DOSSIER DE BASE DU PATIENT :
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Manuel PsiMed Dossier du patient - 1 DOSSIER DE BASE DU PATIENT : OUVERTURE :.............................................................................................................2 PATIENT EXISTANT : ....................................................................................................2 NOUVEAU PATIENT :....................................................................................................3 CREATION D’UN DOSSIER PATIENT :..............................................................................3 Généralités :.........................................................................................................3 DONNEES ADMINISTRATIVES :............................................................................4 Nom du patient : ...................................................................................................4 Date de naissance :..............................................................................................4 Nom de jeune fille :...............................................................................................5 Code patient :.......................................................................................................5 Numéro de dossiers : ...........................................................................................5 DONNEES FINANCIERES : ....................................................................................5 Répondant :..........................................................................................................5 Parenté du répondant ou titre du répondant:........................................................6 Arrangement : ......................................................................................................6 Informations affichées par le système : ................................................................6 DONNEES DU TRAITEMENT : ...............................................................................7 Tarif de facturation : .............................................................................................7 Catégorie du traitement :......................................................................................8 Montant du traitement en cours :..........................................................................8 Code tiers payant : ...............................................................................................8 Numéro de référence : .........................................................................................9 En remplacement de : ..........................................................................................9 Début du traitement :............................................................................................9 Date de la dernière consultation :.........................................................................9 Fin de traitement : ................................................................................................9 Code diagnostic/Code traitement : .....................................................................10 MISE A JOUR DES DONNEES DU DOSSIER DE BASE DU PATIENT ...............11 Manuel PsiMed Dossier du patient - 2 Ouverture : En cliquant sur l’icône de sélection du patient (barre verticale sur la droite avec l’icône présentant deux têtes), une fenêtre “Recherche du patient” s’ouvre offrant deux possibilités : • Recherche d'un patient existant déjà dans la base de données. • Création d'un nouveau dossier de patient. Patient existant : Dans la case : "critère de recherche" entrer un des critères indiqués ci-dessous permettant de rechercher un patient, puis cliquer sur "valider" ou taper la touche "retour" au clavier. • le nom ou une partie du nom (minimum la première lettre du nom). Pour rechercher un patient dont le nom de famille commence par la lettre S et le prénom par la lettre L, séparer les deux critères par une virgule, ex.: S,L. Remarque : pour une recherche des noms avec particule (DE, DU, LE, LA, VON, etc.) ne pas oublier de mettre une virgule après le 2e mot, ou partie du 2e mot, ex.: DE ROC, ou : LE F, car l'espace n'est plus le séparateur entre le nom et le prénom. • le code patient (numéro attribué par le système) • le numéro de dossier (numéro attribué par l'utilisateur et ayant obligatoirement une extension après le point, par ex. : 3456.ABC) • un numéro de facture suivi de deux points pour le différencier du code patient, ex.:234.. • date de naissance : jour, mois et année séparés par un point, ex.: 24.11.1970. La recherche est également possible sur le mois et l'année, ou sur l'année uniquement. Dans ce cas, il faut indiquer le chiffre zéro pour le jour ou le jour et le mois : Ex.: 0.11.1970 pour avoir tous les patients nés en novembre 1970 ou : Ex.: 0.0.1970 pour avoir tous les patients nés en 1970. • nom de jeune fille pour autant que cette option de recherche ait été précisée dans l'indexation du registre des patients. Lorsqu'une liste à choix est présentée à l'écran, mettre le patient recherché en surbrillance puis cliquer sur "valider". Au clavier : sélectionner le patient avec les flèches montantes ou descendantes pour mettre le patient en sur-brillance, puis taper la touche "retour". Une fois le patient sélectionné, ses données administratives sont présentées à l'écran. Manuel PsiMed Dossier du patient - 3 Nouveau patient : Entrer directement dans la case "critère de recherche" le nom et le prénom séparés par une virgule, puis cliquer sur valider pour contrôler que le dossier n'ait pas déjà été enregistré dans la base de données. Si tel n'est pas le cas, cliquer sur “Nouveau” ou au clavier avec les touches “Alt+N”. Le ou les noms du patient se mettent automatiquement en majuscules et le ou les prénoms se mettent automatiquement en minuscules à l'exception de la première lettre. Création d’un dossier patient : Généralités : Pour établir un nouveau dossier, passer d’une question à l’autre en tapant au clavier la touche “retour” ou "tabulation" . Pour passer d'une page à l'autre, avec la souris cliquer sur le bouton adéquat de la barre d'outils : La souris permet de sélectionner directement l’endroit où l’on veut insérer du texte. Certaines rubriques présentent des réponses à choix multiple (case avec le carré sur la droite). Au clavier, les touches “flèches montante et descendante” ↑↓ permettent de faire défiler les différents choix. En tapant la première lettre d'une des options à choix, elle sera directement sélectionnée. Avec la souris, cliquer sur la case Cliquer sur la réponse souhaitée. . Les différentes réponses sont toutes listées. Le dossier de base d’un patient comprend 3 tableaux principaux: ♦ ♦ ♦ Les Données Administratives du patient : Les Données Financières du patient : Les Données du Traitement : bouton bouton bouton Manuel PsiMed Dossier du patient - 4 DONNEES ADMINISTRATIVES : Données de base nécessaires pour l'identification du patient dans PsiMed. Nom du patient : Entrer le nom et le prénom du patient en séparant le nom du prénom par une virgule. La virgule est obligatoire pour les noms de famille à plusieurs mots (Ex.: DE LA SANTA, Maria). Les lettres accentuées ne sont pas admises pour le nom de famille car converties automatiquement par le système en lettres majuscules. Le prénom est converti en lettres minuscules, sauf pour les initiales. "Valider" recherche le nom dans la base de données. "Nouveau" ajoute le nom dans la base de données. Pour éviter d’enregistrer des patients à double, cliquer sur "valider" avant de cliquer sur "nouveau". Le système indique : ♦ que ce patient n'existe pas encore dans la base de données : cliquer sur la touche pour continuer l’enregistrement du dossier, ♦ ou affiche à l’écran une liste des patients déjà enregistrés et portant le même nom : - s’il s’agit vraiment d’un nouveau patient, cliquer sur le bouton "Nouveau". - Si ce patient a déjà été enregistré préalablement, il est présenté dans la liste avec ses nom, prénom, date de naissance et lieu de domicile. Cliquer sur son nom pour le sélectionner. Date de naissance : Entrer le jour, le mois et l’année à 4 chiffres séparés par un point. Il n'est pas nécessaire d'entrer un zéro devant le jour ou le mois comportant qu'un seul chiffre, par ex.: 4.5.1970. La date de naissance est automatiquement standardisée par le système : 04.05.1970. Entrer l'année à 4 chiffres pour éviter les erreurs des siècles 1900 et 2000. Manuel PsiMed Dossier du patient - 5 Nom de jeune fille : L’information saisie dans cette rubrique est convertie en lettres majuscules. Le nom de jeune fille peut également être un critère de recherche du patient, pour autant que cette option de recherche ait été précisée dans l'indexation du registre des patients. Code patient : Le système attribue automatiquement un numéro de code patient à la création d’un dossier d’un nouveau patient. Ce code est séquentiel et ne peut pas être modifié par l’utilisateur. Le code est le moyen le plus rapide de rechercher un patient dans la base de données. Numéro de dossiers : (Information supplémentaire au code du patient et optionnelle). Le numéro de dossier doit obligatoirement comporter un point et une extension (Ex. : 134.ABC) pour le différencier du code patient. Les autres signes de ponctuation ou les caractères accentués ne sont pas autorisés dans la composition du numéro de dossier. (Ex.: 134.ABC, 1234.94). L’extension peut comporter soit des lettres, soit des chiffres. Si aucune extension n’est donnée par l’utilisateur, le système ajoutera automatiquement l'année en cours comme extension. Pour enregistrer plusieurs numéros de dossier pour le même patient, séparer chaque numéro de dossier par une virgule. Un même numéro de dossier ne peut pas être attribué à plusieurs patients. L'extension du numéro de dossier peut être un critère pour établir des listes de patients. (Voir "Registre des patients" : Affichage et Impression). DONNEES FINANCIERES : Ce tableau contient les informations mettant en évidence la situation comptable du patient. Certaines informations (factures, encaissements, rappels) sont affichées automatiquement par le système en fonction des opérations enregistrées. Le minimum obligatoire requis dans cette page est le nom de l'assurance. Répondant : Personne ou institution à qui les factures doivent être adressées (père, mère, tuteur, etc.) si ce n’est pas au patient lui-même. Si pour un traitement spécifique, la facture doit être envoyée directement à une assurance maladie ou accident, le code de l’adresse de facturation doit être enregistrée dans les données du traitement à la rubrique “tiers payant” et non pas dans le répondant. Manuel PsiMed Dossier du patient - 6 L'information saisie dans le répondant est, selon le choix fait à l'installation du logiciel, soit: • formatée par le système de la même manière que le nom du patient. Les noms et prénoms du répondant sont traités par le système de la même manière que les noms et prénoms du patient. Ne pas oublier de mettre une virgule entre le nom et le prénom, ou après le dernier mot d’une institution, établissement, etc... L'information avant la virgule sera mise automatiquement en majuscules. • en texte libre : la présentation à l'écran sera identique à celle imprimée sur les documents. Les coordonnées du répondant sont stockées individuellement avec chaque facture. Si le répondant doit être modifié après avoir établi la facture, la correction doit se faire avec l'utilitaire "diverses modifications dans une facture" dans l'application "gestion de la facturation" depuis le menu "Général". Parenté du répondant ou titre du répondant: En fonction du choix fait par l'utilisateur au moment de l'installation, cette rubrique est : • soit programmée avec une liste à choix multiple pour la parenté (case avec le carré sur la droite). Cliquer sur pour ouvrir la liste et cliquer sur l'option désirée. Au clavier, les touches “flèches montante et descendante” ↑↓ permettent de faire défiler les différents choix. En tapant la première lettre d'une des options à choix, elle sera directement sélectionnée. • soit le titre du répondant en texte libre. Entrer le titre tel que : Monsieur, Madame, Institution, etc. Ce titre sera imprimer avec l'adresse du répondant sur les factures. Arrangement : Cette rubrique est utilisée pour enregistrer un arrangement pris avec le patient pour le paiement de ses factures. Cette information est en texte libre. Mettre une information succincte mais compréhensive : ex.: Fr.100/mois dès 30.11.99 afin d'avoir un contrôle si le patient tient ses engagements. Un arrangement financier inhibera les rappels pour le patient en question. La facture échue figurera dans la liste des rappels, avec en exergue la lettre A pour indiquer qu’un arrangement a été convenu, mais le rappel lui-même ne sera pas édité. Sur la liste imprimée des rappels, le texte qui aura été enregistré dans la rubrique "Arrangement" sera imprimé en regard de la facture concernée. Informations affichées par le système : En consultant les données financières d'un patient, des informations sont automatiquement présentées, soit : - Les numéros des factures non payées de ce patient. Le montant des honoraires facturés et non payés. Les prépaiements encaissés sur des honoraires non encore facturés. Manuel PsiMed - Dossier du patient - 7 Le solde dû par le patient sur les factures non payées. Le nombre de rappels effectués depuis l'ouverture du compte du patient. Si le chiffre présenté commence par 5000, cela indique que le patient a été mis aux contentieux. Ces informations sont affichées par le système au fur et à mesure des opérations comptables effectuées pour ce patient (facturation, paiements, rappels), et ne peuvent pas être modifiées à ce niveau. DONNEES DU TRAITEMENT : La liste des différents traitements (chaque traitement permet une facturation séparée), est personnalisée et définie avec chaque cabinet médical avant l'installation du système. Elle est présentée directement dans la barre d'outils horizontale (3e barre depuis le haut de l'écran). Chaque utilisateur peut paramétrer quel traitement il aimerait avoir affiché par défaut pour chaque patient, ou au contraire garder le dernier traitement utiliser pour les patients suivants. Cette personnalisation se fait dans l'option "préférences" du menu "Vues". Un patient peut avoir plusieurs traitements ouverts en même temps, chacun fait l’objet d’une facture séparée. Pour les tableaux spécifiques à la facturation Tarmed, veuillez vous référer au manuel "PsiMed-Tarmed" Avant de compléter le tableau : bien contrôler que le médecin et le traitement affichés dans la barre d'outils sont exacts. Ce tableau doit être complété pour chacun des différents traitements. Un patient suivi pour un cas maladie et un cas accident aura deux dossiers Tarif de facturation autre que Tarmed : Cette rubrique est obligatoire et détermine le tarif avec lequel les prestations seront facturées. Chacun des traitements peut avoir son propre tarif. Les tarifs disponibles sont ceux qui ont été enregistrés et mis à jour dans l’application "Gestion des fichiers du système - mise à jour des tarifs" dans le menu "Général". Entrer le sigle du tarif cadre avec lequel les prestations devront être facturées (p. ex.: CNA, FR, GE, JU, NE, VD, VS, etc.). Ne pas oublier de taper sur la touche "retour" après la saisie du sigle du tarif, ceci pour enregistrement. Manuel PsiMed Dossier du patient - 8 Les tarifs eux-mêmes ne peuvent pas être modifiés dans la page d’un patient. Pour modifier ou enregistrer un nouveau tarif, choisir l’application "Gestion des fichiers du système - mise à jour des tarifs" dans le menu "Général". Catégorie ou motif du traitement : Cette information est imprimée sur les factures à l’intention des caisses maladie. Cette rubrique est pré-programmée avec des réponses à choix multiple. Cliquer sur la case souhaitée. Les différentes réponses sont toutes listées. Cliquer sur la réponse Au clavier, les touches “flèches montante et descendante” ↑↓ permettent de faire défiler les différents choix. En tapant la première lettre d'une des options à choix, elle sera directement sélectionnée. Montant du traitement en cours : Le système met en évidence le montant du traitement en fonction des prestations déjà enregistrées et telles qu’elles ont été calculées au moment de leur enregistrement. Si un changement dans la valeur du tarif cadre est apporté après avoir saisi des prestations pour un patient, le montant affiché n’est pas modifié. Mais lors de la facturation, le système contrôle si des changements sont intervenus et en tient compte dans le calcul de la facture définitive. Dès que le traitement est facturé, le montant du traitement en cours est mis à zéro. Code tiers payant : Cette rubrique permet d’adresser la facture à un tiers responsable du paiement (par ex. une assurance). L’adresse de ce destinataire doit préalablement être enregistrée dans le fichier d’adresses. Un code d'identification est enregistré avec chaque adresses du fichier d'adresses. Seul le code de l’adresse doit être entré dans la rubrique code tiers payant. Ce code doit obligatoirement être précédé du signe $ sans espacement entre les caractères. Ex. : $CNA Si le code est correct, le système affichera après le code le nom du tiers payant tel qu’il a été enregistré dans le fichier d’adresses. Ex. : $CNA ; Caisse Nationale d’Accidents Manuel PsiMed Dossier du patient - 9 Si le nom de l’adresse n’apparaît pas en clair : soit le code est incorrect, soit inexistant. Pour rechercher une adresse: cliquer sur l'icône du cardex dans la barre verticale de PsiMed ou via le menu ”Affichage” > Fichier d'adresses. Numéro de référence : Il s'agit principalement du numéro d'assuré ou d'une référence d'accident fournie par une assurance. Cette référence sera imprimée sur la note d'honoraires. En remplacement de : Si le médecin voit un patient d'un confrère pendant l’absence de ce dernier, enregistrer le nom du médecin remplacé. Cette information sera imprimée sur la note d'honoraires si le médecin l'a demandé lors de l'installation du logiciel. Début du traitement : Date de la première consultation automatiquement mise en évidence par le système en fonction des prestations enregistrées, non facturées. Cette rubrique ne peut pas être modifiée par l’utilisateur. Date de la dernière consultation : Date affichée automatiquement par le système en fonction de la dernière consultation enregistrée pour le patient. Cette rubrique ne peut pas être modifiée par l’utilisateur. Fin de traitement : Cette rubrique permet de déterminer la date à laquelle le traitement doit être facturé. Cette date n'est pas obligatoire et n'est qu'une option de style de facturation. Pratique lorsque le patient ne vient qu'une seule fois et que le médecin ne veut pas attendre la facturation traditionnelle à 30, 60, voire 90 jours pour facturer ce cas. Une date de fin de traitement ne doit pas être entrée avant d'avoir préalablement enregistré les prestations dans . Entrer la date à partir de laquelle la facture doit être imprimée : Manuel PsiMed Dossier du patient - 10 Une fenêtre complémentaire permet de confirmer la mise en facturation de ce traitement. En cliquant sur "oui", ce cas est ajouté à la liste de la facturation "par code patient" du menu "Factures". Pour l'impression des factures, voir manuel chapitre : IV Facturation. Dans la liste de facturation par code patient, le nom du patient figurera avec la date de début de traitement, la date de la dernière consultation et le montant du traitement en cours tel qu'il figure dans la page au moment où la date de fin de traitement a été saisie. Code diagnostic/Code traitement : Cette information est à l’usage interne du cabinet médical et permet une recherche ultérieure sous forme de listes par mots-clés. Par exemple, pour mettre en évidence tous les patients présentant certains diagnostics, traitements, ou autres particularités dignes d’intérêt à court ou long termes. Peut être utilisé comme échéancier pour un rappel de vaccination, contrôle de traitement, etc. Pour la recherche d’un code, cf. application Registre des diagnostics dans les menus Affichage ou Impression. Les codes sont créés par l’utilisateur sous forme de mots-clés compacts, constitués de lettres et/ou de chiffres. Les lettres accentuées, les espaces entre les caractères, les signes de ponctuation ne sont pas admis. Ce code ne peut être composé que d’un seul mot. Au moment de l’enregistrement du code dans les données du traitement du patient, le système vérifie si ce code est déjà enregistré dans le registre des diagnostics. Lorsque le mot-clé est nouveau, le système demande s'il doit être ajouté dans le dictionnaire. En cliquant sur "oui", le dictionnaire est mis à jour. Pour une recherche ultérieure, le mot-clé doit obligatoirement être dans le dictionnaire. Il est possible d’entrer plusieurs codes dans les rubriques "code diagnostic" et "code traitement". Ces codes doivent être séparés entre eux par une virgule. Manuel PsiMed Dossier du patient - 11 MISE A JOUR DES DONNEES DU DOSSIER DE BASE DU PATIENT Pour modifier, ajouter, annuler des informations dans l’une des pages du dossier d’un patient, sélectionner le patient par l’une des manières décrites au début de ce chapitre. Cliquer sur la rubrique à mettre à jour et procéder aux corrections ou adjonctions souhaitées. Toutes les modifications apportées dans les fenêtres sont automatiquement stockées dans la base de données dès que l’on passe d'une fenêtre à l'autre.
