Étude de cas KRZ

Étude de cas
KRZ
La solution de gestion
d’impression Ricoh
rationalise les processus
documentaires et protège
Objectifs clients
• Augmentation de la capacité d’impression
• Rationalisation des processus documentaires
Une solution personnalisée Ricoh dédiée à la gestion des services d’impression aide
un centre de données, gestionnaire d’informations personnelles sensibles, à contrôler
efficacement ses workflows documentaires. La solution intégrée a simplifié les
processus documentaires, amélioré la productivité de l’atelier d’impression et renforcé
l’intégrité des données.
Les challenges
KRZ est un centre de données installé à Lemgo en Allemagne. Il fournit des services
informatiques aux organisations du secteur public. Gérant des données pour des collectivités
territoriales, KRZ est responsable de l’impression et de la distribution d’une gamme étendue
de documents officiels, incluant la documentation électorale, les factures d’impôts locaux, les
amendes de stationnement et d’excès de vitesse.
• Amélioration de la souplesse
• Amélioration de la sécurité des données
• Infrastructure de contrôle
La solution Ricoh
La sécurité des données doit répondre à une exigence de haut niveau puisque les services
gèrent des informations publiques sensibles. KRZ est certifiée ISO 27001 pour les meilleures
pratiques de gestion de la sécurité des informations (ISMS). Tous les traitements de données
incluent une protection optimale de l’intégrité des données.
• Presses Digimaster
Comme la plupart des documents traités par KRZ peut avoir des conséquences financières
ou juridiques pour leurs destinataires, chaque document doit être traité, imprimé et distribué
avec une précision et une ponctualité infaillibles. L’omission d’un seul document peut avoir
des conséquences graves, aussi bien pour le destinataire que pour l’expéditeur.
• Vérification par page
La solution Ricoh
Ricoh travaille depuis longtemps en partenariat avec KRZ. Dans l’atelier d’impression KRZ, cinq
imprimantes de production Digimaster assurent la production des documents noir et blanc.
Avec quatre machines imprimant à 110 pages A4/ mn et une Digimaster EX300 à 150 pages
A4/ mn, les équipements Ricoh installés représentent une capacité de plus de 35 000 pages/
heure.
• Solution de gestion personnalisée
• Interface web simple
• Piste d’audit documentaire complète
Partager plus intelligemment les ressources d’impression
La gestion du workflow documentaire devenait de plus en plus problématique. Les données
provenant de systèmes d’exploitation différents exigeaient un processus manuel. Il n’était pas
possible de répartir les tâches sur plusieurs machines. Le niveau de transparence était faible et
aucun processus automatique ne permettait de vérifier que tous les documents d’un même lot
avaient été imprimés.
KRZ a demandé conseil à Ricoh. Les consultants de Ricoh, spécialiste des processus documentaires,
ont travaillé avec les opérateurs KRZ pour identifier les besoins les plus spécifiques. L’évaluation
détaillée du centre de données incluait une analyse approfondie des flux de données existants.
Ayant compris les exigences de KRZ, Ricoh a développé une solution ciblée sur la rationalisation des
processus documentaires.
Basé sur un logiciel du portefeuille TotalFlow de Ricoh, le nouveau système de gestion d’impression
est indépendant des plateformes technologiques et s’appuie sur une approche hautement
personnalisée. Il permet d’exploiter les flux de données provenant de différents systèmes
d’exploitation, incluant les ordinateurs mainframes. Il prend en charge toutes les tâches de
production sur toutes les machines du centre de données.
Le système apporte une transparence opérationnelle totale, permettant aux opérateurs de contrôler
intégralement les workflows documentaires. Grâce à une interface web simple, les opérateurs
peuvent consulter les états opérationnels des différents équipements, identifier l’avancement des
tâches et leur position dans la file d’attente, ainsi que l’heure d’achèvement estimée.
En cliquant sur une tâche, l’opérateur peut afficher une image PDF et vérifier les paramètres
d’impression. Une fonction cliquer-glisser permet de modifier la priorité de chaque tâche. Par
exemple, les travaux urgents peuvent être répartis sur plusieurs équipements pour accélérer leur
réalisation. Grâce à la fonction de contrôle par page, le système permet de vérifier que chaque page
de chaque document a effectivement été imprimée.
Avantages clients
Avec la solution de gestion d’impression Ricoh, KRZ peut maintenant gérer avec une rigueur
optimale ses workflows documentaires, simplifier ses processus, améliorer sa productivité et
protéger l’intégrité des données. Hr. Möllerfriedrich, Directeur de la planification pour KRZ, explique
: « Le nouveau système intègre extrêmement facilement les données provenant de différents
systèmes d’exploitation. Il a largement réduit les processus manuels ».
« Grâce à la répartition des tâches sur plusieurs machines, nous pouvons exécuter plus rapidement
les travaux urgents. Le système nous permet de partager plus intelligement les ressources
d’impression. À la place des quatre machines indépendantes qui avaient une capacité totale de 110
pages/ minute, plus une de 150 pages, nos équipements nous donnent maintenant une capacité
combinée de 590 pages/ minute ».
« Grâce au contrôle par page, l’intégrité des données est mieux protégée, le système vérifiant
l’impression de chaque page de chaque document. Les rapports du système incluent des justificatifs
vérifiables de l’impression. Si, pour quelque raison que ce soit, une ou plusieurs pages n’ont pas été
imprimées, le système signale cette omission et nous permet de les imprimer. La solution Ricoh est
parfaitement adaptée à nos besoins ».
Amélioration des
services
• Solution indépendante des plateformes
• Ressources d’impression groupées
• Capacité de 35 000 pages par heure
• Répartition des charges
• Automatisation du processus de validation
Avantages
commerciaux
• Productivité améliorée
• Interventions manuelles réduites
• Souplesse accrue
• Partage intelligent des ressources
• Sécurité améliorée
Implanté à Lemgo en Allemagne, KRZ fournit une gamme de services informatiques
aux organisations du secteur public, incluant la gestion des données, l’impression et
la distribution. KRZ a été le premier fournisseur de service local d’Allemagne à obtenir
la certification ISO 27001 pour les meilleures pratiques de gestion de la sécurité des
informations. L’organisation utilise des solutions d’impression Ricoh
depuis plus de dix ans.
Les informations et les données chiffrées présentées dans cette
brochure décrivent des cas spécifiques. Les résultats peuvent varier
selon les circonstances. Tous les noms d’entreprise, de marque, de
produit et de service sont reconnus comme étant des marques
de commerce ou déposées et la propriété de leurs détenteurs
respectifs.
Copyright© 2012 Ricoh Europe PLC. Tous droits réservés. Il est
interdit de copier, adapter, modifier, intégrer le contenu de cette
brochure dans un autre document ou support, partiellement ou
dans sa totalité, sans une autorisation écrite de Ricoh Europe PLC.
www.ricoh-europe.com