Méthodologie Zewo

Méthodologie pour le calcul
de la charge administrative
La structure des coûts et des recettes
des organisations d‘utilité publique
Zurich, le 1 juin 2011
ZEWO Stiftung | Fondation | Fondazione
1Introduction
La méthodologie pour le calcul de la charge administrative est expliquée ci-après. Elle devra être appliquée en âme et conscience, au sens d’une base de décision pragmatique.
Si vous avez des questions concernant l’attribution de certaines charges et activités, la
fondation ZEWO est volontiers à votre disposition pour y répondre.
2Terminologie
2.1 «Projets» et «prestations»
Pour simplifier, on entend par projet un processus visant à atteindre un objectif concret, défini et mesurable, son but principal étant en principe d’atteindre un «changement». D’autres caractéristiques peuvent en être une limitation thématique, spatiale
ou temporelle, la spécificité des conditions cadre, la délimitation par rapport à des
travaux de routine, le fait qu’il soit axé sur un problème et que des hommes et des
femmes y participent. En règle générale, pour les organisations d’utilité publique, le
terme de «projet» est mis en rapport avec les travaux classiques de coopération au développement. Toutefois, pour la thématique qui nous occupe, cette description ne suffit pas. Les tâches d’un établissement pour personnes handicapées mentales ou physiques, par exemple, qui ne sont pas limitées dans le temps, ne peuvent en principe pas
être décrites comme «projets». Il faut donc parler plutôt de «projets ou prestations»
au sens large du terme, de sorte que des tâches d’établissements ou d’autres organisations dans le domaine des soins, de la santé, de la prévention, de l’intervention en cas
de crise et dans le domaine social puissent être prises en considération.
Les projets et prestations d’une organisation d’utilité publique doivent cependant,
et dans tous les cas, pouvoir être mis en relation directe avec ses statuts et ses objectifs
généraux. Les mesures d’accompagnement comme la recherche de fonds ne sont donc
pas des projets ou des prestations au sens où nous l’entendons ici. Les activités de sensibilisation et d’information du public, elles aussi, ne peuvent être considérées comme
projets ou prestations que dans des conditions restreintes et très particulières.
2.2 Catégories de charges à différencier
Jusqu’à présent, l’utilisation des termes les plus importants sur la «structure des coûts
des organisations d’utilité publique» était tout sauf unitaire. On comprenait souvent
comme synonymes des termes tels que «Frais de gestion», «Charge administrative»,
«charge d’administration», «Coûts de gestion», «Coûts de structure/d’infrastructure»
et «Coûts administratifs». Toutefois, leur utilisation et leur interprétation variaient selon le contexte. Dans ses «Documents relatifs à la présentation des comptes pour les
contributions aux programmes», la DDC utilise par exemple le terme général de «Frais
de gestion» qui comprend les «Frais de suivi», «de recherche« et «de contrôle» des programmes» ( synthétisés en «Frais annexes du programme») ainsi que les coûts publicitaires et de collecte de fonds et les «Frais administratifs».
Contrairement à cette démarche, Swiss GAAP RPC 21 parle de «charge administrative du projet» et de «charge administrative» en plus de la «charge directe du projet»
pour les organisations à but non lucratif (NPO). Le contenu et la délimitation de ces
termes ne sont pas clairement précisés. Selon Swiss GAAP RPC 21, les coûts pour la coll-
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ecte de fonds ( publicité, création de fichiers des donateurs, appels aux dons et activités similaires ) doivent être dans tous les cas présentés séparément. Dans le cadre de
l’étude, on utilise le terme plus adéquat de «charge d’accompagnement du projet/de
la prestation» comme synonyme de «charge administrative du projet».
Ces termes ne sont pas non plus utilisés de manière unitaire dans la littérature internationale. En pays germanophones, on retrouve plus où moins les mêmes interprétations qu’en Suisse. Les textes anglo-saxons utilisent les termes de «core costs», «overhead», «indirect costs» ou «adminsitrative costs». Ces termes peuvent se comprendre
différemment en fonction de la publication dans laquelle ils sont utilisés.
Pour les organisations d’utilité publique en Suisse, titulaires du label de qualité
ZEWO, la présentation des comptes selon Swiss GAAP RPC est obligatoire à partir de
2004, resp. de 2005.1 Dans ce contexte, le présent rapport se base uniquement sur les
termes de Swiss GAAP RPC 21. En cas de besoin, les «anciens» termes seront utilisés
pour préciser les contenus. Dans le cadre de ce projet, les termes suivants seront donc
utilisés:
• Charge de projet, resp. de prestation
• Charge d’accompagnement de projet, resp. de prestation
• Charge administrative ( charge d’obtention des financements ( collecte de fonds et
publicité ) , ainsi que les autres charges administratives )
3Définitions
Les autres explications dans le cadre du présent rapport s’appuient sur les définitions
présentées ci-dessous des termes «charge directe du projet / de la prestation», «charge
d’accompagnement du projet / de la prestation» et «charge administrative». Les charges
et les activités devront être attribuées aux catégories de charges à chaque fois que cela
sera possible, sur la base de ces définitions. Dans le cadre du chapitre 4, ces définitions
font l’objet d’une explication précisant qu’une attribution claire et transparente est
possible même en cas de doute.
1
À partir de l’année de rapport 2004 pour les «grandes» organisations, à partir de l’année 2005 pour les «petites» organisations. Selon Swiss GAAP RPC 21, une organisation est considérée comme «grande» lorsque deux des trois critères suivants sont respectés: a) Somme de bilan de CHF 2 millions; b) Produits apportés par le
public dans le cadre d’allocations sans contrepartie (dons, legs) et fonds liés à un but fournis par les pouvoirs publics (contribution publique) pour un total de CHF 1
million; c) Salariés payés équivalant à 10 emplois à plein temps en moyenne sur l’exercice. Source: Fondation pour les recommandations relatives à la présentation des
comptes (2004): Swiss GAAP RPC Recommandations relatives à la présentation des comptes 2004, page 150.
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Charge administrative
On qualifie de «charge administrative» tous les coûts liés aux activités qui n’apportent qu’une
contribution indirecte à la réalisation des objectifs statutaires de
l’organisation et qui ne sont donc
pas prises en compte ou utilisés
directement par le partenaire de
projet, le groupe cible ou la région
cible de l’organisation. Ces coûts
surviennent dans des domaines
soutenant et autorisant la réalisation des objectifs fixés et la mise
en œuvre des activités en tant
que telle. Ils assurent les fonctions
indispensables à l’organisation
de l’exploitation et contiennent
notamment la collecte de fonds
et les coûts publicitaires. À l’arrêt
d’une activité ou d’un projet/d’une
prestation, ces coûts doivent encore être assumés au moins à
moyen terme.
Une charge est administrative lorsque la réponse aux deux questions
ci-dessous est positive:
• KommtLe groupe cible ou l’organisation
partenaire ne bénéficie-t-il qu’indirecte­
ment de cette activité et des coûts qui lui
sont liésungen?
• En cas d’arrêt du projet /de la prestation,
cette activité reste-t-elle nécessaire à
l’organisation?
Charge d’accompagnement
du projet /de la prestation
Charge directe du projet /de
la prestation
On qualifie de «charge
d’accompagnement du projet /
de la prestation» les coûts induits
par les activités de recherche, de
préparation, de planification et de
choix des projets/des prestations,
par leur accompagnement et par
leur contrôle. Comme la charge administrative, les coûts liés à ces activités soutiennent et permettent
la réalisation des objectifs proprement dits de même que la mise en
œuvre des activités intrinsèques
de l’organisation. Toutefois, ils se
réfèrent directement et exclusivement à un projet/à une prestation
dans la mesure où ils disparaîtraient en cas d’arrêt du projet/de la
prestation en question.
Lorsque la réponse aux deux questions ci-dessous est positive, on
peut considérer les coûts comme
une charge d’accompagnement du
projet / de la prestation:
On qualifie de «charge directe du
projet / de la prestation» les coûts
liés aux activités qui apportent
une contribution directe à la réalisation des objectifs statutaires de
l’organisation et qui sont donc pris
en compte ou utilisés directement
par l’organisation partenaire, le
groupe cible ou la région cible de
l’organisation. Ils peuvent être attribués directement et clairement
à un projet ou à une prestation.
Ces coûts disparaissent dès l’arrêt
d’une activité, d’un projet ou
d’une prestation.
Lorsque la réponse aux deux
questions ci-dessous est positive, on peut considérer les coûts
comme une charge directe du projet/de la prestation:
• L’activité concerne-t-elle la recherche,
la préparation, la planification, le choix,
l’accompagnement resp. le contrôle du
projet /de la prestation?
• L’activité contribue-t-elle directement à la
réalisation des objectifs, par exemple par
un contact direct ou une coopération et/
ou un soutien apportés au groupe cible
visé ou à l’organisation partenaire concernée?
• L’activité disparaît-elle en même temps
que le projet/ la prestation?
• L’activité disparaît-elle en même temps
que le projet / la prestation?
4 Guide de délimitation
4.1Introduction
Dans le cadre des précédents chapitres, nous avons élaboré d’une part une terminologie unitaire (chapitre 2) et d’autre part une définition de ces termes ( chapitre 3 ) . Ces
définitions ne garantissent toutefois pas toujours qu’une organisation pourra répartir
ses dépenses et ses activités de manière transparente, claire et sans équivoque. En conséquence, il faut concrétiser ces définitions générales dans le cadre d’un guide de délimitation de manière à permettre, en cas de doute, de déterminer à quelle catégorie
de charge il faut attribuer une dépense ou une activité précise.
Le guide de délimitation, en complément des définitions, constitue une base commune et unitaire permettant de répartir concrètement la charge administrative des
organisations d’utilité publique. La charge administrative ainsi calculée apporte une
image de l’organisation correspondant à sa situation réelle.
Soulignons expressément ici qu’il ne peut exister de «guide parfait» qui prendrait en
compte tous les cas particuliers pour toutes les organisations. Il s’agit bien plus d’une
base de décision pragmatique qui doit permettre d’atteindre une précision raisonnable
avec des charges proportionnellement adaptées. Le guide de délimitation permettrait
en principe une attribution pour une simple inscription comptable ou un seul justificatif. Toutefois, il va de soi que ceci ne mènerait à rien. L’attribution aux diverses catégories de charges doit s’effectuer en fonction des particularités des organisations, à l’aide
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de données et d’évaluations agrégées. Par exemple, un centre de coûts peut être classé
globalement dans une catégorie de charges s’il ne comprend que des types de coûts
isolés et sans importance ( jusqu’à 5% du centre de coûts ou CHF 5 0 00.– maximum ) qui
devraient être classifiés différemment si on les considérait séparément.
Le graphique 4 –1 montre comment les divers coûts et activités d’une organisation
peuvent se répartir dans les catégories «charge directe du projet /de la prestation»,
«charge d’accompagnement du projet /de la prestation» et «charge administrative» à
l’aide des définitions et du guide de délimitation.
Grafik 4 –1 | Délimitations
activités / charges en considération
attribution claire et transparente
selon les définitions est possible (chapitre 3)
charge administrative
oui
non
guide de délimitation
charge
autre charge
d‘obtention administrades finance- tive
ments
•charge directe du projet/de la
prestation
•charge d‘accompagnement du
projet/de la prestation
•charge directe du projet/de la
prestation
•charge d‘accompagnement du
projet/de la prestation
charge administrative
charge
autre charge
d‘obtention administrades finance- tive
ments
Les charges qui peuvent déjà être attribuées de manière précise, transparente et évidente sur la base des définitions du chapitre 3, doivent être directement affectées aux
rubriques correspondantes. Les répartitions forfaitaires sur la base d’une clé de répartition n’en font expressément pas partie. Dans tous les autres cas, les explications du
guide des délimitations doivent être prises en considération.
Dans le cadre de l’étude préliminaire, il s’est avéré que la délimitation correcte des
charges de personnel influence considérablement la qualité des résultats. Cela provient notamment du fait que les charges de personnel représentent généralement le
facteur de coût le plus important. Il faudra en conséquence accorder suffisamment
de temps et d’attention à la délimitation des charges de personnel. Le principe de
l’importance et de la proportionnalité peut ainsi être respecté.
Les charges et activités considérées doivent être affectées, dans la mesure du possible, directement aux catégories de charges en question. On admet dans ce contexte le
principe suivant: la décision d’attribution repose sur des bases d’évaluation établies. En
font partie par exemple des systèmes de saisie du temps, des contrats de travail ou des
profils de postes qui justifient l’attribution effectuée.
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Lorsque cette démarche s’avère impossible, on utilisera des estimations correspondantes. À cet égard, il faut veiller à une continuité. En général, on part du principe
du produit brut. Cela signifie que les charges ne peuvent pas être compensées par
d’éventuels revenus qu’elles génèrent. Pour un journal interne, par exemple, essentiellement financé par le biais des cotisations de membres, l’ensemble des charges doit
être pris en considération, et pas seulement le solde entre les cotisations et les dépenses pour le journal.
L’évaluation des charges et des activités sur la base des définitions et du guide de délimitation, resp. des propositions de décompte, permettent d’établir la «charge directe
du projet/de la prestation», la «charge d’accompagnement du projet/de la prestation»
et la «charge administrative».
Il va de soi qu’il reste toujours une certaine marge d’appréciation et de manœuvre. C’est le cas notamment en raison des informations réparties de manière asymétrique entre le public et les organisations concernées ( destinataires des dons et fonds
accordés ) . Dans la perspective d’une approche pragmatique, il faut éviter, en faisant
un effort considérable, d’atteindre une «exactitude fictive». L’attribution des activités aux diverses catégories de dépenses se fait en âme et conscience. Le fait de savoir
quelle activité au sein d’une organisation occasionne quel coût est une information qui
est en particulier indispensable pour les décisions stratégiques de l’organisation ellemême. 2
4.2 Guide de délimitation
4.2.1 Introduction
4.2.2 Personnel du bureau
4.2.3 Personnel sur le terrain ou sur le lieu de fourniture de la prestation
4.2.4 Charge d’obtention des financements ( collecte de fonds / publicité )
4.2.5 Charges de locaux
4.2.6 Information interne
4.2.7 Déplacements, voyages
4.2.8 Gestion de fortune et comptabilité
4.2.9 Informatique
4.2.10 Coûts généraux de bureau
4.2.11 Assurances
4.2.12 Taxes, impôts et intérêts
4.2.13 Adhésions
4.2.14 Activités de conseil
4.2.15 Provisions et fonds
4.2.16 Autres charges et activités
4.2.1Introduction
Dans le cadre de l’étude préalable, les organisations impliquées ont reçu un «tableau
des coûts» et ont été invitées, en fonction de leur expérience et du point de vue de
l’organisation, à évaluer si les types de coûts et les activités indiquées font partie des
charges administratives et si oui, dans quelle proportion.
2 Voir
à ce sujet en particulier CIDA (Canadian International Development Agency (CIDA), cité dans CIDA (1999)).
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Les délimitations expliquées ici ont été élaborées sur la base de ces premières indications, en dialogue constant avec les organisations impliquées. Les chapitres suivants
contiennent les types de coûts et les activités discutées dans ce contexte, ainsi que les
instructions de délimitation qui en ont résulté. Ces instructions se basent sur les dépenses discutées dans le cadre du tableau des coûts et sur d’autres dépenses et activités apparentées. Pour la première fois, une méthodologie aussi unitaire, transparente,
reproductible et en même temps aussi pragmatique que possible pour le calcul des
charges administratives d’organisations d’utilité publique est ainsi à disposition.
Dans le cadre du renouvellement de l’étude, un nouvel élément a été ajouté. Dans la
mesure où, il s’agira de comparer les recettes aux coûts, trois catégories apparaîtront
dans le tableau des coûts:
•autre charge administrative
•charge d’obtention des financements ( collecte de fonds et publicité )
•charge de projet de la prestation y compris charge d’accompagnement
4.2.2 Personnel du bureau
Types de coûts et activités en discussion
•Indemnités versées aux membres de l’organe dirigeant
( conseil de fondation, comité )
•Salaire du directeur
•Salaires des autres membres de la direction
•Salaires des collaborateurs de la comptabilité
•Salaires des autres collaborateurs ( hors secrétariat )
•Salaires du secrétariat
•Frais annexes de personnel AVS, AI, LPP, AC, maternité, etc.
•Formation continue
•Assurances ( accident, indemnités journalières maladie, etc. )
•Recrutement
•Apprentis
•Autres frais de personnel
•Cadeaux ( anniversaires, ancienneté, indemnités de départ, etc. )
•Honoraires
Guide de délimitation
Il ressort clairement de l’étude préalable que les indemnités à l’organe directeur
( conseil de fondation, comité ) sont considérés comme une charge administrative.­
Tout l­e reste est considéré de manière différente, en fonction de la situation des organisations.
Pour l’attribution des coûts conformément aux définitions précisées ci-dessus,
il faut se fonder sur les activités des collaboratrices et collaborateurs concernés.
L’organigramme du graphique 4 – 2 ainsi que les explications du chapitre 4.2.3 servent
de base de décision. Dans ce cas, les frais annexes de personnel doivent être répartis
dans la même proportion que les salaires.
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4.2.3 Personnel sur le terrain ou sur le lieu de fourniture de la prestation
Types de coûts et activités en discussion
•Salaire des collaborateurs sans attributions de coordination
•Salaire des collaborateurs avec attributions de coordination
•Honoraires
Guide de délimitation
Dans les réponses des organisations dans le cadre de l’étude préliminaire on retrouve la
pratique actuelle consistant à considérer en principe tous les coûts salariaux à l’étranger
resp. sur le lieu de la fourniture de la prestation, comme des charges directes du projet /de la prestation. Il faut se demander si cette démarche se justifie toujours pour les
collaborateurs et les collaboratrices ayant des attributions de coordination ( par exemple dans des bureaux de coordination plus importants ). Pour l’attribution de ces coûts,
il faudrait considérer principalement les activités des collaboratrices et collaborateurs
en question. L’organigramme de décision selon graphique 4 – 2 peut servir de base de
décision.
La base de la discussion resp. les premières ramifications de l’organigramme de décision respectent les aspects structurels: où les collaboratrices et collaborateurs en question sont-ils établis? Sont-ils sur le lieu de fourniture de la prestation ou travaillent-ils
au bureau resp. au siège de l’organisation? Cette ramification entraîne un changement
du point de vue qui s’oriente en fonction de l’activité. Quelles activités les collaboratrices et collaborateurs en question exercent-ils? Cette activité ou ces activités sont testées à l’aide des définitions et sont considérées comme la base de décision pour les
prochaines ramifications.
Pour le personnel sur le terrain ou sur le lieu de fourniture de la prestation, les coûts
salariaux des collaboratrices et des collaborateurs qui travaillent pour plus de 80% en
contact direct avec la cible ou le «partenaire» peuvent être attribués intégralement à
la charge du projet /de la prestation. On admet ainsi qu’une partie des coûts du service du personnel, que l’on considèrerait comme charge administrative selon la définition, soit transférée sur les «charges du projet /de la prestation» ou sur les «charges
d’accompagnement du projet /de la prestation». Pour tous les collaborateurs et collaboratrices sur le terrain ou sur le lieu de fourniture de la prestation, l’attribution
doit s’effectuer sur la base des activités ( au sens du Activity Based Costing ( ABC ) 3 et
s’appuyer sur les justificatifs adéquats. Une saisie du temps de travail détaillée constituera un justificatif idéal en la matière. À défaut, des accords dans le cadre des contrats de travail, des descriptions de postes ou des cahiers des charges pourront également être pris en considération. Avec cette méthode de délimitation, il va de soi que
l’externalisation de certains domaines ( par exemple la comptabilité ou l’informatique )
dans un pays tiers ne permet pas de transformer en «charge du projet /de la prestation» une «charge administrative». Les définitions selon le chapitre 3 de ce rapport
constituent – comme dans les autres cas – le premier niveau de décision.
3
Connu en région germanophone sous le terme «Prozesskostenrechnung» (comptabilité analytique des processus).
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Grafique 4 –2 | Organigramme pour le personnel ( bureau, terrain ou lieu de fourniture de la prestation)
où le collaborateur/la collaboratrice est-il/elle basé/e?
bureau
terrain/lieu de fourniture de la prestation
excl. contact direct avec le
groupe cible ou l‘organisation
partenaire?
non
oui
contact directe > 80%?
oui
non
ABC sur la base des définitions et justificatifs (par ex. contrat de travail ou description de poste)
•charge directe du projet/de la
prestation
•charge d‘accompagnement du
charge administrative
charge d‘obtention
des financements
projet/de la prestation
autre charge
administrative
Dans cet esprit, et conformément à une stratégie pragmatique, il s’agit d’éviter de
produire à grands frais une «précision qui ne serait qu’apparente». Bien plus, il s’agit
d’évaluer, en âme et conscience, et de décider quelle proportion de la charge de personnel considérée doit être attribuée à la charge administrative.
Pour les collaborateurs et les collaboratrices du bureau, de la centrale ou du siège, il
faut s’interroger sur leurs activités. L’attribution s’effectue alors sur la base de ces activités et se fonde sur des justificatifs appropriés. Sont considérés comme des justificatifs
appropriés la saisie des heures de travail ou des accords de base dans le cadre de contrats de travail, de descriptions de postes et /ou de cahiers des charges.
Si le bureau et le lieu de fourniture de la prestation sont identiques, c’est la méthodologie de délimitation utilisée pour les collaboratrices et les collaborateurs du bureau
qui est appliquée.
4.2.4 Charge d’obtention des financements ( collecte de fonds / publicité )
Types de coûts et activités en discussion
•Collectes réalisées par l’organisation
•Opérations de collecte avec des tiers 4 ( agences de collecte de fonds )
•Collectes de rue et porte à porte
•Marketing téléphonique
•Mailing direct
•Campagnes de collecte de fonds
•Achat, location, gestion d’adresses
•Création d’une banque de données des donateurs
•Création et production de matériel publicitaire
•Publicité dans les médias, spots télé et radio, annonces, affiches, etc.
4
L‘externalisation d‘activités de collecte de fonds à d‘autres NPO, par exemple à des ateliers de personnes handicapées, peut être attribuée à la charge de projet et de
la prestation pour autant que cette démarche corresponde au but de l‘organisation.
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•Manifestations publicitaires et actions
•Agences de publicité
•Sponsoring 5
•Merchandising 6
•Participation à des appels d‘offres pour des fonds publics
•Etudes de marché
•Relations publiques
•Campagnes d’image et thématiques
•Sensibilisation
•Remises de prix
•Marketing événementiel
•Traitement de successions, marketing en matière de legs
•Prise en charge et stockage de dons en nature
•Rapport annuel
•Périodiques, rapports fondamentaux
•Traductions
•Site Internet
Guide de délimitation
La collecte de fonds et la publicité sont des exemples classiques de dépenses et
d’activités qui sont indispensables tant à la survie et au développement d’une organisation qu’à la réalisation durable et à long terme de projets et de la prestation. Ces activités permettent la mise en oeuvre des objectifs statutaires réels d’une organisation
sans y contribuer toutefois de manière directe. Elles doivent être comprises comme des
investissements pour le maintien de l’organisation à moyen et à long terme respectivement pour le financement à moyen et à long terme des projets et prestations concernés. En conséquence, les activités visant à l‘obtention de financements ( collecte de
fonds et publicité ) doivent être désignées intégralement de charge administrative et
ne doivent pas être attribuées à des projets ou à des prestations. Ceci s‘applique naturellement également aux charges de personnel liées à la collecte de fonds et à la publicité.
Conformément à Swiss GAAP RPC 21, chiffre 37, les dépenses pour la collecte de fonds
devront toujours être indiquées séparément. Dans ces conditions, la structure des coûts
d‘une organisation d‘utilité publique est présentée de manière complète par les composantes charge de projet et de la prestation y compris charge d‘accompagnement,
charge d‘obtention des financements ( collecte de fonds et publicité ) et autre charge
administrative. La charge d‘obtention des financements doit être comprise comme un
élément de la charge administrative.
Nous allons traiter ci-après la composition la charge d’obtention des financements
de charge directe d’obtention des financements, charge générale de publicité, de communication et de marketing et charge pour l’information externe.
a) Charge directe d’obtention des financements
5
6
On entend ici par sponsoring l‘allocation à votre organisation (sponsorisée) de moyens financiers, de services ou de matériels par une entreprise ou des particuliers
(sponsors) contre l‘octroi de droits à l‘utilisation dans la communication de projets et/ou d‘activités de votre organisation sur la base d‘un accord contractuel. Le
sponsoring est basé sur le principe de la réciprocité et comporte donc toujours une contre-prestation.
Le merchandising comprend la charge pour l‘achat et la vente de produits à des fins de publicité, de collecte de fonds et/ou de marketing, par exemple pour entretenir
le portefeuille des membres et des donateurs. Il n‘existe pas de rapport direct avec le but de l‘organisation resp. avec les destinataires des services ni aucune intégration dans un programme d‘envergure (à l‘exception par exemple de l‘achat et de la vente de produits du commerce équitable liés aux destinataires de l‘aide).
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Grafique 4 – 3 | Composition de la charge d‘obtention des financements
charge d‘obtention des financements
(collecte de fonds et publicité)
charge directe d‘obtention des financement
Mailing direct
Campagne groupée
a)
Campagne d‘image
b)
charge générale de publicité de communication et
de marketing
c)
Rapport annuel
charge d‘information
externe
La charge directe d’obtention des financements permet de générer les catégories de
recettes suivantes:
Dons
•Cotisations des membres et donateurs (paiements réguliers, LSV)
•Parrainages
•Dons individuels privés
•Dons importants (gros montants de donateurs privés, mécénat, donations de son
vivant) 7
•Legs (dispositions testamentaires prévoyant un don après le décès du donateur,
­héritages)
•Autres ONG, fondations donatrices, églises 8
•Chaîne du bonheur
•Dons des entreprises (pas de sponsoring 9 )
•Dons des cantons et communes (dons sans contrepartie/mandat de prestation)
•Événements spéciaux (p. ex. concert au bénéfice de l’œuvre/du projet, galas de
­charité, etc.)
•Autres recettes de dons
Prestations propres
• Prestations propres ( vente de produits et de services; l‘achat de produits utilisés ultérieurement à des fins publicitaires, de collecte de fonds et /ou de marketing est classé
comme charge directe d’obtention des financements ).
•Sponsoring ( Sponsoring, cause related marketing, coopérations )
Pouvoirs publics
7
8
9
Un don important est un don d’un montant à partir duquel le donateur reçoit un traitement différent/plus intensif qu’un donateur normal. Nous ne donnons volontairement pas de définition des montants. La distinction doit être faite à partir du traitement différent accordée au donateur.
On entend par les dons d’autres ONG, les cotisations d’autres œuvres de bienfaisance, de réseaux internationaux, de fondations donatrices, d’associations de soutien/fondations de soutien et d’organisations religieuses.
On entend par sponsoring ici le don de moyens financiers, de prestations matérielles et/ou de service par des entreprises ou des personnes privées (sponsors) à votre
organisation (sponsorisée), contre l’accord de droits pour l’exploitation sous forme de communication de projets, de votre organisation et/ou de vos activités sur la
base d’un accord contractuel. Le sponsoring est basé sur le principe de la réciprocité et comprend ainsi toujours une contrepartie.
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•Contributions des pouvoirs publics
•Mandats de prestation ( OFAS [assurance invalidité], DDC, etc.)
La charge directe d’obtention des financements ( charge de collecte de fonds ) peut
être considérée comme des mesures pouvant être attribuées directement à une catégorie de recettes.
La charge directe d’obtention des financements se compose comme suit: charge
d‘obtention des financements par des dons, charge d‘obtention des financements par
des prestations propres et charge d‘obtention des financements par des contributions
des pouvoirs publics.
b) Charge générale de publicité, de communication et de marketing
Les mesures qui ne peuvent pas être attribuées à une catégorie de recettes sont considérées comme charge générale de publicité, de communication et de marketing. Elles
sont toutefois à la base de l‘obtention des financements car elles contribuent à améliorer la notoriété de l‘organisation, attirent l‘attention des donateurs sur les thèmes
qu‘elle traite, soutiennent son image, renforcent la marque ou sa position sur le marché. Selon leur structure, de telles mesures génèrent des parts définies de recette dans
les catégories ci-dessus. 10 C’est la raison pour laquelle cette charge doit être intégralement attribuée à la charge d’obtention du financement et passe donc dans la charge
administrative.
c) Information externe
Types de coûts et activités en discussion
•Rapport annuel
•Périodiques, rapports fondamentaux
•Traductions
•Site Internet
Guide de délimitation
Déjà en 2005, ce sujet a fait l’objet de débats intenses et controversés. Il est ressorti
de la discussion avec les organisations concernées que les différences concernant
les objectifs des divers moyens d‘information sont grandes et doivent être prises en
compte. L‘attribution des charges et activités correspondantes aux diverses catégories
de charges doit résulter de l‘intention mentionnée. Il faut se demander quels sont les
motifs d’une activité d’information ou d’un produit d’information, ce qui justifie sa
conception, sa réalisation et /ou sa distribution. Si elle a lieu dans un but publicitaire,
ces coûts sont considérés comme charge d‘obtention des financements et font partie
de la charge administrative.
Toutefois, s’il s’agit du mandat «constitutionnel» de l’organisation consistant à informer et à sensibiliser la population à différents thèmes ou problèmes ou à pratiquer la
10
Des campagnes groupées, par exemple une opération de mailing auprès des donateurs individuels privés (obtention directe de financements) et une campagne
d’image menée en parallèle (charge générale de publicité, de communication et de marketing) avec des spots télévisés et des affiches peuvent être réparties sur la
charge indirecte et la charge générale.
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page 12
prévention à l’aide de matériel de sensibilisation, les coûts correspondants peuvent être
désignés d‘activités liées au projet et attribués à la charge de projet et de la prestation. 11
Les coûts pour l’établissement du rapport annuel doivent généralement être traités comme une charge d’obtention des financements. Avec son rapport annuel et de
performance, une organisation communique sur les activités menées durant l‘année
de rapport et se présente ainsi que les projets et prestations qu‘elle réalise à un public
intéressé, notamment aux donateurs et donatrices actuels et futurs. Il en va de même
pour les coûts liés à la présence sur Internet d’une organisation. Dans certains cas particuliers (par exemple pour des prestations de conseil concrètes sur un chat-room spécialement installé 12) des écarts peuvent être justifiés sur la base des définitions.
L’information et la sensibilisation de public au moyen de revues périodiques ou
d’autres publications ( par exemple rapports fondamentaux ) ne peuvent être qualifiées
d’activité liée au projet que si les bases statutaires correspondantes sont disponibles
et si les concepts internes ont été concrétisés ( par exemple concept d’information ). Si,
dans le cadre de telles publications destinées à informer et à sensibiliser, des appels aux
dons ou des bulletins de versement sont joints, les coûts correspondants ne peuvent pas
être considérés totalement comme une charge de projet et de la prestation ( voir graphique 4 – 4 ). Ces activités doivent être comprises au sens large comme des mesures de
plaidoyer et constituent en conséquence une base nécessaire pour l’obtention des financements pour l’organisation concernée.13 Les distinctions suivantes sont proposées:
•Travail de base sans appel explicite aux dons, sans bulletin de versement, mais avec
indication des coordonnées bancaires ou postales: 90% de la charge de projet et de
la prestation, 10% de la charge d’obtention des financements.
• Travail de base sans appel explicite aux dons mais avec un bulletin de versement: 70% de
la charge de projet et de la prestation, 30% de la charge d’obtention des financements.
• Travail de base avec appel explicite aux dons et bulletin de versement joint: 50% de la
charge de projet et de la prestation, 50% de la charge d’obtention des financements.
Important On soulignera ici que ces explications ne concernent que des publications
et des périodiques (par exemple travaux de base) qui répondent aux exigences ci-dessus
Grafique 4 – 4 | Délimitation information externe
charge d‘information externe
•charge directe du projet/de la
prestation
•charge d‘accompagnement du
charge d‘obtention des
­financements (collecte de
fonds et publicité )
projet/de la prestation
Lors du calcul des dépenses administratives et publicitaires, le DZI s‘oriente dans le même sens, au moyen d‘un règlement général : «les dépenses pour les travaux
d‘information et de vérification ne sont pas des dépenses publicitaires si aucun travail d‘information et de vérification n’est ancré comme mission dans les statuts de
l‘organisation»
12
Exemple: la «Main tendue» qui ne propose plus ses offres de soutien et de conseil uniquement au 143 mais également sur son site Internet.
13
En plus des questions de cohérence, il existe un intérêt des agences de développement publiques à un plaidoyer plus général, pour ainsi dire pédagogique des organismes d‘entraide privés. Ils doivent, par des travaux de sensibilisation du public et l‘information sur les problèmes des pays en développement, éveiller et maintenir
la sympathie de la population pour la coopération au développement. Il s‘agit d‘un travail exigeant un professionnalisme en matière de communication et par ailleurs
très coûteux. Les organismes d‘entraide travaillent beaucoup dans ce domaine. Il s‘agit aussi d‘une base nécessaire pour leurs collectes de fonds». Voir à ce sujet
Niggli, Peter (2004).
11
Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
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page 13
( travail d’information et de sensibilisation avec base statutaire correspondante et concrétisation par exemple dans le cadre d’un concept ) . Les rapports annuels, descriptions
de projet, rapports de performance, mailings, etc. ne sont expressément pas concernés.
4.2.5 Charges de locaux
Types de coûts et activités en discussion
•Immeubles et locaux du bureau
•Immeubles et locaux sur le lieu de fourniture de la prestation
•Intérêts hypothécaires
•Amortissement des immeubles
•Taxes d’eau et d’élimination des eaux usées
•Électricité, gaz et huile de chauffage
•Autres
Guide de délimitation
Idéalement l’attribution des charges de locaux s’effectue sur la base des activités qui
y sont exercées ou des motifs de leur utilisation ( voir graphique 4 – 5 ) . Si un immeuble
loué ou un local loué est utilisé pour le personnel de l’organisation, l’attribution peut
s’effectuer comme l’attribution pratiquée pour les personnes occupant cet immeuble
ou ce local, conformément au graphique 4 – 2. Nous proposons de se baser sur les surfaces des locaux en question. Si cette information n’est pas disponible ou ne peut être
obtenue que moyennant des frais disproportionnés, une estimation loyale pourra servir de base de travail.
Si un local sur le terrain ou sur le lieu de fourniture de la prestation n’est pas utilisé
pour le personnel propre de l’organisation ( par ex. local de stockage pour matériaux
de construction ou autres ), la charge qui y est liée peut être qualifiée intégralement
de charge du projet ou de la prestation. Toutefois, si les locaux sont clairement utilisés
sans lien direct avec l’activité ( par ex. location à des tiers, locaux vides, locaux non utilisés ), les coûts qui y sont liés sont considérés comme charge administrative.
Les locaux du bureau dans lesquels aucune collaboratrice ou aucun collaborateur
n’exerce d’activité ( par exemple locaux vides ou stock ) sont considérés comme charge
Grafique 4 – 5 | Organigramme charges de locaux
Utilisation du bâtiment/des locaux
autres buts
bureau
autre charge
administrative
personnel propre
terrain
utilisation sans lien
avec le projet
autrement
•charge directe du projet/
de la prestation
•charge
d‘accompagnement du
projet/de la prestation
selon la délimitation des coûts
du personnel dans ce bâtiment/
ce local
charge administrative
charge
d‘obtention
des financements
Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
La structure des coûts et des recettes des organisations d‘utilité publique
autre charge
administrative
•charge directe du projet/
de la prestation
•charge
d‘accompagnement du
projet/de la prestation
page 14
administrative. Il en va de même pour des locaux utilisés de manière irrégulière, par
exemple des salles de réunion.
4.2.6 Information interne
Types de coûts et activités en discussion
•Acquisition de littérature et de documents
•Recherches ( ARGUS, etc.)
•Bibliothèques internes
•Bibliothèques publiques
Guide de délimitation
L’acquisition de littérature et de documentation ( par exemple pour une bibliothèque
interne à l’organisation ) est en principe considérée comme une autre charge administrative, sauf si les définitions permettent de conclure à une autre affectation claire,
transparente et justifiée. Il faut à nouveau s’interroger pour savoir si la publication en
question aurait été acquise sans le projet ou la prestation en question. Une documentation technique, par exemple, achetée pour une partie précise d’un projet ou d’une
prestation, pourrait ainsi être désignée de charge d’accompagnement. Par contre, une
publication sur des thèmes généraux de la coopération au développement, sur la problématique Nord-Sud ou un ouvrage général sur un concept dans le domaine de la pédagogie spécialisée doivent être considérés comme charge administrative.
L’exploitation d’une bibliothèque spécialisée, accessible au public et régulièrement
utilisée par des tiers ou d’autres organisations, peut être considérée comme projet ou
prestation si elle correspond à un but de l’organisation. Le prêt occasionnel de livres de
la bibliothèque interne à l’organisation n’en fait bien entendu pas partie.
4.2.7 Déplacements, voyages
Types de coûts et activités en discussion
•Visites sur le lieu de fourniture de la prestation
•Visa
•Réunions, manifestations
•Propre parc de véhicules, amortissement de véhicules
Guide de délimitation
Sur la base des définitions du chapitre 3, les coûts pour une visite du projet ou du lieu
de la prestation ne peuvent pas être désignés globalement de charge du projet/de la
prestation. Ils ne sont considérés comme charge du projet /de la prestation que s’ils
sont liés à un mandat clair de contrôle ou d’accompagnement.
Si des réunions ou des manifestations selon la définition du chapitre 3 ne peuvent
pas être attribuées clairement et sans aucun doute à la charge du projet /de la prestation, les coûts qui en découlent sont considérés comme autre charge administrative. Il
en va de même pour l’utilisation de véhicules appartenant à l’organisation.
4.2.8 Gestion de fortune et comptabilité
Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
La structure des coûts et des recettes des organisations d‘utilité publique
page 15
a) Gestion de fortune
Types de coûts et activités en discussion
•Frais bancaires et postaux
•Pertes de cours ou pertes financières
Guide de délimitation
Les frais bancaires et postaux ( comptes, transactions, gestion de dépôts, etc. ) sont en
principe qualifiés d’autre charge administrative. Les pertes réalisées ou non réalisées
de la fortune d’une organisation ( immeubles, titres ), même si elles sont indiquées
dans le compte d’exploitation, ne sont pas prises en considération. Selon Swiss GAAP
RPC 21, les charges financières et le produit financier doivent figurer séparément dans
le compte d’exploitation.
Pour l’évaluation des immeubles, nous renvoyons au guide de délimitation sur les
charges de locaux ( chapitre 4.2.5 ).
b) Comptabilité
Types de coûts et activités en discussion
•Révision
•Conseil ( achèvement, introduction des Swiss GAAP RPC )
Guide de délimitation
La révision des comptes annuels de l’organisation doit être considérée comme une autre charge administrative. Si les comptes d’un projet, d’une prestation ou une partie de
ceux-ci sont soumis à une révision ( par exemple à la demande des bailleurs de fonds ),
les coûts liés à cette révision peuvent être imputés comme charge d’accompagnement
du projet / de la prestation, pour autant que cette révision ait été facturée séparément.
4.2.9Informatique
Types de coûts et activités en discussion
•Matériel (hardware)
•Logiciels (software)
•Conseil
•Amortissement du TED
Guide de délimitation
Les services de conseillers extérieurs dans le domaine informatique doivent être attribués comme si un collaborateur ou une collaboratrice de l’organisation avait effectué
ces activités (voir «Personnel»).
Pour le matériel et les logiciels, la stratégie doit être différenciée. Il faut examiner tout d’abord si le matériel et les logiciels sont utilisés pour l’usage exclusif d’un
projet /d’une prestation ou pour l’usage exclusif d’un service interne ( par exemple la
comptabilité ). Si le matériel est utilisé directement et pendant toute sa durée de vie
dans le cadre d’un projet ou d’une offre de prestation pour le «groupe cible» ou par
celui-ci, la charge correspondante est considérée comme charge du projet /de la presta-
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page 16
tion. Citons en exemple un ordinateur portable utilisé directement sur le terrain pour
des saisies dans le cadre d’un projet sur plusieurs années.
En revanche, les coûts d’un logiciel comptable ( y compris les licences ), acheté et utilisé exclusivement pour le bureau, devront être désignés de charge administrative.
Il ressort du graphique 4 – 6 que le matériel et les logiciels qui ne peuvent pas être
attribués directement et clairement à une catégorie ( par exemple infrastructure réseau, prix de base pour système d’exploitation et logiciels standards ) sont, si possible,
à répartir de manière analogue à celle de leurs utilisateurs.
Si cette démarche implique un effort disproportionné, on pourra aussi répartir
ces éléments selon le rapport d’attribution des coûts de personnel sur les sites correspondants ( c’est-à-dire pas globalement ). On admet ainsi qu’une partie des coûts
d’informatique, qui en fait devraient être considérés comme charges administratives,
soient désignés comme charge de projet /de prestation.
4.2.10 Coûts généraux de bureau
Grafique 4 – 6 | Organigramme Informatique
Informatiqe
conseil
Infrastructure / Hardware / Software
les conseillers externes sont attribués
comme le personnel
propre
charge administrative
charge
d‘obtention
des financements
autre charge
administrative
acquisition/utilisation
exclusivement pour le
projet/la prestation
achat/utilisation
uniquement pour ­
le service interne
•charge directe du
charge administrative
projet/de la prestation
•charge
d‘accompagnement
du projet/de la prestation
charge
d‘obtention
des financements
difficile à
­attribuer clairement
autre charge
administrative
•charge directe du projet/
de la prestation
•charge
d‘accompagnement du
projet/de la prestation
si possible: comme attribution utilisateur
sinon: comme attribution personnel
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Types de coûts et activités en discussion
•Matériel de bureau
•Mobilier de bureau
•Téléphone, fax
•Frais de ports en général
•Services de coursiers
•Internet, Email
•Matériel de nettoyage
•Cartes de vœux, etc.
•Frais de leasing pour le mobilier de bureau, p.ex. photocopieuse, etc.
Guide de délimitation
Les coûts généraux de bureau sont en principe considérés comme une autre charge
administrative. Sur la base des définitions du chapitre 3, des attributions différentes
peuvent exceptionnellement être justifiées dans certains cas clairs et compréhensibles.
4.2.11Assurances
Types de coûts et activités en discussion
•Assurance immobilière
•Assurance mobilière
•Assurance responsabilité civile
•Autres assurances
Guide de délimitation
Les primes d’assurances ( par exemple responsabilité civile et vol ) sont en principe considérées comme des autres charges administratives. Des exceptions peuvent exister
dans certains cas précis et justifiés, lorsque ces primes peuvent par exemple être attribués exclusivement à une assurance conclue pour un projet ou une prestation ( assurances spéciales sans lien direct avec le reste de l’organisation, test à l’aide des définitions du chapitre 3 ).
4.2.12 Taxes, impôts et intérêts
Types de coûts et activités en discussion
•Taxe sur la valeur ajoutée
•Droits de douane
•Crédit à la construction et intérêts du droit de superficie
•Intérêts sur emprunts
•Droits de mutations, certifications
•Certification ZEWO
•Autres certifications Guide de délimitation
Les coûts liés aux taxes, impôts et intérêts doivent être traités comme des autres charges
administratives. Une exception peut être justifiée dans un cas clair et compréhensible,
si les charges peuvent être attribuées directement et clairement à un projet/à une prestation ( test sur la base des définitions du chapitre 3 ).
4.2.13Adhésions
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Types de coûts et activités en discussion
•Associations
•Abonnements
•Contributions à des organisations supérieures ( organisations faîtières, associations
euro-péennes ou mondiales )
•Patronages Guide de délimitation
Les adhésions à des associations et les abonnements à des revues ( spécialisées ) doivent
en principe être attribués intégralement à l’autre charge administrative.
Les contributions à des organisations supérieures doivent être attribuées aux différentes catégories de charges en fonction de leur objectif. S’il s’agit d’une contribution
générale pour la coordination du réseau national ou international, elle est considérée
comme autre charge administrative. Si les contributions sont toutefois versées pour le
co-financement de projets ou de prestations clairement définis ( voir les définitions à
ce sujet ), il faut alors procéder à leur répartition correspondante.
Dans certains cas particuliers, on peut faire valoir le «soutien», au sens d’une participation impérative et substantielle, notamment pendant la phase de création d’une
organisation tierce, comme charge de projet ou de prestation, à condition que cette
organisation tierce représente une partie importante du contexte dans lequel se déroulent les propres activités de l’organisation. Si, de plus, l’abandon du soutien à cette
organisation tierce ne remettait peut-être pas en question son existence, mais la rendrait difficile, voire la menacerait. Ne font explicitement pas partie de ces exceptions les
associations professionnelles, les représentations générales d’intérêts, les adhésions
par solidarité et le lobbying.
4.2.14 Activités de conseil
Types de coûts et activités en discussion
•Conseils professionnels / techniques
•Conseils en matière de stratégie
•Conseils aux équipes, supervision
•Autres activités de conseil
Guide de délimitation
Les coûts des activités de conseil dans le cadre du développement de la stratégie, de
la supervision des collaboratrices et des collaborateurs et /ou de la direction ainsi que
d’autres activités de conseil sont en principe considérés comme des autres charges administratives. Les activités de conseil directement liées à des projets, des prestations ou
des personnes peuvent être traités de manière analogue aux coûts de personnel des
personnes concernées.
Les conseils professionnels ou techniques, directement et exclusivement requis pour
un projet ou une prestation, peuvent être désignés comme charge du projet ou de la
prestation. Pour l’attribution, les définitions du chapitre 3 sont déterminantes.
4.2.15 Provisions et fonds
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Types de coûts et activités en discussion
•Provisions pour impôts
•Provisions pour obligations de prévoyance
•Provisions pour restructuration
•Autres provisions
•Contributions à des fonds libres et affectés
Guide de délimitation
Conformément aux Swiss GAAP RPC 23, chiffre 1, des provisions ne peuvent être enregistrées que lorsqu’un engagement actuel résultant d’un événement se situant dans le
passé survient et qu’une probable sortie de fonds peut être estimée de manière sûre.
La diminution de futures recettes n’est explicitement pas un événement résultant d’un
engagement. Pour l’année de constitution des provisions, les montants correspondants
doivent être répartis dans les différentes catégories de charges en fonction des raisons
qui les motivent. Pour la différenciation entre charge d’obtention des financements
( collecte de fonds et publicité ), autre charge administrative et charge de projet/de prestation, il faut se demander comment ces montants seraient attribués s’ils n’étaient pas
enregistrés comme provisions mais dépensés directement.
Par opposition, les fonds concernent des événements qui surviendront à l’avenir.
Ainsi, les sommes versées à des fonds au cours d’un exercice ne doivent pas être prises
en considération ici. Par contre, elles devront faire partie du calcul des charges administratives de l’année d’exercice au cours de laquelle elles seront effectivement utilisées.
4.2.16 Autres charges et activités
D’autres charges sont encore énumérées ci-après, pour lesquelles un guide de déli-mitation a été élaboré en 2005. Elles ne sont pas significatives pour l’enquête 2008, mais
peuvent apporter de bonnes références si des coûts plus spécifiques se présentent
pour votre organisation, qui n’avaient pas été traités jusqu’à présent. Toutes les autres
charges et activités devront être attribuées en fonction des définitions proposées, en
âme et conscience.
a) Networking
Types de coûts et activités en discussion
•Conférences, congrès fréquentés, etc.
•Conférences, congrès organisés, etc.
•Collaboration avec d’autres organisations
Guide de délimitation
L’organisation et la fréquentation de congrès et de conférences sont considérées en
principe comme des autres charges administratives. D’éventuelles exceptions à cette
règle résultent des définitions et questions présentées au chapitre 3.
Les coûts liés à la collaboration avec d’autres organisations sont en principe considérés comme une autre charge administrative, sauf si cette coopération est une partie intégrante du projet /de la prestation en question et n’est recherchée qu’exclusivement
en raison de ce projet /de cette prestation ( par exemple la formation d’une organisation pour les soins et les traitements prodigués aux personnes souffrant d’une maladie
Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
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page 20
ou d’un handicap particuliers, pour coordonner les activités, etc.). Ne font explicitement pas partie de ces exceptions les associations professionnelles, les représentations
générales d’intérêts, les adhésions par solidarité et le lobbying.
b) Empowerment (promotion de la prise en charge individuelle),
collaboration interdisciplinaire
Types de coûts et activités en discussion
•Empowerment de membres ou d’organisations membres
Guide de délimitation
La promotion de la prise en charge individuelle de membres ou d’organisations est à
considérer comme charge de projet ou de prestation, pour autant que les activités qui
y sont liées correspondent aux qualifications qu’en donnent les définitions du chapitre 3. De plus, ces activités doivent faire partie des tâches essentielles et statutaires de
l’organisation.
c)
Garantie à long terme de la réalisation du but de l’organisation
Types de coûts et d’activités en discussion
•Dépenses en vue de garantir à long terme la réalisation du but de l’organisation
Guide de délimitation
Dans une situation de société qui se modifie constamment, pour pouvoir lancer de nouveaux projets et prestations appropriés, une organisation a besoin, d’une part, d’un capital de base ( dans le sens «d’investissements à risque» ) et, d’autre part, elle doit bénéficier d’une large crédibilité. Pour ancrer leur organisation dans son environnement,
beaucoup d’entre elles ont crée une possibilité d’y adhérer en tant que membre ou
proposent un statut analogue à celui de membre. Assurer leur suivi occasionne également des coûts, qui peuvent être considérés comme faisant partie de l’atteinte à long
terme des buts de l’organisation ( des modifications de l’environnement sont par exemple communiquées ). Ces coûts font partie de la survie à long terme de l’organisation et
ne peuvent pas être mis en relation directe avec un projet, une prestation ou un programme. Ils doivent donc être considérés comme autre charge administrative.
d) Acquisitions / offres
Types de coûts et activités en discussion
•Demandes de projet
•Participation à des appels d’offres publiques
•Autres acquisitions
Guide de délimitation
Les coûts pour la participation à des appels d’offres publiques ou le dépôt d’une demande de projet ( offres, etc. ) sont des charges d’accompagnement de projet ou de
prestations lorsque l’acquisition / l’offre peut être conclue avec succès ( c’est-à-dire que
l’organisation en reçoit le mandat / l’adjudication ). Lorsqu’une offre est refusée ou que
l’acquisition n’est pas obtenue, les charges y relatives sont à considérer comme autres
charges administratives.
e) Autres charges et activités
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Types de coûts et activités en discussion
•toutes les autres charges et activités, par exemple:
– amortissements du mobilier
– entretien et réparations
autres charges directes de projet / de prestation
Toutes les autres charges et activités doivent être attribuées conformément aux définitions proposées, en âme et conscience.
4.3 Autres points de discussion
4.3.1 Organisations avec un faible pourcentage de «propre projets»
Si une organisation verse des contributions à des organisations tiers, la question de
savoir si cela doit être pris en compte lors de l’établissement des charges administratives se pose. Lors du calcul des charges administratives, l’organisation qui «octroie une
contribution» devrait par conséquent, pour cette somme, prendre en considération la
charge administrative de l’organisation «réceptrice de la contribution».
De plus, la question se pose de savoir si cela est globalement valable pour toutes les
contributions à des organisations tierces ou uniquement pour des organisations dont
une «partie essentielle» des activités consiste à financer des projets de tiers ( p.ex. fondations de contributions ).
Dans la pratique actuelle du DZI, les dépenses de publicité et d’administration ne
sont mises en compte qu’aux organisations qui versent «plus de la moitié de leurs dépenses à une autre organisation» pour une utilisation finale des moyens . La mention
particulière de «une» dans la publication du DZI permet de conclure que cette règle
n’est applicable que si plus de la moitié des dépenses est attribuée au profit d’une
seule organisation.
Dans la plupart des cas, il n’est pas possible de procéder au relevé de la charge administrative d’une organisation tiers. Ce point n’est donc pas pris en considération dans la
présente méthodologie. Par contre, cette problématique joue un rôle de premier plan
dans la discussion sur les «groupes homogènes».
4.3.2 Transferts de paiements
Les paiements, qui sont par exemple distribués à une organisation faîtière dans le
cadre d’un contrat de prestation et qui sont directement transférés à une organisation
tiers dans le cadre de contrats de sous-traitance ( en général des organisations subordonnées ), ne doivent PAS être pris en compte par l’organisation faîtière pour le calcul
des charges administratives. Ces transferts de paiements se caractérisent notamment
par le fait que ces sommes sont certes brièvement en main de l’organisation faîtière en
vue d’être transférées, mais qu’elles n’appartiennent pas à cette organisation.
4.3.3 Travail volontaire et dons en nature
Dans de nombreuses organisations d’utilité publique, et ceci tant au niveau des prestations directes que dans le cadre d’autres activités, par exemple la recherche de fonds
ou la publicité, des travaux très importants sont effectués par des collaboratrices et des
collaborateurs volontaires. Il se pose donc la question de savoir si ce travail volontaire
Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
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doit être pris en compte et monétarisé pour le calcul des charges administratives, et si
oui sur la base de quels principes méthodologiques. Si, par exemple, une organisation
peut compter sur le soutien d’un vaste réseau de volontaires pour une action de rue, ce
fait va se traduire par un rapport coûts / recettes assez faible, et par conséquent avoir
des répercussions «positives» sur les charges administratives. Par la monétarisation et
l’intégration des frais de gestion dans le calcul, une organisation de ce type serait en
quelque sorte «punie».
Par contre, par la monétarisation et l’intégration des charges administratives, une
organisation qui engage des volontaires dans le cadre de ses prestations directes serait
en quelque sort «récompensée».
La même question se pose par rapport à des dons en nature. Si une organisation reçoit par exemple un montant lié pour l’achat et l’installation d’un équipement d’approvisionnement en eau, ces dépenses sont directement attribuées aux
charges directes du projet et «améliorent» ainsi le rapport entre les charges administratives et les charges globales. Toutefois, si l’organisation reçoit cet équipement
d’approvisionnement en eau directement sous forme d’un don en nature, cela n’est
pas le cas aussi longtemps qu’il n’a pas été monétarisé et intégré dans le compte
d’exploitation. Un exemple largement répandu en sont les annonces gratuites, qui
sont offertes par divers médias aux organisa-tions d’utilité publique.
Concernant le travail volontaire et par rapport aux dons en nature, il faut en particulier se poser la question selon quels critères ces derniers peuvent être évalués. Pour
une discussion approfondie sur ce sujet, il faudrait de plus clarifier, par exemple, dans
quelles conditions un don en nature pourrait être intégré ou doit être intégré dans le
compte d’exploitation. Une analyse approfondie de cette question dépasserait le cadre
de ce projet et doit faire l’objet d’un examen séparé. Le travail volontaire et les dons
en nature ne sont donc pas pris en considération dans ce projet. Les recommandations
Swiss GAAP RPC n’envisagent d’ailleurs la mention du travail volontaire uniquement en
unités de temps, à l’annexe du compte annuel.
4.3.4 Valeurs de référence «charge globale» vs. «recette globale»
Lorsqu’on examine la moyenne de la charge administrative sur plusieurs années, sa
mise en relation par rapport à la valeur de référence de la charge globale ou de la recette globale ne joue aucun rôle.
Pour deux raisons, il est proposé, dans la discussion sur les charges administratives,
de choisir la charge globale comme valeur de référence:
•La charge administrative est ainsi mise en relation avec la valeur globale correspondante;
•La recette globale est souvent sujette à d’importantes fluctuations ( p.ex. des legs ou
des événements exceptionnels, qui signifient une importante hausse temporaire des
recettes de dons ).
Si vous avez des questions concernant l’attribution de certaines charges et activités, la fondation
ZEWO est volontiers à votre disposition pour y répondre.
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