1 Intitulé du poste : Assistant(e) Administrative Marketing Raison d
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JOB DESCRIPTION Madagascar Administrative Assistant JD_MARKETING_13.0.1 REV0_010513 Département Marketing DMSA DESCRIPTION DE POSTE Raison d’être du poste : - Assister les CSR dans le traitement exact et opportun des commandes des produits finis de DMSA (Nickel et Cobalt) et des produits dérivés (Sulfate d'Ammonium et Sulfures de Cu/Zn) à partir du contrat de vente. - Assurer l’insertion correcte des données dans le Baan et d’autres systèmes. - Participer au maintien de la bonne réputation du Projet auprès des clients finaux à travers des activités de service clientèle de qualité. - Assurer les travaux de secrétariat pour le Directeur marketing. Intitulé du poste : Assistant(e) Administrative Marketing Relations hiérarchiques: - Supérieur: Directeur Marketing Représentants Services Clients. - Inferieur : - Fonctionnel : - Externe: et - Localisation: Toamasina Contraintes spécifiques liées au poste : Voyage à l’intérieur du pays si nécessaire. Contexte du Poste Responsabilités 1. Traitement des commandes Fonctions Principales Activités ; incluant mais pas limitées à 1.1.Comprendre la structure contractuelle et le système transactionnel et son exploitation dans la collecte des informations sur les clients. 1.2.Conserver à tout moment la confidentialité de tous les dossiers marketing. 1.3.Utiliser entièrement le système de traitement Baan et d’autres outils de travail pour partager les informations nécessaires avec les départements production, logistique, et finances pour le traitement exact et opportun des commandes. 1.4.Insérer les codifications des commandes dans Baan ainsi que tous les termes et conditions suivant la confirmation des ventes fournies par les CSR. 1.5.Envoyer les instructions d’expédition aux départements Production et Logistique. 1.6.Coordonner le programme d’expédition suivant les instructions du CSR. 1.7.Arranger, solliciter et envoyer à temps tous les documents d’expédition nécessaires suivant les instructions des CSR. 1.8.Assister les CSR à conserver tous les documents sur les expéditions/ 1 JOB DESCRIPTION Madagascar Administrative Assistant JD_MARKETING_13.0.1 REV0_010513 bancaires, en version électronique et photocopies suivant la politique d’archivage du Département Marketing. 1.9.Confirmer le recouvrement des recettes en coordination avec le département finances et compléter les fichiers physiques pour toute documentation. 1.10. Utiliser tous les matériels de bureau comme le téléphone, fax, photocopieur et scanner. 2. Service clientèle 3. Travaux de secrétariat 2.1. Identifier les besoins des clients et travailler avec l’équipe pour les satisfaire. 2.2. Maintenir de bonnes relations avec les acheteurs/ agents de distribution à travers une communication journalière. 2.3. Assister les CSR en établissant une liste à jour des problèmes résolus ou non résolus des clients pour mieux les satisfaire. 3.1. Travaux de secrétariat général pour le Directeur Marketing. 3.2. Assistance générale des membres de l’équipe Marketing. Liste non-exhaustive et modifiable Impact du Poste (Dimension critique) Ce poste est très critique dans la création de la réputation du Projet sur chaque marché de produits finaux. Par conséquent, une grande capacité en communication interpersonnelle professionnelle et un esprit d’initiative sont exigés. Position Profile CAPACITE TECHNIQUE CAPACITE D’ENCADREMENT CAPACITE D’ORGANISATION Faible Sans objet x Pas significatif Normale Normale Normal x Forte Importante Forte x Très forte Très importante Très forte Profil exigé (Connaissance, compétences et capacités) Compétences: technique, encadrement, organisation, Excellente maitrise de la communication en anglais et français. Maitrise de l’outil informatique en particulier l’utilisation de Microsoft Windows Office. Expérience: niveau, domaine, durée Au moins une expérience de 5 ans dans un poste similaire avec une connaissance générale des transactions en commerce international notamment une connaissance de base de la logistique. Qualifications: éducation, formation(s) complémentaire (s) Diplôme Bacc +3 au minimum 2 JOB DESCRIPTION Madagascar Administrative Assistant JD_MARKETING_13.0.1 REV0_010513 Attitude / comportement exigé Se conformer aux lois et règlements, tout en respectant l’éthique. Intégrité et gestion. Force intégrée du département Instaurer un travail d’équipe à travers une communication active. Changement et innovation Accepter et intégrer la diversité des valeurs et des comportements, et prendre les changements comme une opportunité pour l’action. Engagement Accepter une responsabilité fonctionnelle et prendre des initiatives pour atteindre les objectifs de la société. Enthousiasme Agir avec enthousiasme. Rapidité Réagir rapidement aux problèmes. Professionnalisme Atteindre et maintenir un niveau élevé de capacité et de compétence. 3
