Méthodologie Zewo

Méthodologie pour le calcul
de la charge administrative
La structure des coûts et des recettes
des organisations d‘utilité publique
Zurich, le 1 juin 2011
ZEWO Stiftung | Fondation | Fondazione

Méthodologie pour le calcul de la charge administrative
La structure des coûts et des recettes des organisations d‘utilité publique page 2
1 Introduction
La méthodologie pour le calcul de la charge administrative est expliquée ci-après. Elle de-
vra être appliquée en âme et conscience, au sens d’une base de décision pragmatique.
Si vous avez des questions concernant l’attribution de certaines charges et activités, la
fondation ZEWO est volontiers à votre disposition pour y répondre.
2 Terminologie
2.1 «Projets» et «prestations»
Pour simplifier, on entend par projet un processus visant à atteindre un objectif con-
cret, défini et mesurable, son but principal étant en principe d’atteindre un «change-
ment». D’autres caractéristiques peuvent en être une limitation thématique, spatiale
ou temporelle, la spécificité des conditions cadre, la délimitation par rapport à des
travaux de routine, le fait qu’il soit axé sur un problème et que des hommes et des
femmes y participent. En règle générale, pour les organisations d’utilité publique, le
terme de «projet» est mis en rapport avec les travaux classiques de coopération au dé-
veloppement. Toutefois, pour la thématique qui nous occupe, cette description ne suf-
fit pas. Les tâches d’un établissement pour personnes handicapées mentales ou phy-
siques, par exemple, qui ne sont pas limitées dans le temps, ne peuvent en principe pas
être décrites comme «projets». Il faut donc parler plutôt de «projets ou prestations»
au sens large du terme, de sorte que des tâches d’établissements ou d’autres organisa-
tions dans le domaine des soins, de la santé, de la prévention, de l’intervention en cas
de crise et dans le domaine social puissent être prises en considération.
Les projets et prestations d’une organisation d’utilité publique doivent cependant,
et dans tous les cas, pouvoir être mis en relation directe avec ses statuts et ses objectifs
généraux. Les mesures d’accompagnement comme la recherche de fonds ne sont donc
pas des projets ou des prestations au sens où nous l’entendons ici. Les activités de sen-
sibilisation et d’information du public, elles aussi, ne peuvent être considérées comme
projets ou prestations que dans des conditions restreintes et très particulières.
2.2 Catégories de charges à différencier
Jusqu’à présent, l’utilisation des termes les plus importants sur la «structure des coûts
des organisations d’utilité publique» était tout sauf unitaire. On comprenait souvent
comme synonymes des termes tels que «Frais de gestion», «Charge administrative»,
«charge d’administration», «Coûts de gestion», «Coûts de structure/d’infrastructure»
et «Coûts administratifs». Toutefois, leur utilisation et leur interprétation variaient se-
lon le contexte. Dans ses «Documents relatifs à la présentation des comptes pour les
contributions aux programmes», la DDC utilise par exemple le terme général de «Frais
de gestion» qui comprend les «Frais de suivi», «de recherche« et «de contrôle» des pro-
grammes» (synthétisés en «Frais annexes du programme») ainsi que les coûts publici-
taires et de collecte de fonds et les «Frais administratifs».
Contrairement à cette démarche, Swiss GAAP RPC 21 parle de «charge administra-
tive du projet» et de «charge administrative» en plus de la «charge directe du projet»
pour les organisations à but non lucratif (NPO). Le contenu et la délimitation de ces
termes ne sont pas clairement précisés. Selon Swiss GAAP RPC 21, les coûts pour la coll-

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ecte de fonds ( publicité, création de fichiers des donateurs, appels aux dons et activi-
tés similaires ) doivent être dans tous les cas présentés séparément. Dans le cadre de
l’étude, on utilise le terme plus adéquat de «charge d’accompagnement du projet/de
la prestation» comme synonyme de «charge administrative du projet».
Ces termes ne sont pas non plus utilisés de manière unitaire dans la littérature inter-
nationale. En pays germanophones, on retrouve plus où moins les mêmes interpréta-
tions qu’en Suisse. Les textes anglo-saxons utilisent les termes de «core costs», «over-
head», «indirect costs» ou «adminsitrative costs». Ces termes peuvent se comprendre
différemment en fonction de la publication dans laquelle ils sont utilisés.
Pour les organisations d’utilité publique en Suisse, titulaires du label de qualité
ZEWO, la présentation des comptes selon Swiss GAAP RPC est obligatoire à partir de
2004, resp. de 2005.1 Dans ce contexte, le présent rapport se base uniquement sur les
termes de Swiss GAAP RPC 21. En cas de besoin, les «anciens» termes seront utilisés
pour préciser les contenus. Dans le cadre de ce projet, les termes suivants seront donc
utilisés:
• Charge de projet, resp. de prestation
• Charge d’accompagnement de projet, resp. de prestation
• Charge administrative ( charge d’obtention des financements ( collecte de fonds et
publicité ), ainsi que les autres charges administratives )
3 Définitions
Les autres explications dans le cadre du présent rapport s’appuient sur les définitions
présentées ci-dessous des termes «charge directe du projet / de la prestation», «charge
d’accompagnement du projet / de la prestation» et «charge administrative». Les charges
et les activités devront être attribuées aux catégories de charges à chaque fois que cela
sera possible, sur la base de ces définitions. Dans le cadre du chapitre 4, ces définitions
font l’objet d’une explication précisant qu’une attribution claire et transparente est
possible même en cas de doute.
1 À partir de l’année de rapport 2004 pour les «grandes» organisations, à partir de l’année 2005 pour les «petites» organisations. Selon Swiss GAAP RPC 21, une or-
ganisation est considérée comme «grande» lorsque deux des trois critères suivants sont respectés: a) Somme de bilan de CHF 2 millions; b) Produits apportés par le
public dans le cadre d’allocations sans contrepartie (dons, legs) et fonds liés à un but fournis par les pouvoirs publics (contribution publique) pour un total de CHF 1
million; c) Salariés payés équivalant à 10 emplois à plein temps en moyenne sur l’exercice. Source: Fondation pour les recommandations relatives à la présentation des
comptes (2004): Swiss GAAP RPC Recommandations relatives à la présentation des comptes 2004, page 150.

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4 Guide de délimitation
4.1 Introduction
Dans le cadre des précédents chapitres, nous avons élaboré d’une part une terminolo-
gie unitaire (chapitre 2) et d’autre part une définition de ces termes ( chapitre 3 ). Ces
définitions ne garantissent toutefois pas toujours qu’une organisation pourra répartir
ses dépenses et ses activités de manière transparente, claire et sans équivoque. En con-
séquence, il faut concrétiser ces définitions générales dans le cadre d’un guide de dé-
limitation de manière à permettre, en cas de doute, de déterminer à quelle catégorie
de charge il faut attribuer une dépense ou une activité précise.
Le guide de délimitation, en complément des définitions, constitue une base com-
mune et unitaire permettant de répartir concrètement la charge administrative des
organisations d’utilité publique. La charge administrative ainsi calculée apporte une
image de l’organisation correspondant à sa situation réelle.
Soulignons expressément ici qu’il ne peut exister de «guide parfait» qui prendrait en
compte tous les cas particuliers pour toutes les organisations. Il s’agit bien plus d’une
base de décision pragmatique qui doit permettre d’atteindre une précision raisonnable
avec des charges proportionnellement adaptées. Le guide de délimitation permettrait
en principe une attribution pour une simple inscription comptable ou un seul justifica-
tif. Toutefois, il va de soi que ceci ne mènerait à rien. L’attribution aux diverses catégo-
ries de charges doit s’effectuer en fonction des particularités des organisations, à l’aide
Charge administrative
On qualifie de «charge administ-
rative» tous les coûts liés aux ac-
tivités qui n’apportent qu’une
contribution indirecte à la réali-
sation des objectifs statutaires de
l’organisation et qui ne sont donc
pas prises en compte ou utilisés
directement par le partenaire de
projet, le groupe cible ou la région
cible de l’organisation. Ces coûts
surviennent dans des domaines
soutenant et autorisant la réalisa-
tion des objectifs fixés et la mise
en œuvre des activités en tant
que telle. Ils assurent les fonctions
indispensables à l’organisation
de l’exploitation et contiennent
notamment la collecte de fonds
et les coûts publicitaires. À l’arrêt
d’une activité ou d’un projet/d’une
prestation, ces coûts doivent en-
core être assumés au moins à
moyen terme.
Une charge est administrative lors-
que la réponse aux deux questions
ci-dessous est positive:
• KommtLe groupe cible ou l’organisation
partenaire ne bénéficie-t-il qu’indirecte-
ment de cette activité et des coûts qui lui
sont liésungen?
• Encasd’arrêtduprojet/delaprestation,
cette activité reste-t-elle nécessaire à
l’organisation?
Charge d’accompagnement
du projet/de la prestation
On qualifie de «charge
d’accom pagn eme nt du pr ojet /
de la prestation» les coûts induits
par les activités de recherche, de
préparation, de planification et de
choix des projets/des prestations,
par leur accompagnement et par
leur contrôle. Comme la charge ad-
ministrative, les coûts liés à ces ac-
tivités soutiennent et permettent
la réalisation des objectifs propre-
ment dits de même que la mise en
œuvre des activités intrinsèques
de l’organisation. Toutefois, ils se
réfèrent directement et exclusive-
ment à un projet/à une prestation
dans la mesure où ils disparaîtrai-
ent en cas d’arrêt du projet/de la
prestation en question.
Lorsque la réponse aux deux ques-
tions ci-dessous est positive, on
peut considérer les coûts comme
une charge d’accompagnement du
proj et / de la p res tati on :
• L’activitéconcerne-t-ellelarecherche,
lapréparation,laplanication,lechoix,
l’accompagnement resp. le contrôle du
projet/delaprestation?
• L’activitédisparaît-elleenmêmetemps
queleprojet / laprestation?
Charge directe du projet/de
la prestation
On qualifie de «charge directe du
projet /de la prestation» les coûts
liés aux activités qui apportent
une contribution directe à la réali-
sation des objectifs statutaires de
l’organisation et qui sont donc pris
en compte ou utilisés directement
par l’organisation partenaire, le
groupe cible ou la région cible de
l’organisation. Ils peuvent être at-
tribués directement et clairement
à un projet ou à une prestation.
Ces coûts disparaissent dès l’arrêt
d’une activité, d’un projet ou
d’une prestation.
Lorsque la réponse aux deux
questions ci-dessous est posi-
tive, on peut considérer les coûts
comme une charge directe du pro-
jet/de la prestation:
• L’activitécontribue-t-elledirectementàla
réalisationdesobjectifs,parexemplepar
uncontactdirectouunecoopérationet/
ou un soutien apportés au groupe cible
visé ou à l’organisation partenaire con-
cernée?
• L’activitédisparaît-elleenmêmetemps
queleprojet/laprestation?

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de données et d’évaluations agrégées. Par exemple, un centre de coûts peut être classé
globalement dans une catégorie de charges s’il ne comprend que des types de coûts
isolés et sans importance ( jusqu’à 5% du centre de coûts ou CHF 5 000.– maximum ) qui
devraient être classifiés différemment si on les considérait séparément.
Le graphique 4–1 montre comment les divers coûts et activités d’une organisation
peuvent se répartir dans les catégories «charge directe du projet /de la prestation»,
«charge d’accompagnement du projet /de la prestation» et «charge administrative» à
l’aide des définitions et du guide de délimitation.
Les charges qui peuvent déjà être attribuées de manière précise, transparente et évi-
dente sur la base des définitions du chapitre 3, doivent être directement affectées aux
rubriques correspondantes. Les répartitions forfaitaires sur la base d’une clé de répar-
tition n’en font expressément pas partie. Dans tous les autres cas, les explications du
guide des délimitations doivent être prises en considération.
Dans le cadre de l’étude préliminaire, il s’est avéré que la délimitation correcte des
charges de personnel influence considérablement la qualité des résultats. Cela pro-
vient notamment du fait que les charges de personnel représentent généralement le
facteur de coût le plus important. Il faudra en conséquence accorder suffisamment
de temps et d’attention à la délimitation des charges de personnel. Le principe de
l’importance et de la proportionnalité peut ainsi être respecté.
Les charges et activités considérées doivent être affectées, dans la mesure du possi-
ble, directement aux catégories de charges en question. On admet dans ce contexte le
principe suivant: la décision d’attribution repose sur des bases d’évaluation établies. En
font partie par exemple des systèmes de saisie du temps, des contrats de travail ou des
profils de postes qui justifient l’attribution effectuée.
Grafik 4 –1 | Délimitations
ac tivi tés / ch arge s e n c onsi dérat ion
attribution claire et transparente
selon les définitions est possible (chapitre 3)
guide de délimitation
oui non
• charge directe du projet/de la
prestation
• charge d‘accompagnement du
projet/de la prestation
charge administrative
charge
d‘obtention
des finance-
ments
autre charge
administra-
tive
• charge directe du projet/de la
prestation
• charge d‘accompagnement du
projet/de la prestation
charge administrative
charge
d‘obtention
des finance-
ments
autre charge
administra-
tive