Guide du représentant officiel et agent officiel d

FINANCEMENT POLITIQUE
PROVINCIAL
Guide du représentant officiel et agent
officiel d’un candidat indépendant autorisé
et d’un député indépendant autorisé
© Directeur général des élections du Québec, 2016.
Table des matières
Aide-mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IX
Principaux changements à la Loi électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XI
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIII
Chapitre 1
Rôle et responsabilités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1 Rôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 Nomination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Électeur autorisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Candidat indépendant autorisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Député indépendant autorisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Adjoint à l’agent officiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Exigences liées à la nomination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.3 Démission et remplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
1.4 Formation obligatoire du DGEQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.5 Sommaire des principales responsabilités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.6 Demande de retrait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Chapitre 2
Rentrées de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1 Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 Fonds électoral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.3 Contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Contribution maximale permise par la Loi électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Contribution supplémentaire lors d’élections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
III
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Table des matières
Fiche de contribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Contribution de plus de 50 $ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Contribution de 50 $ ou moins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Solliciteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Contribution non conforme et prescription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Contribution en biens et services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Transmission des fiches de contribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Versement des contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Reçus de contribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.4 Activités de financement ou activité politique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Prix d’entrée à une activité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Paiement des dépenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Revenus d’activité politique qui excèdent 5 % des coûts réels . . . . . . . . . 16
Revenus accessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.5 Emprunts et cautionnements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Marge de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Taux d’intérêt courant du marché . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Remboursement d’un emprunt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Paiement des intérêts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Date limite de remboursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Revenus d’appariement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Avance sur le remboursement des dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . 20
Remboursement des dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Chapitre 3
Sorties de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1 Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.2 Dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Période électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Limite des dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Contrôle des dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
IV
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Table des matières
Paiement des dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Dépenses faites, non réclamées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
Réclamations contestées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Utilisation d’un bien ou d’un service fourni à titre gratuit . . . . . . . . . . . . . 27
3.3 Catégories de dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Biens et services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Location de locaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Frais de voyage et de repas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3.4 Petite caisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.5 Dépenses personnelles d’une personne candidate . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.6 Dispositions applicables aux fonctions de député ou de ministre sortant . . 45
Dissolution de l’Assemblée nationale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Frais de déplacement du personnel des cabinets de ministre . . . . . . . . . . 45
Chapitre 4
Agence de publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.1 Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.2 Identification de la publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Pièces justificatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Chapitre 5
Rapport financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.1 Représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé non élu . . . . . . 48
Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Contenu du rapport financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2 Représentant officiel d’un député indépendant autorisé . . . . . . . . . . . . . . 49
Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Contenu du rapport financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Conservation des pièces justificatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Renseignements à fournir sur demande du DGEQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Demande de correction d’un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Accessibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
V
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Table des matières
Chapitre 6
Rapport de dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.1 Renseignements généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Contenu du rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Documents d’accompagnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Correction de rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Publication et accessibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Chapitre 7
Rapport financier additionnel d’un candidat indépendant
autorisé non élu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7.1 Rapport financier additionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Chapitre 8
Généralités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
8.1 Mise à jour du registre des entités autorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
8.2 Retrait d’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
À l’initiative du DGEQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
À la demande d’une personne candidate ou d’un député
ou au décès d’une personne candidate ou d’un député . . . . . . . . . . . . . . 57
8.3 Demande d’enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
8.4 Nouveaux pouvoirs du DGEQ en matière de vérification et d’enquête . . . 58
Chapitre 9
Dispositions pénales et autres sanctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
9.1 Contribution et dépenses électorales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
9.2 Rapport financier et autres responsabilités
du représentant officiel et de l’agent officiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
9.3 Manœuvre électorale frauduleuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
9.4 Autres dispositions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
9.5 Tableau sommaire de certaines infractions, amendes et sanctions . . . . . 64
VI
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Table des matières
Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Annexe I
Demande de paiement d’une réclamation contestée . . . . . . . . 67
Annexe II
Demande de correction au rapport de dépenses électorales . 68
Annexe III
Demande d’enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Annexe IV
Certificat du solliciteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Annexe V
Liste des solliciteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Annexe VI
Bordereau de transmission des fiches de contribution . . . . . . . 72
Annexe VII
Rapport d’activité de financement ou d’activité politique . . . . 73
Annexe VIII Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement . . . . . . . . . . Annexe IX
Acte de nomination d’un adjoint à l’agent officiel
d’un candidat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
76
Annexe X
Attestation de la publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Annexe XI
Bail de location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Annexe XII
Demande de remboursement des frais de transport
et de repas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Annexe XIII Relevé de petite caisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Directives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
D-5
Ouverture d’un compte dans un établissement financier
et tenue d’un registre comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
D-9
Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé . . . . . . . . . . . . 84
D-10
Réutilisation du matériel publicitaire produit et utilisé lors
d’une élection antérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
D-12
Rapport de dépenses électorales d’un candidat . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
D-13
Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé
des dépenses de l’agence de publicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
D-14
Perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol
en période électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
D-16
Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit . . . . . 104
D-18
Admissibilité des biens durables au titre de dépenses électorales . . . 108
D-19
Indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais
de repas remboursés pour la période électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
VII
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Table des matières
D-20
Organisation et tenue d’assemblées publiques
en période électorale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
D-21
Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales . . . . . . . . . . . 114
D-22
Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions . . . . . 116
D-23
Revenus accessoires recueillis lors d’activités ou manifestations
à caractère politique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
D-24
Rapport financier d’un député indépendant autorisé . . . . . . . . . . . . . 122
VIII
Aide-mémoire
Ouvrir un compte bancaire spécifique à la campagne (fonds électoral)
❏❏ Le représentant et agent officiel doit ouvrir un compte dans une succursale
québécoise d’une banque, d’une société de fiducie ou d’une coopérative de
services financiers (directive D-5 en annexe du présent guide).
Solliciter et recueillir des sommes ou contracter un emprunt (constitution du
fonds électoral)
❏❏ Seul un électeur peut effectuer une contribution. Maximum de 100 $ par année civile;
❏❏ Au cours de l’année d’élection générale ou lors d’une partielle, un électeur peut
verser une contribution supplémentaire de 100 $ au bénéfice des partis, des
députés indépendants autorisés et des candidats indépendants autorisés;
❏❏ Toute contribution d’un électeur doit être accompagnée d’une fiche de
contribution;
❏❏ Il est possible de désigner des solliciteurs.
Effectuer et autoriser les dépenses électorales
❏❏ Seul un agent officiel peut faire et autoriser des dépenses électorales pendant la
période électorale.
Acquitter les dépenses électorales à même votre fonds électoral (compte bancaire)
❏❏ Les dépenses doivent être acquittées en totalité avant la production de vos
rapports, sauf celles contestées;
❏❏ Vous devez conserver toutes les pièces justificatives pour une période de sept ans.
Respecter la limite des dépenses électorales
❏❏Cette limite vous sera transmise par le Directeur général des élections du
Québec (DGEQ).
IX
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Aide-mémoire
Identifier la publicité (obligatoire)
❏❏ Pour une publicité dans un journal, à la radio, à la télévision ou sur le Web, la
mention est « Nom de l’agent officiel » et son titre, « A gent officiel »;
❏❏ Pour un dépliant, une affiche, un panneau de polypropylène ondulé (Coroplast),
la mention est « Nom de l’imprimeur (ou du fabricant, lorsque produit par des
bénévoles) » et « Nom de l’agent officiel » et son titre, « A gent officiel ».
Produire les différents rapports
❏❏ Rapports d’un candidat indépendant autorisé
• Au plus tard 90 jours après le scrutin;
• Accompagné des originaux des factures, chèques, exemplaires de publicité,
relevés bancaires, bordereaux de dépôt, etc.;
❏❏ Rapports financiers additionnels (lorsqu’on constate un surplus ou une dette lors
de la production des rapports d’un CIA).
Pour plus de renseignements, communiquez avec le trésorier de votre municipalité
ou avec un coordonnateur en financement des partis politiques du Directeur
général des élections du Québec au 418 644-3570 pour la région de Québec ou
au 1 866 232-6494, de partout ailleurs au Québec. Vous pouvez également nous
écrire un courriel à l’adresse suivante : [email protected].
X
Principaux changements
à la Loi électorale
Le projet de loi n° 101 donnant suite aux recommandations de la commission
Charbonneau en matière de financement politique a été sanctionné le 10 juin
2016. Plusieurs modifications en matière de financement politique ont ainsi été
apportées à la Loi électorale (LE). De plus, certaines directives publiées par le
Directeur général des élections du Québec (DGEQ) ont également été ajoutées
ou modifiées.
Voici les principaux changements apportés, qui entreront en vigueur au
1er janvier 2017 :
Formation obligatoire des agents et représentants officiels
(Entrée en vigueur le 1er janvier 2017)
Le représentant et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé doit, dans
un délai de 10 jours suivant sa nomination, suivre une formation concernant les
règles de financement politique et de dépenses électorales donnée par le DGEQ
(section 2.4).
Emprunt et caution
(Entrée en vigueur le 1er janvier 2017)
• Le total des montants consentis par un électeur relativement à des prêts et à
des cautions ne peut excéder 25 0 00 $;
• Tout prêt consenti par un électeur doit être fait au moyen d’un chèque tiré sur
son compte;
• L’acte d’emprunt ou de caution doit comporter une déclaration de l’électeur
selon laquelle le prêt ou la caution est contracté à même ses propres biens,
volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’il ne fera pas l’objet
d’un quelconque remboursement autrement que ce qui est prévu dans cet acte.
XI
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Principaux changements à la Loi électorale
Signature des rapports
Les sections « Signature et déclaration du représentant et agent officiel » et « Signature
et déclaration du candidat indépendant autorisé ou député indépendant » de
tous les rapports financiers ainsi que du rapport de dépenses électorales d’un
candidat indépendant autorisé doivent être signées par ceux-ci.
Transmission de la liste des solliciteurs
Lors du dépôt du rapport financier, le représentant officiel d’un candidat indé­
pendant autorisé devra fournir la liste des personnes autorisées à solliciter des
contributions.
XII
Introduction
Dans le but de faciliter l’application des dispositions de la Loi électorale (LE) portant
sur le financement des partis politiques, des députés indépendants et des candidats
indépendants ainsi que sur le contrôle des dépenses électorales, nous avons
préparé ce guide à l’intention du représentant officiel et agent officiel d’un candidat
indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé.
Ce document explique les devoirs et les responsabilités du représentant officiel et
agent officiel. Il comprend une section qui fournit les instructions pour la production
du rapport de dépenses électorales, de l’état détaillé des dépenses de l’agence
de publicité et du rapport financier. Il contient également des directives.
Les dispositions de la Loi électorale en matière de financement et de contrôle des
dépenses électorales sont nombreuses et exigent une attention constante. Nous
sommes toutefois persuadés qu’une lecture attentive de ce guide, la formation
obligatoire donnée par le DGEQ et, au besoin, la consultation d’un coordonnateur
en financement politique permettront à tout représentant officiel et agent
officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
d’assumer ses responsabilités de manière simple, efficace et adéquate.
Les références aux dispositions de la Loi électorale sont indiquées sous les
titres. Ce guide est accessible sur le site Web du DGEQ à l’adresse suivante :
electionsquebec.qc.ca.
Les interprétations exprimées dans ce guide n’ont pas préséance sur les dispositions de la Loi et ne visent pas à remplacer le texte officiel de la Loi. Lorsqu’il
s’agit d’interpréter ou d’appliquer la Loi électorale, il faut se référer au texte
publié par l’Éditeur officiel du Québec, qui peut être consulté à l’adresse suivante :
legisquebec.gouv.qc.ca. Les références aux dispositions de la Loi sont indiquées,
le cas échéant, entre parenthèses.
XIII
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
 Introduction
Toute question sur la façon dont les dispositions de la Loi électorale s’appliquent
à un représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et
d’un député indépendant autorisé peut être adressée au DGEQ en communiquant
avec un coordonnateur en financement politique :
Direction du financement des partis politiques
Le Directeur général des élections du Québec
Édifice René-Lévesque
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Téléphone : 418 644-3570 (région de Québec)
1 866 232-6494 (sans frais)
Courriel : [email protected]
Site Web : electionsquebec.qc.ca
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Rôle et responsabilités
Tout candidat indépendant autorisé et député indépendant autorisé doit être
titulaire d’une autorisation du DGEQ s’il désire :
• utiliser du matériel dans le cadre de sa campagne;
• effectuer des dépenses électorales, aussi minimes soient-elles;
• aller chercher du financement pour payer ces dépenses;
• payer lui-même les dépenses relatives à sa campagne.
1.1 Rôle
(Art. 59, 59.1, 60 et 62.1)
Le représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un
député indépendant autorisé est une seule et même personne. À titre de représentant officiel, vous êtes responsable du financement et des dépenses faites en
dehors de la période électorale ainsi que de la production du rapport financier.
À titre d’agent officiel, vous êtes responsable des dépenses électorales et de la
production du rapport de dépenses électorales. Pendant une période électorale,
l’agent officiel ou ses adjoints peuvent faire ou autoriser des dépenses électorales.
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités
1.2 Nomination
(Art. 59, 59.1, 60, 61, 62.1, 239 et 413)
Électeur autorisé
Lorsqu’un électeur s’engage à se présenter comme candidat indépendant à la
prochaine élection générale, il peut faire une demande d’autorisation auprès du
DGEQ, à compter de l’expiration d’un délai de trois ans après la réception par le
secrétaire général de l’Assemblée nationale de la liste des candidats proclamés
élus visée à l’article 380 de la Loi électorale. Dans le contexte d’une élection partielle,
il peut faire une demande à compter du jour où le siège devient vacant.
Un représentant officiel doit être désigné au moment de l’autorisation. Lors du
dépôt de la déclaration de candidature, le représentant officiel devient également
agent officiel.
Candidat indépendant autorisé
Lors d’une élection, tout candidat indépendant autorisé doit désigner un agent
officiel dans sa déclaration de candidature transmise au directeur du scrutin de la
circonscription où il désire se présenter. L’agent officiel doit signer la déclaration de
candidature, ce qui tient lieu de consentement à sa nomination.
Pour une personne candidate qui demande une autorisation au moment où elle
dépose sa déclaration de candidature, le représentant officiel de cette personne
est l’agent officiel qu’elle désigne dans sa déclaration de candidature.
Député indépendant autorisé
À l’instar d’un candidat indépendant autorisé, le représentant officiel d’un député
indépendant autorisé est, lors d’une élection, l’agent officiel qu’il désigne dans sa
déclaration de candidature.
Adjoint à l’agent officiel
L’agent officiel d’une personne candidate peut, avec l’approbation de la personne,
nommer des adjoints en nombre suffisant pour faire ou autoriser des dépenses
électorales jusqu’à concurrence du montant qu’il fixe dans leur acte de nomination.
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GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités
Exigences liées à la nomination
Ne peut être représentant et agent officiel la personne qui :
• n’a pas la qualité d’électeur;
• est candidat ou chef d’un parti;
• est membre du personnel électoral ou employé d’un membre du personnel
électoral.
Possède la qualité d’électeur, toute personne qui :
• a 18 ans accomplis;
• est de citoyenneté canadienne;
• est domiciliée au Québec depuis six mois;
• n’est pas en curatelle;
• n’a pas été déclarée coupable d’une infraction constituant une
manœuvre électorale frauduleuse au sens de la Loi électorale, de la
Loi sur la consultation populaire, de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités ou de la Loi sur les élections scolaires.
Tout employé qui agit comme agent officiel d’un candidat peut obtenir de son
employeur, sur demande écrite, un congé sans rémunération.
1.3 Démission et remplacement
(Art. 46, 409 et 410)
Le représentant et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député
indépendant autorisé qui constate qu’une condition mentionnée précédemment
n’est pas respectée doit démissionner sur-le-champ. Il peut également démissionner,
pour toute autre raison, en avisant par écrit le DGEQ, le candidat ou le député
indépendant, en indiquant la date de sa démission. L’avis devrait être adressé à
l’attention de la Direction du financement des partis politiques du DGEQ.
Le représentant et agent officiel qui cesse d’exercer ses fonctions doit produire à
la personne candidate ou au député indépendant, dans les 10 jours qui suivent sa
démission, un rapport de dépenses électorales et, dans les 30 jours, un rapport
financier. Ces rapports doivent couvrir la période pendant laquelle il a exercé ses
fonctions et être accompagnés des pièces justificatives.
La personne candidate ou le député indépendant dont le représentant et agent
officiel décède, démissionne ou devient incapable d’agir est tenu d’en nommer un
autre immédiatement et d’en aviser le DGEQ par écrit. Il peut, de la même manière,
révoquer son représentant et agent officiel et en nommer un autre.
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 1 Rôle et responsabilités
1.4 Formation obligatoire du DGEQ
(Art 45.1 et 408.1)
Dans un délai de 10 jours suivant la nomination, le représentant et agent officiel
d’un candidat indépendant autorisé doit suivre une formation concernant les règles
de financement politique et de dépenses électorales donnée par le DGEQ. Par la
suite, cette personne doit suivre toute formation complémentaire donnée par le
DGEQ afin de mettre à jour ses connaissances.
Les formations sont accessibles en ligne. Pour y accéder, chaque personne devant
suivre une formation doit fournir une adresse courriel lors de sa nomination.
Ce courriel sera utilisé afin de confirmer l’identification du participant et de
permettre la transmission de toute communication liée à l’accès, à l’utilisation et
au suivi de la formation.
Une mention est apposée à côté de chaque nom sur le Registre des entités politiques
autorisées du Québec (REPAQ), afin d’identifier les personnes qui ont suivi ou non
la formation obligatoire dans les délais prescrits. Ces mentions sont accessibles
publiquement à partir du site Web du DGEQ.
Les personnes en poste le 1er janvier 2017 doivent suivre une formation au plus
tard le 1er janvier 2018.
1.5 Sommaire des principales responsabilités
• Gérer le fonds électoral (le compte bancaire d’élection).
• Contrôler les sommes recueillies.
• Faire ou autoriser des dépenses.
• Payer les dépenses.
• Conserver toutes les pièces justificatives.
• Produire les différents rapports.
1.6 Demande de retrait
(Art. 256)
Si le candidat indépendant autorisé que vous représentez souhaite faire une
demande de retrait d’autorisation, communiquez avec un conseiller du DGEQ au
418 644-3570 pour la région de Québec ou au 1 866 232-6494, de partout ailleurs
au Québec.
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Rentrées de fonds
2.1 Renseignements généraux
(Art. 87, 88, 104 et 414)
Il existe différents moyens d’obtenir du financement pour pouvoir effectuer des
dépenses à des fins électorales. Le moyen le plus répandu est sans équivoque les
contributions, mais il est également possible de contracter un emprunt ou
d’organiser des activités à caractère politique. Cette troisième partie du guide
indiquera au représentant officiel, puisque c’est uniquement cette personne qui
est responsable des rentrées de fonds, les méthodes pour recueillir du financement
et les règles qui le régissent.
Cependant, avant d’obtenir toute rentrée de fonds, il y a une étape primordiale à
franchir, soit l’ouverture d’un compte de banque (le fonds électoral).
2.2 Fonds électoral
(Art. 99 et 414)
Après avoir obtenu une autorisation, la première étape consiste à ouvrir un compte
de banque par lequel toutes les rentrées de fonds et toutes les sorties de fonds
doivent transiter. Ce compte, qui se nomme fonds électoral, doit être ouvert dans
une succursale québécoise d’une institution financière, et vous devez obtenir un
relevé mensuel ainsi que le retour de chèques obligatoirement recto verso
(originaux ou numérisés).
Le représentant officiel doit y déposer les contributions reçues d’électeurs, les
emprunts, les sommes et les revenus accessoires recueillis lors d’activités à caractère politique. Par la suite, tout déboursé pour une dépense électorale ou toute
dépense ayant trait à l’élection doit être fait à même ce fonds. La directive D-5
en annexe de ce guide renferme les renseignements nécessaires à l’ouverture de
ce compte.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Par ailleurs, après la période électorale, tout montant versé par le DGEQ en revenu
d’appariement ou remboursement de dépenses électorales, qu’il s’agisse d’une
avance ou non, doit y être versé. De plus, vous ne pouvez fermer le compte tant
et aussi longtemps que les dettes découlant de l’élection ne sont pas remboursées
en totalité. Le compte doit donc demeurer ouvert tant que toutes les transactions
liées à l’élection ne sont pas conclues.
2.3 Contributions
(Art. 87, 88, 89, 90, 93, 93.1, 95, 95.1, 96, 97, 98 et 99)
Définition
(Art. 88)
Par contribution, on entend les dons d’argent, c’est-à-dire sous forme monétaire,
les services qui sont rendus et les biens qui sont fournis à titre gratuit à des fins
politiques.
Est également considéré comme une contribution la somme, le bien ou le service
fourni par la personne candidate elle-même en vue de son élection, sauf la somme
qui sert à payer une dépense pour son transport ou pour ses autres dépenses
personnelles qui ne font pas l’objet d’un remboursement sur le fonds électoral.
Seul un électeur peut faire une contribution en faveur d’une entité autorisée. Toute contribution doit être versée par l’électeur lui-même et à
même ses propres biens. De plus, la contribution doit être faite volontairement, sans compensation ni contrepartie, et elle ne peut faire l’objet
d’un quelconque remboursement.
Les contributions peuvent être remises au représentant officiel ou aux solliciteurs
qu’il désigne par écrit, accompagnées d’une fiche de contribution. Une contribution
peut également être transmise au DGEQ par l’électeur. À cet effet, l’électeur doit
joindre une fiche de contribution dûment remplie à son paiement.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Par conséquent, un engagement à contribuer n’équivaut pas à une contribution.
Par exemple, un chèque postdaté, tant qu’il n’est pas encaissé ou à tout le moins
encaissable, ne constitue pas une contribution. C’est la raison pour laquelle le
représentant officiel doit s’assurer que le signataire des chèques ait la qualité
d’électeur tant lors de l’émission de ceux-ci qu’à la date de leur encaissement par
le DGEQ. Ce principe explique également pourquoi on ne retrouve pas au bilan
du rapport financier d’un député indépendant un poste d’actif à titre de contributions à recevoir.
Les contributions peuvent être sollicitées et recueillies jusqu’au jour du scrutin.
Après ce jour, le représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé qui n’a
pas été élu est autorisé à solliciter et à recueillir des contributions aux seules fins
de payer les dettes qui découlent des dépenses électorales de son candidat. Pour
le candidat indépendant autorisé non élu, s’il subsiste des sommes dans le fonds
électoral, elles devront être remises au DGEQ.
Pour le candidat indépendant autorisé qui a été élu et qui devient député indépendant autorisé, les sommes et les biens demeurent dans son fonds électoral,
qui devient son compte servant aux opérations courantes.
Dès qu’elle a été encaissée, une contribution est réputée versée par l’électeur qui
l’a faite et reçue par l’entité autorisée à laquelle elle est destinée. Toutefois, la
contribution remise au DGEQ dans les 20 jours qui suivent le 31 décembre est
réputée versée par l’électeur et reçue par l’entité autorisée à laquelle elle est
destinée avant le 1er janvier, lorsque la contribution est accompagnée d’une fiche
de contribution et d’un chèque tous deux datés d’avant le 1er janvier.
Enfin, toute contribution doit être divulguée au rapport financier en indiquant le
nom et l’adresse complète du domicile de chaque électeur ayant versé une ou
plusieurs contributions ainsi que le montant total de celles-ci.
Contribution maximale permise par la Loi électorale
(Art. 91)
Le total des contributions, en argent et en biens et services, ne peut
dépasser, au cours d’un même exercice financier (année civile) et pour un
même électeur, la somme de 100 $ à chacun des partis et à chacun des
candidats indépendants autorisés et députés indépendants autorisés.
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Contribution supplémentaire lors d’élections
Outre les contributions courantes pouvant totaliser 100 $, l’électeur d’une
circonscription électorale où une élection est tenue peut verser, pour cette
élection, des contributions supplémentaires ne dépassant pas 100 $ au bénéfice
de chacun des partis ou des candidats indépendants autorisés et des députés
indépendants autorisés.
Ces contributions supplémentaires peuvent être versées :
• lors d’élections générales devant être tenues le premier lundi du mois d’octobre
de la quatrième année civile suivant celle qui comprend le jour de la fin de la
législature précédente, pendant toute l’année civile de ces élections;
• lors d’élections générales devant être tenues au moment mentionné au paragraphe cidessus, mais reportées, pour cause de chevauchement de périodes
électorales, le premier lundi du mois d’avril de la cinquième année civile suivant
celle qui comprend le jour de la fin de la législature précédente, pendant toute
l’année civile de ces élections et pendant toute l’année civile précédente;
• lors d’élections générales devant être tenues à la suite de l’exercice du pouvoir
du lieutenant-gouverneur de dissoudre l’Assemblée nationale avant l’expiration
d’une législature, à compter du lendemain du jour de la prise du décret ­ordonnant
ces élections et jusqu’au 90 e jour suivant le jour du scrutin;
• lors d’une élection partielle, à compter de la vacance du siège et jusqu’au
30 e jour suivant le jour du scrutin.
Fiche de contribution
(Art. 95.1)
Toute contribution doit être accompagnée d’une fiche de contribution. Les fiches
de contribution utilisées doivent avoir été préalablement approuvées par le DGEQ.
Reportez-vous au bulletin B-2, Normes relatives à la fiche de contribution, pour
plus de détails.
La fiche de contribution vise notamment à obtenir les coordonnées de l’électeur
et sa déclaration selon laquelle sa contribution est faite à même ses propres biens,
volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’elle n’a fait ni ne fera
l’objet d’un quelconque remboursement.
La fiche de contribution permet la gestion des différentes sommes versées telles
qu’une contribution et un prix d’entrée à une activité politique dans la mesure où
ce prix d’entrée est accompagné d’un revenu de contribution.
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Pour toute contribution, sans que celle-ci dépasse le maximum de 100 $ permis
par la Loi électorale, le représentant officiel ou le solliciteur doit remettre au
donateur sa copie de la fiche de contribution, dûment remplie et signée par le
donateur. Par la suite, la fiche de contribution, accompagnée du paiement, doit
être transmise au DGEQ par le représentant officiel.
Lorsqu’un donateur verse une contribution qui n’est pas accompagnée d’une fiche,
le représentant officiel ou le solliciteur doit prendre les moyens pour remplir la
fiche et la faire signer par le donateur avant de la transmettre au DGEQ.
Quand ?
Qui ?
Contribution
maximale
À chaque année
Pour tout
électeur
100 $ par entité
(parti ou candidat
indépendant autorisé)
L’année d’une élection générale
Pour tout
électeur
100 $ additionnel
par entité
Pour chaque élection partielle,
de l’avis de vacance au 30e jour
après le scrutin
Pour tout
électeur
100 $ additionnel
par entité
Contribution de plus de 50 $
(Art. 93, 95, 95.1, 96, 97 et 99)
Toute contribution en argent de plus de 50 $ doit être faite au moyen d’un chèque
ou d’un autre ordre de paiement signé par l’électeur et tiré sur son compte dans
une banque, une société de fiducie ou une coopérative de services financiers ayant
un bureau au Québec. Le chèque ou l’ordre de paiement doit être fait à l’ordre du
DGEQ et indiquer dans la section référence, au coin inférieur gauche ou au verso
du chèque, au bénéfice de quelle entité autorisée la contribution est faite.
Une contribution peut être faite également au moyen d’une carte de crédit. Pour
utiliser ce mode de paiement, se référer à la directive D-16 pour se conformer aux
exigences relatives à la perception de contributions par carte de crédit.
Pour bénéficier de ce dernier service en ligne sur le site Web du DGEQ, la personne
candidate ou le député indépendant autorisé doit fournir au DGEQ un spécimen
de chèque du compte détenu par le représentant officiel. Les renseignements
fournis servent également pour le versement des revenus d’appariement, sujet
abordé ultérieurement dans le présent chapitre.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Contribution de 50 $ ou moins
(Art. 93, 93.1, 95.1, 96 et 99)
Seules les contributions de 50 $ ou moins en argent comptant peuvent être
encaissées dans le compte de l’entité autorisée par le représentant officiel. Une
fiche de contribution signée par le donateur doit tout de même être remplie et
transmise au DGEQ.
Solliciteur
(Art. 92, 93 et 94)
En tant que représentant officiel, vous êtes en tout temps responsable des contri­
butions sollicitées, recueillies ou encaissées. Vous pouvez toutefois désigner des
solliciteurs par écrit pour vous aider dans cette tâche.
Un certificat signé par le représentant officiel doit être délivré aux solliciteurs, qui
doivent pouvoir l’exhiber sur demande (directive D-22). Le représentant officiel
doit conserver une copie de tous les certificats de solliciteur délivrés et doit être
en mesure de produire au DGEQ une liste à jour des solliciteurs. Un modèle de
certificat et un modèle de liste de solliciteurs sont présentés aux annexes IV et V.
De plus, cette liste de solliciteurs devra être transmise au DGEQ avec le rapport
financier du candidat indépendant autorisé et du député indépendant autorisé,
même si celui-ci est à zéro.
Contribution non conforme et prescription
(Art. 100)
Toute contribution effectuée contrairement aux dispositions de la Loi électorale
(ex. : contribution d’une compagnie [personne morale], contribution excédant le
maximum permis par la LE, etc.) doit, dès que le fait est connu, être remise au
DGEQ. La contribution sera versée au ministre des Finances.
À ce titre, le DGEQ peut s’adresser par écrit à une entité autorisée pour réclamer
des contributions politiques obtenues par cette entité et jugées non conformes
par le DGEQ. Trente (30) jours après une telle réclamation, le DGEQ rend public
sur son site Internet le fait qu’il a demandé à une entité autorisée de lui remettre
une contribution ou une partie de contribution en application des articles 100 et
100.0.1, ainsi qu’une indication concernant le paiement.
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Contribution en biens et services
(Art. 88 et 91 et 92)
Un bien ou un service fourni à titre gratuit à une entité autorisée constitue une
contribution que seul un électeur peut effectuer. Comme toute autre contribution,
une contribution en biens ou services doit être sollicitée ou obtenue sous
l’autorité du représentant officiel ou de toute autre personne désignée par ce
dernier (solliciteur).
Ces biens et services s’évaluent, s’ils sont fournis par un commerçantdans le cours
des activités de son entreprise, au prix le plus bas auquel il offre ses biens et
services au public, à l’époque où ils sont fournis. Dans les autres cas, ils s’évaluent
au prix de détail le plus bas du marché dans la région et à l’époque où ils sont
offerts au public dans le cours normal des affaires.
Un document décrivant le bien ou le service et en attestant la valeur doit être
produit par l’électeur et remis au représentant officiel. Une fiche de contribution,
comportant un bref descriptif du bien ou du service fourni, devra être remplie,
signée par l’électeur et transmise au DGEQ.
Aux fins du rapport financier, le représentant officiel doit tenir à jour une liste des
contributions reçues en biens ou services.
Transmission des fiches de contribution
(Art. 95.1)
La fiche de contribution signée par le donateur doit être transmise avec le paiement
au DGEQ, et ce, pour toute contribution versée au moyen d’un chèque, d’un ordre de
paiement signé par l’électeur et tiré sur son compte ou d’une carte de crédit. Pour les
contributions de 50 $ ou moins faites en argent comptant ainsi que celles en biens et
services, seules les fiches de contribution devront être acheminées au DGEQ.
Pour permettre au DGEQ un traitement efficace des contributions et des fiches
­transmises, le représentant officiel doit joindre à l’envoi un bordereau permettant de
vérifier que les documents transmis sont tous présents au moment de leur réception.
Le bordereau devra indiquer les renseignements qui suivent (voir annexe VI) :
• le nombre de fiches comportant une contribution payée par chèque et le total
de tout type de revenus s’y rapportant;
• le nombre de chèques joints à l’envoi;
• le nombre de fiches transmises pour les contributions de 50 $ ou moins reçues
en argent comptant et le montant des revenus de contribution s’y rapportant;
• le nombre de fiches transmises pour les contributions faites par carte de crédit,
saisies par le personnel du parti, et le montant des revenus s’y rapportant;
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
• le nombre de fiches transmises pour les contributions faites par débit ­préautorisé
et le montant des revenus s’y rapportant;
• le nombre de fiches transmises pour des contributions en biens et services et
le montant des contributions qu’elles représentent.
Versement des contributions
(Art. 93, 93.1 et 99)
Le représentant officiel doit s’assurer que le numéro du compte bancaire a été
transmis au DGEQ au moment de l’autorisation du candidat ou du député indépendant
afin de permettre le versement des contributions. Après que le DGEQ a reçu une
contribution, il :
• avise immédiatement le représentant officiel du candidat indépendant autorisé
ou du député indépendant autorisé au bénéfice duquel la contribution est faite;
• vérifie la conformité de celle-ci;
• encaisse la contribution;
• dépose la contribution dans un compte détenu par le représentant officiel de
la personne candidate ou du député indépendant autorisé.
Nous pouvons récupérer par compensation le montant de toute contribution faite
au moyen d’un chèque ou d’un ordre de paiement sans provision ainsi que les
frais administratifs s’y rapportant.
Le DGEQ, au plus tard 30 jours ouvrables après l’encaissement d’une contribution,
rend les renseignements suivants accessibles sur son site Internet :
• le nom de l’électeur;
• la ville et le code postal de son domicile;
• le montant de la contribution;
• le nom de l’entité autorisée au bénéfice de laquelle la contribution est versée.
Reçus de contribution
(Art. 96)
Le DGEQ délivre annuellement un reçu au donateur au début de l’année qui suit
celle du versement de toute contribution. Le reçu indique l’adresse du domicile de
l’électeur, ses nom et prénom de même que le total des contributions versées.
Le paiement d’une contribution politique provinciale ne donne lieu à aucun
crédit d’impôt.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
2.4 Activités de financement ou activité politique
(Art. 88-(6° )-(6.1° ) et 114)
Le représentant officiel est responsable de tous les revenus perçus à l’occasion d’activités de financement ou d’activités politiques. Les sommes
doivent être comptabilisées et, sous réserve des règles applicables au
cadre du versement des contributions politiques, être versées dans le
compte détenu par le représentant officiel. Le rapport financier doit en
faire état.
Les dispositions relatives au financement politique font référence à des activités
politiques et, par opposition, à des activités de financement. Les activités de financement ont pour but de générer un excédent des revenus de contribution sur les
dépenses servant à financer une entité politique. Les activités politiques de leur
côté ne visent pas le financement d’une entité politique, mais ont plutôt pour objectif
que les revenus couvrent les dépenses se rapportant à ce type d’activité. Dans ce
dernier cas, le prix d’entrée ne constitue pas un revenu de contribution pour la
première entrée vendue à une personne, mais bien un revenu d’activité.
Le représentant de l’entité autorisée doit s’assurer que la personne responsable de
l’activité prépare un rapport contenant, entre autres, les renseignements suivants :
• le nom du candidat ou du député;
• la date de l’activité;
• l’adresse où s’est tenue l’activité;
• la nature de l’activité;
• le nombre de billets vendus;
• le montant recueilli en :
− prix d’entrée, en indiquant s’il s’agit d’un revenu de contribution ou d’activité
politique;
− revenus accessoires (boissons, articles promotionnels, vestiaire, etc.).
(Voir la directive D-23.)
La personne responsable de l’activité doit remettre au représentant officiel, avec
son rapport, les sommes qu’elle détient. Le rapport d’activité doit être contresigné
pour approbation par le représentant officiel, et les renseignements qui y sont
consignés devront être présentés au rapport financier.
L’annexe VII présente un modèle de rapport d’activité de financement ou d’activité
politique.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Prix d’entrée à une activité
(Art. 88,(6°))
La Loi électorale définit dans quelles circonstances le prix d’entrée recueilli pour
une activité politique peut être accepté sans que celui-ci constitue un revenu de
contribution. Voici la façon de traiter ces sommes selon que le prix d’entrée est
recueilli pour une activité de financement ou une activité politique :
PRIX D’ENTRÉE RECUEILLI POUR UNE ACTIVITÉ DE FINANCEMENT
Le prix d’entrée est un revenu de contribution
Règles et conditions d’application
• L’activité vise le financement d’une entité politique.
• Le prix d’entrée doit être versé par une personne qui a la qualité d’électeur
et être considéré dans le total de ses contributions.
• Une fiche de contribution doit être remplie au montant du prix d’entrée.
PRIX D’ENTRÉE RECUEILLI POUR UNE ACTIVITÉ POLITIQUE
Le prix d’entrée n’est pas un revenu de contribution,
mais un revenu d’activité politique
Règles et conditions d’application
• L’activité ne vise pas le financement d’une entité politique, mais vise plutôt à
couvrir les coûts associés à l’activité.
• Toute personne peut verser le prix d’entrée, qu’elle ait ou non la qualité
d’électeur, à raison d’une entrée par personne*.
• Aucune fiche de contribution ne doit être remplie pour la première admission
versée par une personne*.
* Seule une personne qui a la qualité d’électeur peut payer le prix de plus d’une entrée. Ainsi, le montant
excédant le prix d’une entrée doit être considéré comme un revenu de contributi on, et une fi che de
contributi on doit être remplie pour le prix payé pour la seconde entrée et les suivantes.
Lorsque le représentant officiel choisit de tenir une activité politique, il
doit mettre en place les contrôles nécessaires en vue de démontrer au
DGEQ, lorsque ce dernier en fait la demande, l’application conforme de
cette disposition de la Loi électorale.
Le représentant officiel doit donc établir, à des fins de contrôle, une liste
des noms et des adresses des personnes ayant déboursé le prix d’entrée
pour une ou plusieurs admissions et faire remplir des fiches de contribution, le cas échéant. Cette liste devra accompagner le rapport d’activité
de financement ou d’activité politique. En application de l’article 100
de la Loi électorale, tout financement non conforme devra être retourné
au DGEQ.
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CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Paiement des dépenses
(Art. 404-(8.1°)
Tous les revenus perçus lors d’une activité de financement ou politique doivent
être déposés dans le compte détenu par le représentant officiel. Par conséquent,
toutes les dépenses reliées à une activité doivent être payées par chèque tiré sur
ce compte ou au moyen d’une petite caisse créée également à partir d’un chèque
tiré sur ce compte.
En période électorale, les dépenses pour une activité politique constituent des dépenses électorales, à l’exception :
• du coût des aliments et des boissons servis lors de l’activité politique
couvert par le prix d’entrée déboursé par le participant.
Outre les dépenses touchées par l’exception, ces dépenses doivent
donc être :
• faites ou autorisées par l’agent officiel;
• inscrites au rapport de dépenses électorales;
• acquittées par l’agent officiel sur son fonds électoral.
Il peut arriver que le représentant officiel d’une entité politique choisisse, afin de
diminuer ses coûts relatifs à une activité, de ne pas assumer certaines dépenses
d’une personne participant à cette activité lorsqu’il est possible de qualifier ces
dépenses de personnelles.
Pour que la situation soit conforme à la Loi, il faut pouvoir conclure que la personne
est raisonnablement en mesure de négocier directement avec le commerçant pour
un service ou un bien qui lui est personnel. Certains exemples démontrent clairement la situation : une personne participant à une activité paie son repas au
restaurateur sans que l’enti té politi que soit impliquée dans la transacti on; la
personne participante paie elle-même sa chambre à l’hôtelier où un congrès du
parti se tient. Le représentant officiel n’a pas l’obligation d’agir comme intermédiaire dans le cadre de ce genre de transaction.
Il faut bien comprendre que ce principe ne s’applique nullement à des dépenses
qui sont communes à l’ensemble des parti cipants qu’un représentant offi ciel
voudrait faire partager entre chacun d’eux. Dans le même esprit, il ne peut être
toléré, dans le contexte d’une activité, qu’un mécène assume les dépenses personnelles d’un certain nombre de participants.
Dans le respect des dispositions des lois en matière de financement politique, il
est donc possible, dans certaines situations, de diminuer les coûts d’une activité.
15
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Revenus d’activité politique qui excèdent 5 % des coûts réels
(Art. 88.(6°))
Si le représentant officiel a choisi de tenir une activité politique, le total
des revenus tirés du prix d’entrée pour l’admission des participants ne
peut excéder de plus de 5 % le total des coûts réels de l’activité.
Le montant qui excède ce pourcentage doit être remis, par le représentant
officiel de l’entité autorisée, au DGEQ dans les 30 jours suivant la demande
de ce dernier.
Revenus accessoires
(Art. 88-(6.1°))
Les revenus accessoires ne peuvent être recueillis qu’au cours d’une activité à
caractère politique. Ces revenus ne nécessitent pas la remise d‘une fiche de
contribution. À titre d’exemple, il peut s’agir de revenus de vestiaire ou de revenus
tirés de la vente de boissons non alcoolisées.
Ces revenus doivent être raisonnables, c’est-à-dire peu importants, non récurrents et relatifs au nombre de participants aux activités à caractère politique.
Le rapport financier doit faire état du montant total des revenus accessoires
recueillis. Le détail de ces montants, ainsi que la nature, le lieu et la date de
l’activité ou de la manifestation, devra être inscrit au rapport d’activité qui sera
produit avec le rapport financier (des renseignements supplémentaires sont
présentés à la directive D-23).
2.5 Emprunts et cautionnements
(Art. 88-(4°), 88(4.1°), 104, 104.1, 105 et 105.1)
En tant que représentant officiel, vous êtes la seule personne autorisée à pouvoir
contracter un emprunt, que ce soit auprès d’un électeur ou d’une banque, une
société de fiducie ou une coopérative de services financiers. De ce fait, vous pouvez
également contracter des emprunts auprès de la personne candidate puisqu’elle a
la qualité d’électeur. De plus, tout prêt consenti par un électeur doit être fait au
moyen d’un chèque et tiré sur son compte dans une banque, une société de fiducie
ou une coopérative de services financiers qui a un bureau au Québec.
16
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Par ailleurs, seul un électeur peut se porter cauti on d’un emprunt. L’acte de
cautionnement doit comporter son nom et son adresse de domicile et le montant
pour lequel il s’est porté garant.
L’acte d’emprunt, tout comme l’acte de cautionnement, doit comporter une déclaration de l’électeur selon laquelle le prêt est consenti ou le cautionnement est
contracté à même ses propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’il ne fera pas l’objet d’un quelconque remboursement autrement que
ce qui est prévu dans l’acte d’emprunt. Le total des montants du capital non
remboursé des prêts qu’il consent et de la somme pour laquelle il demeure caution
d’emprunts contractés ne peut excéder 25 000 $.
Portez une attention particulière aux contrats de cautionnement, puisque dans
les institutions financières, les cautionnements sont solidaires, à moins d’indication
contraire. Ainsi, si un électeur veut se porter caution sur un tel emprunt, il devra
veiller à ce que le contrat d’emprunt stipule que son cautionnement s’applique
jusqu’à concurrence d’un montant maximal de 25 000 $.
De plus, un acte d’emprunt doit toujours être rempli et signé et le paiement annuel
des intérêts est obligatoire, et ce, même si c’est le candidat indépendant lui-même
qui a prêté à sa propre campagne électorale.
Tout emprunt doit être contracté au taux d’intérêt courant du marché et
être constaté par écrit. L’acte d’emprunt doit indiquer :
• les nom et adresse du prêteur;
• la date, le montant, la durée de l’emprunt;
• le taux d’intérêt de l’emprunt;
• les modalités de remboursement du capital et de paiement des intérêts
• une déclaration de l’électeur selon laquelle le prêt est consenti ou le cautionnement est contracté à même ses propres biens, volontairement, sans
compensation ni contrepartie, et qu’il ne fera pas l’objet d’un quelconque
remboursement autrement que ce qui est prévu dans l’acte d’emprunt.
Un modèle d’acte d’emprunt est présenté à l’annexe VIII et peut être utilisé lorsqu’un emprunt est contracté auprès d’un électeur.
17
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Marge de crédit
Une marge de crédit peut être utilisée pour acquitter, en tout ou en partie, les
dépenses de votre candidat à la date de production du rapport financier. Seul le
représentant officiel d’une entité autorisée peut négocier une marge de crédit.
Vous devrez inclure dans les emprunts le montant dû sur cette marge de crédit.
Si, pour couvrir des chèques en circulation, cette marge de crédit s’avère requise
à la date de production du rapport financier, vous devrez demander à l’établissement financier de transférer, avant la remise de votre rapport, les sommes nécessaires dans le compte courant. Ainsi, toutes vos réclamations (factures) seront
considérées comme acquittées, comme l’exige la Loi.
Taux d’intérêt courant du marché
(Art. 88-(4°))
Le taux d’intérêt courant du marché est le taux d’intérêt établi par une banque, une
société de fiducie ou une coopérative de services financiers, dans le cours normal de
ses affaires, au moment où elle le consent. Ce taux tient compte des circonstances, des
possibilités de remboursement, du risque et des garanties offertes par l’emprunteur.
Lorsqu’un prêt d’un électeur est consenti à un taux inférieur au taux d’intérêt
courant du marché, la différence entre le montant d’intérêt chargé par cet électeur
et le montant d’intérêt qui aurait dû être chargé pour un même prêt est une
contribution. Ainsi, cette contribution doit être comptabilisée de la même manière
que toute autre contribution et être soumise aux mêmes règles.
Remboursement d’un emprunt
Un emprunt ne peut être remboursé qu’avec des contributions d’électeurs, tout en
respectant le maximum permis à l’article 91 de la LE, par des revenus d’activités à
caractère politique ou par des sommes versées par le DGEQ et conformément à
la LE. À cet effet, la personne candidate doit respecter sa limite de contribu­
tion lorsqu’elle rembourse une dette à même ses propres biens. Cette règle
s’applique même s’il s’agit d’un emprunt provenant du candidat indépendant
autorisé ou du député autorisé.
Par ailleurs, après la période électorale, le fonds électoral ne peut être fermé que
lorsque le prêt est remboursé en totalité.
Paiement des intérêts
(Art. 106)
Le représentant officiel doit payer au moins une fois l’an les intérêts dus sur les
emprunts qu’il a contractés.
18
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Date limite de remboursement
(Art. 125)
Pour le candidat indépendant autorisé qui n’a pas été élu, le 31 décembre de
l’année qui suit l’année de l’élection constitue la date limite de remboursement
d’un emprunt. Le remboursement doit être constaté dans un rapport financier
additionnel (voir chapitre 8). S’il n’a pas acquittées toutes ses dettes découlant de
ses dépenses électorales à cette date, la personne candidate devient alors inéligible
aux élections générales suivantes et à toute élection partielle.
Revenus d’appariement
(Art. 82.4, 83 et 84)
Le DGEQ verse un revenu d’appariement de 2,50 $ par dollar de contribution recueilli, jusqu’à concurrence d’un montant annuel de 800 $ par
candidat indépendant ou député indépendant autorisé, que le représentant
officiel amasse dans une année civile.
Les revenus d’appariement peuvent servir à payer les dépenses se rapportant à
l’administrati on courante de l’enti té autorisée, à la diff usion d’un programme
politique, à la coordination de l’action politique des sympathisants de la personne
candidate ou du député. Ils peuvent aussi servir à payer les dépenses électorales
et à rembourser le capital des emprunts.
Les revenus d’appariement sont habituellement versés au moyen d’un virement
de fonds à un compte que détient le représentant officiel. Le DGEQ a établi à
100 $ le seuil minimum des revenus d’appariement qui entraînent un versement.
À défaut d’avoir atteint le montant minimum, les revenus d’appariement seront
versés après la remise du rapport financier et du rapport de dépenses électorales
du candidat.
La fréquence de versement pour les revenus d’appariement est la suivante :
• un premier versement au plus tard 15 jours après le décret délivré pour
les élections;
• un second versement au plus tard 30 jours après le décret délivré pour
les élections;
• un troisième versement au plus tard 15 jours après la date du scrutin;
• un dernier versement après la remise au DGEQ, au plus tard 90 jours après le
scrutin, du rapport financier et du rapport de dépenses électorales du candidat.
19
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 2 Rentrées de fonds
Les revenus d’appariement sont versés uniquement en fonction des contributions
validées comme étant conformes par le DGEQ. Ainsi, une fiche de contribution
incomplète, mal remplie ou un chèque non conforme peut causer un retard dans
le versement des revenus d’appariement. Il est donc de la responsabilité du représentant officiel de la personne candidate de s’assurer que la fiche de contribution
soit bien remplie et que le paiement soit conforme avant de transmett re les
documents au DGEQ.
Avance sur le remboursement des dépenses électorales
(Art. 451, 452 et 457)
Dès la réception des résultats du recensement des votes, les candidats élus et ceux
ayant obtenu au moins 15 % des votes valides peuvent bénéficier sans délai d’une
avance égale à 35 % de la limite des dépenses électorales fixée par la Loi.
Le versement de l’avance est fait au moyen d’un virement de fonds à un compte
que détient le représentant officiel. Lorsque l’avance est effectuée par chèque,
le versement est fait conjointement à la personne candidate et à son représentant officiel.
Remboursement des dépenses électorales
(Art. 426, 457 et 457.1)
Après réception et vérification du rapport de dépenses électorales, le DGEQ
rembourse, au moyen d’un virement de fonds ou d’un chèque, un montant égal
à 50 % des dépenses électorales engagées et acquittées conformément à la Loi
électorale. Ce remboursement est fait à la personne qui a été proclamée élue ou
qui a obtenu au moins 15 % des votes valides.
L’avance versée sera déduite du montant du remboursement, le cas échéant.
Par ailleurs, toute somme versée en trop à titre d’avance doit être remboursée
au DGEQ dans les 30 jours suivant l’avis transmis au représentant officiel.
Le remboursement auquel le candidat indépendant non élu a droit ne peut
excéder le total obtenu en additionnant le montant des dettes découlant
de ses dépenses électorales et le montant de sa contribution personnelle.
Les dépenses électorales considérées dans le calcul ne peuvent excéder
la limite des dépenses électorales fixée par la Loi électorale.
20
3
Sorties de fonds
3.1 Renseignements généraux
(Art. 401 à 404, 413 à 427, 429, 432, 435 à 448 et 487)
Toutes les dépenses, qu’elles soient électorales ou autres qu’électorales, doivent
être payées par chèque, tiré du fonds électoral. L’agent officiel est le seul responsable
des dépenses électorales; c’est donc lui qui doit les autoriser et les payer. Le retour
de chèque original est exigé (ou un chèque numérisé recto verso), puisqu’il constitue
la preuve de paiement d’une dépense. L’agent officiel doit également conserver
les factures originales de toutes ses dépenses (incluant les taxes fédérales et
provinciales) et les joindre avec son rapport de dépenses électorales.
La limite des dépenses électorales vous sera transmise par le DGEQ. Cette limite
ne doit jamais être dépassée, sans quoi l’agent officiel commet une infraction,
pourrait être poursuivi et, le cas échéant, être accusé de manœuvre électorale
frauduleuse.
Finalement, cette quatrième partie du guide fait état des quatre catégories de
dépenses, soit :
• la publicité, le type de dépense le plus populaire, mais qui nécessite une attention
très particulière en ce qui a trait à son identification (section 4.3);
• les biens et services;
• la location de locaux;
• les frais de voyages et de repas.
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
3.2 Dépenses électorales
Définition
(Art. 402)
Est une dépense électorale le coût de tout bien ou service utilisé pendant
une période électorale pour :
• favoriser ou défavoriser, directement ou indirectement, l’élection d’une
personne ou celle des candidats d’un parti;
• diff user ou combattre le programme ou la politique d’une personne
candidate ou d’un parti;
• approuver ou désapprouver des mesures préconisées ou combattues
par une personne candidate ou un parti;
• approuver ou désapprouver des actes accomplis ou proposés par un
parti, une personne candidate ou leurs partisans.
Exceptions
(Art. 404)
Cependant, certains biens et services ne sont pas considérés comme des dépenses
électorales et comprennent notamment :
• la publication, dans un journal ou autre périodique, d’articles, d’éditoriaux, de
nouvelles, d’entrevues, de chroniques ou de lettres de lecteurs, à la condition que
cette publication soit faite sans paiement, récompense ou promesse de paiement
ou de récompense, qu’il ne s’agisse pas d’un journal ou autre périodique institué
aux fins ou en vue de l’élection et que la distribution et la fréquence de publication
n’en soient pas établies autrement qu’en dehors de la période électorale;
• le coût de production, de promotion et de distribution selon les règles habituelles du marché de tout livre dont la vente, au prix courant du marché, était
prévue malgré la prise du décret;
• les dépenses, dont le total pour toute la période électorale n’excède pas 200 $,
faites ou engagées pour la tenue de réunions, y compris la location de la salle
et la convocation des participants. Il faut cependant que ces réunions ne soient
pas organisées directement ou indirectement pour le compte d’une personne
candidate ou d’un parti;
22
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
• les dépenses de publicité, dont le total pour toute la période électorale n’excède
pas 300 $, faites ou engagées par un intervenant particulier autorisé conformément à la Loi électorale pour, sans favoriser ni défavoriser directement une
personne candidate ou un parti, soit faire connaître son opinion sur un sujet
d’intérêt public ou obtenir un appui à une telle opinion, soit prôner l’abstention
ou l’annulation du vote;
• la rémunération versée à un représentant que la personne candidate a désigné
pour la représenter auprès du scrutateur et du préposé à l’information et au
maintien de l’ordre, ou auprès de chacun d’eux.
D’autres exceptions sont abordées dans les sections suivantes.
Période électorale
(Art. 401(1°))
La période électorale commence le lendemain du jour de la prise du décret ordon­
nant la tenue d’une élection et se termine le jour du scrutin à l’heure de fermeture
des bureaux de vote.
Limite des dépenses électorales
(Art. 426)
Pour chaque personne candidate, les dépenses électorales doivent être limitées de
façon à ne pas dépasser les montants fixés à l’article 426 de la Loi. Les montants qui
y sont prévus sont ajustés le 1er avril de chaque année selon la variation de l’indice
moyen des prix à la consommation pour l’année précédente. Les limites en vigueur
sont publiées à la Gazette officielle du Québec et diffusées en tout temps sur notre
site Web.
La limite préliminaire des dépenses électorales est établie en multipliant le nombre
d’électeurs inscrits sur la liste électorale produite à la suite du décret ordonnant
une élection par le taux en vigueur. Cette limite est transmise à l’agent officiel dès
la réception d’une déclaration de candidature, tandis que la limite finale est transmise après la révision des listes électorales. La limite de dépenses électorales
applicable est basée sur le plus grand nombre d’électeurs inscrits à la suite du
décret ordonnant une élection ou après révision des listes électorales.
23
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Contrôle des dépenses électorales
(Art. 417)
L’agent officiel doit s’assurer :
• que personne ne paie, pour un bien ou un service, un prix différent de celui du
marché (prix exigé dans le cours normal des aff aires, selon le marché dans la
région et à l’époque où il est fourni);
• que toutes les dépenses que vous engagez soient payées par chèque et inscrites
au Rapport de dépenses électorales;
• que personne n’accepte une autre forme de rémunération ou y renonce.
Ceci n’empêche pas une personne de fournir gratuitement ses services
personnels et l’usage de son véhicule personnel, à la condition qu’elle le
fasse librement et non dans le cadre de son travail au service d’un employeur.
Les dépenses engagées avant l’autorisation du candidat indépendant pour un bien
ou un service utilisé pendant la période électorale font partie des dépenses électorales. Elles doivent donc être considérées dans la limite fixée par la Loi électorale
et consignées dans le rapport de dépenses électorales. Toutefois, elles ne seront
pas considérées dans le calcul aux fins du remboursement des dépenses dans la
mesure où elles sont liées à un bien ou un service utilisé avant l’autorisation du
candidat indépendant.
Paiement des dépenses électorales
(Art. 413, 414, 424, 425 et 445)
Avant de transmettre son rapport de dépenses électorales, l’agent officiel doit avoir
acquitté toutes les réclamations reçues dans les 60 jours qui suivent le jour du
scrutin. Celles reçues après ce délai constituent des dépenses faites, non réclamées.
L’agent officiel doit mentionner à son rapport les réclamations qu’il n’a pas acquittées, soit qu’il les conteste, soit qu’il ne puisse les acquitter en raison de l’insuffisance de son fonds électoral.
La mention quant à l’insuffisance de fonds est importante puisqu’elle évite à l’agent
officiel de faire une fausse déclaration lors de la signature du rapport de dépenses
électorales. Cependant, cette mention implique que l’agent officiel convient avoir
contrevenu aux dispositions du premier alinéa de l’article 445 de la Loi électorale.
24
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Le terme acquitté signifie « payé ou libéré d’une obligation ou d’une dette ». Cette
définition comporte donc deux éléments : qu’il y ait paiement et que le paiement
soit complet. Lorsque le paiement de la dépense est effectué par chèque, la preuve
de paiement est la production du chèque payé par l’établissement financier ou
une copie numérisée du chèque recto verso.
Si un chèque n’a pas été encaissé avant la date de la remise du rapport (chèque
en circulation), la dépense sera considérée avoir été acquittée conformément à
la Loi. Il faut cependant que les conditions suivantes soient respectées :
• le chèque doit avoir été émis et transmis au fournisseur avant la date de la
remise du rapport;
• en tout temps entre la date de production du rapport et la date de l’encaissement du chèque, il doit y avoir des fonds suffisants, dans le fonds électoral,
pour couvrir ce chèque en circulation.
Toutefois, pour permettre le remboursement de 50 % d’une dépense électorale
dont la preuve de paiement n’a pas été fournie lors de la remise du rapport, le
chèque payé par l’établissement financier ou la copie numérisée du chèque recto
verso devra être transmis ultérieurement au DGEQ.
Lorsqu’une dépense électorale est acquittée à même les fonds d’une petite caisse,
l’agent officiel doit être en mesure de démontrer que :
• le paiement a été effectué, entre autres, par la production d’un reçu indiquant :
−− la date du paiement;
−− les nom et adresse du fournisseur;
−− le montant payé.
• les fonds utilisés pour l’acquitter proviennent de son fonds électoral.
L’agent officiel doit s’assurer que tous les paiements de dépenses électorales sont
justifiés par une facture. Cette facture devra comporter, selon que la dépense est
inférieure à 200 $ ou de 200 $ ou plus, les renseignements suivants :
Dépense de moins de 200 $
Dépense de 200 $ ou +
• nom et adresse du fournisseur
• date de la facture*
• description des biens et des services
• montant total
• nom et adresse du fournisseur
• date de la facture*
• quantité
• description des biens et des services
• taux unitaire
• montant total
* Si la date de la facture se situe en dehors de la période de la campagne à la direction, indiquez les dates
d’utilisation et les quantités utilisées pendant la campagne et signez.
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Dépenses faites, non réclamées
(Art. 425, 438 et 440)
Les dépenses faites ou autorisées et pour lesquelles les fournisseurs n’ont pas
présenté à l’agent officiel de réclamation dans les 60 jours qui suivent le jour du
scrutin doivent être mentionnées au rapport de dépenses électorales à titre de
dépenses faites, non réclamées.
Une réclamation faite après l’expiration de ce délai ne peut être acquittée par
l’agent officiel. Après ce délai, le fournisseur aura 120 jours pour faire sa réclamation au DGEQ, à défaut de quoi la créance est prescrite.
Ainsi, l’agent officiel doit joindre au rapport de dépenses électorales un chèque
tiré sur son fonds électoral, fait à l’ordre du DGEQ en fidéicommis, couvrant le
total qui apparaît au bas de l’état des dépenses faites, non réclamées (annexe 2
du rapport de dépenses électorales).
Si l’agent officiel reçoit, après le délai de 60 jours, une réclamation d’un fournisseur,
il doit la joindre à l’annexe 2 du rapport de dépenses électorales ou la faire suivre
au DGEQ s’il l’a reçue après avoir produit le rapport de dépenses électorales. S’il
ne reçoit aucune facture, l’agent officiel doit faire une estimation de la dépense
afin de la présenter comme dépense faite, non réclamée.
Dès la réception d’une réclamation, le DGEQ s’assure que le montant de la
réclamation correspond à l’information inscrite à l’état des dépenses faites,
non réclamées. Si cette réclamation n’y est pas inscrite ou encore si le montant
de la réclamation y est différent, le DGEQ en informe sans délai l’agent officiel
pour en confirmer l’acceptation. Si nécessaire, l’agent officiel doit faire parvenir
une somme supplémentaire pour acquitter la réclamation.
Les dépenses faites, non réclamées sont assujetties à la limite des dépenses
électorales.
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Réclamations contestées
(Art. 445 et 446)
L’agent officiel, avant de remettre son rapport de dépenses électorales, doit
avoir acquitté toutes les dettes qui font l’objet des réclamations reçues dans les
60 jours qui suivent le jour du scrutin, à moins qu’il les conteste et les y mentionne
comme telles.
L’agent officiel peut donc contester une réclamation ou une partie d’une réclamation découlant d’une dépense électorale si la dépense a été faite sans son autorisation, ou si les conditions de la commande n’ont pas été respectées (quantité,
qualité, date de livraison, prix, etc.).
Toutefois, si une dépense pour du matériel est contestée entièrement, c’est-à-dire
pour le montant total facturé, le matériel faisant l’objet d’une contestation ne
peut en aucun temps être utilisé et il ne constitue pas une dépense électorale.
Il est interdit à l’agent officiel ou à la personne candidate d’acquitter, après
la production du rapport, une dette qui fait l’objet d’une réclamation
contestée. Seul le représentant officiel peut la payer, et ce, en exécution
d’un jugement obtenu d’un tribunal compétent après audition de la cause
et non sur acquiescement à la demande ou sur convention de règlement.
À la suite d’une permission du DGEQ, lorsqu’aucun candidat ne s’y oppose,
le représentant officiel peut payer une réclamation contestée si le refus
ou le défaut de payer découle d’une erreur de bonne foi.
Utilisation d’un bien ou d’un service fourni à titre gratuit
(Art. 87, 88 et 417)
En période électorale, si un bien ou un service fourni à titre gratuit est utilisé pour
favoriser ou défavoriser l’élection d’un candidat, la valeur liée à l’utilisation de ce
bien ou service doit être incluse dans le rapport de dépenses électorales. Une
pièce justificative décrivant le bien ou le service attestant de la valeur doit être
produite par l’électeur.
Pour l’évaluation des biens et services et le traitement de la contribution qui est
la contrepartie de la dépense électorale, reportez-vous au chapitre 2, au paragraphe intitulé « Contribution en biens et services ».
Rappelons que seul un électeur peut offrir gratuitement un bien ou un service.
Ce bien ou ce service s’évalue au prix courant du marché, soit au prix de détail
le plus bas du marché dans la région et à l’époque où il est offert au public dans
le cours normal des aff aires.
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
3.3 Catégories de dépenses électorales
À titre de seul responsable des dépenses électorales et pour être en mesure de
remplir son rapport de dépenses électorales, l’agent officiel doit s’assurer que les
dépenses électorales sont réparties dans l’une des catégories suivantes :
• publicité;
• biens et services;
• location de locaux;
• frais de voyage et de repas.
Publicité
Radio, télévision, journaux, dépliants, affiches, panneaux publicitaires,
macarons, Internet et tout autre matériel publicitaire sur support traditionnel
ou utilisant les technologies de l’information et des communications.
comptabilisation de la dépense
(Art. 403 et 404)
Quel que soit le support utilisé, il faut se rapporter à la définition d’une dépense
électorale et comptabiliser, sans restriction, tous les frais engagés pour la
conception, la réalisation, la production et la diffusion du matériel publicitaire.
Si l’utilisation débute avant et se poursuit pendant la période électorale, vous
devez comptabiliser la dépense selon la fréquence d’utilisation avant et pendant
cette période. Le barème retenu pourra fluctuer selon la nature même du matériel
publicitaire utilisé, soit le nombre d’unités, d’heures, de jours, etc. Le calcul se
fera de la façon suivante :
Brochures, écrits, objets publicitaires
Frais d’impression
et de conception
X
Frais de
réimpression
X
Quantité utilisée pendant la période électorale
Quantité utilisée avant et pendant la période électorale
Quantité utilisée pendant la période électorale
Quantité utilisée avant et pendant la période électorale
Affiches, panneaux publicitaires, publicités Web
Nombre de jours de la période électorale
Tous les frais
X
Nombre total de jours d’utilisation
28
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Capsules publicitaires, messages radiophoniques
Tous les frais
(réalisation,
conception, etc.)
X
Nombre de diffusions pendant la période électorale
Nombre de diffusions avant et pendant
la période électorale
Lorsqu’un site Web est ouvert spécifiquement pour diffuser des messages ou des
contenus ayant trait à une élection, tous les frais doivent être comptabilisés.
Lorsque des messages ou des pages additionnelles sont ajoutés à un site déjà
existant, seuls les frais supplémentaires constituent une dépense électorale.
Par ailleurs, certains frais ne sont pas considérés comme des dépenses électorales,
notamment les coûts reliés à la publication dans un journal ou autre périodique,
d’articles d’éditoriaux, de nouvelles, d’entrevues, de chroniques ou de lettres de
lecteurs. Pour ce faire, les conditions suivantes doivent être respectées :
• qu’il n’y ait aucun paiement, récompense ou promesse de paiement;
• qu’il ne s’agisse pas d’un journal ou autre périodique institué aux fins ou en vue
de l’élection;
• que la distribution et la fréquence de publication n’en soient pas établies autrement qu’en dehors de la période électorale.
De même, s’il n’y a aucun paiement, récompense ou promesse de paiement ou
de récompense, les coûts reliés à la diffusion par un poste de radio ou de télévision
d’une émission d’affaires publiques, de nouvelles ou de commentaires ne sont pas
considérés comme des dépenses électorales.
Identification de la publicité
(Art. 421)
Toute publicité doit être identifiée de la façon suivante :
TYPE DE PUBLICITÉ
IDENTIFICATION REQUISE
Écrit, objet, matériel publicitaire
Nom et titre de l’agent officiel
Nom du fabricant ou de l’imprimeur
Annonce dans les journaux
Nom et titre de l’agent officiel
Publicité à la radio ou à la télévision
Nom et titre de l’agent officiel mentionnés
au début ou à la fin du message
Réseaux sociaux
Nom et titre de l’agent officiel du parti
ou du candidat
Messages diffusés sur Internet
Nom et titre de l’agent officiel
29
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Identification non conforme
Dans le cas où une publicité est mal identifiée, la dépense est réputée non conforme
à la Loi, mais constitue tout de même une dépense électorale. L’agent officiel
doit l’inscrire à son rapport.
Par ailleurs :
• un journal ne peut reprendre sans frais un message, ni publier un erratum;
• pour les brochures, feuillets ou autre matériel publicitaire, il est possible
d’ajouter un autocollant ou de les identifier à la main;
• tout autre moyen nécessaire peut être pris pour identi fier correctement la
publicité.
Si du matériel publicitaire non identifié conformément à la Loi électorale
est utilisé, aucun remboursement ne sera effectué pour cette dépense
par le DGEQ.
Matériel publicitaire réalisé par des bénévoles
Si des bénévoles, avec l’autorisation de l’agent officiel, fabriquent eux-mêmes des
panneaux publicitaires ou photocopient des messages à des fins électorales, il est
important de noter les points suivants :
• le travail fait bénévolement ne constitue pas une dépense électorale au sens
du deuxième alinéa de l’article 417 de la Loi électorale;
• les panneaux publicitaires de cette nature doivent être bien identifiés, donc
comporter :
− le nom et le titre de l’agent officiel;
− le nom du comité ou de l’organisation qui les a imprimés ou réalisés.
• le coût de tout matériel utilisé tel que le bois, la peinture, les clous, le papier
pour la fabrication du matériel publicitaire est une dépense électorale et doit
être inclus dans le rapport de dépenses électorales. De plus, si un photocopieur
ou un autre type d’équipement est utilisé, l’agent officiel doit demander au
propriétaire de l’équipement de lui facturer les frais d’utilisation.
30
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
pièces justificatives
Pour toute dépense électorale de nature publicitaire, l’agent officiel doit joindre à
l’annexe 1 du rapport de dépenses électorales, outre la facture et la preuve de
paiement, les pièces justificatives énumérées ci-après démontrant que l’identification est conforme à la Loi électorale.
TYPE DE PUBLICITÉ
IDENTIFICATION REQUISE
Télévision, radio, Internet
et réseaux sociaux
Une preuve, soit un DVD, un CD, une lettre
du média, une attestation de l’agent officiel
(voir annexe X, DGEQ-260) ou le texte du
message, etc.
Journaux
La preuve publicitaire, soit la page complète
du journal dans lequel a paru l’annonce.
Affiches et imprimés
(petits formats)
La preuve publicitaire, c’est-à-dire un
exemplaire de l’affiche, du macaron,
de la brochure, etc.
Banderoles et panneaux
publicitaires (grands formats)
Une photo, un CD, un DVD, une attestation
du fournisseur ou celle de l’agent officiel
(voir annexe X, DGEQ-260).
Matériel publicitaire produit
et utilisé lors d’une élection
antérieure
Une facture (voir la directive D-10) et la
preuve publicitaire
publicité interdite
(Art. 429 et 429.1)
Attention à la période d’interdiction de certaines publicités pendant les
sept jours qui suivent le décret et le jour du scrutin.
Pendant les sept jours qui suivent celui de la prise du décret, sont interdites les
formes de publicité suivantes :
• publicité faite dans les médias écrits (journaux, revues, périodiques);
• publicité faite dans les médias électroniques (radio, télévision et câblodistribution);
• publicité affichée sur des espaces loués à cette fin (panneaux-affiches, superpanneaux, placards sur les abribus, dans le métro et sur les autobus, bandeaux
et publicité interstitielle sur Internet).
Toute autre forme de publicité est permise, par exemple : affiches sur les poteaux
d’utilité publique, affiches sur des supports de bois sur le bord des routes, dépliants,
cartes professionnelles, macarons, affiches, oriflammes ou banderoles.
31
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
De même, le jour du scrutin, sont interdites la publicité dans les médias écrits et
la publicité dans les médias électroniquesToute autre forme de publicité est permise
sauf sur les lieux d’un bureau de vote. À cet endroit, en effet, nul ne peut utiliser
un signe permettant d’identifier son appartenance politique ou manifestant son
appui ou son opposition à un parti ou à un candidat, ni faire quelque autre forme
de publicité partisane.
Une publicité en période d’interdiction constitue une infraction à la Loi
électorale pour laquelle des amendes importantes peuvent être imposées.
réutilisation de matériel publicitaire produit et utilisé
lors d’une élection antérieure et perte de matériel à la suite
de vandalisme ou de vol en période électorale
La directive D-10 indique la façon de procéder lorsque du matériel publicitaire
produit et utilisé lors d’une élection donnée est réutilisé pour une élection subséquente. La directi ve D-14 précise pour sa part la façon de traiter la perte de
matériel à la suite de vandalisme ou de vol en période électorale.
affichage électoral
(Art. 259.1 à 259.9)
L’affichage électoral est soumis à différentes restrictions. La Loi électorale compte
une série de dispositions relatives à l’affichage électoral, soit les articles 259.1 à
259.9. On y mentionne notamment que l’affichage se rapportant à une élection est
permis sur les propriétés du gouvernement, des organismes publics, des sociétés
d’État, des municipalités et des commissions scolaires, sauf sur les édifices appartenant à ceux-ci. En outre, l’affichage électoral est permis sur les poteaux utilisés à
des fins d’utilité publique à certaines conditions mentionnées à l’article 259.7 de la
Loi électorale.
Aucune affiche ne peut être placée sur un monument, une sculpture, un arbre, une
bouche d’incendie, un pont, un viaduc ou un pylône électrique. De même, il n’est
pas permis de placer une affiche électorale sur un abribus ou sur un banc public,
sauf s’il dispose d’un espace prévu à cette fin, auquel cas l’affichage doit se faire
selon les modalités applicables.
Toute affiche doit être enlevée au plus tard 15 jours après le scrutin. La municipalité sur le territoire de laquelle elle est située ou le propriétaire des lieux ou
des poteaux où elle est placée peut sinon la faire enlever aux frais du candidat
qu’elle favorise.
32
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Par ailleurs, précisons que des règles sur l’affichage électoral s’appliquent en ce
qui a trait à l’installation des affiches situées dans l’emprise des routes sous la
gestion du ministère des Transports. Il est recommandé de communiquer avec le
personnel des centres de service ou des directions territoriales du ministère des
Transports avant de procéder à l’installation des affiches.
subvention accordée en période électorale
Une subvention attribuée conformément à un programme gouvernemental discrétionnaire ou normé peut être recommandée, annoncée ou accordée par le ministre
responsable au cours de la période électorale. Toutefois, aucun député sortant,
futur candidat ou candidat ne peut être associé directement ou indirectement, de
quelque façon que ce soit, à l’annonce ou à la remise de cette subvention.
Pour des raisons d’équité entre les candidats à une élection, il n’est pas permis
aux députés sortants de participer à un événement organisé pour la remise d’une
telle subvention pour laquelle il profiterait d’une visibilité favorisant leur élection.
Le même principe est applicable concernant les subventions discrétionnaires déjà
accordées par un député sortant et versée en période électorale. Autrement, les
coûts d’organisation de l’événement devraient être comptabilisés à titre de dépenses
électorales par l’agent officiel.
Biens et services
Assurances, téléphone, fournitures de bureau, location de mobilier ou de
matériel de bureau, timbres, salaires payés, intérêts sur emprunts, etc.
Pour être considéré comme une dépense électorale, un bien ou un service doit
être utilisé pendant la période électorale, même si la dépense a été engagée avant
cette période.
Lorsqu’un bien ou un service est utilisé à la fois avant et pendant la période électorale, la partie du coût qui constitue une dépense électorale est établie selon
une formule basée sur la fréquence d’utilisation pendant la période électorale par
rapport à cette fréquence avant et pendant cette période. Cette évaluation permet
de présenter une partie du coût d’une dépense électorale dans la catégorie de
dépenses appropriée et la différence dans les dépenses autres qu’électorales.
33
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Lors de l’achat d’un bien durable, notamment de l’équipement, le montant
de la dépense électorale accepté est le montant le moins élevé entre le
coût de location ou le montant représentant 50 % du coût d’achat d’un
tel équipement (voir la directive D-18).
Pour tout bien utilisé, on doit obtenir de son propriétaire une facture pour sa
valeur en tenant compte de son état général (bien neuf ou usagé, récent ou non,
etc.) et de la durée de son utilisation à des fins électorales. Par exemple, les biens
utilisés dans un local électoral fournis par des militants doivent figurer comme
des dépenses électorales au rapport à la suite des élections.
assurance
Il se peut qu’une police d’assurance responsabilité soit contractée lors de la
location d’un local. Vous devez imputer aux dépenses électorales le coût de
l’assurance selon la notion de dépense à coût minimum. Une « dépense à coût
minimum » se caractérise par le fait que le coût d’un tel bien ou service demeure
invariable, bien que la période pour laquelle le bien ou service est obtenu excède
la période électorale.
La directive D-21 relative aux dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
traite des dépenses d’assurance.
Pièces justificatives à produire :
• le chèque ayant servi à payer la dépense;
• la police indiquant le coût, la période couverte ainsi que la description de la
protection;
• tout avenant produit par l’assureur.
Téléphone
Les frais d’installation, de service et d’appels interurbains doivent être comptabilisés.
Les frais d’installation
Puisque, pour un matériel donné, les frais d’installation sont les mêmes, peu
importe le moment où cette installation est faite, la totalité de la dépense est
considérée et admise à titre de dépense électorale.
Un prorata serait effectué sur ces frais seulement si les équipements installés
avant la période électorale ne correspondaient pas à ceux utilisés en période
électorale.
La directive D-21 relative aux dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
traite des frais d’installation.
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Les frais de service
Si l’utilisation débute avant et se poursuit pendant la période électorale, l’annulation de service s’effectuant le lendemain du jour du scrutin, l’agent officiel doit
comptabiliser les frais de service selon la durée d’utilisation pendant la période
électorale par rapport à la durée totale d’utilisation avant et pendant cette période.
Exemple : un téléphone a été installé 10 jours avant la période électorale. La
facturation du service débute dès le moment de son installation jusqu’au jour
du scrutin.
Les frais de service du premier compte consti tuant des dépenses électorales
doivent être calculés en fonction de la période d’utilisation en période électorale
par rapport à la période totale de facturation du compte, soit :
Hypothèse :
Date de l’installation :
1er avril
Début de la période électorale :
10 avril
Période de facturation :
Frais de service
1er au 30 avril
X
21 jours
30 jours
Les frais d’appels interurbains
Concernant les frais d’appels interurbains, seuls ceux faits pendant la période
électorale sont imputés aux dépenses électorales.
Pièces justificatives à produire :
• le chèque ayant servi à payer la dépense;
• le sommaire du compte et les annexes, soit le détail des communications facturées et des autres frais ou crédits;
• lorsqu’un sommaire comporte un report d’un compte précédent, fournir tous
les détails de ce compte.
Tous les comptes à partir de la date d’installation jusqu’au retrait du service
ainsi que les crédits obtenus doivent être fournis.
35
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Location d’équipement
Pour ce type de dépenses, l’agent officiel ne doit considérer comme dépense
électorale que le coût de location pour la période électorale. La dépense électorale
est alors calculée de la façon suivante :
Frais de location
X
Nombre de jours pendant la période électorale
Durée du bail ou de la location
Pièces justificatives à produire :
• le chèque ayant servi à payer la dépense;
• une facture détaillée précisant notamment :
−− la période de location;
−− le coût unitaire ou le taux;
−− le montant total de la dépense;
−− la description du bien loué.
Intérêts sur emprunt
(Art. 404(11))
Lorsqu’un emprunt a été contracté par le représentant officiel de la personne
candidate en vue d’alimenter le fonds électoral, les intérêts à compter du début de
la période électorale ou de la date d’autorisation de la personne jusqu’à la date
à laquelle le rapport est remis peuvent être considérés comme des dépenses
électorales, au choix de l’agent officiel et aux conditions suivantes.
Si vous les considérez comme une dépense électorale, vous devez :
• les inscrire à l’annexe 1 du rapport de dépenses électorales, dans la colonne
« Biens et services »;
• les avoir payés avant la remise du rapport.
Pièces justificatives à produire :
• Un avis de l’établissement financier donnant le montant et portant son estampe
ou le relevé de l’établissement financier démontrant les intérêts payés.
• Une copie de l’acte d’emprunt ou une facture de l’électeur qui a prêté au
représentant officiel fournissant le détail des intérêts (taux, période, montant).
L’annexe VIII présente un modèle d’acte d’emprunt.
• La preuve de l’acquittement des intérêts à même le fonds électoral.
36
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Travail rémunéré
Outre la preuve de paiement, pour toute dépense de salaire, l’agent officiel doit
joindre à l’annexe 1 :
• un reçu signé et daté indiquant le nom et l’adresse du travailleur;
• le détail des jours ou des heures travaillés;
• le taux horaire, quotidien ou hebdomadaire;
• une description du travail effectué;
• le montant total payé;
• le chèque original ou la copie numérisée du chèque recto verso encaissé par
le travailleur.
Il est de la responsabilité de l’agent officiel d’informer les travailleurs d’élection
qu’ils doivent inclure la rémunération qui leur a été accordée dans leur déclaration
de revenus.
Travail bénévole
(Art. 88(1°) et 417)
Une personne peut fournir sans rémunération et sans contrepartie ses services
personnels et l’usage de son véhicule personnel, à la condition qu’elle le fasse
librement et non dans le cadre de son travail au service d’un employeur. Le travail
bénévole et le fruit d’un tel travail sont donc ceux qui se font par un individu
personnellement, volontairement et sans contrepartie.
Personnellement : Un travail effectué « personnellement » signifie un travail effectué
par une personne physique qui peut avoir ou non la qualité d’électeur puisque le
travail bénévole n’est pas considéré comme une contribution.
Volontairement : Un travail effectué « volontairement » signifie un travail effectué
librement et sans contrainte, y compris l’absence de pénalité ou de représailles
de la part de l’employeur ou de quiconque si la personne avait décidé de ne pas
accomplir le travail.
Sans contrepartie : Un travail effectué « sans contrepartie » signifie un travail pour
lequel la personne concernée ne reçoit, directement ou indirectement, aucune
rémunération ou aucun avantage tangible d’une personne candidate, d’un député,
de son employeur ou de quiconque.
Il est nécessaire de distinguer les règles s’appliquant à une personne qui travaille
à son compte de celles qui concernent la personne pour qui ce n’est pas le cas.
37
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Travail bénévole d’une personne qui travaille à son compte
Il peut s’agir d’une personne pouvant disposer de son temps ou encore d’une
personne qui est son propre employeur, un travailleur autonome ou qui est
propriétaire de son entreprise. Le travail bénévole peut alors s’exercer à quelque
moment que ce soit, considérant que le travail effectué par cette personne à des
fins politiques devra entraîner soit une perte de rémunération, soit une reprise du
temps professionnel perdu sans rémunération additionnelle.
Travail bénévole d’une personne qui ne travaille pas à son compte
Une personne qui occupe un emploi et qui désire effectuer un travail bénévole
doit rendre les services en question au cours de ses heures de loisir ou pendant
ses vacances.
Elle pourrait également rendre ces services à tout autre moment, pour autant qu’elle
s’acquitte de ses responsabilités habituelles pour le compte de son employeur sans
réclamer, par exemple, une rémunération pour des heures supplémentaires.
Si un congé lui est accordé pendant les heures normales de travail par son employeur
aux fins spécifiques de travailler pour une personne candidate ou un député, les
heures ou les journées ainsi travaillées devront être déduites de la réserve de
congés à laquelle a droit cette personne.
Dans le cas contraire, c’est-à-dire si une personne travaille pour un candidat ou
un député pendant ses heures normales de travail, qu’elle touche son plein
salaire de son employeur sans déduction des heures ou des jours correspondant
à sa réserve de congés, il ne s’agirait pas ici d’un travail bénévole, mais plutôt
d’une contribution de son employeur. Une telle contribution pourrait être illégale
(art. 87, 88 et 91).
38
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Location de locaux
Locaux commerciaux, salles d’école, sous-sols d’église, résidences
privées, etc.
Pour ce genre de dépenses, vous ne pouvez imputer aux dépenses électorales que
le coût de location pour la période électorale ainsi que les frais des biens et services
utilisés pour le local.
La dépense électorale est alors calculée de la façon suivante :
Frais de location
X
Nombre de jours pendant la période électorale
Durée du bail ou de la location
Biens et services utilisés dans un local électoral
Tous les biens et services utilisés dans un local électoral se doivent d’être payés et
inscrits au rapport de dépenses électorales. Il faut donc comprendre que ces
derniers ne peuvent être fournis gratuitement et que les propriétaires de ces biens
devront être payés par l’agent officiel au prix courant du marché.
Par exemple, les chaises, bureaux, ordinateurs ou téléphones qui seraient fournis
par une personne bénévole devront être évalués. Cette personne recevra un
chèque tiré du fonds électoral, afin que ces éléments soient comptabilisés au
rapport. De plus, elle peut fournir de tels biens à titre de contribution, sans toutefois excéder la limite permise, énoncée à l’article 91 de la Loi électorale.
Pièces justificatives à produire :
• La preuve de paiement.
• Le bail de location, contenant les informations suivantes :
− l’adresse du local;
− la description des lieux (dimensions ou superficie);
− les dates de début et de fin d’occupation;
− les autres frais ou biens fournis et compris dans le coût du loyer, s’il y a lieu;
− la description détaillée du mobilier qui y est inclus, s’il y a lieu;
− le prix unitaire au pied ou au mètre carré;
− le coût total;
− les nom et adresse du bailleur;
− les nom et adresse de l’agent officiel (le locataire);
− la date de signature du bail.
• Les factures ainsi que les preuves de paiement de tout bien ou service utilisé
dans le local.
39
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
L’annexe XI présente un modèle de bail de location. Toutefois, si vous louez un
local commercial, vous devez avoir un bail du locateur. Le bail du DGEQ ne peut
être utilisé dans ce contexte.
Aucun local, même une résidence privée, ne peut être fourni à titre gratuit
pendant une période électorale lorsqu’il est utilisé à des fins électorales.
Frais de voyage et de repas
Essence, montant alloué par kilomètre, billets d’autobus, frais de repas, etc.
Dans cette catégorie de dépenses, tous les frais de voyage et de repas autorisés et
payés pendant la période électorale doivent être inclus.
La personne requérante peut demander à être remboursée sur la base d’une
indemnité journalière, en fonction d’un montant maximal alloué au kilomètre
qui ne peut excéder celui établi par le gouvernement du Québec, et ce, sous
réserve d’une acceptation par l’agent officiel. Sinon, celle-ci devra fournir des
pièces justificatives pertinentes telles que des factures d’essence, des coupons
de taxi, etc.
La directive D-19 prévoit le remboursement d’indemnités journalières pour les
frais de transport et certains frais de repas précis. Le formulaire Demande
de remboursement des frais de transport et de repas doit être utilisé (voir le
DGEQ-261, annexe XII).
exceptions
Les éléments suivants ne doivent pas être considérés comme des dépenses
électorales et ne doivent pas être inscrits au rapport de dépenses électorales :
• les dépenses raisonnables faites par un candidat ou toute autre personne, à
même ses propres deniers, pour se loger et se nourrir pendant un voyage à des
fins électorales, si ces dépenses ne lui sont pas remboursées (article 404,(6°));
• les frais de transport d’une personne candidate s’ils ne font pas l’objet d’un
remboursement (article 404,(7°));
• les autres dépenses personnelles raisonnables d’une personne candidate, qui
ne doivent comprendre aucune publicité, si ces dépenses ne lui sont pas remboursées (article 404(7.1));
40
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
• les frais de transport d’une personne autre qu’un candidat, payés à même ses
propres deniers, si ces frais ne lui sont pas remboursés (article 404,(8°));
• le coût des aliments et boissons servis à l’occasion d’une activité à caractère
politique lorsque ce coût est inclus dans le prix d’entrée déboursé par le
participant (article 404,8.(1°)).
Repas préparés par une personne bénévole
Dans le cas de repas préparés par une personne bénévole, seul le coût de la nourri­
ture achetée et des produits personnels utilisés doivent être inscrit au rapport de
dépenses électorales.
Si un repas est servi après la fermeture des bureaux de vote le jour du scrutin,
ce repas et toutes les dépenses afférentes ne peuvent être considérés comme
une dépense électorale, puisque leur utilisation est subséquente à la période
électorale.
Pièces justificatives :
Outre la preuve de paiement, pour toute dépense de frais de voyage et de repas,
l’agent officiel doit joindre à l’annexe 1 les pièces justificatives suivantes.
TYPE DE DÉPENSES
PIÈCES JUSTIFICATIVES REQUISES
Restaurant
Facture acquittée ou reçu du restaurant
mentionnant :
• le nom et l’adresse du restaurant;
• la date;
• le nombre de repas servis;
• le montant total.
Véhicule personnel
• Demande de remboursement des frais
de transport et de repas, DGEQ-261
• Facture d’essence
• Indemnité pour frais de transport de plus
de 180 km (voir directive D-19)
Transport en commun
(taxi, autobus, métro, etc.)
• Copie de la correspondance
OU
• Reçu du transporteur
Repas préparé par une personne
bénévole
• Facture d’épicerie
• Facture des produits personnels utilisés
par la personne bénévole
41
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
3.4 Petite caisse
Les principales caractéristiques d’une petite caisse sont les suivantes :
• elle doit être constituée avec l’autorisation de l’agent officiel ou par lui;
• les sommes qui y sont déposées doivent être déterminées par l’agent officiel
et couvrir des besoins pour une période limitée;
• elle n’est utilisée que pour payer comptant les menues dépenses (20 $ et moins);
• tout montant destiné à créer ou à alimenter une petite caisse doit être tiré du
fonds électoral au moyen d’un chèque fait à l’ordre du responsable de la petite
caisse et mentionnant qu’il est émis pour la petite caisse;
• en tout temps, le total de l’argent et des factures acquittées doit correspondre
au montant autorisé de la petite caisse.
La personne responsable de l’administration d’une petite caisse peut procéder à
une demande de remboursement (renflouement) correspondant aux déboursements effectués, en annexant à sa demande les factures acquittées et les autres
pièces justificatives nécessaires.
Lorsqu’une personne cesse d’être responsable de l’administration d’une petite
caisse, elle doit en faire la conciliation et remettre l’argent qui s’y trouve à l’agent
officiel avec toutes les factures et les pièces justificatives.
Pièces justificatives à produire :
• les factures acquittées;
• les chèques ayant servi à renflouer la petite caisse;
• un relevé indiquant le détail de toutes les dépenses payées par la petite caisse.
42
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
Relevé de petite caisse de
Agent officiel
Date
No
Fournisseurs
Description
Montant
2 mai
1
F. Pilon
Fournitures
16,10 $
2 mai
2
Van Houtte
Café
4,15 $
3 mai
3
Taxi Réal
Taxi
8,40 $
3 mai
4
Perrette
Lait
1,29 $
5 mai
5
Provigo
Épicerie
7,22 $
5 mai
6
Purolator
Messagerie
20,00 $
7 mai
7
Postes Canada
Timbres
15,00 $
7 mai
8
Uniprix
Mouchoirs
8 mai
9
Ultramar
Essence
3,25 $
15,00 $
Total :
Solde déposé au fonds électoral le
90,41 $
9,59 $
Total :
100,00 $
À la fin de la période électorale, le solde de l’argent de la petite caisse sera
déposé dans le fonds électoral. Il faut indiquer la date du dépôt sur le relevé de
petite caisse.
43
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CHAPITRE 3 Sorties de fonds
3.5 Dépenses personnelles
d’une personne candidate
(Art. 404(6), (7) et (7.1))
Les dépenses personnelles d’une personne candidate peuvent être considérées
comme des dépenses électorales ou non. Ce choix revient à la personne et à
l’agent officiel. Par contre, si les dépenses ne sont pas considérées comme des
dépenses électorales, les frais assumés par la personne candidate doivent
demeurer raisonnables.
Dans le contexte électoral, les caractéristiques d’une dépense personnelle d’une
personne candidate sont les suivantes :
• une dépense qui est effectuée en vue de favoriser directement ou indirectement
son élection;
• une dépense aff érente à la personne même du candidat ou à un membre
immédiat de sa famille (conjoint, père, mère et enfants);
• une dépense de logement, de nourriture, de transport, de vêtements, de garde
d’enfants, de coiffure, etc.
Lorsqu’une dépense personnelle d’une personne candidate est considérée comme
une dépense électorale, elle doit être consignée au rapport de dépenses électorales de l’agent officiel et être répartie selon les catégories de dépenses énumérées
précédemment.
De plus, la personne doit fournir les factures originales ou autres pièces justificatives de même que les preuves de paiement à l’agent officiel, qui les joindra à son
rapport. Ces dépenses doivent faire l’objet d’un remboursement par l’agent officiel
au moyen d’un chèque tiré sur son fonds électoral.
L’agent officiel n’est pas tenu de rembourser une dépense personnelle
faite par une personne candidate. Il peut refuser de rembourser une
dépense personnelle, parti culièrement lorsqu’il a fait ou autorisé des
dépenses électorales qui atteignent la limite permise ou qu’il n’a pas les
fonds disponibles.
Dans les circonstances, il est fortement recommandé à tout agent officiel
de s’entendre avec son candidat au début de la période électorale. Ainsi,
l’agent officiel pourra prévoir, dans le respect de la limite permise des
dépenses électorales, un certain montant pour le remboursement
des dépenses personnelles de la personne candidate.
44
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 3 Sorties de fonds
3.6 Dispositions applicables aux fonctions
de député ou de ministre sortant
Dissolution de l’Assemblée nationale
Il existe des dispositions particulières s’appliquant lors de la dissolution de
l’Assemblée nationale concernant les personnes suivantes : membres du conseil
exécutif, députés, chef de l’opposition officielle, président de l’Assemblée nationale,
vice-présidents, leaders parlementaires et whips en chef.
Si ces dispositions ne sont pas respectées, certaines dépenses pourraient être
considérées comme des dépenses électorales (ex. : site Web, publicité, frais de
téléphonie cellulaire, etc.).
Il est recommandé de discuter de ces dispositions avec la personne candidate et
de consulter la documentation fournie par l’Assemblée nationale, le cas échéant.
Frais de déplacement du personnel des cabinets de ministre
En vertu d’une directive du Contrôleur des finances, certaines dépenses
afférentes au personnel des cabinets de ministre encourues en période électorale
qui excèdent un montant établi par le contrôleur ne sont pas remboursables
par le gouvernement.
Parmi ces dépenses, nous retrouvons notamment les frais de déplacement, lesquels
pourraient constituer des dépenses électorales s’ils sont de nature à favoriser
directement ou indirectement l’élection de la personne candidate. Le cas échéant,
elles doivent être remboursées à même le fonds électoral.
L’agent officiel devrait discuter de cet aspect avec le candidat ministre et se référer
à la correspondance transmise par le Contrôleur des finances en cette matière.
45
4
Agence de publicité
4.1 Renseignements généraux
(Art. 407)
L’agent officiel peut autoriser par écrit une agence de publicité à faire ou à commander des dépenses électorales jusqu’à concurrence du montant qu’il fixe dans cette
autorisation. Ce montant peut, avant la transmission du rapport de dépenses
électorales, être modifié par écrit par l’agent officiel. Il ne peut cependant être
réduit en deçà du montant des dépenses électorales déjà faites ou commandées
légalement par l’agence de publicité.
L’agence doit fournir à l’agent officiel, dans les 60 jours suivant le jour du scrutin,
un état détaillé des dépenses qu’elle a effectuées ou commandées, accompagné
des pièces justi fi cati ves et des preuves publicitaires, incluant les factures des
sous-traitants. Cet état devra être fait suivant la directive D-13 Acte d’autorisation
de l’agence de publicité et État détaillé des dépenses de l’agence de publicité.
4.2 Identification de la publicité
L’agence de publicité a l’obligation de voir à ce que toute la publicité qu’elle produira
au nom de l’agent officiel soit identifiée conformément à la Loi électorale.
Le nom et le titre d’agent officiel doivent être mentionnés pour l’identification de
la publicité effectuée par l’agence, s’il s’agit d’une publicité dans un journal, à la
radio, à la télévision ou sur Internet. S’il s’agit de matériel publicitaire tel que
circulaires, affiches, etc., il faut de plus que soit indiqué le nom de l’imprimeur ou
du fabricant.
46
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 4 Agence de publicité
Pièces justificatives
L’état détaillé des dépenses de l’agence de publicité doit être accompagné des
pièces suivantes :
• la facture de l’agence de publicité faisant état :
−− de chacun des fournisseurs utilisés;
−− de la description du travail qu’elle a fait elle-même (montage, photocomposition, rédaction de textes) en fournissant dans chaque cas les heures, le
taux horaire ou unitaire, le coût total ainsi que les détails et le montant total
de sa commission;
• une copie conforme de la facture que l’agence a reçue de chacun des tiers
fournisseurs auxquels elle a eu recours (radio, télévision, imprimeurs, etc.);
• la page entière du journal dans lequel le message publicitaire a été publié, une
copie de la circulaire, de l’affiche, un exemplaire du macaron, etc.;
• un CD, un DVD ou l’attestation du radiodiffuseur ou du télédiffuseur, affirmant
que les nom et titre de l’agent officiel ont été mentionnés au début ou à la fin
de la publicité;
• un CD, une photo ou l’attestation de l’imprimeur ou du fabricant d’un panneau-­
affiche ou d’un super-panneau certifiant que la publicité a été identifiée du nom
et du titre de l’agent officiel ainsi que du nom de l’imprimeur ou du fabricant.
47
5
Rapport financier
5.1 Représentant officiel d’un candidat
indépendant autorisé non élu
Renseignements généraux
(Art. 122)
Le représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé qui n’a pas été élu
doit remettre dans les 90 jours qui suivent le jour du scrutin un rapport financier
au DGEQ.
Le rapport financier doit être produit suivant la forme prescrite par le DGEQ et
être accompagné des fiches de contribution pour la période couverte par le
rapport qui n’ont pas déjà été transmises au DGEQ, des bordereaux de dépôt,
des relevés de compte des établissements financiers, des actes d’emprunt et de
la liste des solliciteurs. Il doit être produit en même temps que le rapport de
dépenses électorales.
Contenu du rapport financier
Le rapport financier est constitué d’un état des résultats et de ses annexes. Il
précise les sources de financement du candidat indépendant autorisé.
Pour que le rapport financier soit recevable, les sections « Signature et déclaration
du représentant officiel » et « Signature et déclaration du candidat indépendant
autorisé » doivent être signées.
Le modèle du rapport financier d’un candidat indépendant autorisé qui n’a pas
été élu, accompagné des renseignements complémentaires, est présenté à la
directive D-9.
48
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 5 Rapport financier
Les annexes comprises dans le rapport financier sont :
Annexe 1 : Sommes recueillies à l’occasion d’activités de financement ou
politiques
Annexe 2 : Emprunts (établissements financiers et électeurs)
Annexe 3 : Liste des électeurs ayant versé une ou plusieurs contributions et
montant total de celles-ci
Annexe 4 : Cautionnements
Annexe 5 : Établissements financiers où sont déposées les sommes recueillies
Annexe 6 : Contributions en biens et services
5.2 Représentant officiel d’un député
indépendant autorisé
Renseignements généraux
(Art. 117, 119, 120 et 120.1)
Le représentant officiel d’un député indépendant autorisé doit remettre au DGEQ,
au plus tard le 1er avril de chaque année, un rapport financier pour l’exercice
précédent qui se termine le 31 décembre.
La responsabilité de produire le rapport financier incombe au représentant officiel
de l’entité autorisée. Le bilan du rapport financier doit être signé par le représentant officiel dont le nom apparaît au registre des entités autorisées du DGEQ au
31 décembre ou par celui qui a été désigné avant la date de remise du rapport.
Dans certaines situations, la Loi électorale prévoit que le délai de production d’un
rapport financier peut être reporté à une date ultérieure. Ce report survient
lorsque la date d’échéance pour la production d’un rapport financier se situe en
période électorale ou durant la période de production d’un rapport de dépenses
électorales ou lorsque la date d’échéance de production d’un rapport de dépenses
électorales se situe durant la période de production d’un rapport financier.
49
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 5 Rapport financier
Contenu du rapport financier
(Art. 114, 115)
Afin de faciliter la préparation du rapport financier, le représentant officiel doit
tenir un registre comptable dont le détail est précisé à la directive D-5.
Le rapport financier d’un député indépendant autorisé doit comporter un bilan,
un état des résultats, d’une conciliation d’encaisse ainsi que les annexes.
Les annexes comprises dans le rapport financier sont :
Annexe 1 : Sommes recueillies à l’occasion d’activités de financement ou politiques
Annexe 2 : Emprunts (établissements financiers et électeurs)
Annexe 3 : Liste des électeurs ayant versé une ou plusieurs contributions et montant
total de celles-ci
Annexe 4 : Cautionnements
Annexe 5 : Placements
Annexe 6 : Établissements financiers où sont déposées les sommes recueillies
Annexe 7 : Contributions en biens et services
Pour que le rapport financier soit recevable, il doit être accompagné d’une déclaration signée par le représentant officiel et d’une déclaration signée par le député.
Le modèle du rapport financier d’un député indépendant autorisé est présenté à
la directive D-24.
Conservation des pièces justificatives
(Art. 118)
Le représentant officiel doit, durant une période de sept ans suivant la date de
production du rapport financier, conserver les pièces justificatives permettant de
vérifier le respect des dispositions en matière de versement de contribution. Il doit
les remettre au DGEQ si ce dernier en fait la demande.
Renseignements à fournir sur demande du DGEQ
(Art. 112.1)
Le DGEQ a accès à tous les livres, comptes et documents qui se rapportent aux
affaires financières des entités autorisées. À la suite d’une demande du DGEQ, le
représentant officiel ou toute autre personne doit fournir les renseignements
requis dans un délai de 30 jours.
50
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 5 Rapport financier
Demande de correction d’un rapport
(Art. 127 et 443)
Le représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé ou d’un député
indépendant autorisé peut corriger une erreur constatée dans un rapport financier
déjà produit jusqu’à la date limite prévue pour la transmission de ce rapport. Après
cette date, la personne candidate ou le député doit obtenir du DGEQ la permission
de corriger cette erreur en démontrant qu’elle a été faite par inadvertance.
Avant de permettre la correction de rapport, le DGEQ en fera parvenir une copie
aux candidats concernés en les informant qu’ils ont 10 jours pour lui faire valoir
leur opposition.
S’il n’y a pas d’opposition ou si le DGEQ en vient à la conclusion que celle-ci n’est
pas fondée, il permet la poursuite de la procédure de correction. Dans le cas
contraire, il renvoie les parties au tribunal compétent.
Accessibilité
(Art. 126)
Les renseignements contenus dans les rapports financiers et les documents
prescrits par la Loi électorale ont un caractère public à partir de la date limite
de production, à l’exception des renseignements contenus dans la fiche de
contribution, autres que les prénom et nom du donateur, l’adresse de son
domicile et le montant de sa contribution. Toutefois, si les rapports financiers et
les autres documents sont produits en dehors des délais, ils sont accessibles dès
la date de production.
51
6
Rapport de dépenses
électorales
6.1 Renseignements généraux
(Art. 432 et 432.1)
L’agent officiel d’un candidat doit, dans les 90 jours qui suivent le jour du scrutin,
remettre au DGEQ un rapport de toutes ses dépenses électorales suivant la forme
prescrite par le formulaire DGEQ-221 intitulé Rapport de dépenses électorales
d’un candidat (voir la directive D-12).
Contenu du rapport
Le rapport de dépenses électorales doit fournir les détails relatifs à la provenance
du fonds électoral ainsi que ceux relatifs aux dépenses électorales. Pour ce faire,
l’agent officiel utilise le formulaire prescrit, constitué des sections suivantes :
• État sommaire du fonds électoral et des dépenses électorales;
• Annexe 1 : État détaillé des dépenses;
• Annexe 2 : État des dépenses faites, non réclamées;
• Annexe 3 : État des réclamations contestées;
• Signature et déclaration de l’agent officiel;
• Signature et déclaration du candidat.
Vous trouverez par ailleurs sur notre site Web une application Web vous permettant de remplir le rapport à produire. Dès la fin des mises en candidature, vous
pourrez y inscrire toutes vos dépenses. L’accès à ces rapports est protégé par un
code d’accès sécurisé et un mot de passe qui vous seront fournis par courrier.
Le rapport de dépenses électorales doit être accompagné d’un état détaillé des
dépenses de l’agence de publicité, si l’agent officiel a autorisé une telle agence à
faire ou à commander des dépenses électorales. Le chapitre 5 traite de ce sujet.
52
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
CHAPITRE 6 Rapport de dépenses électorales
Lorsque l’agent officiel d’une personne candidate a nommé un ou plusieurs adjoints,
il doit joindre à son rapport de dépenses électorales les actes de nomination de
ceux-ci et, le cas échéant, toute modification apportée à ces actes de nomination.
Par ailleurs, le montant autorisé de dépenses électorales inscrit dans l’acte de
nomination peut être modifié en tout temps, par écrit, par l’agent officiel, avant
la remise de son rapport de dépenses électorales. Il est recommandé d’utiliser le
modèle d’acte de nomination présenté à l’annexe IX.
Toute dépense électorale faite par un adjoint est réputée avoir été faite par l’agent
officiel jusqu’à concurrence du montant fixé dans l’acte de nomination. L’adjoint doit
fournir à l’agent officiel un état détaillé des dépenses qu’il a faites ou autorisées.
Documents d’accompagnement
Le rapport de dépenses électorales doit être accompagné des documents suivants :
• bordereaux de dépôt;
• relevés de compte de l’établissement financier;
• factures originales, facturati on électronique, télécopie, PDF, reçus pour le
paiement de certaines dépenses, etc.;
• chèques compensés ou copies numérisées des chèques recto verso;
• exemplaires de publicité;
• autres pièces justificatives (bail, police d’assurance, acte de nomination d’adjoints, etc.).
Numérotation des pièces justificatives :
Numérotez l’ensemble des pièces justificatives afférentes à la première dépense
inscrite au rapport de la façon suivante :
• sur le chèque ou la copie numérisée du chèque recto verso qui est la preuve
de paiement de cette dépense, inscrivez 1;
• sur la facture, inscrivez 1.1;
• sur la preuve de publicité, inscrivez 1.2, et ainsi de suite pour toutes les pièces
se rapportant à la dépense numéro 1.
Procédez de la même façon pour la dépense numéro 2 et les suivantes. De plus,
les trois pièces justificatives numérotées 1, 1.1 et 1.2 doivent être jointes.
Dès la récepti on du rapport de dépenses électorales d’une personne
candidate et de toutes les pièces justificatives, une personne représentant
le DGEQ remet un accusé de réception.
53
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 6 Rapport de dépenses électorales
Correction de rapport
(Art. 443)
Lorsqu’une erreur est constatée dans un rapport produit, l’agent officiel peut la
corriger, et ce, jusqu’à la date limite pour sa production.
Après cette date, la personne candidate doit obtenir du DGEQ la permission de
corriger toute erreur en démontrant qu’elle a été faite par inadvertance.
Avant de permettre la correction de rapport, le DGEQ en fera parvenir une copie
aux candidats concernés en les informant qu’ils ont 10 jours pour lui faire valoir
leur opposition.
S’il n’y a pas d’opposition ou si le DGEQ en vient à la conclusion que celle-ci n’est
pas fondée, il permet la poursuite de la procédure de correction. Dans le cas
contraire, il renvoie les parties au tribunal compétent.
Un modèle pour la présentation d’une demande de correction est suggéré à
l’annexe II.
Publication et accessibilité
(Art. 126 et 435)
À partir de la date d’expiration du délai prévu pour la production des rapports de
dépenses électorales, les électeurs peuvent examiner tous les documents remis
au DGEQ et en prendre copie. Les originaux de ces documents sont conservés par
le DGEQ pendant sept ans.
À l’expiration de cette période, les documents doivent être remis à la personne
candidate qui en fait la demande, sinon ils peuvent être détruits.
Le DGEQ rend public un rapport contenant les sommaires des rapports de
dépenses électorales dans les 90 jours suivant l’expiration du délai prévu pour
leur production.
54
7
Rapport financier additionnel
d’un candidat indépendant
autorisé non élu
7.1 Rapport financier additionnel
(Art. 123 à 125)
Le représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé qui n’a pas été élu doit
produire un rapport financier additionnel si, après la production de son premier
rapport :
• la personne candidate a des dettes découlant de ses dépenses électorales;
OU
• si le représentant officiel détient des sommes et des biens provenant du fonds
électoral de son candidat.
Le rapport financier additionnel précise les sources de financement du candidat
indépendant autorisé non élu qui permettent d’éteindre les dettes découlant de
ses dépenses électorales ou démontre que les sommes détenues provenant du
fonds électoral ont été remises au DGEQ.
Étant donné que l’autorisation accordée au candidat indépendant qui n’a pas été
élu cesse dès que les dettes ont été acquittées ou que les sommes ou biens ont
été disposés, le représentant officiel peut, dès lors, produire son rapport financier
additionnel couvrant la période écoulée depuis la date de son rapport financier
précédent jusqu’à la date de production de ce dernier rapport.
55
8
Généralités
8.1 Mise à jour du registre des entités autorisées
(Art. 65)
Le candidat indépendant autorisé et le député indépendant autorisé doivent aviser
le DGEQ du remplacement d’un représentant et agent officiel. Ils doivent fournir
par écrit au DGEQ tout autre renseignement requis pour la mise à jour du registre.
8.2 Retrait d’autorisation
(Art. 68 à 71)
À l’initiative du DGEQ
Une personne candidate ou député indépendant autorisé peut se voir retirer son
autorisation par le DGEQ, notamment pour les motifs suivants :
• il ne fournit pas les renseignements exigés au regard de la mise à jour du registre
des entités autorisées;
• le représentant officiel ne se conforme pas aux dispositions relatives aux dépenses
et aux emprunts des entités autorisées;
• le représentant officiel ne se conforme pas aux dispositions afférentes au rapport
financier;
• la personne s’est engagée à se présenter comme candidate et n’a pas déposé
de déclaration de candidature à l’expiration du délai prévu pour ce faire;
• un député indépendant autorisé se joint à un parti politique.
56
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 8 Généralités
À la demande d’une personne candidate ou d’un député
ou au décès d’une personne candidate ou d’un député
(Art. 67 et 74)
À la suite d’une demande de retrait d’autorisation écrite d’un candidat indépendant
autorisé ou d’un député indépendant autorisé, le représentant officiel doit, sans
délai, remettre au DGEQ les sommes et biens qui lui restent dans le compte qu’il
détient. Cette demande de retrait doit être accompagnée d’un rapport financier de
fermeture de l’entité visée par la demande pour la période écoulée depuis la date
d’autorisation ou le 31 décembre précédent, selon le cas, jusqu’à la date de la
demande de retrait.
Le rapport financier de fermeture produit par le représentant officiel d’un député
indépendant autorisé doit contenir les mêmes éléments que le rapport financier
annuel.
Lorsqu’un candidat indépendant autorisé ou un député indépendant autorisé cesse
d’être autorisé en raison de son décès, le représentant officiel doit, outre le rapport
financier, faire parvenir au DGEQ dans les 60 jours qui suivent le retrait :
• la liste des créanciers, en mentionnant leur nom, adresse et les montants dus
à chacun;
• tout livre, compte ou document qui se rapporte aux affaires financières de la
personne candidate ou du député indépendant autorisé, si une demande du
DGEQ lui est formulée en ce sens.
8.3 Demande d’enquête
(Art. 491)
La Loi électorale stipule que le DGEQ peut enquêter, de sa propre initiative ou à la
demande d’une personne. Bien que l’usage d’aucun formulaire ne soit prescrit par
la Loi électorale, il est recommandé d’utiliser le modèle proposé à l’annexe III pour
formuler une demande d’enquête au DGEQ.
57
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 8 Généralités
8.4 Nouveaux pouvoirs du DGEQ en matière
de vérification et d’enquête
(Art. 490.1 à 490.4, 491 et 493.1)
Outre son pouvoir de faire enquête (section 9.3), le DGEQ peut également procéder
à des vérifications pour s’assurer de l’application de la présente Loi ou de ses
règlements.
La Loi électorale dispose que le DGEQ a maintenant de nouveaux pouvoirs en
matière de vérification, soit le pouvoir :
• sous réserve de certaines obligations, notamment, d’accéder aux lieux où sont
gardés ou devraient être gardés les livres, registres, comptes, dossiers et autres
documents pertinents, ainsi qu’aux lieux où est exercé une activité dans un
domaine visé par la Loi, d’inspecter ces lieux, d’utiliser tout ordinateur, matériel
ou autre chose s’y trouvant et d’exiger toute renseignement ou la communication de tout document pertinent;
• de notifier une demande péremptoire pour exiger d’une personne la production
de tout renseignement ou document;
• de faire une demande à un juge de la Cour du Québec d’ordonner, en cas de
défaut à l’une des obligations susmentionnées, à la personne de s’y conformer.
Le DGEQ possède également un nouveau pouvoir en matière d’enquête, soit celui
d’obtenir d’un juge de la Cour du Québec que ce dernier ordonne, à une personne,
à l’exception de celle visée par l’enquête, de communiquer des renseignements
ou documents.
58
9
Dispositions pénales
et autres sanctions
(Art. 551 à 569 et 569.1)
Lorsque la Loi électorale n’est pas respectée, une infraction est commise. En
conséquence, des poursuites peuvent être intentées et entraîner des sanctions qui
peuvent prendre les formes suivantes :
• amendes;
• pertes des droits :
− de siéger et de voter pour des élus;
− électoraux (notamment voter, se livrer à un travail de nature partisane,
poser sa candidature à une élection, assumer la fonction d’agent ou de
représentant officiel).
Les poursuites que peut intenter le DGEQ en matière de financement et de contrôle
des dépenses électorales se prescrivent par sept années depuis que l’infraction a
été commise.
59
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
9.1 Contribution et dépenses électorales
En vertu de l’article 564.2
Commet une infraction toute personne qui contrevient ou tente de contrevenir
notamment aux articles suivants :
Art. 87
• avoir la qualité d’électeur pour verser une contribution;
Art. 88
• définition d’une contribution et exceptions;
Art. 90
• contribution versée par l’électeur lui-même, à même ses
propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie et sans remboursement;
Art. 91
• contribution maximale de 100 $;
Art. 100
• contribution non conforme devant être remise au DGEQ dès
que le fait est connu;
Art. 413
• seuls l’agent officiel et son adjoint peuvent faire ou autoriser
des dépenses électorales;
Art. 414
• l’agent officiel et son adjoint ne peuvent payer le coût d’une
dépense électorale que sur un fonds électoral;
Art. 415
• un bien ou service qui constitue une dépense électorale ne
peut être utilisé que par l’agent officiel ou avec son
autorisation;
Art. 429
• publicité interdite pendant les sept jours qui suivent celui de
la prise du décret;
Art. 429.1
• publicité interdite le jour du scrutin.
Elle est passible : • s’il s’agit d’une personne physique, d’une amende de 5 000 $
à 20 000 $ pour une première infraction et de 10 000 $
à 30 000 $ pour toute récidive dans les 10 ans;
• s’il s’agit d’une personne morale, d’une amende de 10 000 $
à 50 000 $ pour une première infraction et de 50 000 $
à 200 000 $ pour toute récidive dans les 10 ans.
60
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
En vertu de l’article 564.1
L’électeur qui déclare faussement que sa contribution est faite à même ses propres
biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’elle n’a fait ni ne
fera l’objet d’un quelconque remboursement, est passible d’une amende de 5 000 $
à 20 000 $ pour une première infraction et de 10 000 $ à 30 000 $ pour toute récidive
dans les 10 ans.
La personne physique ou morale qui, par la menace ou la contrainte ou par une
promesse de compensation, de contrepartie ou de remboursement, incite un
électeur à faire une contribution, est passible d’une amende de 5 000 $ à 20 000 $
pour une première infraction et de 10 000 $ à 30 000 $ pour toute récidive dans
les 10 ans.
En vertu des articles 564.1 et 564.2
Lorsqu’une personne physique ou morale est déclarée coupable d’une infraction
pour avoir contrevenu ou tenté de contrevenir notamment aux articles 87, 90 ou
91, ou d’une infraction visée à l’article 564.1, un juge peut, sur demande du DGEQ,
imposer une amende additionnelle d’un montant équivalant au double de la
contribution illégale pour laquelle la personne est déclarée coupable, et ce, même
si l’amende maximale lui est imposée.
En vertu de l’article 561
Toute personne qui sollicite ou recueille des contributions ou effectue des dépenses
sans détenir une autorisation du DGEQ est passible :
• s’il s’agit d’une personne physique, d’une amende de 5 000 $ à 20 000 $;
• s’il s’agit d’une personne morale, d’une amende de 10 000 $ à 50 000 $.
En vertu de l’article 560
La personne candidate qui permet qu’une dépense électorale soit faite ou acquittée
autrement que de la façon permise par la Loi est passible d’une amende de 5 000 $
à 20 000 $.
61
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
9.2 Rapport financier et autres responsabilités
du représentant officiel et de l’agent officiel
En vertu des articles 559, 559.0.1 et 559.1
Est passible d’une amende de 5 000 $ à 20 000 $ :
• l’agent officiel qui :
−− fait ou autorise des dépenses électorales dépassant le maximum fixé à
­l ’article 426 de la Loi électorale;
• le représentant officiel ou l’agent officiel qui :
−− remet un faux rapport ou une fausse déclaration;
−− acquitte une réclamation autrement que le permet l’article 445;
• quiconque, incluant le représentant officiel et l’agent officiel :
−− produit une facture, un reçu ou une autre pièce justificative faux ou falsifié.
En vertu de l’article 563
Quiconque, incluant le représentant officiel et agent officiel d’une personne
candidate ou d’un député indépendant autorisé, omet de produire un rapport de
dépenses électorales ou un rapport financier ou n’acquitte pas dans les délais
prévus une réclamation du DGEQ est passible d’une amende de 50 $ pour chaque
jour de retard.
En vertu de l’article 125
Le candidat indépendant qui n’a pas été élu et qui, au 31 décembre de l’année qui
suit l’année de l’élection à laquelle il était candidat, n’a pas acquitté toutes les
dettes découlant de ses dépenses électorales, devient inéligible aux élections
générales suivantes et à toute élection partielle.
En vertu des articles 127, 442 et 562
Lorsque le rapport financier n’est pas produit dans les délais fixés, le député
indépendant autorisé devient, 10 jours après l’expiration des délais impartis,
inhabile à siéger et à voter à l’Assemblée nationale tant que ce rapport n’a pas
été produit.
Toutefois, un juge peut, sur demande faite avant que le député soit inhabile à
siéger ou à voter, lui permettre de continuer de siéger ou de voter pendant une
période additionnelle d’au plus 30 jours.
Le député qui siège ou vote à l’Assemblée nationale contrairement à l’inhabileté
mentionnée ci-dessus est passible d’une amende de 500 $ pour chaque jour où il
siège ou vote ainsi.
62
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
En vertu de l’article 564
Quiconque, incluant le représentant officiel, contrevient notamment à l’une des
dispositions des articles 76, 92, 93, 95, 97, 99, 102 à 104.1, des premier et deuxième
alinéas de l’article 105, des articles 105.1, 106, 127.1, 127.2, 408, 410, 416 à 420 et
127.11 est passible d’une amende de 500 $ à 10 000 $.
En vertu de l’article 564.1.1
L’électeur qui déclare faussement que le prêt est consenti ou que le cautionnement
est contracté sur ses propres biens, volontairement, sans compensation ni
contrepartie, et qu’il n’a fait ni ne fera pas l’objet d’un quelconque remboursement
autrement que ce qui est prévu dans l’acte de prêt, est passible d’une amende de
5 000 $ à 20 000 $ pour une première infraction et de 10 000 $ à 30 000 $ pour
toute récidive dans les 10 ans.
En vertu de l’article 565
Quiconque contrevient à l’une des dispositions de la Loi électorale ou de ses
règlements, pour lesquelles aucune autre peine n’est prévue, est passible d’une
amende de 500 $.
9.3 Manœuvre électorale frauduleuse
En vertu des articles 567 et 568
Une personne déclarée coupable d’une manœuvre électorale frauduleuse perd,
pour une période de cinq ans, ses droits électoraux. Elle perd notamment le droit
de voter, d’être candidate à une élection, de se livrer à un travail de nature
partisane, d’agir à titre de représentant ou d’agent officiel. Elle ne peut occuper
aucune fonction dont la nomination est faite par décret du gouvernement ou par
résolution de l’Assemblée nationale.
Constituent une manœuvre électorale frauduleuse les infractions suivantes, notamment en matière de financement politique et de contrôle des dépenses électorales,
prévues aux articles 559, 559.0.1, 560, 564.1, 564.1.1 et 564.2 lorsque ce dernier
réfère aux articles 87, 90 et 91.
63
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
9.4 Autres dispositions
Conformément à l’article 569.1, toute information relative à toute poursuite pénale
intentée par le DGEQ et à toute déclaration de culpabilité liée aux infractions
énumérées aux articles 564.1 (1) et (2) et 564.2, notamment relativement aux
articles 87, 90 et 91 de la Loi électorale (LE), sera transmise aux commissaires
associés aux vérifications de l’Unité permanente anticorruption (UPAC) ainsi qu’au
Secrétariat du Conseil du trésor pour traitement approprié en vertu de la Loi sur les
contrats des organismes publics (LCOP).
9.5 Tableau sommaire de certaines infractions,
amendes et sanctions
Le tableau reproduit à la page suivante fait part des situations entraînant des
infractions à la Loi électorale et pour lesquelles des amendes élevées et de multiples
sanctions sont imposées.
La façon de lire le tableau est la suivante :
• Colonne 1 – En vertu de l’article
• Colonne 2 – Le contrevenant
• Colonne 3 – N’a pas respecté l’un des articles énumérés
ou
– A commis l’acte illégal décrit
ou
– A été déclaré coupable d’une infraction
• Colonne 4 – Pour une première infraction ou pour une récidive
• Colonne 5 – Une amende peut être imposée pour un montant de « » $ plus
une amende additionnelle équivalente au double de la contribution
illégale
Peut s’ajouter aux amendes déjà imposées la sanction en vertu de l’article :
• Colonne 6 – Qui rend coupable de manœuvre électorale frauduleuse (MEF)
64
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
CHAPITRE 9 Dispositions pénales et autres sanctions
65
Annexes
Annexe I
Demande de paiement d’une réclamation contestée
Annexe II
Demande de correction au rapport de dépenses électorales
Annexe III
Demande d’enquête
Annexe IV
Certificat du solliciteur
Annexe V
Liste des solliciteurs
Annexe VI
Bordereau de transmission des fiches de contribution
Annexe VII
Rapport d’activité de financement ou d’activité politique
Annexe VIII Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
Annexe IX
Acte de nomination d’un adjoint à l’agent officiel d’un candidat
Annexe X
Attestation de la publicité
Annexe XI
Bail de location
Annexe XII
Demande de remboursement des frais de transport et de repas
Annexe XIII Relevé de petite caisse
66
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe I Demande de paiement d’une réclamation contestée
ANNEXE I
Demande de paiement d’une réclamation contestée
, le
Municipalité
Date
Directeur général des élections du Québec
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demande de paiement d’une réclamation contestée
Élection
Date
Monsieur,
L’état des réclamations contestées joint au rapport de dépenses électorales de
Nom du candidat
comprend la réclamation contestée suivante :
Nom, adresse et numéro de téléphone du créancier
.
Numéro de la facture :
Montant de la facture :
Date de la facture :
Montant contesté :
Cette réclamation n’aurait pas dû être contestée pour la raison suivante :
Cette réclamation n’aurait pas dû être contestée pour la raison suivante :
Par conséquent, je vous demande la permission d’acquitter la réclamation pour un montant de
Je soussigné,
Nom du représentant officiel en caractères d’imprimerie
, demeurant au
$.
Adresse complète
, déclare que je suis le requérant et représentant
officiel et que tous les faits allégués dans cette demande son vrais et exacts.
Signé à
, ce
Municipalité
Signature du représentant officiel
67
Date
.
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe II Demande de correction au rapport de dépenses électorales
ANNEXE II
Demande de correction au rapport
de dépenses électorales
DGE-235-VF (16-01)
Demande de correction au rapport de dépenses électorales
, le
,
(Municipalité)
(Date)
Directeur général des élections
Direction des affaires juridiques
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Lors de la préparation du rapport de dépenses électorales, à la suite de l’élection
, une erreur s’est glissée.
tenue le
(Date)
Je demande donc d’apporter les corrections suivantes :
(Justifier la demande de correction et préciser l’impact sur le rapport)
Signé à
, ce
(Municipalité)
.
(Date)
, demeurant au
(Nom du chef du parti ou du candidat en lettres moulées)
,
(Adresse complète)
(Signature du chef du parti ou du candidat)
N.B. : Vous devez joindre le rapport amendé à votre demande.
68
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe III Demande d’enquête
ANNEXE III
Demande d’enquête
, le
Municipalité
Date
Directeur général des élections
Direction des affaires juridiques
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
Objet : Demande d’enquête au Directeur général des élections du Québec
Monsieur,
Par la présente, je vous demande de faire enquête sur un fait qui s’est produit le
Plaignant
Date
Personne ou organisme visés
Nom
Nom
Adresse complète
Adresse complète
Numéro de téléphone
Numéro de téléphone
Les faits à l’origine de cette demande sont les suivants :
(Résumer de façon complète en indiquant la date, l’heure et l’endroit des faits reprochés et les raisons pour lesquelles
on estime qu’ils sont contraires à la Loi électorale)
Témoins
Nom, adresse complète et numéro de téléphone
Vous trouverez joints à cette lettre les documents à l’appui de ma demande.
Signature
69
Date
.
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe IV Certificat du solliciteur
ANNEXE IV
Certificat du solliciteur
DGE-239-VF (16-12)
Certificat du solliciteur
En vertu des articles 92 et 93 de la Loi électorale, je,
,
Nom
représentant officiel de
,
Entité autorisée
désigne
,
Nom du solliciteur
,
domicilié au
Adresse
pour solliciter et recueillir des contributions pour l’entité autorisée mentionnée ci-dessus
au
pour la période du
Année/mois/jour
Année/mois/jour
Signé à
, ce
Municipalité
.
Date
Signature de la personne désignée (solliciteur)
Signature du représentant officiel
Numéro du certificat :
Déclaration du solliciteur
Je,
, désigné à titre de personne autorisée
Nom et prénom
à solliciter des contributions, m’engage à exhiber, sur demande, le présent certificat à tout électeur qui versera
une contribution et à l’informer que toute contribution doit être versée par l’électeur lui-même, à même
ses propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’elle ne peut faire l’objet
d’un quelconque remboursement.
Signature du solliciteur
Date
N.B. : Si le délégué du représentant officiel émet le présent certificat, faire les adaptations
nécessaires conformément à l’article 94 de la Loi électorale.
70
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe V Liste des solliciteurs
ANNEXE V
Liste des solliciteurs
DGE-238-VF (16-12)
Liste des solliciteurs
En vertu de l’article 92 de la Loi électorale, je
,
Nom du représentant officiel
représentant officiel de
,
Entité autorisée
ai désigné par écrit les solliciteurs énumérés ci-dessous.
Pour la période
Du
Au
Numéro
du certificat
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
Nom et adresse des solliciteurs
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Signature du représentant officiel
Date
N.B. : Si le représentant officiel désigne des personnes pour solliciter et recueillir des contributions, il doit dresser une liste des
solliciteurs et la retourner au DGEQ (art. 116.1, 117 et 122 de la Loi électorale). Si aucun solliciteur n’est nommé au cours de
l’exercice financier, une liste vide doit obligatoirement être signée par le représentant officiel et être jointe au rapport financier
transmis au DGEQ.
71
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe VI Bordereau de transmission des fiches de contribution
ANNEXE VI
Bordereau de transmission
des fiches de contribution
Nom de l’entité politique
Date de transmission
Nombre
de fiches
SECTION A
1. Fiche de contribution – paiement en argent et dépôt au compte
de l’entité politique
Montant
$
2. Fiche de contribution – paiement par chèque
(incluant les chèques postdatés) :
a) Fiches
$
b) Nombre de chèques :
3. Fiche de contribution – paiement par carte de crédit et saisie
par le parti
$
4. Fiche de contribution – paiement par débit préautorisé
$
5. Fiche de contribution en bien ou service
$
TOTAL SECTION A
$
Nombre
de fiches
SECTION B (fiches sans contribution)
Fiche de contribution ne comportant que des adhésions
et / ou des revenus d’activités politiques
Nom du représentant officiel ou du responsable
SVP, transmettre ce bordereau accompagné des fiches de contribution
et des chèques à l’adresse suivante :
Traitement des contributions
Directeur général des élections du Québec
3460, rue de La Pérade
Québec (Québec) G1X 3Y5
72
Montant
$
Signature
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe VII Rapport d’activité de financement ou d’activité politique
ANNEXE VII
Rapport d’activité de financement
ou d’activité politique
DGE-234-VF (16-01)
Rapport d’activité de financement ou d’activité politique
Nom de l’entité
Nature de l’activité
Date de l’activité
Adresse où s’est tenue l’activité
Répartition
Billets vendus
Prix unitaire
(détails par catégorie d’entrée)
Catégorie d’entrée
Somme recueillie
(B)
À titre
de revenu
de contribution
(A) X (B)
Nbre de billets
À titre
de revenu
d’activité politique
(A)
$
$
$
$
$ +
$
$
$
$ +
$
$
$
$ +
$
$
$
Total des sommes recueillies à titre de billets vendus
=
$
$
$
Contributions reçues en supplément des prix d’entrée
+
$
Revenus accessoires (boissons, vestiaire, etc.)*
+
$
Total des sommes recueillies (à remettre au représentant officiel)
=
$
Dépenses engagées pour cette activité (inscrire les dépenses engagées et joindre les pièces justificatives) :
Salle
$
Impression des billets
+
$
Publicité
+
$
Nourriture et boissons
+
$
Son et éclairage
+
$
Assurances
+
$
Dépenses payées à même la petite caisse (fournir les détails)
+
$
Autres (décrire)
+
$
Total des dépenses =
$
* Détail des revenus accessoires
Nature
Quantité vendue
Prix unitaire
Total
Total
Responsable de l'activité
Date du rapport
Signature
Représentant officiel
Date
Signature
73
GuIde du représenTanT offIcIel eT aGenT offIcIel d’un candIdaT IndépendanT auTorIsé eT d’un dépuTé IndépendanT auTorIsé
ANNExE VIII Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
ANNEXE VIII
Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
DGE-205-VF (16-12)
Acte d’emprunt
Je,
, représentant officiel de
,
Nom du représentant officiel
Nom de l’entité autorisée
étant la seule personne autorisée à agir aux fins des présentes en vertu des dispositions de l’article 104 de la
Loi électorale, ci-après appelé « l’Emprunteur »,
ET
, domicilié au
Nom de l’électeur
,
Adresse de l’électeur
ci-après appelé « le Prêteur », déclarons et convenons de ce qui suit :
« le Prêteur » consent à « l’Emprunteur » en vertu des présentes un prêt de
accepte et reconnaît avoir reçu en ce jour.
$ que « l’Emprunteur »
Le présent prêt est consenti aux conditions suivantes :
Date de l’emprunt
Durée de l’emprunt
Taux d’intérêt
Modalités de remboursement du capital
Modalités de paiement des intérêts
(un versement d’intérêt est obligatoire annuellement)
Le prêteur déclare ce qui suit :
1. le prêt est consenti à même mes propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et il ne fera pas
l’objet d’un quelconque remboursement autrement que ce qui est prévu dans cet acte;
2. le prêt est versé au moyen d’un chèque ou d’un autre ordre de paiement que j’ai signé et il est tiré sur mon compte
dans un établissement financier qui a un bureau au Québec.
3. Le total des montants suivants ne dépasse pas 25 000 $ :
• le capital non remboursé des prêts que j’ai consentis au bénéfice d’un ou de plusieurs entités autorisées;
• la somme pour laquelle je demeure la caution d’emprunts contractés par une ou plusieurs entités autorisées.
En foi de quoi nous avons signé à
le
Municipalité
Signature du représentant officiel
.
Date
Signature de l’électeur
74
S
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe VIII Acte d’emprunt et déclaration de cautionnement
DGE-206-VF (16-12)
S
Déclaration de cautionnement
Je,
, domicilié au
Nom de l’électeur
,
Adresse de l’électeur
ai consenti à
, représentant officiel de
Nom du représentant officiel
, un cautionnement au montant de
Nom de l’entité autorisée
$ sur un emprunt contracté le
Montant de la caution
Date
auprès de
.
Nom de l’institution financière/électeur
Je déclare ce qui suit :
1. ledit cautionnement est contracté à même mes propres biens, volontairement, sans compensation
ni contrepartie et, dans l’éventualité où l’institution financière devrait prélever ma caution, celle-ci
ne fera pas l’objet d’un quelconque remboursement;
2. le total des montants suivants ne dépasse pas 25 000 $ :
• le capital non remboursé des prêts que j’ai consentis au bénéfice d’un ou de plusieurs entités autorisées;
• la somme pour laquelle je demeure la caution d’emprunts contractés par une ou plusieurs entités autorisées.
En foi de quoi j’ai signé à
le
Municipalité
Signature de l’électeur
75
.
Date
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe IX Acte de nomination d’un adjoint à l’agent officiel d’un candidat
ANNEXE IX
Acte de nomination d’un adjoint
à l’agent officiel d’un candidat
En vertu des articles 406 et 408 de la Loi électorale, je
agent officiel de
Nom en caractères d’imprimerie
Nom du candidat
nomme
Nom
domicilié au
Adresse
N° de téléphone à la résidence
N° de téléphone au travail
adjoint et l’habilite à faire ou à autoriser des dépenses électorales jusqu’à concurrence
d’un montant de :
$ pour la période débutant le
et se terminant le
Signé à
Date
.
Date
, ce
Municipalité
Date
Signature de l’agent officiel du candidat
J’accepte cette nomination.
Signature de l’adjoint
J’approuve cette nomination.
Signature candidat
Date
76
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe X Attestation de la publicité
ANNEXE X
Attestation de la publicité
DGE-260-VF (08-10)
Attestation de la publicité
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Panneaux, banderoles, enseignes, etc.
Je soussigné,
, atteste que mon nom et
Nom de l'agent officiel
mon titre d'agent officiel ainsi que le nom du fabricant ou de l'imprimeur
Indiquer le nom du fabriquant ou de l'imprimeur
apparaissaient sur
Indiquer le nombre et la grandeur des panneaux, banderoles, enseignes, ou une référence
au(x) numéro(s) de pièce(s) concernée(s) au rapport de dépenses électorales
Signature de l’agent officiel
Date
Télévision, radio, Internet
Je soussigné,
, atteste que mon nom et
Nom de l'agent officiel
mon titre d'agent officiel ont été mentionnés lors des messages diffusés à la station
Indiquer le nom de la station de télévision ou de radio
ou sur le site Internet de
Nom du parti ou du candidat
Signature de l’agent officiel
Date
77
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe XI Bail de location
ANNEXE XI
Bail de location
Adresse du local loué :
Description des lieux
incluant les dimensions :
Description des biens et des services
inclus dans le coût du loyer :
Période de location :
Du :
Au :
Prix unitaire au pied
ou au mètre carré :
Coût total :
Modalités de paiement :
Nom et adresse du locateur :
Nom et adresse de l’agent officiel :
Signature du locateur :
Date
Signature de l’agent officiel :
Date
78
$
Jour
Accompagné de
Prénom
79
(C)
Date
(B)
Signature d’approbation de l’agent officiel
(A)
Stationnement
et autres*
Date
Taux
Taxi ou
transport en
commun*
X
=
Signature de la personne qui fait la demande
Kilométrage
Kilométrage total
Kilométrage
Automobile
(D)
Téléphone
(F)
Souper
(G)
Logement ou
hôtel
Additionner A + B + C
Additionner D + E + F + G
(E)
Dîner
Frais réels * ou indemnité journalière
(taxes et pourboires compris)
Déjeuner
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Détails du compte ou remarques
(Point de départ--d’arrêt--d’arrivée)
* Annexer les pièces justificatives
Mois
Date
Fonction
Adresse
Nom
Demande de remboursement des frais de transport et de repas
Total réclamé
Transport
Séjour
Divers
Divers*
DGE-261-VF (08-10)
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe XII Demande de remboursement des frais de transport et de repas
ANNEXE XII
Demande de remboursement des frais
de transport et de repas
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Annexe XIII Relevé de petite caisse
ANNEXE XIII
Relevé de petite caisse
DGE-201-VF (16-11)
Relevé de petite caisse
Nom de l’entité
Date de la facture
aaaa-mm-jj
Nom du responsable
No pièce
Nom du fournisseur
Date du relevé
Année
Mois
Catégories de dépenses électorales
Jour
Montant ($)
Total des dépenses :
Montant(s) de petite caisse :
Solde :
Sommaire des dépenses électorales par catégorie
Publicité ($)
Biens et services ($)
Location de locaux ($)
80
Voyages et repas ($)
Montants non inclus dans
les dépenses électorales ($)
Directives
D-5
Ouverture d’un compte dans un établissement financier
et tenue d’un registre comptable
D-9
Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
D-10
Réutilisation du matériel publicitaire produit
et utilisé lors d’une élection antérieure
D-12
Rapport de dépenses électorales d’un candidat
D-13
Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé des dépenses
de l’agence de publicité
D-14
Perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol en période électorale
D-16
Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
D-18
Admissibilité des biens durables au titre de dépenses électorales
D-19
Indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais
de repas remboursés pour la période électorale
D-20
Organisation et tenue d’assemblées publiques en période électorale
D-21
Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
D-22
Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
D-23
Revenus accessoires recueillis lors d’activités ou manifestations
à caractère politique
D-24
Rapport financier d’un député indépendant autorisé
81
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 5 Ouverture d’un compte dans un établissement financier et tenue d’un registre comptable
DIRECTIVE 5
Ouverture d’un compte dans un établissement financier
et tenue d’un registre comptable
DIRECTIVE
D-5
Ouverture d’un compte dans un établissement financier
et tenue d’un registre comptable
Renvoi : Loi électorale, articles 99 et 414
BUT
Cette directive a pour but de prescrire d’une part, la dénomination sous laquelle un compte doit être ouvert
dans un établissement financier; d’autre part, le contenu d’un registre comptable que doit tenir le
représentant ou l’agent officiel.
COMPTE DANS UN ÉTABLISSEMENT FINANCIER
Le représentant officiel et l’agent officiel doivent, dès qu’ils sont habilités à agir, ouvrir un ou des comptes
dans une succursale québécoise d’une banque, d’une société de fiducie ou d’une coopérative de services
financiers.
Bien qu’il soit sous la responsabilité d’un représentant officiel, le compte du parti ou de l’instance qui
constitue une entité politique autorisée doit être identifié au nom de cette dernière comme suit :
1) Parti politique :
« Parti
»
Nom du parti politique
2) Instance autorisée :
« Instance du
Nom du parti politique
de la circonscription (région) de
»
Nom de la circonscription ou de la région
Lorsqu’il détient et administre les fonds qui lui sont confiés, l’agent officiel le fait au bénéfice d’un parti
ou d’un candidat. Il est suggéré que le compte soit identifié comme suit :
3) Agent officiel d’un candidat ou d’un parti :
«
pour
Nom de l’agent officiel
»
Nom du parti ou du candidat
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
Page 1 de 2
82
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 5 Ouverture d’un compte dans un établissement financier et tenue d’un registre comptable
DIRECTIVE
D-5
Ce compte doit permettre au représentant officiel ou à l’agent officiel de recevoir les relevés de compte.
Il doit également permettre de recevoir les chèques payés et compensés ou une image recto verso des
chèques numérisés.
Une copie de chaque bordereau de dépôt doit être conservée. Ce bordereau doit indiquer le nom de la
personne et le montant des chèques déposés. De plus, pour toute autre somme reçue en argent comptant,
ce bordereau doit indiquer le nom de la personne ainsi que la somme versée par celle-ci. À défaut de
l’inscription de ces renseignements sur le bordereau de dépôt, il faut consigner les renseignements sur un
document à conserver avec le bordereau.
REGISTRE COMPTABLE
Pour faciliter la préparation du rapport de dépenses électorales ou du rapport financier, un registre
comptable doit être tenu et refléter tous les revenus et dépôts et toutes les dépenses et déboursés effectués
et, le cas échéant, les actifs, passifs et actifs nets de l’entité autorisée.
La valeur des biens et services reçus à titre gratuit d’un électeur doit être comptabilisée comme toute autre
contribution pour en faciliter la présentation au rapport financier.
Pour un parti ou une instance de parti, le registre comptable doit fournir les renseignements demandés à
l’état des résultats et au bilan du rapport financier (voir le détail à la directive D-8 pour une instance).
Pour un agent officiel, le registre comptable doit fournir les renseignements demandés au rapport de
dépenses électorales.
Ce registre doit être additionné et concilié régulièrement avec les relevés de compte transmis par
l’établissement financier. Une conciliation bancaire pour faire le rapprochement entre le solde au relevé de
compte et le solde au registre comptable est nécessaire lorsqu’il y a des dépôts ou chèques en circulation.
Dans le cas d’un parti politique, un grand livre général devra aussi être tenu et contenir tous les comptes
apparaissant au registre comptable mentionné précédemment.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
Page 2 de 2
83
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
DIRECTIVE 9
Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
DIRECTIVE
D-9
Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
Renvoi : Loi électorale, articles 114, 115, 115.1, 122 et 123
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la forme requise du rapport financier d’un candidat indépendant autorisé.
L’usage du formulaire intitulé Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé est obligatoire.
Pour que le formulaire soit recevable, les sections « Signature et déclaration du représentant officiel » et
« Signature et déclaration du député » doivent être signées.
LISTE DES PERSONNES DÉSIGNÉES À TITRE DE SOLLICITEUR
Le représentant officiel d’un candidat indépendant autorisé doit s’assurer de fournir, avec le rapport financier
annuel, la liste de toutes les personnes autorisées à solliciter des contributions au cours de la période couverte
par le rapport, comme requis par la directive D-22.
Cette liste doit notamment contenir, pour chaque solliciteur :
• les nom et prénom;
• l’adresse complète;
• la période couverte par le certificat de solliciteur;
• le numéro de certificat délivré.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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84
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
D-9
DIRECTIVE
DGE-211-VF (16-12)
Rapport financier d'un candidat indépendant autorisé
Candidat indépendant autorisé
Représentant officiel
Exercice
Année
Mois
Jour
Du
Circonscription
Au
ÉTAT DES RÉSULTATS
$
ENCAISSE AU DÉBUT DE L'EXERCICE (ligne 26 du rapport financier précédent, s'il y a lieu)
1
Rentrées de fonds :
2
Contributions (annexe 3)
3
Revenus d'activités politiques (annexe 1, total A)
4
Revenus accessoires (annexe 1, total B)
5
Revenus d’appariement
6
Avance reçue du Directeur général des élections du Québec (DGEQ)
nombre de donateurs
7
Remboursement des dépenses électorales du DGEQ (excluant l'avance inscrite à la ligne 6)
8
Intérêts gagnés
$
Autres revenus (préciser) :
9
10 Total partiel (lignes 2 à 9)
Autres rentrées de fonds :
11 Emprunts (annexe 2, total C)
12
13 TOTAL DES RENTRÉES DE FONDS (lignes 10 à 12)
$
14 TOTAL DES FONDS DISPONIBLES (lignes 1 + 13) (à reporter à la page 2, ligne 15)
Remarque: Il est recommandé au représentant officiel de conserver une copie de ce rapport avant de le transmettre
au Directeur général des élections du Québec.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
Page 2 de 8
85
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
DIRECTIVE
D-9
Candidat indépendant autorisé
ÉTAT DES RÉSULTATS
(suite)
15 TOTAL DES FONDS DISPONIBLES (page 1, ligne 14)
$
Sorties de fonds :
16 Intérêts sur emprunts * (annexe 2, total F)
$
17 Dépenses électorales (rapport de dépenses électorales, ligne 12)
18 Remboursement d'avance reçue du DGEQ
19 Dépenses autres qu'électorales (TOTAL E du formulaire DGE-222-VF)
20 Remboursement au DGEQ - Revenus d’activités politiques excédant 5% des coûts réels
Autres dépenses, (préciser) :
21
22 Total partiel (lignes 16 à 21)
Autres sorties de fonds :
23 Remboursements d'emprunts (annexe 2, total D)
24
25 TOTAL DES SORTIES DE FONDS (lignes 22 à 24)
$
26 ENCAISSE À LA FIN DE L'EXERCICE (lignes 15 - 25)
CALCUL DE LA DETTE ÉLECTORALE OU DU SOLDE À REMETTRE AU DGEQ
$
27 Solde des emprunts (annexe 2, total E)
28 Avance reçue du DGEQ (page 1, ligne 5)
29 Total partiel (lignes 27 + 28)
30 Remboursement d'avance reçue du DGEQ (ligne 18)
31 Total partiel (lignes 29 - 30)
32 Encaisse à la fin de l'exercice (ligne 26)
33 DETTE ÉLECTORALE (lignes 31 - 32) (si solde positif)
$
34 SOLDE À REMETTRE AU DGEQ (lignes 31 - 32) (si solde négatif)
$
* Excluant ceux indiqués au rapport des dépenses électorales
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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86
LIEU
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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87
NATURE
Nom, prénom et adresse du prêteur
Date de
l'emprunt
Autorisée par :
TOTAL
Taux
d'intérêt
Annexe 2 - Emprunts (Établissements financiers et électeurs)
à inscrire à la ligne 2 de l'état des résultats
* Ces sommes doivent faire partie du montant des contributions
DATE
Solde au début
C
D
Montant
remboursé
dans l'exercice
TOTAL
E
Solde à la fin
A
à titre de revenu
d’activité politique
SOMMES RECUEILLIES
de contribution
* à titre de revenu
Montant
emprunté
dans l'exercice
PRIX D'ENTRÉE
Annexe 1 - Sommes recueillies à l'occasion d'activités de financement ou politiques
Candidat indépendant autorisé
F
Intérêts payés
dans l'exercice
B
REVENUS
ACCESSOIRES
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
DIRECTIVE
D-9
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
D-9
DIRECTIVE
Annexe 3 - Liste des électeurs ayant versé une ou plusieurs contributions
et le montant total de celles-ci
IDENTIFICATION
Nom de l'entité
Exercice
Année
NOM ET PRÉNOM
(ordre alphabétique)
Mois
Jour
Du
Nom de la circonscription
Au
ADRESSE DU DOMICILE
(No, rue, app., ville et code postal)
Montant
$
TOTAL (ou montant à reporter)
Page
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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88
de
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
DIRECTIVE
D-9
Candidat indépendant autorisé
Annexe 4 - Cautionnements
MONTANT
CAUTIONNÉ
ADRESSE DU DOMICILE
(No, rue, app., ville et code postal)
NOM ET PRÉNOM DE L'ÉLECTEUR
Annexe 5 - Établissements financiers où sont déposées les sommes recueillies
NOM DE L'ÉTABLISSEMENT
ADRESSE DE L'ÉTABLISSEMENT
No DU COMPTE
Annexe 6 - Contributions en biens et services
ADRESSE DU DOMICILE
(No, rue, app., ville et code postal)
NOM ET PRÉNOM DE L'ÉLECTEUR
(ordre alphabétique)
NOMBRE
MONTANT
TOTAL
Déclaration du représentant officiel
Page
Je déclare que tous les renseignements donnés dans le présent rapport sont vrais, exacts et complets.
Date
Signature du représentant officiel
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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89
de
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
D-9
DIRECTIVE
Signature et déclaration du représentant officiel
Je,
,
Prénom
Nom
représentant officiel du candidat indépendant autorisé
,
Nom du candidat indépendant autorisé
déclare ce qui suit :
1. La sollicitation de contributions n’a été faite que sous ma responsabilité ou par l’entremise des personnes
que j’ai désignées par écrit conformément à la Loi électorale (LE).
2. Toutes les contributions recueillies ont été versées en conformité des dispositions de la section II du chapitre
II de la LE.
3. Tous les comptes bancaires ouverts au bénéfice du candidat sont inscrits au présent rapport.
4. Toutes les sommes recueillies pour le candidat ont été déposées à même le ou les comptes bancaires
ouverts au bénéfice de celui-ci et sont conformes à la Loi.
5. Si applicable, toutes les sommes reçues du Directeur général des élections du Québec ont été déposées
à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice du candidat.
6. Les prêts obtenus et les cautions signées relativement à ceux-ci sont conformes à la Loi. Notamment, lorsque
ces prêts proviennent d’un électeur, ils ont été versés à l’aide d’un chèque personnel de celui-ci, volontairement,
sans compensation ni contrepartie, et ils ne feront pas l’objet d’un quelconque remboursement autrement
que ce qui est prévu à l’acte d’emprunt.
7. Toutes les dépenses que j’ai faites ou autorisées, à l’exception des dépenses électorales, sont inscrites
au rapport financier et ont été engagées conformément aux exigences de la Loi.
8. Toutes les sorties de fonds ont été acquittées à même le ou les comptes bancaires inscrits au présent
rapport financier, à l’exception des dépenses électorales.
9. Aucune dépense n’a été acquittée en argent comptant, à l’exception de celles provenant d’une petite
caisse constituée à même le fonds du candidat, sous la responsabilité du représentant officiel.
10. Toutes les dépenses ont été engagées au prix courant du marché. De plus, un reçu de contribution a été
remis pour tout bien ou service fourni gratuitement par un électeur, à l’exception du travail bénévole.
11. Les personnes ayant effectué du travail bénévole au sens de l’article 88(1) au cours de la période l’ont
fait personnellement, volontairement, et le fruit de ce travail a été fait sans compensation ni contrepartie.
12. Les renseignements contenus dans le présent rapport ainsi que ses annexes sont vrais, exacts et complets.
le
Signature du représentant officiel
Date
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 9 Rapport financier d’un candidat indépendant autorisé
D-9
DIRECTIVE
Signature et déclaration du candidat indépendant autorisé
Je,
,
Prénom
Nom
candidat indépendant autorisé de la circonscription de
,
Nom de la circonscription
déclare ce qui suit :
1. J’ai été informé des règles de financement.
2. J’ai rappelé aux personnes autorisées à solliciter des contributions l’obligation de respecter les règles
de financement.
3. J’ai été informé des pratiques de sollicitation de mon représentant officiel et juge qu’elles sont conformes
à la Loi.
4. Je déclare avoir transmis au représentant officiel toute l’information financière pour lui permettre de
dresser ce rapport.
5. J’ai pris connaissance du rapport et j’ai obtenu tous les éclaircissements nécessaires sur son contenu.
6. Je prends acte de la déclaration du représentant officiel.
7. Je vous confirme qu’à ma connaissance, le représentant officiel a réalisé son mandat en conformité
avec la Loi.
le
Signature du candidat indépendant autorisé
Date
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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91
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 10 Réutilisation du matériel publicitaire produit et utilisé lors d’une élection antérieure
DIRECTIVE 10
Réutilisation du matériel publicitaire produit
et utilisé lors d’une élection antérieure
DIRECTIVE D-10
Réutilisation du matériel publicitaire produit
et utilisé lors d’une élection antérieure
Renvoi : Loi électorale, articles 402, 403, 415, 421 et 441
BUT
Cette directive a pour but de préciser aux agents officiels la façon de comptabiliser le coût du matériel
publicitaire réutilisé lors d’une élection alors qu’il a été produit et utilisé lors d’une élection antérieure. Elle
prescrit également l’identification qui doit apparaître sur ce matériel.
COÛT DU MATÉRIEL ET FACTURE OBLIGATOIRE
L’évaluation du coût du matériel publicitaire réutilisé doit être effectuée selon la méthode dite du “coût de
remplacement”. Par “coût de remplacement”, il faut entendre le coût de production de ce matériel s’il avait été
produit au moment de sa réutilisation.
Cette méthode conduit nécessairement à une valeur estimée qui peut être fondée, notamment, sur l’évaluation
par un fournisseur en semblable matière, du coût actuel de production. Ce dernier montant est ensuite divisé
par le nombre d’élections où ce matériel a été utilisé.
Étant donné que le détenteur du matériel publicitaire en question est l’entité politique à qui le matériel a été
retourné après l’utilisation et que cette entité agit à titre de vendeur, aux fins du rapport de dépenses
électorales, l’agent officiel devra exiger soit, du représentant officiel du parti ou de l’instance soit, du député
ou du candidat une facture qui comprendra notamment les renseignements suivants :
• la date de la vente;
• le nom et l’adresse du détenteur;
• la quantité vendue;
• la description du matériel publicitaire;
• « LE COÛT DE REMPLACEMENT » à l’unité au moment de la vente du matériel et le coût total de remplacement;
• la ou les dates d’élections antérieures où ce matériel a été utilisé;
• le coût net, c’est-à-dire le coût total de remplacement divisé par 2 s’il s’agit d’une deuxième utilisation, ou
par 3 s’il s’agit d’une troisième utilisation.
La dépense devra être incluse au rapport de dépenses électorales et l’agent officiel devra, comme pour toute
autre dépense électorale, en acquitter le coût net au bénéfice de l’entité autorisée détentrice du matériel
publicitaire, au moyen d’un chèque tiré sur son fonds électoral. Pour l’entité politique qui vend le matériel
publicitaire, le représentant officiel devra inscrire un revenu équivalent dans son « État des résultats ».
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 10 Réutilisation du matériel publicitaire produit et utilisé lors d’une élection antérieure
DIRECTIVE D-10
IDENTIFICATION DU MATÉRIEL PUBLICITAIRE
Lorsque du matériel publicitaire déjà produit lors d’une élection antérieure est réutilisé, l’identification
de ce matériel doit être conforme aux exigences de la loi, à savoir: comporter, d’une part, les nom et titre de
l’agent officiel en poste lors de la réutilisation du matériel; d’autre part, le nom de celui qui l’a fabriqué ou
imprimé initialement.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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93
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE 12
Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
Rapport de dépenses électorales d’un candidat
Renvoi : Loi électorale, articles 432, 432.1, 437, 438 et 445
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la formule requise du rapport de dépenses électorales d’un candidat
indépendant ou de parti.
L’usage du formulaire intitulé Rapport de dépenses électorales d’un candidat est obligatoire.
Pour que le formulaire soit recevable, les sections « Signature et déclaration de l’agent officiel » et « Signature
et déclaration du candidat » doivent être signées.
Il est à noter qu’une application Web vous est fournie et est fortement recommandée pour la production de
ce rapport.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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94
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
DGE-221-VF (16-12)
Rapport de dépenses électorales d'un candidat
IDENTIFICATION
Candidat
Parti ou indépendant
Circonscription
Agent officiel
Date du scrutin
Année
Mois
Jour
ÉTAT SOMMAIRE DU FONDS ÉLECTORAL ET DES DÉPENSES ÉLECTORALES
PROVENANCE DU FONDS ÉLECTORAL
Sommes reçues
1
Du représentant officiel du parti
2
Du représentant officiel de l'instance
3
Du représentant officiel du candidat indépendant autorisé
$
4
5
$
TOTAL DU FONDS ÉLECTORAL (lignes 1 à 4)
Établissement financier du fonds électoral
Nom et adresse de l'établissement financier
No de compte
DÉPENSES ÉLECTORALES
6
Publicité (annexe 1, total A)
7
Biens et services (annexe 1, total B)
8
Location de locaux (annexe 1, total C)
9
Frais de voyage et de repas (annexe 1, total D)
$
10 Sous-total (lignes 6 à 9)
11 Dépenses faites, non réclamées (annexe 2)
12 TOTAL DES DÉPENSES ÉLECTORALES ENGAGÉES ET ACQUITTÉES (lignes 10 + 11)
$
13 Montant maximum des dépenses électorales permis par la loi
$
Réclamations contestées (annexe 3)
$
Versement au Directeur général des élections du Québec des dépenses faites, non réclamées
Un chèque au montant de
$ fait à l'ordre du Directeur général des élections du Québec en fidéicommis et tiré
sur le fonds électoral pour les dépenses faites, non réclamées et présentées à l'annexe 2, accompagne ce rapport.
Remarque : Il est recommandé à l'agent officiel de conserver une copie de ce rapport avant de le transmettre
au Directeur général des élections du Québec.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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95
Candidat
Nom du fournisseur
TOTAUX (ou soldes à reporter)
Soldes reportés
Nos
consécutifs
des pièces
justificatives
Montant payé
Circonscription
Agent officiel
A
Publicité
B
Biens et services
Annexe 1 - État détaillé des dépenses (à l’exclusion des dépenses faites non réclamées)
IDENTIFICATION
Parti ou indépendant
C
Location
de locaux
D
Frais de voyage
et de repas
DISTRIBUTION DU MONTANT PAYÉ
Année
Jour
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
Autorisée par :
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Page _____ de _____
E
Dépenses autres
qu'électorales
Mois
Date du scrutin
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
Nom du candidat
Annexe 2 - État des dépenses faites, non réclamées
Nom et adresse du fournisseur
*
Date
d'utilisation
du bien ou
du service
Nature de
la dépense
No
consécutif
des pièces
justificatives
Joindre un chèque fait à l'ordre du Directeur général des élections du Qébec en fidéicommis pour le total des dépenses
faites, mais non réclamées par les créanciers dans les 60 jours qui suivent le jour du scrutin.
Date de
réclamation
*
Montant de
la dépense
TOTAL
Annexe 3 - État des réclamations contestées
Nom et adresse du fournisseur
Raison de la contestation
No
consécutif
des pièces
justificatives
Montant de
la facture
Montant
contesté
TOTAL
Page ______ de ______
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
Signature et déclaration de l’agent officiel
Je,
,
Prénom
Nom
agent officiel du candidat
,
Nom du candidat
dans la circonscription de
,
Nom de la circonscription
déclare ce qui suit :
1. J’ai nommé les adjoints en vertu des articles 406 et 408 (al. 2), et toutes les dépenses autorisées par
ceux‑ci sont présentées dans le rapport, le cas échéant.
2. Toutes les dépenses électorales que j’ai faites ou autorisées et qui ont été portées à ma connaissance
sont inscrites dans le rapport de dépenses électorales et ont été engagées conformément aux exigences
de la Loi. Toutes les réclamations reçues au plus tard le 60e jour suivant celui fixé pour le scrutin ont été
acquittées, sauf celles que j’ai contestées et déclarées à l’annexe 3 du présent rapport.
3. Toutes les dépenses électorales ont été acquittées à même le seul fonds électoral ouvert (article 414
et directive D‑5), à l’exception des réclamations contestées mentionnées à l’annexe 3 du présent rapport
et, le cas échéant, des dépenses communes de publicité prévues à l’article 422.1 et acquittées par l’agent
officiel du parti.
4. Aucune dépense électorale n’a été acquittée en argent comptant, à l’exception de celles provenant
d’une petite caisse constituée à même le fonds électoral sous la responsabilité de l’agent officiel.
5. Toutes les dépenses électorales inscrites au rapport sont justifiées par une facture en conformité
avec l’article 424 et 434 (al.2). Ces factures présentent l’intégralité des biens fournis ou des services rendus.
6. Toutes les dépenses électorales ont été engagées au prix courant du marché conformément aux articles 91
(al. 4 et 5) et 417. De plus, à l’exception du travail bénévole, une facture attestant de la valeur de tout bien
ou service fourni à titre gratuit par un électeur est jointe au rapport.
7. Les personnes ayant effectué du travail bénévole au sens des articles 88(1) et 417 au cours de la période
électorale l’ont fait personnellement, volontairement, et le fruit de ce travail a été fait sans compensation
ni contrepartie.
8. Les renseignements contenus dans le présent rapport ainsi que ses annexes sont vrais, exacts et complets.
le
Signature de l’agent officiel
Date
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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98
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 12 Rapport de dépenses électorales d’un candidat
DIRECTIVE D-12
Signature et déclaration du candidat
Je,
,
Prénom
candidat
Nom
,
du parti politique autorisé
Nom du parti politique autorisé
indépendant autorisé
,
dans la circonscription de
Nom de la circonscription
déclare ce qui suit :
1. J’ai été informé des règles concernant les dépenses électorales.
2. J’ai rappelé à l’agent officiel l’obligation de respecter ces règles.
3. Je déclare lui avoir transmis toute l’information financière pour lui permettre de dresser ce rapport.
4. J’ai pris connaissance du rapport et j’ai obtenu tous les éclaircissements nécessaires sur son contenu.
5. Je prends acte de la déclaration de l’agent officiel.
6. Je vous confirme qu’à ma connaissance, l’agent officiel a réalisé son mandat en conformité avec la Loi.
le
Signature du candidat
Date
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : décembre 2016
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99
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 13 Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé des dépenses de l’agence de publicité
DIRECTIVE 13
Autorisation d’une agence de publicité
et état détaillé des dépenses de l’agence de publicité
DIRECTIVE
D-13
Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé
des dépenses de l’agence de publicité D-13
Renvoi : Loi électorale, article 407
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la forme des documents requis pour l’autorisation d’une agence de
publicité et la production par celle-ci d’un état détaillé de ses dépenses.
L’usage du formulaire « État détaillé des dépenses de l’agence de publicité » est obligatoire.
Le formulaire « État détaillé des dépenses de l’agence de publicité » doit être daté et signé par le propriétaire
de l’agence ou par une personne autorisée. Cet état doit être accompagné des preuves publicitaires et des
pièces justificatives incluant les factures des sous-traitants.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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100
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 13 Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé des dépenses de l’agence de publicité
D-13
DIRECTIVE
DGE-224-VF (11-03)
Acte d'autorisation de l'agence de publicité
En vertu de l'article 407 de la Loi électorale, je
agent officiel de
,
Nom
Nom du candidat ou du parti
de la circonscription de
autorise
Nom de l'agence de publicité
Adresse de l'agence de publicité
à faire ou à commander des dépenses électorales jusqu'à concurrence du montant suivant :
pour la période électorale du
Signé à
20
au
ce
Municipalité
$
20
Date
20
Signature de l'agent officiel
Acceptation du mandat
Je
, accepte cette autorisation jusqu'au montant fixé ci-dessus.
Nom
Date
Signature de la personne autorisée de l'agence de publicité
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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101
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 13 Autorisation d’une agence de publicité et état détaillé des dépenses de l’agence de publicité
D-13
DIRECTIVE
DGE-225-VF
(92-11)
État détaillé des dépenses de l'agence de publicité *
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IDENTIFICATION
Date du scrutin
Nom du parti
Nom de l'agence de publicité
Année
Nom du candidat
Mois
Jour
Nom de l'agent officiel
No
consécutif
des pièces
justificatives
Nom du fournisseur
de
** Montant
la facture
Montant
contesté
s'il y a lieu
Raison du montant contesté
Soldes reportés
TOTAUX (ou soldes à reporter)
* Cet état doit être accompagné des preuves publicitaires et des pièces justificatives incluant les factures des sous-traitants.
** Inscrire toutes dépenses faites, incluant celles pour lesquelles un sous-traitant n'a pas produit de facture. Dans ce cas
joindre le bon de commande. Dès réception de la facture, la transmettre au Directeur général des élections. Le paiement
de cette facture incombe à l'agence.
DÉCLARATION DE L'AGENCE DE PUBLICITÉ
Je déclare que toutes les dépenses de publicité que j'ai faites ou commandées conformément aux exigences de la Loi
$
électorale à l'occasion des élections du
n'excèdent pas le montant de
fixé dans l'autorisation reçue de l'agent officiel ci-haut identifié.
Je déclare que les renseignements donnés dans le présent rapport sont vrais, exacts et complets.
Date
Signature de la personne autorisée
Page
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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102
de
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 14 Perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol en période électorale
DIRECTIVE 14
Perte de matériel à la suite de vandalisme
ou de vol en période électorale
DIRECTIVE D-14
Perte de matériel à la suite de vandalisme ou de vol
en période électorale
BUT
Cette directive a pour but de préciser aux agents officiels et aux représentants officiels la façon de considérer
le coût de remplacement de matériel perdu à la suite de vandalisme ou de vol.
Ce coût de remplacement peut être considéré comme une dépense électorale, si le maximum permis n’est pas
dépassé. Cependant, il peut aussi être considéré comme “autre dépense” sous réserve de certaines conditions.
CONDITIONS À RESPECTER
Lorsque du matériel, utilisé pendant une période électorale, est volé ou endommagé à la suite d’un acte de
vandalisme, le coût de remplacement par du matériel semblable jusqu’à concurrence du coût initial n’est pas
une dépense électorale lorsque les conditions suivantes sont respectées :
1) L’agent officiel joint au rapport de dépenses électorales :
i) un affidavit et une preuve des dommages encourus (par exemple : une photographie) dans le cas
de vandalisme;
ii) une copie du rapport de police ainsi que le numéro de dossier et l’adresse du bureau de la police dans
le cas d’un vol;
iii) les pièces justificatives concernant le matériel perdu et son coût d’acquisition (factures, preuves de
paiement et, s’il y a lieu, la preuve publicitaire).
2) L’agent officiel remplace le matériel perdu par du matériel identique et annexe à son rapport les pièces
justificatives concernant le remplacement du matériel perdu (factures, preuve de paiement et, s’il y a lieu,
la preuve publicitaire). Lorsque le matériel est assuré et qu’une franchise est versée, celle-ci constitue le
coût de remplacement.
Lorsque le coût de remplacement du matériel est supérieur au coût initial, la différence constitue une dépense
électorale additionnelle qui doit être autorisée et acquittée par l’agent officiel. Elle fait partie de la limite
permise et doit être inscrite au rapport de dépenses électorales.
Quant au montant correspondant au coût initial, il doit être autorisé et acquitté, soit par le représentant officiel
du parti, de l’instance ou du candidat indépendant concerné ou soit par l’agent officiel du parti, de l’instance
ou du candidat indépendant concerné lorsque, d’une part, on a choisi de ne pas le considérer comme une
dépense électorale; d’autre part, on a respecté les conditions mentionnées.
Cependant, si les conditions énumérées précédemment ne sont pas remplies, l’agent officiel est tenu de
considérer le coût du matériel perdu et celui du nouveau matériel comme des dépenses électorales et de se
conformer aux exigences de la loi en cette matière.
Autorisée par :
Publiée le : 23 juin 1992
Mise à jour : mai 2011
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103
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
DIRECTIVE 16
Versement d’une contribution
au moyen d’une carte de crédit
DIRECTIVE D-16
Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
Renvoi : Loi électorale, article 95
BUT
Cette directive a pour but de prescrire les renseignements que doit contenir un formulaire utilisé lors de
la réception d’une contribution faite au moyen d’une carte de crédit. La cueillette des renseignements
afférents à ce mode de paiement incombe au représentant officiel de chaque entité autorisée. Ces
renseignements peuvent être demandés à même le formulaire Fiche de contribution ou sur un document
spécifique (voir Bulletin B-2).
UNE RESPONSABILITÉ DU REPRÉSENTANT OFFICIEL
Il est impératif de préciser que la sollicitation de contribution ne peut être faite que sous la responsabilité du
représentant officiel d’une entité autorisée et que par l’entremise des personnes désignées par écrit par le
représentant officiel (article 92).
Quel que soit le mode de paiement utilisé par l’électeur pour transmettre une contribution, il revient toujours
au représentant officiel de s’assurer, par l’application de mécanismes de contrôle suffisants, que la contribution
est versée par l’électeur conformément aux dispositions de la Loi électorale.
PAIEMENT D’UNE CONTRIBUTION PAR CARTE DE CRÉDIT
Important : respect des normes de sécurité de carte de crédit
Si l’entité politique autorisée, son représentant officiel ou un solliciteur conserve dans ses locaux des
fiches de contribution sur lesquelles apparaissent le nom du détenteur d’une carte de crédit, le
numéro de la carte de crédit et sa date d’expiration, il doit se conformer aux normes de la Payment
Card Industry (PCI) du Security Standards Council. Pour ce faire, un formulaire d’autoévaluation de
type A (SAQ-A) doit être rempli. Cette auto-évaluation doit être entérinée par un auditeur accrédité
PCI qui délivrera un certificat de conformité. Vous devez transmettre au Directeur général des
élections du Québec (DGEQ) une copie du certificat obtenu. En aucune situation vous ne devez
conserver ou transmettre ces informations dans un format électronique (ex. : courriel, base de
données, fichier Excel, etc.), à moins de détenir un certificat de conformité de type D (SAQ-D) délivré
par un auditeur accrédité PCI. Pour en connaître davantage sur ces normes et leur application, vous
pouvez consulter le site suivant : fr.pcisecuritystandards.org/minisite
Autorisée par :
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Mise à jour : décembre 2016
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Directive 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
DIRECTIVE D-16
L’entité politique autorisée ne peut utiliser un terminal de point de vente (TPV) pour percevoir une contribution
au moyen d’une carte de crédit.
L’électeur peut effectuer le paiement de sa contribution par carte de crédit directement sur le site Web du
DGEQ ou par un lien sur le site Web d’un parti.
Lorsque l’électeur n’effectue pas lui-même son paiement par carte de crédit, il doit fournir au représentant
officiel les renseignements nécessaires au paiement sur un document spécifique ou sur une fiche de contribution
afin que le personnel du parti en effectue la saisie sur le site Web du DGEQ.
Ces documents doivent mentionner que l’électeur doit être le titulaire de la carte de crédit et que le titulaire
principal ne peut être une personne morale (compagnie, syndicat, etc.).
En outre, la fiche de contribution ou le document spécifique doit contenir une section distincte, datée et
signée par l’électeur, dans laquelle ce dernier consent à ce que l’établissement financier ou l’émetteur de la
carte de crédit puisse, pour une période de sept ans, communiquer au DGEQ et au représentant officiel de
l’entité autorisée à laquelle la contribution est destinée tous les renseignements relatifs à la carte de crédit.
Ces renseignements peuvent être utilisés aux fins d’une vérification du respect des règles relatives au
financement des partis politiques. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
dans le secteur privé, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques.
Un modèle est suggéré en annexe.
CONTENU DU DOCUMENT OU DE LA FICHE DE CONTRIBUTION
La fiche de contribution produite par l’entité politique ou le document spécifique joint à la fiche de contribution
produite par le DGEQ doit, en plus des renseignements obligatoires, comprendre les éléments suivants :
1. le numéro de la carte de crédit du donateur;
2. la date d’expiration de la carte de crédit;
3. la signature du détenteur de la carte;
4. la date à laquelle la signature a été apposée;
5. le consentement de l’électeur avec signature et date.
Le personnel du parti doit mentionner, au point 3 du bordereau de transmission des fiches de contribution au
DGEQ, le nombre total de fiches de contribution qu’il transmet ainsi que le montant total des contributions
faites par carte de crédit qu’il a saisi à la place d’un électeur.
Somme toute, pour qu’une contribution faite par carte de crédit puisse être acceptée, toutes les exigences
prescrites par la présente directive devront être remplies.
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Directive 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
DIRECTIVE D-16
APPROBATION DU DOCUMENT SPÉCIFIQUE
Pour l’entité politique qui utilise les fiches de contribution du DGEQ et qui compte recueillir des contributions
versées au moyen d’une carte de crédit, un document distinct comprenant les renseignements relatifs à ce
mode de paiement devra être préalablement approuvé par le DGEQ et contenir une mention à cet effet.
CONSERVATION DES DOCUMENTS ET VÉRIFICATION
Le représentant officiel d’une entité autorisée doit, pendant une période de sept ans suivant la date de
transmission du rapport financier, conserver toutes les pièces justificatives permettant de vérifier le respect
des dispositions de l’article 90, du deuxième alinéa de l’article 93 et des articles 95 et 95.1 de la Loi électorale
concernant le versement d’une contribution et le mode de paiement utilisé.
Autorisée par :
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Directive 16 Versement d’une contribution au moyen d’une carte de crédit
DIRECTIVE D-16
ANNEXE
MODÈLE DU CONSENTEMENT DE L’ÉLECTEUR
Nom du détenteur de la carte :
Prénom du détenteur de la carte :
Numéro de la carte de crédit
Date d’expiration :
M
M
A
A
Montant :
$
Date :
Signature du donateur :
Consentement
Je consens, pour une période de sept ans à compter de la date de ma signature, à ce que l’émetteur de
ma carte de crédit communique au Directeur général des élections du Québec et au représentant officiel
de l’entité autorisée à laquelle ma contribution est destinée tous les renseignements nécessaires afin de
vérifier la conformité de ma contribution eu égard aux dispositions de la Loi électorale.
Date :
Signature :
Lorsqu’une contribution est versée par carte de crédit, l’électeur doit être l’un des titulaires de la carte
de crédit utilisée. La carte de crédit d’une personne morale ne doit jamais être utilisée pour verser une
contribution.
Autorisée par :
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Directive 18 Admissibilité des biens durables au titre de dépenses électorales
DIRECTIVE 18
Admissibilité des biens durables au titre
de dépenses électorales
DIRECTIVE
D-18
Admissibilité des biens durables au titre
de dépenses électorales D-18
Renvoi : Loi électorale, articles 402, 403 et 441
BUT
Cette directive a pour but de définir le concept de bien durable au titre de dépenses électorales ainsi que
de prescrire la base de répartition du coût d’un tel bien, nécessaire à l’agent officiel lors de la production du
rapport de dépenses électorales.
DÉFINITION D’UN BIEN DURABLE
Un bien durable admissible au titre de dépenses électorales peut se définir comme étant un bien meuble
acquis et utilisé en période électorale, mais dont la durée normale d’utilisation se situe bien au-delà de ladite
période électorale.
De tels biens sont constitués, en règle générale et de façon non exhaustive, d’équipements de bureau (ordinateur,
télécopieur, téléphone, cellulaire, etc.) et d’ameublement (tables, chaises, etc.).
DÉPENSE ADMISSIBLE
Lorsqu’un bien durable est comptabilisé au rapport de dépenses électorales, l’agent officiel doit déclarer,
au titre de dépense électorale, un montant représentant le moindre de 50 % du coût d’acquisition du bien
ou du coût de location estimé d’un bien similaire utilisé pour une même période déterminée.
Aux fins de l’application de cette directive, le coût de location estimé d’un bien similaire est établi en fonction
du prix de détail le plus bas auquel un tel bien est offert au public dans le cours normal des affaires, selon
le marché dans la région et à l’époque où il est fourni aux fins de l’élection.
DIVULGATION AU RAPPORT DE DÉPENSES ÉLECTORALES
Si le coût d’acquisition du bien durable est assumé en totalité par le fonds électoral mis à la disposition de l’agent
officiel, celui-ci devra inscrire à son rapport au titre de dépense électorale dans la catégorie « Biens et services »,
un montant équivalent à la dépense admissible et la portion non admissible du coût au titre de dépenses autres
qu’électorales.
De même, si le coût d’acquisition est assumé en tout ou en partie par le représentant officiel, l’agent officiel ne
sera tenu d’inscrire à son rapport que le montant admissible au titre de dépenses électorales. Ce montant
devra correspondre au coût admissible remboursé au représentant officiel par l’agent officiel à même son
fonds électoral.
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Publiée le : octobre 2007
Mise à jour : mai 2011
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Directive 18 Admissibilité des biens durables au titre de dépenses électorales
DIRECTIVE
D-18
Enfin, lorsqu’un agent officiel utilise un bien durable acquis par le représentant officiel avant le début de la
période électorale, ce dernier devra facturer le coût de location d’un tel bien à l’agent officiel en fonction
d’un prix reflétant la valeur marchande du bien à l’époque où il est fourni aux fins de l’élection.
REMISE DES BIENS DURABLES AU REPRÉSENTANT OFFICIEL
Au terme d’une élection et suivant l’exigence de l’article 441 de la Loi électorale, l’agent officiel doit remettre
au représentant officiel les sommes résiduelles de son fonds électoral et les biens qu’il détient, notamment
les biens durables.
Autorisée par :
Publiée le : octobre 2007
Mise à jour : mai 2011
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Directive 19 Indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais de repas remboursés pour la période électorale
DIRECTIVE 19
Indemnités journalières pour les frais de transport
et certains frais de repas remboursés pour la période électorale
DIRECTIVE D-19
Indemnités journalières pour les frais de transport
et certains frais de repas remboursés pour la
période électorale
Renvoi : Loi électorale, articles 424, 432 et 434
BUT
Cette directive a pour but d’encadrer l’acceptation et le paiement des indemnités journalières (perdiem)
relatives aux frais de transport et à certains frais de repas.
CADRE D’APPLICATION
La personne requérante pourra toujours demander à l’agent officiel un remboursement de ses frais de transport
et de repas suivant les coûts réels engagés, le tout appuyé des pièces justificatives pertinentes.
Toutefois, sous réserve d’une acceptation par l’agent officiel, la personne requérante peut aussi demander
à être remboursée pour ses frais de transport et pour certains frais de repas sur la base d’indemnités journalières.
Les montants des indemnités journalières prévues à cette directive ont été déterminés, pour l’essentiel, en
vertu de la Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement et autres frais inhérents. Pour connaître
les taux en vigueur au moment d’un événement électoral, vous référer ausite Web du Directeur général
des élections.
INDEMNITÉS JOURNALIÈRES
Frais de transport
La personne requérante peut demander à être remboursée sur la base d’une indemnité journalière établie en
fonction d’un montant maximal alloué au kilomètre.
Frais de repas lors de la tournée en autobus
Pour les repas pris au cours d’un déplacement effectué lors de tournée en autobus, une indemnité journalière
peut être réclamée pour les déjeuner, dîner et souper, incluant les pourboires et les taxes.
FRAIS DE REPAS POUR LE JOUR DU SCRUTIN ET LE JOUR DU VOTE PAR ANTICIPATION
Lors du jour du scrutin et du jour du vote par anticipation, une indemnité journalière maximale pour frais de
repas jusqu’à concurrence de 25 $ par jour peut être remboursée par l’agent officiel, soit 10 $ pour le dîner et
15 $ pour le souper.
Autorisée par :
Publiée le : octobre 2007
Mise à jour : mai 2011
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Directive 19 Indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais de repas remboursés pour la période électorale
DIRECTIVE D-19
PIÈCES JUSTIFICATIVES
Les indemnités journalières de frais de transport
Lorsqu’il y a utilisation d’un véhicule automobile personnel et que le trajet aller et retour, pour chaque journée
complète, est de 180 kilomètres et plus, la personne requérante doit fournir une preuve de déplacement
(facture d’essence ou reçu de stationnement) prouvant qu’elle a supporté des frais reliés à l’utilisation de son
véhicule automobile.
Toutefois, aucune preuve de déplacement n’est exigée pour un déplacement de moins de 180 kilomètres
aller et retour, pour chaque journée complète, lorsqu’il y a utilisation d’un véhicule personnel.
Les indemnités journalières de certains frais de repas
La personne requérante (voir les deux situations décrites dans la section indemnités journalières) peut bénéficier
de l’indemnité pour frais de repas sans pièce justificative.
Dans toutes autres situations, le remboursement des frais de repas est effectué en fonction des coûts réels
avec production de factures, reçus ou autres pièces justificatives pertinentes.
FORMULAIRE À REMPLIR
La personne qui réclame des indemnités journalières utilise le formulaire proposé à la fin de cette directive ou
tout autre document indiquant les renseignements nécessaires et justificatifs aux fins du versement des
indemnités journalières. Un modèle de ce formulaire est reproduit à la page 3 de cette directive. La demande
de remboursement des frais de transport et de certains frais de repas doit être signée par la personne qui fait
la demande et approuvée par la signature de l’agent officiel.
Autorisée par :
Publiée le : octobre 2007
Mise à jour : mai 2011
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Jour
Accompagné de
Prénom
Publiée le : octobre 2007
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Autorisée par :
(A)
(B)
Taxi ou
transport en
commun*
Signature d’approbation du représentant financier
du candidat
X
=
Signature de la personne qui fait la demande
Taux
Kilométrage total
Kilométrage
Kilométrage
Automobile
Date
Date
(C)
Stationnement
et autres*
(D)
Téléphone
(F)
Souper
(G)
Logement ou
hôtel
Additionner A + B + C
Additionner D + E + F + G
(E)
Dîner
Frais réels * ou indemnité journalière
(taxes et pourboires compris)
Déjeuner
An English version of this form is available upon request
Détails du compte ou remarques
(Point de départ--d’arrêt--d’arrivée)
* Annexer les pièces justificatives
Mois
Date
Fonction
Adresse
Nom
Demande de remboursement des frais de transport et de repas
Total réclamé
Transport
Séjour
Divers
Divers*
DGE-261.1-VF (12-09)
Directive 19 Indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais de repas remboursés pour la période électorale
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DIRECTIVE D-19
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Directive 20 Organisation et tenue d’assemblées publiques en période électorale
DIRECTIVE 20
Organisation et tenue d’assemblées publiques
en période électorale
DIRECTIVE D-20
Organisation et tenue d’assemblées publiques
en période électorale
Renvoi : Loi électorale, article 404.12o
BUT
Cette directive a pour but d’établir les règles relatives à l’organisation et à la tenue d’assemblées publiques
pendant la période électorale.
ACTIVITÉS TENUES PAR DES ORGANISMES NON PARTISANS
Les coûts associés à des activités tenues par des organismes non partisans (ex. : Chambre de commerce) ne
sont pas considérés comme des dépenses électorales si les conditions suivantes sont respectées :
• L’organisation et la tenue d’une assemblée publique doivent se faire dans le cadre des activités régulières
de l’organisme.
• L’invitation lancée aux membres de l’organisme et au public en général doit être faite de la même façon
que celle qui est habituellement utilisée.
• Aucune publicité partisane ne doit être distribuée ou diffusée à l’occasion ou durant une telle activité. On
doit donc comprendre que l’utilisation d’un slogan ou d’un logo partisan ne devrait pas être tolérée ni
dans les documents d’invitation ni à l’extérieur ou à l’intérieur des lieux de l’assemblée.
• L’assemblée ne doit pas être organisée directement ou indirectement pour le compte d’un parti ou d’un
candidat.
ACTIVITÉS TENUES PAR DES ORGANISMES PARTISANS
Le coût de toutes activités tenues en période électorale par des organismes partisans (ex. : Commission jeunesse
d’un parti) doit être considéré comme une dépense électorale et être acquitté par l’agent officiel d’un parti ou
d’un candidat.
AUTRES ACTIVITÉS
Les dépenses faites ou engagées pour la tenue de réunions, y compris la location de la salle et la convocation
des participants, ne sont pas considérées comme des dépenses électorales, pourvu que ces réunions ne soient
pas organisées directement ou indirectement pour le compte d’un candidat ou d’un parti et que le total desdites
dépenses pour toute la période électorale n’excède pas 200 $.
Autorisée par :
Publiée le : octobre 2007
Mise à jour : mai 2011
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Directive 21 Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
DIRECTIVE 21
Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
DIRECTIVE D-21
Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
Renvoi : Loi électorale, articles 402 et 403
BUT
Cette directive a pour but de fournir des indications aux agents officiels à l’égard du coût des assurances, des
frais d’installation ou d’activation des téléphones ainsi que des dépenses liées au démantèlement des véhicules
de tournée.
DÉFINITION
Une dépense inhérente se définit comme étant une dépense étroitement liée à une dépense électorale et qui
en découle. La dépense inhérente exige qu’elle puisse être associée à une dépense principale admissible à titre
de dépense électorale.
La dépense inhérente ne réfère pas au coût d’un bien ou d’un service utilisé en période électorale pour favoriser
ou défavoriser l’élection d’un candidat. Cependant, elle est tout de même considérée, comme une dépense
électorale pour ce qui est des dépenses d’assurances, d’installation ou d’activation de téléphones et de
démantèlement des véhicules de tournée.
ASSURANCES
En ce qui a trait aux assurances, plusieurs assureurs offrent une protection pour une période minimale de trois
mois, six mois ou même un an, sans compter la période de couverture réelle pour laquelle un agent officiel peut
en avoir besoin à des fins électorales (la période électorale peut varier de 33 à 39 jours).
Ainsi, les frais reliés aux assurances sont habituellement fixes et ne sont pas crédités même si l’agent officiel n’a
pas besoin d’une période de protection aussi longue qu’offre par défaut une police d’assurance. Le coût de
l’assurance est alors considéré comme une « dépense à coût minimum » et la totalité des frais sont considérés
et admis à titre de dépense électorale, bien que la période pour laquelle le service est obtenu excède la période
électorale.
TÉLÉPHONE
Lorsqu’un agent officiel commande à des fins électorales de nouveaux services téléphoniques, des frais tels que
des frais d’installation ou d’activation lui sont facturés, qu’ils soient en lien avec des téléphones fixes ou mobiles.
Autorisée par :
Publiée le : 20 mai 2011
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Directive 21 Dépenses inhérentes à certaines dépenses électorales
DIRECTIVE D-21
Pour un matériel donné, utilisé en période électorale, les frais sont les mêmes, peu importe que l’installation
ou l’activation ait lieu en période électorale ou avant celle-ci. Puisque ces frais sont fixes et ne varient pas en
fonction du moment où ils sont engagés, la totalité de la dépense est considérée et admise à titre de dépense
électorale.
Les autres frais de service, d’utilisation et d’interurbains liés au téléphone sont traités selon les règles générales
énoncées aux articles 402 et 403 de la loi aux fins de détermination du coût d’une dépense électorale.
DÉMANTÈLEMENT DE VÉHICULE DE TOURNÉE
En période électorale, il arrive couramment que des véhicules soient loués pour effectuer une tournée du
Québec et de ses régions. Ce genre de dépense est normalement fait par l’agent officiel d’un parti politique
autorisé. Au départ, des frais sont souvent engagés pour adapter le véhicule aux besoins du chef d’un parti et
de son équipe d’organisateurs et d’autres personnes qui l’accompagne.
À la suite de la période électorale, comme les véhicules doivent être remis dans leur état initial, des dépenses
quant à l’aménagement intérieur qui doit être défait, au nettoyage et au retrait du lettrage extérieur sont
engagées. Bien que ce travail soit effectué après la période électorale, ces dépenses découlant de l’utilisation
des véhicules en période électorale, sont admises et considérées à titre de dépenses électorales.
Autorisée par :
Publiée le : 20 mai 2011
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Directive 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
DIRECTIVE 22
Personne autorisée à solliciter
et à recueillir des contributions
DIRECTIVE D-22
Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
Renvoi : Loi électorale, articles 92, 93, 94, 95.1, 116.1, 117 et 122
BUT
Cette directive a pour but de définir ce que constituent la sollicitation et le fait de recueillir des contributions
au sens des articles 92 et 93 de la Loi. Elle détermine également le contenu du certificat du solliciteur, ainsi que
celui de la liste des solliciteurs.
CONTEXTE
La sollicitation d’une contribution ou le fait de recueillir une contribution doit, en tout temps et en toute
circonstance, être effectué sous la responsabilité exclusive du représentant officiel et que par l’entremise des
personnes qu’il désigne par écrit à cette fin. La désignation par écrit des personnes autorisées à solliciter et à
recueillir des contributions demeure impérative pour atteindre les objectifs suivants :
• permettre à l’entité autorisée de s’assurer que les montants qui lui sont destinés lui ont véritablement
été remis;
• rassurer le donateur que l’argent qu’il destine à une entité autorisée lui sera effectivement remis.
EXIGENCES
Dans l’atteinte de ces objectifs, seuls le représentant officiel ou les personnes qu’il désigne par écrit peuvent
accomplir l’une ou l’autre des trois actions distinctes suivantes :
1. solliciter une contribution, soit la démarche ou l’acte de demander, de faire appel à quelqu’un en vue
d’obtenir une contribution, qu’elle soit faite de personne à personne, par téléphone, par la poste, par
courrier électronique, par Internet ou par tout autre moyen;
2. recueillir une contribution, soit l’acte de recevoir, de prendre possession d’une contribution, qu’elle soit
versée en argent, par chèque ou par tout autre ordre de paiement signé par le donateur;
3. délivrer une fiche de contribution ou recevoir une fiche de contribution dûment remplie par le donateur.
Le certificat du solliciteur (annexe I) atteste la désignation effectuée par le représentant officiel. Le représentant
officiel doit signer un tel certificat et le remettre à toute personne qui effectue l’une ou l’autre des actions
citées précédemment. Ainsi, il est nécessaire de détenir un certificat du solliciteur dès que l’une de ces actions
est exécutée. Le solliciteur doit, quant à lui, exhiber son certificat à quiconque en fait la demande.
Celui qui reçoit la contribution doit délivrer une fiche au donateur. Il est à noter que le nom du solliciteur doit
toujours être inscrit sur chaque fiche lorsque cette sollicitation est faite en présence du solliciteur. À cet égard,
le Directeur général des élections du Québec met à la disposition du représentant officiel des livrets de fiches
de contributions (voir le bulletin B-2 pour plus de renseignements).
Autorisée par :
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Mise à jour : décembre 2016
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Directive 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
DIRECTIVE D-22
CERTIFICAT DU SOLLICITEUR
Un modèle de certificat du solliciteur est proposé en annexe I de la présente directive. Le représentant officiel
peut toutefois produire ses propres certificats dans la mesure où ceux-ci contiennent tous les éléments inclus
à cette annexe.
Tout certificat du solliciteur demeure valide pour une période maximale d’un an à compter de la date de
délivrance. En cas de nomination d’un nouveau représentant officiel, les certificats délivrés demeurent
valides, à moins que ce dernier en décide autrement.
LISTE DES SOLLICITEURS
Le représentant officiel d’un parti politique doit transmettre au DGEQ la liste des solliciteurs désignés au
cours de l’année en même temps que son rapport financier. Tout solliciteur détenant un certificat en vigueur
(ne serait-ce qu’une journée) au courant de l’année civile correspondant à celle du rapport financier doit
figurer sur cette liste.
Pour ce qui est du représentant officiel d’un député ou candidat indépendant autorisé, il doit remettre au
DGEQ tous les certificats du solliciteur, ainsi que la liste des solliciteurs, en même temps que tout rapport
financier.
À noter que la liste des solliciteurs est obligatoire pour tout parti, député ou candidat indépendant autorisé, et
ce, même si aucun solliciteur n’a été désigné. Une liste vide mais signée par le représentant officiel se doit
d’être déposée auprès du DGEQ. Un modèle de liste des solliciteurs est proposé en annexe II de la présente
directive. Le représentant officiel peut toutefois produire sa propre liste dans la mesure où celle-ci contient
tous les éléments inclus à cette annexe.
CERTIFICAT GLOBAL
Il est possible de désigner une personne dont l’action se limite à solliciter, soit à demander, à faire appel à un
électeur en vue d’obtenir une contribution, sans toutefois qu’elle soit autorisée à recueillir les contributions
sollicitées ou à délivrer et recevoir des fiches de contribution. Toute personne dont l’action se limite à ce qui
précède peut figurer sur un certificat global.
Pour l’une ou l’autre des personnes énumérées ci-dessous, le représentant officiel d’une entité autorisée peut
délivrer un certificat global sur lequel sont inscrits les nom, prénom et adresse de domicile de cette personne,
ainsi que des gens que cette dernière désigne et dont l’action se limite à solliciter des contributions :
• un député;
• un membre du personnel d’un cabinet ou d’un député au sens de la Loi sur l’Assemblée nationale;
• un membre du personnel d’un cabinet au sens de la Loi sur l’exécutif;
• un membre de l’exécutif, du personnel ou un dirigeant d’un parti politique, tant au niveau national, local
que régional.
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Directive 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
DIRECTIVE D-22
Ce certificat global devra obligatoirement être signé par le représentant officiel de l’entité autorisée. Toute
personne dont le nom apparaît sur un tel certificat global devra avoir un certificat en sa possession pour être
en mesure de l’exhiber sur demande, peu importe le format retenu par l’entité autorisée.
Tout certificat global demeure valide pour une période maximale d’un an à compter de la date de délivrance.
En cas de nomination d’un nouveau représentant officiel, les certificats délivrés demeurent valides, à moins
que ce dernier en décide autrement. Une mise à jour d’un certificat global peut être effectuée lors de
tout changement important, tel que des élections générales, partielles ou un remaniement ministériel. Tout
changement devra être effectué par écrit sur le certificat global et signé par le représentant officiel.
Tout solliciteur dont le nom apparaît sur un certificat global en vigueur (ne serait-ce qu’une journée) au courant
de l’année civile correspondant à celle du rapport financier de l’entité autorisée doit figurer sur la liste des
solliciteurs jointe au rapport financier de cette entité. Une mention selon laquelle le solliciteur est inscrit sur un
certificat global doit apparaître sur la liste des solliciteurs.
Autorisée par :
Publiée le : 20 mai 2011
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Directive 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
DIRECTIVE D-22
ANNEXE I
DGE-239-VF (16-12)
Certificat du solliciteur
En vertu des articles 92 et 93 de la Loi électorale, je,
,
Nom
représentant officiel de
,
Entité autorisée
désigne
,
Nom du solliciteur
,
domicilié au
Adresse
pour solliciter et recueillir des contributions pour l’entité autorisée mentionnée ci-dessus
au
pour la période du
Année/mois/jour
Année/mois/jour
Signé à
, ce
Municipalité
.
Date
Signature de la personne désignée (solliciteur)
Signature du représentant officiel
Numéro du certificat :
Déclaration du solliciteur
Je,
, désigné à titre de personne autorisée
Nom et prénom
à solliciter des contributions, m’engage à exhiber, sur demande, le présent certificat à tout électeur qui versera
une contribution et à l’informer que toute contribution doit être versée par l’électeur lui-même, à même
ses propres biens, volontairement, sans compensation ni contrepartie, et qu’elle ne peut faire l’objet
d’un quelconque remboursement.
Signature du solliciteur
Date
N.B. : Si le délégué du représentant officiel émet le présent certificat, faire les adaptations
nécessaires conformément à l’article 94 de la Loi électorale.
Autorisée par :
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Directive 22 Personne autorisée à solliciter et à recueillir des contributions
DIRECTIVE D-22
ANNEXE II
DGE-238-VF (16-12)
Liste des solliciteurs
En vertu de l’article 92 de la Loi électorale, je
,
Nom du représentant officiel
représentant officiel de
,
Entité autorisée
ai désigné par écrit les solliciteurs énumérés ci-dessous.
Nom et adresse des solliciteurs
Pour la période
Du
Au
Numéro
du certificat
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Nom et prénom
________________________________________________
Adresse
________________________________________________
________________________________________________
Signature du représentant officiel
Date
N.B. : Si le représentant officiel désigne des personnes pour solliciter et recueillir des contributions, il doit dresser une liste des
solliciteurs et la retourner au DGEQ (art. 116.1, 117 et 122 de la Loi électorale). Si aucun solliciteur n’est nommé au cours de
l’exercice financier, une liste vide doit obligatoirement être signée par le représentant officiel et être jointe au rapport financier
transmis au DGEQ.
Autorisée par :
Publiée le : 20 mai 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 23 Revenus accessoires recueillis lors d’activités ou manifestations à caractère politique
DIRECTIVE 23
Revenus accessoires recueillis lors d’activités
ou manifestations à caractère politique
DIRECTIVE D-23
Revenus accessoires recueillis lors d’activités
ou manifestations à caractère politique
Renvoi : Loi électorale, articles 88 (6.1o), 100 et 114 (3.1o)
BUT
Le but de cette directive est de fournir des indications aux représentants officiels à l’égard des revenus
accessoires pouvant être recueillis lors d’activités ou manifestations à caractère politique tenues sous leur
responsabilité.
REVENUS ACCESSOIRES
Il est permis de recueillir, lors d’activités ou de manifestations à caractère politique, des revenus accessoires,
lesquels ne sont pas considérés comme des contributions. À titre d’exemple, il peut s’agir de revenus de
vestiaire, de revenus tirés de la vente de boissons.
CONDITIONS À RESPECTER
Afin d’assurer la conformité des revenus accessoires, les conditions suivantes doivent être respectées :
• Les revenus accessoires ne peuvent être recueillis que lors d’activités ou manifestations à caractère politique;
• Les revenus accessoires doivent être raisonnables, c’est-à-dire peu importants et ne doivent en aucun cas
constituer un revenu commercial ou être assimilés à un tel revenu;
• Les revenus accessoires doivent être en relation avec le nombre de participants aux activités ou manifestations
à caractère politique;
• Le représentant officiel doit présenter distinctement au rapport financier les revenus accessoires recueillis
au cours de l’exercice financier. Il doit joindre au rapport financier un document détaillant les revenus
accessoires, les quantités vendues et le(s) prix unitaire(s) tout en identifiant l’activité ou la manifestation à
caractère politique au cours de laquelle ils ont été recueillis.
Les articles promotionnels qui sont vendus lors d’activités ou manifestations à caractère politique sont assimilés
à des revenus accessoires. Par contre, des articles promotionnels peuvent être vendus en tout temps en quantité
raisonnable et à la condition de ne pas constituer un revenu commercial ou être assimilés à un tel revenu.
APPRÉCIATION DU CARACTÈRE RAISONNABLE PAR LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS
Le Directeur général des élections évalue le caractère raisonnable des revenus accessoires recueillis par une
entité autorisée. S’il ne peut être justifié, tout revenu accessoire dérogeant aux conditions précédemment
mentionnées sera considéré comme une contribution et devra être retourné au Directeur général des élections,
conformément aux dispositions de l’article 100 de la Loi électorale.
Autorisée par :
Publiée le : 23 mai 2011
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE 24
Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Rapport financier d’un député indépendant autorisé
Renvoi : Loi électorale, articles 114, 115, 115.1 et 117
BUT
Cette directive a pour but de prescrire la forme requise du rapport financier d’un député indépendant autorisé.
L’usage du formulaire intitulé Rapport financier d’un député indépendant autorisé est obligatoire.
Pour que le formulaire soit recevable, les sections « Signature et déclaration du représentant officiel » et
« Signature et déclaration du député » doivent être signées.
Le rapport peut être signé par le représentant officiel dont le nom apparaît au registre des entités autorisées
du Directeur général des élections du Québec au 31 décembre de l’année pour laquelle un rapport doit être
produit ou par celui qui a été désigné avant la date de remise de ce rapport.
Il est par ailleurs fortement recommandé d’utiliser un formulaire Excel, ou un autre logiciel comptable, afin de
tenir vos registres comptables et ainsi de faciliter la production de votre rapport financier annuel.
LISTE DES PERSONNES DÉSIGNÉES À TITRE DE SOLLICITEUR
Le représentant officiel d’un député doit s’assurer de fournir, avec le rapport financier annuel, la liste de toutes
les personnes autorisées à solliciter des contributions au cours de la période couverte par le rapport, comme
requis par la directive D-22.
Cette liste doit notamment contenir, pour chaque solliciteur :
• les nom et prénom;
• l’adresse complète;
• la période couverte par le certificat de solliciteur;
• le numéro de certificat délivré.
Autorisée par :
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
DGE-214-VF (16-12)
Rapport financier d'un député indépendant autorisé
État des résultats d’un député indépendant autorisé
IDENTIFICATION
Nom du député indépendant
Représentant officiel
Exercice
Année
Mois
Jour
Du
Au
REVENUS
1 Contributions (annexe 3)
nombre de donateurs :
$
2 Revenus d'activités politiques ( annexe 1, total A)
3 Revenus accessoires (annexe 1, total B)
4 Remboursement des dépenses électorales du DGEQ
5 Revenus d'appariement
6 Intérêts gagnés
7 Autres revenus (préciser)
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19 TOTAL DES REVENUS (lignes 1 à 18)
$
Remarque : Il est recommandé au représentant officiel de conserver une copie de ce rapport avant de le transmettre
au Directeur général des élections du Québec.
Autorisée par :
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
DÉPENSES
20 Intérêts sur emprunts (annexe 2, total F)
$
21 Remboursement d’avance excédentaire au DGEQ
22 Dépenses d'activités
23 Dépenses électorales (rapport de dépenses électorales, ligne 12)
24 Secrétariat et frais de bureau
25 Publicité
26 Loyer
27 Télécommunications
28 Contributions non conformes d’une année antérieure remboursées au DGEQ
29 Frais de service et d’administration
30 Autres dépenses (préciser)
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42 TOTAL DES DÉPENSES (lignes 20 à 41)
EXCÉDENT DES REVENUS (DÉPENSES) SUR LES DÉPENSES
43 (REVENUS) (lignes 19 – 42)
ACTIFS NETS AU DÉBUT DE L’EXERCICE
44 (ligne 45 du rapport de l’année précédente)
$
45 ACTIFS NETS À LA FIN DE L’EXERCICE (lignes 43 + 44)
$
$
$
Autorisée par :
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Bilan d'un député indépendant autorisé
IDENTIFICATION
Nom du député indépendant
Représentant officiel
Année
Mois
Jour
Au
ACTIFS
1 Encaisse
$
2 Petite caisse
3 Placements (annexe 5, total C)
4 Remboursement de dépenses électorales à recevoir du DGEQ
5 Autres sommes à recevoir
6 Ameublement et équipement
7 Équipement informatique
8 Autres immobilisations
9 Autres actifs (préciser)
10
11
12
13
14
15 TOTAL DES ACTIFS (lignes 1 à 14)
$
PASSIFS
16 Découvert d’encaisse
$
17 Comptes à payer
18 Avance excédentaire à payer au DGEQ
19 Autres sommes à payer
20 Revenus reportés
21 Emprunts d’établissements financiers ou d’électeurs (annexe 2, total E)
22 Autres passifs (préciser)
23
24
25
26
27 TOTAL DES PASSIFS (lignes 16 à 26)
$
ACTIFS NETS
28 Actifs nets (lignes 15 – 27) (Doit correspondre à la ligne 45 de l'état des résultats)
$
29 TOTAL DES PASSIFS ET ACTIFS NETS (lignes 27 + 28)
$
Déclaration du représentant officiel
Je déclare que tous les renseignements donnés dans ce rapport sont vrais, exacts et complets.
Date
Signature du représentant officiel
Autorisée par :
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Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Conciliation d’encaisse d’un député indépendant autorisé
IDENTIFICATION
Nom du député indépendant
Représentant officiel
Exercice
Année
Mois
Jour
Du
Au
1 Encaisse (découvert) à la fin de l’exercice précédent
$
Plus :
2 Revenus de l’exercice courant (ligne 19, état des résultats)
Moins :
3 Dépenses de l’exercice courant (ligne 42, état des résultats)
4 Total partiel (lignes 1 + 2 - 3)
$
Plus :
5 Petite caisse à la fin de l’exercice précédent
6 Montants à recevoir et autres actifs à la fin de l’exercice précédent
7 Valeur des actifs disposés au cours de l’exercice
8 Augmentations des emprunts au cours de l’exercice (annexe 2, total C)
9 Dispositions de placements au cours de l’exercice (annexe 5, total B)
10 Montants à payer et autres passifs à la fin de l’exercice (lignes 17 à 20 + 22 à 26, bilan)
11
Moins :
12 Petite caisse à la fin de l’exercice (ligne 2, bilan)
13 Montants à recevoir et autres actifs à la fin de l’exercice (lignes 4 + 5 + 9 à 14, bilan)
14 Valeur des actifs acquis au cours de l’exercice
15 Remboursements des emprunts au cours de l’exercice (annexe 2, total D)
16 Acquisitions de placements au cours de l’exercice (annexe 5, total A)
17 Montants à payer et autres passifs à la fin de l’exercice précédent
18
Encaisse (découvert) à la fin de l’exercice courant (lignes 4 + 5 à 11 - 12 à 18)
19 (Doit correspondre à la ligne 1 ou 16 du bilan)
$
Autorisée par :
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Lieu
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Nature
Emprunt #
Nom, prénom et adresse du prêteur
Date de
l’emprunt
TOTAL
Taux
d’intérêt
Solde au début
Annexe 2 - Emprunts auprès d'un établissement financier ou d’un électeur
* Ces sommes doivent faire partie du montant des contributions
à inscrire à la ligne 1 de l’état des résultats
Date
Annexe 1 - Sommes recueillies à l’occasion d’activités de financement ou politiques
Député indépendant
C
Montant
emprunté
dans l’exercice
Prix d’entrée
D
Montant
remboursé
dans l’exercice
TOTAL
E
Solde
à la fin
A
Sommes recueillies
* à titre de revenu
à titre de revenu
de contribution
d'activité politique
F
Intérêts payés
dans l’exercice
B
Revenus
accessoires
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
5
Autorisée par :
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Annexe 3 - Liste des électeurs ayant versé une ou plusieurs contributions
et le montant total de celles-ci
IDENTIFICATION
Nom de l'entité
Exercice
Année
NOM ET PRÉNOM
(ordre alphabétique)
Mois
Jour
Du
Nom de la circonscription
Au
ADRESSE DU DOMICILE
(No, rue, app., ville et code postal)
Montant
$
TOTAL (ou montant à reporter)
Page
Autorisée par :
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de
Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Député indépendant
Annexe 4 - Cautionnements
Montant
cautionné
Adresse du domicile
(No, rue, app., ville et code postal)
Nom et prénom de l'électeur
Annexe 5 - Placements
Solde au début
de l’exercice
Nom de l'institution
Acquisitions
(ajouts)
Dispositions
(diminutions)
Solde à la fin
de l'exercice
TOTAL
A
B
C
Annexe 6 - Établissements financiers où sont déposées les sommes recueillies
Nom de l'établissement
Adresse de l'établissement
No du compte
Annexe 7 - Contributions en biens et services
Nom et prénom de l'électeur
(ordre alphabétique)
Adresse du domicile
(No, rue, app., ville et code postal)
Nombre
Montant
TOTAL
Page
Autorisée par :
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Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Signature et déclaration du représentant officiel
Je,
,
Prénom
Nom
représentant officiel du député
,
Nom du député indépendant autorisé
déclare ce qui suit :
1. La sollicitation de contributions n’a été faite que sous ma responsabilité ou par l’entremise des personnes
que j’ai désignées par écrit conformément à la Loi électorale (LE).
2. Toutes les contributions recueillies ont été versées en conformité des dispositions de la section II du
chapitre II de la LE.
3. Tous les comptes bancaires ouverts au bénéfice du député sont inscrits au présent rapport.
4. Toutes les sommes recueillies pour le député ont été déposées à même le ou les comptes bancaires
ouverts au bénéfice de celui-ci et sont conformes à la Loi.
5. Si applicable, toutes les sommes reçues du Directeur général des élections du Québec ont été déposées
à même le ou les comptes bancaires ouverts au bénéfice du député.
6. Les prêts obtenus et les cautions signées relativement à ceux-ci sont conformes à la Loi. Notamment,
lorsque ces prêts proviennent d’un électeur, ils ont été versés à l’aide d’un chèque personnel de celui-ci,
volontairement, sans compensation ni contrepartie, et ils ne feront pas l’objet d’un quelconque
remboursement autrement que ce qui est prévu à l’acte d’emprunt.
7. Toutes les dépenses que j’ai faites ou autorisées, à l’exception des dépenses électorales, sont inscrites
au rapport financier et ont été engagées conformément aux exigences de la Loi.
8. Toutes les sorties de fonds ont été acquittées à même le ou les comptes bancaires inscrits au présent
rapport financier, à l’exception des dépenses électorales.
9. Aucune dépense n’a été acquittée en argent comptant, à l’exception de celles provenant d’une petite
caisse constituée à même le fonds du député indépendant autorisé, sous la responsabilité du représentant
officiel.
10. Toutes les dépenses ont été engagées au prix courant du marché. De plus, un reçu de contribution a été
remis pour tout bien ou service fourni gratuitement par un électeur, à l’exception du travail bénévole.
11. Les personnes ayant effectué du travail bénévole au sens de l’article 88(1) au cours de la période l’ont
fait personnellement, volontairement, et le fruit de ce travail a été fait sans compensation ni contrepartie.
12. Les renseignements contenus dans le présent rapport ainsi que ses annexes sont vrais, exacts et complets.
le
Signature du représentant officiel
Date
Autorisée par :
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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Guide du représentant officiel et agent officiel d’un candidat indépendant autorisé et d’un député indépendant autorisé
Directive 24 Rapport financier d’un député indépendant autorisé
DIRECTIVE D-24
Signature et déclaration du député
Je,
,
Prénom
Nom
député indépendant autorisé de la circonscription de
,
Nom de la circonscription
déclare ce qui suit :
1. J’ai été informé des règles de financement.
2. J’ai rappelé aux personnes autorisées à solliciter des contributions l’obligation de respecter les règles
de financement.
3. J’ai été informé des pratiques de sollicitation de mon représentant officiel et juge qu’elles sont conformes
à la Loi.
4. Je déclare avoir transmis au représentant officiel toute l’information financière pour lui permettre de
dresser ce rapport.
5. J’ai pris connaissance du rapport et j’ai obtenu tous les éclaircissements nécessaires sur son contenu.
6. Je prends acte de la déclaration du représentant officiel.
7. Je vous confirme qu’à ma connaissance, le représentant officiel a réalisé son mandat en conformité
avec la Loi.
le
Signature du député
Date
Autorisée par :
Publiée le : 29 septembre 2011
Mise à jour : décembre 2016
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DGE-253-VF (16-12)