CA/33/14 f CA/33/14 Orig. : en Munich, le 09.05.2014 OBJET

CA/33/14 f
LT 0709/14 - 141010007
CA/33/14
Orig. : en
Munich, le 09.05.2014
OBJET : Feuille de route "Bâtiments" : rapport sur l'état d'avancement et
prévisions
SOUMIS PAR : Le Président de l’Office européen des brevets
DESTINATAIRES : 1. La Commission du budget et des finances (pour avis)
2. Le Conseil d’administration (pour décision)
RÉSUMÉ
La feuille de route "Bâtiments" fut initialement présentée et approuvée par le Conseil
d'administration de l'Organisation européenne des brevets en 2011 (CA/73/11). Elle fixait
les principales orientations stratégiques et définissait les grands projets concernant les
bâtiments et les bureaux.
La présente feuille de route "Bâtiments", telle que mise à jour, décrit l'état d'avancement
de ces projets et énonce les priorités des prochaines années visant à poursuivre la mise
en œuvre des orientations stratégiques adoptées par le Conseil d'administration en 2011.
Elle donne une vue d'ensemble des progrès accomplis pour les différents projets liés aux
bâtiments qui sont menés actuellement sur les sites de l'OEB. Outre la construction du
nouveau bâtiment principal à La Haye, elle examine la question de la rénovation des
immeubles existants à Vienne et à Berlin.
Le présent document expose également dans les grandes lignes d'autres projets ayant
une incidence sur la structure actuelle et future des bâtiments, comme l'amélioration de la
sécurité physique et l'évolution des centres de données.

- I -
CA/33/14 f
LT 0709/14 - 141010007
TABLE DES MATIÈRES
Objet Page
I.STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1
II.RECOMMANDATION 1
III.MAJORITÉ REQUISE 1
IV.CONTEXTE 1
V.EXPOSÉ DES MOTIFS 2
A.GÉNÉRALITÉS 2
B.PROJET DE NOUVEAU BATIMENT PRINCIPAL À LA HAYE 2
C.BATIMENTS LOUES 3
D.BERLIN 4
E.VIENNE 4
F.SECURITE PHYSIQUE 5
G.CENTRES DE DONNEES 5
VI.INCIDENCE FINANCIÈRE 6
VII.CONCLUSION 6
VIII.DOCUMENTS CITÉS 6
IX.PUBLICATION RECOMMANDÉE 7

CA/33/14 f 1/7
LT 0709/14 - 141010007
I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT
1. Stratégie et fonctionnement
II. RECOMMANDATION
2. Il est demandé au Conseil d'administration de l'Organisation européenne des
brevets de prendre note des progrès dont il est rendu compte et d'approuver
l'approche proposée dans le présent document pour la poursuite des travaux.
III. MAJORITÉ REQUISE
3. Simple
IV. CONTEXTE
4. Il convient de rappeler qu'à la fin 2010, des questions non réglées relatives aux
bâtiments s'accumulaient sur l'ensemble des lieux d'affectation. Au premier rang
de ces questions figurait celle concernant les bureaux à La Haye, puisque la durée
de vie du bâtiment principal touchait à sa fin. C'est la raison pour laquelle un
groupe de projet a été constitué avec la participation du Conseil d'administration
en décembre 2010, afin d'examiner des solutions pour La Haye (CA/110/10). De
plus, une partie des membres du personnel était dispersée sur plusieurs bâtiments
loués, et ce à La Haye comme à Munich. S'agissant de l'agence de Berlin, il
apparaissait clairement que des espaces de bureaux conformes aux normes
actuelles devaient être trouvés dans le cadre de l'Accord de Berlin. Des
insuffisances étaient également observées sur le site de Vienne.
5. Les orientations stratégiques générales adoptées par le Conseil en mars 2011 en
tant que document CA/19/11 reposaient sur la décision de poursuivre le "scénario
efficacité/qualité. Celui-ci impliquait de maintenir le nombre de fonctionnaires à un
niveau stable et de maîtriser une charge de travail accrue en renforçant l'efficacité,
tout en préservant et améliorant la qualité.
6. S'agissant des questions liées aux bâtiments à La Haye, ce scénario a conduit au
document CA/43/11. Approuvé par le Conseil d'administration en juin 2011, ce
document s'appuyait sur les travaux du groupe de projet susmentionné et
proposait comme solution économiquement la plus avantageuse pour l'Office la
construction d'un nouveau bâtiment sur le site actuel.
7. Enfin, avec le document CA/73/11, le Conseil a approuvé une feuille de route
stratégique globale en matière de bâtiments pour l'ensemble de l'Office
(CA/73/11). Cette feuille de route définissait les principaux domaines suivants :
 projet de nouveau bâtiment principal à La Haye

CA/33/14 f 2/7
LT 0709/14 - 141010007
 bâtiments loués
 Berlin
 Vienne.
8. Le présent document rend compte de l'état d'avancement actuel et des prévisions
concernant les domaines précités et d'autres questions pertinentes, notamment la
sécurité physique et les centres de données. Il décrit également les grandes
étapes prévues pour poursuivre la mise en œuvre dans les années à venir.
V. EXPOSÉ DES MOTIFS
A. GÉNÉRALITÉS
9. L'utilisation efficace des ressources dans le domaine des bâtiments est une
priorité tout au long de la planification et de la mise en œuvre des divers projets
immobiliers.
10. Dans ce contexte, le lancement réussi de l'initiative relative au télétravail à temps
partiel a offert de nouvelles perspectives pour l'amélioration de l'organisation de
l'espace de travail à l'OEB.
11. Depuis le 15 mars 2014, 902 agents participent au programme de télétravail à
temps partiel. Outre la diminution des congés de maladie et des avantages en
termes de capacité rémunérée, d'importants gains de place sont attendus grâce
au partage des bureaux.
B. PROJET DE NOUVEAU BATIMENT PRINCIPAL À LA HAYE
12. Le 27 juin 2013, le Conseil d'administration a approuvé la sélection d'un
consortium de quatre sociétés du groupe TBI pour le projet de nouveau bâtiment
principal. Après la signature du contrat, le 20 septembre 2013, les activités ont
immédiatement commencé.
13. Une équipe spéciale a été constituée à l'OEB. Elle est conduite par un chef de
projet à temps plein et inclut une expertise dans les domaines technique, juridique
et financier. Le Président, qui est à la tête du comité de pilotage chargé de
contrôler le projet, est informé tous les mois de l'avancement de celui-ci. Des
sessions d'information ont été organisées régulièrement avec les principaux
utilisateurs et le comité local pour la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail.
14. Un premier permis de construire a été délivré au début de 2014 pour un bâtiment
auxiliaire qui sera situé à côté du nouveau bâtiment de l'Office, et servira à la
distribution d'énergie pour l'ensemble du site.

CA/33/14 f 3/7
LT 0709/14 - 141010007
15. Les travaux préparatoires qui ont été engagés sur le site, par exemple la
vérification du sol et la révision du tracé des canalisations et des câbles, sont
achevés. Les travaux de construction du centre de gestion de l'énergie ont débuté
en avril. Pour ce qui est du bâtiment, les travaux concernant la conception finale
se sont poursuivis.
16. L'Office a réorganisé l'affectation des bureaux et déplacé certains services afin de
permettre la démolition de la partie basse de l'actuel bâtiment principal, qui fait
partie du site de construction.
17. Jusqu'ici, les crédits approuvés pour les impondérables n'ont pas été utilisés.
18. Le calendrier actuel prévoit les principales phases suivantes :
 conception et ingénierie jusqu'en juin 2014
 démolition et préparation du site jusqu'en décembre 2014
 construction jusqu'en avril 2017
 emménagement des agents dans le nouveau bâtiment principal entre mai et
juillet 2017
 démolition du bâtiment principal existant entre juillet 2017 et avril 2018
 achèvement et livraison finale prévus en janvier 2019.
C. BATIMENTS LOUES
19. Avec la fin du contrat relatif au bâtiment "Westsite" en 2011, le portefeuille de
locations a commencé à être rationalisé.
20. Dans le prolongement de cet effort, l'OEB résiliera son bail pour le bâtiment
"Capitellum" à la mi-2015 au plus tard. Les quelque 280 agents qui travaillent
actuellement dans ce bâtiment s'installeront aux PschorrHöfe. La résiliation du
contrat devrait générer une économie annuelle totale estimée à environ
4,3 millions d'EUR (dont 3,9 millions d'EUR sont imputables à la location et
0,4 million d'EUR est attribuable aux services de gérance immobilière). Des
négociations ont été engagées avec les propriétaires afin d'obtenir des conditions
optimales pour libérer le bâtiment.
21. À La Haye, les postes de travail du bâtiment Rijsvoort seront transférés au
bâtiment principal actuellement en construction.