Conversion d`archives médicales en archives numériques
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Conversion d’archives médicales en archives numériques accessibles à la recherche: Développement d’une méthodologie de travail simple et efficace Gladys Bruyninx & Nicolas MacCordick École des sciences infirmières, Université d’Ottawa Objectif Notre objectif était de développer une méthode de travail permettant de reproduire de façon permanente et numérique les archives médicales psychiatriques de l’Hôpital Montfort afin qu’elles puissent être utilisées dans le cadre de plusieurs recherches portant sur la désinstitutionalisation des soins de santé mentale dans le milieu francophone Estontarien ainsi que pour des projets de recherche futurs. Nous avons donc, en tant qu’assistants de recherche, développé la méthodologie présentée. 1. Création de la base de données 3. Traitement des documents La base de données qui contiendra tous les documents d’archives a été construite à partir des registres d’admission du département de santé mentale de l’Hôpital Montfort. Cette base de données, comparable à un énorme tableau informatique, est donc une structure qui contient, à ses débuts, uniquement les données d’admission : identification du patient, dates et durée des séjours, codes diagnostiques. Chaque admission a un identifiant unique. Les documents photographiés sont traités de manière semi-automatisée afin de les rendre plus lisibles. Nous avons utilisé Photoshop Lightroom, logiciel permettant de retoucher simultanément plusieurs centaines de pages photographiées selon un même gabarit. Les différentes pages sont ensuite regroupées en documents PDF à l’aide d’un logiciel spécialisé et identifiés par un nom de fichier standardisé. Celui-ci contient l’identification du patient, de l’admission, et du type de document. Le contenu des documents, même encrypté, doit ensuite être dépersonnalisé manuellement afin d’empêcher toute identification ultérieure du patient. Ce sont ensuite les identifiants uniques attribués dans le cadre de la recherche qui assurent une continuité. Introduction La norme de conservation des archives médicales sur format papier subsiste depuis plusieurs centaines d’années. Cependant, cette méthode de conservation d’archives est coûteuse et nécessite un espace de stockage constamment grandissant qui peut atteindre jusqu’à 5km d’étagères dans un hôpital moyen [Wyatt, 1994]. L’utilisation actuelle et croissante de dossiers médicaux informatiques dans le milieu hospitalier modifie de facto la préservation de ces nouveaux documents numériques et offre une alternative intéressante ; la conversion d’archives papier à un format numérique doit cependant être effectuée de manière à reproduire le plus fidèlement possible les documents d’origine. En l’espace d’un été de travail, nous avons donc mis sur pied une archive numérique contenant des milliers de documents médicaux provenant de dossiers patients sélectionnés. Cette archive est présentement hébergée sur les serveurs sécurisés de l’Hôpital Montfort et est accessible à l’équipe de recherche. Cet arrangement facilite énormément l’accès aux données primaires et permet de consulter tous les documents à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Développements futurs Nous aimerions continuer à automatiser les tâches répétitives et ainsi augmenter l’efficacité de notre méthodologie. De plus, l’utilisation d’appareils photos numériques devrait être réservée à la numérisation de microfiches ; l’utilisation d’un scanner accélérerait le traitement des documents papier. Références Figure 2: Aperçu conceptuel de la base de données [Wyatt, 1994] Wyatt, J. (1994). Clinical data systems, part 1 : data and medical records. The Lancet, 344(8936) :1543–1547. 2. Photo-numérisation Une fois la base de données créée, nous avons entamé la photo-numérisation des documents suivants extraits des dossiers médicaux psychiatriques : Remerciements • Évaluation infirmière à l’admission • Observations de l’infirmière • Résumé à la sortie • Transition vers le communautaire • Suivis en cliniques externes Étant donné le volume élevé de documents à photographier, nous avons développé un processus d’indexation en ligne afin de s’assurer qu’une fois numérisé, chaque document soit ré-associé au patient et à l’admission correspondants. Une fois indexés, les documents sont photographiés à la chaîne de manière uniforme (voir Figure 1 ci-contre) et stockés sur un disque encrypté. Figure 1: Prise de photos en archives Conclusion Méthodologie Figure 3: Exemple de traitement de document, avant/après 4. Intégration à la base de données Nous avons ensuite intégré à la base de données une fonction lui permettant de créer des liens directs entre les données d’admission d’un patient et les documents numérisés associés à cette admission. Les archives numérisées sont donc accessibles d’un simple clic à partir de la base de données. Nous aimerions chaleureusement remercier Marie-Claude Thifault & Sandra Harrisson, ainsi que la Chaire de recherche sur la francophonie canadienne en santé, le Consortium national de formation en santé (CNFS) volet Université d’Ottawa et le département des archives de l’Hôpital Montfort. Contacter les auteurs Gladys Bruyninx • Courriel : [email protected] • Téléphone : 613 808-3624 Nicolas MacCordick • Courriel : [email protected] • Téléphone : 819 351-9572
