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Aperçu de la solution
Vue d'ensemble de la surveillance des frais de déplacement
Frais de déplacement
L'Association des examinateurs certifiés de fraude (ACFE) signale que le remboursement
des frais intervient dans 15 % des cas de fraude, que le temps moyen pour les
détecter est de 24 mois, point auquel presque 90 % des produits perdus ne sont
plus récupérables1. Ceci peut être imputable à la nature des processus liés aux frais
de déplacement qui offrent un pouvoir d'achat supérieur aux employés et provoquent
l'augmentation du volume des opérations.
Tandis que les processus traditionnels de décaissement d'une organisation limitent les
dépenses à des personnes désignées, le processus de frais de déplacement permet à un
nombre supérieur d'employés de faire des dépenses. Les voyages étant de plus en plus
inévitables dans les affaires, la fondation de la Global Business Travel Association (GBTA)
a déclaré qu'elle s'attendait à ce qu'« aux États-Unis, les dépenses liées aux voyages
d'affaires augmentent de 7,1 % en 2014 à 293,3 milliards de dollars2 ». Cette croissance
des voyages professionnels augmente les risques de falsification des dépenses et de
gonflement des frais professionnels, tels que des vols en première classe, la surévaluation
de la consommation de carburant et les demandes en double. L'utilisation croissante
des systèmes automatisés de gestion des frais de déplacement a conduit à un temps
de traitement accéléré, ce qui a augmenté les risques d'approbation inadéquate. Afin de
suivre le rythme du monde des affaires et d'améliorer la conformité, les organisations
doivent être en mesure de surveiller l'intégralité des opérations relatives aux frais de
déplacement et de prendre des mesures correctives avant la réalisation d'un préjudice
matériel.
Surveillance des frais de déplacement CaseWareMC Analytics
La solution permet aux organisations de détecter immédiatement les dépenses non
conformes, avant que leur remboursement soit approuvé. Les composants clés de la
solution sont les notifications et l'organisation des tâches automatisées qui permettent de
suivre toutes les défaillances lorsqu'elles se produisent et d'avoir l'assurance qu'elles sont
rapidement traitées.
1
ACFE Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse: 2014 Global Fraud Study
2
GBTA BTI™ Outlook – États-Unis : 2014 T1
Schéma 1 – Plateforme de frais de déplacement CaseWareMC Analytics
C A D R E C A S E W A R E MC A N A L Y T I C S
Gouvernance, définition et surveillance
des risques et des contrôles
DÉROULEMENT DU PROCESSUS
Systèmes de frais de déplacement
Mesure corrective – routage, alertes,
suivi, escalade hiérarchique, etc.
Progiciels de gestion intégrés
Création de rapports et visualisation – conformité,
autorité de réglementation, tableaux de bord, mesures
Applications personnalisées
Systèmes bancaires et de RH
Demandes de
remboursement et dépenses
Enregistrement et
approbation
Décaissements
Achats au cours des week-ends
et des jours fériés
Dépenses non validées
Fractionnement potentiel
d'opérations
Demandes de remboursement
de billets d'avion, du kilométrage,
de l'hébergement et de repas
Demandes de remboursement
de frais de déplacement et de
cartes d'achat en double
Employés demandant constamment
le remboursement de montant juste
en dessous du seuil
Transactions autorisées par le
demandeur
Dépenses soumises sans les reçus
Dépenses soumises par d'anciens
employés
Compétences de CaseWareMC Analytics
Analyses automatisées, 24 h sur 24 et 7 j sur 7
Les analyses automatisées continues de toutes les opérations des systèmes financiers,
d'achat et de frais de déplacement permettent de repérer immédiatement les anomalies.
Prise en charge des systèmes existants
Prise en charge de tous les processus opérationnels sur tout système et des données de
toutes les sources, sans avoir besoin d'infrastructures supplémentaires et en s'intégrant
facilement à tout système :
• Systèmes de gestion des frais de déplacement tels que Concur®, Apptricity®, SutiSoft®,
etc.
• Progiciels de gestion intégrés tels que SAP®, Oracle®, Infor™, Workday®, Banner®,
Microsoft® Dynamics, etc.
• Données des émetteurs de cartes tels que Bank Of America® Works, JP Morgan,
US Bank®, Wells Fargo, Citi®, etc.
• Données de niveau III telles que Visa®, Mastercard®, AMEX®
• Outils de scripts d'analyse des données comme IDEA®, ACL™ et Arbutus™
Flux de travaux de gestion des problèmes
Si une anomalie est détectée, des alertes (accompagnées de directives de résolution) sont
automatiquement envoyées aux personnes compétentes dans l’entreprise pour y remédier.
Le moteur d'organisation des tâches peut être entièrement configuré afin d'obtenir des
processus rationalisés et de multiples niveaux d'escalade hiérarchique, de fixer des
échéances, d'ajouter les pièces justificatives, etc.
Analyse de la gestion des frais de déplacement
Demandes de remboursement et dépenses irrégulières
Doublons
Demandes de
remboursement
de billets
d'avion
Kilométrage et
consommation
de carburant
Détection des demandes de remboursement de frais de déplacement et de cartes d'achat en double (c.-à-d. les dépenses facturées à la fois à titre de coût décaissé et de dépense par carte)
m Détection des demandes de remboursement identiques dans les multiples notes de frais des employés
m
Détection des coûts non couverts par la politique ou des réservations tardives et coûteuses
de la classe de siège des réservations
m Détection des employés qui se font rembourser le prix d'un billet en première classe au lieu d'un billet en classe économique, sans rendre la différence à la société
m Détection des employés qui déclarent voyager dans plusieurs villes le même jour
m
m Vérification
Rapprochement des demandes de remboursement pour utilisation d'un véhicule personnel et d'un véhicule de location pour la même période
m Détecte les cas de demandes de remboursement de kilométrage effectuées pour la même période pour des voitures de location, le carburant ou d'autres moyens de transport
m Comparaison des demandes de remboursement de kilométrage aux distances déclarées
m
Détection des suites où de multiples employés demandent un remboursement pour la même chambre
m Détection des dépenses d'hébergement par ville et période de l'année
m Détection des personnes qui rentrent plus tôt chez eux et déclarent avoir séjourné dans un hôtel
m Détection des demandes de remboursement de repas en double (c.-à-d. plusieurs personnes, le même jour, au même endroit)
m
Hébergement
et repas
Dépenses
suspectes
Détection des achats au cours des week-ends et des jours fériés
m Détection des demandes de remboursement de dépenses alors que l'employé est en vacances
m Détection des paiements ou demandes de remboursement de billets d'avion auxquels aucuns frais d'hôtel et de repas ne correspondent
m Détection des demandes de remboursement de frais de déplacement et de représentation qui ne se concrétisent jamais (c.-à-d. les billets d'avion, des séminaires, des conférences, des conventions, des frais de scolarité ou des cotisations professionnelles annulés)
m Détection des crédits non déclarés dans les notes de frais, mais dont les débits m
correspondants ont été déclarés et remboursés à l'employé
Lutte contre la
corruption
(non respect des lois
FCPA, UK Bribery Act et
CFPOA)
Détection des pays et des emplacements à risque élevé (Transparency International)
m Détection des opérations à risque élevé (c.-à-d. les honoraires de conseil, etc.) et le personnel à haut-risque (c.-à-d. représentants de gouvernement, agents, consultants, animateurs, etc.)
m
Analyse de la gestion des frais de déplacement (suite)
Non-respect des politiques
Enregistrement/
approbation
Décaissements
Détection des transactions autorisées par le demandeur
m Examen des données sur les frais de déplacement pour détecter les employés qui demandent toujours le remboursement de montants qui se situent juste en dessous du seuil autorisé
m
m
Détection de l'approbation non validée de dépenses
m
Détection du fractionnement potentiel d'opérations pour contourner les limites des cartes (c.-à-d. un employé identique ou de multiples employés, marchands et dates)
Détection des opérations qui se situent juste en dessous des montants autorisés (c.-à-d. dans X % des limites des dépenses)
Détection des opérations dont les reçus manquent
Détection des opérations faites par d'anciens employés
m
m
m
Profilage
m
Employés
m
m
Fournisseurs
m
m
m
Dépenses
Augmentation inhabituelle des dépenses moyennes d'un titulaire de carte ou du montant le plus élevé dépensé
Détection des habitudes de demandes de remboursement de frais de déplacement élevés en les comparant à ceux d'employés occupant un poste similaire
Analyse comparative des dépenses des employés
Détection des fournisseurs dont l'activité est supérieure à celle des autres d'un même code de catégorie de marchand
Détection des fournisseurs dont les montants et la fréquence sont élevés afin de déterminer les principaux fournisseurs
Vérification qu'aucun fournisseur ne se trouve sur la liste de surveillance des terroristes du Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC)
Détection des volumes de dépenses moyennes par unité fonctionnelle ou division ou service afin de voir quelles divisions de l'entreprise ont les dépenses les plus élevées
m Recherche de mots-clés et de phrases de base dans la description des dépenses et création de rapports pour déterminer les demandes de remboursement non valides
m
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