enjeux et exemples L `approche du Records Management
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HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002 Organisation et gestion des archives médicales : enjeux et exemples L ’approche du Records Management Mardi 21 mai 2002 Georges Keslassy – Directeur AMIG Déroulement Présentation du Records Management. Analyse de l ’existant. Mise en œuvre d ’un projet global. L’informatisation. INTRODUCTION De la gestion des archives au Records Management Norme ISO 15489 Définitions Records Management : englobe la gestion des documents et des archives. Description par activité et rattachement aux services versants. Préoccupation précoce. Caractéristiques Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). Le document créé est un document d’archives, c’est-à-dire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit. Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation. Caractéristiques Les outils comprennent un système d’enregistrement des documents relié à un plan de classification approprié fondé sur l’analyse des fonctions et activités du créateur. Ces outils permettent au créateur de définir et d’identifier les documents et leurs regroupements actuels. Le Records Management à l ’hôpital Englobe l’ensemble du dossier patient : papier et électronique. Le tri des documents à conserver est généralement centralisé. La maîtrise de la nomenclature et de la classification des actes est forte. La transmission des données comptables est souvent une responsabilité centralisée. Archives Records Management Gestion des archives (papier). • Gestion des dossiers papier et électroniques. Gestion des collections / fonds. • Gestionnaire et Conseil de l’Information médicale et comptable. Après l’action. • Pendant l’action. Organisation et gestion des archives médicales ANALYSE DE L’EXISTANT L’archivage et les problèmes actuels • Les espaces disponibles : dans les services et aux archives. • Moins de personnel pour les tâches de classement. • Conséquences de la RTT (réduction du temps de travail). • Pas ou peu d’embauches. L’archivage et les problèmes actuels • Pas ou peu de formations nationales dédiées à ces sujets. • Pas ou peu de liaisons avec les dossiers électroniques. • Les consultations des dossiers par le public et par les services. Analyse de l’existant • La gestion physique des documents. • Le Système Informatique Hospitalier. • Les dossiers électroniques. • Les documents et les courriers électroniques. Analyse de l’existant La gestion physique des documents : Les types de dossiers : commun ou par spécialité. Les types de classement. Les types de communication. Les durées de conservation. Les procédures de versement, de tri et de destruction. Analyse de l’existant Le système informatique hospitalier : Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? Les types d ’information nécessaires : Les identités Les mouvements des patients Analyse de l’existant Les dossiers électroniques : Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? L ’existence de données communes ou de documents communs ? Analyse de l’existant Les documents et les courriers électroniques : Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. Le courrier électronique : Il devient le moyen de communication le plus important. Analyse de l’existant Le courrier électronique Il transfert et draine également un nombre important d’autres documents. Il n ’y a pas de « méthodologie forte » comme la correspondance traditionnelle. L’impact des logiciels reste très fort. Analyse de l’existant Le courrier électronique Actuellement l’utilisateur est le seul responsable. Des lignes directrices plus vagues que celles de l’utilisation du téléphone. Analyse de l’existant Le courrier électronique Il faut donc établir des lignes directrices précises. Les messages doivent être accessibles, organisés et indexés. Analyse de l’existant Le courrier électronique Appliquer les mêmes règles archivistiques : classement par activité, à la source, ... Magasin électronique et mise en place des répertoires avec les services. Coordination avec le service informatique, essentiel pour la mise en place et les destructions. Analyse de l’existant • Définir les objectifs. • Les exposer à la Direction. Analyse de l’existant • Les gains de productivité. • L’efficacité des services. • La réponse aux dysfonctionnements actuels. • Accompagner le changement dans les pratiques des utilisateurs. Organisation et gestion des archives médicales MISE EN OEUVRE D’UN PROJET GLOBAL Mise en œuvre LA REPRISE DE L’EXISTANT • Les documents physiques Dossiers en pochette ou en carton Dossiers courants et définitifs Dossiers dans les services Dossiers administratifs • Les documents électroniques Interface au SIH Interface aux logiciels de dossiers patients • Le courrier électronique et les documents associés Mise en œuvre LES LOCAUX D’ARCHIVES • Localisation des locaux : Proches des services ou éloignés Capacité en nombre de dossiers Capacité en durée d’archivage Dossiers administratifs • Les procédures Communications de dossiers Tris et éliminations • Gestion manuelle ou informatique Mise en œuvre LES RELATIONS AVEC LES SERVICES • Partage de l ’Information : Via le SIH Via Intranet Base de données commune ? • Les procédures Communications de dossiers Levées et distributions • Gestion manuelle ou informatique Mise en œuvre L’INFORMATISATION • Les grandes fonctions pour les archives • Les fonctions pour les services • Les relations avec les autres systèmes informatiques Mise en œuvre L’INFORMATISATION • L ’évolution des équipements techniques informatiques. • La cohabitation des systèmes d ’information. • Les incidences sur le projet. Les grandes fonctions Les recherches : La base de données doit être la plus complète possible. L ’état physique du dossier, ainsi que sa localisation, sont des priorités. Recherche multi-critères. Les grandes fonctions Les communications et mouvements : Ouvertes à tous ou limités à des « propriétaires » de dossiers. Traçabilité. Utilisation de codes barres. Procédure de distribution et reprise de dossiers. Les grandes fonctions Pour le stockage, la prise en compte : Type de mobilier : fixe ou mobile. Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans soustraitance. Les dossiers: en pochette ou en carton. Les grandes fonctions Le récolement : Reprise ou pas. Si reprise, quelle ampleur ? Les moyens humains et techniques. Les grandes fonctions Les tris et éliminations : Procédure agréée. Moyens humains compétents. Responsabilité. Les grandes fonctions La gestion du service : Tableaux de bord. Statistiques. Éditions de contrôle. Les grandes fonctions Les archives vitales : Quelle différence entre les archives vitales et les documents sensibles ? Exemples d ’archives vitales. Définir un programme de sécurité. Les grandes fonctions L’audit annuel : Le récolement des archives vives. Les services : analyse du service rendu. Mise à jour des procédures. Statistiques pour les services. Les grandes fonctions des services Intranet : Outil puissant pour donner accès à l ’information. Les recherches accessibles à tous. Les demandes accessibles à tous. Permet un passage rapide entre des applications différentes. Conclusions Approche du Records Management : ne pas oublier les informations électroniques. Analyse de l’existant : dossiers physiques et électroniques. Mise en œuvre d’un projet global : organisation et informatisation. Pertinence des interfaces. Merci
