Politique en matière de langues officielles

2014
Politique en matière de langues officielles
Institut canadien des urbanistes
Attendu que les règlements administratifs de l'Institut prévoient que tous ses membres
francophones auront accès aux services de base en français et que des politiques sur les
services en français seront élaborées en temps opportun;
Attendu que le Conseil de l'Institut canadien des urbanistes considère que l'application desdites
politiques doit être décrite de la façon la plus détaillée possible; par les présentes, le conseil
adopte les procédures suivantes concernant les services de base offerts dans l'une ou l'autre
des langues officielles.
Introduction
En 1982, la Charte canadienne des droits et libertés a reconnu que l'anglais et le français sont
les deux langues officielles du Canada. De plus, un récent sondage d'opinion publique révèle
qu'une majorité substantielle de Canadiens sont en principe favorables à la proposition selon
laquelle ils devraient avoir accès aux services gouvernementaux, et autres, en anglais et en
français.
Principes fondamentaux
Les trois principes fondamentaux de notre politique actuelle sont :
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Les membres de l'Institut canadien des urbanistes doivent pouvoir, règle générale,
communiquer avec l'Institut et avoir accès à ses services dans la langue officielle de leur
choix.
Les membres du public, ceux de l'ICU et les auditoires spécialisés avec lesquels nous
traitons doivent pouvoir avoir accès à l'information de l'ICU dans la langue officielle de
leur choix.
L'ICU doit encourager ses membres à offrir leurs services dans les deux langues
officielles, lorsque la demande est importante.
Évaluation de la demande
1. Un bureau dont les services sont bilingues
En pratique, si l'ICU convient d'offrir ses services dans les deux langues officielles, dans la
mesure du possible, lesdits services doivent être offerts d'emblée et largement mis en
application (p. ex. : par l'utilisation d'une signalisation et d'un service d'accueil bilingues). Ceci
est particulièrement vrai pour les services offerts en personne ou par téléphone. À tout le moins,
les délais pour fournir les services doivent être dans les limites de la courtoisie.
2. Détermination de la langue préférée des membres
Afin d'évaluer la nature des services que l'ICU devra offrir en français, les membres doivent être
interrogés individuellement sur leur langue préférée et ces informations doivent être consignées
et mises à jour. Les membres peuvent être interrogés au moyen d'un formulaire bilingue ou d'un
document. Il ne faut pas présumer que les membres bilingues sont indifférents à la question de
la langue de service.
3. Détermination de la langue préférée du public en général
Toute demande de renseignements dans une langue donnée constitue, en soi, une demande
de service dans cette langue. Idéalement, la fréquence des demandes dans la langue officielle
de la minorité doit être consignée. Quoi qu'il en soit, le critère de « l'homme raisonnable » doit
être appliqué en tenant compte des statistiques de la population, en fonction de la langue
maternelle et des pratiques locales du gouvernement et des entreprises.
Services aux membres et au public en général
Le terme « services » ne fait pas uniquement référence au service téléphonique, aux réunions
de membres, mais aussi à plusieurs autres activités, notamment répondre au courrier, envoyer
des formulaires, organiser des rencontres et des conférences.
Identification formelle
Afin de présenter une image bilingue, l'ICU doit continuer à utiliser une documentation bilingue
(papier à en-tête, cartes d'appel, étampes, etc.) et son identification dans les deux langues
officielles sur les enseignes, les étalages, le tableau répertoire, dans les annuaires
téléphoniques et les publications. Le bilinguisme de ce matériel d'identification fournit une
indication évidente que nos services peuvent être offerts en anglais et en français. Dans la
mesure du possible, la même importance doit être accordée aux deux langues officielles.
Documentation écrite
L'ICU doit augmenter sa documentation écrite dans les deux langues officielles dans la mesure
du possible.
a) Correspondance
La correspondance doit normalement être rédigée dans la langue utilisée par le membre qui a
écrit à l'ICU. Si l'ICU amorce la correspondance, elle devrait chercher à vérifier la langue
préférée des personnes auxquelles elle s'adresse. Les formulaires et les publications joints à la
correspondance doivent être fournis dans la langue appropriée.
b) Formulaires
Tous les formulaires utilisés par les membres doivent normalement être offerts en anglais et en
français, de préférence en version bilingue. Si des versions séparées sont produites, on doit
indiquer que le formulaire est offert dans l'autre langue.
c) Bulletin, circulaires et publications d'ordre général
Les bulletins, les circulaires, les publications d'ordre général et les autres documents
(règlements administratifs, règlements, etc.) doivent être présentés en anglais et en français,
dans la mesure du possible. Dans les publications en versions séparées, on doit indiquer
qu'elles sont offertes dans l'autre langue. Lorsqu'une publication est produite uniquement dans
une langue (publications didactiques et techniques, par exemple), on devra examiner la
possibilité de fournir un résumé dans l'autre langue.
d) Plan Canada
La politique complète de Plan Canada est exposée en détail dans la politique de publication de
l'ICU.
e) Information
En préparant les communiqués de presse et la documentation d'information, on veillera à
informer les deux communautés linguistiques de la même façon. Si possible, la documentation
doit être fournie aux médias dans leur langue. Si l'ICU participe à une activité ou à un
évènement promotionnel dans une région francophone et anglophone, on veillera à projeter une
image bilingue (enseignes, publications, etc.) ou à fournir des services en personne dans les
deux langues officielles.
Communications de personne à personne
L'engagement à assurer des services dans les deux langues officielles ne signifie pas que tous
les employés de l'ICU doivent être bilingues, mais il est important que les employés auxquels
on demande un service dans une langue officielle dans laquelle ils ne s'expriment pas, fassent
appel à un collègue de travail qui peut assurer le service sans délai indu.
a) Services téléphoniques et réception
Idéalement, la première réponse lors d'un appel téléphonique doit être une identification
bilingue, laquelle indique que le service est offert dans les deux langues officielles. Les
employés qui ne peuvent poursuivre la conversation dans la langue officielle de l'interlocuteur
doivent tenter poliment d'acheminer l'appel à un collègue qui est capable de le faire.
b) Assemblée générale annuelle et autres réunions
Lorsque l'assemblée générale annuelle, les conférences ou les colloques réunissent des
membres des deux communautés linguistiques, on doit veiller à ce que les membres se sentent
libres d'utiliser la langue officielle de leur choix.
c) Congrès national
La politique détaillée pour la préparation du congrès national est décrite en détail dans la
politique d'organisation du
congrès national de l'ICU.
Autres services
Dans le cadre de son mandat, l'ICU fournit divers services spécialisés à ses membres.
En établissant et en développant ces services, l'ICU doit être attentif aux préférences
linguistiques de ses membres.
a) Librairie et installations de recherche
En fournissant une librairie et des installations de recherche, où il est possible de le faire, l'ICU
doit revoir son fonds et ses acquisitions pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins des
membres anglophones et à ceux des francophones. Dans le même ordre d'idées, en mettant
sur pied un système informatisé de repérage d'informations, l'Institut doit prendre en
considération la possibilité d'utiliser le système dans l'une ou l'autre des langues officielles.
b) Éducation, formation et activités d'accréditation
Étant donné que l'apprentissage par l'intermédiaire d'une langue seconde présente parfois de
sérieuses difficultés, lorsqu'il participe à des activités d'éducation, de formation et
d'accréditation, l'ICU doit, dans la mesure du possible, chercher à fournir ces services aux
membres dans leur langue officielle préférée. La documentation didactique (manuels, guides
pédagogiques, syllabus, diplômes, etc.) doit normalement être offerte dans les deux langues
officielles. De plus, les candidats ou les étudiants doivent pouvoir présenter leurs travaux ou
leur dossier d'apprentissage, en anglais ou en français.
Application de la politique
Le président élu est responsable de voir à l'application de l'ensemble de la politique.Toutefois,
le président élu, les membres du conseil, le directeur général et les employés de tous les
niveaux doivent aussi être tenus responsables.
Bilinguisme du personnel
La prestation de services bilingues requiert la présence de personnes capables de
communiquer efficacement dans l'une ou l'autre des langues officielles ou dans les deux. Leur
présence doit faire en sorte que l'ICU peut, dans l'ensemble, traiter avec ses membres dans
l'une ou l'autre des deux langues officielles sans délai indu. Le bureau national de l'ICU est géré
par un directeur général, normalement assisté par une secrétaire à temps plein qui bénéficie
d'aide à temps partiel, à l'occasion. Les directives du recrutement du personnel doivent être les
suivantes :
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La secrétaire à temps plein doit maitriser parfaitement les deux langues officielles, tant à
l'oral qu'à l'écrit.
Les exigences linguistiques en ce qui a trait aux postes à temps partiel dépendent du
type de travail à accomplir.
Le directeur général doit être capable de communiquer efficacement dans les deux
langues officielles. À cette fin, au moment d'embaucher le directeur général, on doit
préciser que le bilinguisme est une compétence requise et les annonces du poste seront
publiées dans les journaux anglophones et francophones.
Finalement, le président élu sera responsable de s'assurer qu'une personne entièrement
bilingue fasse partie du comité de sélection.
Formation linguistique
En examinant les demandes de formation du personnel, l'ICU doit être attentif aux désirs des
employés de développer l'apprentissage d'une langue seconde et doit inciter les employés qui
sont prêts à le faire en dehors des heures de travail, à développer ces habiletés.
Traduction
Bien que la présence de personnel capable de fonctionner dans l'une ou l'autre des langues
officielles peut réduire les besoins de traduction, il s'avèrera certainement nécessaire d'y
recourir pour un certain nombre de documents et publications. Lorsque la traduction de
documents est nécessaire, celle-ci doit être effectuée, dans la mesure du possible, par un
traducteur agréé dont la langue maternelle constitue la langue d'arrivée de la traduction. La
diffusion projetée d'un document peut constituer un indice pour évaluer la pertinence de sa
traduction par un professionnel.
Entériné par le Conseil national
Le 5 avril 1987