Aquisition des données bénéficiaire
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I) Création d'une facture Immédiate selon Sesam-Vitale Une fois que la carte du bénéficiaire est lue, que les informations supplémentaires sont saisies et que le bénéficiaire est enregistré, il suffit de cliquer sur l'icône des "engrenages" pour accéder à la facturation directe selon Sesam-Vitale. Attention ce bouton n'est disponible que si une lecture de carte à été correctement effectuée. On accède à la saisie d'une ordonnance classique mais plusieurs options supplémentaires sont accessibles. 1 16 2 4 5 6 3 7 8 10 9 12 11 14 13 15 1) Etat de l'ordonnance Une ordonnance peut être dans l'état "active" ou dans l'état "close". Par défaut elle est active (on peut effectuer des modifications, préparer des séances et les facturer, …). 2) Gestion de la couverture complémentaire Permet différents traitements sur la gestion de la part complémentaire (cf. gestion de la part complémentaire). Seul chose à connaître pour le moment : si vous désirez stopper la gestion de la part complémentaire il faut cocher l'option "Pas de gestion de la part complémentaire". Ceci à pour effet de limiter le traitement de la facture au traitement RO. 3) Ordonnance - - Date de la prescription. Cette information est non modifiable en facturation directe (provient du paramétrage de la lecture de carte vitale (cf. acquisition du bénéficiaire). Série d'actes. Cocher cette option quand on veut mentionner de façon spécifique qu'un acte a priori unique doit être géré comme un acte faisant partie d'une série (lors d'une facturation partielle d'une série par exemple). Obs : accède à une boite de dialogue où sont résumés les soins de l'ordonnance. On peut y saisir toute information que l'on jugera pertinente. 4) Situation de l'assuré / Nature d'assurance On sélectionne ici la nature des soins (maladie, maternité, prévention, AT, etc…) 5) Accident /maternité On saisi ici les dates d'accident de droit commun ou de maternité. Sont affichées ici les informations concernant un accident du travail (cf. saisie d'un accident du travail). 6) Médecin prescripteur On sélectionne ici le prescripteur de l'ordonnance. Une fois que le prescripteur est sélectionné à l'aide du menu déroulant Vitacs présente le numéro de facturation du prescripteur. C'est une donnée obligatoire qui est disponible sur l'ordonnance elle-même. Si le prescripteur n'est pas dans la liste déroulante il faut le créer via le menu "Répertoires" -> "médecins traitants (cf. gestion des prescripteurs). 7) Rapport d'activité On saisi ici les informations nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité. 8) Tiers payants et paiement complet par le patient. Selon les cas, les cases à cocher "tiers payant AMO" et "tiers payant AMC" sont accessibles ou non. En cochant ou décochant ces options la facture sera effectuée en tiers payant ou non. Si l'on désir déverrouiller les traitements de contrôle selon Sesam-Vitale on coche l'option "Paie comp." (Paiement complet par le patient). Ceci sous entend qu'une feuille de soins papier sera imprimée, qu'aucune télétransmission ne sera effectuée sur cette ordonnance et que le patient paiera la totalité des soins effectués. 9) Descriptif des soins Liste des soins qui vont être traités pour cette ordonnance. On peut ajouter ou modifier les soins. On saisira le type de soins la fréquence de réalisation de ce soins, si une exonération s'applique à ce soins (ALD, etc…) (cf. saisie d'un soin). Une fois que les soins sont correctement saisis. Il suffit de cliquer sur le bouton "Ecriture des séances" (10) pour que Vitacs génère automatiquement la ou les séances réalisées jusqu'à la date du jour. La liste des séances réalisées (11) est alors remplie. 10) Ecriture des séances Permet la génération automatique des séances réalisées à facturer en fonction des soins pré saisis. 11) Séances réalisées jusqu'aujourd'hui Liste des séances réalisées qui ont été crées automatiquement en fonction de la liste des soins pré saisis. On peut retirer de la liste les séances en trop (séances inexistantes (prévues mais non réalisées par exemple) mais qui ont été créées par rapport à un paramétrage global de la fréquence des soins). On peut en double cliquant sur une des séances, aller dans le détail de la séance pour pouvoir le modifier (cf. modification d'une séance réalisée) : modification du qualificatif de dépense, modifier les informations concernant les indemnités de déplacement, les compléments de prestations, mode de gestion de la part complémentaire sur cette séance (cf. gestion de la part complémentaire). 12) Grouper / dégrouper une facture L'aide du bouton "Facture groupée", l'utilisateur pour ressembler les séances réalisées (9) en une ou plusieurs factures groupées. C'est sur les factures groupées que l'on va effectuer la sécurisation. 13) Factures groupées des séances réalisées Les factures groupées sont les factures qui seront transmises aux caisses sous forme de FSE ou DRE. Une facture groupée rassemble les séances réalisées qui auront été préparées pour cette ordonnance. En double cliquant sur l'entête de ligne d'une facture, on accède au détail des séances réalisées. Selon les cas de facturation, il sera nécessaire d'effectuer plusieurs opérations préalables à la sécurisation Sesam-Vitale elle-même (boutons "Assistance STS" et "tarification STS" (14) (cf. gestion de la part complémentaire)). 14) Assistance et tarification STS Ces boutons servent à gérer la part complémentaire d'une facture à l'aide du module STS. L'utilisation du module est obligatoire dès lors que l'organisme complémentaire demande une validation STS (cf. gestion de la part complémentaire). 15) Sécurisation/annulation de sécurisation. Les factures doivent être sécurisées pour pouvoir être mises en lots (cf. les différents modes de sécurisation). Quand la facture groupée est prête, il suffit de cliquer sur "Sécurisation". Dans la fenêtre suivante on sélectionne le mode de sécurisation (cf. Les différents modes de sécurisation). La facture sera sécurisée selon le mode demandé. Une fenêtre récapitulative informe l'utilisateur sur la réussite ou non de la sécurisation. En cas d'échec, le texte d'erreur préconise une action pour rectifier le problème. Lors de la sécurisation, en fonction du type de facture (RO, RO + RC, gestion unique ou séparée), Vitacs aura créé un ou 2 flux électroniques : - FSE (feuille de soins électronique) - DRE (Demande de Remboursement Electronique) Le ou les flux seront mis en lots et seront envoyés lors de la télétransmission suivante. Un fois sécurisée, la facture devient non modifiable. On peut annuler la sécurisation d'une facture si l'on veut effectuer à nouveau des modifications sur celle-ci en cliquant sur le bouton "Annuler la sécurisation". Pour terminer complètement le traitement, il suffit de fermer la fenêtre de saisie de l'ordonnance soit par la croix, soit par le bouton "Annuler" (16) 16) Retour/OK/Annuler Ces trois boutons servent à la validation de l'ordonnance ainsi que des traitements qui auront été effectués. Dès lors que l'on est en facturation directe selon Sesam-Vitale, le bouton retour s'affiche. a) Retour Ce bouton permet selon certaines conditions de naviguer entre la fenêtre d'acquisition des données du bénéficiaire et la fenêtre de saisie directe selon Sesam-Vitale. Ceci permet d'aller à tout moment modifier les informations sur le bénéficiaire tout en garantissant que les données initiales sont issues d'une lecture de carte. Cette garantie permet l'utilisation du mode de sécurisation "Sesam-Vitale" (présence simultanée d'une carte Vitale et d'une carte de professionnel dans le lecteur de cartes). b) Ok A tout moment du traitement sur l'ordonnance vous pouvez cliquer sur le bouton ok. Ceci à pour effet d'enregistrer l'ordonnance dans l'état ou elle se trouve. Ceci préserve l'utilisateur d'éventuelles erreurs de manipulations. c) Annuler. Termine la saisie directe d'une facture selon Sesam-Vitale. Cette annulation à différentes conséquence en fonction de l'état d'avancement de la saisie de l'ordonnance, des soins, des séances et factures. - début de saisie d'une ordonnance : rien n'est encore enregistré en base (pas d'ordonnance créée. Il n'y a aucune conséquence. - La facture est sécurisée : tout est correct, l'ordonnance, les soins, les séances et la(les) facture(s) seront préservées dans l'état où elles trouvent. Cette annulation ferme simplement la fenêtre et termine la saisie en mode Sesam-Vitale. - Les traitements sur l'ordonnance ont débuté mais ne sont pas tout a fait terminés (la facture issue de l'ordonnance n'est pas encore sécurisée) : tout ce qui a déjà été saisi par l'utilisateur reste stocké en base de données. Seulement, la facture issue de cette ordonnance ne pourra plus être sécurisée en mode "Sesam-Vitale". La facture groupée reste valable mais un autre mode de sécurisation devra être utilisé (cf. les différents modes de sécurisation).
