Conversion d`archives médicales en archives numériques

Conversion d’archives médicales en archives numériques accessibles à la recherche:
Développement d’une méthodologie de travail simple et efficace
Gladys Bruyninx & Nicolas MacCordick
École des sciences infirmières, Université d’Ottawa
Objectif
Notre objectif était de développer une méthode
de travail permettant de reproduire de fa-
çon permanente et numérique les ar-
chives médicales psychiatriques de l’Hô-
pital Montfort afin qu’elles puissent être uti-
lisées dans le cadre de plusieurs recherches por-
tant sur la désinstitutionalisation des soins de
santé mentale dans le milieu francophone Est-
ontarien ainsi que pour des projets de recherche
futurs. Nous avons donc, en tant qu’assistants de
recherche, développé la méthodologie présentée.
Introduction
La norme de conservation des archives médi-
cales sur format papier subsiste depuis plusieurs
centaines d’années. Cependant, cette méthode de
conservation d’archives est coûteuse et nécessite un
espace de stockage constamment grandissant qui
peut atteindre jusqu’à 5km d’étagères dans un hô-
pital moyen [Wyatt, 1994]. L’utilisation actuelle et
croissante de dossiers médicaux informatiques dans
le milieu hospitalier modifie de facto la préserva-
tion de ces nouveaux documents numériques et offre
une alternative intéressante ; la conversion d’archives
papier à un format numérique doit cependant être
effectuée de manière à reproduire le plus fidèlement
possible les documents d’origine.
Figure 1: Prise de photos en archives
Méthodologie
1. Création de la base de données
La base de données qui contiendra tous les docu-
ments d’archives a été construite à partir des re-
gistres d’admission du département de santé
mentale de l’Hôpital Montfort. Cette base de don-
nées, comparable à un énorme tableau informatique,
est donc une structure qui contient, à ses débuts, uni-
quement les données d’admission : identification du
patient, dates et durée des séjours, codes diagnos-
tiques. Chaque admission a un identifiant unique.
Figure 2: Aperçu conceptuel de la base de données
2. Photo-numérisation
Une fois la base de données créée, nous avons en-
tamé la photo-numérisation des documents suivants
extraits des dossiers médicaux psychiatriques :
•Évaluation infirmière à l’admission
•Observations de l’infirmière
•Résumé à la sortie
•Transition vers le communautaire
•Suivis en cliniques externes
Étant donné le volume élevé de documents à pho-
tographier, nous avons développé un processus d’in-
dexation en ligne afin de s’assurer qu’une fois numé-
risé, chaque document soit ré-associé au patient et à
l’admission correspondants.
Une fois indexés, les documents sont photogra-
phiés à la chaîne de manière uniforme (voir Figure
1ci-contre) et stockés sur un disque encrypté.
3. Traitement des documents
Les documents photographiés sont traités de ma-
nière semi-automatisée afin de les rendre plus li-
sibles. Nous avons utilisé Photoshop Lightroom, lo-
giciel permettant de retoucher simultanément plu-
sieurs centaines de pages photographiées selon un
même gabarit.
Les différentes pages sont ensuite regroupées en
documents PDF à l’aide d’un logiciel spécialisé et
identifiés par un nom de fichier standardisé. Celui-ci
contient l’identification du patient, de l’admission,
et du type de document.
Le contenu des documents, même encrypté, doit
ensuite être dépersonnalisé manuellement afin
d’empêcher toute identification ultérieure du pa-
tient. Ce sont ensuite les identifiants uniques attri-
bués dans le cadre de la recherche qui assurent une
continuité.
Figure 3: Exemple de traitement de document, avant/après
4. Intégration à la base de données
Nous avons ensuite intégré à la base de données
une fonction lui permettant de créer des liens di-
rects entre les données d’admission d’un patient et
les documents numérisés associés à cette admission.
Les archives numérisées sont donc accessibles
d’un simple clic à partir de la base de données.
Conclusion
En l’espace d’un été de travail, nous avons donc
mis sur pied une archive numérique contenant des
milliers de documents médicaux provenant de dos-
siers patients sélectionnés. Cette archive est présen-
tement hébergée sur les serveurs sécurisés de l’Hô-
pital Montfort et est accessible à l’équipe de re-
cherche. Cet arrangement facilite énormément l’ac-
cès aux données primaires et permet de consulter
tous les documents à partir de n’importe quel ordi-
nateur connecté à Internet.
Développements futurs
Nous aimerions continuer à automatiser les
tâches répétitives et ainsi augmenter l’efficacité de
notre méthodologie. De plus, l’utilisation d’appareils
photos numériques devrait être réservée à la numéri-
sation de microfiches ; l’utilisation d’un scanner ac-
célérerait le traitement des documents papier.
Références
[Wyatt, 1994] Wyatt, J. (1994).
Clinical data systems, part 1 : data and medical records.
The Lancet, 344(8936) :1543–1547.
Remerciements
Nous aimerions chaleureusement remercier Marie-Claude
Thifault & Sandra Harrisson, ainsi que la Chaire de recherche
sur la francophonie canadienne en santé, le Consortium natio-
nal de formation en santé (CNFS) volet Université d’Ottawa
et le département des archives de l’Hôpital Montfort.
Contacter les auteurs
Gladys Bruyninx
•Courriel : [e-mail]
•Téléphone : 613 808-3624
Nicolas MacCordick
•Courriel : [e-mail]
•Téléphone : 819 351-9572