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Manuel PsiMed Facturation - 1 PAIEMENTS ENREGISTREMENT MANUEL D’UN PAIEMENT :.................................................................2 DISQUETTES DE PAIEMENTS OU TRANSFERT DE FICHIERS PAR TELEBANKING....................3 Affichage d’un fichier de paiements :....................................................................3 Impression du fichier de paiements :....................................................................4 Lecture du fichier de paiements : .........................................................................4 Transfert des paiements :.....................................................................................5 REMARQUES : ............................................................................................................5 Annulation d’un paiement :...................................................................................5 Compte patient : ..................................................................................................6 Manuel PsiMed Facturation - 2 Cette section permet d’acquitter les factures de différentes manières : enregistrement manuel d’un paiement, d’un acompte, d’une note de crédit, etc... au moyen de divers comptes mis à disposition : banque, CCP, caisse, perte, etc... C'est également avec cette application que l'on peut enregistrer un pré-paiement sur une facture qui n'a pas encore été établie. Le pré-paiement sera automatiquement déduit sur la facture suivante. Le décompte original avec le montant total des honoraires sera respecté pour être présenté à l'assurance, et sur le bulletin de versement ne sera imprimé que le solde encore à payer après déduction du prépaiement. Cette solution est utilisée lorsque le patient paie par erreur une 2ème fois sa facture et qu'il est en cours de traitement. Enregistrement manuel d’un paiement : • Sélectionner le patient. Un minimum d'information est affiché à l’écran indiquant le numéro des factures non payées, leur date, le montant et le solde encore dû. • Entrer le numéro de la facture à acquitter ou cliquer sur la ligne correspondante. • Numéro de paiement : ce numéro d'enregistrement chronologique est attribué par le système. Il ne peut pas être modifié. • Date du paiement : entrer la date réelle à laquelle le paiement a été effectué. En tapant la touche retour le système prend la date du jour. • Numéro de facture : le numéro de facture préalablement sélectionné est affiché. Taper simplement la touche retour pour le valider. Si la facture proposée n'est pas correcte, taper le numéro exact à côté de celui proposé, puis la touche retour. Il remplacera alors celui affiché. Seul un numéro de facture non acquittée peut être sélectionné. • Pré-paiement : pour enregistrer un acompte sur une facture future (non encore établie), entrer le numéro 0 (zéro) à la place du numéro de facture. Cet acompte sera déduit du montant total de la prochaine facture. • Montant du paiement : Le montant de la facture sélectionnée est proposé. S'il est correct, taper simplement la touche retour pour l’accepter. Si non, entrer le montant réellement payé à côté de celui affiché. Ce montant ne peut pas être supérieur au total de la facture à acquitter. (Exception est faite dans le cas d'un encaissement avec des frais de rappel - uniquement avec le module optionnel "Gestion des frais de rappels") • Mode de paiement : En tapant la touche ? et retour, la liste des comptes disponibles s'affiche à l'écran. Entrer le numéro du compte sur lequel le paiement a été effectué. • Contrôler si la saisie est correcte. En cas d'erreur, taper la lettre A et la touche retour pour annuler le paiement, et entrer à nouveau l'information. Si les données sont correctes, taper la touche retour pour l’enregistrement dans le compte du patient. • Ne pas oublier d’enregistrer dans le compte "perte" le solde d'une facture, solde que le patient ne doit pas payer. Manuel PsiMed Facturation - 3 DISQUETTES DE PAIEMENTS ou TRANSFERT DE FICHIERS PAR TELEBANKING De plus en plus, les disquettes de paiement sont remplacées par les transferts via Internet des fichiers contenant les paiements des honoraires. Que ce soit par disquette ou par transfert de fichier via Internet, la procédure dans PsiMed reste similaire. Avant de procéder à l'acquittement des factures concernées dans PsiMed, il faut soit: • avoir reçu la disquette des paiements de la banque ou des PTT. • ou avoir téléchargé sur le disque de l'ordinateur, via Internet, avec le logiciel adéquat fourni par la banque (e-banking) ou les PTT (yellow net), le fichier des paiements BVR. • Remarque : lors du transfert via Internet, il est conseillé de bien relever le nom du fichier et de contrôler où il est va être enregistré dans votre PC le plus simple est de l'enregistrer à la racine de C: du disque dur de votre PC. • Il faut systématiquement passer par les quatre applications ci-dessous : affichage, impression, lecture et transfert d'un fichier de paiements. L'affichage peut être fait en dernier et la mention "acquitté" à côté du montant est la preuve que le paiement a été transféré dans le compte du patient. Affichage d’un fichier de paiements : • Entrer la référence (nom) du fichier de paiements se trouvant soit sur votre disquette, soit transféré sur votre disque dur via Internet. Si cette référence a déjà été introduite précédemment, elle est proposée par le système. Si elle est correcte, taper la touche retour pour confirmation. Si la référence doit être modifiée, taper simplement la nouvelle référence par-dessus l'ancienne. • Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette ou du disque dur où se trouve le fichier de paiements. Pour une disquette la lettre est A: quant au transfert via Internet, le chemin doit être exactement celui qui aura été indiqué lors de l'opération de transfert avec la banque. Si le fichier a été enregistré à la racine de C:, entrer : C:\ (ne pas oublier les : et \ après le C) • Le nom des patients, la date des paiements, le numéro des factures concernées et les montants payés sont présentés à l'écran. • Si l’un des paiements reçus n'est pas conforme à la base de données PsiMed, un message d'erreur apparaît. Ce paiement ne peut pas être transféré automatiquement et doit être entré manuellement après avoir analysé la raison de ce message. • Un message d'erreur est généré si : - la facture en question a déjà été payée. - la facture en question a été annulée. - le montant payé ne correspond pas au montant facturé. Manuel PsiMed - Facturation - 4 et toute autre incohérence entre les informations transmises avec les paiements et les informations correspondantes dans la base de données PsiMed. Impression du fichier de paiements : Entrer la référence du fichier de paiements (nom du fichier tel qu’il a été attribué par la banque ou par les PTT). Si cette référence a déjà été introduite précédemment, elle est proposée par le système. Taper la touche retour pour confirmation. Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette (par ex.: A:) ou du disque dur (par ex. C:\ ) où se trouve le fichier de paiements. • choisir l'ordre souhaité pour la présentation de la liste des paiements en tapant le numéro • le dernier choix sélectionné est présenté par défaut. • pour modifier le choix par défaut : taper le nouveau numéro à côté de l'ancien. La liste complète des paiements reçus sera imprimée avec : le nom des patients, la date des paiements, le numéro des factures concernées et les montants payés. Dans le cas de messages d’erreur, ceux-ci sont également imprimés et doivent faire l’objet d’un enregistrement manuel. Un paiement avec l'indication "acquitté" en regard de la facture n'est pas transféré dans le compte du patient. A faire manuellement. Lecture du fichier de paiements : Cette application stocke globalement en mémoire de l’ordinateur tous les paiements contenus sur la disquette. Cette opération doit obligatoirement être faite avant le transfert automatique dans les comptes des patients avec l'application : “Transfert". Cette lecture ne doit être exécutée qu’une seule fois. En cas de doute, vérifier à l’affichage si la mention “acquittée” est indiquée à droite de chaque montant payé, indiquant que le paiement a bien été lu et transféré dans le compte du patient. Entrer la référence du fichier de paiements (nom du fichier tel qu’il a été attribué par la banque ou par les PTT). Si cette référence a déjà été introduite précédemment, elle est proposée par le système. Taper la touche retour pour confirmation. Entrer la lettre correspondant à l’unité de disquette (par ex.: A:) ou du disque dur (par ex. C:\ ) où se trouve le fichier de paiements. Entrer le numéro du compte sur lequel les paiements ont été effectués. • taper le numéro du compte • le dernier choix sélectionné est présenté par défaut. • pour modifier le choix par défaut : taper le nouveau numéro à côté de l'ancien. Manuel PsiMed Facturation - 5 Transfert des paiements : Le transfert ne peut être effectué que si la lecture du fichier des paiements a été faite préalablement. En choisissant cette application, tous les paiements sont automatiquement transférés dans les comptes des patients en acquittant les factures concernées. Un fois le transfert effectué et pour contrôler si tous les paiements ont été correctement transférés dans les comptes des patients, reprendre l'application "Affichage d'un fichier de paiements" et la mention "acquitté" doit être affichée après chaque montant de paiement. Remarques : • Facture déjà payée : Si un paiement concerne une facture déjà payée, le programme stoppe avec le message: "facture déjà acquittée, vérifiez si le paiement a été effectué deux fois". Noter les informations affichées pour ce paiement afin de contrôler et comparer les opérations déjà enregistrées dans le compte du patient. Taper la touche "retour" pour poursuivre le transfert. Ces cas sont conservés dans l’application “transfert” aussi longtemps que l’utilisateur ne les aura pas éliminés. (Pour les supprimer: voir ci-après) • Messages d'erreur : Ne pas oublier d'enregistrer manuellement le paiement faisant l’objet d’un message d'erreur (facture déjà acquittée, facture annulée, etc..). Le programme ne peut acquitter automatiquement une facture que si le patient, le numéro de facture et le montant sont conformes à l’état du compte du patient. Un paiement générant un message d'erreur ne sera pas transféré automatiquement et doit faire l'objet d'un enregistrement manuel. • Supprimer un message d'erreur : Pour éliminer les messages d'erreur conservés dans l’application “transfert” : taper la touche - (moins) puis la touche retour après chaque message affiché par le programme et qui doit être éliminé. Pour conserver un cas non réglé, taper simplement la touche retour comme proposé par le système. • Autres types de paiements : les paiements effectués par un autre procédé et qui ne se trouvent pas dans le fichier de paiements d'une disquette ou transféré via Internet, (paiements par la caisse, sur un autre compte, par acompte, etc.) doivent être enregistrés manuellement. Annulation d’un paiement : Une annulation d’un paiement est nécessaire si l’utilisateur s’est trompé de compte ou si la facture déjà payée doit être annulée pour être corrigée et refaite. L’annulation d’un paiement réactive la facture concernée qui redeviendra impayée pour le montant du paiement annulé. Procédure : • Sélectionner le patient. • Les paiements enregistrés sont présentés à l’écran. Manuel PsiMed Facturation - 6 • Entrer le numéro du paiement à annuler. • Le système affiche le montant et la date de ce paiement, dans quel compte il a été comptabilisé, quelle facture il concerne. • Confirmer l’annulation du paiement en répondant par : o (pour oui). • Dans le compte du patient, le paiement annulé est mis à zéro. • Un paiement annulé reste référencé pour mémoire dans le "Journal des annulations" Compte patient : Cette application permet de contrôler toutes les opérations comptables d’un patient. • Sélectionner le patient. • Dans la première colonne sont indiquées les dates des opérations. • La deuxième colonne présente le montant de la facture suivi du numéro de la facture et du numéro du traitement pour lequel elle a été établie. • La troisième colonne présente le montant de chaque paiement suivi de leur numéro, et du numéro du traitement et numéro du compte dans lequel le versement a été effectué. Dans la dernière colonne est indiqué le solde du compte tel qu’il ressort en regard de chaque date de transaction. 11..
