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1/8 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n° 13/2015 du 18 février 2015 Objet : demande formulée par l’Union Nationale des Mutualités Socialistes afin d’accéder à certaines informations du Registre national en vue d’une étude de population sur l’avenir des soins de santé et de la solidarité à l’égard des aînés (RN-MA-2015-013) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le Comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la "LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la "LVP"), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de l’Union Nationale des Mutualités Socialistes, reçue le 05/01/2015 ; Vu les informations complémentaires reçues le 30/01/2015 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 02/02/2015 ; Vu l'avis technique et juridique reçu le 18/02/2015; Vu le rapport de la Présidente ; Délibération RN 13/2015 - 2/8 Émet, après délibération, la décision suivante, le 18 février 2015 : I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La demande vise à ce que l’Union Nationale des Mutualités Socialistes, dénommée ci-après le demandeur, soit autorisée à obtenir, pour un échantillon représentatif de 6000 habitants de la Région flamande dans la catégorie d’âge de 45 à 75 ans inclus, la communication des informations mentionnées à l’article 3, premier alinéa, 1° (nom et prénoms), 2° (uniquement la date de naissance), 3° (sexe) et 5° (résidence principale) de la LRN en vue de répondre à des questions dans le cadre d’une étude scientifique sur l’avenir des soins de santé et de la solidarité à l’égard des aînés. L’analyse scientifique sera confiée en sous-traitance au groupe de recherche TOR de la Vrije Universiteit Brussel1. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE A.1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 2. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 2° de la LRN, l’autorisation d’accéder aux informations visées à l’article 3, premier et deuxième alinéas de la LRN ou d'en obtenir communication est accordée par le Comité "aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l’accomplissement de tâches d’intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le Comité". 3. Les missions du demandeur sont décrites à l’article 2 de ses statuts (dont un extrait a été joint à la demande) et ce en référence aux articles 2, 3, 6 et 7 de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, dont il découle que le demandeur ‘dans un esprit de prévoyance, d'assistance mutuelle et de solidarité, [a] pour but de promouvoir le bien-être physique, psychique et social’. 1 Dans sa délibération RN n° 51/2008 du 10 décembre 2008, le Comité avait déjà estimé qu’une autorisation devait être octroyée au responsable du traitement (en l’occurrence le demandeur), sans toutefois porter préjudice à la possibilité pour ce dernier de confier la mission à un sous-traitant de son choix (en l’occurrence le groupe de recherche TOR de la VUB), à condition de respecter l’article 16 de la LVP. Délibération RN 13/2015 - 3/8 À cet effet, le demandeur doit notamment assurer : - ‘la participation à l'exécution de l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, réglée par la loi coordonnée du 14 juillet 1994 précitée’ (…) ; - ‘l'octroi d'aide, d'information, de guidance et d'assistance en vue de promouvoir le bien-être physique, psychique et social’ (…). Ces missions peuvent être qualifiées de tâches d’intérêt général. 4. Dans le cadre des missions susmentionnées, le demandeur souhaite réaliser une étude scientifique en vue de répondre à des questions sur l’avenir des soins de santé et de la solidarité à l’égard des aînés. Il entend notamment comprendre les attitudes et les attentes de la population flamande concernant les soins aux aînés et la solidarité à leur égard. 5. On peut conclure de ce qui précède que sur la base de l’article 5, premier alinéa, 2° de la LRN, le demandeur entre en ligne de compte pour être autorisé à obtenir la communication des informations du Registre national. 6. En vertu de l’arrêté royal du 5 décembre 1986 organisant l'accès aux informations et l'usage du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques dans le chef d'organismes qui remplissent des missions d'intérêt général dans le cadre de la législation relative à l'assurance maladie-invalidité, le demandeur est en outre autorisé à accéder à certaines informations du Registre national en vue de l’accomplissement de ses missions. A.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 7. En vertu de l’article 4 de la LVP, les informations du Registre national constituent des données à caractère personnel dont le traitement n’est autorisé que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les données à caractère personnel doivent en outre être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 8. Le Comité souligne que dans la mesure où le demandeur, en tant que responsable du traitement, confie l’analyse scientifique à un sous-traitant (en l’occurrence le groupe de recherche TOR de la VUB), il doit le faire dans le respect de l’article 16 de la LVP. B. FINALITÉ 9. Comme déjà indiqué ci-avant, le demandeur souhaite faire réaliser une étude de population par le groupe de recherche TOR de la Vrije Universiteit Brussel en vue de répondre à des questions dans le cadre d’une étude scientifique sur l’avenir des soins de santé et de la solidarité à l’égard Délibération RN 13/2015 - 4/8 des aînés2. Il entend notamment comprendre les attitudes et les attentes de la population flamande concernant les soins aux aînés et la solidarité à leur égard. 10. En vue de la réalisation de cette étude de population, le demandeur souhaite obtenir la communication de plusieurs données du Registre national sous la forme d’un échantillon aléatoire. 11. Le Comité estime que les finalités susmentionnées qui sont poursuivies sont déterminées et explicites au sens de l’article 4, § 1, 2° de la LVP et de l’article 5, deuxième alinéa de la LRN. Étant donné que l'étude aura lieu à l'aide du questionnaire que les personnes tirées au sort renvoient complété, consentant ainsi à participer à l'étude, il s'agit également de finalités légitimes conformément à l'article 5, premier alinéa, a) de la LVP. C. PROPORTIONNALITÉ C.1. Quant aux données 12. Le demandeur souhaite obtenir, sous la forme d’un échantillon représentatif comportant 6000 personnes domiciliées en Région flamande et âgées au 1 er avril 2015 d’au moins 45 ans et de maximum 75 ans, la communication des données mentionnées à l’article 3, premier alinéa, 1°, 2° (à l’exclusion du lieu de naissance), 3° et 5° de la LRN, à savoir : - les nom et prénoms ; - la date de naissance ; - le sexe et - la résidence principale. 13. Les données ‘nom et prénoms’ et ‘résidence principale’ sont nécessaires pour pouvoir prendre contact correctement avec les participants potentiels à l’étude. 14. La donnée ‘date de naissance’ doit permettre d’obtenir une délimitation précise de l’âge dans l’échantillon. 15. La donnée ‘sexe’ est nécessaire afin de vérifier si l’échantillon aléatoire constitué ne donne pas, purement par hasard, une répartition en fonction du sexe trop disproportionnée. 2 Cette étude est très similaire à et rejoint peut-être une étude antérieure relative à l'avenir des soins de santé de la solidarité pour laquelle le groupe de recherche TOR de la VUB avait été autorisé par la délibération RN n° 51/2013 du 10 juillet 2013 à obtenir la communication de données du Registre national sous la forme d'un échantillon aléatoire. Délibération RN 13/2015 - 5/8 16. Le Comité estime qu'étant donné les finalités poursuivies et compte tenu des explications fournies dans la demande, une communication des données nom et prénoms, date de naissance, sexe et résidence principale est adéquate, pertinente et non excessive (article 4, § 1, 3° de la LVP). C.2. Quant au mode de consultation 17. Étant donné qu'il s'agit ici d'une enquête écrite et conformément à l'avis d'initiative n° 27/2008 du 3 septembre 2008 de la Commission de la protection de la vie privée (ci-après la Commission) et à l'addendum identique3 au "Vade-mecum du chercheur", publié par la Commission en 2008 (première édition), le demandeur ne souhaite pas recevoir effectivement lui-même les données des personnes tirées au sort (ni que ce soit le groupe de recherche TOR de la VUB auquel le demandeur fait appel pour l’analyse scientifique effective qui les reçoive). La lettre de contact, le questionnaire et les lettres de rappel seront envoyés par les services du Registre national. 18. L'enveloppe permettant de renvoyer le questionnaire comportera néanmoins un code sans signification que les services du Registre national pourront relier à une personne bien déterminée, ce afin que des lettres de rappel soient uniquement adressées aux personnes qui n'ont pas encore renvoyé le questionnaire. Dès lors, les données reçues par le demandeur (plus précisément par le groupe de recherche auquel ce dernier fait appel pour l’analyse scientifique) doivent être qualifiées de données codées (article 1, 3° de l'arrêté royal du 13 février 20014) et pas de données anonymes. 19. En ce qui concerne le sexe, le Registre national fournira au demandeur un tableau reprenant sous une forme agrégée la répartition selon le sexe dans l’échantillon constitué, de manière à pouvoir exclure dès le début de l'étude une répartition selon le sexe vraiment disproportionnée dans l'échantillon. 20. Cette méthode de travail aura en l'occurrence pour effet que, compte tenu du questionnaire tel que celui que le demandeur a fourni au Comité, le demandeur ou le groupe de recherche auquel il fait appel ne recevra concrètement aucune donnée d'identification du Registre national. 3 Code que les destinataires de données du Registre national s'engagent à respecter lors de l'exécution de leur mission de recherche scientifique. 4 Arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Délibération RN 13/2015 - 6/8 21. Ces constatations impliquent plusieurs conséquences, à savoir que : le demandeur ne doit pas désigner de conseiller en sécurité de l'information, comme prescrit par l'article 10 de la LRN, étant donné que ni lui, ni ses préposés ne recevront directement ou indirectement les informations du Registre national ; le demandeur ne doit pas tenir à jour de liste des personnes qui obtiendront communication des informations du Registre national, comme prescrit par l'article 12, § 2 de la LRN ; comme il ressort du point 19, le demandeur et son groupe de recherche collecteront des données codées ; il est dès lors important que le demandeur veille à ce qu'aucune opération ne soit effectuée qui puisse remettre en cause le caractère codé. 22. Le demandeur a fourni la lettre d'accompagnement/de contact. Le Comité constate que la lettre d'accompagnement comporte les informations suivantes : l'adresse (postale et électronique) de la personne de contact au sein du groupe de recherche ; la finalité de l'étude ; l'information selon laquelle la participation à l'enquête n'est pas obligatoire et qu'une (non) participation ne peut avoir aucune conséquence défavorable ; la mention du fait que la lettre n'a pas été envoyée par les chercheurs mais par les services du Registre national car les noms et adresses des personnes tirées au sort n'ont pas été communiqués aux chercheurs afin de protéger la vie privée des personnes qui collaborent à l'enquête ; les modalités de traitement des réponses. 23. Le Comité souhaite que la lettre d'accompagnement indique également clairement que le groupe de recherche TOR de la VUB mène cette enquête pour le compte du demandeur de la présente autorisation, en mentionnant son nom et son adresse. 24. Le Comité prend acte du fait que le demandeur a transmis un engagement signé dans lequel il déclare qu'il respectera le Code que les destinataires de données du Registre national s'engagent à respecter lors de l'exécution de leur mission de recherche scientifique. C.3. Quant à la fréquence de l’accès et à la durée de l’autorisation 25. Le demandeur souhaite obtenir la communication unique des données de 6000 personnes au total afin qu'une invitation à participer à l'étude ainsi qu'un questionnaire puissent leur être envoyés. Eu égard aux modalités d'organisation de l'étude, le Comité estime qu'une communication unique est appropriée (article 4, § 1, 3° de la LVP). Délibération RN 13/2015 - 7/8 26. Le travail sur le terrain pour la réalisation de l'enquête, en ce compris l'envoi des rappels nécessaires, est prévu d'avril 2015 à juillet 2015 inclus. Le Comité attire l'attention sur le fait que le demandeur n'a toutefois aucune idée de la disponibilité des services du Registre national pour constituer l'échantillon et assurer ensuite le suivi. 27. À la lumière de ce qui précède, le Comité estime qu'une durée d'autorisation d'1 an à partir de l'octroi de l'autorisation doit suffire pour permettre au demandeur d'atteindre sa finalité (article 4, § 1, 3° de la LVP). C.4. Quant au délai de conservation 28. Les informations sont réclamées une seule fois et seront ensuite conservées par le Registre national pour la durée du travail de terrain et la période pendant laquelle des lettres de rappel pourront encore éventuellement être envoyées. Au terme de la dernière opération du Registre national au bénéfice du demandeur, le Registre national détruira l'échantillon (au plus tard 1 an après la date de l'autorisation). Cette conservation limitée de données à caractère personnel par le Registre national au bénéfice du demandeur est conforme à l'article 4, § 1, 5° de la LVP. 29. Après destruction de l'échantillon, les données collectées par le demandeur changent de nature : de données codées, elles deviennent des données anonymes. Ce ne sont donc plus des données à caractère personnel et elles peuvent être conservées de manière illimitée. D. OBLIGATION DE DÉCLARATION 30. Le Comité attire l'attention du demandeur sur le fait qu'avant même de commencer l'enquête, il doit veiller au respect de l'article 17 de la LVP (déclaration) et des dispositions de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la LVP. PAR CES MOTIFS, le Comité 1° autorise l’Union Nationale des Mutualités Socialistes, pour la finalité mentionnée au point B et aux conditions exposées dans la présente délibération, à obtenir, sous la forme échantillon représentatif de 6000 habitants de la Région flamande dans la catégorie d’âge de 45 à 75 ans inclus, la communication unique des informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1° (nom et prénoms), 2° (uniquement la date de naissance), 3° (sexe) et 5° (résidence principale) de la LRN ; Délibération RN 13/2015 - 8/8 Le Comité stipule toutefois que : étant donné que l'étude se fait au moyen d'un questionnaire écrit, en vue de préserver le caractère codé des données fournies via le questionnaire, ces informations du Registre national ne seront pas transmises effectivement au demandeur ni au groupe de recherche TOR de la VUB auquel il fait appel, mais seront utilisées par les services du Registre national pour envoyer la lettre de contact, le questionnaire et d'éventuelles lettres de rappel ; en ce qui concerne le sexe, le Registre national fournira au demandeur un tableau reprenant sous une forme agrégée la répartition selon le sexe dans l’échantillon constitué, de manière à pouvoir exclure dès le début de l'étude une répartition selon le sexe vraiment disproportionnée dans l'échantillon 2° stipule qu'une fois l'étude terminée, l’Union Nationale des Mutualités Socialistes devra transmettre au Comité un exemplaire du rapport de l'étude, sous forme papier ou électronique, en mentionnant le numéro de la présente délibération. Pour l'Administrateur f.f., abs. La Présidente, (sé) An Machtens (sé) Mireille Salmon Chef de section OMR f.f.
