Commission de révision de la publicité
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Commission de révision de la publicité Plan d’activités 2014-2015 à 2016-2017 Commission de révision de la publicité Sommaire La Commission de révision de la publicité est un organisme de réglementation qui relève du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Elle fut créée en septembre 1985 en vue de : • démontrer la volonté du gouvernement de protéger la confiance du public dans les attributions de contrats de communication; • veiller à ce que des pratiques équitables et responsables soient observées dans l’acquisition de services de communication; • s’assurer de l’optimisation des ressources du gouvernement dans tous ses services de communication. La Commission gardera ces objectifs fondamentaux à l’esprit et continuera de se focaliser sur son rôle premier, soit l’approvisionnement en services de communication, tout en explorant de nouvelles avenues pour offrir des services de consultation proactifs qui optimisent les ressources. 1. Approvisionnement La Commission de révision de la publicité est régie par la directive du Conseil de gestion du gouvernement intitulée Procurement Directive on Advertising, Public and Media Relations, and Creative Communications Services (directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications). Elle est désignée comme service commun central obligatoire pour l’approvisionnement en services de publicité et de communications du gouvernement de l’Ontario. À ce titre, elle veille à ce que ces services soient livrés aux ministères et aux organismes gouvernementaux d’une manière équitable, ouverte, transparente et accessible par des fournisseurs compétents. La Commission : négocie tous les contrats avec les fournisseurs attitrés de services à ses clients gouvernementaux par des processus concurrentiels ouverts de première étape; élabore et entreprend des processus de deuxième étape de sélection concurrentielle parmi les fournisseurs attitrés, afin d’exécuter les travaux demandés par les clients gouvernementaux; dirige les processus d’achats non concurrentiels, selon les besoins. De plus, la Commission exerce une surveillance et produit des rapports sur la conformité du client aux directives et aux politiques d’approvisionnement; elle veille également à ce que des procédures soient mises en place pour évaluer l’efficacité des contrats de publicité et des services de communications créatives. La Commission comble les besoins d’approvisionnement en communications des organismes clients gouvernementaux en s’efforçant d’offrir un service qui répond aux normes de qualité et d’efficacité les plus élevées et en adhérant aux processus établis qui soutiennent les priorités gouvernementales en matière d’équité, de transparence et de responsabilisation. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 2 Commission de révision de la publicité Résolutions et réalisations importantes En 2013-2014, la Commission a : • débuté un processus concurrentiel ouvert pour assurer la mise en place d’une nouvelle entente avec des fournisseurs attitrés de services de conception graphique et de création; • administré la deuxième étape du processus de sélection pour l’attribution de projets à des fournisseurs attitrés de publicité et de relations publiques (41 projets) et à des fournisseurs de services de conception graphique (21 projets); • amélioré la gestion centralisée des deux agences attitrées de planification et d’achat de placements média, notamment en fournissant une vérification indépendante des tarifs payés par les clients gouvernementaux pour les médias de publicité. La Commission a par ailleurs : • organisé la conférence Change Makers sur la publicité et le marketing social dans le secteur public, tenue dans le cadre de la semaine de la publicité et du marketing (Advertising & Marketing Week); • financé trois projets de publicité gouvernementale et multiculturelle originaux par l’entremise du Fonds des communications ministérielles; • appuyé le Bureau du vérificateur général de l’Ontario dans le cadre de la rédaction du rapport des dépenses publicitaires engagées pendant l’exercice 2013-2014 pour les annonces publicitaires ministérielles sujettes à examen en vertu de la Loi de 2004 sur la publicité gouvernementale. 2. Initiatives favorisant l’optimisation des ressources La Commission était auparavant uniquement reconnue et respectée pour son rôle, son rendement et sa valeur dans l’approvisionnement. L’ensemble du gouvernement reconnaissait la très grande importance de l’intégrité, de la transparence et de la cohérence du processus de demande de propositions. Cependant, le Mandate Report 2010 a signalé un important changement de perception vis-à-vis de la Commission, venant des directions des communications des ministères, et le secteur des communications attribue ce changement à la force de la Commission, de son président et de son administratrice déléguée; ces derniers ont focalisé la Commission sur le service à la clientèle et les relations, et la Commission a gagné en crédibilité et en expérience pratique; d’autre part, un processus régi par les « pratiques exemplaires » a favorisé le travail collaboratif, l’ouverture et l’accessibilité. En raison de ce changement des perceptions et de cette ouverture à l’idée d’étendre les offres de services de la Commission, le rapport offrait des suggestions pour que la Commission contribue encore plus, dans le cadre de son mandat, à l’efficacité et à l’optimisation des ressources des communications gouvernementales. Durant l’exercice 2014-2015, la Commission continuera donc de se concentrer sur les trois initiatives clés recommandées par les intervenants, à savoir : PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 3 Commission de révision de la publicité 1. la gestion des contrats avec les agences médiatiques attitrées; 2. les services consultatifs en communications; 3. l’enseignement et la formation. En 2012, la Commission a restructuré ses opérations afin d’offrir des services améliorés visant à optimiser ses ressources. La restructuration a centralisé la gestion des deux agences médiatiques attitrées, ajoutant ainsi la capacité de repérer les indices de rendement clés mesurant les coûts reliés aux médias (par des analyses comparatives) et l’optimisation des ressources (en comparant les résultats aux cibles annuelles). Durant l’exercice 2011-2012, la Commission a fixé à la nouvelle agence attitrée de planification et d’achat de placements média l’objectif d’optimiser ses ressources de cinq pour cent de plus durant la première année de son contrat. Cette agence a continué d’offrir un rendement égal ou supérieur à cet objectif durant les deux années subséquentes. Le chef des fournisseurs attitrés de services de placement média veille de façon continue à ce que les tarifs fixés par les agences médiatiques attitrées pour la rémunération des médias soient équivalents ou supérieurs à ceux fixés par les annonceurs de même envergure du secteur privé. Une grande priorité de la Commission en 2014-2015 sera de mener le processus concurrentiel ouvert pour de nouveaux contrats avec des agences médiatiques attitrées. 3. Finances Le personnel de la Commission se compose de quatre (4) équivalents temps plein, d’un président et d’un conseil d’administration composé de cinq (5) membres à temps partiel du secteur privé. Elle administre un budget de 1,149 millions de dollars qui comprend les salaires, les avantages sociaux et les charges d’exploitation, de même que le Fonds des communications ministérielles pour les diverses initiatives de publicité ethniques et autochtones. Commission de révision de la publicité Exercice 2013-2014 Catégories de dépenses 2013-2014 Affectations Dépenses réelles Traitements et salaires 506 200 $ 470 154 $ Avantages sociaux 45 100 $ 42 974 $ Transports et communications 15 000 $ 15 211 $ Services, y compris FCM 567 000 $ 613 284 $1 Fournitures et matériel 19 100 $ 7 053 $ 1 152 400 $ 1 148 677 $ TOTAL 1. FCM : 343 520 $ PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 4 Commission de révision de la publicité MANDAT Créée en septembre 1985, la Commission de révision de la publicité est un organisme de réglementation qui relève du ministère des Services gouvernementaux et qui a été établi pour démontrer la volonté du gouvernement : de préserver la confiance du public dans le processus d’attribution de contrats de communication; de veiller à ce que des pratiques responsables et équitables soient observées dans l’acquisition de services de communication; de s’assurer que les ressources du gouvernement soient optimisées dans tous ses services de communication. En vertu de son mandat, la Commission doit : • constituer le principal intermédiaire entre le gouvernement de l’Ontario et les secteurs de la publicité et des communications; • fournir aux clients gouvernementaux un soutien et des conseils — en matière d’acquisition de services de communication et de publicité — stratégiques et intégrés pour gagner en valeur ajoutée; • conclure toutes les ententes obligatoires avec les fournisseurs attitrés de services de publicité, de relations publiques, de relations avec les médias et de communications créatives au moyen de processus concurrentiels ouverts, y compris les contrats avec deux agences attitrées de planification et d’achat de placements média; • diriger tous les processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection d’ententes visant les fournisseurs attitrés existants dont la valeur du contrat* est estimée à 100 000 $ ou plus; • diriger, à la demande de clients gouvernementaux, des processus d’achats concurrentiels et non concurrentiels, y compris la deuxième étape de sélection parmi les fournisseurs attitrés dont la valeur de contrat est estimée à moins de 100 000 $; • veiller au respect de la directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications du Conseil de gestion du gouvernement. La Commission remplit son mandat en alimentant des « bassins » de fournisseurs en communications et en publicité autorisés à présenter en concurrence des soumissions pour les attributions gouvernementales. Les processus concurrentiels ouverts pour l’adjudication de ces contrats sont élaborés, rigoureux et dirigés par la Commission en stricte conformité avec les politiques et directives d’approvisionnement du gouvernement ontarien. * La valeur des contrats désigne les honoraires de l’agence, les coûts de production et les dépenses de tiers. La Commission approvisionne actuellement les bassins d’entreprises et de fournisseurs attitrés de services suivants : PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 5 Commission de révision de la publicité • deux bassins de services de publicité, de marketing et de communications (36 entreprises); • un bassin de services de relations publiques et de communications (19 entreprises); • un bassin de fournisseurs attitrés de services de conception graphique et de création (60 entreprises); • une agence attitrée de planification et d’achat de placements média; • une agence attitrée des avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi. Les contrats d’une valeur de 25 000 $ et plus sont adjugés en concurrence selon la capacité et le mérite. La deuxième étape de sélection des ententes visant les fournisseurs attitrés existants fait intervenir généralement au moins trois candidats. Les ministères et les organismes du gouvernement peuvent utiliser leurs propres procédures pour l’acquisition de services d’une valeur de moins de 25 000 $, pourvu qu’ils respectent les principes d’accès, d’équité et d’optimisation des ressources. DIRECTION STRATÉGIQUE Mission de la Commission de révision de la publicité La Commission est tenue de minimiser les coûts et de maximiser la valeur pour appuyer la volonté du gouvernement de protéger la confiance de la population dans l’approvisionnement en services de communications. Proposition de valeur de la Commission Le rôle stratégique de la Commission est solidement ancré dans sa proposition de valeur d’un modèle d’approvisionnement fondé sur les « pratiques exemplaires », qui jumelle l’optimisation des ressources à une expertise du secteur de haut niveau. Cette proposition de valeur engendre des économies, un meilleur rendement des fournisseurs, l’amélioration du processus et la diminution des risques pour le gouvernement. La Commission a transformé son rôle de fournisseur, de simple processus fonctionnel au modèle d’acquisition auquel se rallient tant les clients que les intervenants du secteur. Les pratiques en matière d’approvisionnement, dans les secteurs publics ou privés du monde entier, ne se limitent plus aux seules considérations d’économies réalisées, mais aussi de valeur ajoutée par des services consultatifs dignes de confiance. Les processus et les pratiques d’approvisionnement se caractérisent par des stratégies qui offrent des programmes plus efficaces et de meilleurs résultats, tant pour les clients que pour les vendeurs. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 6 Commission de révision de la publicité La stratégie de la Commission comprend deux volets : le premier et principal est la prestation de son rôle dans l’acquisition de services de communication; le deuxième est la prestation de services consultatifs à valeur ajoutée aux clients. Cette deuxième composante est en lien direct avec le mandat premier de la Commission et les priorités gouvernementales voulant que des services efficients et de qualité soient offerts. Survol des programmes et activités L’orientation à long terme de la Commission donnera naissance à une organisation offrant une prestation de services de rendement supérieur, capable de gérer les besoins en communications toujours plus diversifiés de ses ministères et organismes gouvernementaux clients et d’optimiser les ressources. 1. Approvisionnement en services de publicité et de communications La principale activité de la Commission consiste à assurer l’équité et la transparence de l’approvisionnement en services de publicité, de consultation en communications (relations publiques et avec les médias) et de communications créatives pour les clients gouvernementaux. Elle a mis en place des procédures bien établies pour remplir ce mandat. Chaque année, de trois à cinq processus concurrentiels ouverts de première étape sont menés pour répondre aux besoins des ministères ou des organismes gouvernementaux clients. Chaque processus s’étend au minimum sur deux à trois mois avant d’être complété et de nombreux chevauchements interviennent. Suivant le type de concurrence ouverte adoptée pour acquérir les services, ces processus comprennent l’évaluation indépendante des soumissions écrites des promoteurs et, généralement, l’examen par un comité de sélection des présentations des capacités de candidats retenus. Les concours ouverts pour la création de bassins de fournisseurs ministériels se font particulièrement à large échelle et sont exigeants. Pour le concours de fournisseurs attitrés de conception graphique en 2014, le comité de sélection a dû évaluer 124 soumissions écrites sur une période de quatre semaines et il a finalement sélectionné 60 entreprises. Les fournisseurs attitrés et les fournisseurs contractuels qui font partie des groupes approvisionnant tous les ministères doivent être toujours prêts à répondre aux appels d’offres que lance le gouvernement dans un contexte non exclusif. Aucune proposition d’affaires et aucun volume de travaux en dollars ne sont garantis; les promoteurs intéressés et les promoteurs retenus en sont informés par écrit. La Commission recommande trois fournisseurs ou plus parmi ceux ayant un contrat approprié avec le gouvernement et les invite, sur préavis d’au moins cinq jours ouvrables, à produire une présentation de leurs capacités ou à présenter des PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 7 Commission de révision de la publicité propositions écrites en réponse à la note d’information. Un comité de sélection composé de représentants de la Commission et du client évalue ces capacités et propositions selon la valeur totale estimée du contrat. Le suivi du respect de la directive du Conseil de gestion du gouvernement intitulée Procurement Directive on Advertising, Public and Media Relations, and Creative Communications Services (directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications) est assuré par la publication continue de rapports sur l’emploi des services de publicité et de communications que font les ministères et les organismes gouvernementaux. • La mise à jour de la directive sur l’approvisionnement en 2014 et les changements en cours au protocole d’entente de l’organisme gouvernemental ont incité les clients à se conformer plus étroitement à cette directive et ont intensifié leur demande pour les ressources et le soutien de la Commission. • Le besoin d’un processus de vérification du rendement des contrats après leur attribution se fait toujours sentir et il fait partie du mandat de gestion des contrats de la Commission. La Commission prendra donc l’initiative d’explorer des méthodologies anonymes et de durée limitée pour fixer des indicateurs de rendement et des paramètres qui seront appliqués et observés par la suite. • La Commission mènera donc en 2014-2015 une étude pilote sur la prestation des services afin de prendre la mesure d’un ensemble de grandeurs de rendement dans les ministères et dans les organismes gouvernementaux clients. Le sondage annuel fournira des paramètres de rendement en matière d’efficacité, d’optimisation des ressources et de satisfaction du client et ajoutera une nouvelle dimension à la valeur et à la responsabilisation de la Commission. • Dans le droit fil de son mandat d’approvisionnement, la Commission surveille, chez les agences de publicité et de relations publiques inscrites dans les bassins, les changements de personnel et la qualité de la créativité pouvant affecter nos clients. Elle s’assure que les ressources appropriées sont toujours présentes pour le bon déroulement des attributions concurrentielles de seconde étape et l’évaluation des agences. 2. Efficacité des médias et gestion des agences attitrées La gestion du contrat de l’agence attitrée de planification et d’achat de placements média du gouvernement est une autre fonction majeure de la Commission. Cette gestion implique annuellement l’élaboration d’un manuel de planification média a distribuer aux clients gouvernementaux et aux entreprises de services publicité du bassin. Elle implique également la vérification annuelle des coûts en matière de média et le suivi de l’optimisation des ressources de campagne. La Commission administre aussi le contrat de l’agence attitrée des avis réglementaires et législatifs, des appels d’offres et des offres d’emploi. La Loi de 2004 sur la publicité gouvernementale exige que le vérificateur général fasse un rapport sur les dépenses ministérielles annuelles encourues au titre des annonces PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 8 Commission de révision de la publicité publicitaires ministérielles sujettes à examen. Les agences attitrées représentent la principale source d’information, la Commission étant responsable de la collecte et de la transmission des informations au vérificateur général en temps voulu. Le gouvernement ontarien finance la publicité et les communications avec l’argent des contribuables afin d’appuyer la production de messages. Le rendement du capital investi exige une surveillance de notre rendement par rapport à celui du secteur privé ainsi que le suivi de l’optimisation des ressources acquises au prix des dépenses médiatiques. Ces activités aident à justifier les dépenses médiatiques du gouvernement. La Commission continuera de mettre en œuvre des activités conçues pour atteindre trois principaux objectifs : • administrer et améliorer le rendement des dépenses gouvernementales pour la publicité, sur les plans coûts-efficacité et efficacité de campagne; • justifier l’investissement de l’argent des contribuables dans les communications publicitaires; • protéger le gouvernement contre toute remise en question de ses stratégies de dépenses en justifiant toutes ses dépenses et ses activités. Principales activités de gestion des médias : • procéder à la vérification annuelle des coûts reliés aux médias; • établir les indicateurs clés de rendement pour évaluer le rendement de la campagne médiatique et fournir des rapports et des analyses visant à mettre en œuvre des stratégies d’optimisation des ressources médiatiques et d’efficacité des médias; • organiser, au début de 2015, la concurrence ouverte pour deux nouveaux contrats d’agences médiatiques attitrées : une agence attitrée de planification et d’achat de placements média et une agence attitrée des avis réglementaires et législatifs et des appels d’offres. 3. Services consultatifs en communications La Commission reconnaît le besoin constant d’améliorer les services consultatifs en communications. Les cadres supérieurs de la Commission ainsi que le président et les membres du conseil provenant du secteur privé continueront de mettre leur expertise en marketing et leurs conseils centralisés au service des directions des communications clientes de tous les ministères et organismes gouvernementaux. Selon les besoins, la Commission continuera de pourvoir à l’expertise de haut niveau du secteur demandée par les ministères et les organismes clients. 4. Formation et éducation Fidèle à sa volonté d’optimiser les ressources, la Commission offre aussi aux clients des programmes de formation afin d’améliorer l’efficacité de la production de messages du programme et réaliser de plus grandes économies, optimisant ainsi l’argent des PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 9 Commission de révision de la publicité contribuables. Les intervenants sont d’avis qu’il est primordial de combler le besoin de formation en matière de communications. Les programmes de formation ont trait aux activités de communications marketing telles que les médias numériques et sociaux, la gestion des relations client/agence, la préparation et la présentation des dossiers de l’agence, l’établissement d’équipes de communications efficaces, la planification de projets de communications, l’élaboration et la gestion des budgets. 5. Fonds des communications ministérielles La Commission administre le Fonds des communications ministérielles pour appuyer les compagnes de publicité dans divers médias autochtones et ethniques. Le Fonds est aussi disponible pour les initiatives ministérielles. Les ministères clients doivent présenter à la Commission une demande de financement en bonne et due forme et les détails complets du programme. La Commission reçoit et approuve annuellement en moyenne de quatre à six demandes. 6. Relations avec le secteur La Commission a la responsabilité d’entretenir continuellement des relations propices avec les secteurs des communications et de la publicité. Les promoteurs peuvent se voir offrir un entretien avec la Commission si leur proposition n’est pas acceptée. Les candidats retenus se voient offrir (et acceptent sans se faire prier) un entretien approfondi à la fin du processus concurrentiel. Les candidats qui sont éliminés avant l’inscription des candidats retenus peuvent aussi demander un entretien. Habituellement, ce sont le président de la Commission et l’administratrice déléguée qui mènent ces entrevues. Les entretiens consistent en un examen quantitatif et qualitatif de la soumission ou de la présentation du promoteur. Le secteur a toujours réagi favorablement aux entretiens de la Commission. De nombreux fournisseurs ont signalé qu’ils ont tiré profit des commentaires formulés, ceux-ci leur permettant d’améliorer les soumissions ou les présentations qu’ils ont faites par la suite. En 2014-2015, la Commission apportera de nouveau sa contribution à l’organisation du symposium du secteur public Change Makers, lancé pour la première fois en janvier 2009 à l’occasion de la semaine de la publicité et du marketing (Advertising & Marketing Week). Assistent à ce symposium des employés du gouvernement, des organisations à but non lucratif et des représentants du secteur de la publicité, des relations publiques et des communications. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 10 Commission de révision de la publicité RESSOURCES NÉCESSAIRES POUR ATTEINDRE BUTS ET OBJECTIFS Au cours des sept (7) dernières années, la Commission a accru ses services sans ajouter de personnel à plein temps; l’an passé, le poste de président est devenu un poste à temps partiel. La Commission a su répondre aux besoins de ses ministères clients grâce au travail des membres à temps partiel de son conseil. Analyse environnementale – externe 1. Approvisionnement Dans le secteur privé, les processus de concurrence pour les services de communication durent en moyenne 13 semaines et coûtent de 35 000 $ à 75 000 $. L’étape concurrentielle finale pour établir la liste des fournisseurs attitrés du secteur dure en moyenne quatre semaines. En comparaison, les processus concurrentiels de seconde étape de la Commission ne durent que 7 à 10 jours, témoignant clairement de l’efficience du processus gouvernemental. Pour ce qui est de la comparaison des coûts, la Commission a mené à bien 50 processus concurrentiels de seconde étape l’an passé, lesquels, au prix moyen en vigueur dans le secteur privé, auraient une valeur de 2-2,5 millions de dollars. En comparaison, le budget total de fonctionnement de la Commission ne s’élève qu’à 1,1 million de dollars, soulignant encore plus la proposition de valeur de la Commission. 2. Relations avec le secteur La communauté des communications et de la publicité a qualifié la méthode d’approvisionnement et les efforts de la Commission « pratique exemplaire » et considère, d’après leur expérience dans le secteur privé, qu’elle est supérieure. Plus précisément, elle considère que la Commission : • • • • respecte leur temps et leurs ressources; offre un processus équitable et transparent; offre une arène concurrentielle où les participants sont coude à coude; encourage un travail créatif original et de qualité excellente. Le mandat d’équité, d’ouverture et de transparence de la Commission a favorisé des relations cordiales avec le secteur des communications et de la publicité en offrant aux promoteurs non retenus dans les processus concurrentiels de première et de deuxième étapes une entrevue ayant leur rendement pour objet. La Commission a rencontré plus de 120 entreprises en 2013-2014. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 11 Commission de révision de la publicité La Commission a assumé le rôle de principal organisateur de Change Makers, la conférence des communications et de la publicité dans le secteur public qui s’est tenue dans le cadre de la semaine de la commercialisation et de la publicité (Advertising and Marketing Week), le symposium annuel d’une semaine dont le fer de lance est l’Institute of Communication Agencies. Cette initiative fait partie intégrante du programme et s’est révélée un succès pour ce qui est de favoriser les relations avec le secteur et les clients. Les résultats des sondages classent constamment la conférence parmi les meilleures activités de la semaine. Mise à part cette initiative, d’autres possibilités s’offrent encore de développer la relation du gouvernement avec le secteur. La Commission peut enrichir cette relation en enseignant à la communauté publicitaire comment travailler au sein du gouvernement, notamment en approfondissant sa compréhension de l’obligation du gouvernement de nourrir la confiance du public et en comprenant comment cette obligation se traduit dans les processus et les contrôles appliqués au secteur dans le but d’aider les ministères clients dans leurs activités de communications. 3. Confiance du public Comme à l’époque de la création de la Commission de la révision de la publicité en 1985, il est aujourd’hui de plus en plus pertinent que le gouvernement protège la confiance du public et veille de près à l’optimisation des ressources des contribuables. L’optimisation des ressources est le résultat d’une gestion efficace, tant des ressources que des coûts. Le fondement du modèle d’acquisition de la Commission est l’expertise supérieure de son personnel et de son administration pour évaluer les ressources appropriées pour chaque programme de communications. Au-delà du processus d’acquisition, la Commission s’est pourvue de services consultatifs et de surveillance pour maximiser le rendement et l’efficacité des communications. Elle peut aussi produire des rapports sur l’apprentissage des meilleures pratiques dans les directions des communications des ministères. Un mécanisme cohérent de surveillance et d’évaluation de l’efficacité et de l’optimisation des ressources du processus suivant l’acquisition est une mesure prudente, proactive et préventive pour s’assurer de l’efficacité et de l’optimisation des ressources. 4. Médias numériques et sociaux La multiplication des médias numériques et sociaux a favorisé l’expansion des voies de communication disponibles pour la production de messages d’intérêt public. Cette réalité a poussé les agences de publicité, de relations publiques et de médias à se bousculer pour investir dans l’acquisition et l’approvisionnement en médias numériques et sociaux afin de les ajouter à la gamme de leurs services offerts. Les entreprises inscrites dans les bassins de la Commission sont donc bien équipées pour fournir ces moyens de communication et de ce fait, il est inutile de créer des bassins séparés de fournisseurs de produits numériques. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 12 Commission de révision de la publicité Les médias sociaux en ligne sont puissants et l’activisme en ligne a entraîné une explosion de mouvements politiques et d’action citoyenne à l’échelle planétaire. La politisation et l’autonomisation des médias sociaux continueront de mettre les gouvernements du monde entier au défi dans l’avenir prévisible. Dans cet univers de médias sociaux, un gouvernement doit relever le défi d’améliorer sa communication avec les utilisateurs de médias sociaux, de développer un système de communication de messages d’intérêt public plus performant et de favoriser l’évolution de la communication en ligne vers des comportements hors ligne. L’expertise en médias numérique et social ne doit pas se limiter aux ressources externes. La possibilité existe d’incorporer une plus grande expertise au sein de la Commission en transposant les tendances en matière de médias social et numérique dans la lentille du gouvernement, en définissant les pratiques exemplaires et en maximisant les paramètres de rendement de cette discipline. 5. Profil démographique Durant la période 2011-2031, les bébé-boumeurs franchiront le cap des 65 ans et le pourcentage du nombre d’aînés ira en augmentant. Il est prévu que le nombre d’aînés de plus de 65 ans fera plus que doubler, passant de 1,9 million, ou 14 pour cent de la population, en 2011, à 4,2 millions, ou 24 pour cent, en 2036. En 2017, pour la première fois, les aînés seront plus nombreux que les enfants âgés de 0 à 14 ans. Le profil démographique à venir de la province aura des incidences sur les programmes des communications en terme de stratégies en matière de médias et de production de messages. Étude du milieu – interne Ces dernières années, un changement positif de la façon dont la Commission est perçue a été observé au sein des directions des communications des ministères; il est attribué à la force et à l’expertise du milieu de son personnel et de son conseil d’administration. Déjà, au sein du gouvernement, on accordait une grande importance à l’intégrité du processus de demande de propositions, à sa transparence et à sa cohérence. La Commission était alors considérée exclusivement comme une fonction d’approvisionnement et se voyait accorder un « respect forcé » en matière de rôle, de rendement et de valeur. Étant donné cette évolution de perception et d’intérêt pour une amélioration continue, l’occasion est donnée à la Commission de contribuer plus grandement à l’efficacité et à l’efficience de l’approvisionnement en services de communication pour le gouvernement. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 13 Commission de révision de la publicité 1. Évaluation du rendement des clients et des agences L’actuel processus d’évaluation du rendement des agences et des ministères clients demande amélioration. Tant les agences que les directions des communications rapportent que ces évaluations sont menées de façon incohérente dans les directions des communications et qu’elles sont dépendantes de l’habileté et de l’état d’esprit de l’évaluateur. Tant l’agence que le client hésitent à s’exprimer avec franchise dans un contexte problématique. Les agences ne veulent pas mettre en péril leur relation avec les clients gouvernementaux, et de leur côté, de nombreux clients gouvernementaux évitent la confrontation et font simplement appel à une nouvelle agence à l’expiration du contrat. Le besoin d’un processus d’évaluation plus formel et discipliné est toujours présent. Tiers indépendant, la Commission peut réduire les difficultés du processus d’évaluation, formuler les leçons apprises en vue de leur application, et faire avancer positivement les relations client/agence. Le fait de confier à la Commission la responsabilité d’évaluer le rendement serait l’aboutissement logique de son rôle actuel en matière d’approvisionnement et serait cohérent avec l’équité et la transparence du processus de la Commission. 2. Formation Les ministères clients et les agences reconnaissent la grande diversité de compétences nécessaires dans les directions des communications et considèrent cette question comme un facteur déterminant en vue d’améliorer le programme de production de messages d’intérêt public et l’optimisation de l’argent des contribuables. La formation en communications est considérée comme une exigence fondamentale pour l’amélioration des compétences des communicateurs de la fonction publique de l’Ontario 3. Continuité et savoir organisationnel Étant donné la rotation du personnel dans la fonction publique et les limitations des contrats avec les agences, certains ont exprimé leur inquiétude face à la capacité du gouvernement de retenir le savoir organisationnel. La possibilité existe de créer une bibliothèque centrale où serait archivé le savoir organisationnel des directions des communications des ministères. L’information sur les études de marché et les stratégies de campagne, les archives sur les créations passées, les études de cas, les comptes rendus sur le rendement des agences, les pratiques exemplaires, etc. devraient être disponibles et facilement accessibles. La transmission de l’information entre les ministères et les directions des communications, quoique bien intentionnée, se révèle difficile et incohérente. Bien que la Commission soit bien positionnée pour archiver le savoir organisationnel, des ressources technologiques et du personnel supplémentaire seraient nécessaires pour mener à bien cette initiative. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 14 Commission de révision de la publicité 4. Changements de politique, changements en vue de l’application des règlements et changements législatifs Aucun changement de politique, de changement en vue de l’application des règlements ou de changement législatif n’a eu d’incidence sur la Commission l’an passé. RESSOURCES HUMAINES La Commission est avantagée par la présence d’un conseil d’administration composé de travailleurs, ce qui ajoute de la valeur à ses ressources humaines — quatre (4) équivalents temps plein et un président à temps partiel. Ce conseil de travailleurs à temps partiel comprend des experts du secteur qui, non seulement, offrent une expertise de haut niveau lors des évaluations de bassin de première étape et participent à la sélection de seconde étape, mais qui prêtent aussi leur concours, au besoin, à des projets, des initiatives ou à la conformité à des exigences précises en communications de la Commission. BUDGET, FINANCES ET PERSONNEL 1. Ressources financières La Commission administre une affectation budgétaire de 1,1871 million de dollars pour les salaires, les avantages sociaux, les dépenses de fonctionnement et le Fonds des communications ministérielles. Commission de révision de la publicité | Plan triennal (en millions) Exercices Transport/ Traitements Avantages et salaires sociaux communications Fournitures/ Services Total équipement 2014-2015 0,5062 0,0451 0,015 0,6017 0,0191 1,1871 2015-2016 0,5062 0,0451 0,015 0,6017 0,0191 1,1871 2016-2017 0,5062 0,0451 0,015 0,6017 0,0191 1,1871 2. Personnel La Commission compte un personnel de quatre équivalents temps : • • • • une administratrice déléguée; un conseiller principal en communications et secrétaire du conseil d’administration; un administrateur, agence médiatique attitrée; un coordonnateur de l’information. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 15 Commission de révision de la publicité 3. Conseil d’administration de la Commission Le Conseil d’administration actuel comprend un président à temps partiel* et cinq (5) intervenants du secteur privé (deux nominations sont en cours). Tous ont fait l’objet d’une nomination ministérielle, conformément à la Government Appointees Directive (directive sur les personnes nommées par le gouvernement) du Conseil de gestion du gouvernement. Lorsqu’ils travaillent pour la Commission, les membres du secteur privé sont rémunérés au taux de 398 $ par jour. Président : • Michel Frappier Membres à temps partiel du secteur privé : • • • • Charlie Angelakos, vice-président aux affaires générales — Brasseries Labatt Heather MacLean, directrice – Prospeakers Freda Colbourne, présidente – Colbourne Consulting deux nominations en attente * La désignation du poste de président de la Commission a été révisée, passant du statut plein temps à celui de temps partiel à partir du 3 juin 2013. RÔLE DANS LES INITIATIVES DE TIERS La Commission soutient les intérêts et les initiatives de plusieurs organisations importantes du secteur des communications, celles notamment des Normes canadiennes de la publicité, de l’Association canadienne des annonceurs et de l’Institute of Communications Agencies (ICA). Les normes canadiennes de la publicité (ASC) Les normes canadiennes de la publicité (NCP) constituent l’organisme national, sans but lucratif, d’autoréglementation de la publicité. À ce titre, il a pour mission de favoriser la confiance du public dans la publicité et d’assurer l’intégrité et la viabilité de la publicité au Canada au moyen d’une autoréglementation responsable de l’industrie. En tant qu’organisme d’autoréglementation de la publicité au Canada, NCP administre le Code canadien des normes de la publicité, qui fixe les critères d’acceptabilité de la publicité et constitue la base de l’examen et de l’évaluation des plaintes des consommateurs et des différends publicitaires. La Commission de révision de la publicité en est membre et assiste à l’assemblée générale annuelle de NCP. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 16 Commission de révision de la publicité Association canadienne des annonceurs (ACA) La Commission assiste régulièrement, en tant que membre, aux séminaires et aux présentations de l’ACA tout au long de l’année, ainsi qu’à sa réunion générale annuelle et au forum des dirigeants. L’ACA est une organisation réservée aux membres. Elle les aide à maximiser la valeur de leurs investissements dans toutes les formes de communications marketing en maximisant le rendement de ces communications. L’ACA mène les négociations, au nom du secteur de la publicité, avec l’Alliance of Canadian Cinema, Television and Radio Artists (ACTRA) de la convention collective qui fournira à 22 000 artistes-interprètes de la télévision, du cinéma, des médias numériques et de la radio, une rémunération et des conditions de travail équitables. Ce rôle de l’ACA est de la plus haute importance, car les résultats de ces négociations auront des répercussions financières sur le coût de la publicité et, conséquemment, sur les budgets de toutes les directions des communications du gouvernement de l’Ontario. Institute of Communication Agencies (ICA) L’Institute of Communication Agencies représente les agences de publicité et de communications du Canada. Cette organisation fait la promotion de pratiques exemplaires et de normes supérieures. Elle est la source d’information, de services consultatifs et de formation la plus importante dans le secteur de la publicité et des communications au Canada. Elle élabore des directives de pratiques exemplaires, de programmes et d’initiatives pour améliorer ses agences, parmi lesquelles nous choisissons les fournisseurs que nous inscrivons dans nos petits, moyens et grands bassins. L’ICA a créé la semaine National Advertising Week qui se tient annuellement et qui met en valeur les réalisations des secteurs des communications marketing et de la publicité. La Commission de révision de la publicité est la principale organisatrice du symposium de marketing social du secteur public The Change Makers. Rien n’est exigé de ces tiers en matière de reddition de comptes. Chacun d’eux respecte les codes de conduite et d’éthique reconnus par le secteur. ACTIVITÉS DE COMMUNICATION L’auditoire de la Commission comprend : • • • • • le grand public; les secteurs de la publicité et des communications; le personnel des communications de tous niveaux dans les ministères et dans les organismes gouvernementaux; le personnel attaché au ministre; les organismes centraux. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 17 Commission de révision de la publicité Les messages clés communiqués à cet auditoire portent sur les directives gouvernementales en matière d’acquisition ainsi que les directives, les processus et les services offerts de la Commission. La Commission poursuivra son programme étendu de sensibilisation aux communications avec les clients gouvernementaux, en tenant notamment des séminaires et des réunions avec les directions des communications et en présentant des exposés à des intervenants du gouvernement. Les communications ont été améliorées par la distribution de guides d’utilisateur électroniques exhaustifs aux entreprises figurant dans les bassins et aux fournisseurs attitrés de services du gouvernement. Ces guides contiennent des directives détaillées et des instructions sur l’utilisation et l’acquisition de services de communications et de publicité, ainsi que des modèles et des outils complémentaires. De plus, le site intranet de la Commission favorise encore plus l’amélioration des capacités et l’efficacité. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 18 Commission de révision de la publicité Stratégies d’identification, d’évaluation et d’atténuation des risques RISQUE PROBABILITÉ STRATÉGIE DE GESTION RÉPERCUSSION SUR L’EXÉCUTION DU PROGRAMME ÉLEVÉE Des services à valeur ajoutée additionnels exigeront un examen des activités de fonctionnement en cours et des niveaux de dotation en personnel. Le président et les membres du secteur privé ont une expertise du secteur qui permet d’offrir aux organismes clients des services consultatifs en communications. FAIBLE ÉLEVÉE Continuer de travailler avec MSG pour déterminer les options permettant de respecter les exigences ministérielles. Financement réduit des campagnes de publicité dans divers médias autochtones et ethniques. FAIBLE MOYENNE Le personnel de la Commission continuera de participer aux conférences et aux formations des associations du secteur. Mandat : Demande accrue pour les services de la Commission. INCIDENCE Finances Fonds des communications ministérielles : Le niveau actuel de financement est réduit. Technologie numérique : L’accroissement spectaculaire des technologies numériques ouvre la porte à de nombreuses possibilités en communications. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 Amélioration de la gamme des services offerts pour la modernisation des communications dans le gouvernement. FAIBLE 19 Commission de révision de la publicité RISQUE PROBABILITÉ STRATÉGIE DE GESTION RÉPERCUSSION SUR L’EXÉCUTION DU PROGRAMME INCIDENCE Adopter les technologies d’approvisionnement numériques développées par SCO. Encouragement d’une culture progressiste d’innovation en se tenant à jour avec les nouveaux développements du secteur. FAIBLE Maintien de la solide confiance que la Commission a établie chez les clients et les intervenants du secteur des communications. FAIBLE Approvisionnement écologique : Faire en sorte que le processus d’approvisionnement repose de moins en moins sur des soumissions écrites. MOYENNE Relations avec les intervenants : La nécessité de rendre compte de nos activités aux intervenants internes et externes n’a jamais été aussi importante. Il est vital que les clients gouvernementaux et ÉLEVÉ les membres de la communauté des communications comprennent la valeur et l’expertise de la Commission ainsi que son rôle dans l’approvisionnement transparent et équitable en services de communications. Continuer de tracer et de rehausser le profil de la Commission dans la communauté des clients gouvernementaux et du secteur des communications. Continuer d’être un organisateur clé de « Change Makers » et de participer aux rencontres du secteur et aux comités d’examen. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 20 Commission de révision de la publicité Mesures de rendement Commission de révision de la publicité — Évaluations des ministères et organismes gouvernementaux RENDEMENT ET RÉSULTAT 1.0 Mise en œuvre de la dernière version de la Directive for Advertising, Public/Media Relations and Creative Communications Services. CALENDRIER ÉTAT (PAR TRIMESTRE) Présentation annuelle des rapports sur les services de communications créatives et de publicité par les ministères et les organismes gouvernementaux. 1.1 Communications et programme d’information présentés aux ministères et aux organismes gouvernementaux sur la dernière version de la directive. En cours Contexte Explications détaillées à donner sur les services consultatifs en communications et en publicité et les services de communications créatives; communication des exigences et des révisions de la directive touchant l’acquisition de ces services, afin d’assurer la conformité, dans l’ensemble du gouvernement, avec les politiques et directives gouvernementales. Commission de révision de la publicité — Évaluations des opérations RENDEMENT ET RÉSULTAT CALENDRIER ÉTAT (PAR TRIMESTRE) 2.0 Première étape Processus concurrentiel ouvert de première étape : • • Achèvement prévu : T4 fournisseurs attitrés de services de conception graphique et de création; agence médiatique attitrée. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 21 Commission de révision de la publicité RENDEMENT ET RÉSULTAT CALENDRIER ÉTAT (PAR TRIMESTRE) 2.1 Deuxième étape Conformité à plus de 60 exigences gouvernementales en matière de services de communications et de publicité, par des sélections concurrentielles de deuxième étape parmi les fournisseurs ayant déjà des contrats avec le gouvernement. En cours. Contexte Mise en œuvre de processus de sélection concurrentiels équitables et transparents pour l’acquisition de services gouvernementaux de communications et de publicité et optimisation de ces processus afin de répondre aux besoins des organismes gouvernementaux et des ministères. 2.2 Intranet Amélioration du site intranet par l’ajout et l’actualisation d’information et d’outils. En cours Contexte Simplification de l’accès, pour l’ensemble du gouvernement, à de l’information précise et actualisée sur l’acquisition et l’utilisation de contrats gouvernementaux de communications et de publicité et sur les services offerts par la Commission. 2.3 Services consultatifs Services consultatifs et formation offerts aux clients gouvernementaux pour améliorer la connaissance et les compétences en matière d’approvisionnement et de communications. En cours Communications mensuelles/réunions du conseil d’administration/orateurs Contexte Connaissance et application de la Directive for Advertising, Public/Media Relations and Creative Communications Services et des pratiques exemplaires de la Commission. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 22 Commission de révision de la publicité Commission de révision de la publicité – Évaluation de programme RENDEMENT ET RÉSULTAT CALENDRIER ÉTAT (PAR TRIMESTRE) 2.4 Gestion de média Vérification de l’analyse comparative des coûts et compte rendu sur l’optimisation des ressources. Compte rendu annuel Contexte S’assurer de l’optimisation des ressources par l’agence médiatique attitrée. 3.0 Deuxième étape Les sélections de fournisseurs parmi les contractants ministériels s’achèveront dans les 20 jours ouvrables suivant la réception de l’énoncé du projet d’un client approuvé. Évaluation annuelle Contexte La vitesse de la prestation de service peut se révéler d’une grande importance pour les ministères. Les organisations clientes auront généralement besoin d’un fournisseur de communications ou de publicité dans le mois suivant leur premier contact avec la Commission. 3.1 Fonds des communications ministérielles Les demandes de financement seront traitées dans les cinq jours ouvrables, à la réception de tous les documents exigés. Évaluation annuelle Contexte Ce processus n’est pas aussi urgent, bien que les clients s’attendent généralement à une réponse raisonnablement rapide qui leur permettra de prévoir avec précision les exigences financières. Ce processus entraînera habituellement un examen attentif des propositions de plan médiatique. PLAN D'ACTIVITÉ 2014-2015 à 2016-2017 23 Commission de révision de la publicité Commission de révision de la publicité – Normes de qualité du service RENDEMENT ET RÉSULTAT CALENDRIER ÉTAT (PAR TRIMESTRE) 4.0 Prestation du service au client Élaboration d’un mécanisme de compte rendu continu et rapide pour la surveillance du rendement de la prestation de service de la Commission. Étude pilote à l’automne 2014 Contexte La Commission observera les normes de service usuelles de la fonction publique de l’Ontario, comme le stipule la OPS Service Directive (directive sur les services de la FPO). 4.1 Service à la clientèle — Communications : • les réponses données à la correspondance reçue seront préparées dans les dix jours ouvrables suivant la date de réception. Évaluation annuelle Contexte La Commission observera les normes de service usuelles de la fonction publique de l’Ontario, comme le stipule la OPS Service Directive (directive sur les services de la FPO). 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