Record management ou archivage

1. Que signifie
« Record management » ?
Le terme « record », qu’on traduit
littéralement par enregistrement,
recouvre toute information (donnée
ou document) qui trace l’activité de
l’entreprise. C’est donc aussi bien
une commande qu’une facture, un
rapport d’étude du côté document,
qu’un planning ou un budget ou
une écriture comptable au niveau
données.
Le « record management » a, comme
son nom l’indique,pour but de gérer
ces enregistrements tout au long de
leur cycle de vie, depuis la création
jusque et y compris la destruction.
La réglementation américaine per-
met en effet aux « attorneys », dès
dossier :Sécurité
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• La revue n° 85 - Février 2007
lors qu’un procès est lancé, de se
livrer à une « discovery », autrement
dit de rechercher parmi l’ensemble
des enregistrements de l’entreprise,
ceux qui serviraient la cause de la
partie adverse et apporteraient des
preuves de ses dires. C’est donc à la
fois une obligation légale de mettre
à disposition l’ensemble des enre-
gistrements disponibles, mais aussi
une question de sécurité, dans la
mesure où il convient de s’assurer
que les enregistrements reflètent
bien les activités de l’entreprise (ce
qu’elle a fait) et non pas d’éven-
tuelles discussions internes. C’est
donc aussi une politique du strict
nécessaire qui allie la protection des
informations essentielles et la sup-
pression impitoyable des informa-
tions sans valeur pour l’entreprise
ou l’organisation, le tout dans le
respect des obligations réglemen-
taires et légales.
Les piliers d’un « record manage-
ment » sont donc :
•une typologie des enregistre-
ments, qui définit pour chacun,
leur criticité pour l’entreprise, la
durée de conservation, le lieu de
stockage au cours de sa vie, le
responsable (ou propriétaire),
•des processus organisés de ges-
tion de ces enregistrements :
stockage, diffusion, suppression,
etc.,
•un ou des outils automatisés qui
vont en particulier assurer :
– l’unicité de stockage de chaque
enregistrement : afin d’éviter
toutes duplications et être ainsi
certain, lors de la suppression,
qu’aucune copie ne subsiste,
– le stockage des enregistrements
dans les réservoirs appropriés,
avec au besoin le déplacement
d’un réservoir vers un autre, au
cours du cycle de vie de l’enre-
gistrement,
– le respect des règles de confi-
dentialité.
Quelque part, il s’agit de piloter la
gestion des informations, en pre-
nant en compte l’ensemble des
sup-
ports – papier,électronique,etc.– des
modalités de production – base de
données, outils bureautiques, mes-
sages électroniques, etc. – pour
garantir qu’à tout moment l’infor-
mation de référence pour l’entrepri-
se ou l’organisation est correcte-
ment stockée.
2. Et une vraie gestion
des archives ?
2.1. Archives
Le terme « archives » est souvent
entendu au sens commun comme le
stock de papiers inutilisés qui dort
dans les armoires et objet d’une
grand messe – en général au
moment des périodes de sous-acti-
vité de l’entreprise, au mois d’août –
de nettoyage ou de déménagement
auprès d’un tiers archiveur.
Pourtant en France, la définition des
archives est très clairement exposée
dans la loi 79-18 du 03/01/1979,
abrogée depuis, mais dont l’essen-
tiel a été repris dans le code du patri-
moine1, livre II au chapitre 1er, articles
L. 211-1 à L. 214-7, et que, malheu-
reusement beaucoup ignorent :
Article L. 211-1 : « Les archives sont
l'ensemble des documents, quels
que soient leur date, leur forme et
leur support matériel, produits ou
reçus par toute personne physique
ou morale et par tout service ou
organisme public ou privé dans
l'exercice de leur activité ».
Article L. 211-4 : « Les archives
publiques sont :
a) les documents qui procèdent de
l'activité de l'État, des collectivités
territoriales, des établissements et
entreprises publics ;
b) les documents qui procèdent de
l'activité des organismes de droit
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Record management ou archivage ?
Le terme « Record manage-
ment » traduit un concept
anglo-saxon qui a souvent
bien du mal à trouver son
équivalent dans les cultures
latines. Pourtant il y en a un
qui convient bien : gestion
des archives. Encore faut-il
s’entendre sur la notion
d’archives et bien en ana-
lyser les enjeux, notamment
au plan de la maîtrise des
risques.
Catherine Leloup,
Administrateur de l’AFAI
1. Voir : www.legifrance.gouv.fr

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• La revue n° 85 - Février 2007
Sécurité :dossier
Avec une logique de tri entre
chaque étape, de conditions et de
durée de conservation, de règles de
confidentialité et donc d’accessibi-
lité, sans oublier la notion de pro-
priétaire, responsable de la bonne
tenue des archives au cours de leur
vie.
Les piliers d’une politique d’archi-
vage sont donc :
•les chartes d’archivage :
– charte de conservation, qui pré-
cise comment sont stockées et
conservées les archives en
matière de lieu, durée, condi-
tionnement, ainsi que leur pro-
priétaire,
– charte de consultation, qui pré-
cise les conditions d’accès aux
archives,et notamment les ques-
tions d’accessibilité ;
•les règles de confidentialité, et
notamment les niveaux de confi-
dentialité en vigueur et leur signi-
fication,par exemple vis-à-vis de la
reproduction ou de la diffusion
des contenus,
•les processus de gestion,qui décri-
vent les modalités de versement
des archives, de tri préalable, de
conditionnement, etc.,
•un ou des outils automatisés qui
vont supporter ces processus.
3. Des notions proches
Les finalités du « record manage-
ment » et de la gestion d’archives
sont finalement assez proches,
même si le « record management »
va quelque part plus loin, en se
comportant comme un chef d’or-
chestre des systèmes – notamment
automatisés – en place :
privé chargés de la gestion des ser-
vices publics ou d'une mission de
service public ;
c) les minutes et répertoires des offi-
ciers publics ou ministériels ».
Les archives privées étant celles ne
rentrant pas dans le cadre de l’article
L. 211-4.
Article L. 212-15 : « Les archives
privées qui présentent pour des
raisons historiques un intérêt public
peuvent être classées comme
archives historiques, sur proposition
de l'administration des archives, par
décision de l'autorité administra-
tive ».
Le texte explique également les
règles de conservation et le carac-
tère imprescriptible des archives
publiques ou historiques.
Autrement dit, une archive existe
dès sa création, doit être gérée tout
au long de son cycle de vie et reflète
l’activité de l’entreprise ou organisa-
tion. Ce concept est donc quasiment
identique à celui de « record ». La
seule différence est dans la notion
de document, qui a en France, une
connotation implicite de l’ensemble
constitué d’un contenu et d’un
contenant.
2.2. La gestion des archives
Le code du patrimoine évoque clas-
sement, durée de conservation,
confidentialité (en particulier via la
gestion des archives contenant des
données personnelles). Une vraie
gestion d’archives, au sein d’une
entreprise ou d’une organisation,
doit gérer l’ensemble du cycle de vie
des archives en distinguant les
quatre étapes classiques :
•archives vivantes, d’utilisation
courante,
•archives semi-vivantes, d’utilisa-
tion plus rare,
•archives mortes, d’utilisation
exceptionnelle,
•archives historiques, pour les-
quelles l’archive revêt un intérêt
historique, au-delà de la preuve
d’activité de l’entreprise ou de
l’organisation.
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« Record management » Gestion d’archives
Informations gérées Tout type : données, documents Documents seulement
Unicité de stockage Oui Non. La gestion d’archives
n’implique pas nécessairement
la destruction des copies
Règles de gestion Oui Oui
de la confidentialité
Gestion du cycle de vie Oui, y compris unicité Oui, pour l’archive de réfé-
de l’information rence
Gestion des durées Oui Oui
de conservation
Gestion des « réservoirs » Oui et quelle qu’en soit la Oui pour les supports papier et
de stockage nature : papier ou outils infor- de plus en plus les documents
matiques, y compris bases de électroniques, dans des sys-
données ou outils de messa- tèmes
ad hoc
gerie électronique, systèmes
documentaires ou collaboratifs,
etc.
Contrôle des accès Oui Oui
à l’information
Nécessité de la définition d’un Oui,
via la typologie des enre- Oui, via la charte de conser-
propriétaire gistrements vation
En effet, le « record management »
s’attache à l’unicité de stockage de
l’information et à sa prise en compte
globale,quel qu’en soit le support et
la nature.
4. …Aux enjeux vitaux
pour l’entreprise
Au-delà de la capacité pour l’entre-
prise ou l’organisation à justifier en
cas de procès ou de contrôle externe
de ses activités, « record manage-
ment » et gestion d’archives sont
aussi et surtout des aides à la maî-
trise des risques :
•Au plan financier, ou plus exacte-
ment vis-à-vis de la rationalisation
des coûts de gestion dans l’entre-
prise : quand on sait qu’un docu-
ment est en moyenne dupliqué 6 à

10 fois dans l’organisation, tant en
matière de stockage que de temps
passé à classer ces copies, les
enjeux peuvent être considé-
rables.
•Au plan de la gestion de la confi-
dentialité : des règles précises qui
non seulement définissent les
niveaux de confidentialité, mais
aussi et surtout les conditions
d’utilisation – en matière de diffu-
sion ou de réutilisation des conte-
nus par exemple – sont autant
d’outils pour minimiser les risques
de fuite ou de fraude.
•Au plan de l’intégrité de l’informa-
tion : le stockage unique garanti
par le « record management » est
indéniablement une aide à l’ob-
tention de l’intégrité, grâce à la
suppression des copies et à la
typologie précise des informa-
tions. Par exemple, si une gestion
d’archives définit un dossier
donné,elle peut ou pas en préciser
le contenu ; en « record manage-
ment », c’est indispensable.
•Au plan de l’accès à l’information :
si en effectuant une recherche
dans un système de « record
management », on ne trouve pas
l’information, c’est qu’elle n’existe
pas ou plus, car elle a été volontai-
rement détruite. La gestion des
archives est aussi conçue pour
permettre des recherches effi-
caces largement après la période
d’utilisation courante des archives.
En outre, les projets en la matière
induisent des effets largement
bénéfiques comme :
•La sensibilisation des utilisateurs à :
– la notion de copyright,
– la protection des données per-
sonnelles,
– la réutilisation d’information, et
les bonnes pratiques correspon-
dantes,
– la notion de propriétaire de l’in-
formation dans l’entreprise ou
l’organisation, et donc de res-
ponsabilité.
•La définition de bonnes pratiques
en matière d’utilisation des sys-
tèmes automatisés comme la mes-
sagerie,la bureautique,les espaces
partagés, etc.
•La réflexion de fond sur les
méthodes de gestion de l’informa-
tion et les responsabilités.
Comme tout outil d’aide à la maîtrise
des risques, « record management »
et gestion d’archives relèvent d’un
cocktail de management, d’organi-
sation et d’outils informatiques,
dont la combinaison harmonieuse
sera le garant du succès.
dossier :Sécurité
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• La revue n° 85 - Février 2007
L’irruption du client dans des Directions des
Systèmes d’Information, parfois un peu iso-
lées dans leur tour d’ivoire, peut se révéler
assez décapante. C’est pourtant le seul
moyen d’aligner les attentes des Métiers aux
services offerts par la DSI. Cet ouvrage
décrit de façon très opérationnelle la mise
en place et le pilotage des centres de
services internes ou externalisés. En s’ap-
puyant sur ITIL et sur la norme ISO 20000,
on y trouve une explication éclairante des
avancées majeures de ces standards pour
la qualité des services offerts.
Par ailleurs, le lien est fait entre la gouver-
nance des systèmes d’information et la
régulation de la demande des utilisateurs,
que ce soit en TMA ou en niveau de ser-
vice. Un exemple de balanced scorecard
(BSC) illustre une voie pour piloter l’acti-
vité de la DSI.
Enfin, un guide d’audit permet de mener
des évaluations de situations concrètes
pour s’améliorer.