Note de cours FileMaker Pro

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Formation FileMaker Pro Base 2 jours
Jérôme Selosse
Formation FileMaker Pro Base 2 jours
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Formation FileMaker Pro Base 2 jours
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Introduction
La base de données
FileMaker Pro est un logiciel de gestion de bases de données développé par une filiale
d'Apple appelée FileMaker Inc. (en) (anciennement Claris). Il fonctionne sous Mac OS X et
sous Windows, soit en réseau poste à poste, soit en mode Client-serveur avec le module
"FileMaker Server".
Principales originalités par rapport aux autres SGBD
Dépendance de la couche de données et de la couche de traitements (dissociables depuis la
version 7), ce qui est contraire aux principes classiques de la base de données mais évite
toute discordance ou erreur et permet par exemple de renommer les tables et les rubriques
(champs) sans avoir à modifier les programmes (scripts).
Possibilité de paramétrer les rubriques pour accepter plusieurs valeurs simultanées, évitant
ainsi l'obligation habituelle de créer pour cet usage une table liée. En interne, les différentes
valeurs sont simplement bornées par un caractère séparateur. L'indexation et la recherche
agissent sur chaque valeur séparément.
Recherches par l'exemple ne nécessitant aucune commande SQL
Interface basée sur des boutons déclenchant les programmes (scripts), à la manière d'une
billetterie automatique SNCF
Incorpore en un seul logiciel les outils de base de données, de réalisation de l'interface et de
programmation
Incorpore un moteur de publication web. Depuis la version 13, la technologie "webdirect"
permet un rendu des écrans identique à celui du "client" filemaker
Possibilité de visualiser une page web directement dans l'application : Web Viewer (version
8.5).
Fonctionnalités
Définition des tables (nature des données) et rubriques (champs) de données (informations
à gérer : texte, nombre, date, heure, image, son ou toute autre application via OLE), les
relations logiques entre les données (graphique des relations, intégrité référentielle)
Définition des calculs et formules statistiques
Alimentation automatique et/ou contrôle de la saisie des données via des listes (ou menus,
cases à cocher) ou des formules de calcul
Mettre en page les écrans de saisie et de recherche
Programmation des traitements grâce à un langage de script simple, clair et puissant. Bien
que limité à quelques dizaines d'instructions, le langage comporte néanmoins les
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instructions nécessaires à la construction de tout type d'algorithme (boucle, test
conditionnel, variables)
Gérer les droits des différents utilisateurs : accès aux données
Grapheur (Barres, courbes, camemberts, etc…) à partir des données
Themes (Styles) de mise en forme des objets sur les écrans
Les points faibles
Pas de fonctions de manipulation de fichiers (possible via l'ajout de plugin 'troi,
scriptmaster')
Pas de gestion de l'indirection" (adressage des champs par calcul) : mais il existe désormais
la fonction "Définir Rubrique par son nom" qui permet cela
Pas de présentation en "tableau croisé dynamique"
La connexion ODBC ne permet l'accès aux rubriques de type BLOB
Échanges de données avec d'autres applications
Incorporer des fichiers tiers dans une rubrique de type « Multimédia » (équivalent de «
blob")
Donner accès à l'application via un simple navigateur web
Exécuter des requêtes SQL sur d'autres bases de données
Importer des données d'autres applications via SQL
Répondre aux requêtes SQL ODBC/JDBC d'autres applications
Coordonner l'interaction de différentes bases de données via XML et XSLT
Importer ou exporter des données ASCII, texte ou Excel
Avec un PDA (Palm ou Pocket PC) avec « FileMaker Mobile » (dans la limite de 5 000
enregistrements et en perdant de nombreuses fonctionnalités comme les scripts)
Implémenter des fonctions nouvelles via des plug-ins (comme un grapheur, la gestion
POP/SMTP ou la gestion des « triggers » qui n'existent pas nativement dans FileMaker mais
sont disponibles via des plug-ins)
Il est notamment utilisé dans le domaine du marketing direct (fichiers clients, mailings), de la
santé (dossiers patients) et des groupes de travail (partage de répertoire, d'agendas, suivi de
projets et de documents).
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Une conférence annuelle des développeurs a lieu chaque année fin août aux USA1 et, depuis
2005, une conférence francophone annuelle est organisée en France au printemps2.
En pratique, sans pouvoir se comparer à des SGBD comme Oracle ou DB2, FileMaker Pro
permet de gérer jusqu'à 250 utilisateurs simultanés en réseau avec des tables de 64 000 000
000 000 000 d'enregistrements maximum, ou pour une taille de fichier pouvant atteindre 8
To (bien que sa limite pratique ne dépende que de la capacité des disques durs).
Quelques exemples de projets en FileMaker:
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La famille FileMaker
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Définition du vocabulaire et concepts de base
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Pour les habitués de Microsoft Access
Présentation de l'interface
Les modes FileMaker Pro
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Les raccourcis clavier indispensables
Les solutions de démarrage
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Règles de nommage
Pourquoi mettre en place des règles de nommage ?
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Découvrir FileMaker pro à travers un exemple concret
Présentation de l'exemple
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Définition des liens
Réalisation pratique : les tables
Créer une base de données
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Nous pouvons aussi créer une base de données en utilisant le démarrage rapide de
FileMaker.
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Nous nommons la base de données video2brainStockDVD.fp7
Créer une table
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Création des premières rubriques de la Table Famille.
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Aller plus loin dans la création des rubriques
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Pour la rubrique Prénom Client -> Idem Nom Client
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Création des rubriques de la Table DVD
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Comme la rubrique suivante est semblable, je peux la dupliquer.
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Duplication dte_creation et utilisateur_creation pour la modification.
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Gérer les rubriques
Ajouter des informations supplémentaires dans les rubriques suivantes :
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Les rubriques peuvent être triées par type de rubrique. En cliquant sur le nom, le type mais
aussi en déplaçant les rubriques manuellement par glisser déposé.
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Les liens : première approche
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Création des rubriques de la table des mouvements
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Suite de la mise en place des liens
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Comment importer des données à partir d'Excel
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Réalisation pratique : les modèles écran
Créer un modèle/rapport de saisie simple
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Créer un modèle/rapport de saisie complexe 1/2
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Créer un modèle/rapport de saisie complexe 2/2
Insérer le logo de l’entreprise
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Créer un nouvel enregistrement pour DVD
Insérer une image dans l’enregistrement
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Inclure une barre de défilement vertical dans la présentation et la description
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Copier/Coller le texte suivant :
Présentation :
Nous vous proposons ici une méthodologie de travail universelle pour réaliser vos tableaux Excel très
rapidement, quel que soit le calcul à effectuer. Que vous soyez débutant ou que vous ayez des
connaissances dans l'utilisation d'Excel, vous progresserez obligatoirement. L'objectif est d'acquérir
rapidement, par la répétition, des automatismes dans la réalisation d'un tableau de calcul.
Description :
Bien débuter sous Excel
Pour les novices sous Excel ! Ce tutoriel dédié à la copie universelle est indispensable à tout le
monde.
Méthodologie
Diviser votre temps de travail par deux est possible grâce à cette approche méthodologique
originale d'Excel.
La gestion des $
La gestion des $ est indispensable pour réaliser n'importe quel tableau.
Les fonctions élémentaires
Découvrez dans ce tutoriel qu'en plus des calculs élémentaires, Excel possède une bibliothèque
impressionnante de fonctions de calcul.
Les liaisons
Lier des feuilles ou même des classeurs permet de démultiplier les possibilités.
Présenter un tableau
Passons maintenant à la présentation de vos tableaux.
Créer des graphiques
Accompagner un tableau avec un graphique est un travail facile sous Excel.
Le Tableau Croisé Dynamique
Vous avez besoin d'utiliser des tableaux de synthèse ? Alors le Tableau Croisé Dynamique est
l'outil qu'il vous faut.
Créer et gérer des listes
Lorsque vous n'avez pas de base de données sur votre poste de travail, vous pouvez vous
rabattre sur le gestionnaire de listes d'Excel.
Le travail collaboratif (Nouveauté 2010)
Vous allez enfin pouvoir partager !!!
Éditer son document
Sortons à présent notre tableau…
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Créer une liste de valeurs
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Utiliser une liste de valeurs dans un modèle/rapport
Dans le modèle formulaire_DVD, sélectionner la famille et activer l’inspecteur.
Ajouter la liste déroulante désirée.
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Et je refais l’opération pour l’éditeur.
Astuce pour remplacer le résultat numérique par l'intitulé
Déplacer la zone famille
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Il me reste à sélectionner l’élément « intitulé famille » dans la zone et pour ce je vais dans la
table_famille et sélectionne l’élément désiré « intitulé famille ».
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Il me reste encore à supprimer la barre de défilement rapide et décocher le mode utilisation
pour empêcher toute saisie dans la zone famille.
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Finalisation du modèle/rapport fiche DVD
Comment intégrer un système d’onglet à ma fiche DVD ?
Je sélectionne l’outil onglet. Je dessine dans le corps du formulaire l’espace nécessaire au
système d’onglet.
Je configure l’onglet en nommant les différents onglets.
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Je viens déposer les éléments de texte et image dans les onglets.
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Je vais maintenant grouper les éléments de la zone d’info sur l’enregistrement.
Et placer ces infos en dessous de mon système de formulaire à onglet.
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Création du modèle/rapport client
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Je modifie le modèle pour affiner l’apparence du modèle.
Modifier Modèle
Sélectionner le champ état et appeler l’inspecteur
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Sélectionner jeu de cercles d’option, la différence avec jeu de casse cocher est de
restreindre le choix à actif ou inactif.
Créer une liste de valeur
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Résultat final Formulaire Client -> modèle liste de donnée
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Création du modèle/rapport des mouvements
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Créer un nouvel enregistrement.
Créer une liste de valeur pour Id_client et Id_DVD
Changer les étiquettes
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Se positionner sur le champ id_client, appeler l’inspecteur, choisir liste de valeur, créer une
nouvelle liste de valeur -> chercher les valeurs dans la liste des membres.
N’oubliez pas de cocher Faire apparaître la flèche dans l’inspecteur. Et nous obtenons une
liste déroulante pour nos clients.
Nous verrons prochainement comment filtrer uniquement les clients ACTIFS.
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Nous allons faire la même opération pour récupérer la liste de valeurs pour les DVD.
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Nous allons procéder de même pour le type de mouvement et créer une liste de valeurs
personnalisée Achats ou Location
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Utiliser une liste de valeurs filtrée dans un modèle/rapport
En Access, j’utiliserai le résultat d’une requête pour ce faire. En FileMaker Pro, la démarche
est différente.
Je vais ajouter un champ dans la table Membres et ne reprendre dans la liste de valeurs que
les clients actifs - oui.
Création d’un nouveau champ.
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Je vais maintenant revenir mon formulaire_Mouvements, sélectionner id_client, lancer
l’inspecteur et créer une liste de valeurs reprenant uniquement les clients actifs à partir de
mon champ calculé cal_id_client_etat_oui.
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Enregistrer et valider le modèle
Finalisation du modèle/rapport
J’aimerai pour finaliser le formulaire de mouvement au mieux, afficher le nom du client ou le
nom du DVD au lieu et place de l’id du client ou du DVD.
Pour ce faire, il faut comme précédemment utiliser une petite astuce. Il faut dupliquer le
champ client. Lui donner la valeur « nom_complet ».
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Mettre la nouvelle rubrique id_client au premier plan. Pour pouvoir venir couvrir par la suite
le premier id_client contenant l’id du client.
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Cette rubrique doit être utilisée en mode de recherche, et l’autre le premier id_client en
mode utilisation.
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Pour que l’id_client se fonde avec le fond je change l’apparance dans l’inspecteur en gris
clair le fond et la ligne.
Et je remplace l’ancienne rubrique par l’ancienne, en la plaçant par-dessus l’autre avec les
flêches de direction pour que les deux se fondent.
Idem pour le DVD.
Je crée un nouvel enregistrement
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Saisie des DVD et insertion des illustrations à partir du document Word « Formation
FileMake Pro - contenu base de données exercices ».
Aller plus loin dans la réalisation de notre projet
Retour sur les règles de nommage
Renommer :
les formulaires -> fo_
les listes -> li_
les tables -> ta_
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Réaliser un modèle/rapport avec une table externe
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En mode modification
Ajouter un sous formulaire mon formulaire fo_conso_clt
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Mise en forme du modèle/rapport fiche consommation du client
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Recherche
Recherche uni-table, uni-critère
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Aller plus loin dans la recherche uni-critère
Il est possible d’exclure des enregistrements de la recherche
Il est possible de trier des enregistrements de la recherche
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Il est possible de faire une recherche en utilisant les *. L’étoile signifie dans ce cas de
prendre l’ensemble des caractères avant et après l’enregistrement contenant CS.
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Je peux utiliser les opérateurs pour faire une recherche.
Par exemple je recherche toutes les durées entre 3 et 5h00 -> >=3 et <=5 ou 3…5
Recherche multi-critères sur une rubrique
Pour faire une recherche multi-critères sur une rubrique il faut créer une recherche, indiquer
le premier critère, cliquer sur Nouvelle requête, indiquer le second critère. Exécuter la
requête. Nous pouvons aussi passer en mode liste ou tableau pour se représenter plus
clairement la requête. En mode tableau, il crée autant de ligne que de critères.
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Recherche multi-critères sur des rubriques, il est évidemment possible d’ajouter dans ce
mode tableau plusieurs critères sur des rubriques différentes.
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Recherche multi-tables, uni-critère
Recherche multi-tables, multicritères
Système de navigation et script
Présentation du principe de l'accès direct par liste déroulante
Accès direct à un enregistrement par liste déroulante
Accès direct à un enregistrement par liste déroulante
Finalisation de l'accès direct par liste déroulante à une fiche DVD
Mettre en place le même système sur le modèle/rapport consommation client
Créer une barre de navigation pour parcourir les enregistrements
Créer une barre de navigation pour aller d'un modèle/rapport à l'autre
Dupliquer une barre de navigation dans les autres modèles/rapports
Modifier l'ordre de tabulation dans un modèle
Réaliser un rapport imprimable
Créer un bouton pour imprimer un modèle/rapport
Réglage du mode d'affichage des modèles
Masquer les dossiers dans la boîte Modèle
Afficher/masquer la barre d'outils
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Export des données
Exporter des données au format Excel 1/2
Exporter des données au format Excel 2/2
Exporter des données au format PDF
Partage de la base de données
La problématique réseau
Partage de la base de données sur le réseau interne
Récupérer le nom de l'illustration dans une rubrique
Générer dynamiquement le chemin en fonction de l'OS
Partage de la base de données sur le web
Partage sur le web et son utilisation
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