Gabarit d`estimation des coûts d`un événement au Palais des congrès

N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
une information contractuelle.
Gabarit d’estimation des coûts
d’un événement au Palais des congrès
Vous êtes responsable de la planification d’un événement qui pourrait se tenir au Palais
des congrès et souhaitez en évaluer les coûts?
Voici les indications nécessaires pour un événement standard comportant trois volets :
 Une exposition réunissant 100 exposants
 Une plénière de 1 000 personnes
 Un gala de 1 000 personnes
Lors d’un événement, les coûts reliés directement au Palais sont :
 La salle
 Les installations de base (p. ex. : branchements, mobilier, couverts,
télécommunications)
 La nourriture (le traiteur est le fournisseur exclusif du Palais)
 L’audiovisuel (si vous faites affaire avec le fournisseur officiel du Palais)
 Services supplémentaires : vestiaires, stationnement, mobilier supplémentaire,
sécurité additionnelle
D’autres coûts seront aussi à prendre en considération pour les services de fournisseurs
externes, tels que :
 Coûts de personnel
 Conférenciers (cachet, déplacement, hébergement)
 Publicité de l’événement
 Décoration
 Animation

N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
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Exposition
Envergure
 100 exposants
 Une salle de 20 000 pi2
 Des emplacements de kiosques 10x10
Coûts directs du Palais
 Location de la salle : 0,25 $/pi2*
 Coût par emplacement à partir de 400 $*, incluant :
o Le branchement électrique 15 Amp du kiosque
o Une connexion WiFi par kiosque
o Un point d’ancrage par kiosque
o Du personnel d'accueil
o Un local pour le promoteur de l'exposition
Autres coûts à considérer - services externes non fournis par le Palais
 Audiovisuel (micro d’appel, écran, projecteur, etc.)
 Décorateur (marquage du plancher, kiosque, manutention, accrochage, tapis)
 Dédouanement (peut être fait par le décorateur)
 Transport (peut être fait par le décorateur)
 Entreposage
* Prix en vigueur pour 2013

N.B. Les tarifs sont indiqués à titre indicatif seulement et ne peuvent en aucun cas être considérés comme
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Plénière
Envergure
 1 000 personnes
 Salle de 10 000 pi2
 Aménagement théâtre
Coûts directs du Palais
 Location de la salle : 0,50 $/pi2*
 Le prix inclut :
o Un aménagement de salle
o Mobilier : chaises, table jupée pour le conférencier, table d’accueil jupée
o Estrade 12’x16’
o Personnel d’accueil
o Services de base : signalisation statique, éclairage normal, sécurité
générale de l’immeuble, chauffage et climatisation, entretien ménager,
coordination à l’événement
o Service d’eau à la table du conférencier/d’honneur
o Éclairage normal
Autres coûts à considérer, fournis par le Palais
 Services alimentaires (fournisseur exclusif)
 Audiovisuel (fournisseur officiel ou autre)
 Stationnement
 Vestiaire
 Signalisation dynamique
 Télécommunications et Internet
* Prix en vigueur pour 2013

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Gala
Envergure
 1 000 personnes
 Salle de 20 000 pi2
 Aménagement banquet 10 personnes par table
Coûts directs du Palais
 Prix à partir de 125 $ par personne*
 Incluant :
o Salle
o Repas 4 services, boisson (incluant alcool)
o Mobilier : tables rondes nappées, chaises, table d’accueil jupée
o Couverts
o Aménagement
o Personnel d’accueil
o Entretien ménager
o Sécurité générale de l’immeuble
Autres coûts à considérer, fournis par le Palais
 Audiovisuel (fournisseur officiel ou autre)
 Estrade
 Plancher de danse
 Stationnement
 Vestiaire
Autres coûts à considérer - services externes non fournis par le Palais
 Décoration de la salle
 Centres de table
 Musique/orchestre
 Animation
* Prix en vigueur pour 2013

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Modalité de paiement
 10 % à la réservation
 15 % à la signature du contrat
 25 % 120 jours avant la date d’occupation
 25 % 90 jours avant la date d’occupation
 25 % 60 jours avant la date d’occupation
 Le solde du loyer de base est exigible 60 jours avant la date d’occupation
Ressources utiles
Références générales
Tourisme Montréal
www.tourisme-montreal.org
APEQ
(Association des
professionnels en exposition
du Québec)
www.apeq.org
MPI
(Meeting Profesionnals
international)
www.mpimontrealquebec.com
Firmes de décorateurs
Décor Experts Expo
www.decorexpertsexpo.com
GES Canada Exposervice
www.gesexpo.ca
Décorateur Freeman
www.freemanco.com
Fournisseurs du Palais
Capital Traiteur
Fournisseur exclusif
www.capitaltraiteur.com
AVW-Telav
Audiovisuel
Fournisseur officiel
www.avwtelav.com
Mendelssohn
Courtier en douane
Fournisseur officiel
www.mend.com