CA/33/14 f CA/33/14 Orig. : en Munich, le 09.05.2014 OBJET

CA/33/14
Orig. : en
Munich, le 09.05.2014
OBJET :
Feuille de route "Bâtiments" : rapport sur l'état d'avancement et
prévisions
SOUMIS PAR :
Le Président de l’Office européen des brevets
DESTINATAIRES :
1. La Commission du budget et des finances (pour avis)
2. Le Conseil d’administration (pour décision)
RÉSUMÉ
La feuille de route "Bâtiments" fut initialement présentée et approuvée par le Conseil
d'administration de l'Organisation européenne des brevets en 2011 (CA/73/11). Elle fixait
les principales orientations stratégiques et définissait les grands projets concernant les
bâtiments et les bureaux.
La présente feuille de route "Bâtiments", telle que mise à jour, décrit l'état d'avancement
de ces projets et énonce les priorités des prochaines années visant à poursuivre la mise
en œuvre des orientations stratégiques adoptées par le Conseil d'administration en 2011.
Elle donne une vue d'ensemble des progrès accomplis pour les différents projets liés aux
bâtiments qui sont menés actuellement sur les sites de l'OEB. Outre la construction du
nouveau bâtiment principal à La Haye, elle examine la question de la rénovation des
immeubles existants à Vienne et à Berlin.
Le présent document expose également dans les grandes lignes d'autres projets ayant
une incidence sur la structure actuelle et future des bâtiments, comme l'amélioration de la
sécurité physique et l'évolution des centres de données.
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-ITABLE DES MATIÈRES
Objet
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I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT
1 II. RECOMMANDATION
1 III. MAJORITÉ REQUISE
1 IV. CONTEXTE
1 V. EXPOSÉ DES MOTIFS
2 A. GÉNÉRALITÉS
2 B. PROJET DE NOUVEAU BATIMENT PRINCIPAL À LA HAYE
2 C. BATIMENTS LOUES
3 D. BERLIN
4 E. VIENNE
4 F. SECURITE PHYSIQUE
5 G. CENTRES DE DONNEES
5 VI. INCIDENCE FINANCIÈRE
6 VII. CONCLUSION
6 VIII. DOCUMENTS CITÉS
6 IX. PUBLICATION RECOMMANDÉE
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I.
STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT
1.
Stratégie et fonctionnement
II.
RECOMMANDATION
2.
Il est demandé au Conseil d'administration de l'Organisation européenne des
brevets de prendre note des progrès dont il est rendu compte et d'approuver
l'approche proposée dans le présent document pour la poursuite des travaux.
III.
MAJORITÉ REQUISE
3.
Simple
IV.
CONTEXTE
4.
Il convient de rappeler qu'à la fin 2010, des questions non réglées relatives aux
bâtiments s'accumulaient sur l'ensemble des lieux d'affectation. Au premier rang
de ces questions figurait celle concernant les bureaux à La Haye, puisque la durée
de vie du bâtiment principal touchait à sa fin. C'est la raison pour laquelle un
groupe de projet a été constitué avec la participation du Conseil d'administration
en décembre 2010, afin d'examiner des solutions pour La Haye (CA/110/10). De
plus, une partie des membres du personnel était dispersée sur plusieurs bâtiments
loués, et ce à La Haye comme à Munich. S'agissant de l'agence de Berlin, il
apparaissait clairement que des espaces de bureaux conformes aux normes
actuelles devaient être trouvés dans le cadre de l'Accord de Berlin. Des
insuffisances étaient également observées sur le site de Vienne.
5.
Les orientations stratégiques générales adoptées par le Conseil en mars 2011 en
tant que document CA/19/11 reposaient sur la décision de poursuivre le "scénario
efficacité/qualité. Celui-ci impliquait de maintenir le nombre de fonctionnaires à un
niveau stable et de maîtriser une charge de travail accrue en renforçant l'efficacité,
tout en préservant et améliorant la qualité.
6.
S'agissant des questions liées aux bâtiments à La Haye, ce scénario a conduit au
document CA/43/11. Approuvé par le Conseil d'administration en juin 2011, ce
document s'appuyait sur les travaux du groupe de projet susmentionné et
proposait comme solution économiquement la plus avantageuse pour l'Office la
construction d'un nouveau bâtiment sur le site actuel.
7.
Enfin, avec le document CA/73/11, le Conseil a approuvé une feuille de route
stratégique globale en matière de bâtiments pour l'ensemble de l'Office
(CA/73/11). Cette feuille de route définissait les principaux domaines suivants :

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projet de nouveau bâtiment principal à La Haye
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
bâtiments loués

Berlin

Vienne.
8.
Le présent document rend compte de l'état d'avancement actuel et des prévisions
concernant les domaines précités et d'autres questions pertinentes, notamment la
sécurité physique et les centres de données. Il décrit également les grandes
étapes prévues pour poursuivre la mise en œuvre dans les années à venir.
V.
EXPOSÉ DES MOTIFS
A.
GÉNÉRALITÉS
9.
L'utilisation efficace des ressources dans le domaine des bâtiments est une
priorité tout au long de la planification et de la mise en œuvre des divers projets
immobiliers.
10.
Dans ce contexte, le lancement réussi de l'initiative relative au télétravail à temps
partiel a offert de nouvelles perspectives pour l'amélioration de l'organisation de
l'espace de travail à l'OEB.
11.
Depuis le 15 mars 2014, 902 agents participent au programme de télétravail à
temps partiel. Outre la diminution des congés de maladie et des avantages en
termes de capacité rémunérée, d'importants gains de place sont attendus grâce
au partage des bureaux.
B.
PROJET DE NOUVEAU BATIMENT PRINCIPAL À LA HAYE
12.
Le 27 juin 2013, le Conseil d'administration a approuvé la sélection d'un
consortium de quatre sociétés du groupe TBI pour le projet de nouveau bâtiment
principal. Après la signature du contrat, le 20 septembre 2013, les activités ont
immédiatement commencé.
13.
Une équipe spéciale a été constituée à l'OEB. Elle est conduite par un chef de
projet à temps plein et inclut une expertise dans les domaines technique, juridique
et financier. Le Président, qui est à la tête du comité de pilotage chargé de
contrôler le projet, est informé tous les mois de l'avancement de celui-ci. Des
sessions d'information ont été organisées régulièrement avec les principaux
utilisateurs et le comité local pour la santé, l'ergonomie et la sécurité au travail.
14.
Un premier permis de construire a été délivré au début de 2014 pour un bâtiment
auxiliaire qui sera situé à côté du nouveau bâtiment de l'Office, et servira à la
distribution d'énergie pour l'ensemble du site.
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15.
Les travaux préparatoires qui ont été engagés sur le site, par exemple la
vérification du sol et la révision du tracé des canalisations et des câbles, sont
achevés. Les travaux de construction du centre de gestion de l'énergie ont débuté
en avril. Pour ce qui est du bâtiment, les travaux concernant la conception finale
se sont poursuivis.
16.
L'Office a réorganisé l'affectation des bureaux et déplacé certains services afin de
permettre la démolition de la partie basse de l'actuel bâtiment principal, qui fait
partie du site de construction.
17.
Jusqu'ici, les crédits approuvés pour les impondérables n'ont pas été utilisés.
18.
Le calendrier actuel prévoit les principales phases suivantes :

conception et ingénierie jusqu'en juin 2014

démolition et préparation du site jusqu'en décembre 2014

construction jusqu'en avril 2017

emménagement des agents dans le nouveau bâtiment principal entre mai et
juillet 2017

démolition du bâtiment principal existant entre juillet 2017 et avril 2018

achèvement et livraison finale prévus en janvier 2019.
C.
BATIMENTS LOUES
19.
Avec la fin du contrat relatif au bâtiment "Westsite" en 2011, le portefeuille de
locations a commencé à être rationalisé.
20.
Dans le prolongement de cet effort, l'OEB résiliera son bail pour le bâtiment
"Capitellum" à la mi-2015 au plus tard. Les quelque 280 agents qui travaillent
actuellement dans ce bâtiment s'installeront aux PschorrHöfe. La résiliation du
contrat devrait générer une économie annuelle totale estimée à environ
4,3 millions d'EUR (dont 3,9 millions d'EUR sont imputables à la location et
0,4 million d'EUR est attribuable aux services de gérance immobilière). Des
négociations ont été engagées avec les propriétaires afin d'obtenir des conditions
optimales pour libérer le bâtiment.
21.
À La Haye, les postes de travail du bâtiment Rijsvoort seront transférés au
bâtiment principal actuellement en construction.
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D.
BERLIN
22.
Comme souligné dans la feuille de route "Bâtiments" adoptée en 2011, le bâtiment
de Berlin nécessite des adaptations en ce qui concerne les normes de sécurité et
de sûreté, la situation à l'entrée du bâtiment ainsi que les locaux intérieurs.
23.
Au début de l'année 2014, suite à des échanges fructueux avec le ministère
allemand de la justice, il a été confirmé qu'un investissement total d'environ
49 millions d'EUR est prévu pour la rénovation et la modernisation du bâtiment.
Sur ce montant, l'Office serait disposé à investir jusqu'à 6 millions d'EUR nets.
24.
Les travaux de rénovation seront organisés et préfinancés par l'Institut fédéral du
patrimoine immobilier. Les prochaines étapes sont prévues comme suit :

conception préliminaire d'ici à septembre 2014

début de la réalisation des travaux en décembre 2015

achèvement des travaux prévu pour la mi-2018.
25.
L'OEB paiera un loyer annuel de 2,1 millions d'EUR pour les locaux rénovés,
comme mentionné dans le nouvel accord additionnel concernant l'accord relatif à
la création de l'agence de Berlin de l'OEB, tel qu'adopté par le Conseil
d'administration en mars (CA/19/14).
26.
Cette solution permettra à l'OEB non seulement de maintenir sa présence dans ce
lieu privilégié, témoin d'un riche passé en matière de brevets, mais aussi de
poursuivre ses activités dans des locaux entièrement rénovés, pour un loyer
intéressant par rapport au marché locatif à Berlin.
E.
VIENNE
27.
Afin que le bâtiment de Vienne, construit en 1972, reste conforme aux besoins de
l'Office, des travaux se dérouleront en 2014 pour rénover le rez-de-chaussée et
améliorer l'accès par l'entrée sud.
28.
En novembre 2013, un accord a été signé avec l'université de Vienne pour
permettre l'accès via le Jardin Botanique. De plus, le contrat de conception et de
planification a été signé avec le bureau d'architectes Zechner & Zechner.
29.
D'après le calendrier actuel, les travaux de rénovation devraient être achevés au
premier trimestre 2015. Les prochaines étapes prévues sont les suivantes :
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
délivrance du permis de construire en juillet 2014 (en supposant qu'un
battement de quatre mois sera nécessaire pour les administrations locales)

planification de l'exécution, organisation des appels d'offres et passation du
marché jusqu'en août 2014

travaux de construction jusqu'en février 2015.
30.
Une étude sera lancée parallèlement pour étudier plus avant l'évolution du coût
total du bâtiment au cours de son cycle de vie.
F.
SECURITE PHYSIQUE
31.
Fin 2011, l'OEB a lancé un programme de sécurité approuvé par le Conseil
d'administration (CA/96/11) pour rehausser la sécurité dans l'ensemble des locaux
et systèmes de l'OEB.
32.
Dans ce cadre, un projet a été initié pour améliorer le niveau de sécurité physique
des bâtiments de Munich en l'alignant sur les normes déjà appliquées dans les
bâtiments de La Haye.
33.
Depuis janvier 2014, le bâtiment Isar est doté de portillons de sécurité. Ce
renforcement du système de sécurité physique s'achèvera avec l'installation d'un
matériel de vidéosurveillance dans le courant de l'année 2014. Cet équipement
permettra d'identifier dûment toutes les personnes pénétrant dans les espaces de
l'OEB qui sont semi-publics ou interdits au public, et de s'assurer que leur
présence est autorisée.
34.
Il est prévu de mettre en place des installations techniques similaires dans les
bâtiments des PschorrHöfe, avec planification et appel d'offres en 2014, et
installation en 2015.
G.
CENTRES DE DONNEES
35.
En ce qui concerne les centres de données de l'OEB, la Gestion de l'information
de la DG 2 et la DG 4 ont identifié plusieurs problèmes cruciaux pour les activités
principales quotidiennes. À La Haye, des limitations en termes d'énergie, de
refroidissement et de réseau électrique ont été signalées. À Munich, un faible
niveau de service, l'absence de redondance dans l'alimentation en énergie et le
refroidissement ainsi que des contraintes physiques au niveau de la surface des
locaux et du poids ont été constatés.
36.
Afin de répondre à la demande croissante en termes de capacité, qui découle de
la mise en œuvre de la feuille de route informatique, il est nécessaire d'adapter les
paramètres actuels.
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37.
À court terme, des mesures transitoires seront mises en place pour renforcer
l'alimentation électrique et fournir des capacités supplémentaires pour les serveurs
et les autres équipements. Des mesures transitoires spécifiques sont également
prévues pour garantir l'exécution des travaux de maintenance obligatoires tout en
limitant leur incidence sur les activités au quotidien.
38.
En ce qui concerne les moyen et long termes (à partir de 2016), plusieurs options
sont actuellement à l'étude, y compris l'externalisation totale des services des
centres de données. Les résultats de cette analyse sont attendus d'ici à la fin
2014.
VI.
INCIDENCE FINANCIÈRE
39.
Une estimation des dépenses totales pour les immeubles (groupe de dépenses
410) et leur réalisation ont été approuvées par le Conseil d'administration avec le
budget 2014 et les prévisions 2015-2018 (CA/D 1/13).
40.
S'agissant du projet de nouveau bâtiment principal à La Haye, le budget prévu
(phase de conception et de construction) s'élève à 205 millions d'EUR, auxquels
s'ajoutent les provisions pour impondérables et les effets escomptés de l'inflation.
Le Conseil d'administration a adopté l'allocation de ce budget en juin 2013
(CA/XP 1/13 Rév.1, CA/XP 2/13).
41.
Avec le document CA/19/14, le Conseil d'administration a approuvé en outre un
montant de 6 millions d'EUR pour les investissements locatifs à Berlin.
42.
Des requêtes seront présentées dans le cadre de la procédure budgétaire en vue
de l'obtention de moyens financiers supplémentaires pour d'autres projets, et des
autorisations concernant des étapes spécifiques de mise en œuvre seront
demandées en temps utile.
VII.
CONCLUSION
43.
L'Office a abordé des questions qui se posaient depuis longtemps au sujet des
espaces de bureaux et a proposé des solutions sur la base de normes modernes
et d'une planification prudente. Suite à l'approbation, par le Conseil
d'administration, de grands projets à La Haye et Berlin, l'Office a d'ores et déjà
engagé la phase de construction et de consolidation, et s'emploie à garantir des
conditions de travail modernes pour les agents tout en améliorant la sécurité
physique et opérationnelle sur l'ensemble des lieux de travail. La présente feuille
de route telle que mise à jour propose la poursuite de cette approche.
VIII.
DOCUMENTS CITÉS
44.
CA/110/10, CA/43/11, CA/19/11, CA/73/11, CA/96/11, CA/XP 1/13 Rév.1,
CA/XP 2/13, CA/D 1/13
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IX.
PUBLICATION RECOMMANDÉE
45.
Oui
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