Parole d`expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient

Parole d’expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé
(DPI) : réalités et enjeux d’un monde hybride
L’époque du dossier patient composé de documents papier classés en chemises et sous
chemises par spécialité, par service, etc. est révolue : comment pouvait-il satisfaire les
besoins de garantie de conservation intègre, de partage, d’échange au sein d’un
Établissement et entre différents Établissements de Santé ?
La gestion de ces dossiers patients a fortement évolué au cours des 10 dernières années,
passant de l’antique dossier papier aux dossiers informatisés dont le support de l’information
n’est plus le document, mais une somme de connaissances sur supports numériques relatant
l’état et l’histoire du Patient.
Les solutions de DPI (Dossier Patient Informatisé) qui permettent cette gestion ont été
pensées pour répondre avant tout aux besoins liés au parcours de Santé du Patient.
L’ensemble des informations se trouve dans des bases de données selon des schémas
propres à la solution choisie. La logique de répartition de ces données est propre à chaque
outil, et un administrateur de base de données qui tenterait de reconstruire le dossier d’un
Patient sur cette base n’y arriverait probablement pas. Pour autant, elles répondent
parfaitement aux besoins du Professionnel de Santé qui doit saisir une information ou
consulter un dossier.
Nous sommes aujourd’hui à la croisée des mondes. Les établissements de santé mettent
en place ces solutions numériques, mais continuent néanmoins à avoir des dossiers papier.
Il y a plusieurs raisons à cela : tout d’abord, les solutions de DPI sont récentes, et il faut bien
garder l’histoire d’un Patient enregistrée sur papier.
Ensuite, tous les Services d’un Établissement de Santé ne sont pas encore équipés de
moyens de saisie et de consultation des données numériques comme les tablettes, les
smartphones et le réseau informatique permettant d’y accéder.
Enfin, la technologie numérique nécessite une mutualisation des informations issues
d’applications différentes, avec des formats différents de données, ce qui nécessite des
travaux d’intégration parfois conséquents.
Malgré cette superbe technologie avancée, nous avons donc toujours des dossiers papier qui
transitent de service en service et qui sont alimentés par ce qui n’est pas encore saisi
numériquement. Autant dire que ce monde du papier est loin d’être mort.
Il s’agit donc d’assumer cette phase de transition pendant laquelle il va falloir traiter les deux
versions - numérique et papier - des dossiers. Cette gestion hybride de l’information est
obligatoire si l’on veut avoir un référentiel du patient exhaustif et cohérent. Ce besoin, les
solutions de DPI n’y répondent pas puisqu’elles n’intègrent pas, le plus souvent, de moteurs
de recherches capables de gérer à la fois le papier scanné et leurs propres informations.

Les solutions d’archivage numérique, pour une gestion des dossiers patients
optimisée
On se retrouve donc avec un volume de papier qui continue de croitre, et des délais d’accès
à ces documents (pour peu qu’ils n’aient pas été numérisés) plutôt longs. Cette croissance
est aussi liée aux délais de conservation et aux conditions de destruction (régis par la
circulaire de 2007 et le CSP, mais qui seront modifiés dans la future loi de santé). Dans les
faits, peu de campagnes de tri sont organisées en dehors de celles provoquées par la nature.
Dans ce contexte, une solution d’archivage numérique en complément du DPI prend tout son
sens, car elle permet d’assurer dans la durée la conservation des informations et la gestion
des durées dynamiques de conservation (un médecin doit par exemple garder un document 5
ans après le décès de son patient, même s’il ne le connaissait pas lors du versement du
document). Elle est conçue pour gérer aussi bien des données nativement numériques que
des données papier numérisées, avec la capacité de rechercher dans les deux mondes
comme s’ils n’étaient qu’un. Elle apporte la pérennité dont ces informations ont besoin quand
on doit les conserver plusieurs dizaines d’années (et de préférence dans un format ouvert
afin de rendre une éventuelle migration moins douloureuse). Enfin, pour dans certains cas,
elle assure la valeur probatoire qui est incontournable quand on parle de documents
engageants dont la nature est numérique.
Ainsi, une bonne solution d’archivage numérique en complément d’une solution de
DPI permet la gestion optimisée des archives dans le respect des règles métier, le
partage et l’échange soumis à approbation des données archivées, la pérennité et
l’intégrité des informations qui ont vocation à être conservées longtemps, la gestion
des données hybrides, et la valeur probatoire pour faire la preuve de ce qui a été remis,
prescrit, diagnostiqué.
Yves BOURREAU
Responsable Conseil et Santé, Numen