paiements - psipi sa

Manuel PsiMed Facturation - 1
PAIEMENTS
ENREGISTREMENT MANUEL D’UN PAIEMENT :.................................................................2
DISQUETTES DE PAIEMENTS OU TRANSFERT DE FICHIERS PAR TELEBANKING....................3
Affichage d’un fichier de paiements :....................................................................3
Impression du fichier de paiements :....................................................................4
Lecture du fichier de paiements :.........................................................................4
Transfert des paiements :.....................................................................................5
REMARQUES :............................................................................................................5
Annulation d’un paiement :...................................................................................5
Compte patient : ..................................................................................................6

Manuel PsiMed Facturation - 2
Cette section permet d’acquitter les factures de différentes manières : enregistrement
manuel d’un paiement, d’un acompte, d’une note de crédit, etc... au moyen de divers
comptes mis à disposition : banque, CCP, caisse, perte, etc...
C'est également avec cette application que l'on peut enregistrer un pré-paiement sur
une facture qui n'a pas encore été établie. Le pré-paiement sera automatiquement
déduit sur la facture suivante. Le décompte original avec le montant total des
honoraires sera respecté pour être présenté à l'assurance, et sur le bulletin de
versement ne sera imprimé que le solde encore à payer après déduction du pré-
paiement. Cette solution est utilisée lorsque le patient paie par erreur une 2ème fois
sa facture et qu'il est en cours de traitement.
Enregistrement manuel d’un paiement :
• Sélectionner le patient. Un minimum d'information est affiché à l’écran indiquant
le numéro des factures non payées, leur date, le montant et le solde encore dû.
• Entrer le numéro de la facture à acquitter ou cliquer sur la ligne correspondante.
• Numéro de paiement : ce numéro d'enregistrement chronologique est attribué
par le système. Il ne peut pas être modifié.
• Date du paiement : entrer la date réelle à laquelle le paiement a été effectué. En
tapant la touche retour le système prend la date du jour.
• Numéro de facture : le numéro de facture préalablement sélectionné est affiché.
Taper simplement la touche retour pour le valider. Si la facture proposée n'est
pas correcte, taper le numéro exact à côté de celui proposé, puis la touche retour.
Il remplacera alors celui affiché. Seul un numéro de facture non acquittée peut
être sélectionné.
• Pré-paiement : pour enregistrer un acompte sur une facture future (non encore
établie), entrer le numéro 0 (zéro) à la place du numéro de facture. Cet acompte
sera déduit du montant total de la prochaine facture.
• Montant du paiement : Le montant de la facture sélectionnée est proposé. S'il
est correct, taper simplement la touche retour pour l’accepter. Si non, entrer le
montant réellement payé à côté de celui affiché. Ce montant ne peut pas être
supérieur au total de la facture à acquitter. (Exception est faite dans le cas d'un
encaissement avec des frais de rappel - uniquement avec le module optionnel
"Gestion des frais de rappels")
• Mode de paiement : En tapant la touche ? et retour, la liste des comptes
disponibles s'affiche à l'écran. Entrer le numéro du compte sur lequel le paiement
a été effectué.
• Contrôler si la saisie est correcte. En cas d'erreur, taper la lettre A et la touche
retour pour annuler le paiement, et entrer à nouveau l'information. Si les données
sont correctes, taper la touche retour pour l’enregistrement dans le compte du
patient.
• Ne pas oublier d’enregistrer dans le compte "perte" le solde d'une facture, solde
que le patient ne doit pas payer.

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DISQUETTES DE PAIEMENTS ou TRANSFERT DE FICHIERS PAR
TELEBANKING
De plus en plus, les disquettes de paiement sont remplacées par les transferts via
Internet des fichiers contenant les paiements des honoraires. Que ce soit par
disquette ou par transfert de fichier via Internet, la procédure dans PsiMed reste
similaire.
Avant de procéder à l'acquittement des factures concernées dans PsiMed, il faut soit:
• avoir reçu la disquette des paiements de la banque ou des PTT.
• ou avoir téléchargé sur le disque de l'ordinateur, via Internet, avec le logiciel
adéquat fourni par la banque (e-banking) ou les PTT (yellow net), le fichier des
paiements BVR.
• Remarque : lors du transfert via Internet, il est conseillé de bien relever le nom
du fichier et de contrôler où il est va être enregistré dans votre PC le plus
simple est de l'enregistrer à la racine de C: du disque dur de votre PC.
• Il faut systématiquement passer par les quatre applications ci-dessous :
affichage, impression, lecture et transfert d'un fichier de paiements. L'affichage
peut être fait en dernier et la mention "acquitté" à côté du montant est la preuve
que le paiement a été transféré dans le compte du patient.
Affichage d’un fichier de paiements :
• Entrer la référence (nom) du fichier de paiements se trouvant soit sur votre
disquette, soit transféré sur votre disque dur via Internet. Si cette référence a déjà
été introduite précédemment, elle est proposée par le système. Si elle est
correcte, taper la touche retour pour confirmation. Si la référence doit être
modifiée, taper simplement la nouvelle référence par-dessus l'ancienne.
• Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette ou du disque dur où se trouve
le fichier de paiements. Pour une disquette la lettre est A: quant au transfert via
Internet, le chemin doit être exactement celui qui aura été indiqué lors de
l'opération de transfert avec la banque. Si le fichier a été enregistré à la racine
de C:, entrer : C:\ (ne pas oublier les : et \ après le C)
• Le nom des patients, la date des paiements, le numéro des factures concernées
et les montants payés sont présentés à l'écran.
• Si l’un des paiements reçus n'est pas conforme à la base de données PsiMed, un
message d'erreur apparaît. Ce paiement ne peut pas être transféré
automatiquement et doit être entré manuellement après avoir analysé la raison
de ce message.
• Un message d'erreur est généré si :
- la facture en question a déjà été payée.
- la facture en question a été annulée.
- le montant payé ne correspond pas au montant facturé.

Manuel PsiMed Facturation - 4
- et toute autre incohérence entre les informations transmises avec les
paiements et les informations correspondantes dans la base de données
PsiMed.
Impression du fichier de paiements :
Entrer la référence du fichier de paiements (nom du fichier tel qu’il a été attribué par
la banque ou par les PTT). Si cette référence a déjà été introduite précédemment,
elle est proposée par le système. Taper la touche retour pour confirmation.
Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette (par ex.: A:) ou du disque dur
(par ex. C:\ ) où se trouve le fichier de paiements.
La liste complète des paiements reçus sera imprimée avec : le nom des patients, la
date des paiements, le numéro des factures concernées et les montants payés. Dans
le cas de messages d’erreur, ceux-ci sont également imprimés et doivent faire l’objet
d’un enregistrement manuel. Un paiement avec l'indication "acquitté" en regard de
la facture n'est pas transféré dans le compte du patient. A faire manuellement.
Lecture du fichier de paiements :
Cette application stocke globalement en mémoire de l’ordinateur tous les paiements
contenus sur la disquette. Cette opération doit obligatoirement être faite avant le
transfert automatique dans les comptes des patients avec l'application : “Transfert".
Cette lecture ne doit être exécutée qu’une seule fois. En cas de doute, vérifier à
l’affichage si la mention “acquittée” est indiquée à droite de chaque montant payé,
indiquant que le paiement a bien été lu et transféré dans le compte du patient.
Entrer la référence du fichier de paiements (nom du fichier tel qu’il a été attribué par
la banque ou par les PTT). Si cette référence a déjà été introduite précédemment,
elle est proposée par le système. Taper la touche retour pour confirmation.
Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette (par ex.: A:) ou du disque dur
(par ex. C:\ ) où se trouve le fichier de paiements.
Entrer le numéro du compte sur lequel les paiements ont été effectués.
• choisir l'ordre souhaité pour la présentation
de la liste des paiements en tapant le numéro
• le dernier choix sélectionné est présenté par
défaut.
• pour modifier le choix par défaut : taper le
nouveau numéro à côté de l'ancien.
• taper le numéro du compte
• le dernier choix sélectionné est présenté par défaut.
• pour modifier le choix par défaut : taper le nouveau
numéro à côté de l'ancien.

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Transfert des paiements :
Le transfert ne peut être effectué que si la lecture du fichier des paiements a été
faite préalablement. En choisissant cette application, tous les paiements sont
automatiquement transférés dans les comptes des patients en acquittant les factures
concernées.
Un fois le transfert effectué et pour contrôler si tous les paiements ont été
correctement transférés dans les comptes des patients, reprendre l'application
"Affichage d'un fichier de paiements" et la mention "acquitté" doit être affichée
après chaque montant de paiement.
Remarques :
• Facture déjà payée : Si un paiement concerne une facture déjà payée, le
programme stoppe avec le message: "facture déjà acquittée, vérifiez si le
paiement a été effectué deux fois". Noter les informations affichées pour ce
paiement afin de contrôler et comparer les opérations déjà enregistrées dans le
compte du patient. Taper la touche "retour" pour poursuivre le transfert. Ces cas
sont conservés dans l’application “transfert” aussi longtemps que l’utilisateur ne
les aura pas éliminés. (Pour les supprimer: voir ci-après)
• Messages d'erreur : Ne pas oublier d'enregistrer manuellement le paiement
faisant l’objet d’un message d'erreur (facture déjà acquittée, facture annulée,
etc..). Le programme ne peut acquitter automatiquement une facture que si le
patient, le numéro de facture et le montant sont conformes à l’état du compte du
patient. Un paiement générant un message d'erreur ne sera pas transféré
automatiquement et doit faire l'objet d'un enregistrement manuel.
• Supprimer un message d'erreur : Pour éliminer les messages d'erreur
conservés dans l’application “transfert” : taper la touche - (moins) puis la touche
retour après chaque message affiché par le programme et qui doit être éliminé.
Pour conserver un cas non réglé, taper simplement la touche retour comme
proposé par le système.
• Autres types de paiements : les paiements effectués par un autre procédé et
qui ne se trouvent pas dans le fichier de paiements d'une disquette ou transféré
via Internet, (paiements par la caisse, sur un autre compte, par acompte, etc.)
doivent être enregistrés manuellement.
Annulation d’un paiement :
Une annulation d’un paiement est nécessaire si l’utilisateur s’est trompé de compte
ou si la facture déjà payée doit être annulée pour être corrigée et refaite.
L’annulation d’un paiement réactive la facture concernée qui redeviendra impayée
pour le montant du paiement annulé.
Procédure :
• Sélectionner le patient.
• Les paiements enregistrés sont présentés à l’écran.