RETOUR D EXPERIENCE # 2 Retour d’expérience basé sur l’ensemble des projets ANAP de Gestion des Lits Intervenant : • ANAP et Consultants Kurt Salmon Thème • La sortie des patients Présentation de 30 minutes Questions et débats : 15 minutes 1 SOMMAIRE 1. L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux 2. L’anticipation de la sortie dans le parcours patient : quelques bonnes pratiques 3. Retour d’expérience et résultats obtenus 4. Conclusion 2 L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux De quoi parle-t-on ? Toutes les actions à mettre en place au cours du parcours patient pour anticiper la sortie du patient et le retour à son domicile ou dans une structure d’aval En pré admission Au cours du séjour Lors de la sortie 3 L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux L’anticipation de la sortie : pourquoi ? Limiter l’allongement de la durée de séjour du fait d’une sortie mal préparée Diminuer le nombre de journées médicalement non pertinentes Diminuer les temps d’attente inutiles pour les patients et leur famille Optimiser l’occupation des lits Réduire les transferts vers d’autres établissements de patients arrivés par les urgences et désengorger l’UHCD 4 L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux Les problématiques rencontrées dans les établissements Insuffisance d’anticipation du processus de sortie et de l’aval de la prise en charge hospitalière Disparité des supports des intervenants et le manque de traçabilité des informations nécessaires à la sortie Offre de solutions d’aval ressentie comme insuffisante dans les établissements MCO Importance et complexité de l’étape de sortie du patient : nombreux intervenants, documents indispensables à fournir… 5 SOMMAIRE 1. L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux 2. L’anticipation de la sortie dans le parcours patient : quelques bonnes pratiques 3. Retour d’expérience et résultats obtenus 4. Conclusion 6 La préparation de la sortie au cours du parcours patient La sortie doit se préparer à chaque étape de la prise en charge du patient Avant le début du séjour Pré-admission Arrivée dans le service J+1 après arrivée Début du séjour J+2 après arrivée Durant le séjour J-2 avant la sortie Fin du séjour J-1 avant la sortie J0 Sortie du patient Jour de sortie J0 après la sortie du patient 7 La préparation de la sortie au cours du parcours patient Tous les acteurs sont concernés par la préparation à la sortie Praticien référent Infirmière Cadre Structures d’aval ASH Famille Patient Plateau technique Assistante sociale Aide Soignante Secrétaire médicale Fonctions support et transverses 8 Le parcours patient : 1 – Avant le début du séjour Processus d’anticipation de la sortie 1/4 Entrée dans le processus Avant le début du séjour Lors de la préadmission Remettre au patient le livret de l’opéré / livret du patient hospitalisé qui précise les dates d’entrée et de sortie prévisionnelle (pour les patients programmés) et/ou envoyer la convocation d’hospitalisation Secrétaire médicale Renseigner la durée prévisionnelle de séjour Médecin ou information préalablement paramétré dans outil informatique Evaluer le besoin d’aval avant l’entrée en court séjour pour les hospitalisations programmées donnant lieu à des sorties de soins en SSR Praticien Livret du patient Dossier médical / système d’information Fiche de consultation 9 Pré-admission Illustration : le livret de l’opéré au CHU d’Angers Il s’agit d’un document unique remis à tous les patients programmés à l’issue de la consultation pré-opératoire (de chirurgie ou d’anesthésie) Contenu du livret • Présentation des consignes d’hygiène et de préparation du patient à réaliser à son domicile • Information sur les préparations complémentaires réalisées dans l’unité avant l’intervention • Rappel de la date et heure d’entrée, ainsi que de la date et heure de sortie si connues Objectifs • Améliorer l’information donnée aux patients et la préparation cutanée à domicile • Rappeler les motivations de l’heure de sortie, qui permet une rotation notamment en ambulatoire. 10 Pré-admission Illustration : durées prévisionnelles de séjour par pathologie en chirurgie Centre Hospitalier de Lens Intervention Position Anesthésie DPS Lens AG AG 5 2 AG AG AG 6 8 6 AG AG AG 3 5 6 AG AG AG 7 3 4 AG AG AG 48h 48h 48h AG AL 2~3 2~3 AG 5 A Topique et NLA 1~2 ORTHOPEDIE-TRAUMATOLOGIE Ostéosynthèse épaule flottante Peignage tendon rotulien Demi assis D dorsal CHIR VASCULAIRE Amputation cuisse Amputation jambe Angioplastie iliaque D dorsal D dorsal D dorsal CHIR VISCERALE Cholécystectomie sous célio Cholécystectomie sous costale Colectomie D dorsal D dorsal D dorsal UROLOGIE Néphrectomie Néphrostomie et changt Orchidectomie D latéral D ou G D dorsal D dorsal GYNECOLOGIE Anexectomie par célio Coélio explo Coéliodiagnostic et ovariectomie Gynéco Gynéco Gynéco ORL Amygdalectomie Adénectomie cervicale D dorsal D dorsal OPH Abcès et plaie cornée Cataracte ( phaco ) D Dorsal 11 Le parcours patient : 2 – Le début du séjour Processus d’anticipation de la sortie 2/4 Prévenir le patient / la famille des modalités de sortie IDE Remplir la check-list médicosociale au cours de l’entretien d’accueil IDE Arrivée dans le service Début du séjour J+1 après arrivée Durant le séjour Confirmer ou créer la durée prévisionnelle de séjour dès que le diagnostic est établi (pour les séjours non programmés) Entretien avec les patients dont le score de la check-list est supérieur à 10/20 Faire évoluer la date de sortie prévisionnelle en fonction de l’évolution du patient Recenser les difficultés potentielles pour la sortie Alimenter l’enveloppe de sortie au fur et à mesure Déclencher la procédure de recherche d’aval Oral, affiche, livret d’accueil Check-list médicosociale Dossier médical / système d’information Médecin Dossier patient Cadre (en staff hebdomadaire) Dossier patient Equipe Enveloppe de sortie TRAJECTOIRE Fiche de recueil des souhaits du patient 12 Médecin Assistante sociale Praticien et assistante sociale Arrivée dans le service Illustration : note d’information sur les modalités de sortie Etablissement : CH Saint Claude (CHT Jura Sud) Contexte : Volonté des 4 établissements de la CHT Jura Sud de diminuer les DMS de leurs établissements suite à la mise en évidence d’un écart avec les valeurs nationales. Un à deux services de médecine par établissement sont pilotes dans la démarche d’amélioration des pratiques organisationnelles médicales visant à mieux maitriser les durées de séjours et la trajectoire des patients. Objectif de la note d’information : informer la famille du patient dès son admission d’une l’éventuelle prise en charge en aval • Aide à domicile ou structure d’aval Et de l’organisation des sorties • « De préférence le matin ». Cette note est signée par le directeur de l’établissement et remise systématiquement à l’entrée du patient dans le service. 13 Arrivée dans le service Illustration : check list médico-sociale au CHU de Poitiers Grille d’évaluation (ESO) Evaluation Sociale AA < 60 ans Etiquette patient P > 60 ans partie réservée - ne pas remplir Date : Age : Ce document a été élaboré afin de permettre aux différentes équipes pluridisciplinaires de mieux appréhender vos besoins et vos demandes Le compléter n’est pas une obligation. Il ne vous engage pas à rencontrer un travailleur social, mais permettra de mieux vous connaître, afin de vous proposer des informations et/ou éventuellement de mettre en place un accompagnement personnalisé, si vous le souhaitez. Merci d’entourer le chiffre correspondant à votre réponse Vos droits : Bénéficiez-vous de l’assurance maladie (CPAM, MSA, MGEN, CANAM Autres) ? 1 Oui 2 Ne sais pas 3 Non Avez-vous souscrit une assurance complémentaire santé ? 1 Oui 2 Ne sais pas 3 Non Pensez-vous avoir toutes les informations concernant vos droits aux prestations sociales durant votre maladie (Indemnités journalières, complément de salaire/caisse de prévoyance, …) ? 1 Oui 2 Ne sais pas 3 Non Objectif : calcul d’un score ESO (Evaluation SOciale), grâce à une série de questions posées au patient et qui concernent : • L’ouverture des droits (AM complémentaire) • L’environnement familial • La situation financière du patient. et Avez-vous des appréhensions concernant votre situation professionnelle en lien avec votre maladie ? 1 Non 2 Ne sais pas 3 Oui 12 Votre organisation : Avez-vous un entourage aidant (familial, amical, de voisinage, professionnel, …) ? 1 Oui 2 Ne sais pas 3 Non Avez-vous des enfants et/ou des personnes à charge ? 1 Non 2 Ne sais pas 3 Oui Pensez-vous avoir besoin d’une aide à la maison durant votre traitement (ménage, garde d’enfants, préparation des repas, aménagement habitation...) ? 1 Non 2 Ne sais pas 3 Oui Selon le score obtenu (entre 10 et 30), un entretien avec une assistante sociale est proposé dès l’entrée du patient dans le service. 09 Votre situation économique : Pensez-vous que votre maladie puisse déstabiliser votre situation financière ? 1 Non 2 Ne sais pas 3 Oui Avez-vous contacté votre conseiller financier pour réévaluer avec lui, vos conditions de crédits et d’assurances ? 1 Oui 2 Ne sais pas 3 Non Souhaitez-vous recevoir des informations sur les frais, non ou mal pris en charge par votre assurance maladie ( différents types de prothèses [capillaires, oculaires, …] appareillages divers, soutien-gorge …) ? 1 Non 2 Ne sais pas 3 Oui 09 Vos commentaires : Quels seraient vos questions et/ou vos commentaires ? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… Score ESO Service Social des Hospitalisés et des Consultants - CHU Poitiers partie réservée - ne pas remplir 14 Arrivée dans le service Illustration : grille de scoring utilisée par Illustration : fiche de demande de les IDE pour déterminer l’opportunité du passage d’une assistante sociale passage d’une assistante sociale Source MeaH 15 Durant le séjour Illustration : enveloppe de sortie au CHI de Toulon Contexte : Dans le cadre du regroupement de 2 sites, le CH souhaite harmoniser les pratiques organisationnelles entre les services et optimiser l’utilisation des lits dans un contexte de réduction capacitaire. Le pôle de chirurgie est pilote dans la mise en place d’une gestion des lits. Objectif de l’enveloppe de sortie : rappeler l’ensemble des documents à collecter pour la sortie du patient • Lorsque plusieurs acteurs interviennent dans la prise en charge du patient, cette check list permet de suivre ce qui a été fait par chacun • 2 listes sont prévues selon la destination du patient : retour à domicile ou SSR 16 Durant le séjour Illustration : fiche de demande de structure d’aval Etablissement : CHT Jura Sud Objectif : demander au patient ou à ses proches d’exprimer leurs souhaits de structure d’aval, pour les structures suivantes : • SSR • EHPAD • USLD. Le patient ou ses proches doivent exprimer au minimum 3 choix de structures d’aval. Le premier établissement pouvant accueillir le patient sera retenu. 17 Durant le séjour Illustration : procédure de recherche d’une structure d’aval Etablissement : CH de Chalon sur Saône Contexte : Dans un contexte de difficultés pour trouver des places d’hébergement d’aval, le Centre Hospitalier souhaite uniformiser ses procédures de recherche de structure d’aval. Pour cela, il a élaboré un annuaire des centres partenaires, un formulaire unique de demande de placement et une procédure commune de recherche de structure d’aval. Objectifs de la procédure unique : • Former et faire adhérer l’ensemble des personnels aux outils • Rationaliser la recherche et optimiser le temps passé aux démarches. Etapes décrites : identification des souhaits du patient / de sa famille, envoi des demandes et relances, information de la famille lors d’un retour positif et annulation des autres demandes, garantir la traçabilité des demandes. 18 Le parcours patient : 3 – La fin du séjour Processus d’anticipation de la sortie 2/4 Fin du séjour J-2 avant la sortie Prévenir la famille de la date de sortie prévisionnelle et de la sortie le matin Secrétaire médicale / IDE Programmer les examens de J0 Médecin Si le patient refuse de sortir ou ne veut pas aller en SSR, lui faire remplir un document pour motiver son refus Equipe Prévoir le mode de sortie (ambulance, taxi, accompagnant) et l’adresse de destination (structure d’aval, domicile) Secrétaire médicale / IDE Téléphone / mail / fax Vérifier la complétude du dossier médical et administratif Secrétaire médicale Dossier médical et administratif Renseigner la check-list de sortie Identifier les patients sortant à J J-1 avant la sortie IDE / cadre IDE / cadre Téléphone Fiche de refus de mutation Check-list de sortie 19 J-2 avant la sortie Illustration : fiche de motivation de refus de mutation Etablissement : CH de Saint Claude (CHT Jura Sud) Objectif : dissuader les patients de refuser un retour à domicile ou un transfert dans une structure d’aval Le patient ou sa famille doit renseigner par écrit les motivations qui l’ont amené à refuser la première proposition de structure d’aval. Le fiche rappelle également les dispositions légales du Code de la Santé Publique : « lorsque l’état de santé de l’hospitalisé ne requiert plus son maintien dans l’un des services de l’établissement, sa sortie est prononcée par le directeur sur proposition du médecin chef de service. Le directeur ou son délégué signe la formule d’exeat sur la fiche individuelle du malade ». 20 J-1 avant la sortie Illustration : check list de sortie au CHI de Toulon ORTHO-TRAUMATOLOGIE – PROCEDURE D’ANTICIPATION DE LA SORTIE Eléments pour la procédure « d’enveloppe de sortie » Responsable* / délégation Au fur et à mesure et au plus tard la veille de la sortie (secrétariat) : tous les papiers listés dans l’enveloppe de sortie doivent être sortis préparés à l’avance « OK » pour sortie , la veille de la sortie, matin Chirurgien la prescription médicale est donnée la veille avant midi Médecin ambulance convoquée la veille Secrétaire sauf interne CHITS: IDE programmer la radio de contrôle (leur dire de faire la priorité aux sorties : radio à 8h) + demande de brancardage/fauteuil identifier (coordonnées si besoin) l’ets d’accueil aval si il y en a un IDE si transfert : négocier un départ avant 14h impératif Equipe la veille à 16h les enveloppes sont faites Secrétaire les documents papier sont donnés au secrétariat IDE Dans la procédure de sortie, on a déclenché très en amont l’ets d’accueil Vérification de la complétude du dossier (ROR…) - administratif Assistant social Vérification de la complétude du dossier (ROR…) - médical Médecin Médecin / équipe fiche de liaison transmise par l’infirmière IDE radio de contrôle faite tôt le matin IDE bulletin de situation Secrétaire Rapatriements (Transferts éloignés) idem sauf radio faite la veille * Qui s’assure que cela a été fait • Le document précise la personne responsable de l’action. Les actions à réaliser concernent à la fois la prise en charge médicale Validation de la sortie par le chirurgien Rédaction de l’ordonnance de sortie Identification de l’établissement d’accueil Vérification de la complétude du dossier médical Assistant social Jour de la sortie Utilisation systématique du salon de sortie dès que le patient est prêt Le patient (si invalide l’ambulancier) se présente au secrétariat et récupère l’enveloppe Exceptions Objectif: centraliser sur un même document l’ensemble des tâches à effecteur au plus tard à J-1 et à J0 de la sortie Patient / ambulancier La prise en charge soignante Programmation réaliser à J0 des derniers examens à Et la prise en charge administrative Réservation du mode de transport de sortie Vérification de la complétude du dossier administratif et de l’enveloppe de sortie Remise de l’enveloppe de sortie au patient. 21 Le parcours patient : 4 – Le jour de la sortie Jour de la sortie Processus d’anticipation de la sortie 4/4 J0 Sortie du patient Effectuer les toilettes en priorité pour les sortants AS Faire et analyser les examens de contrôle tôt le matin IDE, Plateau technique Effectuer les visites de sortie en priorité pour les sortants Praticien Placer le patient dans le salon de sortie (ou salles d’attente) en cas Equipe d’attente du moyen de transport ou de la famille Informer les services prestataires de la sortie du patient Equipe (restauration, pharmacie, …) Sortie du patient J0 après la sortie du patient Effectuer le nettoyage des chambres des sortants en priorité ASH Organiser l’entrée d’un nouveau patient en provenance des Urgences / de l’UHCD Cadre, gestionnaire de flux, Urgences Ordre de la visite Salon de sortie / salle d’attente Lors des commandes 22 J0 Sortie du patient Illustrations : salon de pré-sortie en UCA et en hospitalisation complète Etablissement : Clinique Kennedy (Nîmes) Etablissement : CH Martigues Objectif : favoriser les rotations des places de l’UCA Objectif : créer un lieu convivial pour les patients valides qui sortent le matin des services d’hospitalisation et attendent leurs proches ou un moyen de transport, afin de faciliter les admissions des nouveaux patients (Urgences et programmés). A l’occasion du déménagement et de l’agrandissement de l’unité de chirurgie ambulatoire (22 places), la clinique a ouvert en 2013 d’un salon de pré-sortie de 4 fauteuils avec tablettes. Il permet de servir la collation, est équipé d’une TV et est situé en face de la salle de soins de l’UCA, afin de surveiller les patients et d’accueillir les accompagnants. Le CH a aménagé depuis 2011 un salon avec 8 fauteuils et propose revues, boissons et télévision. Un agent d’accueil est présent et assure le lien avec les services pour toutes les demandes de transport 23 Illustration : check list de séjour au CH de Lens U.F. : ……………………. Etiquette : Personne concernée IDE / ASD Le livret d’information est donné au patient IDE / ASD Les conditions de vie sont recueillies La prise en charge sociale est envisagée et l’assistante sociale prévenue médecin A La sortie du patient est envisagée (date prévue) IDE / ASD l’entrée Les personnes à prévenir et celle de confiance sont identifiées IDE / secrétaire Les correspondants médicaux (généraliste, spécialiste) sont identifiés Médecin / AS La demande de placement en structure d’accueil (CRF, SSR…) est faite IDE / ASD Les noms et numéro de la société d’ambulance sont recueillis médecin La rencontre familiale (entourage) est effectuée / date : IDE/ASD/médecin Les besoins en aide matérielle et humaine sont identifiés Pendant IDE La structure de maintien à domicile est contactée (prestataire) le séjour AS Le suivi de prise en charge social est confirmé médecin La date de sortie est confirmée par le médecin / date : IDE Le patient est prévenu IDE La famille est prévenue Veille de IDE La présence de la famille au domicile est vérifiée la sortie IDE La liasse de sortie est préparée (cf enveloppe de sortie) IDE / ASD / AS / kiné La lettre de liaison du service de soins est renseignée IDE / ASD Le « pool de brancardage » est prévenu en cas de mutation IDE / ASD Les effets personnels du patient sont préparés lédec La sortie est validée par le médecin Jour de IDE / secrétaire La lettre médicale de sortie est remise la IDE La liasse de sortie est donnée sortie IDE / médecin / Le bon de transport est préparé et signé Oui Non NA IDE / Médecin secrétaire IDE / secrétaire IDE / ASD Objectif: centraliser sur un même document l’ensemble des tâches à effectuer durant la prise en charge : à l’entrée du patient pendant le séjour la veille de la sortie le jour de la sortie L’ambulance est retenue Les effets personnels du patient sont rendus Mettre initiales de l’agent concerné dans les colonnes OUI / NON / NA 24 SOMMAIRE 1. L’anticipation de la sortie : contexte et enjeux 2. L’anticipation de la sortie dans le parcours patient : quelques bonnes pratiques 3. Retour d’expérience et résultats obtenus 4. Conclusion (facteurs clés) 25 Retour d’expérience de la CHT Jura Sud Mise en place d’un processus de sortie Objectifs du projet : Diminuer les DMS suite à la mise en évidence d’un écart entre les DMS de la CHT et les valeurs nationales 4 Actions retenues : 1. Formaliser un processus de sortie du patient débutant dès son admission 2. Systématiser l’adressage du patient dans la première structure d’aval s’engageant à accueillir le patient 3. Suivre les longs séjours et mettre en place une revue hebdomadaire de ces dossiers (cadres / AS / Médecins) 4. Mettre en place un tableau de bord de la gestion des lits par unité (échéance mensuelle) Modalités de l’action 1 : • Check-list de préparation des sorties et « enveloppes de sorties » • 80% des documents de sorties prêts à J-1 • Date prévisionnelle de sortie (et modalité de sortie) renseignée à J+2 dans le dossier patient et information aux familles • Généralisation des sorties le matin et information des patients dès l’admission • Information du patient et de la famille de la date de sortie à J-2 Impacts attendus de l’action 1 : • Une plus grande anticipation par les professionnels des unités, le service social et les proches du processus de sortie du patient d’où à la fois une plus grande fluidification du processus et une meilleure qualité de prise en charge 26 Retour d’expérience de la CHT Jura Sud Amélioration de la valeur initiale Evaluation du processus mis en place Service 1 Service 2 Service 3 Service 4 Valeurs cibles Taux de "documents de sortie" disponibles à J-1 83% 50 à 70% Non mesuré 80% 80% Taux de date prévisionnelle et mode de sortie formalisée à J+2 de l'admission 60% 55% Non mesuré 23% 85% Taux de sorties organisées le matin 72% 50 à 70% 15% (*) 30% > 60% (*) Explication : indisponibilité des résultats des bilans sanguins avant 12h Taux de patients ayant fait l'objet d'une évaluation du risque de sortie complexe dans les 48h après leur admission Taux de séjours longs (IP DMS > 1) 77% 90 à 100% Non mesuré 18% 100% De 57% à 25% De 53% à 43% De 56% à 55% De 50% à 49% 45% Résultats obtenus Le projet a permis à l’ensemble des équipes soignantes et médicales de se questionner sur l’impact de leurs modes de fonctionnement sur les DMS. Grâce aux sorties le matin, la qualité de l’accueil des patients à admettre a été améliorée, en leur proposant dès leur arrivée une chambre disponible et en évitant un passage en salle d’attente. Le projet a permis une meilleure formalisation des informations au sein du dossier patient et une amélioration de la cohérence de discours entre le corps médical et encadrant. 27 Facteurs clés de succès Formaliser le projet de sortie dès les premiers jours de l’admission Définir une organisation permettant au service social d’assurer une continuité de services auprès des unités même en cas d’absence de personnel Informer au plus tôt le patient et ses proches des modalités de sortie Sensibiliser fréquemment l’ensemble des praticiens sur l’importance du renseignement de la date prévisionnelle de sortie et de la destination de sortie Maintenir une vigilance des cadres sur le renseignement de la check list de sortie (dont la bonne complétude est personne dépendante) Faciliter le soutien des équipes par la direction en cas de conflit avec les familles Suivre l’évolution des indicateurs en routine 28