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GESTION DES LITS SYNTHESE DU DIAGNOSTIC ET DU PLAN D’ACTIONS Date Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Insérer le logo de l’établissement SOMMAIRE • ETAT DES LIEUX ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE • SITUATION GLOBALE • DIAGNOSTIC DETAILLE • DIAGNOSTIC QUALITATIF DIAGNOSTIC DETAILLE • POINTS CLES ET LEVIERS D'ACTION DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 2 ETAT DES LIEUX CONTEXTE DE L’ETABLISSEMENT Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS • Description de l’établissement et de son contexte en lien avec la thématique gestion des lits, notamment : • Taille de l’établissement : • Nombre de lits et places installés en MCO • Nombre de lits en MCO • Nombre de places en UHCD • Fractionnement de l’établissement: • Nombre de services • Nombre de pôles d’activité • Part de l’activité non programmée (part des urgences et volume d’entrées directes dans les services – si information disponible) • Spécialités • Taux d’équipement en structures d’aval dans le territoire de santé • Enjeux du projet médical • Développement d’activité attendu • …. 4 ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT ETAT ETATDES DESLIEUX LIEUX XX lits et places Site 1 XX salariés XX praticiens SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Urgence, réanimation, USIC, surveillance continue Chirurgie orthopédique Spécialités chirurgicales (ORL, ophtalmologie, Spécialités médicales (neurologie, pneumologie, cardiologie, médecine interne, dialyse, gériatrie, gastro-entérologie, néphrologie) Soins de suite, HAD Maternité, néonatalogie, chirurgie gynécologique) Site 2 XX lits et places XX salariés XX praticiens Chirurgie digestive, viscérale, vasculaire, endocrinienne Chirurgie de l’obésité Oncologie médicale (Cancérologie et radiothérapie) Soins de Suite Soins palliatifs 5 ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT • Rappeler le périmètre et la période d’analyse ETAT ETATDES DESLIEUX LIEUX SITUATION GLOBALE Périmètre retenu Périmètre d’étude : L’ensemble de l’établissement /Pôle/site Période d’analyse : prendre une période représentative et suffisamment récente, privilégier 12 mois glissants DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 6 ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT • MATRICE SWOT (forces et faiblesses) FORCES ETAT ETATDES DESLIEUX LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE A compléter Origine Interne SITUATION GLOBALE A compléter FAIBLESSES OPPORTUNITES POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS A compléter A compléter Origine externe DIAGNOSTIC QUALITATIF MENACES 7 SITUATION GLOBALE LES GRANDS ENJEUX Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Présentation générale – grille d’analyse GRILLE D’ANALYSE La transformation sur la gestion des lits et sur l’organisation des séjours cliniques porte sur deux leviers principaux, l’un axé sur le processus de prise en charge, l’autre plus structurel sur le juste dimensionnement des modes et des capacités d’hospitalisation . ETAT DES LIEUX Il est proposé de retenir ces deux leviers comme clef de lecture pour le diagnostic opérationnel de cette thématique. • 1 / OPTIMISER LA DUREE DE SEJOURS SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE - Se situer par rapport aux établissements de sa catégorie et de son niveau d’activité : se donner un objectif de progression - Structurer les filières de prise en charge - Travailler sur la pertinence des journées d’hospitalisation DIAGNOSTIC DETAILLE - Travailler sur l’anticipation de la sortie et la gestion prévisionnelle des séjours (DPS) - Organiser et fluidifier les séjours cliniques du patient : programmer les séjours, orienter vers la bonne unité de prise en charge, faciliter l’accès aux plateaux techniques; anticiper et organiser les suites d’hospitalisation. - Développer l’ambulatoire en médecine comme en chirurgie DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS • 2/ REDEPLOYER, TRANSFORMER DES LITS , REDIMENSIONNER, REGROUPER LES UNITES - Soutenir les dynamiques d’activité en adaptant les capacités - Regrouper les unités par type de prise en charge selon des proximités médicales entre spécialités - Adapter les modes d’hospitalisation aux besoins des patients et à l’activité - Ajuster le schéma capacitaire aux évolutions des prises en charge et de l’activité 9 Situation globale – principaux constats • Insérer ici les principaux indicateurs de performance des services cliniques au niveau de l’établissement ETAT DES LIEUX SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE • • • • Le taux d’occupation corrigé M, C, O L’IPDMS MCO Taux d’ambulatoire (et taux de rotation) Taux de séjours de 1 nuit (selon volume, déterminer le potentiel de substitution ambulatoire • Taux de transferts depuis les urgences pour faute de places • ETP consacré à la recherche en lits • … DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 10 Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités et des unités d’hospitalisation ETAT DES LIEUX SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Identifier les grandes unités (30 lits et plus) Identifier les petites unités (inférieures à 15 lits) Identifier les HDS et UCA et leur taille (sont elles éparpillées, possibilités de regroupement ? ) 11 Situation globale – principaux constats Des enjeux de maîtrise de la durée de séjours Etablissement 2009 ETAT DES LIEUX SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE 2010 2011 Typologie 2012 2012 2ème décile 8ème décile P1 : IP-DMS médecine 1.051 1.112 1.096 1.117 0.94 1.08 P2 : IP-DMS chirurgie 1.115 1.131 1.125 1.147 0.926 1.063 P3 : IP-DMS obstétrique 1.125 1.049 1.016 1.048 0.928 1.054 * Source Hospidiag DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS L’enjeu pour l’ES est d’améliorer l’IP-DMS de chaque champ pour atteindre les cibles des établissements de même activité les plus performants. Comparer l’IPDMS de votre ES à l’IPDMS moyen de 80% des ES (8ème décile), et à l’IPDMS des 20% d’ES les plus performant (2ème décile) 12 Situation globale – principaux constats Des enjeux de maîtrise de la durée de séjours Comparer vos services de médecine/chirurgie/Obstétrique par rapport à un IPDMS =1 et par rapport à l’IPDMS des ES les plus performant (=IPDMS 2ème décile) ETAT DES LIEUX IP DMS cible médecine : XX SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE X services ont des IP-DMS inférieurs à l’IP DMS cible : - Service 1 - Service 2 DIAGNOSTIC DETAILLE X services ont des IP-DMS supérieurs à l’IP DMS cible : - Service 4 - … DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Un travail de réduction de la DMS permettra de faire diminuer le taux d’occupation des unités qui sont aujourd’hui proche de la saturation, de permettre d’absorber le développement d’activité, de travailler sur un réajustement capacitaire … 13 Situation globale – principaux constats Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités médicales • Comparer les journées réalisées dans les unités d’hébergement et les journées de l’activité médicale : Identifier les unités d’hébergement qui hébergent de manière significative des patients relevant d’autres spécialités Identifier les unités qui sont sous dimensionnées par rapport à leur activité médicale SITUATION GLOBALE 14 Situation globale – principaux constats Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités médicales • Estimer le nombre de lits cibles théoriques pour les unités de soins à partir des données d’activités médicales et de simulation sur des indicateurs de performance tels que le TO, IPDMS et potentiel substituable en ambulatoire SITUATION GLOBALE • Ce travail de dimensionnement doit être complété par une étude de réorganisation des unités et des ressources affectées 15 Des enjeux de programmation ETAT DES LIEUX • • • • Volume de flux d'activité programmée et non programmée Pré admission : quel volume ? Taux de déprogrammation Durée de séjour en UHCD SITUATION SITUATION GLOBALE GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 16 DIAGNOSTIC DETAILLE Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux DIAGNOSTIC DETAILLE • Détailler pour chaque service les indicateurs de performance mesuré dans la première partie ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DIAGNOSTIC DETAILLE DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS • Pour ceux qui utilisent les outils d’autodiagnostic de l’ANAP, vous pouvez récupérer les informations suivantes, par service : • Analyser les taux d'occupation inférieur à 80% pour la chirurgie et obstétrique, supérieur à 9095% pour la médecine, en lien avec l’IPDMS • Analyser le potentiel des séjours de 0 nuit réalisé en forain • Analyser le potentiel des séjours de 1 nuit substituable en ambulatoire • Analyser le lissage de l’activité sur la semaine, notamment pour l’hôpital de semaine • Analyser les taux de rotation pour les unités ambulatoires • Analyser les heures d’entrée et de sortie, notamment pour les services proches de la saturation afin d’essayer de gagner des heures en lits • Analyser les modes de sortie notamment le % de sortie vers des structures d’aval pour des services de gériatrie • Analyser la différence entre les indicateurs suivants pour des services de pédiatrie ou de gériatrie afin d’identifier s’il y a un travail à mener sur les admissions directes sans passage à l’UHCD • Exemple d’un service de gériatrie : • Taux d'entrées directes des urgences 10% • Taux de séjours débutant par un passage aux urgences 71% Réflexion à mener sur les admissions directes en gériatrie sans passage à l’UHCD • … 18 DIAGNOSTIC DETAILLE – Illustrations issues des outils ANAP • Tableaux à exploiter dans l’outil autodiag Hébergement : ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DIAGNOSTIC DETAILLE DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF • Tableaux à exploiter dans l’outil Mouvement : POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 19 DIAGNOSTIC QUALITATIF Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Des enjeux d’organisation des pratiques Problématiques d’organisation identifiées à chaque étape du parcours patient (pré admission, admission, séjour, sortie). • Exemple de points positifs : ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE Visibilité de la disponibilité en temps réel Bonne anticipation de l’aval et permanence sociale assurée Partenariat avec les structures d’aval mis en place Pratique de la pré admission existante Programmation conjointe du séjour avec le bloc et les examens complémentaires Existence d’un salon de sortie ? • Exemple de points à améliorer : DIAGNOSTIC DIAGNOSTIC QUALITATIF QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Systématiser la gestion prévisionnelle avec la définition et l’actualisation de la DSP tout au long du séjour patient Poursuivre la mise en place d’une gestion des lits à centralisée en prenant en compte la contrainte d’un multi site Pilotage à mettre en place Etablir des règles d’hébergement Formaliser les sorties le matin et mettre en place une enveloppe de sortie 21 POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Exemples de restitution : Réduction de la DMS Faits saillants Des sorties réalisées majoritairement l’après midi entre 14h et 17h Levier d’actions Formaliser les sortie le matin et utiliser systématiquement une check liste de sortie ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF REDUCTION DE LA DMS SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 23 Exemples de restitution : Organisation et fluidification des séjours cliniques du patient ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS ORGANISATION ET FLUIDIFICATION DES SEJOURS CLINIQUES DU PATIENT Faits saillants Pas de vision en temps réel des lits disponibles et réservés dans l’établissement Levier d’actions Mettre en place la visualisation des disponibilités en lits 24 Exemples de restitution : Redéploiement des lits, transformation des organisations Faits saillants ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS REDEPLOIEMENT DES LITS, TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS Des taux d’occupation de l’activité de chirurgie à optimiser Levier d’actions Ajustement des capacités en lits de chirurgie : Identifier l’unité à fermer et du nombre de lits Identifier l’adéquation des RH actuelles regroupées à l’activité mutualisée Travailler sur l’optimisation des maquettes organisationnelles 25 Priorisation des actions Rang Action ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 26 Pistes retenues Action Description de l’action Echéance ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 27 Indicateurs de suivi Libellé d’indicateurs Valeur initiale Valeur cible ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS 28
