Presentation 2 Powerpoint de la journée d`information

Aspects budgétaires et financiers
EuropeAid/133542/L/ACT/TD
Sommaire
1.
2.
3.
4.
Notions de bases
Check List pour le contrôle
Grille d'évaluation
Budget : coût et financement
Notions de base

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




En quoi consiste une subvention ?
• Paiement de nature non commerciale
• Promouvoir la réalisation d’un objectif s’inscrivant dans le
cadre d’une politique de l’Union européenne (ou dans le cadre
de l’accord ACP-UE)
Mise en œuvre d'une action ou fonctionnement d'un organisme
Programmation : programme annuel de travail
Transparence : publicité des appels à propositions
Egalité de traitement : évaluation impartiale sur base des
critères publiés
En quoi consiste une subvention
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
Procédure d'attribution : Appel à propositions
Remboursement des coûts éligibles réellement encourus
Non-cumul : une seule subvention par action
Non-rétroactivité : excepté dans les situations de crise
Cofinancement - % du montant total des coûts éligibles
Cofinancement obligatoire- exceptions :a) nécessité
(certaines actions) b) intérêt de l’UE
Absence de profit : équilibre entre les recettes et les
dépenses
Commentaire des formulaires
Formulaire complet
Note succincte
1. Formulaires
la demande complète
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


Remplir la demande complète avant de
présenter la note succincte
Chaque sous section indique le nombre de
page maximum à ne pas dépasser.
Chaque question demande une réponse
précise et claire pour être évaluée, ne rien
omettre
Structure du formulaire :
1.
2.
3.
Présentation de l’Action
Présentation du demandeur
Présentation des partenaires
Questions/réponses
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

Voir le calendrier page 23 des LD
Date limite pour les demandes de
clarification : 27/12/2012
Bien lire tout le dossier d'AàP, et poser
des questions en conséquence
<REFERENCE DE LA PUBLICATION + INTITULE DE L'APPEL + LIGNE BUDGETAIRE>
Liste de contrôle
INFORMATIONS
ADMINISTRATIVES
A remplir par le demandeur
Nom du demandeur
Numéro d'identification EuropeAid
Pays [33]/Nationalité[34] et date
d'enregistrement
33 : pour les organisations
34 : pour les personnes
Numéro de fiche d’entité légale[35]
35 : si le demandeur a déjà un contrat avec la Commission européenne
Statut juridique[36]
Par exemple association sans but lucratif, entité gouvernementale, etc..
Partenaire 1
Nom/numéro d'identification EuropeAid:
Nationalité/pays d'enregistrement:
Statut juridique:
Partenaire 2
NB: rajouter autant de lignes que de
Nom numéro d'identification EuropeAid:
Nationalité/pays d'enregistrement:
Statut juridique:
partenaires
Liste de contrôle
AVANT D'ENVOYER VOTRE DEMANDE, VEUILLEZ VERIFIER QUE CHACUN DES ELEMENTS
SUIVANTS DE VOTRE DOSSIER EST COMPLET ET REMPLIT LES CRITERES CI-DESSOUS :
Intitulé de la proposition :
PARTIE 1 (ADMINISTRATIF)
1. Le formulaire correct de demande de subvention, publié au titre de cet appel à propositions, a été utilisé.
2. La déclaration du demandeur est remplie et signée.
3. La proposition est dactylographiée et est en français.
4. Un original et 2 copies sont joints.
5. Une version électronique de la proposition (CD-Rom) est jointe.
6. Chacun des partenaires a rempli et signé une déclaration de partenariat et ces déclarations sont jointes. Veuillez
indiquer « non applicable » (NA) s’il n’y a pas de partenaire
7. Le budget est présenté dans le format requis, est libellé en EUR et est joint.
8. Le cadre logique est rempli et joint.
A compléter par le
demandeur
Oui
Non
Liste de contrôle
PARTIE 2 (ELIGIBILITE)
9. La durée de l’action est entre 24 et 36 mois pour tous les lots : 1&2 &3
10. La contribution demandée est entre le minimum et maximum autorisés
• Lot 1 : ANE de nationalité tchadienne : minimum à 30.000 EUR et 300 000 maximum
• Lot 2 : autres ANE : minimum 150 000 EUR- maximum 500 000 EUR
• Lot 3 : ALE : minimum 50 000 EUR- maximum 350 000 EUR
11. La contribution demandée est entre 50% et 90% des coûts totaux éligibles
• 50% et 75% pour les demandeurs de nationalité EU
• 50% et 90% pour les demandeurs de nationalité tchadienne
12. La contribution demandée n'a pas été modifiée de plus de 20% par rapport au montant demandé
dans la note succincte de présentation.
13. La contribution demandée est inférieure ou égale à
• 90% du montant total estimé des coûts acceptés ( pourcentage maximum accepté) pour les
demandeurs de nationalité tchadienne
• 75% du montant total estimé des coûts acceptés ( pourcentage maximum accepté) pour les
demandeurs de nationalité EU
Publicité – Lignes directrices à l’intention
EuropeAid des demandeurs
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Incluent le formulaire de demande et d’autres annexes
(contrat type, budget etc.) et
Les objectifs du programme
Les priorités et les thèmes éligibles à un financement
Les règles en matière d’éligibilité
Les procédures à suivre pour présenter une demande
Les critères de sélection et d’attribution
Rappel du déroulement du processus
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Appel restreint : minimum 45 jours + 45 jours
• Questions des demandeurs : au plus tard 21 jours avant la
date
limite de remise des propositions. Réponses de
l’Administration
contractante : au plus tard 11 jours avant la date limite
N.B. Les propositions peuvent être envoyées jusqu’à la date
limite
Budget
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Coûts directs, par exemple :
Coûts du personnel affecté à l’action (salaires et coûts liés à
la rémunération normalement supportés par le bénéficiaire)
Voyages et per diem
Achat ou location d’équipements et de fournitures, coûts de
prestation de services
Dépenses de sous-traitance
Autres coûts découlant de l'action (traductions, reproductions,
diffusion d’informations, assurances et garanties financières)
Grille évaluation note succincte
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Pertinence de l'action : 30 points
Conception de l'action : 20 points
Total : 50 points
Nombre de points de passage à l'évaluation
complète : 30 points
Grille évaluation proposition complète
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Capacité financière et opérationnelle (20 points – seuil de
passage :12 points)
• Pertinence : seuil de passage : 30 points- report de la note
d'évaluation succincte• Efficacité et faisabilité de l'action (méthodologie) (20 points)
• Durabilité (15 points)
• Budget et rapport coût-efficacité (15 points
Budget
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Les coûts éligibles doivent satisfaire à tous les critères suivants :
être nécessaires
être indiqués dans le budget
être identifiables et contrôlables
être raisonnables (économie et efficacité)
avoir été effectivement encourus pendant la période de mise
en œuvre de l'action (exceptions : coûts relatifs aux rapports finals et à
la vérification des dépenses)
Le Budget doit couvrir la totalité des coûts éligibles de l'Action, et
non pas seulement la contribution de la Commission européenne
Si le personnel n'est pas affecté à temps plein à l'Action, le
pourcentage doit être indiqué à côté de la description du poste, et
reflété dans le nombre d'unité (et non pas dans le taux unitaire)
Les per diems couvrent le logement, les repas, les frais de transport à
l'intérieur du lieu de mission et les menues dépenses
Les montants forfaitaires ne sont pas acceptés.
Les imprévus plafonnés à 5% et sont utilisables sous autorisation
préalable
Budget : coûts directs et indirects
Coûts directs, article 14 des Conditions générales : par exemple :

Coûts du personnel affecté à l’action (salaires et coûts liés à la

rémunération normalement supportés par le bénéficiaire)

Voyages et per diem

Achat ou location d’équipements et de fournitures, coûts de
prestation de services

Dépenses de sous-traitance

Autres coûts découlant de l'action (traductions, reproductions,

diffusion d’informations, assurances et garanties financières

Les taxes, incluant la TVA seront éligibles seulement si le
demandeur ou son partenaire démontre qu'il ne peut récupérerVoir annexe J
Coûts indirects :

Imprévus : max. 5 % utilisables uniquement avec l’accord préalable de
l’Administration Contractante
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Coûts indirects : max. 7 % pour couvrir les frais administratifs
généraux
Budget : coûts inéligibles
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•
Les dettes et les provisions pour pertes ou dettes futures ( dettes et
charges de la dette)
Les intérêts débiteurs
Coûts déclarés par le bénéficiaire et pris en charge dans le cadre
d’une autre action ou d’un autre programme de travail
Les dépenses en capital : achats de terrain ou d’immeubles, sauf si
ces achats sont indispensables dans la mise en œuvre directe
l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée aux
bénéficiaires finaux et ou partenaires locaux au plus tard à l’issue
de l’action;
Pertes de change
Les crédits à des tiers.
Achat et entretien de groupes électrogènes : fortement découragés
et ne seront financés que dans des cas exceptionnels. En revanche,
l'installation, et ou entretien de l'énergie verte seront encouragés.
Budget : structure


Un Coût d'une part : ensemble des
dépenses nécessaires à l'ACTION
Un financement d'autre part :
1.
2.
3.
4.
Contribution financière du demandeur;
Contribution requise de la CE
Contribution d’autres institutions européennes
Contribution d’autres organisations
 Nécessité d'utiliser les 3 feuillets du Budget:
 Les dépenses
 La justification des dépenses
 Les sources de financement