La protection des données dans les ressources humaines: principes

La protection des données dans les
ressources humaines: principes et
cas d'application
Musée d'histoire naturelle
1er avril 2011
Exposé donné par Isabelle Dubois, Préposée, à l'attention
des ressources humaines de la Ville de Genève
Plan de l'exposé
L'origine des règles
La protection des données et le dossier du
personnel
Le dossier unique informatisé
La protection des données personnelles au
quotidien dans les RH
Conclusion
L'origine des règles
-1
Art. 13 Cst fédérale: Protection de la sphère privée
1 Toute personne a droit au respect de sa vie privée et
familiale, de son domicile, de sa correspondance et
des relations qu’elle établit par la poste et les
télécommunications.
2 Toute personne a le droit d’être protégée contre
l’emploi abusif des données qui la concernent.
L'origine des règles
-2
Convention pour la protection à l'égard du
traitement automatisé des données à caractère
personnel
«… Garantir, à toute personne physique, qu'elle que soit
sa nationalité ou sa résidence, le respect de ses droits
et de ses libertés fondamentales, et notamment de
son droit à la vie privée, à l'égard du traitement
automatisé des données à caractère personnel la
concernant ».
La protection des données et le dossier du personnel -1
Les dossiers du personnel contiennent des données
personnelles parfois sensibles, et sont donc soumis
aux articles 35 et suivants de la LIPAD
Leur traitement requiert une base légale et doit être
indispensable à l'accomplissement des tâches légales
La protection des données et le dossier du personnel -2
Les données personnelles figurant au dossier doivent
être :
Pertinentes et nécessaires (art. 36 I a)
Exactes et mises à jour (art. 36 I b)
Sécurisées (art. 37) :
Protégées contre tout traitement illicite
Intactes
Disponibles
Tenues confidentielles
Collectées de manière reconnaissable (art. 38)
La protection des données et le dossier du personnel -3
Implications concrètes: contenu
Un seul dossier officiel
Les documents y figurant sont connus
Seul le contenu du dossier est opposable
Les notes de travail et les textes inachevés, ne font
pas partie du dossier officiel
La protection des données et le dossier du personnel -4
Implications concrètes : accès
Accès complet au dossier
L'accès au dossier est limité et sécurisé
La protection des données et le dossier du personnel
Cas de figure :
Les arrivées tardives de M. Couchetard
Les copies de documents dans mon bureau
La saisie sur salaire
Le dossier unique informatisé -1
Les enjeux du dossier unique informatisé :
Un système numérique performant et sûr
Un processus de contrôle de qualité
Gestion des risques
Le dossier unique informatisé -2
Quels sont les risques ?
Le document n'a pas de valeur juridique (signature
électronique)
Le document n'est pas dans sa forme validée
Les modifications ne sont pas traçables
Les données sont accessibles sans distinction
Les données ne sont pas disponibles
rappel: sécurité des données
La protection des données personnelles au quotidien dans les RH -1
Les exigences de la LIPAD s'appliquent à tout
traitement de données personnelles, pas
seulement à celles qui se trouvent au dossier
Constitue un traitement de données leur collecte,
conservation, exploitation, modification,
communication, archivage, destruction
La protection des données personnelles au quotidien dans les RH -2
Implications concrètes :
Collecte ciblée, des seules infos nécessaires
Les données personnelles sont tenues confidentielles
La protection des données personnelles au quotidien dans les RH - 3
Cas de figure :
Les formulaires d'inscription à un cours de formation
interne
La collecte a un but unique
La protection des données personnelles au quotidien dans les RH - 4
Cas de figure (suite):
La curiosité est un vilain défaut
La maladie ne dit pas son nom
Conclusion
La protection des données n'empêche pas
l'efficacité, au contraire:
le bon sens est un bon guide
Des questions ?
Notre bureau se tient à votre disposition:
Sur place: 27bd Helvétique, 8ème étage
Par téléphone: 022.546.52.40
Par courriel: [email protected]
Plus d'informations sur notre site:
www.ge.ch/ppdt