Demande de licence de tirage pour un organisme

Demande de
licence de tirage
pour un organisme
Renseignements
Formulaire de Demande de licence de tirage
Annexe A – Information devant apparaître sur le billet de tirage
Annexe B –Lettre de garantie relative à un système de loteries
RACJ-4117 (17-01)
Renseignements relatifs à une demande de licence de tirage
Important : La correspondance est adressée à l’attention de la personne autorisée.
Il est donc essentiel que cette personne soit disponible pour répondre aux demandes
de renseignements de la Régie, s’il y a lieu.
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Délivrance d’une licence
Une licence de TIRAGE peut être délivrée à un organisme,
c’est-à-dire une société ou une corporation sans but lucratif qui
poursuit des fins ou des oeuvres charitables ou religieuses, ceci
dans le but de soulager la pauvreté, de promouvoir l’éducation
ou pour tout autre dessin avantageux pour la collectivité.
(Règlement – article 1)
Paiement des frais d’administration
et des droits
Toute demande de licence doit être accompagnée d’un chèque
de 28,75 $ représentant les frais d’administration. En cas de
refus de licence, lesdits frais ne sont pas remboursables. Joindre
également un chèque représentant 3 % du prix de vente total des
billets imprimés ou des objets manufacturés.
(Règlement – article 4.1 (2°) et 13)
Délai
Toute demande de licence dûment remplie doit être produite à la
Régie au moins 30 jours avant la date à laquelle le tirage doit être
conduit. (Règlement – article 9 (1°)
Réception ou dîner-bénéfice
À l’occasion d’une réception ou d’un dîner-bénéfice où doit se
tenir un tirage, le prix du billet doit exclure le montant réclamé
pour participer à la réception ou au dîner-bénéfice.
(Règles – article 11)
Changement avant
la délivrance de la licence
Tout changement aux renseignements fournis qui pourrait se
produire avant la délivrance de la licence doit être signalé à la
Régie dès qu’il est identifié par le demandeur.
(Règles – article 12)
Changement après
la délivrance de la licence
Aucune modification ne peut être apportée aux règlements du
tirage après la délivrance de la licence sans en avoir obtenu
préalablement l’autorisation de la Régie.
(Règles – article 13)
Lettre de garantie (cautionnement)
Une lettre de garantie doit être fournie lorsque la valeur au détail
d’un ou de plusieurs prix est de 1 000 $ ou plus chacun, ou
encore lorsque la valeur totale au détail des prix offerts est
supérieure à 20 000 $. (Règles – article 14)
Si l’institution financière exige une date d’échéance du
cautionnement, la Régie demande :
• d’inscrire sur la lettre de garantie la date correspondant à 18
mois à compter de la date du tirage, si le prix à gagner est un
voyage;
• d’inscrire sur la lettre de garantie la date correspondant à 12
mois à compter de la date ultime de réclamation des prix pour
tout autre prix à gagner.
Affichage de la licence
La licence doit être affichée à la vue du public dans le lieu où sera
conduit le tirage. (Règles – article 18)
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17
18
RACJ-4117 (17-01)
Les fonds recueillis doivent être gardés dans un compte
spécialement ouvert pour le ou les tirages, à partir duquel aucun
transfert de fonds au compte général de l’organisme ne
peut être fait, doivent être retirés seulement par chèque, faire
l’objet d’une comptabilité distincte, être dépensés au Québec dans
l’année de délivrance de la licence et doivent finalement être
utilisés pour les oeuvres pour lesquelles la licence a été délivrée.
(Règles – articles 21, 22)
Conformité de la valeur
des prix attribués
La valeur totale des prix attribués doit être absolument conforme
à la valeur totale des prix mentionnés sur la licence.
(Règles – article 23)
Calcul de la valeur des prix
La valeur des prix est calculée en fonction des prix au détail sur
le marché québécois. (Règles – article 25.1)
Pourcentage des bénéfices bruts
Au moins 10 % des bénéfices bruts provenant du tirage doivent
être affectés à la distribution de prix au public participant.
(Règles – article 28)
Pourcentage des bénéfices nets
Le pourcentage des bénéfices nets ne peut en aucun cas être
inférieur à 50 % des bénéfices bruts. (Règles – article 29)
Frais d’administration relatifs au tirage
Les frais d’administration relatifs au tirage (frais et droits de la
licence, impression des billets, publicité, etc.) ne peuvent s’élever
à plus de 15 % des bénéfices bruts. (Règles – article 30)
Qui peut conduire un tirage?
Seul un membre de l’organisme peut conduire et administrer un
tirage au bénéfice de son organisme. Il ne peut cependant recevoir
de rémunération à cet effet. (Règles – article 34)
Publicité
Toute publicité doit comporter le nom du titulaire de la licence
et le numéro de cette dernière. Seul le titulaire de la licence est
autorisé à annoncer le tirage ou à en faire la publicité.
(Règles – article 40)
Type de billets ou d’objets
manufacturés
Le type de billets ou d’objets manufacturés utilisés pour le tirage
doit être conforme à la description indiquée à l’article 41 des
Règles.
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Règles de participation
Le titulaire de la licence doit informer le public participant de
l’endroit où il peut prendre connaissance des règles de participation au tirage. Ces règles ne peuvent absolument pas être
modifiées après le début du tirage. (Règles – article 19)
Conservation des fonds
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Rapport des bénéfices bruts
et des bénéfices nets d’un tirage
Le titulaire d’une licence de tirage doit dresser et conserver un
rapport des bénéfices bruts et des bénéfices nets sur la formule
prescrite par la Régie. Il doit transmettre une copie de ce rapport
à la Régie lors d’une nouvelle demande de licence ou au plus tard
dans les 60 jours qui suivent la date fixée pour l’attribution des
prix. (Règles – article 45)
Rapport d’utilisation des fonds
Le titulaire de la licence doit produire un rapport d’utilisation des
fonds sur la formule prescrite par la Régie à la fin de l’exercice
financier ou lors de la production d’une nouvelle demande de
licence. (Règles – article 47.1)
Demande de licence de tirage
1
Identification de l’organisme
Espace réservé à la Régie
Numéro
Nom de l’organisme :
11-
Numéro, rue :
Ville :
Code postal
Téléphone
Télécopie
ind. rég.
Nombre de membres de l’organisme :
ind. rég.
Âge : de
Montant de la
cotisation annuelle :
à
Est-ce la première demande de licence de tirage de l’organisme?
Oui
Si non, indiquer le numéro du dossier : 11-
$
Non
Si l’organisme a déjà conduit un bingo, indiquer le numéro du dossier : 10-
2
Identification de la personne autorisée par résolution à effectuer la présente demande
Nom et prénom :
Adresse de correspondance :
Ville :
Code postal
Nos téléphone :
Travail
Résidence
ind. rég.
n° de poste
ind. rég.
Télécopie
Adresse courriel de correspondance :
ind. rég.
Date de naissance
année
mois
jour
3
Êtes-vous membre de l’organisme?
S’agit-il? uniquement de tirage au sort
Description des prix offerts par tirage
$
uniquement de prix instantanés (gratteux)
Valeur au détail
d’une combinaison des deux
Description des prix offerts par tirage
1 prix
6 prix
2e prix
7e prix
3e prix
8e prix
4e prix
9e prix
5e prix
10e prix
er
Valeur au détail
e
Total :
Un cautionnement est-il requis?
Total :
Oui
Non
(consulter le numéro 7 des renseignements)
Coordonnées du ou des tirages
Date(s) et heure(s) du ou des tirages :
Date de la mise en vente des billets
année
mois
Période de mise en vente,
s’il s’agit de prix instantanés (gratteux) :
Nombre de tirages :
Date ultime pour réclamer les prix
jour
du
Endroit(s) où auront lieu le ou les tirages
5
Non
Description des prix à être attribués (fournir une annexe, si l’espace est insuffisant)
Valeur totale, au détail, des prix à être attribués :
4
Oui
année
mois
au
jour
année
mois
jour
année
mois
jour
Endroit où les prix peuvent être réclamés
Montants à payer
Nombre de billets imprimés
ou d’objets manufacturés :
Organisme
Espace réservé à la Régie
Intervenant
Prix de vente unitaire
x$
Frais d’administration
=$
Lieu de la réclamation
Total des droits à payer
=$
Lieu du tirage
%
x
3
+
28,75$
Demande
560, boulevard Charest Est, Québec (Québec) G1K 3J3, Téléphone : 418 643-7667 ou 1 800 363-0320, Télécopie : 418 643-5971, [email protected]
1, rue Notre-Dame Est, bureau 9.01, Montréal (Québec) H2Y 1B6, Téléphone : 514 873-3577 ou 1 800 363-0320, Télécopie : 514 873-5861, [email protected]
Malentendants : Québec : 418 528-7666, ailleurs au Québec : 1 877 663-8172
Site Internet : www.racj.gouv.qc.ca
RACJ-4117 (17-01)
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Description détaillée des projets à subventionner au moyen des bénéfices prévus
Énumérez ici ce que vous prévoyez financer avec les profits du ou des tirages.
Projets
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Nom du bénéficiaire
Numéro, rue, ville ou quartier
Coûts
Prévision des recettes et déboursés
Recettes brutes prévues : Coût
Nombre de billets imprimés ou d’objets manufacturés
xunitaire
Valeur totale, au détail, des prix à être attribués
(minimum 10 % des bénéfices bruts)
$ = $
$
Frais d’administration (maximum 15 % des bénéfices bruts)
+$
Total des frais
=
$ –$
Bénéfices nets (minimum 50 % des bénéfices bruts) =$
8
Conservation des fonds
Nom de l’institution financière :
Numéro, rue :
Ville :
Province :
Code postal
Numéro du compte spécial ouvert uniquement pour le ou les tirages :
Tous les retraits devront être effectués par chèques sur lesquels seront inscrites les raisons du retrait, et ce, en
conformité avec les fins ou les oeuvres charitables poursuivies par l’organisme et pour lesquelles la licence a été
délivrée. Aucun transfert de fonds ne peut être effectué à partir de ce compte.
La Régie, ou son représentant, est autorisée à procéder à la vérification de ce compte spécial tel que prévu à la Loi et
aux Règles sur les systèmes de loteries.
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Autres documents (les documents suivants sont nécessaires pour le traitement de votre demande)
Accompagne
Suivra
la demande sous peu
1
Copie des lettres patentes, du certificat de constitution ou de l’enregistrement ou autre document établissant
l’existence de l’organisme, s’il s’agit d’une première demande ou d’une modification. Dans le cas d’un comité
d’école ou de parents, une lettre de reconnaissance de l’organisme par la direction de l’école.
2
Copie de la résolution de l’organisme autorisant une personne responsable à faire la demande.
3
Document démontrant les fins ou les buts de l’organisme (objet de la charte, etc.), s’il s’agit d’une première
demande ou d’une modification.
4
Lettre de garantie produite conformément à la formule prescrite ou dépôt d’une somme d’argent à la Régie ou
dans un compte en fidéicommis d’une institution financière pour tout prix d’une valeur égale ou supérieure à
1 000 $ ou lorsque la valeur totale des prix à être attribués est de 20 000 $ ou plus.
5
Les plus récents états financiers complets de l’organisme (bilan, état des revenus et dépenses).
6
Prévisions budgétaires de l’organisme pour l’ensemble des opérations, incluant le présent tirage.
7
Annexe A – Information devant apparaître sur le billet de tirage dûment remplie, à titre d’épreuve ou
de spécimen du billet ou de l’objet manufacturé.
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Un chèque pour le paiement des droits et des frais d’administration à l’ordre de la Régie des alcools,
des courses et des jeux.
10
Déclaration de la personne autorisée (identifiée à la section 2)
Je, soussigné(e),
nom et prénom (en lettres moulées)
déclare que je suis la personne autorisée à agir
au nom de l’organisme et que les renseignements fournis à la présente sont exacts.
Et j’ai signé,
Date
signature
année
mois
jour
Annexe A – Information devant apparaître sur le billet de tirage
1
Information devant apparaître sur le talon du billet
XXXX
Nom de l’acheteur :
Numéro de la licence de tirage : RACJ – No. XXXX
Numéro séquentiel du billet :
2
XXXX
Adresse :
XXXX
Téléphone :
(ce numéro vous sera fourni par la Régie)
XXXX
Information devant apparaître sur la partie détachable du billet à remettre à l’acheteur
Nom de l’organisme au profit duquel le tirage est tenu :
Liste des prix, valeur au détail de chacun, ordre dans lequel ils seront tirés :
Valeur
1e prix
6e prix
2e prix
7e prix
3e prix
8e prix
4e prix
9e prix
5e prix
10e prix
Total :
Nombre de billets
imprimés pour ce tirage :
Premier numéro :
Numéro Date et heure
séquentiel du billet : XXXX Coût du billet :
$
du ou des tirages
Valeur
Total :
Dernier numéro :
année
mois
jour
heure
Nom de l’endroit où aura lieu le ou les tirages :
Numéro, rue :
Ville :
Code postal
Endroit où les prix peuvent être réclamés :
Numéro, rue :
Ville :
Code postal
Date et heure limite pour réclamer les prix
année
Numéro de la licence de tirage : RACJ – No. XXXX mois
jour
heure
(ce numéro vous sera fourni par la Régie)
Endroit où le public peut prendre connaissance des règlements de participation et de fonctionnement du tirage.
3
Information devant apparaître sur le billet de prix instantanés
Nom de l’organisme au profit duquel le tirage est tenu :
Endroit(s) où l’on peut acheter un billet :
Liste des prix, valeur au détail de chacun :
Description
Valeur de prix
Description
1e prix
e
2 prix
Nombre de billets
imprimés pour ce tirage :
Numéro séquentiel du billet : XXXX
Valeur de prix
3e prix
4e prix
Premier numéro :
Dernier numéro :
Coût du billet :
$
Endroit où les prix peuvent être réclamés :
Numéro, rue :
Ville :
Date et heure limite pour réclamer les prix
Code postal
année
Numéro de la licence de tirage : RACJ – No. XXXX Période durant laquelle les billets seront vendus :
mois
jour
heure
(ce numéro vous sera fourni par la Régie)
du
année
mois
au
jour
année
mois
jour
Procédure à suivre pour réclamer les prix instantanés :
Note : Toutes ces informations doivent obligatoirement apparaître sur chacun des billets de tirage.
Vous pouvez, en plus, y inscrire toute autre information et utiliser la présentation graphique qui vous convient.
Si les billets sont vendus au livret, le coût du livret doit également être indiqué sur le billet.
RACJ-4117A (17-01)
Annexe B – Lettre de garantie relative à un système de loterie
Numéro de dossier de la Régie :
11-
Numéro de dossier de l’institution financière :
À la demande expresse et pour le bénéfice exclusif de
,
nom de l’organisme ou du conseil d’une foire ou d’une exposition
nous nous engageons à payer à la Régie des alcools, des courses et des jeux au 1, rue Notre-Dame Est, Montréal
ou au 560, boulevard Charest Est, Québec, toute somme n’excédant pas
dollars (
a) du défaut de
$), sur avis écrit;
nom de l’organisme ou du conseil d’une foire ou d’une exposition
de remettre le ou les prix attribués qu’il s’est engagé à remettre lors du tirage qu’il a été autorisé à conduire
le
date du ou des tirages
ou
b) de la décision de la Régie de mettre fin à ce tirage et d’en attribuer les prix aux personnes gagnantes conformément à la
Loi sur les loteries, les concours publicitaires et les appareils d’amusement (L.R.Q., c.-L-6).
Cet engagement prend fin quatre-vingt-dix (90) jours après la date limite prévue pour la remise complète et entière de tous et
chacun des prix attribués ou trente (30) jours après la réalisation des privilèges et bénéfices qui s’y rattachent, selon la dernière
de ces deux éventualités.
Nous renonçons au bénéfice de discussion.
Signé à :
le
ville ou localité
année
mois
jour
Nom :
caution
Numéro, rue :
Ville :
Code postal
Téléphone
ind. rég.
Par :
signature du représentant dûment autorisé
Identification
(apposer le sceau ou l’estampille)
Ce formulaire doit être rempli par une institution autorisée à cet effet, notamment être fourni par une banque, une
compagnie d’assurances, une caisse populaire ou une compagnie de fiducie. Une copie intégrale de ce texte sur
papier officiel est également valable.
Le sceau ou l’estampille de l’institution signataire de la lettre de garantie doit y être apposé.
RACJ-4117B (17-01)
#
Pour un paiement par carte de crédit, joindre ce coupon à votre demande.
Nom de l’organisme de charité ou religieux
N° de dossier de la Régie
11-
VisaMasterCard
Montant payé
Nom et prénom du détenteur de la carte de crédit
American Express
*
Numéro de la carte
V-Code Les trois derniers chiffres apparaissant au verso de la carte.
*RACJ-4117B (17-01)
Date d’expiration
de la carte
(MMAA)signature