ENTENTE DE PUBLICITÉ VILLE DE FARNHAM ET 9254
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ENTENTE DE PUBLICITÉ VILLE DE FARNHAM ET 9254-4774 QUÉBEC INC. 2015-2018 Entente 1 ENTENTE DE PUBLICITÉ ENTRE VILLE DE FARNHAM, personne morale de droit public, ayant son siège social au 477, rue de l'Hôtel-de-Ville à Farnham, Québec, J2N 2H3, représentée aux présentes par le maire M. Josef Hüsler et la greffière Mme Marielle Benoit, dûment autorisés à l'effet des présentes en vertu de la résolution 2015-283 adoptée par le conseil de la Ville de Farnham, à une séance tenue le 3 août 2015 dont un extrait certifié conforme demeure annexé aux présentes, ci-après nommée « Ville ». ET 9254-4774 QUÉBEC INC. corporation légalement constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, ayant son siège social au 4307, avenue des Érables, Montréal, H2H 2C6 ici représentée par M. Jean-Charles Lajoie, président, dûment autorisé en vertu d’une résolution du conseil d’administration adoptée à son assemblée tenue le __________________ dont copie certifiée demeure annexée à la présente, ci-après nommée « Société » Les parties conviennent de ce qui suit : Article 1 Objet La présente entente a pour objet de faire la publicité de la Ville de Farnham par le biais des prestations du club de hockey Junior AA de la Société. Article 2 Obligations de la Ville La Ville s’engage, pendant la durée de la présente entente : 2.1 À accorder à la Société, sans frais, un maximum de soixante-dix heures de glace par saison. Cette gratuité représentant approximativement la somme de 10 000 $ annuellement. La Société reconnaît que la Ville a d’autres engagements en lien avec la location de l’aréna et, de ce fait, la Société doit fournir à la Ville un calendrier officiel de ses matchs avant le 1 er juillet de chaque année ou dès qu’il sera rendu disponible par la Ligue de hockey Junior AA Estrie/Mauricie ainsi qu’un calendrier de ses pratiques et ce, avant le 1er août de chaque année. Ce calendrier pourra être modifié après entente entre les parties. En ce qui concerne les séries éliminatoires, la Société doit informer le Service des loisirs, culture et tourisme de la Ville aussitôt que le calendrier des matchs susceptibles d’être tenus à Farnham lui est connu. La Ville n’est pas responsable des dommages causés à la Société par suite de l’annulation éventuelle des matchs, pratiques ou autres activités de la Société dans les cas suivants : a) Panne d’électricité et/ou grève d’Hydro-Québec. b) Grève ou moyens de pressions des employés de la Ville. Entente 2 c) Dans toutes autres circonstances de cas fortuit ou accidentel. 2.2 Verser une somme de 12 000 $ par année à la Société. 2.3 À assumer les frais d’un opérateur de la surfaceuse. 2.4 À entretenir et déneiger les espaces de stationnement lui appartenant à proximité de l’aréna. 2.5 À entretenir et réparer, dans la mesure du possible, l’immeuble et son équipement de façon à rendre les lieux propices à la tenue des activités sportives de la Société. 2.6 À mettre à la disposition de la Société, en sus de la surface glacée et des gradins, un espace de rangement à être déterminé ultérieurement. Cet espace de rangement pourra être à l’aréna ou dans un bâtiment à proximité de l’aréna. 2.7 À réparer ou corriger le plus tôt possible toute défectuosité ou bris aux bancs, aux bandes, aux baies vitrées ou ailleurs de façon à ne pas nuire à la présentation des matchs du calendrier de hockey. Tout bris constaté par la Société devra être rapporté, par écrit ou courriel, au Service des loisirs, culture et tourisme le plus rapidement possible. 2.8 Accorder à la Société, sans frais, cinq espaces publicitaires sur les bandes de l’aréna. Cette gratuité représentant approximativement la somme de 1 500 $ annuellement. Malgré ce qui précède, tous les espaces utilisés pour les publicités doivent recevoir l’autorisation préalable du Service des loisirs, culture et tourisme de la Ville. De plus, la Ville peut permettre à d’autres organismes de placer des annonces publicitaires temporaires lors d’événements particuliers. Il est entendu que toute forme de publicité devra respecter les droits de la personne et devra recevoir l’approbation préalable de la Ville. 2.9 À permettre à la Société d’utiliser, sans frais, l’aréna pour la tenue d’un événement spécial par saison, étant entendu que la Société assume toutes les dépenses liées à la tenue de ces événements autres que les préparatifs normaux de l’aréna. La Société s’engage notamment à payer à la SOCAN toutes les redevances ou frais exigibles par cette dernière. Aux fins d’interprétation de la présente disposition, un événement spécial ne doit pas excéder trois jours. Ces événements seront tenus selon les disponibilités du calendrier de réservation de l’aréna. De plus, sans restreindre la généralité de ce qui précède, ne sont pas considérés comme faisant partie des préparatifs normaux de l’aréna, les travaux suivant : Entente 3 L’enlèvement et la pose de baies vitrées. La location d’équipement. Cette gratuité peut représenter approximativement la somme de 3 625 $ annuellement si les trois jours sont utilisés. 2.10 Article 3 Ne faire aucune démarche pour l’installation à Farnham d’une autre équipe de hockey de calibre Junior AA ou Junior AAA. Obligations de la Société La Société s’engage, pendant la durée de la présente entente : 3.1 À faire la promotion de la Ville conformément au plan de publicité joint à l’annexe A de la présente entente. Celui-ci est valide pour la première saison du club de hochey Junior AA et pourra être modifié pour les saisons subséquentes. 3.2 À travailler en étroite collaboration avec la Ville et reconnaître les droits de cette dernière dans et sur l’aréna. 3.3 À ne pas sous-louer ou transporter totalement ou partiellement ses droits en vertu des présentes en faveur de qui que ce soit, sans l’autorisation écrite préalable de la Ville. 3.4 À entretenir et nettoyer, à ses frais, le local d’entreposage mis à sa disposition. À ramasser les déchets laissés dans les chambres des joueurs après chaque partie et pratique. 3.5 À remettre les locaux qu’il occupe, à la fin de la présente entente, dans l’état où ils étaient lors de la prise de possession, sans compensation pour les améliorations, additions et réparations qui y auront été faites, (Sauf le mobilier qui lui appartient, lequel demeurera sa propriété). Il est aussi entendu qu’aucun changement, réparation ou modification quelconque ne devra être entrepris sans un consentement écrit de la Ville. 3.6 À prendre les moyens nécessaires pour éviter tout acte ou provocation qui pourrait entraîner des dommages au bâtiment, des blessures aux joueurs et au public. La Société verra à faire respecter la capacité maximale du bâtiment déterminée par la Ville lors de son utilisation. 3.7 À obtenir à ses frais, tous les permis nécessaires et voir à payer tous les droits et toutes les licences exigibles par la loi en regard de l’exploitation par la Société de ses opérations et de ses concessions. La Société verra à remettre une copie de ces permis à la Ville. 3.8 À permettre, en tout temps, aux représentants de la Ville d’avoir accès à l’intérieur des locaux mis à la disposition de la Société pour fins d’inspection, de surveillance et pour constater que les lieux sont tenus en ordre. 3.9 À se conformer et à faire respecter, lors de l’utilisation de l’aréna par la Société, tous les règlements concernant la prévention des incendies, la sécurité publique, les règlements municipaux et à toutes les lois provinciales et fédérales. Entente 4 Plus particulièrement mais non limitativement, la Société doit prendre des dispositions particulières aux fins de l’application de la Loi sur le tabac et conséquemment la Société se tient responsable de toute amende ou pénalité découlant du non respect de la loi. Article 4 3.10 Pour la durée de la présente entente, fournir à la Ville, à la fin de chaque exercice financier du club de hockey Junior AA, les états financiers. 3.11 À assumer tous les frais d’utilisation et de réparation des caméras lui appartenant, s’il y a lieu. 3.12 À payer tout son personnel à l’entière exonération de la Ville. 3.13 À agir comme responsable de tous biens mobiliers, équipements ou autres objets lui appartenant ou appartenant à ses employés, préposés ou mandataires et garnissant les lieux. 3.14 À remettre à la Ville copie des polices d’assurance responsabilité des joueurs et des entraîneurs et de toute autre personne présente lors des activités de la Société et oeuvrant pour elle. 3.15 À assumer les coûts additionnels de toute demande spéciale en regard de la présentation des parties de hockey. 3.16 À s’assurer, à ses frais, d’un nombre suffisant d’agents de sécurité lors des parties et entraînements afin d’assurer le bon ordre des activités. Durée La présente entente sera valide du 1er août 2015 au 31 mai 2018. Article 5 Résiliation En cas de non respect de la présente entente, la Ville se réserve le droit d’y mettre fin unilatéralement en tout temps. Signé en deux exemplaires à Farnham le ____________ 2015. à Farnham le ______________ 2015. VILLE DE FARNHAM 9254-4774 QUÉBEC INC. Josef Hüsler Maire Jean-Charles Lajoie Président Marielle Benoit, OMA Greffière Entente 5 Annexe A Plan de publicité En échange des gratuités et des sommes versées, la Société s’engage à faire la visibilité de la Ville notamment, et non limitativement, par les actions suivantes : À maintenir le nom de « Farnham » dans l’appellation de son club de hockey Junior AA. À mettre à la disponibilité du hockey mineur quarante présences de joueurs lors de leurs entraînements, sur demande. À offrir une activité de divertissement au bénéfice de la population de Farnham à un coût maximal de 5 $ par personne. À remettre, gratuitement, pour chaque saison, une passe de saison à chaque joueur inscrit à l’Association de hockey mineur de Farnham. À remettre à la Ville, pour chaque saison, 4 600 billets valides pour une entrée gratuite à une partie en saison régulière. À publiciser le nom de la Ville sur l’autobus ou tout autre objet promotionnel sous réserve des règles de la Ligue de hockey Junior AA Estrie/Mauricie. À utiliser le logo de la Ville sur les billets et dans toutes les communications et publicités du club de hockey. À assumer tous les frais de la publicité initiale ou d’entretien de toutes les formes de publicité. À faire les démarches pour l’obtention à Farnham, des Championnats provinciaux de hockey masculin Junior AA de la Coupe Dodge. À favoriser le rayonnement de la Ville de Farnham au-delà de son territoire.
