élaboration de la commande subséquente
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Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets Objectif de la liste de vérification des commandes subséquentes : Faciliter l'embauche d'un expert-conseil qui fournira des services de gestion de projets, au moyen d'une commande subséquente à une convention d'offre à commandes (COC). PRÉPARATION D'UNE COMMANDE SUBSÉQUENTE Le gestionnaire régional (GR) de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline dans le Secteur de la capitale nationale (SCN) a approuvé l'utilisation d'une COC. La commande subséquente a été conçue à l'aide du modèle d'énoncé des travaux (EDT) pour les commandes subséquentes, c'est-à-dire le cadre de référence. La commande subséquente ne dépassera pas XXX $ (taxe sur les produits et services [TPS], honoraires et débours connexes compris). Une autorisation de financement suffisante a ÉLABORATION DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE Les exigences précisées dans l'EDT, c'est-à-dire le cadre de référence, ont été abordées avec l'expert-conseil en gestion de projets. L'expert-conseil en gestion de projets a soumis une proposition d'honoraires. La proposition d'honoraires, qui comprend la taxe de vente harmonisée (TVH), la TPS et les débours, a été correctement préparée et signée par l'expert-conseil en gestion de projets. Toutes les propositions d'honoraires de plus de 100 k$ (TPS et montants préapprouvés pour modifications anticipées [MPMA] compris) doivent être approuvées par le gestionnaire principal de projet pertinent. CLÔTURE DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE On doit discuter avec le GP de tous les changements qu'on propose d'apporter à la portée des travaux; toutefois, ces changements ne pourront être autorisés qu'au moyen d'une modification établie par les SAMI (c.-à-d. le responsable de la COC). En ce qui concerne les modifications des commandes subséquentes, les SAMI ont reçu par courriel les déclarations du GR ou du responsable de la discipline dans le SCN selon lesquelles il a examiné l'EDT ou le cadre de référence afin de veiller à ce qu'un niveau d'effort approprié soit déployé pour effectuer les travaux. été donnée pour l'exécution des travaux. Les Services de l'attribution des marchés immobiliers (SAMI), qui sont responsables de la COC, ont autorisé le gestionnaire de projets (GP) à communiquer avec un expert-conseil en gestion de projets (en fonction du calendrier de rotation). Le GP a communiqué avec l'expert-conseil en gestion de projets autorisé. Le risque de conflit d'intérêts a été pris en compte (voir la page 22 de l'Annexe A). Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN a informé les SAMI que la proposition d'honoraires est juste et raisonnable, et il a examiné l'EDT ou le cadre de référence. Le formulaire 9200 (Demande de biens et de services, et construction) a été rempli et signé par les personnes qui devaient le signer. Il faut utiliser s'il y a lieu la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). Le GP de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a préparé un Plan de gestion des risques et calculé les MPMA. L'unité de gestion de projets et l'expert-conseil en gestion de projets ont achevé et signé l'EDT. Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Direction générale des biens immobiliers TPSGC 1 de 6 Le rendement de l'expert-conseil en gestion de projets a été évalué au moyen de trois des cinq catégories (les catégories « conception » et « coût » ne s'appliquent pas) du formulaire 2913-1 (Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil). Les catégories utilisées sont les suivantes : Qualité des résultats Gestion Délais Le GP de TPSGC a préparé les leçons à tirer et les a affichées dans le Système de gestion des documents et de l'information. Les leçons portaient sur ce qui suit : Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets __________________________________________________________________ Les documents de projet (formulaire 9200, EDT ou cadre de référence, proposition de l'expert-conseil, Plan de gestion des risques et MPMA, déclaration à l'effet que la proposition d'honoraires est juste et raisonnable, LVERS [s'il y a lieu]) ont été présentés aux SAMI afin qu'ils y donnent suite. Les SAMI ont émis la commande subséquente. L'expert-conseil en gestion de projets a accepté la commande subséquente. Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Services immobiliers – Région du Pacifique TPSGC 2 de 6 L'expert-conseil en gestion de projets La COC Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets PRÉPARATION D'UNE COMMANDE SUBSÉQUENTE Approbation de l'utilisation d'une COC par le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline dans le SCN Le GP communique avec le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline dans le SCN afin d'obtenir la permission d'avoir recours aux COC. Le GR ou le responsable de la discipline examine l'EDT proposé du projet, c.-à-d. le cadre de référence, pour vérifier si les services correspondent à la portée des offres à commandes. Lorsque la trousse complète est transmise aux SAMI aux fins de traitement, le GR ou le responsable de la discipline doit leur envoyer un courriel afin de les informer qu'il a examiné l'EDT ou le cadre de référence et que les services correspondent à la portée des offres à commandes. Cet examen est effectué avant que les SAMI fournissent le nom de l'expert-conseil avec lequel il faut communiquer. Conception de la commande subséquente à l'aide du modèle d'EDT L'EDT devrait être conforme aux services requis décrits dans la COC. Commande subséquente ne dépassant pas XXX $ (TPS, honoraires et débours connexes compris) Tel qu'il est indiqué dans l'Annexe A de la COC. Autorisation de financement suffisante donnée pour l'exécution des travaux La limite de la commande subséquente comprend les honoraires, les débours, la TPS et les MPMA. GP autorisé par les SAMI à communiquer avec un expert-conseil en gestion de projets Si l'EDT correspond à la portée des offres à commandes, le GR de l'unité de gestion de projets ou le responsable de la discipline dans le SCN envoie un courriel aux SAMI pour leur transmettre des renseignements de base (p. ex. numéro du projet, brève description du projet, nom du GP et estimation des honoraires, y compris les débours et la TPS). Il est à noter que l'estimation des MPMA peut être incluse à cette étape-ci, mais qu'elle n'est pas utilisée pour affecter un expert-conseil en gestion de projets. Dans un délai de 24 heures (ou de 48 heures tout au plus), les SAMI fournissent au GP le nom de l'expert-conseil avec qui il doit faire affaire et l'autorisation de pressentir l'expert-conseil en question. Prise en compte du risque de conflit d'intérêts Le GR, le GP et le responsable de la discipline devraient tenir compte du risque de conflit d'intérêts découlant de la demande. L'expert-conseil en gestion de projets doit déclarer par écrit tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu au GP de TPSGC avant d'accepter la commande subséquente pour la prestation de services. L'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas présenter une proposition à titre d'expert-conseil ou de sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant des services de soutien en gestion de projets qu'il a fournis. Cette restriction doit aussi s'appliquer si l'expert-conseil participe à l'élaboration d'un énoncé de projet, d'une demande de propositions ou de documents similaires pour ce genre de projet. De plus, l'expert-conseil en gestion de projets ne peut pas fournir des services professionnels de conception à titre d'expert-conseil ou de sous-expert-conseil dans le cadre d'un projet découlant des services de soutien en gestion de projets qu'il a fournis. L'expert-conseil en gestion de projets avec lequel TPSGC a signé une COC a le droit de refuser une commande subséquente individuelle s'il désire soumissionner sur de futures demandes de propositions pour le projet en question. Si un expert-conseil en gestion de projets refuse une Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Services immobiliers – Région du Pacifique TPSGC ÉBAUCHE NO 2, 11 février 2010 3 de 6 Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets __________________________________________________________________ commande subséquente, TPSGC se réserve le droit de considérer que ce dernier a eu « sa chance » et de s'adresser au prochain expert-conseil en gestion de projets pour les commandes subséquentes. De cette façon, les experts-conseils ne peuvent pas sélectionner leur affectation. L'expert-conseil en gestion de projets accepte de ne pas pouvoir soumissionner des travaux futurs associés avec le projet en question. (Préciser le type de travaux.) Il faut veiller à ce que l'expert-conseil en gestion de projets n'obtienne pas de renseignements sur ses concurrents (il est à noter que bon nombre des experts-conseils en gestion de projets font partie de sociétés d'ingénierie). L'expert-conseil en gestion de projets est assujetti au Programme d'éthique de TPSGC en ce qui concerne les conflits d'intérêts. Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Services immobiliers – Région du Pacifique TPSGC 4 de 6 Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets __________________________________________________________________ ÉLABORATION DE LA COMMANDE SUBSÉQUENTE Discussion des exigences précisées dans l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets Le GP discute de l'EDT avec l'expert-conseil en gestion de projets afin de s'assurer qu'ils s'entendent sur la portée des travaux et les attentes. Proposition d'honoraires correctement préparée et signée par l'expert-conseil Toutes les propositions d'honoraires comprenant la TVH, la TPS et les débours doivent être réparties à l'aide des tarifs journaliers conformément à la COC et indiquer le niveau d'effort qui doit être déployé par chaque catégorie de personnel. Il est à noter que les catégories « personnel principal », « gestionnaire principal de projet » ou « GP » sont les seules catégories acceptables. Si la proposition contient les noms d'autres sous-experts-conseils que ceux stipulés dans l'offre à commandes, les honoraires de ces sous-experts-conseils sont traités comme des débours que l'on paie au prix coûtant à la réception des reçus. Le GP devrait voir à ce que le format de la proposition d'honoraires corresponde à celui précisé dans l'offre à commandes, c'est-à-dire que la proposition contient la catégorie de personnel, le nom des employés, le nombre d'heures estimé ou nécessaire pour la prestation des services ainsi qu'une estimation, le cas échéant, des débours. Déclaration du GR de l'unité de gestion de projets aux SAMI les informant que la proposition d'honoraires est juste et raisonnable Le GR ou le responsable de la discipline dans le SCN examine la proposition d'honoraires afin d'évaluer le niveau d'effort proposé et de s'assurer qu'elle répond aux exigences techniques énoncées dans la portée des travaux requis et d'autres documents, en particulier les modifications qui ont été apportées à la portée avant que le GP envoie le formulaire 9200. Formulaire 9200 (Demande de biens et de services, et construction) rempli et signé par toutes les personnes devant le signer Le formulaire 9200 comporte une section sur la sécurité. Si la commande subséquente ne comporte pas d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non », mais une signature est tout de même obligatoire. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la LVERS doit être remplie et jointe au formulaire 9200, et une signature doit être apposée dans la case appropriée de ce dernier. Préparation d'un Plan de gestion des risques et calcul des MPMA par le GP de TPSGC Les MPMA doivent être répartis par catégorie de risque et par montant. Transmission des documents de projet aux SAMI aux fins de suivi Les documents de projet sont transmis (préférablement d'un seul coup) aux SAMI afin qu'ils y donnent suite. Les documents à transmettre comprennent le formulaire 9200, le Plan de gestion des risques et le calcul des MPMA, l'EDT ou le cadre de référence définitif, la proposition d'honoraires de l'expert-conseil en gestion de projets, la déclaration du GR de l'unité de gestion de projets ou du responsable de la discipline dans le SCN selon laquelle la proposition financière est juste et équitable et qu'il a examiné le cadre de référence afin de s'assurer que la proposition indique qu'un niveau d'effort approprié sera déployé pour exécuter les travaux et que la proposition répond aux exigences techniques énoncées dans la portée des travaux requis, ainsi que la LVERS (s'il y a lieu). Les SAMI ne traiteront pas la commande subséquente s'il manque l'un des documents requis. Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Services immobiliers – Région du Pacifique TPSGC 5 de 6 Liste de vérification des commandes subséquentes pour des services d'experts-conseils en gestion de projets __________________________________________________________________ Acceptation et signature de la commande subséquente par l'expert-conseil en gestion de projets L'expert-conseil responsable de la COC qui refuse de réaliser les travaux doit le signifier par écrit (un courriel fera l'affaire), et le GR ou le responsable de la discipline doit ensuite communiquer avec les SAMI pour les informer du refus. Les SAMI fourniront alors le nom d'un autre expert-conseil au GP. Normalement, les experts-conseils devraient disposer d'un délai raisonnable (48 heures) pour indiquer s'ils peuvent ou non effectuer les travaux. Services professionnels et techniques, Unité de gestion de projets Services immobiliers – Région du Pacifique TPSGC 6 de 6
