ERP

Enterprise
Resources
Planning
Henri Besnier
Pierre Fisa
Plan de la présentation
 ERP?
 Pourquoi
un ERP?
 Intervenants
 Sélection
 Implantation
 Liens intéressants
C’est quoi un ERP ?
C’est un logiciel de planification des
ressources de l’entreprise.
 Entreprise Resources Planning en anglais
(ERP).
 C’est un système d’information qui intègre
toutes les fonctions d’affaires pour toute
l’entreprise.
 Un ERP implante une base de donnée, une
application et une interface unique à la
grandeur de l’entreprise.

Intégration de toutes les fonctions
 Ressources
humaines
 Comptabilité
 Ventes
 Production
 Distribution
 Chaîne d’approvisionnement
Origine des ERP
– Systèmes basés sur le contrôle
des inventaires.
 1970 – Système MRP (material
requirement planning).
 Suivi des matières premières requises
durant les étapes de la production.
 1980 – Extension du MRP aux activités
de distribution.
 1960
Origine des ERP (suite)

Début des années 1990.
 Logiciel qui intègre pour la première fois une
variété de fonctions de l’entreprise.
 Avant ERP, intégration des différents logiciel
est une tâche pénible.
 Importance d’échanger les informations entre
les différents systèmes informatiques.
 Importance du marché international.
Les raisons pour implanter un ERP

Difficultés à contrôler les coûts.
 Coûts de transports élevés.
 Erreurs produites dans la facturation.
 Commandes faites en retard ou à la dernière
minutes.
 Commandes perdues.
 Trop de stock en inventaire.
 Meilleur service à la clientèle.
 Meilleur accès à l’information.
Quel type d’entreprise ?
 Entreprises

multinationales.
Information en temps réel pour coordonner et
contrôler les ressources.
 Entreprises
ayant subis une fusion ou
une acquisition.

Ex: Daimler-Chrysler
 On évité 5-10 ans d’intégration.
Quel type d’entreprise ? (suite)
 Entreprises
avec des cycles de vie de
produits court.

Permet une réaction rapide face aux
pressions de la concurrence et aux
opportunités d’affaires offertes par le marché.
 Entreprises
qui ont un système pas
adapté à l’an 2000.
Architecture des ERP
 Architecture
client/serveur en temps
réel.
 Les clients accèdent à l’information de
loin et les transformations effectuées
sont appliquées à toutes les fonctions.
 Tous les employés ont accès à la même
information instantanément avec une
seule interface unifiée.
Qui sont les vendeurs ?
 SAP
 Oracle
 Baan
 Peoplesoft
Sélection d’un ERP

Logiciel intégré ou les meilleurs logiciels dans
chaque domaines ?
 Intégration difficile des modules indépendants
vs configuration plus complexe et nécessité
d’un consensus à travers toute l’entreprise.
 Attention, logiciel intégré tendent à couvrir
beaucoup de fonction mais pas
nécessairement profondément.
Sélection d’un ERP
Etapes du processus de sélection
 Mise
sur pied de l’équipe de sélection
 Formation de l’équipe de sélection
 Analyse des besoins *
 Choix du ou des outils de sélection *
 Revue et évaluation des solutions
 Sélection du ERP
Analyse des besoins
Etapes de l’analyse des besoins
 Faire
la liste des besoins conjointement
avec les responsables des processus
 Classement des besoins
 Sélection des besoins critiques pour un
RFI (Request For Information)
 Sélection des fournisseurs potentiels
 Présentation sommaire des candidats
Analyse des besoins
Etapes de l’analyse des besoins(suite)
 Revue
et validation des besoins
 Préparation du RFP (Request For
Proposal)
Outils de sélection
 Consultant
 Grille
indépendant
d’évaluation(Besoins vs Fonctionnalités)
 Logiciel

 Bases

de sélection
Ex: ChooseSmart
Soft Select
de données sur fonctionnalités
Ex: MFG Compa. Enterprise comparison CD-ROM
Critères de sélection d’un ERP
 Fonctionnalité
: Le système est utile à
l’entreprise, répond aux besoins.
 Architecture : Le système d’information
est disponible dans l’environnement qui
convient aux utilisateurs.
 Le coût total : Avoir une idée réaliste
des coûts totaux (avantages vs coûts).
Critères de sélection d’un ERP

Le service et le support : Les coûts de
l’installation et de support sont 7 à 10 fois le
coût du logiciel.
 Situation financière du fournisseur: C’est un
partenaire de longue durée.
 Vision du vendeur : Il faut connaître les
modifications qu’il compte faire à ses produits
et services au cours des cinq prochaines
années.
Enjeux de l’implantation
 Participation
de la haute direction.
 Changement de processus.
 Intégration ERP (70% des besoins
totaux de l’entreprise).
 Choix du consultant.
 Choix du vendeurs.
 Gestion des employés.
Participation de la haute direction
C’est plus une révolution organisationnelle
qu’un exercice technologique.
 Transformer les pratiques d’affaires de la
compagnie.
 Impact important sur l’avantage compétitif
(positif ou négatif).
 La survie de la compagnie peut être affectée.
 Importance de la planification.

Changements de processus

Les ERP sont conçus en fonction des
meilleures pratiques d’affaires de l’industrie.
 Les pratiques doivent être conformes au
modèle du ERP.
 Coûts de changement peuvent être élevés.
 Conflits après implantation à cause du
remplacement de processus.
Intégration des ERP
 Un
ERP ne peut tout faire.
 Recours à d’autres applications pour les
besoins uniques de la compagnie.
 Intégration de ces applications au ERP.
 Problèmes lors de mises à jours du
ERP ou de l’autre applications.
 50% du budget des SI pour l’intégration.
Consultants de ERP
 Pénurie
de consultants compétents.
 Un consultant doit avoir des
connaissances fonctionnelles et
techniques ainsi que des habiletés
interpersonnelles.
Sélection des employés
Les meilleurs employés de l’entreprise.
 Pas juste les experts dans les processus de
l’entreprise mais aussi des employés qui ont
des connaissances sur les meilleures
pratiques de l’industrie.
 Il faut être prêt à emprunter les meilleures
ressources de chaque département pour
réussir l’implantation.

Formation des employés
 Sans
formation solide 30 % à 40 % des
utilisateurs ne seront pas capables de
faire fonctionner le système.
 Les systèmes ERP sont complexes et
demandent une formation rigoureuse.
 Le transfert de connaissance est long.
 Formation sur la technologie ERP et
leurs nouvelles responsabilités.
Implantation
4 questions fondamentales
Combien ca coûte?
Combien ca prend de temps?
Comment fait-on?
Pourquoi un échec?
Combien ca coûte?
7 éléments qui influencent le coût

Coût des licences (Application)
 Coût de l ’équipement(hardware+Réseau)
Equipe de projet
 Coût de la main d ’œuvre
Participants
 Frais de consultation
Temporaires
 Coût réingénierie des processus
 Frais de formation
 Frais généraux
Combien ca coûte? (Suite)
3 balises à retenir

Coût des licences vs total

Software : Hardware : Consultation

:
1$
:
1$
:
1.50$ :
Coût de la réingénierie
5
1$
Optimum
1.50$
Habituel
Dépendance envers
l ’expertise externe
1$
1
Combien de temps?
7 éléments qui influencent la durée

Qualité des ressources internes
 Qualité et quantité des consultants
 Etat de l ’infrastructure informatique
 Plan de réingénierie et gestion du changement
 Implication et support de la direction
 Nombre et type des modules implantés
 Qualité de la communication
Habituellement: 1 1/2 an
Comment fait-on?
8 étapes types d ’une implantation

Planification du projet
 Analyse
 Mise en place d ’un prototype
 Déploiement
 Intégration des modules
 Tests et parallèles
 Mise en production
 Ajustements et amélioration continue
Planification du projet
Détermination de l ’étendue du projet
 « Milestones » préliminaires du projet
 Plan de projet
 Plan de communication

Analyse

Schématisation et revue des processus actuels
 Définition des processus futurs (réingénierie)
 Définition détaillée des « work around »
 Approbation des usagers
 Définition détaillée de la structure technique
 « Milestones » définitifs du projet
Prototype (Proof of concept)

Démontrer aux divers intervenants (direction et
usagers) que les systèmes supporteront les
processus d ’affaires critiques de l ’organisation.

Début de la formation des usagers / techniciens
Déploiement

Mise en place des divers modules de façon
indépendante.

Collecte de données

Paramétrisation de tous les modules

Formation plus poussée avec les nouveaux
processus d ’affaires
Intégration des modules

Programmation et déploiement des interfaces
entre les divers modules

Transfert de connaissance aux ressources
internes relativement à la maintenance des
interfaces
Tests et parallèles

Simulation complète de tous les processus
d ’affaires de l ’organisation

Comparaison des résultats générés par les
nouveaux systèmes avec l ’ancienne solution

Phase finale de la formation des usagers
Mise en production

Abandon de l ’ancien système au profit du
nouveau

Cette migration peut se faire d ’un seul coup,
mais elle est habituellement progressive
Ajustements et amélioration
continue

Correction et mise au point du nouveau
système

Suivi de la solution et validation des objectifs
visés au début du projet
Pourquoi un échec?
8 causes d ’échec

Conflits internes
 Mauvaise communication
 Manque d ’implication des joueurs clés
 Réplication des processus existants
 Manque d ’appui et de participation de direction
 Manque de formation
 Rotation, départ et usure des joueurs clés
 Manque de tests avant la mise en production
Liens intéressants

Plan to Succeed in ERP Implementation
 Forum de discussions
 ERP Implementation Methodologies and
Strategies
Avenues de recherches
intéressantes
 Performance

financière vs ERP
Les entreprises qui ont implanté sont-elles plus
rentables?
 Performance
processus vs ERP
Avant implantation
Nbr de facture / hrs personne (Dept facturation)
3 factures/Heure
Aprèst implantation
Nbr de facture / hrs personne (Dept facturation)
? factures/Heure