Témoignage Client: Centre Hospitalier de Douai Mai 2010 Vue d’ensemble Région: France, Nord Pas de Calais Industrie : Santé publique Avec le déploiement de la Tablette Motion C5, le Centre Hospitalier de Douai gagne en mobilité, efficacité globale et sécurité des patients Profil client Le CH de Douai, leader d’hospitalisation du secteur sanitaire du Douaisis dans le Nord de la France, est engagé de longue date dans une démarche d’amélioration de la qualité et de sécurité des soins. L’inauguration de nouveaux bâtiments fin 2008 a engendré la mise en place d’une infrastructure ultramoderne et hautement sécurisée, ainsi que la dématérialisation de l’intégralité du dossier-patient. « Le personnel soignant a rapidement adopté la Motion C5 pour accéder aux données de leurs patients en temps réel à leur chevet; la tablette est totalement intégrée aux processus de soins, elle contribue à améliorer la qualité de la prise en charge des patients et à optimiser l'efficacité globale dans les services. Cette productivité accrue permet au personnel soignant de passer plus de temps avec leurs patients » Défi / Problématique Philippe Huddlestone, Directeur de l’Informatique et des Télécommunications du CH de Douai Les principaux objectifs recherchés dans l’optimisation du dossier patient informatisé étaient l’amélioration de l’efficacité des médecins et du personnel soignant, l’augmentation du temps passé avec les patients, la suppression des transcriptions et des saisies multiples souvent sources d’erreurs, et une informatisation modifiant le moins possible les habitudes des utilisateurs. Inauguré en novembre 2008, le nouvel hôpital de Douai, doté de 640 lits MCO et un service d’urgence comptabilisant plus de 53000 passages en 2009 s’est lancé dans une démarche de dématérialisation de l’intégralité du dossierpatient. Solution La tablette Motion C5 a été testée pour répondre aux besoins et pratiques du personnel soignant en matière de processus de soins existants. L’engouement pour la Motion C5 s’explique aisément par son ergonomie, sa maniabilité et sa légèreté. La qualité d’écran utilisant la technologie LED retro éclairée combinée à l’interface naturelle du stylet et ses capacités d’écriture manuscrite renforcent le confort de lecture et sa simplicité d’utilisation. De plus, la C5 offre la possibilité de « tout » faire en temps réel au lit du patient. Bénéfices Traitement plus rapide de l’information pour une meilleure efficacité et productivité Réduction du risque d’erreur grâce à un accès aux informations actualisées en temps réel et une suppression des retranscriptions à posteriori Augmentation du temps passé avec les patients avec la possibilité de réaliser un maximum de tâches au chevet du patient Meilleure confidentialité des données du patient, renforcée par l’option paramétrable d’extinction rapide de l’écran Changement de culture en douceur grâce à une interface de saisie plus naturelle: le stylet Afin d’exploiter de manière optimale le dossier patient informatisé, le CH de Douai s’est mis en quête d’une solution de mobilité. Les objectifs étant non seulement de permettre aux médecins et personnels soignants d’accéder rapidement, à tout moment et de n’importe quel endroit de l’hôpital, au dossier patient actualisé, mais également d’augmenter le temps passé avec les patients. Parvenir à une informatisation en douceur de l’hôpital en changeant le moins possible les habitudes des utilisateurs. Plusieurs solutions de mobilité ont été testées par le personnel soignant de certains services, qui a rapidement jeté son dévolu sur la tablette Motion C5 dotée de la puissance du processeur Intel® Core™2 Duo. Devant l’engouement du personnel infirmier et les bénéfices tangibles générés par l’utilisation de la tablette, un nombre croissant de médecins et de services au sein du CH de Douai souhaitent aujourd’hui se doter de la tablette Motion C5. Le CH de Douai: Un nouvel hôpital à la pointe de la technologie en quête d’une solution de mobilité répondant au mieux aux besoins et pratiques des soignants “Cette productivité accrue permet au personnel soignant de passer plus de temps avec leurs patients.” Centre hospitalier de référence du Douaisis dans le Nord de la France, tant par le nombre de patients accueillis chaque année que par la diversité des services offerts - MCO (640 lits), Psychiatrie adulte et enfant, SLD, EHPAD (établissement hospitalier pour personne agée dépendante), et une unité de SSR- le CH de Douai et ses 1800 salariés s’engagent à répondre aux besoins de santé de 260 000 habitants. Impliqué de longue date dans une démarche d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins, il est un des seuls établissements du Nord de la France à avoir été certifié par la Haute Autorité de Santé pour la période 2008-2011, sans réserve ni recommandation. Dans le cadre de cette politique qualité, de nouveaux bâtiments ont été inaugurés en novembre 2008, dotés d’une infrastructure ultramoderne et hautement sécurisée, permettant ainsi au CH de Douai de se lancer plus facilement dans un projet de dématérialisation de l’intégralité du dossier-patient. Pour optimiser l’utilisation du dossier patient informatisé, différentes solutions de mobilité ont été envisagées. Environ un an avant le déménagement dans le nouvel hôpital, des PC portables connectés en Wi-Fi hébergeant le dossier du patient ont été testés par les médecins et le personnel infirmier. Les portables étaient installés sur des chariots de soins qui restaient dans le couloir pendant que médecins, infirmières ou aides -soignantes se trouvaient dans la chambre du patient. Cette première expérience de mobilité ne s’est guère avérée concluante, principalement parce que le temps de réponse et l’accès à l’information était trop long. A tel point que les utilisateurs renonçaient souvent à utiliser les portables et le dossier patient dématérialisé. D’autres inconvénients ont également été mis en exergue : le fait, pour les soignants, de devoir réaliser des va et vient incessants entre la chambre et le couloir pour consulter, valider et actualiser des données sur l’état du patient, et donc de ne pas être suffisamment disponible pour leur patient ; le fait de ne pas pouvoir accéder au dossier patient de n’importe quel endroit de l’hôpital et le manque de confidentialité car le dossier affiché sur l’écran est visible de tous dans le couloir. Déploiement de la tablette Motion C5, basée sur l’architecture MCA (Mobile Clinical Assistant) d’Intel Une fois le problème du temps de réponse du WIFI réglé grâce au déploiement d’une solution d’architecture de virtualisation des postes de travail sur client léger, Applidis de Systancia, Philippe Huddlestone, Directeur de l’Informatique et des Télécommunications du CH de Douai a proposé d’exploiter Applidis, non seulement sur des portables, mais également sur des Tablettes PC Motion C5. La philosophie étant de ne pas imposer un matériel informatique aux soignants, mais de les laisser tester plusieurs produits et choisir le matériel le mieux adapté à leur mode de fonctionnement ainsi qu’à leurs besoins. C’est au CH d’Arras, site hospitalier de référence en matière d’informatisation du dossier patient et de « prescription connectée des examens biologiques », que Philippe Huddlestone, en tant que DSI, a connu et testé les tablettes Motion C5. Séduit par leur grande mobilité et leur technologie d’écran, il avait alors proposé d’équiper chaque infirmier chargé des ponctions veineuses d’une tablette Motion C5 pour la prescription au chevet des patients. Au CH de Douai, 5 principaux objectifs sont recherchés avec le déploiement des tablettes Motion C5 : Améliorer l’efficacité et la productivité des médecins et du personnel infirmier en leur permettant d’accéder rapidement, à tout moment et de n’importe quel endroit, au dossier patient actualisé et à l’information médicale nécessaire. Augmenter le temps passé avec les patients et renforcer ainsi la proximité soignant/soigné en permettant aux soignants de « tout faire » au lit du patient en temps réel : consulter le dossier médical, prescrire, consulter le plan de soins, consigner les constantes vitales, valider l’administration des médicaments au lit du patient… Diminuer le risque d’erreurs évitables en supprimant la production de papiers, les recopies et le réencodage des données à posteriori rendues nécessaires par l’utilisation dans un ordinateur portable délocalisé dans le couloir de l’hôpital ou sur un poste fixe distant du lieu des soins. Page 2 “la reconnaissance d’écriture intuitive est assez remarquable.” Informatiser dans la douceur en changeant le moins possible les habitudes des utilisateurs, en préservant l’usage de l’écriture grâce au stylet. avec les tablettes et leur grande mobilité en fait un outil parfaitement adapté au contexte de travail hospitalier. Bénéficier d’un outil réellement nomade, plus autonome qu’un ordinateur portable et bénéficiant des dernières technologies de sécurisation des données. Les Tablettes Motion C5 sont principalement utilisées aujourd’hui par les infirmières, les cadres de santé et les aides-soignantes, pour des tâches administratives et des tâches rentrant dans le processus de soins. La tablette est omniprésente lors de la tournée des infirmières dans leur service Ainsi au sein de l’hôpital de jour, les infirmières effectuent souvent leur tournée des chambres en binôme avec une aide-soignante, notamment pour les retours de bloc. Elles posent alors la tablette sur le chariot de soins et la prennent pour rentrer dans chaque chambre. Elles l’ont en permanence à la main dans la chambre du patient, sauf lorsqu’elles réalisent des soins. Dans ce cas, c’est l’aidesoignante qui la prend en mains. Si l’infirmière est seule, la tablette est posée sur l’adaptable en chambre puis désinfectée. A ce jour, 20 tablettes PC Motion C5 sont interfacées avec le logiciel CristalNet et la solution Zénidoc. Devant l’enthousiasme des utilisateurs et leur rapide appropriation de l’outil, il est prévu de déployer 40 à 60 nouvelles tablettes d’ici fin 2010. Les 20 premières tablettes Motion C5 sont déployées depuis l’automne 2009 au CH de Douai dans différents services : hôpital de jour, gynécologie, médecine, pédiatrie/néonatalogie, urgences, réanimation et dialyse. La seconde tranche de 20 tablettes sera quant à elle déployée courant Avril/Mai 2010. D’autres déploiements suivront pour atteindre 60 à 80 tablettes Motion C5 en production à la fin de l’année 2010. L’hôpital de jour est le service où le déploiement des tablettes est le plus important car il est en avance par rapport à d’autres services en matière de dématérialisation du parcours de soins du patient et de mise en place de processus requérant des solutions de mobilité. Ainsi, le service ambulatoire est en train de mettre en place une protocolisation des différentes étapes de la prise en charge des patients, de l’appel à J-1, en passant par l’accueil administratif, les soins, la sortie jusqu’à l’appel à J+1. Cette protocolisation s’effectue à l’aide d’un logiciel développé par la société Zénidoc intégré au logiciel de production de soins Cristal-Net. Zénidoc apporte un support informatique à cette démarche par le biais du développement de formulaires de saisie simples et exhaustifs sur la Motion C5 (saisie des constantes, formulaire de consultation d’anesthésie…) qui permettent de réinjecter les données collectées dans le dossier patient. Pour Karine Verdin, cadre de santé de l’hôpital de jour au CH de Douai, « l’exploitation des fonctionnalités de Cristal-Net est très facile sur la Tablette Motion C5 ». L’adoption quasi-immédiate et unanime de la Tablette Motion C5 s’explique également par le fait que l’on y retrouve toutes les fonctionnalités du logiciel Cristal-Net déjà existantes sur le portable et/ou l’ordinateur fixe. De plus, le temps de réponse est quasi instantané Voyant la maniabilité des tablettes et l’engouement des infirmières, les médecins sont de plus en plus nombreux à vouloir l’adopter, notamment pour la prescription au lit du patient. L’utilisation du stylet est plébiscitée par les soignants, car cela ne les change guère de leur habitude du papier-crayon tout en permettant un traitement immédiat/en temps réel de l’information. Pour Philippe Huddlestone, « la reconnaissance d’écriture intuitive est assez remarquable. Autant les soignants avaient, à une époque, le souci de devoir apprendre à taper sur un clavier, autant maintenant, je leur explique qu’ils peuvent revenir à l’écriture » Le lecteur code-barres est exploité pour lire les étiquettes administratives correspondant à des numéros de séjour. Et bientôt, courant 2010, le lecteur CPS (carte de professionnel de santé) présent sur la Tablette Motion C5 permettra de sécuriser l’accès au système d’information, pour être en conformité avec le décret de confidentialité. Selon nos deux interlocuteurs, Philippe Huddlestone et Karine Verdin, les qualités intrinsèques de la tablette les plus appréciées par les utilisateurs sont sa maniabilité, sa légèreté, sa capacité d’écriture manuscrite et la qualité de son écran. Page 3 Résultats: Page 4 désinfection aisée de la tablette - de par sa conception et sa résistance aux produits les plus utilisés et validés par les hygiénistes - limitant ainsi les risques de transmissions d’infections nosocomiales. Une Plus d’efficacité, plus de qualité, plus de sécurité. Des infirmières et des aides-soignantes très satisfaites. Un nombre croissant de médecins intéressés pour utiliser la tablette C5 “l’exploitation des fonctionnalités de Cristal-Net est très facile sur la Tablette Motion C5.” Si les bénéfices de l’utilisation des tablettes n’ont pu encore être mesurés à l’aide d’indicateurs précis et faute de recul suffisant, le niveau de satisfaction global évalué par Philippe Huddlestone et Karine Verdin par rapport aux retours des infirmières et aides-soignantes est très bon ; Sur une échelle de 1 à 6; 6 correspondant à une satisfaction très élevée et 1 très faible, Philippe Huddlestone donne une note de 4,5 et Karine Verdin de 5. Tous deux conviennent qu’à ce jour ces chiffres augmenteront avec l’intégration des nouvelles fonctionnalités exploitables sur la tablette telle la carte CPS. « Il est toujours bon de se laisser une marge de progression », admet Philippe Huddlestone. Selon Karine Verdin, toutes les infirmières et aidessoignantes de l’hôpital de jour qui ont testé la tablette, l’ont facilement adopté « car elles ont toutes rapidement retiré un vrai bénéfice de son utilisation au quotidien. » Les principaux avantages cités sont les suivants: Un temps de réponse quasi-instantané très apprécié des utilisateurs Une diminution de la production de papiers et des retranscriptions, libérant ainsi du temps infirmier réinvesti immédiatement auprès des patients (bénéfice non négligeable en période de pénurie de personnels infirmiers) Une réduction du risque d’erreurs dues à une mauvaise transcription de l’information. Une traçabilité des actes en temps réel tout en respectant les processus de soins existant au sein de l’établissement. Contacts presse Agence Clipping-traitdunion www.clipping-tu.com 28 rue des petites écuries 75010 Paris Nathalie Riera 01 44 59 68 94 [email protected] Aurélie Pichon 01 44 59 68 90 [email protected] Un gain indéniable de mobilité et une possibilité d’accéder en temps réel à une information actualisée et fiable, générant un traitement plus rapide de l’information et limitant les risques d’erreurs. La possibilité de rentrer dans la chambre avec la tablette et de réaliser un maximum de tâches au lit du patient: gestion administrative, identification du bon patient, consultation du dossier patient, du plan de soins, prescription des médicaments, des soins et des examens médicaux, enregistrement des constantes vitales, validation de l’administration des médicaments, augmentant le temps passé avec le patient et favorisant les échanges soignants/soignés Une meilleure confidentialité des données des patients, renforcée par l’option paramétrable d’extinction rapide de l’écran La possibilité d’utiliser un stylet pour feuilleter le dossier patient, tourner les pages, ajouter des notes, saisir de l’information grâce à un système de reconnaissance d’écriture, cocher des cases dans des menus déroulants, permettant aux utilisateurs de garder leurs habitudes d’écriture et de changer de culture en douceur. La possibilité d’automatiser la création de formulaire spécialisés et optimisés pour la tablette et son interface stylet (menus déroulants, cases à cocher etc.). Pour Karine Verdin, l’arrivée de la tablette au sein de l’hôpital de jour a eu un impact très positif sur l’organisation générale du service. En effet, elle remplace progressivement les documents papier, elle assure une traçabilité des actes en temps réel et permet une optimisation de la gestion administrative des patients : accueil administratif, occupation des lits, suivi des appels à réaliser la veille et le lendemain de l’hospitalisation des patients (nouveau processus mis en place). Perspectives de déploiement au CH de Douai Aujourd’hui, devant l’enthousiasme du personnel infirmier et les bénéfices tangibles générés par l’utilisation du Motion C5 au CH de Douai, un nombre croissant de médecins souhaitent l’adopter. Pour faciliter et développer l’usage de la tablette par les médecins, un dictionnaire de 8000 mots médicaux va être intégré, permettant ainsi d’aller plus loin dans la reconnaissance d’écriture. D’autres mots pourront être rajoutés ultérieurement si besoin. Philippe Huddlestone prévoit de déployer la tablette dans les mois à venir dans tous les services y compris la nouvelle maison de retraite qui devrait prochainement ouvrir. A terme ce seront entre 60 et 80 Tablettes PC Motion C5 qui seront déployées dans les différents services du Centre Hospitalier de Douai. www.MotionComputing.com ©2010 Motion Computing, Inc. All rights reserved. Motion and Motion Computing are registered trademarks of Motion Computing, Inc.