Format Word F.1 Liste générique de vérification des commandes

Liste générique de vérification des commandes subséquentes
(pour l'utilisation d'offres à commandes)
Approbation de l'utilisation d'une offre à commandes
Il faut obtenir l'autorisation du gestionnaire de secteur d'activité de la Direction générale des biens
immobiliers pour avoir recours à l'offre à commandes. Pour tous les secteurs d'activité, l’Attribution des
marchés immobiliers (AMI) demandent qu'un courriel soit transmis par le gestionnaire de secteur
d'activité, indiquant que celui-ci a examiné le cadre de référence du projet et que les services
correspondent à la portée des offres à commandes. Cet examen est réalisé avant que l’ AMI ne
fournissent le nom de l'expert-conseil auprès duquel on pourra faire des démarches. Le gestionnaire de
secteur d'activité examine également la proposition de prix afin d'évaluer l'ampleur de la participation
proposée ainsi que d'autres documents, tout particulièrement les changements à la portée des travaux,
avant que le gestionnaire de projets envoie à l’AMI, pour qu'ils les traitent, le formulaire 9200, le plan de
gestion des risques et la documentation au dossier.
L'approbation du gestionnaire principal de projets est requise lorsque
La commande subséquente se chiffre à plus de 100 000 $ (y compris, la TPS/TVH et les MPMA). Le
gestionnaire de projets doit demander cette approbation par courriel au gestionnaire principal de projets
approprié.
Remplacement de sous-experts-conseils
Une telle situation ne devrait pas survenir dans le cas des offres à commandes, car l'entrepreneur
principal est tenu de faire appel à des remplaçants désignés, conformément à l'offre à commandes.
Montants préapprouvés pour modifications anticipées et plan de gestion des risques
Les montants préapprouvés pour modifications anticipées doivent être répartis par catégorie de risque et
par montant.
Cadre de référence
Le cadre de référence devrait être propre au projet et s'ajouter aux services décrits dans l'offre à
commandes. Il ne faut pas ajouter des services. Il faut utiliser le cadre de référence générique établi
par le gestionnaire de domaine. Chaque cadre de référence doit être examiné par le gestionnaire
de secteur d'activité.
Les documents de construction doivent être disponibles dans les deux langues officielles.
Si le marché de construction est évalué à plus de 100 k$ et que l'appel d'offres sera émis par
l'intermédiaire de l’ AMI, les documents de soumission doivent être produits dans les deux langues
officielles avant d'être diffusés sur MERX.
Vérification des exigences relatives à la sécurité
Le formulaire 9200 comporte une section portant sur la sécurité. Si la commande subséquente ne
comporte pas d'exigences relatives à la sécurité, il faut cocher la case « Non » et signer malgré tout le
document. Si la commande subséquente comporte des exigences relatives à la sécurité, la liste de
vérification des exigences relatives à la sécurité doit être remplie et jointe au formulaire 9200, et une
signature doit être apposée dans la case appropriée de ce dernier.
Proposition des honoraires
La proposition des honoraires doit être répartie selon les tarifs horaires établis dans l'offre à commandes,
et elle doit refléter l'ampleur de la participation prévue pour chaque catégorie de personnel. Si la
proposition comprend des sous-traitants autres que ceux mentionnés dans l'offre à commandes, les
honoraires de ces sous-traitants doivent être considérés comme des débours et ils seront remboursés au
prix coûtant sur présentation des reçus connexes.
Proposition des honoraires équitable et raisonnable, proposition technique conforme
L’AMI exigent que le gestionnaire de projets émette une déclaration selon laquelle la proposition est
équitable et raisonnable, qu'elle a été examinée et qu'elle correspond, d'un point de vue technique, au
cadre de référence. Il faut porter une attention particulière à l'évaluation de l'ampleur de la participation
par les experts-conseils. À considérer : recours injustifié à des cadres supérieurs, nombre d'heures de
travail trop élevé pour le travail proposé. Il ne faut pas évaluer les honoraires proposés selon le
pourcentage, mais plutôt selon le nombre d'heures indiqué.
Date d'achèvement
Quelle est la date d'achèvement prévue pour les travaux visés par la commande?
Débours
Si l'expert-conseil a indiqué que les débours seront en sus, l’ AMI exigent qu'il fournisse le montant et la
description de chaque débours proposé. Il convient de souligner que, dans la majorité des offres à
commandes, des débours de base sont déjà compris dans les tarifs horaires. Il faut consulter l'offre à
commandes pour obtenir des renseignements complémentaires.
Formulaire 9200
Toutes les sections obligatoires du formulaire doivent être signées, et les instructions de facturation
doivent être clairement indiquées. Le financement actuel est le financement prévu pour cette commande
seulement, et non pour l'ensemble du projet. Il devrait comprendre la TPS, mais non les montants
préapprouvés pour modifications anticipées. Il faut indiquer le numéro de télécopieur du gestionnaire de
projets. La section portant sur la sécurité doit être dûment remplie (oui ou non, et signature). Il ne faut
pas tenir compte de la case appelée « Arrangement administratif privilégié ». Il faut indiquer le numéro
de l'offre à commandes et le numéro de réserve, et transmettre la correspondance connexe àl’ AMI,
sous forme de trousse, par courriel, télécopie ou envoi postal.