Procédure - Etat de Genève

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REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE
Département de l'instruction publique, de la culture et du sport
Direction des ressources humaines
PROCEDURE
MISE A JOUR DE L'ORGANIGRAMME SIRH (UNITES ORGANISATIONNELLES)
P.RH.00.09 Processus : Gestion administrative et financière
Entrée en vigueur : 1
er
mai 2011 Version et date : version 2 du 08 décembre 2014
Remplace la version 1 du : 14 avril 2011
Date d'approbation de la secrétaire générale : 13 avril 2011
Responsable de la procédure : Direction des ressources humaines DIP
I. Cadre
1. Objectif(s)
Décrire les modalités de modification du référentiel des unités organisationnelles
(UO) du
DIP dans SIRH afin que celui-ci traduise l'organigramme du département.
2. Champ d’application
Cette procédure s'applique à toutes les entités du DIP.
3. Rôles
Personnes de référence à la direction des ressources humaines :
responsable de secteur
RH
La responsabilité de l’application de cette procédure incombe aux directrices, directeurs
et
responsables RH des DG.
4. Références légales - réglementaires
B 4 05.10 Règlement sur l'organisation de l'administration cantonale (ROAC)
B 5 05 Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale
, du pouvoir
judiciaire et des établissements publics médicaux (LPAC)
Arrêté CE Arrêté du conseil d'Etat relatif aux organigrammes harmonisés, 3 mars 2008
5. Formulaires, outils de mise en œuvre
Annexe 1 Formulaire UO

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II. Procédure détaillée
PRINCIPES
La direction des ressources humaines du DIP est l'entité de référence pour la mise à jour de
l'organigramme du département, en accord avec le ou la secrétaire générale. Elle traduit cet
organigramme dans l'application SIRH afin que les données du système, ainsi que les
indicateurs, reflètent au mieux la réalité de l'institution.
DEFINITION
L'organisation des départements est arrêtée, sur décision du Conseil d'Etat, dans le Règlement
sur l'organisation de l'administration cantonale B 4 05.10 (ROAC). Toute entité qui y est
référencée est décrite comme unité organisationnelle (UO).
Une UO répond aux critères suivants :
• Une mission est clairement formulée à cette entité.
• Des ressources sont allouées à cette entité pour mener à bien sa mission.
• Un cadre avec responsabilité d'encadrement est désigné comme responsable d'UO.
• Un ou une supérieure hiérarchique assure la responsabilité de l'encadrement, en
principe pour un maximum de 20 à 30 collaboratrices et collaborateurs, à l'exception des
établissements scolaires et des institutions de l'enseignement spécialisé.
L'organisation du personnel enseignant, ainsi que du personnel administratif exerçant une
activité de santé, demeure réservée.
Deux référentiels coexistent au sein de l'Etat de Genève, auxquels sont associées des
ressources. Les postes et les collaboratrices et collaborateurs sont associés aux référentiels
des unités organisationnelles (référentiel organisationnel). Les CHF et les équivalents temps
plein (ETP) sont associés au référentiel des centres de responsabilité (référentiel comptable).
La structure organisationnelle ne correspond pas toujours à l’organisation budgétaire, des
réorganisations pouvant prendre effet en dehors du calendrier budgétaire (ex. : changement de
législature).
Il n'est pas nécessaire que chaque unité organisationnelle ait son propre centre de frais. A
défaut de centre de frais, les ressources allouées sont reportées sur le centre de frais de l'UO
mère.
Le sigle de l'UO est l'abréviation du libellé de l'unité organisationnelle (ex. : DRH = direction des
ressources humaines).
Dans le respect des critères susmentionnés, chacune des entités du ROAC est libre de
s'organiser, en accord avec sa direction générale et la haute direction du département.
Toute modification du ROAC implique d'apporter les modifications nécessaires (création,
modification, suppression) selon les opérations décrites ci-après.
En outre, lorsqu'une réorganisation a un impact sur la structure d'une entité (modification de
l'appellation d'une entité, nouvelle répartition des activités d'un service, recrutement d'un
nouveau responsable pour assurer la supervision d'un nouveau secteur, etc.), il convient
d'ajuster le référentiel des unités organisationnelles dans SIRH. Différentes situations peuvent
se présenter.

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Création d'une nouvelle unité organisationnelle
Il convient de créer une nouvelle unité organisationnelle dans les situations suivantes :
• Le regroupement sous la même autorité hiérarchique de collaboratrices et
collaborateurs qui auparavant étaient répartis dans d'autres secteurs d'activité,
• Le regroupement sous la même autorité hiérarchique de secteurs qui auparavant étaient
répartis dans d'autres secteurs d'activité.
Modification d'une unité organisationnelle
Il convient de modifier une unité organisationnelle dans les situations suivantes :
• Changement du centre de frais de référence,
• Changement d'adresse de l'UO,
• Changement au niveau des responsabilités (responsable hiérarchique, gestionnaire
absence, gestionnaires RH, etc.),
• Transfert d'une unité vers une autre entité.
Suppression d'une unité organisationnelle
Il convient de supprimer une unité organisationnelle lorsque toutes les ressources d'une entité
ont été réparties dans d'autres entités.
DESCRIPTION / OPERATIONS
1. Lors de tout changement d'organisation (création, modification, suppression d'une unité
organisationnelle), la directrice ou le directeur ou la ou le responsable RH de la DG établit
un projet d'organigramme général et un projet d'organigramme détaillé sur lequel est inscrit
l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l'entité concernée. L'organigramme
général représente chaque entité avec leur entité de rattachement (entité-mère), le nom du
responsable de l'entité (chef d'UO) et la fonction de la ou du responsable.
2. La directrice générale ou le directeur général soumet le projet d'organigramme au ou à la
secrétaire générale, en garantissant que les situations des collaboratrices ou collaborateurs
dont les noms sont inscrits dans l'organigramme détaillé seront traitées conformément aux
lois et règlements en vigueur (transfert, changement d'affectation, etc.). Sur préavis de la
direction des ressources humaines, le ou la secrétaire générale valide le nouvel
organigramme. En cas de refus, une nouvelle demande prenant en considération les
modifications demandées par le ou la secrétaire générale peut être déposée.
3. La directrice ou le directeur ou la ou le responsable RH de la DG communique les
changements d'organisation à la direction des ressources humaines sur la base du
formulaire ci-joint.
4. La direction des ressources humaines procède à la création, modification, suppression de
l'UO dans SIRH, en informant la direction financière du DIP et la direction de l'organisation
et la sécurité de l’information (DOSI) du DIP, l'OPE (service budget et service des paies) et
le centre de compétences SIRH.
5. La directrice ou le directeur ou la ou le responsable RH de la DG affecte les postes et les
collaboratrices et collaborateurs concernés aux UO modifiées, selon les procédures
prévues à cet effet.

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CONTRÔLES
A chaque rentrée scolaire et à chaque nouvel exercice budgétaire, il est procédé, à la DRH et
en collaboration avec les responsables ressources humaines des directions générales, à une
revue de l'organigramme SIRH en veillant à la cohérence des unités organisationnelles avec :
• Les centres de responsabilités du département ;
• Les fonctions d'encadrement des responsables d'unités organisationnelles.
L'édition de l'organigramme DIP est possible via le rapport SIRH " URSF010A".