support de cours access 2010

SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.
Qu’est-ce qu’Access ?
Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de données que
vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes. Vous pouvez conserver
vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d’autres puissent
utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web.
Bases de données relationnelles dans Access
Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce
type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de
données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les
informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données
relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une table contenant les
informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre
avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la reliant
à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par
exemple, lorsqu’un fournisseur change de numéro de téléphone, l’information est mise à jour
dans la table des fournisseurs uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les
événements impliquant le fournisseur.
Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base
de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données
pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par exemple, un inventaire, des
contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En fait, Access est fourni avec des
modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre toute une variété d’informations et qui
rendent les choses aisées même pour un débutant.
Lorsque vous ouvrez Access
Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous
pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de
données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.

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Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez
utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le
mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets
contenus dans une base de données.
REMARQUE Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet
Fichier.
Trouver et appliquer un modèle
Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos
bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi contenant toutes les
tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par
exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour
gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des
exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de
base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins.
Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :
1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
2. Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :
 Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis
sélectionnez le modèle de votre choix.
 Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le
modèle de votre choix.
 Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une
catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur
Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre ordinateur.
REMARQUE Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à
partir d’Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez
un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la
recherche.
3. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du champ Nom
fichier pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous
n’indiquez pas d’emplacement, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut
qui est affiché sous le champ Nom fichier.
4. Cliquez sur Créer.
Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.
Créer une base de données entièrement nouvelle
Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des
données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base de
données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de
données de bureau standard ou une base de données sur le Web.
Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

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1. Démarrez Access.
2. Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou
Base de données Web vide.
IMPORTANT Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base
de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et
les bases de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles
que les requêtes globales.
3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier.
Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir en regard du
champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK.
4. Cliquez sur Créer.
Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en
Mode Feuille de données.
5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de
la nouvelle table.
Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d’une
autre source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre source dans
une table Access, plus loin dans ce support.
REMARQUES
 L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de données
dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est obligatoire d’entrer
les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l’angle
supérieur gauche de la feuille de données. N’essayez pas de mettre en forme vos
données en insérant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une
feuille de calcul Excel : cette opération se solderait par une perte d’espace dans la table.
La table ne contient que les données. Leur présentation visuelle se fait dans les
formulaires et les états que vous créez ultérieurement.
 La structure de la table est créée lors de l’entrée des données. Un nouveau champ est
défini dans la table à chaque ajout d’une colonne à la feuille de données. Access définit le
type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par
exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n’avez renseigné que des
dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la suite, si vous
essayez d’entrer une valeur qui n’est pas une date (comme un nom ou un numéro de
téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur
ne correspond pas au type de données de cette colonne. Dans la mesure du possible,
pensez à concevoir une table où chaque colonne contient un type de données unique,
que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. C’est ainsi que vous
faciliterez la génération de requêtes, de formulaires et d’états qui sélectionnent
uniquement les données souhaitées.
Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer .
REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.

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Ouvrir une base de données Access
CONSEIL Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez
ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.
1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher
dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée.
3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à parvenir
au dossier contenant la base de données.
4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations
suivantes :
 Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus.
 Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-
utilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base
de données en même temps, cliquez sur Ouvrir.
 Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la
modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture
seule.
 Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne
de l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir,
puis sur Ouvrir en exclusif.
 Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du
bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres utilisateurs
peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement.
Si la base de données à ouvrir est introuvable
1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans
le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.
2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de
données, puis cliquez sur Rechercher.
3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la
base de données.
4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de
dialogue Résultats de la recherche.
REMARQUE Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue
Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de
données s’ouvre.
Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que
dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir
directement n’importe quelle source de données ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou
Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même
dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données
externe.
Utiliser votre nouvelle base de données
Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes pour
démarrer la nouvelle base de données :

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 Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d’utilisateurs,
utilisez l’une des procédures suivantes pour commencer :
1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.
2. Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.
3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
4. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.
 Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement
les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour
découvrir la base de données.
 Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page
pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets
pour découvrir la base de données.
 Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et
que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S’il est
nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter.
Ajouter une table
Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du
groupe Tables sous l’onglet Créer.
REMARQUE Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le
groupe Tables.
Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux
boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.
Créer une table vide en mode Feuille de données Le mode Feuille de données permet
d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les
noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access
définit leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez.
1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table .
2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne
Cliquer pour ajouter.
3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez
également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.
 Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis
tapez le nouveau nom.
CONSEIL Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer
le contenu sans avoir à afficher les données.