élaboration de la commande subséquente

Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets
Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets
Direction générale des biens immobiliers
TPSGC 1 de 6
Objectif de la liste de vérification des commandes subséquentes : Faciliter l'embauche d'un expert-conseil qui fournira des services de
gestion de projets, au moyen d'une commande subséquente à une convention d'offre à commandes (COC).
PRÉPARATION D'UNE COMMANDE
SUBSÉQUENTE
ÉLABORATION DE LA COMMANDE
SUBSÉQUENTE
CLÔTURE DE LA COMMANDE
SUBSÉQUENTE
 Le gestionnaire régional (GR) de l'unité de
gestion de projets ou le responsable de la
discipline dans le Secteur de la capitale
nationale (SCN) a approuvé l'utilisation
d'une COC.
 La commande subséquente a été conçue à
l'aide du modèle d'énoncé des travaux (EDT)
pour les commandes subséquentes,
c'est-à-dire le cadre de référence.
 La commande subséquente ne dépassera pas
XXX $ (taxe sur les produits et services [TPS],
honoraires et débours connexes compris).
 Une autorisation de financement suffisante a
été donnée pour l'exécution des travaux.
 Les Services de l'attribution des marchés
immobiliers (SAMI), qui sont responsables de
la COC, ont autorisé le gestionnaire de
projets (GP) à communiquer avec un
expert-conseil en gestion de projets (en
fonction du calendrier de rotation).
 Le GP a communiqué avec l'expert-conseil en
gestion de projets autorisé.
 Le risque de conflit d'intérêts a été pris en
compte (voir la page 22 de l'Annexe A).
 Les exigences précisées dans l'EDT, c'est-à-dire le
cadre de référence, ont été abordées avec
l'expert-conseil en gestion de projets.
 L'expert-conseil en gestion de projets a soumis une
proposition d'honoraires.
 La proposition d'honoraires, qui comprend la taxe de
vente harmonisée (TVH), la TPS et les débours, a été
correctement préparée et signée par l'expert-conseil
en gestion de projets. Toutes les propositions
d'honoraires de plus de 100 k$ (TPS et montants
préapprouvés pour modifications anticipées [MPMA]
compris) doivent être approuvées par le gestionnaire
principal de projet pertinent.
 Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN
a informé les SAMI que la proposition d'honoraires
est juste et raisonnable, et il a examiné l'EDT ou le
cadre de référence.
 Le formulaire 9200 (Demande de biens et de
services, et construction) a été rempli et signé par les
personnes qui devaient le signer. Il faut utiliser s'il y a
lieu la Liste de vérification des exigences relatives à
la sécurité (LVERS).
 Le GP de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC) a préparé un
Plan de gestion des risques et calculé les MPMA.
 L'unité de gestion de projets et l'expert-conseil en
gestion de projets ont achevé et signé l'EDT.
 On doit discuter avec le GP de tous les
changements qu'on propose d'apporter à la
portée des travaux; toutefois, ces
changements ne pourront être autorisés
qu'au moyen d'une modification établie par
les SAMI (c.-à-d. le responsable de la COC).
 En ce qui concerne les modifications des
commandes subséquentes, les SAMI ont
reçu par courriel les déclarations du GR ou
du responsable de la discipline dans le SCN
selon lesquelles il a examiné l'EDT ou le
cadre de référence afin de veiller à ce qu'un
niveau d'effort approprié soit déployé pour
effectuer les travaux.
 Le rendement de l'expert-conseil en gestion
de projets a été évalué au moyen de
trois des cinq catégories (les catégories
« conception » et « coût » ne s'appliquent
pas) du formulaire 2913-1 (Formulaire du
rapport d'évaluation du rendement de
l'expert-conseil). Les catégories utilisées
sont les suivantes :
 Qualité des résultats
 Gestion
 Délais
 Le GP de TPSGC a préparé les leçons à
tirer et les a affichées dans le Système de
gestion des documents et de l'information.
Les leçons portaient sur ce qui suit :

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projets
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 Les documents de projet (formulaire 9200, EDT ou
cadre de référence, proposition de l'expert-conseil,
Plan de gestion des risques et MPMA, déclaration à
l'effet que la proposition d'honoraires est juste et
raisonnable, LVERS [s'il y a lieu]) ont été présentés
aux SAMI afin qu'ils y donnent suite.
 Les SAMI ont émis la commande subséquente.
 L'expert-conseil en gestion de projets a accepté la
commande subséquente.
 L'expert-conseil en gestion de projets
 La COC

Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services
d'experts-conseils en gestion de projets
Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets ÉBAUCHE NO 2, 11 février 2010
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PRÉPARATION D'UNE COMMANDE SUBSÉQUENTE
Approbation de l'utilisation d'une COC par le GR de l'unité de gestion de projets ou le
responsable de la discipline dans le SCN
Le GP communique avec le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline
dans le SCN afin d'obtenir la permission d'avoir recours aux COC. Le GR ou le responsable de la
discipline examine l'EDT proposé du projet, c.-à-d. le cadre de référence, pour vérifier si les services
correspondent à la portée des offres à commandes. Lorsque la trousse complète est transmise
aux SAMI aux fins de traitement, le GR ou le responsable de la discipline doit leur envoyer un courriel
afin de les informer qu'il a examiné l'EDT ou le cadre de référence et que les services correspondent
à la portée des offres à commandes. Cet examen est effectué avant que les SAMI fournissent le nom
de l'expert-conseil avec lequel il faut communiquer.
Conception de la commande subséquente à l'aide du modèle d'EDT
L'EDT devrait être conforme aux services requis décrits dans la COC.
Commande subséquente ne dépassant pas XXX $ (TPS, honoraires et débours connexes compris)
Tel qu'il est indiqué dans l'Annexe A de la COC.
Autorisation de financement suffisante donnée pour l'exécution des travaux
La limite de la commande subséquente comprend les honoraires, les débours, la TPS et les MPMA.
GP autorisé par les SAMI à communiquer avec un expert-conseil en gestion de projets
Si l'EDT correspond à la portée des offres à commandes, le GR de l'unité de gestion de projets ou le
responsable de la discipline dans le SCN envoie un courriel aux SAMI pour leur transmettre des
renseignements de base (p. ex. numéro du projet, brève description du projet, nom du GP et
estimation des honoraires, y compris les débours et la TPS). Il est à noter que l'estimation des MPMA
peut être incluse à cette étape-ci, mais qu'elle n'est pas utilisée pour affecter un expert-conseil en
gestion de projets.
Dans un délai de 24 heures (ou de 48 heures tout au plus), les SAMI fournissent au GP le nom de
l'expert-conseil avec qui il doit faire affaire et l'autorisation de pressentir l'expert-conseil en question.
Prise en compte du risque de conflit d'intérêts
Le GR, le GP et le responsable de la discipline devraient tenir compte du risque de conflit d'intérêts
découlant de la demande. L'expert-conseil en gestion de projets doit déclarer par écrit tout conflit
d'intérêts réel, potentiel ou perçu au GP de TPSGC avant d'accepter la commande subséquente pour
la prestation de services.
L'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas présenter une proposition à titre d'expert-conseil ou
de sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant des services de soutien en gestion de
projets qu'il a fournis. Cette restriction doit aussi s'appliquer si l'expert-conseil participe à l'élaboration
d'un énoncé de projet, d'une demande de propositions ou de documents similaires pour ce genre de
projet. De plus, l'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas fournir des services professionnels
de conception à titre d'expert-conseil ou de sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant
des services de soutien en gestion de projets qu'il a fournis.
L'expert-conseil en gestion de projets avec lequel TPSGC a signé une COC a le droit de refuser une
commande subséquente individuelle s'il désire soumissionner sur de futures demandes de
propositions pour le projet en question. Si un expert-conseil en gestion de projets refuse une

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commande subséquente, TPSGC se réserve le droit de considérer que ce dernier a eu « sa chance »
et de s'adresser au prochain expert-conseil en gestion de projets pour les commandes subséquentes.
De cette façon, les experts-conseils ne peuvent pas sélectionner leur affectation. L'expert-conseil en
gestion de projets accepte de ne pas pouvoir soumissionner des travaux futurs associés avec le projet
en question. (Préciser le type de travaux.)
Il faut veiller à ce que l'expert-conseil en gestion de projets n'obtienne pas de renseignements sur ses
concurrents (il est à noter que bon nombre des experts-conseils en gestion de projets font partie de
sociétés d'ingénierie). L'expert-conseil en gestion de projets est assujetti au Programme d'éthique de
TPSGC en ce qui concerne les conflits d'intérêts.

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ÉLABORATION DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE
Discussion des exigences précisées dans l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets
Le GP discute de l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets afin de s'assurer qu'ils s'entendent
sur la portée des travaux et les attentes.
Proposition d'honoraires correctement préparée et signée par l'expert-conseil
Toutes les propositions d'honoraires comprenant la TVH, la TPS et les débours doivent être réparties
à l'aide des tarifs journaliers conformément à la COC et indiquer le niveau d'effort qui doit être
déployé par chaque catégorie de personnel. Il est à noter que les catégories « personnel principal »,
« gestionnaire principal de projet » ou « GP » sont les seules catégories acceptables. Si la
proposition contient les noms d'autres sous-experts-conseils que ceux stipulés dans l'offre à
commandes, les honoraires de ces sous-experts-conseils sont traités comme des débours que l'on
paie au prix coûtant à la réception des reçus. Le GP devrait voir à ce que le format de la proposition
d'honoraires corresponde à celui précisé dans l'offre à commandes, c'est-à-dire que la proposition
contient la catégorie de personnel, le nom des employés, le nombre d'heures estimé ou nécessaire
pour la prestation des services ainsi qu'une estimation, le cas échéant, des débours.
Déclaration du GR de l'unité de gestion de projets aux SAMI les informant que la proposition
d'honoraires est juste et raisonnable
Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN examine la proposition d'honoraires afin
d'évaluer le niveau d'effort proposé et de s'assurer qu'elle répond aux exigences techniques
énoncées dans la portée des travaux requis et d'autres documents, en particulier les modifications qui
ont été apportées à la portée avant que le GP envoie le formulaire 9200.
Formulaire 9200 (Demande de biens et de services, et construction) rempli et signé par toutes les
personnes devant le signer
Le formulaire 9200 comporte une section sur la sécurité. Si la commande subséquente ne comporte
pas d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non », mais une signature est tout de
même obligatoire. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la
LVERS doit être remplie et jointe au formulaire 9200, et une signature doit être apposée dans la case
appropriée de ce dernier.
Préparation d'un Plan de gestion des risques et calcul des MPMA par le GP de TPSGC
Les MPMA doivent être répartis par catégorie de risque et par montant.
Transmission des documents de projet aux SAMI aux fins de suivi
Les documents de projet sont transmis (préférablement d'un seul coup) aux SAMI afin qu'ils y
donnent suite. Les documents à transmettre comprennent le formulaire 9200, le Plan de gestion des
risques et le calcul des MPMA, l'EDT ou le cadre de référence définitif, la proposition d'honoraires de
l'expert-conseil en gestion de projets, la déclaration du GR de l'unité de gestion de projets ou du
responsable de la discipline dans le SCN selon laquelle la proposition financière est juste et équitable
et qu'il a examiné le cadre de référence afin de s'assurer que la proposition indique qu'un niveau
d'effort approprié sera déployé pour exécuter les travaux et que la proposition répond aux exigences
techniques énoncées dans la portée des travaux requis, ainsi que la LVERS (s'il y a lieu). Les SAMI
ne traiteront pas la commande subséquente s'il manque l'un des documents requis.