsabilités de l’investigateur
principal ( ou contrat) [I-P]
•Formulaire de délégation de tâche (liste des coinvestigateurs et collaborateurs) + curriculum vitae de
tous les collaborateurs [I-P]
•Convention financière quand l’investigateur est
rémunéré, (sur la partie concernant) [I-P-Dir]
•Autre convention / contrat signé s’il y a lieu (sur la
partie le concernant)[I-P-PUI-Dir]
•Autorisation de lieu lorsque la recherche est différente
de la pratique habituelle. [I-P]
• rapport de visible préalable (faisabilité) [P] et/ou visite
de MEP [I-P]
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Documents avant l’
l’inclusion
•Liste d’identification des patients : liste où apparaissent
les codes d’identification des personnes qui se prêtent à
la recherche et correspondance entre le nom de ces
personnes et le code de la recherche. [I]
•Circuit pharmaceutique avec les documents de
traçabilité du conditionnement, de la dispensation des
UT, et les documents concernant le marquage CE pour
les DM. [I-P-PUI]
•Document de gestion et comptabilité des médicaments
expérimentaux (observance) [I-P-PUI]
•Procédures de levée d'insu et modèle de carte de levée
d'insu si besoin [I-P-PUI]
• courrier de démarrage de la recherche (avec date
théorique [I-P-PUI-Dir]
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Documents avant l’
l’inclusion
•Normes biologiques (ou bornes de référence) pour tous
les examens pratiqués [I-P]
•Document concernant la méthode analytique, le
contrôle de la qualité, l’expression et la transmission des
résultats biologiques. (annexe du circuit..) [I-P]
•Le cas échéant, certificat d’accréditation, de contrôle
qualité … pour mener a bien les examens spécifiques de
la recherche [I-P]
•Document de gestion des échantillons biologiques
prélevés (identification et localisation de ces
échantillons) [I-P]
•Correspondance pertinente entre le promoteur et l’Inv.
Coordonnateur et CR de réunion, si applicable [P]
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Documents avant l’
l’inclusion
•Registre des patients non inclus, obligation éditoriale.
(doc type) [I-P]
Dans ce registre doivent apparaître les patients qui
d’un point de vue médical répondent aux critères
d’inclusion mais qui ne respecte pas au moins un des
critères de non inclusion (refus de participer à cette
étude, suivi impossible sur la durée de l’étude…). Ce
registre donne une indication de la population
concernée par la recherche (description de la population
dans les publications).
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Documents avant l’
l’inclusion
particularité
particularité unité
unité de traitement
- les modèles d’étiquettes des médicaments
expérimentaux [I-P-PUI]
permet de vérifier la conformité de
l’étiquetage et l’adéquation par rapport à
l’utilisation prévue
- Instructions concernant la détention, le
conditionnement, la dispensation et l’utilisation des
médicaments expérimentaux et des matériels
nécessaires à la recherche [I-P-PUI]
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Documents avant l’
l’inclusion
particularité
particularité unité
unité de traitement
•La documentation concernant l’expédition et la
réception des médicaments expérimentaux et des
matériels nécessaire à la recherche. [I-P-PUI]
permet de suivre les lots de médicaments, le
contrôle des conditions d’expédition, la réception et
la comptabilité (dates d’expédition, N° de lots….)
• Certificat de libération des lots (et le cas échéant les
certificats d’analyse des médicaments expérimentaux
expédiés) [I-P-PUI]
documenter la libération, l’identité la pureté et le
dosage des médicaments expérimentaux
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Documents avant l’
l’inclusion
particularité
particularité unité
unité de traitement
• la lettre d’information au pharmacien [I-P-PUI]
• L’ordonnance type [I-P-PUI]
• Les procédures de levée d’insu [I-P-PUI]
Description de l’attribution des UT et système
permettant l’accès au code de randomisation en
cas d’urgence
• original de la liste ou code de randomisation [P et
centre antipoison si nécessaire]
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Documents pendant le dé
déroulement
de la recherche
Il faut mettre à jour les documents réglementaires :
Avis favorables du CPP, Autorisation des autorités
compétentes ainsi que les amendements et les faits
nouveaux avec les nouvelles versions du protocole, de la
BI / RCP, des notices d’information et consentements si
besoin, du circuit pharmaceutique, des documents
concernés par ces amendements et fait nouveaux, les
documents de recueil des données
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Documents pendant le dé
déroulement
de la recherche
Mise à jour des documents évolutifs :
– Formulaire de délégation de tâche avec les CV
correspondants
– Normes Biologiques / bornes de référence
– Méthodes analytiques, contrôle qualité /
certification, accréditation….
– Liste d’inclusion des patients [I-P (si nécessaire
et anonymisée dans tous les cas)]
– Registre des patients éligibles et non inclus
– Correspondance pertinente (courriers, CR,
newsletters…) [I-P]
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Documents pendant le dé
déroulement
de la recherche
Mise à jour des documents évolutifs :
– Rapports des visites de monitoring [P]
– Note d’information et consentement ou
attestation de non opposition
[I original –P copie sous enveloppe
scellée]
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Documents pendant le dé
déroulement
de la recherche
•Documentation de la notification par le promoteur aux
investigateurs concernés de toute information
susceptible d’affecter la sécurité des personnes [I-P]
• registre détaillé de tous les EI/EIG notifiés par les
investigateurs au promoteur [P]
•Documentation de la notification par le promoteur au
CPP et à l’ANSM des suspicions d’EIG inattendus et des
faits nouveaux [I (dans le respect de l’insu)-P]
•Documentation de la transmission par le promoteur des
rapports annuels de sécurité à l’ANSM et au CPP [P]
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Documents pendant le dé
déroulement
particularité
particularité unité
unité de traitement
• Documents de gestion et de comptabilité des
médicaments expérimentaux sur le lieu de recherche
permet de contrôler que les médicaments
ont été utilisés conformément au protocole
•La documentation concernant l’expédition et la
réception des médicaments expérimentaux et des
matériels nécessaire à la recherche
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Documents aprè
après la fin ou arrêt
anticipé
anticipé de la recherche
Mettre à jour tous les documents vu dans la partie mise
à jour au cours du suivi +
• Document attestant que l’investigateur a été informé
de la fin de la recherche (Lettre de clôture) [I-P-PUI-Dir]
• Information des investigateurs des résultats de la
recherche par l’investigateur coordonnateur ou par le
promoteur [I-P-PUI]
• Rapport final de la recherche (investigateur
coordonnateur le cas échéant) [P]
• Rapport d’audit si le centre participant a été audité [IP] et si la recherche est audité [P]
• fiche d’information des résultats globaux de la
recherche à l’attention des participants. [I-P]
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Documents aprè
après la fin ou arrêt
anticipé
anticipé de la recherche
• rapport de clôture des activités de suivi de la recherche
[P]
• documentation permettant l’accès au code de la
randomisation et documents de toute levée d’insu
survenue en cours de recherche [P]
• documentation relative à la déclaration de fin de la
recherche transmise par le promoteur au CPP et ANSM
[P]
• Résultats de la recherche sous forme d’un résumé du
rapport final (à transmettre à l’ANSM) [P]
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Documents aprè
après la fin de la recherche
particularité
particularité unité
unité de traitement
• Documentation finale de la gestion et de la comptabilité
des médicaments
doit comprendre la comptabilité finale et le bilan
comparatif des médicaments expérimentaux (reçus sur les
lieux de recherche, dispensés aux personnes, retournés
par les personnes, retournés au promoteur…)
• Documentation de la destruction des médicaments
expérimentaux non utilisés (si destruction sous la
responsabilité de la pharmacie)
documenter les modalités de cette destruction,
identification de la traçabilité des lots et des N° des
traitements concernés, les quantités détruites…
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RECUEIL DES DONNEES
•Le dossier permanent de la recherche doit comprendre,
avant le démarrage de l’essai, les exemplaires du cahier
d’observation et de tout document ou support servant
au recueil des données (carnet d’autoévaluation, fiche
coordonnées patient, fax d’inclusion…)
•Les originaux de ces documents sont conservés par le
promoteur ; les copies par le centre investigateur (CRFs,
queries…) [I-P]
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RECUEIL DES DONNEES
Documents ajoutés au dossier pendant le déroulement
de l’essai, au fur et à mesure de leur disponibilité :
• Cahiers d‘observation (et tout document servant au
recueil des données) complétés, datés et signés
attester que l’investigateur confirme les données
recueillies et transmises au promoteur
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RECUEIL DES DONNEES
•Documentation des corrections et ajouts apportées aux
cahiers d’observation ou à tout autre document servant
au recueil des données
• Documentation de la notification au promoteur par
l’investigateur des évènements indésirables
conformément à la réglementation et au protocole
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DONNEES SOURCES
Ensemble des informations figurant dans des documents
originaux, ou dans des copies authentifiées de ces
documents, relatifs aux examens cliniques, aux
observations ou à d’autres activités menées dans le
cadre d’une recherche et nécessaires à la reconstitution
et à l’évaluation de cette recherche.
Les documents dans lesquels les données sources sont
enregistrées sont appelés les documents sources [I]
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DOCUMENTS SOURCES
Ils se définissent comme les documents originaux,
données et enregistrements présentant un intérêt pour
la recherche (dossier médicaux, fichiers administratifs,
comptes rendus de laboratoire, radiographies, carnet
d’auto-évaluation, registre de dispensation de la
pharmacie et toute partie du CRF dans laquelle les
données sont recueillies directement conformément aux
dispositions du protocole, document relatifs à la
recherche conservés à la pharmacie ou dans les
laboratoires ….)
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DOCUMENTS SOURCES
Ils permettent de :
prouver l’existence de la personne qui se prête à la
recherche
prouver l’intégrité des données rapportées
vérifier l’authenticité, la cohérence des informations
recueillies
Dans chaque dossier médical du patient doit apparaître
l’indication que le patient participe à la recherche
(modalités de recueil de consentement)
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Merci de votre attention
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