Bien gouverner votre coopérative
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F É D É R A T I O N D E L ’ H A B I T A T I O N C O O P É R A T I V E D U C A N A D A Bien gouverner votre coopérative La bonne gouvernance et un leadership moral pour les coopératives d’habitation Table des matières Introduction 1 Pourquoi un guide sur la gouvernance et le leadership?.............................................................. 1 Remerciements .......................................................................................................................... 1 1 À propos de ce guide 3 Qu’est-ce que la gouvernance et le leadership? .......................................................................... 3 Ce que vous ne trouverez pas dans ce guide .............................................................................. 3 2 La bonne gouvernance 5 Un conseil d’administration efficace – la pierre angulaire de votre coopérative ............................ 5 Qu’entendons-nous par bonne gouvernance? ........................................................................... 5 3 Un leadership moral 9 Le leadership moral dans votre coopérative............................................................................... 10 Les qualités des dirigeants moraux dans les coopératives .......................................................... 10 Le leadership et le conflit d’intérêt............................................................................................ 10 La bonne gouvernance et le leadership moral – l’un ne va pas sans l’autre ........................................................................................................ 11 Dix signes indiquant que la gouvernance doit être améliorée dans votre coopérative...................................................................................... 12 4 Les signes d’une bonne gouvernance 13 Le conseil connaît ses obligations juridiques ............................................................................. 13 Le conseil a une orientation stratégique ................................................................................... 14 Votre conseil agit en toute transparente ................................................................................... 14 Votre conseil est redevable ....................................................................................................... 15 Votre conseil agit équitablement .............................................................................................. 16 Votre conseil répond aux besoins des membres ........................................................................ 16 Votre conseil obtient des résultats ........................................................................................... 17 Dix conseils pour assurer une bonne gouvernance.......................................................... 19 UNE BONNE GOUVERNANCE i 5 Le rôle des membres pour assurer une bonne gouvernance 21 6 Les fondements de la bonne gouvernance et du leadership moral 23 L’engagement des membres du conseil..................................................................................... 23 L’importance de former les membres du conseil........................................................................ 24 L’appui que procure une bonne gestion.................................................................................... 25 7 Le mot de la fin ii UNE BONNE GOUVERNANCE 27 Introduction Pourquoi un guide sur la gouvernance et le leadership? Les gestionnaires de coopératives nous ont indiqué qu’une bonne gouvernance est un Le guide de la FHCC intitulé Bien gérer votre coopérative décrit l’importance d’avoir une bonne gouvernance pour assurer une bonne gestion dans les coopératives. Dans ce guide, nous avons présenté certains des résultats que les coopératives recherchent de la gouvernance et de la gestion, et nous avons expliqué les différences importantes entre les deux. Nous avons aussi souligné que, même si la gouvernance et la bonne gestion ne sont pas identiques, elles sont très étroitement liées. Comme nous le précisons dans Bien gérer votre coopérative, si l’une est faible, l’autre sera affaiblie. élément important pour les aider à bien faire leur travail. Pour leur part, les membres des conseils d’administration des coopératives nous ont demandé de leur décrire des façons d’améliorer la gouvernance. C’est la raison pour laquelle nous avons préparé ce guide. Depuis la publication de Bien gérer votre coopérative, nous avons reçu beaucoup d’excellents commentaires au sujet du lien entre la gouvernance et la gestion. Les gestionnaires de coopératives nous ont indiqué qu’une bonne gouvernance est un élément important pour les aider à bien faire leur travail. Pour leur part, les membres des conseils d’administration des coopératives nous ont demandé de leur décrire des façons d’améliorer la gouvernance. C’est la raison pour laquelle nous avons préparé ce guide. Remerciements Nicholas Gazzard a rédigé ce guide avec des conseils rédactionnels utiles de Thom Armstrong, Dale Reagan, Karla Skoutajan et Kim Weiman. La conception et la mise en page ont été faites par Stephanie Ballantyne, de la firme EGO Creative Solutions. Une bonne gouvernance est une initiative du projet Vision 2020. Mai 2006 UNE BONNE GOUVERNANCE 1 2 UNE BONNE GOUVERNANCE 1 À propos de ce guide Qu’entendons-nous Qu’est-ce que la gouvernance et le leadership? par gouvernance et leadership dans une Qu’entendons-nous par gouvernance et leadership dans une coopérative d’habitation? La gouvernance désigne le rôle d’orientation et de protection de votre coopérative d’habitation, qui relève du conseil d’administration. Le leadership concerne les administrateurs eux-mêmes et les qualités dont ils ont besoin pour faire un bon travail au conseil. Ce guide aborde le double thème de la gouvernance et du leadership. coopérative d’habitation? La gouvernance désigne le rôle d’orientation et de protection de votre coopérative d’habitation, qui relève du conseil d’administration. Le leadership concerne les Les membres d’une coopérative d’habitation ont également un rôle à jouer au niveau de la gouvernance, et nous examinerons aussi cette question. Mais ce guide concerne surtout votre conseil d’administration. administrateurs eux-mêmes et les qualités dont ils ont besoin pour faire un bon travail au conseil. Ce guide aborde le double thème de la gouvernance et du Ce que vous ne trouverez pas dans ce guide leadership. La bonne gouvernance concerne le rôle que joue le conseil dans votre coopérative, mais ce manuel n’est pas destiné exclusivement au conseil d’administration. Nous ne vous montrerons pas quoi chercher dans les états financiers, ni comment gérer une bonne assemblée. Cette matière est déjà amplement et très bien décrite dans les publications de la Librairie de l’habitation coopérative et sur le site Web de la FHCC. Dans ce guide, nous examinerons ce qu’il faut pour être un bon administrateur plutôt que ce que comporte ce travail au quotidien. Nous vous parlerons beaucoup de l’importance des valeurs pour les membres du conseil, mais nous ne vous parlerons pas de la consignation des procèsverbaux, ni de ce que fait le trésorier. UNE BONNE GOUVERNANCE 3 4 UNE BONNE GOUVERNANCE 2 Bonne gouvernance Commençons par examiner la bonne gouvernance en revoyant combien il est important d’avoir un conseil efficace. La bonne gouvernance est l’orientation éthique et le cadre organisationnel solide dont votre coopérative a Un conseil efficace – la pierre angulaire de votre coopérative besoin de son conseil et de ses membres pour appuyer ses objectifs et ses valeurs Le succès de votre coopérative repose largement sur votre conseil d’administration. Vous pouvez avoir un bon gestionnaire, un vérificateur compétent, d’excellentes conseils du mouvement de l’habitation coopérative et des organismes gouvernementaux – mais les choses peuvent encore mal tourner, si le conseil ne fait pas bien son travail. Parce que le conseil peut prendre des décisions, faire des recommandations et poser des gestes qui ont des conséquences énormes pour la coopérative – pour le meilleur et pour le pire. et bien fonctionner comme entité. Heureusement, il n’est pas difficile d’avoir un conseil efficace, qui agit judicieusement et qui prend les bonnes décisions pour la coopérative, à condition de se conformer aux normes de ce que nous appelons la bonne gouvernance. Qu’entendons-nous par bonne gouvernance? La bonne gouvernance est une expression qu’on entend beaucoup par les temps qui courent. Non seulement dans les coopératives d’habitation, mais un peu partout dans le monde des entreprises. Ça semble un bon concept, mais que signifie-t-il vraiment? Essayons de nous entendre sur ce que cette expression signifie pour une coopérative d’habitation. Voici une définition que nous pouvons utiliser : La bonne gouvernance est l’orientation éthique et le cadre organisationnel solide dont votre coopérative a besoin de son conseil et de ses membres pour appuyer ses objectifs et ses valeurs et bien fonctionner comme entité. UNE BONNE GOUVERNANCE 5 La bonne gouvernance est l’affaire du conseil, lequel est appuyé par les décisions des membres qui les élisent. Elle est motivée par une La bonne gouvernance est l’affaire du conseil, lequel est appuyé par les décisions des membres qui les élisent. Elle est motivée par connaissance claire du rôle du conseil, les aptitudes nécessaires pour assumer une connaissance claire du rôle du conseil les aptitudes nécessaires pour assumer ce rôle des valeurs qui placent les intérêts de la coopérative et de ses membres en premier. ce rôle et des valeurs qui placent les intérêts de la coopérative et de ses membres en premier. La bonne gouvernance commence par l’éthique – les normes de conduite qui guident la façon dont le conseil prend ses décisions et les intérêts qu’il sert. Nous vous en dirons plus à ce sujet tout au long du guide. Notez ce que notre définition ne dit pas; elle ne fait aucunement allusion à la gestion de la coopérative. Le rôle de gouvernance est différent du travail de gestion et il est important d’éclaircir ce point dès le départ. Le rôle du conseil dans la gestion de la coopérative consiste à établir les grandes orientations donner des conseils aux gestionnaires suivre attentivement les résultats. La gouvernance concerne les fins – où vous voulez vous rendre. Vos gestionnaires s’occupent des moyens – comment s’y rendre. Les gestionnaires s’occupent de la gestion quotidienne de la coopérative. Il est important que ces deux rôles soient bien équilibrés dans votre coopérative. Beaucoup de conseils ont fait l’erreur de penser que leur travail consiste aussi à gérer la coopérative. Lorsque cela se produit, non seulement la gestion de votre coopérative en souffre, mais votre gouvernance aussi. La bonne gouvernance est un défi assez imposant pour les membres bénévoles des conseils des coopératives d’habitation, et c’est là qu’ils devraient concentrer leurs énergies. La gestion d’une coopérative exige un ensemble de compétences qui sont de nature plus technique et administrative. Ce n’est pas un travail pour des bénévoles. Bien entendu, le conseil doit s’assurer d’avoir une bonne gestion et il doit y accorder une attention particulière si le travail ne semble pas bien fait. Comme l’a souligné un observateur, les membres du conseil peuvent mettre leur nez dans la gestion de la coopérative, mais pas leurs mains. 6 UNE BONNE GOUVERNANCE La gestion de votre coopérative exige un ensemble de compétences Qu’en est-il de ma coopérative? Nous confions le travail de gestion à des bénévoles. qui sont de nature plus technique et administrative. Ce n’est pas un travail pour Certaines coopératives ont toujours fait appel à leurs membres, à titre bénévole, pour effectuer les tâches de gestion. Beaucoup de petites coopératives pensent qu’elles n’ont pas les moyens de payer des gestionnaires, compte tenu de leur budget limité. D’autres coopératives considèrent que la gestion par des bénévoles est une tradition. Comment une telle situation est-elle compatible avec notre assertion que la gestion n’est pas un travail pour les bénévoles? des bénévoles. Même si les administrateurs ne devraient pas s’occuper de la gestion de la coopérative, ils devraient tout au moins s’assurer que le travail est bien fait. En fait, tout dépend de ce que vous attendez de vos membres. Si vous avez un bénévole fiable pour s’occuper des demandes de réparation et des ordres de travail, et qu’il assure la liaison avec les gens de métier, ce système peut fonctionner dans une très petite coopérative. Dans une petite coopérative, les bénévoles peuvent s’occuper d’un certain nombre de tâches de ce genre, mais elles deviennent des tâches très imposantes dans des plus grandes coopératives. Mais dans une petite coopérative les membres ont encore droit à un service de réparation offert par des professionnels qualifiés. Et, peu importe la taille de votre coopérative, vous devriez au moins recourir aux services d’un teneur de livres qualifié pour s’occuper de vos finances. Nous avons vu beaucoup trop de coopératives éprouver des difficultés financières parce qu’elles ont fait appel à des bénévoles pour tenir leurs livres. Il en est de même pour les tâches d’administration essentielles, comme la présentation des rapports annuels au gouvernement. Ce genre de service ne coûte pas plus cher, proportionnellement, pour une petite coopérative que pour une grande. Et le prix de ne pas vouloir payer pour ces services peut être très élevé. Même si les administrateurs ne devraient pas s’occuper de la gestion de la coopérative, ils devraient tout au moins s’assurer que le travail est bien fait. Vous trouverez peut-être que la loi sur les coopératives de votre province ou territoire précise que le conseil doit gérer les affaires de la coopérative. Il est important de connaître clairement le sens de cette clause. Elle ne signifie pas que les membres du conseil doivent abandonner leur emploi de jour pour gérer le bureau de la coopérative. Elle signifie que le conseil doit s’assurer que la coopérative est bien gérée. C’est justement le message que nous véhiculons dans ce guide. UNE BONNE GOUVERNANCE 7 8 UNE BONNE GOUVERNANCE 3 Leadership moral Le leadership, c’est avoir La bonne gouvernance exige du leadership, un autre mot dont nous entendons beaucoup parler aujourd’hui. une idée claire de la bonne direction d’un organisme et pouvoir guider les autres Le leadership, c’est avoir une idée claire de la bonne direction d’un organisme et pouvoir guider les autres dans cette direction. Les membres des conseils des coopératives ne se considèrent peut-être pas comme des dirigeants, mais ils devraient. Ils devraient aussi savoir ce que signifie être un dirigeant. dans cette direction. Le leadership est une qualité personnelle. Dans une coopérative, nous recherchons le leadership chez les membres du Le leadership n’est pas une question de pouvoir ou de contrôle. Les bons dirigeants sont des motivateurs et des rassembleurs qui servent les intérêts des autres, qu’il s’agisse des membres d’une coopérative ou des citoyens d’un pays. Les dirigeants doivent gagner la confiance s’ils veulent obtenir des appuis pour la direction qu’ils veulent établir. C’est ce que nous appelons le leadership par consentement. C’est le seul type de leadership qui fonctionne dans une coopérative d’habitation. conseil, tant au plan individuel que collectif. Le leadership moral signifie qu’il faut avoir un comportement éthique et appliquer des normes morales à nos décisions et à nos gestes, d’une manière Le leadership est une qualité personnelle. Dans une coopérative, nous recherchons le leadership chez les membres du conseil, tant au plan individuel que collectif. qui reflète nos valeurs communes. Les coopératives d’habitation ont commencé à parler de leadership moral. Le leadership moral signifie qu’un ensemble de valeurs guident les gestes des dirigeants en tout temps. Il est synonyme d’intégrité personnelle – un engagement à faire ce qui est bon et juste, ce qui est moral. Voici une façon de décrire le leadership moral : Le leadership moral signifie qu’il faut avoir un comportement éthique et appliquer des normes morales à nos décisions et à nos gestes, d’une manière qui reflète nos valeurs communes. L’éthique et les valeurs sont des éléments incontournables quand on parle de ce sujet. Le leadership moral est fondé sur ces qualités. Voyons maintenant ce que cela signifie dans une coopérative d’habitation. UNE BONNE GOUVERNANCE 9 Le leadership moral commence par le respect des valeurs communes. Dans une coopérative d’habitation, ces valeurs sont nos objectifs de fondation, nos règlements et nos politiques que nous avons choisis ensemble, et les valeurs de l’ensemble de notre mouvement. Mais surtout, nos valeurs concernent le bien-être Le leadership moral dans votre coopérative Le leadership moral commence par le respect des valeurs communes. Dans une coopérative d’habitation, ces valeurs sont nos objectifs de fondation, nos règlements et nos politiques que nous avons choisis ensemble, et les valeurs de l’ensemble de notre mouvement. Mais surtout, nos valeurs concernent le bien-être global de la coopérative et le traitement juste et équitable de ses membres. À titre de dirigeants moraux, les administrateurs mesurent leurs gestes en fonction de ces valeurs. global de la coopérative et le traitement juste et équitable de ses membres. Le leadership moral axé sur les valeurs ne signifie pas qu’il n’y a qu’une seule réponse à chaque question. Le jugement joue aussi un rôle important. Il suppose toutefois qu’il n’y a qu’une façon de prendre une décision : en mettant les valeurs et les intérêts de la coopérative et des membres avant toute autre chose. Les qualités des dirigeants moraux dans les coopératives Voyons comment les membres des conseils d’administration des coopératives d’habitation font preuve d’un leadership moral. Les dirigeants moraux : placent leur devoir envers la coopérative et les membres avant leurs propres intérêts prennent les bonnes décisions pour la coopérative, pas nécessairement celles qui sont populaires aident à tracer une voie pour la coopérative qui est conforme à ses objectifs et à ses valeurs cherchent à gagner la confiance des membres sont respectueux des membres et des autres qui sont associés à la coopérative sont de bonne foi dans leurs rapports avec les autres membres du conseil et les autres membres de la coopérative prêchent par l’exemple, en s’assurant de respecter eux-mêmes les règles de la coopérative. Le respect de ces principes facilite le rôle des membres du conseil parce que leur expérience sera plus enrichissante. 10 UNE BONNE GOUVERNANCE Le leadership et le conflit d’intérêt Le leadership moral signifie qu’il faut placer les intérêts de la coopérative et des membres avant ses propres intérêts, à chaque fois. Rien ne nuit plus au leadership qu’un conflit d’intérêt – prendre une décision au sujet d’une question dans laquelle vous avez un intérêt personnel, mais pas tous les autres membres. Il est important que les administrateurs en apprennent plus au sujet des conflits d’intérêt et sachent qu’il existe des procédures pour les aider à les éviter. La bonne gouvernance et un leadership moral – l’un ne va pas sans l’autre Il n’est pas difficile de voir que la bonne gouvernance et un leadership moral sont les deux côtés de la même médaille. La bonne gouvernance dans votre coopérative a besoin d’un leadership moral des membres du conseil. Vous pouvez considérer le leadership moral comme un des ingrédients clés qui contribuent à la bonne gouvernance. La bonne gouvernance est le résultat. UNE BONNE GOUVERNANCE 11 Dix signes indiquant que la gouvernance doit être améliorée dans votre coopérative Comment pouvez-vous savoir si vous avez besoin d’améliorer la gouvernance dans votre coopérative? Prenez une minute pour faire ce test! 1. Le conseil renverse souvent ses propres décisions parce qu’il ne se donne pas la peine de prendre d’abord la bonne décision avec les bonnes informations. 2. Il semble qu’il y a toujours des réunions du conseil – les conseils qui sont instables ou simplement inefficients se réunissent très souvent et n’obtiennent toujours pas de résultats. 3. Il y a souvent des conflits entre le conseil et les gestionnaires, ce qui peut signifier qu’ils se pilent sur les pieds parce que leurs rôles ne sont pas clairement définis. 4. Il est difficile de combler tous les postes du conseil, ce qui peut être un signe de nombreux problèmes, mais cela indique certainement qu’occuper un poste au conseil n’est ni attirant ni satisfaisant, alors que ce devrait être les deux. 5. Les membres ne font pas confiance au conseil – le conseil n’est pas transparent avec les membres ou il ne rend pas des décisions équitables. 6. Vous perdez de bons employés – une indication certaine que les relations entre le conseil et le personnel sont mauvaises et que les conditions de travail ne sont généralement pas bonnes. 7. L’orientation change à chaque fois qu’un nouveau conseil est élu – c’est toujours un signe que les personnalités et la politique passent avant le devoir du conseil d’assurer le bien-être de la coopérative. 8. Certains des membres de votre conseil ne respectent pas les règles et les politiques de la coopérative – comment les membres du conseil peuvent-ils parler d’éthique s’ils ne donnent pas le bon exemple? 9. Votre conseil ne profite pas des possibilités de formation pour les administrateurs – vous n’aurez pas une bonne gouvernance si vos administrateurs ne savent pas ce qu’on attend d’eux. 10. Les assemblées des membres ressemblent à la période de questions à la Chambre des communes – Assez! Vous avez un sérieux travail à faire! 12 UNE BONNE GOUVERNANCE 4 Les signes d’une bonne gouvernance Nous avons décrit de façon générale la bonne gouvernance et le leadership moral. Maintenant nous devons voir ce que ces concepts signifient en pratique et comment nous pouvons les reconnaître dans nos coopératives. Pour que le conseil connaisse son rôle et ses obligations envers la coopérative, il doit d’abord savoir ce qu’on Nous allons donc examiner les indicateurs ou les signes de la bonne gouvernance. Ensuite, nous verrons ce que vous pouvez faire pour assurer la bonne gouvernance et un bon leadership dans votre coopérative. exige de lui dans la loi. Les administrateurs ont une obligation de diligence et ils doivent agir avec prudence, dans Voici sept signes qui indiquent que votre conseil pratique la bonne gouvernance. Le conseil les meilleurs intérêts de la coopérative. connaît ses obligations juridiques a une orientation stratégique agit en toute transparence est redevable agit équitablement répond aux besoins des membres obtient des résultats. Examinons chacun de ces éléments de plus près Le conseil connaît ses obligations juridiques Pour que le conseil connaisse son rôle et ses obligations envers la coopérative, il doit d’abord savoir ce qu’on exige de lui dans la loi. Les administrateurs ont une obligation de diligence et ils doivent agir avec prudence, dans les meilleurs intérêts de la coopérative. Ce n’est pas seulement une recommandation. Vous trouverez un langage semblable dans les lois qui régissent la conduite des administrateurs des entreprises – tous les types d’entreprises. Il existe beaucoup d’autres lois qui peuvent toucher leurs actions, comme celles qui régissent les conditions d’emploi. Les administrateurs ont aussi ce qu’on appelle des obligations de droit commun. Le droit commun est l’ensemble de lois qui est basées sur la coutume, l’usage et les décisions des tribunaux, et non sur les lois ou les règlements adoptés par les gouvernements. UNE BONNE GOUVERNANCE 13 Agir de façon éthique à titre d’administrateurs, ce n’est pas seulement quelque chose que nous faisons volontairement. La loi l’exige. Pour être efficace, le conseil doit avoir une idée claire de son rôle. La bonne gouvernance signifie que le conseil doit tenir compte de l’image globale, c’est-à-dire Ce guide n’est pas un guide juridique. Nous n’examinerons donc pas toutes les obligations juridiques des administrateurs des coopératives. Les programmes de formation des fédérations abordent les obligations juridiques des administrateurs dans leur programme de formation pour les conseils d’administration. Et si vous tapez obligations juridiques des administrateurs dans votre navigateur Internet, vous trouverez une foule de ressources. Mais voici ce que nous pouvons vous dire : agir de façon éthique à titre d’administrateurs, ce n’est pas seulement quelque chose que nous faisons volontairement. La loi l’exige. Le conseil a une orientation stratégique de l’orientation générale de la coopérative. La transparence dans la gouvernance d’une coopérative signifie que le Pour être efficace, le conseil doit avoir une idée claire de son rôle. La bonne gouvernance signifie que le conseil doit tenir compte de l’image globale, c’est-à-dire de l’orientation générale de la coopérative. Cela signifie qu’il doit se concentrer sur les tâches suivantes conseil mène ses affaires et prend ses décisions de manière ouverte et visible pour les membres. planifier (y compris la planification financière) et établir des objectifs adopter de bonnes politiques et de bons règlements suivre de près la gestion de la coopérative surveiller de près les finances s’assurer que les obligations juridiques de la coopérative sont respectées protéger la coopérative contre les risques. Ce sont toutes des tâches de haut niveau, et c’est là où le conseil doit axer ses priorités : regarder au-dessus de la forêt, pour ainsi dire. C’est le conseil qui prend les décisions concernant l’image globale. Ensuite, c’est à votre gestionnaire de les appliquer. Cette importance accordée par le conseil à l’image globale ou aux orientations stratégiques, au lieu du fonctionnement quotidien de la coopérative, est essentielle pour assurer la bonne gouvernance. Le conseil demeure toutefois responsable du bon fonctionnement de la coopérative. Il doit s’assurer que la coopérative et ses actifs ne sont pas à risque et que ses plans et ses orientations sont bien suivis. Pour cela, il faut avoir une excellente relation de travail avec les gestionnaires de la coopérative. Nous y reviendrons un peu plus loin. 14 UNE BONNE GOUVERNANCE Votre conseil agit en toute transparente Certaines questions examinées par le conseil sont confidentielles, La transparence dans la gouvernance d’une coopérative signifie que le conseil mène ses affaires et prend ses décisions de manière ouverte et visible pour les membres. La gouvernance transparente signifie que le conseil doit garder les membres au courant de ce qu’il fait. et vous devez vous assurer de respecter les lois qui protègent les renseignements personnels de vos membres. Mais la notion de confidentialité Cela ne signifie pas que les membres doivent venir aux réunions du conseil pour surveiller les délibérations comme une sorte de jury. Vous pouvez facilement rendre votre conseil transparent en peut être surutilisée. Il est particulièrement important de communiquer partageant les procès-verbaux, les états financiers et les autres rapports tenant les membres informés aux réunions et au moyen de votre bulletin d’information – ou de votre site Web. les décisions du conseil qui touchent l’ensemble des membres. Certaines questions examinées par le conseil sont confidentielles, et vous devez vous assurer de respecter les lois qui protègent les renseignements personnels de vos membres. Mais la notion de confidentialité peut être surutilisée. Il doit y avoir de bonnes raisons pour ne pas communiquer certaines informations aux membres. Il ne faut pas que ce soit un prétexte pour éviter l’imputabilité, dont nous parlerons un peu plus loin. Un conseil redevable s’assure de prendre de bonnes décisions équitables sur les questions qui lui sont présentées et il tient toujours compte des intérêts généraux de la coopérative. Il est particulièrement important de communiquer les décisions du conseil qui touchent l’ensemble des membres. Vous aurez besoin de leur appui pour vos décisions, alors tenez-les informés des réflexions du conseil et écoutez ce qu’ils ont à dire. Votre conseil est redevable La bonne gouvernance signifie que le conseil est prêt à répondre de ces gestes devant les membres. Les membres confient la sauvegarde de la coopérative au conseil, et le conseil est redevable aux membres pour le travail qu’il fait en leur nom. Un conseil redevable est un conseil qui prend au sérieux son rôle d’orientation et son devoir d’assurer le bienêtre de la coopérative s’en tient à ses actions et à ses décisions et en assume collectivement la responsabilité. Un conseil redevable s’assure de prendre de bonnes décisions équitables sur les questions qui lui sont présentées et il tient toujours compte de l’intérêt général de la coopérative. UNE BONNE GOUVERNANCE 15 Le conseil doit s’assurer que la réaction de la coopérative est cohérente et juste. Il doit tenir compte des actions des gestionnaires dans leurs S’il réussit ce test, le conseil ne devrait pas avoir de difficulté à s’en tenir à ces décisions, même si elles ne sont pas toujours populaires. Ce point est important. Le conseil doit écouter ses membres, mais lorsqu’il a pris une décision qu’il croit être la bonne pour la coopérative, il doit la maintenir et tous les membres du conseil doivent l’appuyer. échanges directs avec les membres. Peu importe les droits ou les privilèges accordés à un membre, tous les membres devraient en bénéficier, à condition que les circonstances sont les mêmes dans chaque cas. Votre conseil agit équitablement Avez-vous déjà entendu les membres dire que le conseil semble parfois improviser au fur et à mesure? Qu’il ne respecte pas toujours les politiques et les règlements de la coopérative? Qu’il traite certains membres différemment d’autres? L’application égale et équitable des règles est un signe important de la bonne gouvernance à tous les échelons. Le même principe s’applique aux coopératives d’habitation. La bonne gouvernance dans une coopérative signifie que les règles et les procédures sont appliquées de façon égale et équitablement, en tout temps. Ce principe est particulièrement important lorsqu’il s’agit de traiter avec des membres qui ne respectent pas les politiques ou les règlements de la coopérative. Le conseil doit s’assurer que la réaction de la coopérative est cohérente et juste. Il doit tenir compte des actions des gestionnaires dans leurs échanges directs avec les membres. Être équitable ne signifie pas seulement s’assurer que les règles et les règlements sont appliqués de façon juste. Ce concept s’applique aussi à la relation du conseil avec les membres en général. Peu importe les droits ou les privilèges accordés à un membre, tous les membres devraient en bénéficier, à condition que les circonstances sont les mêmes dans chaque cas. Tous les membres devraient y avoir droit. Votre conseil répond aux besoins des membres Le conseil ne devrait pas donner l’impression d’être une planète lointaine, orbitant loin des membres. Le travail du conseil consiste à servir les membres et à aider à répondre à leurs besoins collectifs. Pour cela, vous devez avoir un conseil qui écoute les membres et qui tient compte de ce qui est important pour eux. 16 UNE BONNE GOUVERNANCE Le travail du conseil Une gouvernance réceptive signifie que le conseil consiste à servir les membres et à aider à est axé sur le service et est à l’écoute des membres donne aux membres la possibilité de parler des questions qui sont importantes pour eux accorde une attention aux besoins changeants des membres. répondre à leurs besoins collectifs. Pour cela, vous devez avoir un conseil qui écoute les membres et qui tient compte de ce qui est En même temps, vous devez prendre garde de ne pas vous laisser entraîner dans des conflits mineurs et des discordes qui sont souvent un élément commun dans toutes les communautés. Si vous tombez dans ce piège, vous ne ferez jamais rien d’autre. Vous devez encourager vos membres à régler des problèmes de ce genre entre eux ou employer un processus de médiation s’il y a des différences personnelles importantes entre les membres. Les membres du conseil doivent se concentrer sur l’image globale – ce qui est important pour tous les membres, comme offrir de bons services de logement dans la coopérative. important pour eux. Une gouvernance efficace, ce n’est pas compliqué. C’est élémentaire : il faut s’organiser, avoir l’information dont le conseil a besoin pour faire le travail et travailler en collaboration avec des gestionnaires compétents. Votre conseil obtient des résultats Votre conseil doit faire le travail et obtenir des résultats s’il veut répondre aux besoins de vos membres. En d’autres termes, il doit être efficace. Une gouvernance efficace signifie qu’il faut s’assurer de bien mener les affaires de la coopérative – et regarder en avant pour voir ce qui nous attend. Beaucoup trop de conseils de tous types – d’organismes à but lucratif et sans but lucratif – semblent peu se soucier des affaires de l’organisme, et se réveillent soudainement en situation de crise. C’est une des principales faiblesses de la gouvernance comme elle est souvent appliquée : des conseils qui dorment aux commandes. Votre conseil doit faire beaucoup mieux. Pour avoir une gouvernance efficace, il faut avoir une idée claire de ce que le conseil essaie de faire s’assurer que les décisions et les projets mènent à des actions et à des résultats regarder vers l’avenir – tenir compte de ce qui pointe à l’horizon pour votre coopérative s’assurer que la coopérative bénéficie d’une gestion efficiente établir de bonnes relations entre le conseil, les gestionnaires et les comités, afin que personne ne se pile sur les pieds – ou laisse son travail à d’autres. UNE BONNE GOUVERNANCE 17 Une gouvernance efficace, ce n’est pas compliqué. C’est élémentaire : il faut s’organiser, avoir l’information dont le conseil a besoin pour faire le travail et travailler en collaboration avec des gestionnaires compétents. Et, comme nous le verrons, la formation pour les membres du conseil aide vraiment le conseil à être plus efficace. Vous dites-vous qu’il existe un écart considérable entre la façon dont les choses sont à votre coopérative et ces signes de bonne gouvernance? En fait, ce n’est pas aussi difficile que vous le pensez d’atteindre ces normes. Vous serez sur la voie d’une meilleure gouvernance si vous prenez au sérieux le rôle d’administrateur, si vous portez attention aux bonnes communications et si vous établissez une bonne relation de travail avec les gestionnaires de votre coopérative. 18 UNE BONNE GOUVERNANCE Dix conseils pour assurer une bonne gouvernance 1. Demandez aux membres du conseil de signer une entente de bonne conduite et veillez à ce qu’ils la respectent. C’est une excellente façon pour les membres du conseil de mettre en pratique leur engagement envers un comportement éthique. 2. Prenez le temps d’établir de bonnes relations au sein du conseil. Le conseil prend les décisions ensemble, alors apprenez à connaître les autres administrateurs et ce qui les intéresse. 3. Organisez des réunions efficaces et bien présidées où des choses se font. C’est là où vous ferez la majorité de votre travail d’administrateur, lors faites en sorte que les réunions du conseil comptent. 4. Assurez-vous d’avoir une bonne gestion. – la bonne gouvernance en dépend. 5. Écoutez les différents points de vue exprimés au conseil, même si vous n’êtes pas d’accord avec eux. Quand le conseil prend une décision, appuyez-là. 6. Apprenez à bien connaître votre rôle. Les administrateurs ont du pouvoir seulement à titre d’entité gouvernante, agissant ensemble, et leur rôle n’est pas d’agir comme la police de la coopérative. 7. Planifiez votre cycle d’affaires. Sachez à l’avance ce que vous voulez accomplir au cours des 12 prochains mois. 8. Agissez en fonction des politiques et des règlements établis, n’improvisez pas au fur et à mesure. Si vous trouvez que certaines politiques ne sont pas efficaces, vous pouvez en proposer de nouvelles aux membres. 9. Organisez régulièrement des assemblées des membres, mais pas plus souvent que nécessaire. Ne gaspillez pas le temps de vos membres. 10. Si vous avez des comités, assurez-vous qu’ils connaissent leurs rôles. UNE BONNE GOUVERNANCE 19 20 UNE BONNE GOUVERNANCE 5 Le rôle des membres pour assurer une bonne gouvernance Dans ce guide, nous parlons surtout du conseil d’administration. Mais la bonne gouvernance est l’affaire de tous les membres et, comme nous l’avons mentionné au début, ils ont aussi un rôle à jouer à ce chapitre. Les membres, évidemment, ne sont pas le conseil. Ils ne possèdent pas la gamme de pouvoirs que les lois sur les coopératives accordent au conseil pour diriger les affaires de la coopérative, et ils ne devraient pas essayer de faire (ou de défaire) le travail du conseil dans les assemblées générales. En même temps, il y a toutefois des décisions de gouvernance importantes que seuls les membres peuvent prendre, comme Le conseil doit aider les membres à savoir en quoi consiste la bonne gouvernance en leur offrant la possibilité de l’apprendre et en les aidant à se préparer pour prendre des décisions. choisir les administrateurs modifier les règles et les règlements de la coopérative adopter les politiques établies par les membres. Dans certains cas – comme en Ontario – seuls les membres peuvent approuver le budget annuel. Vous devriez vérifier la loi qui s’applique à votre coopérative pour savoir quelles décisions doivent être prises par les membres. En plus de respecter leurs obligations juridiques, les membres appuient la bonne gouvernance en sachant ce que nous entendons par la bonne gouvernance connaissant les valeurs et les principes de la coopération et de l’habitation coopérative participant aux assemblées des membres et en prenant la parole appliquant les principes de la bonne gouvernance dans leur travail avec les comités choisissant des administrateurs qui agiront de façon éthique et qui tiendront d’abord compte des intérêts de la coopérative encourageant des possibilités d’éducation et de formation pour les membres – et en y participant. UNE BONNE GOUVERNANCE 21 Le conseil doit aider les membres à savoir en quoi consiste la bonne gouvernance en leur offrant la possibilité de l’apprendre et en les aidant à se préparer pour prendre des décisions. Assurez-vous que les membres reçoivent l’information dont ils ont besoin assez longtemps à l’avance pour prendre des décisions éclairées aux assemblées. Essayez d’utiliser de la documentation facile à lire et à comprendre. Une autre façon utile serait de distribuer ce guide à vos membres. Nous avons décrit en détail les différents aspects de la bonne gouvernance et du leadership moral. La question maintenant est de savoir comment vous pouvez obtenir ces résultats dans votre coopérative? C’est ce que nous verrons dans la prochaine section. 22 UNE BONNE GOUVERNANCE 6 Les fondements de la bonne gouvernance et du leadership moral Vous devez investir dans Vous devez investir dans la gouvernance et le leadership si vous voulez qu’ils soient efficaces. Il y a trois composantes majeures pour assurer la bonne gouvernance : la gouvernance et le leadership si vous voulez qu’ils soient efficaces. Il existe beaucoup de 1. l’engagement individuel des membres du conseil, 2. la formation du conseil, et 3. l’appui d’une bonne gestion. ressources et d’outils pour L’engagement des membres du conseil Le premier ingrédient vous aider à devenir un bon administrateur. d’une bonne gouvernance est l’engagement de Il existe beaucoup de ressources et d’outils pour vous aider à devenir un bon administrateur. Mais il y a un ingrédient que vous devez fournir vous-même, et c’est votre engagement personnel. Le premier ingrédient l’administrateur individuel à faire le meilleur travail possible. d’une bonne gouvernance est l’engagement de l’administrateur individuel à faire le meilleur travail possible. Et cet ingrédient est tout aussi important qu’on vous ait incité un peu à combler un poste vacant ou que vous ayez remporté une élection chaudement disputée. À titre d’administrateur engagé, vous assumez votre rôle sérieusement : Vous savez qu’ensemble avec vos autres collègues au conseil vous êtes responsable du bien-être de votre coopérative et vous êtes prêt à assumer cette responsabilité au nom des membres. Vous vous préparez pour les réunions et vous réfléchissez aux décisions que vous serez appelés à prendre. Vous reconnaissez l’importance de l’éthique dans le rôle d’administrateur. Vous êtes prêt à respecter les normes exigées des administrateurs dans les diverses lois coopératives au Canada. En général, ces lois précisent que les administrateurs doivent agir honnêtement et de bonne foi dans le meilleur intérêt de la coopérative, et qu’ils doivent faire preuve de prudence – en d’autres termes, comme nous l’avons indiqué plus tôt, ils ont l’obligation de diligence UNE BONNE GOUVERNANCE 23 Peu importe si les membres de votre conseil sont très motivés à faire un bon travail, ils n’iront pas bien loin sans les Vous posez des questions. Vous cherchez l’information dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Le rôle d’administrateur n’est pas un rôle passif où on attend pour intervenir quand les choses vont mal. Un administrateur engagé n’est pas un spectateur. aptitudes acquises dont les administrateurs de coopératives ont besoin. Commencez par la formation de base du conseil, que toutes les fédérations offrent dans leurs programmes de formation. Si vous correspondez à cette description, alors il est évident que vous prenez l’engagement envers une bonne gouvernance qu’une coopérative exige de la part de ses administrateurs. Et vous êtes prêt à mettre en place la prochaine composante de la bonne gouvernance – la formation des membres du conseil. L’importance de former les membres du conseil Les bons dirigeants sont formés, ils ne sont pas nés ainsi. Peu importe si les membres de votre conseil sont très motivés et désireux de faire un bon travail, ils n’iront pas bien loin sans les aptitudes acquises dont les administrateurs de coopératives ont besoin. Comme un illustre président des États-Unis l’a déjà dit, le leadership et l’apprentissage ne vont pas l’un sans l’autre. Comme nous l’avons indiqué au début, ce guide n’est pas un guide pratique pour les administrateurs des coopératives. Mais on peut trouver une bonne formation compétente un peu partout dans le mouvement de l’habitation coopérative, auprès de la FHCC et des fédérations régionales, sous forme d’ateliers, de manuels, de guides et de ressources sur Internet. Commencez par la formation de base du conseil, que toutes les fédérations offrent dans leurs programmes de formation. Des cours plus avancés sont également offerts. Il existe beaucoup d’information générale accessible sur Internet pour les administrateurs de tous types d’entreprises – tant pour les sociétés à but lucratif que pour les organismes sans but lucratif. Vous seriez étonné de voir le peu de différences qu’il y a entre les fonctions générales et juridiques des administrateurs d’une grande entreprise et celles des administrateurs des coopératives d’habitation. On ne peut trop insister sur l’importance de la formation pour assurer une bonne gouvernance. Il a fallu beaucoup de réflexions pour préparer les documents de formation du mouvement de l’habitation coopérative, qui puisent dans 30 ans d’expérience – le bon et le mauvais – et vous y trouverez les meilleurs conseils au sujet de la gouvernance. Utilisez-les! 24 UNE BONNE GOUVERNANCE L’appui que procure une bonne gestion Tout comme les gouvernements ne La troisième composante d’une bonne gouvernance est la gestion de votre coopérative. D’abord, précisons ce que nous entendons par la gestion. Nous entendons le personnel de gestion que vous embauchez ou les services de gestion auxquels vous faites appel. Dans un cas comme dans l’autre, nous parlons d’une gestion professionnelle qualifiée. peuvent fonctionner sans des fonctionnaires professionnels efficaces, les conseils auront de la difficulté sans l’appui d’une bonne gestion. Vos gestionnaires fournissent au conseil l’information Tout comme les gouvernements ne peuvent fonctionner sans des fonctionnaires professionnels efficaces, les conseils auront de la difficulté sans l’appui d’une bonne gestion. Vos gestionnaires fournissent au conseil l’information et l’expertise dont il a besoin pour prendre des décisions bien éclairées – des décisions que votre gestionnaire exécutera ensuite en votre nom. Et n’oubliez pas : prendre des décisions bien éclairées est la base de la bonne gouvernance. et l’expertise dont il a besoin pour prendre des décisions bien éclairées – des décisions que votre gestionnaire exécutera ensuite en votre nom. Même si les rôles de la gestion et de la gouvernance sont différents, ils s’appuient mutuellement, alors il est important qu’ils travaillent bien ensemble. Et puisque les administrateurs viennent et partent au gré des élections, la stabilité et la force de votre gestion sont essentielles. La capacité d’établir un partenariat stable et solide avec la gestion de votre coopérative dépend de vous. Voici quelques conseils pour vous aider à établir une bonne relation entre la gestion et la gouvernance. 1. Choisissez d’abord de bons gestionnaires. Que vous embauchiez vos propres employés ou que vous fassiez appel à une entreprise de gestion, assurez-vous qu’ils connaissent bien les coopératives et les programmes des coopératives et qu’ils ont les compétences nécessaires pour gérer les différentes fonctions de votre coopérative, tout en offrant un bon service à vos membres. 2. Les gestionnaires ne sont pas en concurrence avec vous, alors ne vous en prenez pas à vos employés ou à l’entreprise de gestion. Ils sont là pour vous aider, alors laissez-les faire. Comme nous l’avons indiqué, les deux rôles sont complémentaires. Essayez de ne pas travailler contre ce principe en faisant le travail de gestion vousmême et comptez sur vos gestionnaires pour ne pas jouer le rôle de la gouvernance, qui appartient au conseil. UNE BONNE GOUVERNANCE 25 3. Reconnaissez que la gestion d’une coopérative est un domaine spécialisé. Assurez-vous que vos gestionnaires ont accès à des possibilités de formation et de perfectionnement professionnel, afin qu’ils puissent acquérir les compétences dont ils ont besoin pour faire le travail. Si vous employez vos propres employés, investissez pour leur offrir une formation – ce sera rentable pour votre coopérative. 4. Vous voulez une gestion de qualité professionnelle; offrez un environnement de travail professionnel. Offrez des salaires et des avantages sociaux équitables et prévoyez une méthode de supervision qui empêche que le gestionnaire ait à suivre les instructions de tous les membres du conseil. Offrez aussi un environnement de travail professionnel – un bureau assez grand, bien équipé en matériel et libre de toute distraction inutile. 5. Faites en sorte que la gestion de la coopérative soit une carrière stable qu’il vaut la peine de choisir. Beaucoup de gens quittent la gestion des coopératives parce qu’ils la considèrent comme un domaine qui n’offre pas de stabilité. Ils voient les conseils arriver et partir, chacun avec sa propre façon de «régler» la gestion de la coopérative. Cela crée de l’incertitude et un manque de confiance chez les gestionnaires, et peut les inciter à rechercher d’autres choix de carrière. Le meilleur avis pour les nouveaux conseils? N’assumez pas que votre gestion a besoin d’être réparée tant que vous n’êtes pas certain qu’elle est brisée. Les chances sont qu’elle ne l’est pas. Autrement, faites installer une porte tournante dans le bureau de votre coopérative. Vous en aurez besoin. Ce n’est pas une voie à sens unique. Si vous suivez ces lignes directrices, vous pouvez vous attendre à attirer et à conserver de bonnes personnes et à avoir une équipe de gestion imputable et responsable qui cherche à appuyer le conseil dans son rôle de gouvernance. 26 UNE BONNE GOUVERNANCE 7 Le mot de la fin L’habitation coopérative est une force du bien, un choix de logement qui accorde la priorité aux gens et qui est fondée sur les valeurs communautaires de la justice sociale et de l’entraide. Ce sont des valeurs éthiques et la façon dont nous nous conduisons comme administrateurs de nos coopératives se reflétera sur ces valeurs. Bien entendu, on s’attend à ce que les administrateurs de toute entreprise se conduisent de façon éthique, mais nous avons souvent constaté comment les intérêts personnels sont passés avant l’éthique dans les salles de conseil des entreprises. Dans le mouvement de l’habitation coopérative, nous avons des normes plus strictes. Nous avons besoin d’administrateurs qui s’engagent à offrir une bonne gouvernance et un leadership moral. Heureusement, ils en sortiront grandis s’ils le font, et il en sera de même de leurs coopératives. UNE BONNE GOUVERNANCE 27 28 UNE BONNE GOUVERNANCE F É D É R A T I O N D E © FHCC, 2006. Les membres de la FHCC peuvent reproduire et utiliser le présent guide. Il est interdit aux autres d’utiliser ou de reproduire le contenu de ce document sans le consentement de la Fédération de l’habitation coopérative du Canada. L ’ H A B I T A T I O N C O O P É R A T I V E Bureau national 311 – 225, rue Metcalfe Ottawa (Ont.) K2P 1P9 Tél. (613) 230-2201 Téléc. (613) 230-2231 Sans frais 1-800-465-2752 Région de l’Ontario 313 – 720, avenue Spadina Toronto (Ont.) M5S 2T9 Tél. (416) 366-1711 Téléc. (416) 366-3876 Sans frais 1-800-268-2537 Bureau de Vancouver 204 – 5550, rue Fraser Vancouver (C.-B.) V5W 2Z4 Tél. (604) 879-4116 Téléc. (604) 879-4186 Sans frais 1-877-533-2667 D U C A N A D A Bureau du Manitoba Bureau 192, 162 – 2025, avenue Corydon Winnipeg (Man.) R3P 0N5 Tél. (204) 989-5963 Téléc. (204) 487-6407 Sans frais 1-888-591-3301 Bureau de la Nouvelle-Écosse 201-1099, chemin Marginal Halifax (N.-É.) B3H 4P7 Tél. (902) 423-7119 Téléc. (902) 423-7058 Sans frais 1-866-213-2667 www.fhcc.coop
