Ajoutez une touche professionnelle à votre base de

Mise en route
Access 2010
Microsoft® Access® 2010 est la simplicité à l’état pur, grâce à des modèles prédéfinis soumis par la communauté qui
facilitent la prise en main, à des bases de données Web grâce auxquelles vous accédez à vos données en tous lieux et à des
outils puissants qui permettent de gérer des volumes de données sans cesse croissants. 1 Access 2010 vous permet de tirer
le meilleur parti de vos informations, avec peu de barrières et une courbe d’apprentissage réduite. Grâce à des connexions
transparentes à de nombreuses sources de données, ainsi qu’à des outils de collecte des données, la collaboration se
déroule dans les règles de l’art. Access 2010 amplifie la puissance de vos données en vous permettant de les gérer, de les
analyser et de les partager avec d’autres personnes plus facilement. Vos données ne seront jamais plus éloignées que le
navigateur Web le plus proche grâce aux nouvelles bases de données Web et aux services Access Services disponibles sous
Microsoft SharePoint® Server 2010.2
Mode Backstage :
Centralisez l’accès à vos tâches de base de données telles que l’enregistrement,
Préparez votre travail pour la
l’impression ou la publication, ou personnalisez votre expérience Access en mode
diffusion aux heures de grande
Microsoft Office Backstage™.
écoute
Onglet Fichier : ouvre le mode Backstage. Cliquez sur un onglet du ruban pour revenir au
mode principal.
Onglets du mode Backstage : permettent d’accéder de façon simple, rapide et organisée
à des outils et options précédemment disséminés à différents endroits.
● Informations : condensez et réparez votre base de données ou chiffrez-la à l’aide d’un mot
de passe. Une fois qu’une base de données Web est publiée, l’option Synchroniser tout
s’affiche de façon à vous permettre de synchroniser les modifications apportées à la
structure.
● Récent : affiche une liste des bases de données récentes. Cliquez sur l’icône de punaise
en regard d’une base de données pour épingler celle-ci à la liste et déplacez-la dans la
partie supérieure pour la rendre facilement accessible.
● Nouveau : recherchez un ensemble enrichi de modèles prédéfinis permettant de créer
de nouvelles bases de données. Accédez également à des bases de données en ligne
soumises par la communauté.
● Imprimer : accédez rapidement aux options d’impression et à l’aperçu avant impression.
● Enregistrer et publier : enregistrez une copie de votre base de données sous la forme
d’un modèle de base de données afin de pouvoir la réutiliser efficacement, publier votre
base de données Web sur SharePoint 2010 afin de la rendre accessible par le biais d’un
navigateur Web, enregistrer des objets Access au format PDF ou XPS, et plus encore.
● Aide : accédez à l’aide de l’application et à des liens vers d’autres ressources d’autoformation en ligne, telles que les didacticiels de formation. Trouvez également des
informations sur la version que vous exécutez, l’activation et la gestion des licences.
● Options : offre des options étendues relatives à la définition de vos préférences,
notamment la possibilité de personnaliser le ruban et la barre d’outils Accès rapide.
Astuce : pour accéder à l’aide sur l’utilisation du ruban, notamment la manière de le personnaliser dans Access 2010, consultez le
Guide de mise en route d’Office 2010 ou allez sur le site d’Office.com.
1
Microsoft SharePoint Server 2010 est nécessaire pour la publication et le partage d’une base de données Web et Access Services doit être activé.
Un appareil approprié, une connexion Internet et un navigateur Windows® Internet Explorer® 7 pour Windows, Safari version 4 ou ultérieure pour Mac et Firefox version 3.5 ou ultérieure pour Windows, Mac
ou Linux pris en charge sont requis.
2
Créez vos bases de données
plus rapidement et plus
facilement qu’auparavant
Oubliez la courbe d’apprentissage. Des modèles prêts à l’emploi et des composants
réutilisables font d’Access 2010 la solution de base de données la plus rapide et la plus
simple.
Démarrez rapidement à l’aide des modèles
prédéfinis
Access 2010 met à votre disposition des
modèles de base de données que vous pouvez
utiliser comme point de départ ou
personnaliser en fonction de vos besoins.
1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le
mode Backstage.
2. Sous l’onglet Nouveau, cliquez sur
Exemples de modèles pour sélectionner un
modèle intégré, ou bien sélectionnez une
catégorie dans les Modèles Office.com
pour parcourir les modèles soumis par la
communauté.
Réutilisez les composants de
base de données créés par
d’autres personnes
Simplifiez la création de votre
base de données en ajoutant des
composants courants dans vos
bases de données ou votre
organisation en quelques clics.
1. Commencez à partir d’une
base de données ouverte.
2. Sous l’onglet Créer , dans le groupe Modèles, cliquez sur
Composants d’application.
3. Cliquez sur Composant d’application dans la galerie.
Astuce : créez votre propre modèle de base de données ou composant d’application. En mode Backstage, sous l’onglet Enregistrer
et publier, enregistrez votre base de données sous forme de modèle. Pour les composants d’application, sélectionnez l’option
Composant d’application dans la boîte de dialogue Créer un modèle à partir de cette base de données.
Ajoutez simultanément plusieurs champs
Partagez vos images dans votre base de données
Utilisez des champs Démarrage rapide pour ajouter des groupes de champs Grâce à la galerie d’images, réutilisez les images partagées dans vos
connexes et préalablement mis en forme à votre table en quelques clics.
formulaires et états et gagnez ainsi un temps précieux pendant la
Cela permet de gagner du temps et
phase conceptuelle.
d’assurer une cohérence lors de la
1. Commencez à partir d’un
création de tables qui utilisent des
formulaire ou d’un état ouvert.
champs similaires dans vos bases de
2. Sous l’onglet Accueil, dans le
données.
groupe Affichages, cliquez sur
Affichage, puis cliquez sur
Pour ajouter un champ Démarrage
rapide :
Mode Page. Les outils de
présentation de formulaire
1. Commencez à partir d’une table
(ou
d’État)
apparaissent
ouverte.
automatiquement.
2. Sous l’onglet Outils de table Champs, dans le groupe Ajouter et
supprimer, cliquez sur Plus de champs.
3. Recherchez l’en-tête Démarrage rapide près du bas de la galerie.
4. Cliquez sur un champ Démarrage rapide pour ajouter un ou plusieurs
champs à votre table.
Pour créer votre propre champ Démarrage rapide :
Pour ajouter une image partagée à un formulaire ou à un état :
● Sélectionnez une cellule vide. Sous l’onglet Création, dans le
groupe Contrôles, cliquez sur Insérer une image.
Pour utiliser une image partagée comme arrière-plan de
formulaire :
1. Sélectionnez un ou plusieurs champs dans votre table.
● Sous l’onglet Format, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur
Image d’arrière-plan.
2. Sous l’onglet Outils de table Champs, cliquez sur Plus de champs.
Pour gérer les images partagées :
3. Cliquez sur Enregistrer la sélection comme nouveau type de données.
Remarque : les champs Démarrage rapide définis par l’utilisateur sont
automatiquement mises à la disposition de toutes les bases de données.
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● Cliquez avec le bouton droit sur une image dans la galerie, puis
sélectionnez Supprimer, Mettre à jour ou Renommer.
Ajoutez facilement de la navigation à votre base de données à l’aide de la fonctionnalité glisser-déplacer
Utilisez un formulaire de navigation et rendez vos formulaires et états fréquemment utilisés
plus accessibles et exploitables en temps voulu.
Pour créer un formulaire de navigation :
1. Commencez à partir d’une base de données ouverte.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Navigation pour afficher la
liste des présentations de navigation disponibles.
3. Cliquez sur une présentation dans la galerie pour ajouter un formulaire de navigation à votre
base de données. Un nouveau formulaire de navigation s’affiche en mode Page.
Pour ajouter des formulaires et états à votre formulaire de navigation :
1. Sélectionnez un formulaire ou un état dans le volet de navigation.
2. Faites glisser le formulaire ou l’état sélectionné vers les contrôles de navigation sur le
formulaire de navigation.
Suivez les tendances et
obtenez des aperçus :
La mise en forme conditionnelle prend désormais en charge les barres de données et
vous pouvez aisément gérer vos règles dans un affichage intuitif unique.
prenez des décisions plus
éclairées
Gérez facilement vos règles
Ajoutez plus d’impact à vos valeurs
Passez
rapidement
d’un
champ
à
l’autre
pour
modifier,
ajouter
ou
supprimer des règles de mise
en forme conditionnelle et
ajoutez jusqu’à cinquante conditions de mise en forme.
Pour afficher le nouveau gestionnaire de règles de mise en
forme conditionnelle :
Ajoutez à vos formulaires et états des barres de
données avec des dégradés et comparez une
valeur à une autre ou identifiez des tendances
visuellement.
1. Commencez à partir d’un formulaire ou d’un état ouvert.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez
sur Affichage, puis cliquez sur Mode Page. Les outils de
présentation de formulaire (ou d’état) apparaissent
automatiquement.
3. Sélectionnez un champ de valeur. Sous l’onglet Format,
dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur
Mise en forme conditionnelle.
1. Commencez à partir d’un formulaire ou d’un
état ouvert.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur
Mode Page. Les outils de présentation de formulaire (ou d’État) apparaissent
automatiquement.
3. Sélectionnez un champ de valeur. Sous l’onglet Format, dans le groupe
Contrôler la mise en forme, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
4. Cliquez sur Nouvelle règle.
5. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, cliquez sur
Comparaison aux autres enregistrements pour accéder aux options de la barre
de données.
Astuce : personnalisez l’échelle de votre barre de données. Définissez des valeurs spécifiques pour la longueur de la barre la plus
courte et la barre la plus longue, ou utilisez une expression pour la longueur de la barre de données afin de définir votre propre
seuil.
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Les nouvelles options de mise en forme souples vous offrent la possibilité de créer
Ajoutez une touche
professionnelle à votre base facilement des formulaires et des états d’aspect professionnel.
de données
Modifiez l’aspect de l’intégralité de votre base de données en quelques
clics
Tirez parti des thèmes Office familiers et attrayants et appliquez-les à vos
bases de données avec exactitude sur le client
Access et sur le Web.
Ajoutez des effets graphiques et des styles de forme à vos
formulaires
Améliorez vos contrôles de navigation, onglets et boutons grâce
aux nouveaux outils de forme d’Access 2010.
Pour modifier les effets de couleur et de
forme :
Pour sélectionner un thème Office par défaut :
1. Commencez à partir d’un formulaire
ouvert.
1. Commencez à partir d’un formulaire ou d’un
état ouvert.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe
Affichages, cliquez sur Affichage,
puis cliquez sur Mode Page. Les
outils
de
présentation
de
formulaire
apparaissent
automatiquement.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe
Affichages, cliquez sur Affichage, puis cliquez
sur Mode Page. Les outils de présentation de
formulaire
(ou
d’État)
apparaissent
automatiquement.
3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Thèmes,
cliquez sur Thèmes.
4. Sélectionnez un thème Office dans la galerie et appliquez-le à votre base
de données.
Pour appliquer un thème à un formulaire ou à un état sans modifier le thème
de votre base de données :
1. Cliquez avec le bouton droit sur un thème dans la galerie Thèmes.
3. Sélectionnez un onglet, un bouton ou un contrôle de
navigation sur votre formulaire.
4. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en
forme, cliquez sur Styles rapides.
5. Sélectionnez un style dans la galerie et appliquez-le à votre
objet sélectionné.
2. Cliquez sur Appliquer le thème à cet objet uniquement.
6. Explorez les autres options de mise en forme dans la galerie
Effets sur la forme.
Pour empêcher la mise à jour automatique de la mise en forme :
Pour modifier la forme :
● Utilisez des couleurs dans la palette Couleurs standard ou Autres
couleurs.
● Choisissez des polices qui ne soient pas identifiées comme (En-tête) ou
(Détail) sous la section Polices du thème en haut de la liste des polices.
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● Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en
forme, cliquez sur Modifier la forme.
Remarque : les styles et les couleurs disponibles correspondent à
votre thème Office sélectionné.
Ajoutez de l’automatisation Grâce au concepteur de macros d’Access 2010 entièrement repensé, vous pouvez
créer, modifier et automatiser la logique de base de données beaucoup plus
de façon plus intuitive
facilement.
Concevez vos macros beaucoup plus rapidement qu’auparavant
Les nouvelles améliorations
du concepteur de macros
vous permettent d’être plus
productif, de réduire les
erreurs
de
codage
et
d’intégrer facilement une
logique plus complexe afin
de créer des applications
robustes et d’étendre votre
application de base de
données.
Pour créer une macro nommée :
1. Commencez à partir d’une base de données ouverte.
Ajouter la logique directement dans vos tables
Les nouvelles macros de données d’Access 2010 vous permettent
de stocker vos macros dans vos tables, contrairement aux objets
qui utilisent vos tables.
Pour ajouter des macros de
données à votre table :
1. Commencez à partir d’une
table ouverte.
2. Sous l’onglet Outils de table Table, dans le groupe Avant les
événements ou Après les événements, cliquez sur une macro
de données pour ouvrir le concepteur de macros.
Notes et astuces :
● les modifications de conception de la table sont également
enregistrées en même temps que votre macro de données.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Macro.
● Si une macro de données a été ajoutée à votre table, son
bouton apparaît sélectionné.
Pour ajouter une nouvelle action :
● Double-cliquez sur une action dans le catalogue d’actions.
● Faites glisser une action depuis le catalogue d’actions et déposez-la à
l’emplacement choisi.
● Cliquez sur la flèche en regard de Ajouter une nouvelle action et
sélectionnez une action dans la liste.
● Pour modifier ou afficher une macro de données, cliquez sur le
bouton de macro de données.
● Placez le pointeur de votre souris au-dessus d’une macro de
données dans le ruban pour afficher une info-bulle qui fournit
du contenu d’aide et supplémentaire et des conseils
d’utilisation des macros de données.
Astuce : partagez vos macros avec d’autres personnes ou réutilisez les macros écrites par des tiers. Collez simplement votre code
dans l’éditeur de texte de votre choix. Lorsqu’un autre utilisateur récupérera le code et collera dans le concepteur de macros,
Access le convertira dans le format adéquat.
Moins de contrôles de
sécurité répétés
Access 2010 se souvient des fichiers que vous validez et les ouvre ensuite directement,
sans reposer la question.
Bien sûr, vous devez protéger votre ordinateur et vos fichiers contre
toute menace potentielle. Mais pourquoi répéter ces contrôles de
sécurité une fois que vous avez jugé un fichier sain et l’avez approuvé ?
Désormais, lorsque vous aurez approuvé une base de données qui
contient un contenu actif, comme des macros, vous n’aurez plus à vous
répéter à chaque ouverture du fichier.
1. Une barre des messages apparaît automatiquement sous le ruban
pour indiquer que vous avez ouvert une base de données non
approuvée.
2. Si vous pensez que le contenu est fiable et que vous choisissez de
le modifier, cliquez sur Activer le contenu dans la barre des
messages pour approuver la base de données et activer le contenu.
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Pour gérer les paramètres des documents approuvés :
1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage.
2. Cliquez sur Options, puis dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur
Centre de gestion de la confidentialité.
3. À droite, cliquez sur le bouton Paramètres du Centre de gestion de la
confidentialité.
4. Dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité,
cliquez sur l’onglet Documents approuvés pour afficher les options
permettant de travailler avec des documents approuvés, telles que la
suppression de toutes les bases de données précédemment
approuvées.
Étendez votre base de données sur le Web pour que les utilisateurs ne possédant pas
Accédez à votre application
de client Access puissent ouvrir les formulaires et les états Web via un navigateur et
pratiquement n’importe où.
que les modifications soient synchronisées automatiquement.
Partagez votre base de données par le biais d’un navigateur Web
Grâce à Access 2010 et à SharePoint Server 2010, vos données peuvent bénéficier d’une
protection renforcée afin de répondre aux exigences de conformité, de sauvegarde et
d’audit, procurant ainsi une accessibilité et une facilité de gestion accrues.
Pour créer une nouvelle base de données Web :
1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage.
2. Sous l’onglet Nouveau, cliquez sur Base de données Web vide ou sur Exemples de
modèles, puis sélectionnez une base de données dont le nom de modèle contient
Base de données Web.
Pour vérifier la compatibilité et publier votre base de données Web sur SharePoint Server
2010 :
1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage.
2. Sous l’onglet Enregistrer et publier, cliquez sur Publier sur Access Services.
3. Cliquez sur Activer le vérificateur de compatibilité pour vérifier que le contenu de la base de données est prêt pour le Web.
4. Une fois la vérification de compatibilité terminée, sous l’en-tête Publier sur Access Services, indiquez l’URL du serveur et un Nom de site, puis
cliquez sur Publier sur Access Services.
Remarque : cette fonctionnalité requiert Microsoft SharePoint Server 2010 et Access Services doit être activé. Pour accéder à une base de données Web par le biais d’un navigateur Web, une connexion
Internet et un navigateur Windows Internet Explorer 7 pour Windows, Safari version 4 ou ultérieure pour Mac et Firefox version 3.5 ou ultérieure pour Windows, Mac ou Linux pris en charge sont requis.
Astuce : créez un formulaire de navigation pour votre base de données Web et définissez-le en tant que formulaire d’affichage
Web avant de procéder à la publication. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage, puis cliquez sur Options.
Recherchez Formulaire d’affichage Web dans les options Base de données active.
Astuces concernant les raccourcis clavier
Nouveaux raccourcis clavier
● Appuyez sur la touche Alt pour afficher les touches d’accès. Les touches
d’accès s’affichent sur le ruban sous la forme de combinaisons de lettres
ou de chiffres sur lesquelles vous appuyez de façon séquentielle à l’aide
du clavier pour exécuter des commandes. Appuyez sur une touche
d’accès pour activer un onglet du ruban, puis appuyez sur la touche
d’accès correspondant à la commande souhaitée. Les touches d’accès
sont disponibles dans la barre d’outils Accès rapide et en mode
Backstage.
Raccourcis d’utilisation du Générateur d’expression et du Concepteur de
macros :
● Afficher manuellement la saisie semi-automatique : Appuyez sur les
touches Ctrl + Espace.
Raccourcis d’utilisation du Concepteur de macros :
● Développer un bloc de code : Appuyez sur la touche Flèche vers la
gauche
● Réduire un bloc de code : Appuyez sur la touche Flèche vers la droite
● Placez le pointeur de votre souris au-dessus des commandes du ruban et
● Déplacer un bloc de code ou un groupe : Appuyez sur Ctrl + touches
recherchez les raccourcis clavier des touches d’accès. (Notez que toutes
Flèche vers le haut/Flèche vers le bas
les commandes ne possèdent pas de raccourcis.)
● Supprimer un bloc de code ou un groupe : Appuyez sur les touches
● La plupart des commandes courantes utilisent la touche Ctrl et la
Maj + Suppr
première lettre de la commande. En voici quelques exemples :
● Déplacer des actions/bloc de code : Glisser + déposer
Nouveau : Ctrl + N ● Ouvrir : Ctrl + O ● Enregistrer : Ctrl + S ●
● Copier des actions/bloc de code : Ctrl + Glisser + déposer
Imprimer : Ctrl + P
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