IMPLANTATION D’UNE STRATÉGIE DE PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS DE TRAITEMENTS VISANT À AMÉLIORER L'ACCÈS POUR LES PATIENTS PRIORITÉ 0-3 (P0-3) EN RADIO-ONCOLOGIE MARIE-ANDRÉE FORTIN, MARIE-PIER CHAGNON ET CÉDRIC FILLION CONTEXTE • • • APPROCHE UTILISÉE : ÉVALUATION AVANT ET APRÈS IMPLANTATION Simulation du flux de travail et développement d’un algorithme d’optimisation de l’utilisation des appareils • Gestion identique des rendez-vous de traitements pour tous les patients P4 Augmentation de la volumétrie et du taux d’occupation des appareils FACTEURS EXTERNES À CONSIDÉRER • Hausse importante de la volumétrie : • a nécessité l'accroissement des heures d'ouverture du département • a entraîné l'accroissement de la mobilité du personnel • Roulement du personnel marqué dans les secteurs de la planification • Activités de curiethérapie plus importantes au cours de la période avant l'implantation OBJECTIFS • • • Améliorer l’accès aux traitements pour les P1, P2, P3 et P4 • Améliorer l’utilisation des ressources humaines pour augmenter l’efficience du département • Maintenir ou améliorer l’expérience des patients Équilibrer la charge de travail dans le secteur de la dosimétrie Comparer les résultats avec le modèle de simulation développé en collaboration avec l'École Polytechnique de Montréal STRATÉGIE PROPOSÉE • • • RÉSULTATS SIGNIFICATIFS Collaboration du département de radio-oncologie du CISSS de Laval avec le département de mathématiques et de génie industriel de l'École Polytechnique de Montréal afin d'améliorer la planification et la coordination des activités cliniques et l'utilisation des ressources PROBLÉMATIQUES • SOLUTIONS INNOVANTES Implantation d’une nouvelle stratégie pour la planification des rendez-vous de traitements – Automne 2013 : • Modification de la façon dont les rendez-vous de traitements sont planifiés : - Priorité de traitements 4 (P4), soit principalement les cancers du sein adjuvant et de la prostate : > Lorsque le plan de traitement est approuvé > Selon l’occupation des appareils Au moins 48 heures après l’approbation du plan de traitement Aucun changement pour la clientèle avec une priorité de traitements P0, P1, P2 ou P3 • Atteinte des objectifs du projet P4 : • Amélioration de l’accès aux traitements pour les P1, P2 et P3 • Maintien ou amélioration de l’expérience patient • Charge de travail plus équilibrée dans le secteur de la dosimétrie • Amélioration de l’utilisation des ressources humaines résultant en une meilleure efficience du département • Implantation de la solution le 12 mai 2014 Mise en place d’une équipe de projet interdisciplinaire Évaluation des impacts au niveau des processus de la consultation jusqu’au début des traitements • Changements apportés aux processus et procédures • Communication aux professionnels concernés • Analyse des données opérationnelles - Accès et flux des activités entre la date médicalement prêt (MP) et le début des traitements P0-3 Plusieurs rencontres avant et après l'implantation Évaluation de l’impact du changement sur l’accès, le flux des activités, l’utilisation des ressources, l’expérience patient et la perception du personnel face au changement • • Périodes d’analyse • Avant implantation : 5 janvier 2014 au 11 mai 2014 • Transition : 12 mai 2014 au 29 juin 2014 • Après implantation : 30 juin 2014 au 13 décembre 2014 Analyse avant et après l'implantation • Sondages équipe et clientèle : - Anonyme - Stratification P0-3 vs P4 et par titre d’emploi - À l’aveugle - 124 questionnaires distribués aux patients au cours de leur dernière semaine de traitements (avant implantation) et 148 (après implantation); 71 (57 %) et 72 (49 %) questionnaires complétés - 62 questionnaires distribués aux professionnels concernant leurs perceptions par rapport aux impacts du changement (avant et après implantation); 49 (79 %) questionnaires furent complétés avant implantation et 50 (81 %) après implantation • Données opérationnelles (heures travaillées, comparaison avec le modèle de l’École Polytechnique de Montréal, etc.) • Extraction des données de MosaiQ et Espresso GRH-Paie LEÇONS APPRISES • • • • Saisir les occasions de réviser les processus Culture d’amélioration continue Ne pas s’arrêter aux perceptions Mesurer les processus, les résultats, les coûts et l’expérience patient • • • • Améliorer la performance Valeur ajoutée pour le patient Promouvoir le changement Engagement de toute l’équipe nécessaire P4 Intervalles de temps Avant (moyenne) Après (moyenne) P Avant (moyenne) Après (moyenne) P Date MP et date de début des traitements 7.9 j 6.3 j 0.0056 15.1 j 16.1 j 0.2162 Date MP et date du rendez-vous du CT de planification fixée 1.1 j 0.7 j <.0001 6.2 j 8.6 j <.0001 Analyse des données opérationnelles - Ressources humaines Global des heures travaillées/ traitements administrés Groupe : Avant (18 semaines) Groupe : Après (24 semaines) Moyenne 2.58 2.17 Déviation standard 0.40 0.14 Moyenne 0.04 0.05 Déviation standard 0.02 0.05 P <0.0001 Global des heures supplémentaires/ traitements administrés P = 0.4285 Résultats des questionnaires auprès des patients traités par radiothérapie - Avant et après implantation Je sens que les membres de mon équipe soignante se préoccupent de mes besoins concernant le transport pour mes traitements de radiothérapie 66 % en accord avant implantation 91 % en accord après implantation Je sens que les membres de mon équipe soignante se préoccupent de mes préférences pour l’heure de mes rendez-vous pour mes traitements de radiothérapie 85 % en accord avant implantation 97 % en accord après implantation