Bonnes pratiques
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DÉPLOIEMENT DU DOSSIER MÉDICAL PERSONNEL (DMP) EN PICARDIE Formation au DMP pour les chargés d’accueil des établissements de santé de la région Picardie Une expertise reconnue Objectifs de la formation Former les chargés d’accueil à l’information et la promotion du DMP auprès des patients Former les chargés d’accueil à la création de DMP sur l’outil informatique Les principaux résultats auxquels doit mener cette formation Ouverture en routine de DMP au service de la santé des patients Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 2 Déroulement de la journée de formation Accueil et présentation des stagiaires (9h00-9h30) Relation au patient (1H30) Du Dossier Santé Picardie… au Dossier Médical Personnel Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information et de création sur le DMP Mise en pratique (1h30) Fiche pratique : création d’un DMP • Cas pratique n°1 : démonstration « création de DMP dans le cadre d’une hospitalisation programmée » Fiches pratique : consultation d’un DMP par le patient à son domicile • Cas pratique n°2 : démonstration « consultation du DMP par le patient à son domicile » Evaluation à chaud en fin de séance pour mesurer les objectifs atteints (30 min) * Une évaluation à froid réalisée pendant nos interventions ultérieures au sein de chaque établissement. Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 3 Présentation Chaque participant se présente : • Son expérience dans l’établissement • Ses attentes vis-à-vis de la formation Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 4 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 5 Question préalable Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 6 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 7 Les activités en établissement liées au DMP Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 8 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 9 Les acteurs concernés dans l’établissement Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 10 Quel est le rôle des chargés d’accueil face au DMP ? C’est un rôle de « déclencheur » • Informer le patient sur le DMP 1er contact avec l’hopital • Recueillir son consentement Qualité d’écoute • Créer le DMP Grande expérience et responsabilité forte Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 Relation de confiance avec le patient 11 Le rôle d’un référent DMP C’est un rôle de « coaching » Motiver Construire Accompagner Un encadrant référent Ecouter Donner confiance Etre proche Des équipes expérimentées Un objectif Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 Ouvrir le plus de DMP possible 12 Le dispositif à mettre en place Un consultant en support des équipes Checklist -Des ressources - 2 Kakémonos - 4X-pages d’information patient - Des brochures d’information au patient Sensibiliser et informer le patient sur le DMP Recueillir son consentement Créer le DMP Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 13 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 14 Rappel des acquis Le style d’accueil « propice » pour le DMP • • • Informatif Promotionnel Convivial Je m’adapte aux phases d’accueil présentiel Je soigne : • Mon aspect physique • Ma voix • Mon intonation • Mon langage corporel • Ma gestuelle Je m’efforce de garder mon naturel Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 15 Les fiches pratiques pour l’accueil, l’information et la création du DMP Ce que vous faites déjà : • Salutations • Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) • Délivrance des informations les plus simples • (Prise de congés) Ce qui va changer dans votre pratique : • Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP • Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP • Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges • Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement • Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la création du DMP • Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre pour consulter le DMP à domicile Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 16 Fiche pratique N°1 : Accroche Objectifs • Bâtir une accroche pour sensibiliser le patient au DMP Contexte Je me sers de la confiance que m’accorde le patient après l’avoir renseigné pour lui suggérer de créer son DMP Je profite de l’intérêt que suscite chez le patient le dispositif de promotion du DMP Informations Monsieur Cresson avez-vous créé votre DMP ? o …. Seriez-vous intéressés par la création de votre propre DMP ? o …. Nous vous offrons la possibilité de l’ouvrir dans le cadre de votre prise en charge à l’hôpital o …. Bonnes pratiques • Accueil convivial Résultats attendus • Le patient est intéressé Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 17 Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) Objectifs • Communiquer les informations clés au patient concernant le DMP Contexte Je présente le DMP en m’appuyant sur le 12X pages Brochure d’information lorsque le patient est intéressé pour ouvrir son DMP Informations Qu’est-ce que le DMP ? • C’est un « carnet de santé électronique » accessible sur Internet • Il contient les informations nécessaires à votre suivi médical : traitements, analyses de laboratoires, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus • • Il est gratuit Le DMP simplifie le partage des données de santé à caractère personnel utiles à la coordination de vos soins et la votre prise en charge médicale → Je n’ai plus besoin de rechercher les informations à transmettre à mes médecins → Le professionnels qui me suivent et que j’ai autorisés peuvent consulter mon dossier ou ajouter des documents Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 18 Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3) Informations Comment çà marche ? • L’ouverture du DMP ne consentement • C’est vous qui donnez ensuite les autorisations d’accès aux professionnels et établissements de santé qui vous suivent • Vous pouvez demander que certains documents ne soient pas visibles par tous les professionnels de santé que vous avez autorisés se fera pas sans votre → Prendre un exemple • Vous pouvez consulter à tout moment l’ensemble des documents qui sont dans votre DMP → Je me connecte à mon DMP par Internet via le site www.dmp.gouv.fr • Vous avez accès à l’historique de tous les actions effectués au sein de votre DMP : → Je peux savoir qui a accédé, quand et pour quoi faire ? Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 • Vous pouvez demander une copie sur support papier ou sur CD-ROM de votre DMP • Vous pouvez à tout moment décider de fermer votre DMP 19 Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3) Informations Le DMP et les professionnels de santé • L’accès à votre DMP par un professionnel de santé ou l’équipe de soins d’un établissement de santé est soumis à votre autorisation → Prendre un exemple Le DMP et la confidentialité • Un identifiant national de santé (INS) calculé à partir de votre carte garantit que les informations personnelles de santé ajoutées dans votre DMP sont bien les vôtres • Vos données sont stockées sur les serveurs informatiques d’un hébergeur agréé par le ministère en charge de la santé • Cet hébergeur national assure la transmission et la conservation des données de votre DMP en toute sécurité et confidentialité Bonnes pratiques • Se mettre à la place du patient (utilisation du « je ») • Utilisation de mots-clés • Appui sur des exemples et des expériences vécues Résultats attendus • Le patient est informé Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 20 Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges Objectifs • Mettre en œuvre l’écoute active pour répondre aux questions et lever les objections Contexte Je répond aux interrogations du patient en m’appuyant sur le document FAQ (foire aux questions présenté ci-après) Informations Cf. Document de FAQ (foire aux questions) Bonnes pratiques Se taire pour écouter l’autre @ Relier ce que dit l’autre à ce qu’on sait déjà Repérer les éléments nouveaux Montrer que l’on comprend Relever les points importants Questionner, reformuler, relancer @ Se donner le temps de réfléchir Résultats attendus • Le patient est rassuré Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 21 Exercice à partir du FAQ L’art d’écouter et de répondre aux questions J’ai peur que mon DMP soit consulté par les assurances, employeurs, assurance maladie, La loi protège les assurés de tout accès illicite à leur DMP et tout manquement est puni d’un an d’emprisonnement et 15 000€ d’amende. médecine du travail La matrice d’habilitation précise quels sont les documents consultables en fonction de la profession du PS (ce qui exclut les médecins des assurances et la médecine du travail ne). Tous les accès sont tracés et le patient peut voir ces traces Objectif : répondre aux objections Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 Le DMP, comme tout nouveau projet innovant, requiert un temps de pédagogie et la perception des services rendus est plus longue que celle des risques. 22 Fiche pratique N°4 : Recueil du consentement Objectifs • Recueillir le consentement l’ouverture de son DMP du patient quant à Contexte Je viens d’informer le patient sur les modalités d’utilisation du DMP et j’ai répondu à toutes ses interrogations Informations Pour recueillir le consentement, on remet préalablement au patient la brochure d’information qui explique le fonctionnement et les bénéfices du DMP : • Monsieur Dupont disposez-vous de toutes les informations sur l’utilisation et le fonctionnement du DMP? • Etes-vous d’accord pour que nous procédions à l’ouverture de votre DMP ? On déclare ensuite le recueil du consentement lors de la création du DMP, en cochant la case prévue à cet effet Le consentement et l’autorisation d’accès au DMP par l’établissement sont dématérialisés (pas de papier à faire signer) et tracé dans le DMP Bonnes pratiques Questions fermées/Réponses affirmatives claires Résultats attendus • Le patient est responsable et maître de son dossier Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 23 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 24 Fiche pratique N°5 : Accompagnement du patient dans la création du DMP Objectifs • Accompagner le patient dans la création de son DMP sur l’outil informatique Contexte Je viens d’obtenir l’accord du patient sur l’ouverture de son DMP Informations Si le patient donne son accord, le DMP est alors créé en présence du patient, avec sa carte vitale pour le calcul de l’INS. o La carte vitale ne constitue pas une pièce justificative de l’identité. o La procédure de vérification de l’identité en vigueur dans l’établissement s’applique. Un autocollant provenant de la « brochure d’information patient » peut être collé – éventuellement par le patient lui-même - sur la carte vitale pour indiquer l’existence d’un DMP. Bonnes pratiques Lors de cette phase de création du DMP, continuer les explications et la délivrance des informations au patient pour conserver le climat de confiance vis-à-vis du DMP Résultats attendus • Le patient est acteur de la création de son DMP Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 25 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 26 Cas pratique n°1 : création de DMP dans le cadre d’une hospitalisation programmée Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 27 Cas pratique n°1 : création de DMP dans le cadre d’une hospitalisation programmée Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 28 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Fiche pratique : la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Fiche pratique : consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 29 Fiche pratique N°6 : consultation du DMP par la patient Objectifs • Indiquer la marche à suivre pour la consultation du DMP par le patient à son domicile Contexte Je viens de matérialiser la création du DMP : o par un clic dans le système peut se matérialiser de 2 façons o Par un coup de tampon (cachet de l’établissement et date) sur la « brochure d’information patient » que garde le patient, on matérialise la création du DMP Processus On imprime et remet par la suite le document : « informations de connexion » (secrets). o « Vous pouvez consulter votre DMP par internet via le site www.dmp.gouv.fr à l’aide de vos identifiants et mot de passe qui figurent sur le document » Attention indiquer au patient qu’il recevra par SMS ses informations de connexion (identifiant et mot de passe). Le patient disposera de 3 minutes pour saisir ces informations sur son poste et se connecter Bonnes pratiques Procéder à un récapitulatif Résultats attendus • Le patient est porteur de son DMP Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 30 Sommaire 1ère partie théorique 1. 2. 3. 4. Du DSP au DMP Les activités en établissement liées au DMP Les rôles et responsabilités des acteurs Le script d’information sur le DMP 2ème partie de mise en pratique 5. 6. 7. 8. Démonstration sur la création de DMP Cas pratique n°1: hospitalisation programmée Démonstration sur la consultation d’un DMP par le patient Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Evaluation à chaud Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 31 Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Patient Navigateur Portail Internet Hébergeur accès DMP Identification Authentification Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 32 Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 33 Adylis Conseil Tous droits de reproduction réservés © 2011 34 Nous vous remercions de votre attention Une expertise reconnue La santé, le bien le plus précieux pour tous « Notre ambition, participer activement à l’amélioration de son environnement… » ADYLIS Conseil 69 rue La Fayette – 75009 PARIS Téléphone : 01 44 63 56 40 – Télécopie : 01 44 63 16 44 - Site Internet : www.adylis.com SAS au capital de 53 000 euros – RCS Paris 443 025 192 Siret : 443 025 192 00024 – APE : 6202A ADYLIS Conseil est agrée organisme de formation n° 11 75 44011 75
