DOSSIER DE BASE DU PATIENT :

Manuel PsiMed Dossier du patient - 1
DOSSIER DE BASE DU PATIENT :
OUVERTURE :.............................................................................................................2
PATIENT EXISTANT :....................................................................................................2
NOUVEAU PATIENT :....................................................................................................3
CREATION D’UN DOSSIER PATIENT :..............................................................................3
Généralités :.........................................................................................................3
DONNEES ADMINISTRATIVES :............................................................................4
Nom du patient :...................................................................................................4
Date de naissance :..............................................................................................4
Nom de jeune fille :...............................................................................................5
Code patient :.......................................................................................................5
Numéro de dossiers :...........................................................................................5
DONNEES FINANCIERES :....................................................................................5
Répondant :..........................................................................................................5
Parenté du répondant ou titre du répondant:........................................................6
Arrangement : ......................................................................................................6
Informations affichées par le système :................................................................6
DONNEES DU TRAITEMENT :...............................................................................7
Tarif de facturation :.............................................................................................7
Catégorie du traitement :......................................................................................8
Montant du traitement en cours :..........................................................................8
Code tiers payant :...............................................................................................8
Numéro de référence : .........................................................................................9
En remplacement de :..........................................................................................9
Début du traitement :............................................................................................9
Date de la dernière consultation :.........................................................................9
Fin de traitement : ................................................................................................9
Code diagnostic/Code traitement :.....................................................................10
MISE A JOUR DES DONNEES DU DOSSIER DE BASE DU PATIENT...............11

Manuel PsiMed Dossier du patient - 2
Ouverture :
En cliquant sur l’icône de sélection du patient (barre verticale sur la droite
avec l’icône présentant deux têtes), une fenêtre “Recherche du patient” s’ouvre
offrant deux possibilités :
• Recherche d'un patient existant déjà dans la base de données.
• Création d'un nouveau dossier de patient.
Patient existant :
Dans la case : "critère de recherche" entrer un des critères indiqués ci-dessous
permettant de rechercher un patient, puis cliquer sur "valider" ou taper la touche
"retour" au clavier.
• le nom ou une partie du nom (minimum la première lettre du nom). Pour
rechercher un patient dont le nom de famille commence par la lettre S et le
prénom par la lettre L, séparer les deux critères par une virgule, ex.: S,L.
Remarque : pour une recherche des noms avec particule (DE, DU, LE, LA, VON,
etc.) ne pas oublier de mettre une virgule après le 2e mot, ou partie du 2e mot,
ex.: DE ROC, ou : LE F, car l'espace n'est plus le séparateur entre le nom et le
prénom.
• le code patient (numéro attribué par le système)
• le numéro de dossier (numéro attribué par l'utilisateur et ayant obligatoirement
une extension après le point, par ex. : 3456.ABC)
• un numéro de facture suivi de deux points pour le différencier du code patient,
ex.:234..
• date de naissance : jour, mois et année séparés par un point, ex.: 24.11.1970.
La recherche est également possible sur le mois et l'année, ou sur l'année
uniquement. Dans ce cas, il faut indiquer le chiffre zéro pour le jour ou le jour et
le mois :
Ex.: 0.11.1970 pour avoir tous les patients nés en novembre 1970 ou :
Ex.: 0.0.1970 pour avoir tous les patients nés en 1970.
• nom de jeune fille pour autant que cette option de recherche ait été précisée
dans l'indexation du registre des patients.
Lorsqu'une liste à choix est présentée à l'écran, mettre le patient recherché en sur-
brillance puis cliquer sur "valider".
Au clavier : sélectionner le patient avec les flèches montantes ou descendantes pour
mettre le patient en sur-brillance, puis taper la touche "retour". Une fois le patient
sélectionné, ses données administratives sont présentées à l'écran.

Manuel PsiMed Dossier du patient - 3
Nouveau patient :
Entrer directement dans la case "critère de recherche" le nom et le prénom séparés
par une virgule, puis cliquer sur valider pour contrôler que le dossier n'ait pas déjà
été enregistré dans la base de données. Si tel n'est pas le cas, cliquer sur “Nouveau”
ou au clavier avec les touches “Alt+N”.
Le ou les noms du patient se mettent automatiquement en majuscules et le ou les
prénoms se mettent automatiquement en minuscules à l'exception de la première
lettre.
Création d’un dossier patient :
Généralités :
Pour établir un nouveau dossier, passer d’une question à l’autre en tapant au clavier
la touche “retour” ou "tabulation" . Pour passer d'une page à l'autre, avec la souris
cliquer sur le bouton adéquat de la barre d'outils :
La souris permet de sélectionner directement l’endroit où l’on veut insérer du texte.
Certaines rubriques présentent des réponses à choix multiple (case avec le carré
sur la droite). Au clavier, les touches “flèches montante et descendante” ↑↓
permettent de faire défiler les différents choix. En tapant la première lettre d'une des
options à choix, elle sera directement sélectionnée.
Avec la souris, cliquer sur la case . Les différentes réponses sont toutes listées.
Cliquer sur la réponse souhaitée.
Le dossier de base d’un patient comprend 3 tableaux principaux:
♦ Les Données Administratives du patient : bouton
♦ Les Données Financières du patient : bouton
♦ Les Données du Traitement : bouton

Manuel PsiMed Dossier du patient - 4
DONNEES ADMINISTRATIVES :
Nom du patient :
Entrer le nom et le prénom du patient en séparant le nom du prénom par une
virgule. La virgule est obligatoire pour les noms de famille à plusieurs mots (Ex.:
DE LA SANTA, Maria). Les lettres accentuées ne sont pas admises pour le nom de
famille car converties automatiquement par le système en lettres majuscules. Le
prénom est converti en lettres minuscules, sauf pour les initiales.
Pour éviter d’enregistrer des patients à double, cliquer sur "valider" avant de cliquer
sur "nouveau". Le système indique :
♦ que ce patient n'existe pas encore dans la base de données : cliquer sur la
touche
♦ ou affiche à l’écran une liste des patients déjà enregistrés et portant le même nom
:
- s’il s’agit vraiment d’un nouveau patient, cliquer sur le bouton "Nouveau".
- Si ce patient a déjà été enregistré préalablement, il est présenté dans la liste
avec ses nom, prénom, date de naissance et lieu de domicile. Cliquer sur son
nom pour le sélectionner.
Date de naissance :
Entrer le jour, le mois et l’année à 4 chiffres séparés par un point. Il n'est pas
nécessaire d'entrer un zéro devant le jour ou le mois comportant qu'un seul chiffre,
par ex.: 4.5.1970. La date de naissance est automatiquement standardisée par le
système : 04.05.1970. Entrer l'année à 4 chiffres pour éviter les erreurs des siècles
1900 et 2000.
"Valider" recherche le nom dans la base de
données.
"Nouveau" ajoute le nom dans la base de
données.
Données de base nécessaires pour
l'identification du patient dans
PsiMed.
pour continuer l’enregistrement du dossier,

Manuel PsiMed Dossier du patient - 5
Nom de jeune fille :
L’information saisie dans cette rubrique est convertie en lettres majuscules. Le nom
de jeune fille peut également être un critère de recherche du patient, pour autant que
cette option de recherche ait été précisée dans l'indexation du registre des patients.
Code patient :
Le système attribue automatiquement un numéro de code patient à la création d’un
dossier d’un nouveau patient. Ce code est séquentiel et ne peut pas être modifié
par l’utilisateur. Le code est le moyen le plus rapide de rechercher un patient dans la
base de données.
Numéro de dossiers :
(Information supplémentaire au code du patient et optionnelle). Le numéro de
dossier doit obligatoirement comporter un point et une extension (Ex. : 134.ABC)
pour le différencier du code patient. Les autres signes de ponctuation ou les
caractères accentués ne sont pas autorisés dans la composition du numéro de
dossier. (Ex.: 134.ABC, 1234.94). L’extension peut comporter soit des lettres, soit
des chiffres. Si aucune extension n’est donnée par l’utilisateur, le système ajoutera
automatiquement l'année en cours comme extension.
Pour enregistrer plusieurs numéros de dossier pour le même patient, séparer
chaque numéro de dossier par une virgule. Un même numéro de dossier ne peut
pas être attribué à plusieurs patients.
L'extension du numéro de dossier peut être un critère pour établir des listes de
patients. (Voir "Registre des patients" : Affichage et Impression).
DONNEES FINANCIERES :
Répondant :
Personne ou institution à qui les factures doivent être adressées (père, mère, tuteur,
etc.) si ce n’est pas au patient lui-même. Si pour un traitement spécifique, la facture
doit être envoyée directement à une assurance maladie ou accident, le code de
l’adresse de facturation doit être enregistrée dans les données du traitement à la
rubrique “tiers payant” et non pas dans le répondant.
Ce tableau contient les informations
mettant en évidence la situation
comptable du patient. Certaines
informations (factures, encaissements,
rappels) sont affichées automatiquement
par le système en fonction des
opérations enregistrées.
Le minimum obligatoire requis dans
cette page est le nom de l'assurance.