Procédure d`accueil et de sortie des patients et résidents de l`Hôpital

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HOPITAL LOCAL INTERCOMMUNAL SOULTZ ISSENHEIM
N :S.PC.A.001.2
PROCEDURE D’ACCUEIL ET DE
SORTIE
SERVICES DESTINATAIRES
CLASSEUR 1 : ADMINISTRATION
CLASSEUR 2 : SERVICE DE SOINS INFIRMIERS
CLASSEUR 3 : QUALITE
CLASSEUR 4 : SERVICE DE SOINS DE SUITE ET DE READAPTATION
CLASSEUR 5 : SERVICE DE SOINS INFIRMIERS A DOMICILE
CLASSEUR 6 : SERVICE DE SOINS DE LONGUE DUREE
CLASSEUR 7 : SERVICE DE MAISON DE RETRAITE
CLASSEUR 8 : ENTRETIEN
CLASSEUR 9 : LINGERIE
CLASSEUR 10 : CUISINE
CLASSEUR 11 : PHARMACIE
Modification
Suppression
Date : 29.10.2009
Date :
Date de création
27/07/2005
Service émetteur
Nom : JJ. Schneider
Signature
Vérificateur
Nom : Dr D. Lalwani-
Benabid.
Signature
Approbateur
Nom : A. Herrgott
Signature

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Procédure d’accueil et de sortie des patients et résidents
de l’Hôpital Local Intercommunal Soultz-Issenheim.
1. Procédure d’accueil
Cette procédure d’accueil concerne la prise en charge des patients/résidents admis dans
l’établissement, à savoir :
1. Le service de Soins de Suite et de Réadaptation à Soultz,
2. L’Unité de Soins de Longue Durée et la maison de retraite de Soultz, l’EHPAD
d’Issenheim.
Quel que soit le service dans lequel la personne âgée est accueillie et quelle que soit sa
provenance, l’accueil d’un nouveau résident ou d’un nouveau patient nécessite une attention
toute particulière et est l’affaire de tous les agents.
1.1. L’admission en SSR et/ou hébergement temporaire
1.1.1. Formulation de la demande d’admission
Les demandes d’admission émanent :
de services hospitaliers
du médecin traitant pour les personnes vivant chez elles.
Le secrétariat – accueil est à la disposition des personnes âgées et de leurs familles pour
répondre à toute question concernant la vie et l’organisation de l’établissement, les
formalités d’admission
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, et les termes du « règlement intérieur – contrat de fonctionnement».
Les demandes sont centralisées au secrétariat-accueil.
1.1.2. Réunion d’admission hebdomadaire
Les demandes sont examinées lors de la réunion d’admission hebdomadaire.
Y assistent : le médecin, le travailleur social du SIH, le(s) cadre(s) et la secrétaire,
Le médecin prend connaissance des demandes d’admissions,
Les admissions sont décidées collégialement lors de ces réunions,
Le Cadre de Santé prend contact avec le service dans lequel le patient est
hospitalisé, ou avec la personne âgée et, le cas échéant, sa famille pour organiser
l’admission. Il s’informe des particularités nécessitant une prise en charge
personnalisée et/ou la mise en place d’aides techniques,
Le service est informé de la date d’admission,
Le secrétariat procède à la constitution du dossier, commence à compléter la check
list d’admission, et remet le dossier au service dans les meilleurs délais,
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Contenu de la pochette d’admission en SSR : le livret d’accueil, le « règlement intérieur – contrat de
fonctionnement», la note d’information à l’attention des patients et des familles, un contrat d’engagement de prise
en charge de la douleur, la liste des membres des instances ou représentant des usagers, liste de matériel et
vêtements, respect de l’anonymat, autorisation d’acheminement du courrier, organigramme de l’établissement.

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1.1.3. Admission du patient/résident
La date d’arrivée de la personne dans le service est programmée, et répond aux modalités
d’admission, ceci permet d’organiser et d’optimiser son arrivée et son installation.
Le matin de son arrivée le personnel soignant du service concerné :
vérifie l’état de la chambre, aère la chambre, ouvre le chauffage s’il y a lieu,
lorsque la personne arrive accompagnée par les ambulanciers ou la famille,
l’infirmière, prévenue par la secrétaire, se rend disponible pour l’accueillir et se
présenter.
Le relais est pris par l’aide soignante qui :
se présente et accompagne/aide la personne âgée dans sa chambre et à installer
ses affaires personnelles,
lui présente, le cas échéant son voisin de chambre et de table,
en fonction du niveau de compréhension du patient, elle explique le fonctionnement
des installations (bips, téléphone, appel malade…),
l’informe de la présence d’une diététicienne, d’une sophrologue, d’une psychologue,
d’une ergothérapeute, d’une psychomotricienne, d’un kinésithérapeute,
lui remet la plaquette d’information du service et met en place la prise en charge
soignante selon la check list admission.
1.1.4. Rôle du travailleur social
Le travailleur social du SIH :
participe aux réunions pluridisciplinaires du SSR et entame pendant l’hospitalisation
les diverses démarches nécessaires au retour à domicile.
coordonne l’organisation de la prise en charge sociale de la personne. Pour cela, elle
est en relation avec l’ensemble des structures locales sociales et paramédicales.
trace dans le dossier de soins informatisé les informations nécessaires à la continuité
des soins.
elle peut être sollicitée avant l’admission de la personne dans le but de mieux
comprendre la situation de cette dernière.
1.2. L’admission en MDR, USLD à Soultz et l’EHPAD à Issenheim
1.2.1. Première prise de contact avec l’établissement
Cette première prise de contact est fortement souhaitée, elle peut se faire avant ou après
l’inscription. Même dans le cas où un « placement » doit être organisé en urgence, il
convient que soit présenté au demandeur et/ou à son entourage, la structure d’accueil afin
qu’il puisse se faire une idée précise des locaux, ainsi que des possibilités et des limites de
l’institution.
Le cadre soignant conduit ces présentations et :
vérifie les renseignements figurant sur la demande de placement et les informations
données par la personne et/ou sa famille,
prend une première mesure du vécu et la consigne sur le dossier,
présente le service et son fonctionnement,
informe la personne/la famille sur le rôle de la personne de confiance et de la
personne à prévenir,
répond aux interrogations des personnes concernées,

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visite le service, éventuellement une chambre, présente le personnel et ses missions,
remet, s’il y a lieu, un dossier d’admission et la feuille d’habitude de vie,
propose à la personne âgée et son entourage proche de prendre rendez-vous avec le
médecin afin de se faire expliquer les modalités de la prise en charge médicale.
1.2.2. Formulation de la demande d’admission
Le travailleur social intervient au sein du SIH. La famille dépose la demande ou fait appel
au travailleur social du SIH afin de comprendre les démarches et les conséquences d’un
placement aussi bien pour la personne âgée que pour la famille ainsi que les
conséquences financières. Lors de cet entretien il est discuté avec la personne et/ou la
famille les différents choix d’EHPAD.
Après l’admission de la personne, un entretien avec la famille est souhaitable afin de
régler les droits d’allocation logement (démarche automatique) et d’expliquer si besoin la
procédure d’aide sociale (art. 205 du code civil relatif à l’obligation alimentaire),
Cette démarche concerne uniquement le site de Soultz.
La demande d’admission est remplie conjointement par la famille et le médecin
traitant pour les personnes vivant au domicile, ou par un médecin hospitalier,
Le secrétariat – accueil est à la disposition des personnes âgées et de leurs familles
pour répondre à toute question concernant les formalités d’admission
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, la vie et les
habitudes de l’établissement et les termes du « règlement intérieur – contrat de
fonctionnement»,
Les demandes sont centralisées au secrétariat-accueil à Soultz, et chez le cadre de
santé à Issenheim,
Sous le sceau du secret professionnel, ces demandes sont mises à la disposition,
des autres établissements du SIH éventuellement concernés.
1.2.3. Réunion d’admission
La réunion d’admission a lieu une fois par semaine à Soultz,
Y assistent : le médecin du SSR, le médecin de l’USLD, le travailleur social du SIH,
le(s) cadre(s) et la secrétaire de l’accueil-admission,
Le médecin de l’USLD prend connaissance des demandes d’admissions et selon les
renseignements médicaux oriente les demandes vers l’USLD ou la Maison de
retraite-EHPAD, ou le secteur protégé à l’Hôpital d’Issenheim,
Les admissions sont décidées collégialement lors de ces réunions et sont prises en
compte selon une liste d’attente,
Le cadre de santé prend contact avec la personne âgée et/ou sa famille pour
organiser l’admission et remet une feuille d’habitudes de vie à compléter,
Le service d’accueil est informé de la date d’admission,
Dès que l’admission d’un résident est prononcée, la secrétaire ouvre un dossier
contenant la check list d’admission. Celle-ci sera remplie au fur et à mesure par les
différents professionnels. Le secrétariat procède à la constitution du dossier et le
remet au service dans les meilleurs délais.
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Contenu de la pochette d’hébergement (HT, MDR, USLD, EHPAD): la demande d’admission, le livret d’accueil,
le « règlement intérieur – contrat de fonctionnement», un contrat d’engagement de prise en charge de la douleur,
liste des pièces à fournir lors de l’admission, liste des prix de journée, un engagement de participation aux frais
d’hébergement, liste de matériel et vêtements, conservation de l’anonymat, autorisation d’acheminement du
courrier, note sur le déménagement - aménagement, organigramme de l’établissement, la liste des membres des
instances ou représentant des usagers,.

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1.2.4. Rôle du Secrétariat – Accueil
Le secrétariat-accueil remet :
la pochette d’hébergement à l’intéressé ou à la personne qui entreprend la démarche
si cela n’a pas été faite préalablement,
ouvre le dossier administratif, ce qui a pour conséquence d’ouvrir le dossier du
patient dans les services,
s’assure que toutes les pièces administratives sont présentes, les items renseignés et
le cas échéant signés,
vérifie la concordance entre les données administratives et celles du dossier de
soins informatisé,
appose la fiche nominative devant la chambre avant l’arrivée du résident.
N.B. Le « règlement intérieur – contrat de fonctionnement» et les pièces annexes contenues
dans la pochette jointe sont des documents officiels attestant l’acceptation des conditions
d’hébergement de l’établissement par la personne âgée et par ses proches.
1.2.5. Admission de la personne âgée
La date et l’heure d’arrivée de la personne dans le service sont programmées par le cadre
de santé du service, ceci permet d’organiser et d’optimiser son arrivée et son installation.
Le matin de son arrivée le personnel soignant du service concerné :
vérifie l’état de la chambre, l’aère, ouvre le chauffage s’il y a lieu,
lorsque la personne arrive accompagnée par la famille, l’infirmière et une aide
soignante se présentent et se rendent disponibles pour l’accueillir et l’accompagner,
elles aident le patient/résident à installer ses affaires personnelles dans sa chambre,
lui présentent, le cas échéant ses voisins de chambre et de table,
en fonction du niveau de compréhension du patient, elles expliquent le
fonctionnement des installations (bips, téléphone, appel malade …),
l’informent de la présence d’une diététicienne, d’une sophrologue, d’une
psychologue, d’une ergothérapeute, d’une psychomotricienne, d’un kinésithérapeute,
récupèrent la feuille d’habitude vie, la complètent et mettent en place la prise en
charge soignante selon la check list admission et renseignent le dossier de soins
informatisé,
le médecin procède à l’examen médical de la personne âgée, ouvre son dossier
médical. Le dossier médical est, en grande partie, informatisé.
2. Procédure de sortie
La sortie, dernière étape d’une prise en charge hospitalière, fait l’objet d’une attention toute
particulière. Sa réussite est le résultat de la mise en place du projet de soins, du projet de
vie et des actes coordonnés par tous les professionnels ayant eu en charge le patient.
Dès que la date de sortie est fixée, l’infirmière renseigne progressivement le chapitre
concerné de la check list de sortie. Celle-ci sera remplie au fur et à mesure par les différents
professionnels et planifiée dans le dossier de soins informatisé.
Quatre cas de figure peuvent se présenter :