01 Guide de travail publicitaire de l`Association du

Projet Scoutisme impressione
Guide de travail publicitaire
www.scouts.ch
Guide de travail publicitaire de l’Association du Scoutisme
Bernois1
Il est toujours difficile pour les groupes scouts de garder leur nombre de participant-e-s à un niveau
stable. Nous aimerions renverser la tendance des unités qui rétrécissent – mais comment procéder ?
Pense à ceci : tu n’as jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression !
Ainsi, il vaut la peine d’investir de l’argent et du temps dans la publicité.
 Nous-mêmes sommes la meilleure des publicités !
 Il faut de la publicité, mais elle doit être ciblée !
 La publicité a une influence sur l’image
Ce concept de publicité t’apportera des réponses aux questions suivantes :





Quelle réflexion dois-je mener pour commencer ?
Comment élaborer un bon programme de publicité ?
Comment dois-je planifier mon travail ?
Que doit contenir une lettre de publicité ?
Comment encadrer les nouveaux afin qu’ils restent au sein du scoutisme ?
1. Réflexions concernant le début
1.1 Situation de départ
Avant d’entreprendre quoi que ce soit, tu dois être bien au courant de la situation de ton groupe. Il
est important de thématiser la problématique au sein de ton groupe. Pose-toi les questions suivantes :



Comment le groupe est-il positionné au sein de la commune ? (Y a-t-il des concurrents, un
domaine privilégié, un réseau, des niches ?)
Quelle est la situation actuelle du groupe ? (Nombre de scouts, esprit positif du groupe,
trous dans les générations, comportement des enfants/des équipes de responsables)
A quel moment précis ont lieu les inscriptions et les démissions ? Est-ce qu’une unité est
particulièrement concernée ?
1 L’Association du Scoutisme Bernois a généreusement mis à disposition du Mouvement Scout de Suisse (MSdS) ce guide de travail
publicitaire pour les journées nationales de découverte. Merci beaucoup ! Le MSdS a procédé à de légères modifications.
Secrétariat général
du MSdS
Speichergasse 31
Case postale 529
CH – 3000 Berne 7
Tél. +41 (0)31 328 05 45
Fax +41 (0)31 328 05 49
[email protected]
www.msds.ch
1.2 Objectif
Avant de lancer vos activités de publicité, fixez-vous des objectifs concrets. Formulez des objectifs
réalistes et atteignables.
Quelques propositions:
 20 nouveaux lors de la prochaine après-midi de découverte du scoutisme
 Aucun départ de l’unité XY dans les 6 prochains mois
 Moyens financiers : récolter Fr. 500.- jusqu’à la fin de l’année.
Les objectifs devraient toujours être remis en question et éventuellement adaptés. Au bout de la
période concernée, l’atteinte des objectifs doit être discutée. S’ils n’ont pas été atteints : rechercher
les causes et ne pas abandonner.
1.3 Stratégie
Il y a beaucoup de manière de mener des actions de publicité. Posez-vous quelques questions
quant à la stratégie :








Quel type d’action souhaitez-vous organiser? (après-midi de découverte, grand événement,
campagne à long terme, avec ou sans les parents etc.)
Qui sont les groupes cible ? (enfant, adolescents, parents, autorités etc.)
Comment veut-on montrer le scoutisme ? (en tant que fun-club, service de garde d’enfant,
activité de loisirs emplie de sens etc.)
Quel est le moment idéal ? (rentrée scolaire, simultanément aux actions d’autres organisations etc.)
Quels moyens avons-nous à notre disposition ? (nombre de responsables, articles de journaux, publicité dans les écoles, lettre-pub etc.)
Est-ce qu’un groupe de Routiers/Guides pourraient prendre la responsabilité de l’action de
publicité ?
Pourquoi ne pas s’associer à un autre groupe scout pour faire de la pub ?
Comment les autres organisations font-elles de la pub ? (fêtes de quartier, marchés etc.)
1.4 Concept
Une action de publicité couronnée de succès commence par une réunion de concept. Pour
commencer, vous devriez consulter ensemble la checklist (voir pages suivantes) et vous faire
une première vue d’ensemble. Les premières idées sont rassemblées, les principales étapes
définies ainsi que les responsabilités. Lors de cette réunion, vous devriez développer des idées
et concepts qui feront de l’action de publicité un événement spécial !
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2. Planification
2.1 Checklist planification temporelle
Cette checklist vous aidera à vous orienter pour planifier votre action et à ne rien oublier.
Temps
8 semaines
Quoi
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





7 semaines




6 semaines



L’équipe responsable élabore le concept
Définir des dates pour l’activité
Définir le lieu (place du village etc., attention à demander les autorisations
nécessaires)
Demander l’autorisation d’afficher des infos dans les lieux publics
Demander l’autorisation de faire des présentations dans les écoles et écoles
enfantines
Prévoir un plan B en cas de mauvais temps
Informer les membres actifs, passifs et les anciens membres
Organiser les éléments spéciaux du programme (animaux, actions diverses
etc.)
Chercher de l’aide (photographe, intervenants externes etc.)
Demander à la commune les adresses des écolières et écoliers
Commander des supports pour affiches auprès de la commune

Prendre contact avec les médias locaux
Créer l’invitation (flyer/affiches/lettres)
Publier les infos relatives à l’activité sur le site Internet du groupe ou de la
commune et sur les réseaux sociaux
Imprimer et envoyer l’invitation
4 semaines

Organiser une réunion (matériel, répartition des rôles etc.)
3 semaines




Ecrire un communiqué de presse et contacter les rédactions des médias
Suspendre les affiches / Distribuer le matériel publicitaire :
o p.ex. bibliothèque, école, associations de jeunesse, administration
communale
Envoyer les invitations
Transmettre les invitations personnelles
2 semaines

Présentation à l’école / à l’école enfantine
1 semaine

Publier des articles / des annonces (selon les possibilités offertes par les
médias locaux)
Jour J



Prendre des photos
Faire une présentation pour les parents et distribuer des infos concernant le
groupe
Noter les noms et adresses des nouveaux



Evaluation
Publier des photos et un court texte sur le site Internet
Envoyer une lettre à tous les nouveaux
1 semaine
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2.2 Budget
Pas de scouts, pas de cotisations ! Ainsi, il vaut la peine de dépenser l’argent parcimonieusement.
Voici un exemple de budget pour une après-midi de découverte (avec 25 nouveaux) :
500 flyers
87 Fr.
(4 affiches en couleur, de grand format)
(63 Fr.)
50 affiches (A3)
55 Fr.
50 affiches (A4)
45 Fr.
Adresses de la commune sur étiquettes autocollantes
128 Fr.
Taxe pour l’utilisation des supports d’affiches
40 Fr.
Texte dans le journal
48 Fr.
Bons de cinéma
40 Fr.
Envoi de 300 lettres (frais de papier inclus)
320 Fr.
Matériel pour l’après-midi
50 Fr.
Total
813 Fr.
2.3 Moyens de communication
Pour faire de la pub, tu as les moyens suivants à disposition:
Médias imprimés
Médias électroniques
Flyers et affiches
Site Internet du groupe
Evénements
Activités du groupe
Brochure du groupe
Réseaux sociaux
Fêtes de village
Journal du groupe
Télévision et radio
Action de récolte de fonds
Article de presse
Site Internet de la commune
Journée-soirée de parents
Flyer pour boîtes aux lettres
Journée portes ouvertes
2.4 Mise en pratique
Il est conseillé de faire de la pub pour l’action de plusieurs manières différentes. Voici des possibilités. Elles peuvent (et doivent) être combinées selon les besoins et les possibilités.
2.4.1 Envoyer des lettres d’invitation avec destinataires précis
Certains groupes peuvent se procurer auprès de la commune les adresses de familles qui ont des
enfants en âge d’aller à l’école. Demande à ta commune si tu peux avoir les adresses. Tu trouveras un modèle de lettre en annexe.
2.4.2 Publicité dans les écoles
Cette méthode est importante si vous ne pouvez pas obtenir d’adresses d’enfants. Demandez une
autorisation à la direction de l’école. Les responsables devraient se présenter aux écolières et écoliers et faire découvrir le scoutisme et l’après-midi de découverte à la classe de manière créative.
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Idées:
 Raconter une histoire pour donner envie de participer à l’activité (se déguiser pour
l’occasion!)
 Montrer un film scout (à commander sur www.hajk.ch)
 Montrer une présentation de photos ou des films du dernier camp
 Faire des jeux ou des chants mimés
 Organiser un grand jeu dans la salle de gym
 Organiser une activité dans la cour de récréation (pain trappeur, chasse au trésor)
Pour les actions dans les cours de récréation, discutez avec la direction de l’école du temps que
vous avez à disposition. Il ne faut pas que les enfants arrivent en retard à la prochaine leçon ! Il
vaut également la peine de se présenter dans les garderies de plein air, sur les places de jeu, devant les centres commerciaux et les gares, lors des marchés hebdomadaires etc.
2.4.3 Lettre avec flyers aux parents de scouts
L’expérience montre qu’une grande partie des enfants viennent aux scouts grâce à leurs amis, ou
ce sont leurs parents qui les y envoient. Ainsi, environ 4 semaines avant l’action de publicité, envoyez aux parents de scouts une lettre avec des flyers de la manifestation. Les parents vous aideront à faire de la pub auprès de leurs amis qui ont des enfants !
2.4.4 Autres idées créatives pour faire de la pub

Panneaux d’affichage
N’oubliez pas les panneaux d’affichage, les journaux, les magazines locaux etc.! Suspendez partout des affiches et déposez des flyers à emporter (p.ex. dans les garderies, les
centres commerciaux, sur les places de jeux, dans tous les magasins (n’oubliez pas de
demander l’autorisation !)).

Stand de pub et site Internet
Prenez part à toutes les grandes manifestations de la commune (action, stand). Il est important de vous adresser aux parents mais également à tous les enfants en âge de faire du
scoutisme et de leur demander s’ils connaissent les scouts et si leurs enfants aimeraient
participer à la journée de découverte.
Maintenez votre site Internet à jour, particulièrement en ce qui concerne les infos de la
journée de découverte.

Présentations publiques (affiches, articles de journaux, radio)
Les flyers sont relativement bon marché et peuvent être distribués n’importe où. Indiquez-y
les informations essentielles et essayez de les rendre attrayants et accrocheurs. Prenez
contact avec le journal local afin d’y faire paraître un article concernant l’action de pub.
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3. Après l’activité
3.1 Soignez les contacts avec les nouveaux membres
Tous les efforts entrepris pour faire de la pub ne vaudront le coup que si vous vous efforcez de
faire en sorte que les nouveaux se sentent à l’aise dans le groupe. Cela nécessite une intégration
réussie. Après la journée de découverte, n’oubliez pas d’envoyer une lettre motivante aux parents
avec des infos sur votre groupe et ses responsables.
Les parents qui vous connaissent auront plus de facilité à vous confier leur enfant, s’adresseront
directement à vous en cas de problème, ne s’inquièteront pas en cas de petit pépin et vous soutiendront en cas de besoin (p.ex. transport du matériel de camp). Si les parents sont convaincus
du scoutisme, ils ne désinscriront pas leur enfant la première fois qu’il leur dira « Je ne veux plus
retourner aux scouts ! ».
Voici quelques idées pour gagner la confiance et l’intérêt des nouveaux :







Jeux pour apprendre à se connaître
Chaque nouvelle/nouveau se voit attribuer une marraine/un parrain scout
Présentation des nouveaux dans la revue du groupe
En tant que responsable, montrer de l’intérêt pour les nouveaux
Intégrer les parents des nouveaux (soirée en forêt, journée de parents etc.)
Intégrer les nouveaux (leur donner des responsabilités, leur donner rapidement une chemise et un foulard)
Donner des explications sur les traditions et rituels du scoutisme
A long terme,
la différence !
c’est
évidemment
un
bon
programme
d’activités
variées
qui
fera
3.2 Evaluation
La publicité ne se termine pas en même temps que l’événement. A la fin, il est important d’évaluer
l’action de pub. Qu’est-ce qui est réussi ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné pour le mieux ? Les
points suivants devraient être discutés :




L’action de pub elle-même
Les publications (flyers, affiches)
L’administration (procuration des adresses, lettres)
Les réunions
Afin de faire une analyse globale des actions de pub, il vaut la peine de faire un sondage tous les
quatre ans au sein du groupe. Il vaut également la peine de demander dans le formulaire
d’inscription par quelle méthode un enfant a commencé le scoutisme. Dans le formulaire de démission, il serait important que les enfants clarifient les raisons pour lesquelles ils quittent le
groupe. Ainsi il sera possible d’évaluer les raisons de l’inscription et de la démission.
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4. Trucs et astuces
4.1 Publicité
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

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

Bouche-à-oreille – ne pas sous-estimer ce canal !
Portez la chemise et le foulard scouts !
Soignez les contacts avec les parents : si les parents sont favorables au scoutisme, il sera
plus facile de fidéliser les enfants (p.ex. Noël en forêt, journée de découverte)
Signalez votre présence durant toute l’année par des actions comme le nettoyage de vélos,
la préparation de tresses, un stand de pâtisseries, le rangement de caddies dans les supermarchés. Vous pourrez simultanément faire de la pub pour le scoutisme et distribuer
des flyers.
Invitation d’amis: tous les scouts viennent à la réunion avec leur-e meilleur-e ami-e
Avoir un site Internet et le tenir à jour
Inscription au registre des associations de la commune (à garder à jour !)
Informer la commune des nouveautés du groupe (lui envoyer le programme annuel des activités)
Participer au « Passeport vacances »
Une invitation personnelle aura le plus d’effet !
Lorsque vous faites de la pub auprès des enfants, ne jamais oublier les parents. En général, ce sont eux qui décident des activités de loisirs de leurs enfants.
Dans les invitations, ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir !
Si vous organisez une journée de découverte, veillez à avoir un programme vaste (neutre
en termes de genre, adapté à tous les âges, varié, ouvert)
4.2 L’action de pub elle-même
 Organisez la journée de découverte au printemps, car le temps devrait être meilleur
 A la fin, prévoyez une activité de conclusion tous ensemble, cela augmente la cohésion du
groupe
 Jeu de piste à réaliser par petits groupes, car c’est très représentatif du scoutisme
 Si possible, organisez deux activités de découverte du scoutisme par année
 Pendant l’activité, prévoyez une session d’information pour les parents
 Prévoyez une petite récompense pour les scouts qui amènent un-e ami-e à la journée de
découverte et que ce dernier s’inscrit aux scouts (bon pour aller au cinéma, glace lors du
camp d’été etc.)
 Prévoyez une liste pour y inscrire les adresses des enfants et distribuez des feuilles
d’information aux parents
 Choisissez un lieu central pour réaliser l’activité
 Lors de pub dans les écoles, commencez à raconter une histoire dont la fin sera racontée
lors de l’action
Sources
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Classeur des responsables de groupe des scouts de la région bâloise
Brochure Cudesch « Travail de relations publiques »
Documentation pour actions publicitaires de Cevi Zurich
Documentation pour actions publicitaires des scouts zurichois et bernois
Concept de publicité du groupe « Pfadi Steibruch Ostermundigen »
Par Certo / Henrik Schoop, Ostermundigen, le 9 août 2012, adapté par le MSdS 2015 & 2016
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