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Aspects matériels et pratiques des S.I.H. Marius Fieschi Faculté de Médecine de Marseille 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Acteurs Associations de consommateurs Organismes ministériels Administrateurs Patients Personnels infirmiers Médecins Informaticiens Média Assurances Industrie 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Structures Système d'information Services administratifs Direction Services économiques Personnel Gestion de l'information Archives Informatique Statistiques Communications Services logistiques Cuisines Blanchisserie Brancardage Entretien, etc.. 2005 M. Fieschi © Unités de soins Consultations externes, urgences Services médicaux Services chirurgicaux Soins intensifs, réanimation Rééducation, etc.. Unités médico-techniques Biochimie Hématologie, banque du sang Bactériologie, virologie Immunologie Explorations fonctionnelles Cytologie, pathologie Radiologie, imagerie Endoscopie Pharmacie Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille L'hôpital Le patient Gestion des ressources Gestion financière Gestion du personnel Gestion du matériel Gestion des lits Gestion des rendez-vous Approvisionnements, etc.. Evaluation et planification Evaluation de l'activité Evaluation des soins Epidémiologie hospitalière Recherche clinique Gestion de l'information Environnement du SIH Gestion des archives Accès banques d'informations 2005 M. Fieschi © Gestion médico-administrative Identification Admission, transfert, sortie Gestion des demandes Facturation, etc.. Action médicale Diagnostic Interrogatoire Examen clinique Examens complémentaires Thérapeutique Soins infirmiers Traitements Interventions Formation Pronostique Surveillance Gestion duFaculté dossier patientde Marseille Master EISIS de Médecine Prescription médicale Prélèvement Unité de soins Identification échantillon Services administratifs Réception échantillon Laboratoir e Validation des résultats Analyses Facturation Edition des résultats Contrôle de qualité 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Serveur d'identité Serveur d'images Messagerie Autres réseaux Réseau local hospitalier Serveur de résultats Serveur de données cliniques Utilisateur médecin, infirmière,administratif, étudiant 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Echanger quelles informations ? • Dans le sens Hôpital Médecine Libérale – Envoi de résultats d'examens – Envoi de comptes rendus (interventions, hospitalisations, …) • Dans le sens Médecine Libérale Hôpital – Saisie de données cliniques – Envoi d'examens de laboratoire Accéder à quelles informations ? • Eléments du dossier patient – Examens complémentaires – Résumés de dossiers – Sous-ensembles du dossier complet • Informations sur l'hôpital • Connaissances médicales (protocoles) • Expertise médicale 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille SIH centralisés Systèmes départementaux fermés Systèmes départementaux ouverts SIH distribués Postes de travail multimédia 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Architecture en étoile Ordinateur central Applicatif A1 Applicatif A2 Système de labo Applicatif labo 2005 Applicatif A3 Système d’imagerie Applicatif imagerie M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Architecture en couches Serveur de données 2005 Serveur d'application Serveur d'application Serveur de présentation Serveur de présentation M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Architecture en bus Serveur S1 A1 Serveur S2 A3 A2 Serveur Sn An 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Evaluer et choisir un logiciel pour les unités de soins Octobre 1995 Rédacteurs : Patrice DEGOULET1 Marius FIESCHI2 Eric BRAUN3 Annika DINIS4 Martine LABROUSSE5 1 Professeur à la Faculté de Médecine Broussais-Hôtel Dieu, Paris 2 Professeur à la Faculté de Médecine de Marseille 3 Interne de Santé Publique, AP-HP 4 Médecin Consultant, CNEH 5 Directeur Délégué à l'Informatique Hospitalière et de Santé, CNEH 2005 Evaluer et choisir un©logiciel pour lesEISIS unités de soins M. Fieschi Master Faculté de Médecine de Marseille Outils Evaluer et choisir Objectifs Méthodologie pour évaluation "propre" des produits Destinataires Information Décideurs hospitaliers Catalogue des progiciels publics Cahier d'évaluation Support d'évaluation Décideurs hospitaliers Industriels 1ère version Monographies Information Cartographie Identific. de familles de progiciels à évaluer 2005 Cahier d'évaluation Support d'évaluation 2ème version Evaluations détaillées des progiciels d'une famille M. Fieschi © Information Décideurs hospitaliers Evaluateurs hospitaliers Décideurs hospitaliers Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Tiré de "Evaluer et choisir un logiciel pour les unités de soins" Domaines du SIH couverts par le produit Domaine Couverture Existant1 1 – Gestion unités soins - Accueil - Gestion rendez-vous - Gestion mouvements - Gestion des soins - Synthèses, courriers - Logistique - Gestion des ressources - Recherche, enseignement - Echanges avec systèmes 2 – Gestion unités médico-techniques - Laboratoires - Pharmacie - Imagerie - Explorations fonctionnelles - Blocs opératoires 2005 M. Fieschi © 1 0 = non couvert ; + = peu couvert ; ++ = bien couvert ; +++ = très bien couvert Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Domaines du SIH couverts par le produit Domaine 3 – Gestion médico-administrative - Admissions – Séjour - Consultations externes - Facturation 4 – Gestion de l'hôpital - Gestion de l'activité - Gestion économique - Gestion financières - Gestion des personnels - Gestion des matériels - Approvisionnements / stocks 5 – Gestion de l'environnement du SIH - Infrastructure du SIH / SGUS - Pilotage et planification - Gestion des communications - Gestion des dictionnaires et nomenclatures 2005 M. Fieschi © Couverture Existant1 1 0 = non couvert ; + = peu couvert ; ++ = bien couvert ; +++ = très bien couvert Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Informations du patient traitées Oui / Non Identification unique du patient Identification médico-administrative – Admissions – Mouvements, transferts, sorties Anamnèse, histoire clinique Données d'examen clinique Diagnostics – Médicaux – Infirmiers – Autres Prescriptions – Examens complémentaires – Médicaments – Diététique – Interventions – Autres Réalisation des actes de soins – Soins infirmiers – Soins médicaux – Interventions – Autres Demandes d'examens, d'actes, de prestations Actes et examens complémentaires – Résultats associés – Examens (biologie, radiologie, …) – Actes médicaux et chirurgicaux – Comptes rendus consultations ou d'actes – Actes en urgence Ressources consommées 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Types d'informations traitées : les informations "structurantes" Informations traitées ? Correspondance avec nomenclature ? Oui / Non Type d'informations Définition et caractérisation des utilisateurs du système (profil d'utilisation du produit, droit d'accès par fonction, par poste, par type d'information, responsabilité, …) Définition et caractérisation des ressources (personnel, locaux, équipements médicaux, autres matériels, …) Définition et caractérisation des consommables (médicaux, non médicaux) Définition et caractérisation des prestations (actes pratiqués au niveau de l'hôpital et à l'extérieur, : examens complémentaires, consultations, interventions chirurgicales, cotations, …) Définition et caractérisation des prestataires Définition et caractérisation des protocoles (diagnostiques, thérapeutiques, techniques, …) 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Types d'informations traitées : les informations "structurantes" Informations traitées ? Correspondance avec nomenclature ? Oui / Non Type d'informations Définition et caractérisation de plans de soins type de l'hôpital Définition et caractérisation de la structure de l'hôpital, des lits Définition et caractérisation des médicaments de l'hôpital Thésaurus et Nomenclatures (médicaux, infirmiers, actes, diagnostics, …) Définition et caractérisation des correspondants extérieurs (médecins de ville, centres hospitaliers, maisons de retraite, …) Bases de connaissances – Banques de données extérieures : médicaments (Vidal, Thériaque, …), bibliographies (Medline, …) 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fonctionnalités Fonction Degré de couverture1 Existe Gestion des rendez-vous - Rendez-vous attribués par l'unité de soins - Rendez-vous externes à l'unité de soins - Optimisation locale des rendez-vous (intra unité de soins) - Optimisation globale des rendez-vous (intra SIH) Gestion des mouvements - Planification et préparation des séjours - Gestion des lits (intra unité de soins) - Identification médico-administrative - Transferts - Sortie du patient Gestion des soins - Observations et notes - Diagnostics - Prescriptions . médicaments . plans de soins . diététique . examens . interventions 2005 M. Fieschi © 1 0 = non couvert ; + = peu couvert ; ++ = bien couvert ; +++ = très bien couvert Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fonctionnalités Degré de couverture1 Fonction Existe Gestion des soins - Prescriptions . médicaments . plans de soins . diététique . examens . interventions - Organisation des soins . planification des actes . suivi exécution des actes . transmissions . étiquettes - Aide à la décision diagnostique ou thérapeutique 1 Degré de couverture : 0 = non couvert ; + = peu couvert ; ++ = bien couvert ; +++ = très bien couvert 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fonctionnalités Degré de couverture1 Fonction Existe Synthèses - Synthèses médicales - Synthèses infirmières - Codage - Courrier Fonctions logistiques - Archivage des dossiers - Gestion des commandes - Gestion locale des approvisionnements, commandes de pharmacie - Gestion locale des matériels, équipements médicaux - Gestion des ressources Pilotage - Gestion locale du personnel - Analyses et statistiques d'activité - Gestion administrative et comptable Recherche clinique et enseignement 1 Degré de couverture : 0 = non couvert ; + = peu couvert ; ++ = bien couvert ; +++ = très bien couvert 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Enchaînement des fonctions Processus Processus prévu par le SGUS Oui / Non Processus d'admission - Planification . Inscription dans l'agenda . Emission de la convocation - Préparation des admissions . Consultation de l'agenda et attribution d'une place . Réservation d'un lit . Préparation d'un bulletin d'admission . Envoi du bulletin aux admissions . Recherche et récupération dossier du malade aux archives - Accueil du malade . Inscription du malade fich. Des entrées . Installation dans la chambre . Entretien avec malade pour recueil initial des données . Ouverture du dossier de soins . Signalisation de l'entrée aux services logistiques (standard, cuisine, … ) 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Enchaînement des fonctions Processus Processus prévu par le SGUS Oui / Non Processus de suivi - Suivi médical . Récupération du dossier des archives . Saisie des prescriptions . Saisie des observations, actes . Aide à la décision thérapeutique . Récupération des résultats . Récupération des comptes-rendus des prestataires extérieurs . de rendez-vous - Suivi infirmier . Recueil de données (besoins fondamentaux) . Elaboration du diagnostic . Détermination des actions par rapport aux objectifs . Report du diagnostic infirmier sur le plan individuel de soins . Réalisation de plan de soins (à partir des prescriptions médicales, des objectifs, des diagnostics infirmiers, …) . Réalisation de plan de soins collectifs . Validation des actes . Etablissement de bons d'examen . Etablissement de demande de consultation . Commande de médicaments 2005 Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille . Commande de matérielsM. médicaux Enchaînement des fonctions Processus Processus prévu par le SGUS Oui / Non Processus de sortie - Prévision de la sortie . Contact avec la structure d'accueil . Regroupement du dossier médical et du dossier de soins . Contrôle de la totalité du dossier de soins et du dossier médical . Transmission du dossier au médecin responsable de l'hospitalis. - Préparation de la sortie du patient . Planification demandes de rendez-vous (futurs) . Planification d'une éventuelle réhospitalisation . Etablissement des bons de transport . Constitution du dossier médical et du dossier administratif à remettre au patient . Etablissement du compte rendu d'hospitalisation . Codage du RSC . Etablissement de certificats . Etablissement d'ordonnances . Enregistrement de la sortie sur le cahier des mouvements - Conclusion du dossier . Relance des patients suivis pour des affections longue durée . Etablissement de la liste des résultats manquants . Archivage du dossier . Diffusion des informations de sortie (standard, cuisine, 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille pharmacie, …) - Intégration des outils bureautiques (PAO) - Outils d'interrogation des dossiers - Outils d'enseignement du domaine - Accès bases / banques de connaissance Echanges avec d'autres systèmes - Echanges à l'intérieur de l'unité de soins - Echanges avec le reste de l'hôpital - Echanges externes à l'hôpital . transmissions électronique de dossiers médicaux . messagerie 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Contraintes d'utilisation des fonctions Fonction Aide à la fonction En ce qui concerne l'utilisation quotidienne - Identification des utilisateurs (journal des connexions) - Gestion des profils d'utilisateurs - Sécurité d'accès et confidentialité (droits d'accès, protection des données, signatures) - Paramétrisation . personnalisation du logiciel . formation - Sélection des fonctions - Inhibition de contrôles et de fonctions - Accès aux dictionnaires et nomenclatures : . Thésaurus de diagnostics et d'actes . Thésaurus de données - Gestion des données : . dictionnaire de données . base de données En ce qui concerne la mise en place du système - Documentation - Formation - Paramétrage - Démarrage 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Architecture applicative Nom du module applicatif Module 1 Module … Fonctions couvertes - Gestion des unités de soins - Gestion des unités médico-techniques - Gestion médico-administrative - Gestion de l'hôpital - Gestion environnement SIH Dépendance avec d'autres modules Périphériques gérés Serveur(s) concerné(s) Progiciels requis Degré d'intétration - Avec les autres modules du SGUS - Avec les modules du SIH Sécurité et confidentialité - Identification utilisateurs - Authentification utilisateurs - Etablissement de profils utilisateurs - Cryptage des données - Journal de connexion 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fonctions et modules applicatifs Nom du module applicatif Module 1 Module … Fonctions couvertes Gestion des unités de soins - Accueil - Gestion des rendez-vous - Gestion des mouvements - Gestion des soins, synthèse, courriez - Logistique - Pilotage - Recherche clinique et enseignement - Echanges avec d'autres systèmes Gestion des unités médico-techniques - Laboratoires - Pharmacie - Imagerie - Explorations fonctionnelles - Blocs opératoires Gestion médico-administrative - Séjours - Admissions - Consultations externes - Facturation 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fonctions et modules applicatifs (suite) Nom du module applicatif Module 1 Module … Fonctions couvertes Gestion de l'environnement du SIH - Infrastructure du SIH / SGUS - Pilotage et planification - Approvisionnements / stocks - Communications - Gestion dictionnaires et nomenclatures Gestion de l'hôpital - Gestion de l'activité - Gestion économique, financière - Gestion des personnels - Gestion des matériels 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Architecture de communication Nom du serveur Serveur 1 Serveur … Liaisons avec les autres serveurs Modalités de liaison . Liaison en ligne . Liaison en différé Nature du réseau Protocoles de communication Liaisons avec les postes de travail Modalités de liaison Débits Concentrateur Nature du réseau 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Ouverture aux standards industriels Critères Caractéristiques du produit Système d'exploitation - des serveurs - des postes de travail Langages de programmation Systèmes de gestion de bases de données Standards de présentation (Interface utilisateur) Réseaux et communications Gestion de ressources Gestion de la documentation 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Confidentialité Critères Caractéristiques du produit Identification et authentification des utilisateurs - badges d'accès Contrôle et surveillance des accès - par le système d'exploitation - par applicatif spécifique - dans les applicatifs - par le réseau Etablissement de profils d'accès - profils d'utilisateurs - profils horaires - profils géographiques - profils de données Cryptage des données (préciser) 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Méthodologie d'implantation Critères Oui / Non Montée en charge l'implantation du produit peut-elle s'effectuer : . sur l'ensemble de l'établissement ? . unité de soins par unités de soins ? . pour l'ensemble des fonctions ? . incrémentale1 à la fois sur les fonctions et sur les U. de soins ? . généralisée pour chacune des fonctions et à toutes les U. de soins ? l'implantation prévoit-elle un fonctionnement papier simultané ? Ressources nécessaires Mise en place de structures de travail ? Mise en place de ressources dédiées ? . pendant la durée de l'implantation ? . pendant tout le cycle de vie du système ? Délais moyens d'implantation (mois) Pré-étude Adaptation Montée en charge 1 Incrémentation : itération 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Impact du produit sur les organisations et les conditions de travail Acceptation institutionnelle Critères Caractéristiques Implication institutionnelle La direction Le personnel médical Le personnel de soins Le personnel informatique Adaptation à l'organisation existante Adaptation de l'outil à l'organisation manuelle existante Utilisation de l'outil sans modification radicale de l'organisation existante Possibilité d'évolution en "douceur" de l'organisation Apports prévisibles La direction Le personnel médical Le personnel de soints Le personnel informatique Evolution organisationnelle prévisible 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Le point de vue des acteurs Acceptabilité Fonctionnalités Clinicien Acceptabilité Personnel de Secrétaire soins ….. Gestion des rendez-vous Gestion des mouvements Gestion des soins Synthèses, courriers Fonctions logistiques Pilotage Recherche clinique et enseignement Echanges avec d'autres systèmes 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Fiche utilisateur-infirmière Dossier de soins Pour les fonctionalités suivantes, le logiciel répond-il à vos attentes ? Consultation de la fiche administrative Consultation des éléments du dossier infirmière Saisie d'informations - à l'aide d'un questionnaire - en texte libre Consultation des transmissions Visualisation des feuilles de surveillance Récupération des prescriptions médicales Oui Non Commentaires Commentaire général 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Organisation des soins Pour les fonctions suivantes, le logiciel est-il adapté à votre organisation et à vos besoins Commande de pharmacie Commande de matériel Commande de brancard Commande d'ambulance Prise de rendez-vous Commande d'étiquettes Commande de repas Gestion des lits Oui Non Le logiciel permet-il d'évaluer la charge de travail ? Commentaire général 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Suivi de l'exécution et des résultats Le logiciel permet-il de travailler avec les fonctions suivantes : Plan de soins individuel Plan de soins collectif Visualisation de la distribution des médicaments Aide dans la démarche de soins Possibilité de report des tâches Oui Non Oui Non Commentaire général Enseignement / Evaluation Parmi les fonctions ci-dessous que le logiciel assure, pensez-vous qu'il les réalise correctement ? Une évaluation Un enseignement Commentaire général 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Aspects de qualité des soins : critères médicaux et infirmiers Critères Caractéristiques du produit Qualité du dossier Unicité du dossier - identification unique - usage multiprofessionnel 1 Multimédialité Standardisation Structuration - par les données - par les fonctionnalités - par problème - par séjour Personnalisation du dossier - personnalisation de la structure - personnalisation de l'accès Références bibliographiques éventuelles 1 Multimédialité : Un dossier multimédia prend en compte les images, les sons, le signal. Le traitement du texte peut faire appel à la technologie d'hypertexte. Le mode de saisie des informations est également à étudier : - saisie par clavier / souris - saisie vocale - pour accéder au logiciel (on parle de commande vocale) - pour enregistrer l'information (on parle de saisie vocale) M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille … 2005 Aspects de qualité des soins : critères médicaux et infirmiers (suite) Critères Caractéristiques du produit Aide à la décision Existe-t-il des aides au suivi des protocoles ? préciser Accès à des bases de connaissances ? préciser Suggestions diagnostiques ou thérapeutiques. préciser Références bibliographiques éventuelles 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Aspects de qualité des soins Critères Caractéristiques du produit Critères administratifs Le système permet-il un suivi des consommations de l'unité ? Le système a-t-il conduit à une diminution de la durée moyenne de séjour ? Autres Critères des patients Le système participe-t-il à l'amélioration du confort du patient ? Le système favorise-t-il une meilleure information du patient et de sa famille ? Des études analysant la perception qu'ont les patients du produit ontelles été réalisées ? Références bibliographiques éventuelles Autres 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Les résultats des soins Critères Caractéristiques du produit Critères médicaux et infirmiers La réduction des effets négatifs (erreurs diagnostiques, effets secondaires iatrogènes et événements indésirables, …) liée au SGUS a-telle été mise en évidence par une étude objective ? A-t-on mis en évidence un impact positif du SGUS sur l'amélioration de l'état de santé ou la qualité de vie des patients ? Références bibliographiques éventuelles Critères des patients La satisfaction des patients fait-elle l'objet d'analyses et le rôle du produit y est-il analysé ? Références bibliographiques éventuelles 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Aspects culturels, éthiques et déontologiques Critères Oui / Non Aspects culturels Guide de prescriptions et protocoles Accès à des bases de connaissances Outils généraux de formation Autres aspects Aspects éthiques et déontologiques Respect du secret professionnel Le système fournit-il et / ou gère-t-il des pièces médico-légales ? Toutes les procédures de gestion des informations médicales sont-elles en conformité avec la législation française en vigueur ? L'exploitation des données à des fins de recherche obéit-elle à des règles contrôlées par le SGUS ? Autres. 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille Coûts de mise en oeuvre Coût (KF) pour Nombre de lits 250 500 1000 Etudes initiales Adaptation et lancement du produit Adaptation, francisation Intégration SIH Equipe d'encadrement Formation des utilisateurs Réorganisation Investissements Matériels Logiciels Réseaux Total Le but est aussi d'analyser les améliorations possibles de la démarche évaluative proposée par le guide.Cette analyse critique pourra éventuellement être menée avec les concepteurs et développeurs du produit analysé si des critiques apparaissent sur les champs couverts par 2005 M. Fieschi © Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille l'évaluation, les critères pris en compte, leur nombre, leur pertinence, ... Evaluation d'un produit et démarche d'établissement Métaphore du double prisme de l'analyse stratégique de l'évaluation Evaluation du système Projection éval 1 2 Recherche de la congruence 2005 M. Fieschi © Master EISIS de Faculté de Médecine Marseille Projection l'analyse du de SGUS Niveaux d'appropriation de l'évaluation Analyse macroscopique initiale aspects financiers Analyse des aspects organisationnels Analyse des aspects culturels et médicaux Appropriation au niveau "comité de pilotage" Analyse des aspects techniques Appropriation au niveau "comité de suivi et technique" Analyse des aspects fonctionnels 2005 M. Fieschi © Appropriation au niveau "groupes d'utilisateurs" Master EISIS Faculté de Médecine de Marseille
