L*organisation d*un événement en eau libre.

L’organisation d’un événement
en eau libre.
Kevin Laflamme
Comité organisateur de la Traversée
internationale du lac Mégantic
Plan de la présentation
1.
2.
3.
4.
5.
Le choix du type de circuit (ouvert ou fermé);
L’importance des bénévoles et des officiels;
La sécurité nautique et terrestre;
Les communications; (VIP et commanditaires)
L’importance donnée aux athlètes!
1. Circuit ouvert ou circuit fermé
• Le choix du type de circuit est très important en
fonction des particularités des nageurs, du plan
d’eau et du nombre d’embarcations disponibles.
• La gestion d’un circuit fermé est plus simple.
• Favoriser le circuit fermé pour les courses
amateurs avec des nageurs moins expérimentés.
• Les nageurs de plus haut niveau préfèrent
généralement les circuits ouverts.
« C’est de la vraie eau libre! »
1. Circuit ouvert ou circuit fermé
• La stratégie des nageurs est très différente en
circuit ouvert comparativement au circuit
fermé.
• Course très différente pour les spectateurs.
• Faire le choix du circuit en fonction de la
disponibilité des embarcations, des bénévoles
et de la géographie du plan d’eau.
2. L’importance des bénévoles et
officiels
• Il est important que les bénévoles et les officiels
se sentent impliqués et encadrés tout au long de
l’événement car sans eux, il n’y a pas
d’événement.
• Il faut choisir des responsables de département
fiables et minutieux.
• Afin de conserver nos bénévoles à long terme, il
ne faut pas les submerger dans leurs tâches.
• Si possible, jumeler un stage de formation des
officiels avec l’événement.
2. L’importance des bénévoles et des
officiels
• Prévoir un responsable
départements suivants:









pour
chacun
La sécurité nautique;
La logistique (installation du circuit et du site);
La gestion des embarcations (kayaks et bateaux);
Le volet médical;
La gestion des V.I.P.;
Le protocole;
L’hébergement;
Les officiels;
Les transports.
des
2. L’importance des bénévoles et des
officiels
L’implication du milieu
• Il faut favoriser l’implication des gens du milieu,
c’est la longévité de l’événement qui en dépend.
• Si possible, jumeler l’événement « natation » avec
un événement culturel (festival), les coûts de
gestion et de publicité sont diminués.
• Avoir un commentateur qui peut informer les
spectateurs autant sur la course que sur les
particularités de la natation en eau libre.
• La sécurité des nageurs doit être la priorité # 1
des organisateurs d’un événement en eau libre.
• Les nageurs veulent sentir que la sécurité est une
priorité pour les organisateurs.
• Tous les capitaines de bateaux doivent connaître
le plan de sécurité et les différents points
d’évacuation. (réunion d’avant course)
• L’identification des embarcations est importante
afin de contrôler la circulation sur le lac.
• Les points d’évacuation doivent être bien visibles
sur le lac et sur la route.
• Aviser les services d’urgence et le centre
hospitalier local de la tenue de l’événement.
• Être en contact constant avec les services
météorologiques et s’adapter en conséquence.
• Chaque nageur doit être sous surveillance
constante. (kayak)
Le volet médical
• Le personnel médical doit être présent et disponible en tout
temps pendant l’événement, une blessure peut survenir à tout
moment. (avant, pendant et après)
• S’informer si certains nageurs ont des allergies ou s’ils prennent
des médicaments. En cas d’urgence, on sauve du temps.
(formulaire médical à faire remplir avant)
• Sur le site d’arrivée, il faut prévoir:
–
–
–
–
–
–
Ambulance
- Couvertures chaudes
Médecin
- Serviettes
Infirmière
- Spa
Nourriture adaptée
- Douches
Sauveteurs dans l’eau à l’arrivée
Transport pour escorter le nageur dans le besoin.
4. Les communications
• Il est important d’avoir des communications
efficaces entre les différents intervenants sur
le lac. (officiels, sécurité, commentateurs).
• Prévoir un nombre de fréquences radio
suffisant. (officiels, commentateurs, sécurité,
logistique).
• Avoir un protocole d’information advenant le
cas d’une évacuation afin d’éviter la confusion
et la surcharge des ondes radio.
4. Les communications
La gestion des V.I.P. et des médias
• L’importance accordée aux VIP et aux médias est
très importante. Ils sont des partenaires
essentiels dans la tenue de l’événement, ils
doivent se sentir apprécié.
• Prévoir des embarcations afin qu’ils puissent voir
la course de près ainsi qu’une personne pouvant
leurs fournir des informations sur la course.
• La présence et l’implication des VIP à la remise
des bourses est importante.
• Prévoir repas et breuvage sur l’embarcation.
5. L’importance donnée aux athlètes!
- L’organisation doit être consciente de la réalité des
athlètes en lien avec le décalage horaire, la nourriture,
les allergies, etc.
- S’assurer constamment de la satisfaction des athlètes
par rapport à l’organisation. Ils sont notre meilleure
publicité. Être attentif aux commentaires.
- Tenter de maximiser les bourses remises aux athlètes.
Lors d’un événement international, pourquoi ne pas
bonifier les bourses aux nageurs québécois et
canadiens dans le but de favoriser la participation et le
développement de l’eau libre chez nous.
5. L’importance donnée aux athlètes!
• Informer le service de traiteur de prévoir de la
nourriture adaptée aux athlètes et en quantité
suffisante.
• Avoir des transporteurs disponibles en tout
temps pour les transports locaux et vers
l’aéroport.
• Prévoir des périodes d’entraînement en lac et en
piscine.
• Respecter l’horaire établi.
• Prévoir le WI-FI pour les athlètes.
5. L’importance donnée aux athlètes!
• Le souci du détails est important.
• Il est important que les installations soient
sécuritaires pour éviter les blessures aux
nageurs. (quai, fond du lac)
En guise de conclusion:
La collaboration entre les événements
• La collaboration entre les événements est très
importante sous plusieurs points:
- Partage des connaissances;
- Partage des équipements;
- Partage des coûts;
- Encadrement des nageurs.
« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. »
Période de questions?