Définition d`un avis d`expert

AVIS D’EXPERT : COMPRENDRE L’UTILISATION
DU NOM DE FAMILLE DANS L’IDENTITO-
VIGILANCE
Référence
Avis_EXPERTS_Nom de famille
Version
VF
Auteur(s)
Thierry Morvan
Date de diffusion
23/04/2015
Définition d’un avis d’expert
Proposition d’actions à mener dans un contexte spécifique, en réponse à un point dur identifié sur
la plate-forme MonHopitalNumerique. Ce conseil s’appuie sur l’expérience de l’expert et sur des
échanges avec différents partenaires, notamment le groupe d'experts HN de l'ANAP.
Un avis d'expert n'a pas été validé par les instances de l'ANAP.
Les avis d'experts sont disponibles, ainsi que de nombreux outils et publications de l'ANAP, sur le
site www.monhopitalnumerique.fr
INTRODUCTION
L’identité d’un individu résulte d’une somme de données de fait et de droit qui souscrivent à
distinguer une personne (nom de naissance, nom usuel, nom d’emprunt, prénom(s), date de
naissance, lieu et pays de naissance, …).
Les systèmes d’information des établissements de santé ne proposent pas actuellement des
normes communes pour la saisie des identités, qui permettraient d’agir en première intention
comme Système de surveillance et de prévention des erreurs et risques liés à l’identification des
patients.
L'objectif du recueil et de la saisie de la juste identité dans le SI reste pourtant un axe prioritaire
afin de conserver une qualité de prise en charge basée sur le concept « le bon soin au bon
patient ».
DEFINITION DU « NOM DE FAMILLE »
Le nom de famille est l’un des traits de l’identité qui est transmise à un enfant par l'un de ses
parents, ou les deux, selon les textes législatifs et coutumes en vigueur du pays d’origine de la

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nationalité du ou des parents.
Il permet de nommer une personne physique.
Le nom de famille s'acquiert par la naissance et par l'effet de la loi :
 La loi n° 2002-304 du 4 mars 2002 relative au nom de famille a modifié les règles de dé-
volution du nom de famille. Désormais les parents peuvent choisir le nom transmis, soit ce-
lui du père soit celui de la mère soit les deux accolés dans l'ordre choisi par les parents. Le
nom de l'enfant peut également être changé pendant sa minorité
 L'article 311-21 du Code civil (modifié par l'ordonnance n° 2005-759 du 4 juillet 2005 por-
tant réforme de la filiation) Les parents choisissent le nom de famille qui lui est dévolu : soit
le nom du père, soit le nom de la mère, soit leurs deux noms accolés dans l'ordre choisi par
eux dans la limite d'un nom de famille pour chacun d'eux.
 La loi n° 2009-61 du 16 janvier 2009 ratifiant l'ordonnance n° 2005-759 du 4 juillet 2005
permet dorénavant d'autoriser le changement de nom de famille des enfants nés avant le
1er janvier 2005 et encore mineurs à la date de ratification de l'ordonnance.
L’orthographe des noms ne répond à aucune règle. Elle peut évoluée d’un acte d’état civil à l’autre
selon la personne qui le formalise. Une attention particulière sera portée sur les noms à particule
simple et à double particules : « Valéry Giscard d'Estaing », « Dominique Marie François René
Galouzeau de Villepin ». Ces exemples permettent d’identifier une problématique
d’identitovigilance sous-jacente au regard des différents applicatifs, dont certains, très permissifs,
acceptent la saisie de caractères et symboles (tirets, apostrophe, espace….)
L’instruction N° DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de famille
(ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes d’information des
structures de soins détermine la sémantique en « nom de naissance »
L’item « nom de naissance » possède plusieurs synonymes : le patronyme (origine grecque,
signifiant étymologiquement « nom du père », quand il est transmis par un ancêtre mâle) le
matronyme (du latin mater), le nom de famille, le nom patronymique, l’aptonyme.
DOCUMENTS D’IDENTITE
Privilégier pour le contrôle de véracité d’identité, les documents ayant une photographie récente
(inférieure ou égale à 10 ans)
 Titres d’identité avec photographie sont diverses : carte nationale d'identité ; passeport
normal et biométrique ; permis de conduire ; permis de chasser avec photo délivré par le
représentant de l'État ; carte du combattant de couleur chamois ou tricolore ; carte d'identi-
té ou carte de circulation avec photo délivrée par les autorités militaires ; carte d'identité de
fonctionnaire de l'État de parlementaire ou d'élu local avec photo ; carte d'invalidité civile ou
militaire avec photo ; titre de séjour.
 Titres d’identité sans photographies : le livret de famille ; extrait de naissance ; seront fonc-
tion des origines de certains patients les seuls documents attestant de leurs traits
d’identification.

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MODALITES DE RECUEIL, DE RECHERCHE ET DE SAISIE
D’IDENTITE DANS LE SI
Le recueil
Le recueil doit être croisé et s'appuyer sur un minimum de deux sources, le déclaratif du patient
ou de l'aidant avec une validation par un titre d'identité récent comportant si possible une
photographie. (cf liste des titres d’identité reconnus comme tels)
Celui-ci se réalisera suivant deux approches distinctes selon que la personne puisse ou ne puisse
pas communiquer.
Pour les personnes communicantes, la requête sera menée à l’aide de questions ouvertes,
permettant ainsi un échange d'informations pertinentes avec réponses claires. (les questions
fermées n'autorisant que deux réponses « oui /non » et donc génératrices d'erreur donc à ne pas
employer).
Pour les personnes à communication altérée, dans le cadre de la création l’usage des questions
ouvertes sont de rigueur avec les aidants, et en dernier recours à l’ensemble des documents mis à
disposition de l’établissement lors de l’admission.
Pour les personnes non francophones sans l’alternative d’un aidant francophone l’appel à un
interprète de l’établissement lorsque cela est possible (annuaire interne des interprètes
professionnels ou appel à un interprète extérieur en l’absence de la ressource)
Préconisations sur les modalités de recherche
La recherche par date de naissance :
Ce mode de recherche reste à privilégier car il offre l’opportunité de vérifier l’absence de dossiers
multiples pour un même individu.
La recherche par nom et date de naissance : un grand nombre d’établissements adoptent un
mode de recherche nom/date de naissance : il s’agit de saisir les 3 premières lettres du nom de
famille, puis d’ajouter une date de naissance. La recherche permet alors de ramener un nombre
plus restreint d’identités tout en permettant de visualiser les éventuelles fautes qui auraient pu être
commises sur l’orthographe du nom de famille.
La recherche par nom et prénom avec des outils métiers implémentant la recherche
phonétique :
Certains applicatifs proposent une recherche approximative et des correspondances possibles
grâce à un algorithme phonétique indexant la saisie selon sa prononciation, à l’opposé de la
recherche textuelle stricte (exact string comparaison) qui a ses limites.
Le résultat affiche alors systématiquement les transcriptions phonétiques approximatives de tous
les noms de la base de données, offrant ainsi un éventail plus large et la mise en évidence
d’éventuels doublons.
La saisie
Lors de la recherche puis de la saisie d’une identité dans un applicatif, les seuls et uniques
caractères utilisés seront les 26 lettres de l’alphabet. Aucun caractères spéciaux ne doivent
être employés, (à savoir aucun accent, aucun graphème, aucune d’iatriques et aucune ligature)
ainsi que caractères spéciaux typographiques.

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L’alphabet français est enrichi de treize voyelles accentuées, cinq diacritiques, d’un graphème,
deux ligatures de lettres, et des signes de ponctuation qui sont les traits d’union, les doubles traits
d’union, les apostrophes, ainsi que les points et virgules. Les bases de données patient devraient
procéder à l’interdiction d’utilisation des caractères supplémentaire aux 26 lettres de base de
l’alphabet.
Carte vitale
La carte vitale ne doit pas être utilisée pour une identification fiable du patient, elle ne doit être
utilisée que pour la facturation et le remboursement des soins. Les erreurs concernant les données
d'identification sont fréquentes sur les cartes vitales et certains usagers ne font pas modifier leur
carte vitale pour diverses raisons.
Lors de son usage, les données visibles sont parfois différentes des données numériques, nom de
famille ou nom usuel (erreur orthographique, caractères spéciaux, nom usuel), son prénom usuel
(erreur orthographique, caractères spéciaux, orthographe tronqué), erreur de date de naissance
sont aussi possible, une photographie en couleur de taille trop réduite et ne permettant pas
toujours un rapprochement iconographique. La somme de ces éléments démontre l’absence de
fiabilité à l’identification avec la CV.
Le service de facturation peut être amené à devoir modifier l’identité d’un patient pour faire
correspondre à la carte Vitale afin de pouvoir facturer (retour et refus de bordereau, connaissance
de la divergence entre la juste identité et l’identité. La carte vitale ne doit pas être utilisée pour une
identification fiable du patient elle doit être utilisée que pour la facturation et le remboursement des
soins. Les erreurs concernant les données d'identification sont fréquentes sur les cartes vitales
(erreur orthographique sur les noms de famille, les noms usuels, sur les prénoms, sur les dates de
naissance – non prise en compte par les caisses des changements de nom usuel après
séparation – utilisation arbitraire des caractères spéciaux exemple présence ou absence de-Jean-
Pierre, Jean Pierre sans traits d'unions). Par ailleurs certains usagers ne font pas modifier leur
carte vitale pour diverses raisons.