Stratégie de planification de rv en radio-oncologie_CISSS

IMPLANTATION D’UNE STRATÉGIE DE PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS
DE TRAITEMENTS VISANT À AMÉLIORER L'ACCÈS POUR LES PATIENTS
PRIORITÉ 0-3 (P0-3) EN RADIO-ONCOLOGIE
MARIE-ANDRÉE FORTIN, MARIE-PIER CHAGNON ET CÉDRIC FILLION
CONTEXTE
• Collaboration du département de radio-oncologie du
CISSS de Laval avec le département de mathématiques et
de génie industriel de l'École Polytechnique de Montréal afin
d'améliorer la planification et la coordination des activités
cliniques et l'utilisation des ressources
• Simulation du flux de travail et développement d’un algorithme
d’optimisation de l’utilisation des appareils
RÉSULTATS SIGNIFICATIFS
• Atteinte des objectifs du projet P4 :
• Amélioration de l’accès aux traitements pour les P1, P2 et P3
• Maintien ou amélioration de l’expérience patient
• Charge de travail plus équilibrée dans le secteur de la dosimétrie
• Amélioration de l’utilisation des ressources humaines résultant
en une meilleure efficience du département
• Implantation de la solution le 12 mai 2014
PROBLÉMATIQUES
• Gestion identique des rendez-vous de traitements
pour tous les patients P4
• Augmentation de la volumétrie et du taux d’occupation
des appareils
FACTEURS EXTERNES À CONSIDÉRER
• Hausse importante de la volumétrie :
• a nécessité l'accroissement des heures d'ouverture
du département
• a entraîné l'accroissement de la mobilité du personnel
• Roulement du personnel marqué dans les secteurs
de la planification
• Activités de curiethérapie plus importantes au cours
de la période avant l'implantation
OBJECTIFS
• Améliorer l’accès aux traitements pour les P1, P2, P3 et P4
• Maintenir ou améliorer l’expérience des patients
• Équilibrer la charge de travail dans le secteur
de la dosimétrie
• Améliorer l’utilisation des ressources humaines
pour augmenter l’efficience du département
• Comparer les résultats avec le modèle de simulation développé
en collaboration avec l'École Polytechnique de Montréal
STRATÉGIE PROPOSÉE
• Implantation d’une nouvelle stratégie pour la planification
des rendez-vous de traitements – Automne 2013 :
• Modification de la façon dont les rendez-vous
de traitements sont planifiés :
- Priorité de traitements 4 (P4), soit principalement
les cancers du sein adjuvant et de la prostate :
> Lorsque le plan de traitement est approuvé
> Selon l’occupation des appareils
• Au moins 48 heures après l’approbation du plan de traitement
• Aucun changement pour la clientèle avec une priorité
de traitements P0, P1, P2 ou P3
Résultats des questionnaires auprès des patients traités
par radiothérapie - Avant et après implantation
Je sens que les membres de mon équipe
soignante se préoccupent de mes besoins
concernant le transport pour mes
traitements de radiothérapie
66 % en accord avant implantation
91 % en accord après implantation
85 % en accord avant implantation
97 % en accord après implantation
Je sens que les membres de mon équipe
soignante se préoccupent de mes préférences
pour l’heure de mes rendez-vous pour mes
traitements de radiothérapie
Analyse des données opérationnelles - Accès et flux des activités
entre la date médicalement prêt (MP) et le début des traitements
Intervalles
de temps
Date MP et date
de début des traitements
Date MP et date
du rendez-vous du CT
de planification fixée
P
0.0056
<.0001
Avant
(moyenne)
7.9 j
1.1 j
Après
(moyenne)
6.3 j
0.7 j
Avant
(moyenne)
15.1 j
6.2 j
Après
(moyenne)
16.1 j
8.6 j
P
0.2162
<.0001
P0-3 P4
Analyse des données opérationnelles - Ressources humaines
Global des heures travaillées/
traitements administrés
Moyenne
Déviation standard
Global des heures supplémentaires/
traitements administrés
Moyenne
Déviation standard
Groupe : Avant
(18 semaines)
2.58
0.40
0.04
0.02
Groupe : Après
(24 semaines)
2.17
0.14
0.05
0.05
P <0.0001
P = 0.4285
SOLUTIONS INNOVANTES
APPROCHE UTILISÉE : ÉVALUATION AVANT ET APRÈS IMPLANTATION
Évaluation de l’impact du changement sur l’accès, le flux des activités,
l’utilisation des ressources, l’expérience patient et la perception
du personnel face au changement
• Périodes d’analyse
• Avant implantation : 5 janvier 2014 au 11 mai 2014
• Transition : 12 mai 2014 au 29 juin 2014
• Après implantation : 30 juin 2014 au 13 décembre 2014
• Analyse avant et après l'implantation
• Sondages équipe et clientèle :
- Anonyme
- Stratification P0-3 vs P4 et par titre d’emploi
- À l’aveugle
- 124 questionnaires distribués aux patients au cours
de leur dernière semaine de traitements (avant
implantation) et 148 (après implantation); 71 (57 %)
et 72 (49 %) questionnaires complétés
-
62 questionnaires distribués aux professionnels concernant
leurs perceptions par rapport aux impacts du changement
(avant et après implantation); 49 (79 %) questionnaires
furent complétés avant implantation et 50 (81 %)
après implantation
• Données opérationnelles (heures travaillées,
comparaison avec le modèle de l’École Polytechnique
de Montréal, etc.)
• Extraction des données de MosaiQ
et Espresso GRH-Paie
Mise en place d’une équipe de projet interdisciplinaire
• Évaluation des impacts au niveau
des processus de la consultation
jusqu’au début des traitements
• Changements apportés
aux processus et procédures
• Communication
aux professionnels concernés
• Plusieurs rencontres avant
et après l'implantation
LEÇONS APPRISES
• Saisir les occasions de réviser les processus
• Culture d’amélioration continue
• Ne pas s’arrêter aux perceptions
• Mesurer les processus, les résultats,
les coûts et l’expérience patient
• Améliorer la performance
• Valeur ajoutée pour le patient
• Promouvoir le changement
• Engagement de toute l’équipe nécessaire