Politique de gestion du personnel de soutien - Cégep Gérald

POLITIQUE DE GESTION
DU PERSONNEL DE SOUTIEN
Adoptée par le conseil d’administration
Le 16 juin 1998
TABLE DES MATIÈRES
1. PRÉAMBULE ............................................................................................................................... 4
2. DÉFINITIONS ............................................................................................................................... 5
3. LA PLANIFICATION DES EFFECTIFS ................................................................................ 6
4. LE PROFIL DE COMPÉTENCES ............................................................................................ 6
5. LE RECRUTEMENT ................................................................................................................... 6
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Champs d’application ............................................................................................................
Poste ou charge à pourvoir ....................................................................................................
Sources de recrutement ..........................................................................................................
5.3.1 Banque de candidatures ............................................................................................
5.3.2 Affichage interne .......................................................................................................
5.3.3 Affichage externe ......................................................................................................
Avis de concours ....................................................................................................................
Accusé de réception ...............................................................................................................
Exigences ................................................................................................................................
6
6
7
7
7
7
8
8
8
6. LA SÉLECTION ........................................................................................................................... 8
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
Responsabilités du comité de sélection ................................................................................. 8
Composition du comité de sélection ..................................................................................... 9
Convocation du comité de sélection ..................................................................................... 9
Tests ..................................................................................................................................... 9
Maîtrise du français ................................................................................................................ 9
Entrevues de sélection ......................................................................................................... 10
Références ............................................................................................................................ 10
Rapport du comité de sélection ........................................................................................... 10
7. L’ENGAGEMENT ..................................................................................................................... 10
7.1
7.2
Autorisation et confirmation d’engagement ....................................................................... 10
Contrat .................................................................................................................................. 11
Politique de gestion du personnel de soutien
2
TABLE DES MATIÈRES …
8. L’INSERTION PROFESSIONNELLE ................................................................................... 11
8.1
8.2
Accueil .................................................................................................................................. 11
Intégration ............................................................................................................................ 12
9. LA RECONNAISSANCE INSTITUTIONNELLE DES COMPÉTENCES ..................... 13
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
Processus d’évaluation du personnel de soutien ................................................................
Cycle annuel du processus d’évaluation .............................................................................
Processus d’évaluation du personnel de soutien en probation ...........................................
Phases du processus d’évaluation du personnel de soutien en probation ..........................
Appel ...................................................................................................................................
13
13
15
15
16
10. LE PERFECTIONNEMENT .................................................................................................... 16
10.1
10.2
10.3
10.4
Composition et mandat du comité de perfectionnement ....................................................
Accès au perfectionnement ..................................................................................................
Procédures ............................................................................................................................
Demandes de congé de perfectionnement ..........................................................................
17
17
17
17
11. RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE .......................................... 18
12. ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS ................................................................. 18
ANNEXE A .................................................................................................................................. 19
Politique de gestion du personnel de soutien
3
1.
PRÉAMBULE
Le Collège Gérald-Godin s’est donné un règlement portant sur la gestion des ressources
humaines qui détermine les valeurs et les processus qui guident ses actions en matière de
gestion des ressources les plus importantes pour la réalisation de sa mission.
Le règlement prévoit l’adoption, par le Collège, de politiques relatives à chaque catégorie de
personnel. Le présent document constitue la politique de gestion pour le personnel de
soutien. Il exprime la volonté du Collège de favoriser la mise en place de mesures
cohérentes de gestion du développement des compétences, de la mobilisation, du climat
organisationnel en vue d’assurer de meilleurs services à la clientèle.
Afin de favoriser le plein épanouissement des individus et de la collectivité, le Collège a
aussi privilégié certaines orientations destinées à favoriser la créativité et la qualification. Il
entend donc favoriser une gestion stratégique des ressources humaines et proposer des
projets mobilisateurs en relation étroite avec les choix organisationnels, tout en tenant
compte du cheminement de leur carrière.
Par la reconnaissance institutionnelle des compétences, le Collège accompagne l’employé
du moment de son engagement jusqu’à la fin de sa carrière, et même jusqu’à sa retraite. Elle
constitue un encouragement à la mise à jour de l’expertise de l’employé et souligne sa
contribution au développement organisationnel.
Ce développement professionnel requiert aussi du personnel de soutien, qu’il prenne en
charge son propre développement et son cheminement de carrière, en participant activement
aux processus et activités disponibles.
En faisant le choix des éléments constituant sa philosophie de gestion et en précisant ses
valeurs en matière de gestion des ressources humaines, le Collège confirme la place
fondamentale confiée aux ressources humaines.
Politique de gestion du personnel de soutien
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2.
DÉFINITIONS
Personnel de soutien : Toute personne engagée par le Collège et dont le corps d’emploi est
prévu au plan de classification du personnel de soutien.
Direction : Unité administrative à qui le Collège confie des responsabilités hiérarchiques et
quoi en répond à la Direction générale : La Direction des études, la Direction des ressources
humaines, la Direction des ressources financières, la Direction des ressources matérielle.
Service : Unité de travail sous la responsabilité d’un supérieur hiérarchique.
Équipe de travail : Groupe de personnes avec lequel la personne vit la majorité de ses
interactions de travail.
Exigences : Compétences exigées par le Collège pour l’embauche dans un poste ou dans une
charge. Ces exigences sont constituées notamment de qualifications, de compétences, de
connaissances et d’habiletés.
Attentes : Résultat à atteindre par un employé au terme d’une période donnée. Le processus
d’évaluation pourra tenir compte des efforts consentis par l’employé.
Clients : Personnes, unités administratives ou organismes à qui un produit/service est
destiné.
Objectifs : Un objectif est la description claire et précise du résultat que l’on s’engage à
produire pour un système-client, pour une date donnée. L’objectif est donc centré sur un
résultat, est mesurable, contrôlable, réaliste, motivant, spécifique, utile et précisé dans le
temps.
Plan des effectifs non enseignant : Document officiel établissant l’ensemble des postes
permanents détenus ou destinés à être détenus par des cadre, par des professionnels et par des
employés de soutien.
Charge : Ensemble des tâches de travail détenu ou destiné à être détenu par un employé
occasionnel (surnuméraire, un remplaçant ou un chargé de projet).
Poste : Ensemble des tâches de travail détenu ou destiné à être détenu par un employé
régulier du Collège.
Période initiale d’emploi : Période d’emploi au cours de laquelle l’employé est considéré
en probation.
Politique de gestion du personnel de soutien
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3.
LA PLANIFICATION DES EFFECTIFS
La planification des effectifs se fait sous la responsabilité des directions, en collaboration avec
la Direction des ressources humaines, les départements et les services. Elle précise les besoins
en ressources humaines à court et à moyen terme. Chaque poste fait l’objet d’une définition,
d’une classification et d’une description de tâches produites par la Direction des ressources
humaines en collaboration avec le cadre du service.
Chaque année, la Direction des ressources humaines prépare, sous l’autorité de la Direction
générale et en collaboration avec les différentes directions du Collège, le plan des effectifs
non enseignants qui est déposé au conseil d’administration dans le cadre de l’approbation des
budgets.
Tout poste, laissé vacant en cours d’année, doit, pour être pourvu, faire l’objet d’une
autorisation de la Direction générale, dans le cadre de l’analyse continue du plan des effectifs.
Tout remplacement temporaire doit être autorisé par la direction du service concerné.
4.
LE PROFIL DE COMPÉTENCES
Le Collège détermine un profil de compétences types pour le personnel de soutien, qui est
constitué des compétences recherchées et est exprimé en termes de connaissances,
d’habiletés et de qualifications pertinentes.
Le profil de compétences (décrit à l’annexe A) est utilisé pour tous les processus de la
présente politique de gestion des ressources humaines, et peut être complété pour tenir
compte d’une fonction particulière. Le profil fait partie intégrante de la présente politique.
5.
LE RECRUTEMENT
5.1
Champs d’application
Le présent article s’applique lorsque le Collège entend pourvoir un poste vacant, ou
nouvellement créé, ou une charge de travail.
5.2
Poste ou charge à pourvoir
Lorsqu’un poste doit être pourvu ou qu’une charge est libre, la direction concernée,
en collaboration avec le département ou l’unité de travail
¾ Revoit, avec la Direction des ressources humaines, la description du poste ou de
la charge à pourvoir et les compétences requises pour l’occuper ;
¾ Initie une demande de personnel en vue de pourvoir le poste ou la charge
nouvellement créée.
Politique de gestion du personnel de soutien
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5.3
Sources de recrutement
5.3.1
Banque de candidatures
Une banque de candidatures est créée à partir des offres de service reçues à la
Direction des ressources humaines, à la suite de démarches personnelles ou
encore après appel de candidatures. Les candidatures sont normalement
conservées pour une période d’un (1) an.
Elle est consultée par le comité de sélection quand un poste ou une charge
devient libre, ou pour l’embauche de personnel occasionnel ou temporaire.
La Direction des ressources humaines procède
¾ À la réception des offres de service et à leur classement par catégorie
d’emploi et par domaine de compétences ;
¾ À la transmission d’un avis informant les personnes concernées que leur
candidature est déposée à la banque de candidatures pour référence au
besoin, pour une période d’un (1) an.
5.3.2
Affichage interne
Le Collège procède habituellement par affichage, sauf s’il choisit
l’affectation temporaire ou la mutation, là où cela s’applique.
Les avis de concours sont affichés aux babillards prévus à cette fin dans le
Collège.
5.3.3
Affichage externe
La Direction des ressources humaines de concert avec la Direction du service
décide de la pertinence de diffuser dans les médias appropriés, les avis de
concours.
Politique de gestion du personnel de soutien
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5.4
Avis de concours
L’avis de concours contient notamment les éléments suivants :
¾ Dans le cas de charges, l’indication si le concours est réservé ou pas au personnel
à l’emploi du Collège exclusivement ;
¾ Le titre du corps d’emploi et du poste ;
¾ La nature du poste ;
¾ La direction ou le service ;
¾ Le lieu de travail ;
¾ L’horaire (s’il y a lieu) ;
¾ Une description de la fonction et des tâches ;
¾ Les exigences requises ;
¾ Les tests ou les examens que la candidate ou le candidat devra passer ;
¾ Le classement du poste et le traitement ;
¾ L’endroit où faire parvenir sa candidature et son curriculum vitae ;
¾ La date de fermeture du concours.
5.5
Accusé de réception
La Direction des ressources humaines fait parvenir un accusé de réception à toute
personne de l’interne ayant posé sa candidature. Un accusé de réception sera expédié
à toute personne reçue en entrevue.
5.6
Exigences
¾ Pour qu’une offre de service faite à la suite d’un concours puisse être considérée
par un comité de sélection, la candidate ou le candidat devra rencontrer les
exigences requises.
6.
LA SÉLECTION
6.1
Responsabilités du comité de sélection
Le comité de sélection a pour mandat, à partir des exigences requises par le Collège,
de produire les critères et les outils de sélection, d’analyser les candidatures reçues,
de choisir les candidats à inviter aux entrevues, de procéder aux entrevues et de
recommander l’engagement d’une candidate ou d’un candidat.
Politique de gestion du personnel de soutien
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6.2
Composition du comité de sélection
Le comité de sélection est constitué comme suit :
¾
¾
¾
¾
6.3
Le directeur du service ou son représentant ;
Le Directeur des ressources humaines ;
Un employé de soutien désigné par ses pairs ;
Dans le cas de techniciens en travaux pratiques, le coordonnateur du département.
Convocation du comité de sélection
À la clôture du concours ou dans les jours qui suivent, la Direction des ressources
humaines convoque le comité de sélection concerné et lui transmet les informations
pertinentes :
¾ L’avis de concours ;
¾ L’ensemble des curriculum vitae transmis par les candidates et par les candidats ;
¾ Le cas échéant, les tests, leurs résultats, le barème de correction et le classement
de la candidate ou du candidat ;
¾ Le guide du comité de sélection.
6.4
Tests
Le cas échéant, la Direction des ressources humaines se charge de l’administration
des tests et des examens permettant de mesurer les connaissances, les compétences et
les habiletés exigées pour l’emploi.
Toute personne qui pose sa candidature à un poste ou une charge, peut être appelée à
passer un test en fonction des exigences du poste.
La réussite de tout test est une condition requise à l’engagement.
6.5
Maîtrise du français
La Direction des ressources humaines fait passer à toute candidate et à tout candidat
retenu pour entrevue, un test de français écrit approprié à la catégorie d’emploi du
poste à pourvoir.
La réussite de ce test est une condition exigée pour l’engagement.
Politique de gestion du personnel de soutien
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6.6
Entrevues de sélection
Le comité de sélection choisit les candidats retenus pour entrevue. La Direction des
ressources humaines convoque ensuite les personnes retenues aux entrevues, en
fonction du calendrier de rencontre établi par le comité de sélection.
La candidate ou le candidat doit d’abord se soumettre au(x) test(s).
Ensuite, l’entrevue doit se dérouler avec un souci d’équité dans des conditions
optimales de sérénité, de confidentialité et de respect.
Le comité de sélection s’assure que tous les éléments contenus dans le profil de
compétences seront inclus dans sa grille d’évaluation.
6.7
Références
La Direction des ressources humaines vérifie les références du candidat retenu. Elle
doit au préalable solliciter l’accord de la personne concernée et transmettre le résultat
de ses communications au comité de sélection, si nécessaire.
6.8
Rapport du comité de sélection
Le Directeur des ressources humaines est tenu, par la suite, de présenter aux instances
décisionnelles le rapport du comité de sélection, qui fait état des éléments suivants :
¾ Les critères de sélection et sa recommandation ;
¾ Une recommandation, le cas échéant, relativement au développement des
qualifications du candidat.
Les candidats non retenus après l’entrevue, sont informés de la décision du Collège et
de ses motifs.
7.
L’ENGAGEMENT
7.1
Autorisation et confirmation d’engagement
Le Directeur général autorise l’engagement. Le Directeur des ressources humaines
confirme l’engagement du personnel de soutien.
Politique de gestion du personnel de soutien
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7.2
Contrat
L’engagement du personnel est confirmé par contrat.
En vue d’établir les conditions d’engagement, la Direction des ressources humaines
classe la ou le nouvel employé conformément aux dispositions de la convention
collective. La Direction des ressources humaines signe le contrat pour et au nom du
Collège.
8.
L’INSERTION PROFESSIONNELLE
8.1
Accueil
L’accueil constitue un contact privilégié avec le nouvel employé. Il est l’occasion
pour le Collège de lui présenter l’organisation, sa mission, ses projets et les
informations susceptibles de favoriser une bonne connaissance du nouvel
environnement physique et humain.
Au service des ressources humaines, la première rencontre est l’occasion de procéder
¾ À la révision des informations présentes dans la lettre d’embauche (titre, statut,
service, date d’entrée en fonction) ;
¾ À la signature du contrat ;
¾ À la remise de la description de fonctions ;
¾ À la description des conditions de travail (salaires, vacances annuelles,
assurances, régime de retraite…) ;
¾ À une présentation d’une documentation écrite, comme :
− La mission, le projet éducatif et le projet culturel,
− L’historique du Collège,
− L’organigramme,
− Les conditions de travail,
− Le règlement sur la gestion des ressources humaines,
− La présente politique de gestion ;
− Les politiques du Collège ;
− Les programmes de gestion des ressources humaines ;
¾ À une première visite du Collège.
Politique de gestion du personnel de soutien
11
Dans le service, l’accueil couvre les aspects suivants
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
8.2
Le rôle du service dans le Collège et les liens avec les autres services et
départements ;
Les principales activités du service ;
Le rôle de l’employé dans le service ;
La description des fonctions ;
Les diverses procédures ;
La présentation des membres de l’unité et des principaux collègues hors du
service ;
L’intégration sociale dans le service et les occasions d’échanges offertes.
Intégration
Cette phase consiste en l’appropriation de ses nouvelles fonctions, par l’employé.
Elle doit permettre, au cours de la période initiale d’emploi, l’acquisition des
connaissances, des habiletés et des attitudes requises pour une adaptation réussie.
La préparation immédiate est faite au moyen de rencontres au cours desquelles le
supérieur immédiat et le nouvel employé discutent
¾
¾
¾
¾
Des attentes du Collège en termes d’objectifs ou d’objets de travail et de
description de fonction ;
Des attentes, en lien avec les résultats de l’évaluation faite par le comité de
sélection ;
Des tâches nécessitant un appui, des outils particuliers ;
Des besoins de formation susceptibles de favoriser la réalisation des objectifs et
des objets de travail.
La formation proprement dite recouvre
¾
¾
Une analyse conjointe des éléments du profil de compétences en relation avec
les compétences à acquérir ;
La planification et la réalisation d’activités de formation susceptibles de
répondre aux besoins.
Politique de gestion du personnel de soutien
12
Le suivi est assuré par :
¾
¾
¾
9.
L’évaluation de ces activités de formation
Les rencontres telles que prévues à l’article sur l’évaluation du rendement,
notamment en regard :
− Des objets de travail,
− De l’appui fourni,
− Des résultats de la formation,
− De changements à apporter ;
Une synthèse du processus d’intégration est consignée à la fiche d’évaluation au
terme de la période de probation.
LA RECONNAISSANCE INSTITUTIONNELLE DES COMPÉTENCES
Le Collège réitère son engagement à soutenir activement l’employé de soutien dans ses
activités et dans son développement professionnel. Au moment de l’embauche, le Collège,
met en place un processus orienté vers une insertion professionnelle de qualité. Au terme de
cette période, le Collège confirme la reconnaissance des compétences par l’octroi de la
permanence. Ceci marque aussi l’engagement de l’individu à contribuer activement au
développement de l’établissement.
9.1
Processus d’évaluation du personnel de soutien
Ce processus prend la forme de rencontres entre la personne évaluée et son supérieur
immédiat au cours desquelles on discute du plan de travail du Collège, des projets et
des attentes ; on s’entend sur des objectifs opérationnels, les habiletés à développer, et
on discute du soutien susceptible de favoriser l’atteinte des objectifs. À l’arrière plan,
il y a toujours le profil des compétences et la description de fonctions auxquels
chaque participant peut référer au besoin.
9.2
Cycle annuel du processus d’évaluation
En début d’année
1.
Analyse conjointe du « Plan de travail » du service
Objectifs :
• S’assurer d’une compréhension commune
• Donner du sens au travail de l’employé(employée) au sein de son équipe de
travail
Politique de gestion du personnel de soutien
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2.
3.
Identification des contributions de l’employé (employée)
Objectifs :
• Préciser les fonctions particulières de l’employé (employée)
• Établir les attentes du superviseur
• Consulter sur l’ampleur des opérations réelles à mener (temps nécessaire et
complexité)
Identification des besoins de perfectionnement de l’employé (employée)
En cours de session
4.
Rétroactions périodiques formatives
Objectifs :
• Manifester l’importance de réaliser le plan d’action
• Reconnaître le travail accompli
• Donner la chance de réajuster le travail en fonction du temps disponible et
des nouvelles réalités
En fin d’année
5.
Bilan des contributions
Objectifs :
• Mettre en rapport la réalisation du plan de travail et le travail de
l’employé(employée)
• Permettre à l’employé(employée) de porter un jugement sur son travail au
sein de l’équipe
• Apprécier la contribution
6.
Évaluation du travail
Objectifs :
• Communiquer son analyse
• Identifier des améliorations nécessaires, et préciser les moyens pour les
obtenir
En résumé, la rencontre annuelle d’évaluation comprend les composantes suivantes :
• Bilan des contributions (5)
• Évaluation du travail (6)
• Analyse conjointe du « Plan de travail » du service (1)
• Identification des contributions de l’employé (employée) (2)
• Identification des besoins de perfectionnement de l’employé (employée) (3)
Politique de gestion du personnel de soutien
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Et en cours d’année la composante
Rétroactions périodiques formatives (4)
À tout moment jugé nécessaire par l’un ou l’autre des participants, il y aura en plu
évaluation sommative systématique sur la base des deux références essentielles : le
profil de compétences et la description de fonctions.
9.3
Processus d’évaluation du personnel de soutien en probation
L’évaluation, en période de probation, vise à faciliter les échanges et les interactions
avec le nouvel employé. Les processus peuvent varier, mais doivent permettre
d’évaluer les aspects suivants, en tenant compte des activités d’insertion
professionnelle :
¾
¾
¾
¾
Intégration à l’unité administrative
Accomplissement des tâches confiées
Respect des politiques et procédures
Conformité avec les éléments considérés à l’embauche
Un processus formatif
Le processus comporte des opérations destinées à l’évaluation continue des résultats
de la prestation globale de l’employé de soutien. Il consiste à recueillir, dans l’action,
des informations nécessaires à l’amélioration des résultats et permet la mise en place
d’actions appropriées à cette fin.
Un processus sommatif
Le processus d’évaluation des employés de soutien comporte aussi une cueillette de
données susceptibles de permettre au Collège de prendre des décisions pertinentes à
la fin de la période de probation.
9.4
Phases du processus d’évaluation du personnel de soutien en probation
Phase I : (à l’entrée en fonction)
Note : Les éléments d’accueil et d’insertion professionnelle sont décrits plus haut. (8.)
Le cadre soumet un projet d’objets de travail et, à l’occasion d’une première
rencontre avec l’employé, il présente
¾ Les objectifs du service et leurs liens avec la mission, le projet éducatif, le plan de
travail et les priorités du Collège ;
¾ Les éléments compris dans le programme d’insertion professionnelle ;
¾ Les éléments de la description de fonctions ;
¾ Les attentes, le soutien nécessaire et les habiletés de travail à développer ;
¾ Le moment ou chaque objet de travail devra être atteint.
Politique de gestion du personnel de soutien
15
Phase II : (30 jours après l’entrée en fonction)
Cette rencontre permet une revue des objets de travail, des difficultés ou problèmes
rencontrés, afin :
¾
¾
¾
¾
D’ajuster ou de modifier certains objets de travail ;
De discuter les processus pertinents ;
De discuter des éléments du programme d’insertion professionnelle ;
De constater l’évolution des habiletés acquise
Phase III : (60 jours après l’entrée en fonction)
Cette rencontre permet d’observer les résultats atteints. Le supérieur hiérarchique
transmet ensuite sa recommandation aux fins de la reconnaissance institutionnelle des
compétences et de l’octroi de la permanence.
9.5
Appel
L’employé de soutien insatisfait des résultats de son évaluation peut demander à être
entendu par le supérieur hiérarchique de la personne ayant rédigé son évaluation.
10
LE PERFECTIONNEMENT
La réalisation du projet éducatif du Collège dépend directement de la qualité des
interventions de tous les membres du personnel. Le Collège entend favoriser une
planification institutionnelle du perfectionnement en fonction de son plan de travail. Les
équipes de travail constituées sont invitées à collaborer à la détermination des besoins de
perfectionnement susceptibles de faciliter la réalisation de leur mandat. Pour sa part,
l’employé de soutien est invité à prendre en main son développement et à profiter des
occasions et des activités offertes pour mettre à jour ses compétences professionnelles.
Il est ainsi de la responsabilité de tous de favoriser des activités de développement qui
facilitent l’excellence des interventions et la saine gestion des ressources.
Politique de gestion du personnel de soutien
16
10.1
Composition et mandat du comité de perfectionnement
Le comité de perfectionnement du personnel de soutien est composé de deux (2)
représentants du Collège et de deux (2) représentants du personnel de soutien.
¾ Mandat du comité de perfectionnement
− Analyser les besoins de perfectionnement
− Établir les priorités de perfectionnement (d'activités conduisant à l’acquisition
de techniques ou d’habiletés propres à améliorer l’accomplissement des
tâches ou à faciliter l’accès à d’autres fonctions), à l’intérieur des catégories
suivantes :
♦ Besoins d’une équipe de travail
♦ Besoins liés aux technologies
♦ Besoins individuels, notamment ceux précisés lors des rencontres
d’évaluation
♦ Besoins organisationnels
− Recevoir les demandes de perfectionnement, les analyser et transmettre ses
recommandations à la Direction des ressources humaines
− Faciliter l’accès aux diverses possibilités de perfectionnement.
10.2
Accès au perfectionnement
Tous les employés peuvent bénéficier gratuitement des activités organisées à
l’interne, une priorité étant accordée aux employés réguliers. Ces activités peuvent
prendre la forme de conférences, d’ateliers, de cours de formation organisés par le
Collège, en conformité avec les modalités prévues à la convention collective.
Les activités de perfectionnement organisées par le Centre d’aide à la performance
(en tenant compte des places disponibles), peuvent être remboursées jusqu’à
concurrence de 100% des frais d’inscription.
10.3
Procédures
¾ Le comité de perfectionnement établit ses règles de fonctionnement
¾ Les demandes sont transmises au service des ressources humaines
¾ Un maximum pourra être remboursé par année scolaire. Les cours crédités
devront être réussis pour être considérés pour fins de remboursement.
10.4
Demandes de congé de perfectionnement
Les demandes de congé de perfectionnement sont transmises au service des
ressources humaines qui en assure le suivi.
Politique de gestion du personnel de soutien
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11.
RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Le Directeur des ressources humaines est responsable de l’application de la présente
politique.
12.
ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATIONS
La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil
d’administration. La politique s’applique dans sa formulation actuelle, et elle pourra être
révisée au terme d’une période de trois (3) ans.
Politique de gestion du personnel de soutien
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ANNEXE A
PROFIL DE COMPÉTENCES
CRITÈRES
1. PLANIFICATION DU TRAVAIL
HABILETÉS OU
COMPORTEMENTS OBSERVABLE
•
Le sens de la planification est l’habileté à
prévoir et à mettre en ordre de priorité les
•
opérations et les tâches à réaliser en fonction
des objectifs du service ou département.
•
2. ACTUALISATION DES
CONNAISSANCES
L’actualisation des connaissances est le fait
d’acquérir de nouvelles connaissances et de
développer de nouvelles habiletés.
3. RESPECT DES NORMES ET
PROCÉDURES
Travaille de façon méthodique, ordonnée,
continue et efficace.
Se donne des priorités.
Fixe des échéanciers en tenant compte des
contraintes.
•
Respecte les délais.
•
Met à jour ses connaissances.
•
S’informe de l’évolution des techniques.
•
Se perfectionne.
•
Connaît et applique les normes, politiques et
procédures en vigueur.
•
Répond avec courtoisie et diligence à la
clientèle.
Le respect des normes, politiques et
procédures est l’habileté à se conformer aux
règles établies.
4. SERVICE À LA CLIENTÈLE
Le sens du service à la clientèle est l’habileté
à anticiper les attentes et les besoins de la
•
clientèle.
Répond adéquatement et dans les meilleurs
délais aux besoins de la clientèle, tels que
définis par le service et/ou département.
Politique de gestion du personnel de soutien
19
CRITÈRES
HABILETÉS OU
COMPORTEMENTS OBSERVABLES
5. CONFIDENTIALITÉ / DISCRÉTION
•
La confidentialité/discrétion est l’habileté à
maintenir le secret des informations
confidentielles.
Garde secrète l’information
confidentielle.
•
Se questionne avant de livrer une
information.
•
Conserve pour son usage
professionnel, les renseignements
nominatifs.
•
Exécute correctement son travail sous
tous ses aspects.
•
Effectue un travail précis et soigné.
•
Cherche à réduire les erreurs et les
oublis.
•
Démontre de la rapidité dans
l’exécution des tâches.
•
Accomplit le travail demandé dans les
délais fixés.
6. QUALITÉ DE TRAVAIL
7. QUANTITÉ DE TRAVAIL
8. RELATIONS INTERPERSONNELLES •
Démontre de l’ouverture et de la
disponibilité aux autres.
•
Le sens des relations interpersonnelles est
l’habileté à établir et à maintenir des rapports
humains, à percevoir et à réagir aux besoins des •
autres, et à régler les situations délicates avec
tact.
Démontre du respect, de la chaleur et
de l’authenticité.
A le sens de l’écoute.
9. LEADERSHIP
•
Le sens du leadership est l’habileté à favoriser
la collaboration et à orienter un groupe vers
l’atteinte des objectifs visés.
Échange de l’information en regard
des objectifs à atteindre.
•
Identifie les ressources et les utilise.
•
Donne du feed-back et encourage.
•
Crée un esprit de cohésion et un climat
de collaboration.
Politique de gestion du personnel de soutien
20
CRITÈRES
HABILETÉS OU
COMPORTEMENTS OBSERVABLES
•
Donne ses opinions, avis et conseils,
selon le cas.
•
Fait appel aux autres.
Le sens du travail d’équipe se manifeste par
une habileté à interagir avec d’autres, à
participer à la résolution des conflits et à
collaborer à l’atteinte des objectifs communs.
•
Se montre solidaire des décisions du
groupe.
11. COMMUNICATION ORALE
•
S’exprime clairement, d’une façon
logique, articulée et cohérente.
10. TRAVAIL D’ÉQUIPE /
COLLABORATION
La communication orale est l’habileté à
transmettre un message de vive voix de façon à •
être compris par les autres et à être attentif au
•
message de son interlocuteur ou de son
interlocutrice.
•
Structure ses messages.
Transmet un seul message à la fois de
façon complète.
Vérifie la compréhension de ses
messages.
•
Est attentif et reformule les messages
reçus.
•
Prend position par rapport aux
demandes et aux réactions des autres.
12. COMMUNICATION ÉCRITE
•
La communication écrite est l’habileté à
transmettre un message écrit de façon claire et
précise.
Formule des idées claires, dans un
style approprié et respecte les règles de
l’écriture.
•
Rédige un texte précis et complet en
synthétisant l’information.
•
Utilise le mot juste et le niveau de
langage approprié au sujet.
•
Fonctionne sans apport supplémentaire
de directives ou d’explications dans les
limites de sa fonction.
13. AUTONOMIE
Le sens de l’autonomie est l’habileté à utiliser
adéquatement la liberté d’action rattachée à sa
fonction.
Politique de gestion du personnel de soutien
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CRITÈRES
14. INITIATIVE
HABILETÉS OU
COMPORTEMENTS OBSERVABLES
•
Prend les devants sans attendre les
directives et trouve des solutions
appropriées dans les limites de sa
fonction.
•
S’informe et expérimente de nouvelles
approches.
•
Questionne les méthodes de
fonctionnement actuelles.
Le sens de l’initiative est l’habileté à
entreprendre des actions de son propre chef et à
connaître ses propres ressources.
15. INNOVATION
Le sens de l’innovation est l’habileté à trouver
des idées, solutions nouvelles et à les adapter à •
la situation.
Traite les situations de façon originale
ou variée.
•
Sait se libérer des structures et des
idées déjà établies.
16. FACILITÉ D’ADAPTATION
•
La facilité d’adaptation est l’habileté à ajuster
ses comportements et ses méthodes de travail
en fonction des personnes et des situations.
Accepte de modifier ses idées et
décisions à la lumière d’informations
nouvelles
•
Ajuste ses comportements en fonction
des situations
•
Accepte les suggestions et les refus des
autres
17. MOTIVATION / ENGAGEMENT
•
La motivation est l’habileté à manifester de la
détermination et à maintenir de l’intérêt et du
dynamisme au travail.
Déploie des efforts constants dans la
poursuite des objectifs fixés
•
Cherche à aller plus loin malgré les
difficultés
•
Contribue volontiers à l’exécution de
tâches nouvelles et imprévues
•
Démontre un intérêt à mettre au
bénéfice de l’organisation ses talents et
ses compétences
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