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Document de travail CHARTE DE FONCTIONNEMENT DE LA CELLULE DE RESERVATION ET DE REGULATION DES SEJOURS Contexte : Dans le cadre de l’ouverture du bâtiment Laennec, une évolution des pratiques en matière de gestion des lits d’hospitalisation est incontournable. Le pôle médico-chirurgical pédiatrique (pôle 2) a fait le choix de l’harmonisation des pratiques sur son périmètre, avec la mise en place d’une cellule de réservation et de régulation des séjours. La cellule de gestion des séjours garantit une régulation des flux programmés et non programmés sur le périmètre identifié du lundi au vendredi de 8h00-18h001. Elle centralise les demandes d’hospitalisation, affecte un lit à chaque demande, actualise chaque jour le flux de patients et joue un rôle d’alerte en cas de vacances ou de sur occupation des lits. Objectifs généraux: Qualité/ Satisfaction patients - Offrir un lit au patient dans un meilleur délai et dans le respect des règles de sécurité Tendre vers zéro le nombre de déprogrammations Garantir un meilleur accueil des patients et de leurs familles par les secrétaires hospitalières grâce à leur plus grande disponibilité Faciliter l’admission des patients issus des urgences Satisfaction des personnels - Réduire le stress des professionnels, les tensions entre services Recentrer les professionnels sur leur cœur de métier Lisser l’activité et la charge de travail sur la semaine Garantir au médecin une localisation en temps réel de ses patients Efficience médico-économique - 1 Augmenter le taux d’occupation des lits Augmenter le taux de sortie avant midi Diminuer le nombre de journées non pertinentes donc la DMS Augmenter le turn over dans les lits donc l’activité Garantir une adéquation entre activité et effectifs Lorsqu’un des deux gestionnaires est absent, la cellule n’est ouverte que de 9h à 16h. -1- Document de travail Périmètre : La cellule de gestion des séjours a pour périmètre d’action l’ensemble des services d’hospitalisation conventionnelle du pôle 2 : Chirurgie orthopédique, ORL et chirurgie cervicofaciale, Neurochirurgie, Chirurgie Maxillo-faciale et Plastique, Stomatologie, Chirurgie viscérale, Ophtalmologie, Hospitalisation médico-chirurgicale (sur 9 mois), Gastro-entérologie, Néphrologie pédiatrique. Ainsi la cellule de gestion des séjours coordonne 146 lits sur 3 étages (R2, R3, RDC haut) durant 9 mois de l’année (Février-Novembre) et 134 lits sur 2 étages (R2 et R3) durant 3 mois (NovembreFévrier), période où l’Hospitalisation médico-chirurgicale devient médicale (Plan bronchiolite Pôle 1). La cellule de gestion des séjours doit prendre également en compte les demandes d’hospitalisation formulées par les urgences, ainsi que les retours de Réanimation et d’USC. Ressources allouées : La mission de réservation et de régulation des séjours est assurée par deux gestionnaires de séjours, une IDE et une AS. La cellule de réservation et de régulation des séjours se situe au 2ème étage du Bâtiment Laennec, Aile B, bureau B02. Les gestionnaires de séjours sont rattachés hiérarchiquement à Sylvie Escalon, adjointe au directeur de l’Hôpital Necker. La supervision de la cellule est assurée par le cadre paramédical du pôle et le cadre logistique du pôle. L’équipe projet assure la conduite, le suivi et l’évaluation du projet. La cellule de gestion des séjours est équipée de deux PC équipés de deux écrans chacun et du logiciel AGHATE V2,d’une imprimante, d’un fax et de trois postes téléphoniques. 2 Références (en annexe) : - Le document « Acteurs et instances du projet Gestion des séjours » Les règles d’hébergement de la cellule de gestion des séjours La plaquette de communication La fiche de poste « Gestionnaire de séjours » Le thésaurus DMS pour séjours non programmés Modèle de « Demande d’Intervention » (DI) / « Demande d’Hospitalisation » (DH) Modèle de « Demande d’hospitalisation en Urgence » Modèle de « Feuille d’alerte » (pour modification d’un séjour & retours de Réa-USC) Principes généraux de l’hébergement : - 2 La cellule affecte en priorité le patient dans son service de spécialité. En cas d’impossibilité à coucher un patient dans son service d’origine, la cellule réalise un hébergement respectant les règles médico-soignantes d’hébergement définies par le pôle. Poste 96969 & 98816 / DECT 96949 / FAX 94500 / Mail : [email protected] -2- Document de travail - - - Les règles d’hébergement définissent les pathologies et typologies de patients qui peuvent être hospitalisés en dehors des unités dédiées à la spécialité. La responsabilité médicale et paramédicale de la prise en charge du patient est organisée selon les principes suivants : Les soins sont assurés par les services offreurs. Le suivi médical est réalisé par l’équipe du service demandeur. Un référent médical est clairement identifié. Le référent médical s’engage à voir le patient à son arrivée et tous les matins de son séjour, ainsi qu’à échanger avec l’IDE responsable du patient. Le référent médical assure les prescriptions journalières sur Phedra. Il consigne ses observations dans le dossier patient. Il assure la mise à disponibilité de tous les documents nécessaires à la sortie et en informe la famille. Les professionnels paramédicaux du service offreur ont en charge la surveillance directe et permanente du patient. Les médecins du service offreur interviennent en cas d’urgence. Le service demandeur s’engage à fournir si besoin les protocoles de prise en charge adéquats. Description : Gestion du flux programmé 1/ Le praticien et/ou sa secrétaire médicale - - Renseigne une fiche de demande d’intervention (séjour chirurgical) / demande d’hospitalisation (séjour médical) dans laquelle est indiquée une date prévisionnelle de sortie, et si nécessaire une durée prévisionnelle de séjour en USC/Réa. Dans le cas d’un séjour chirurgical : programme dans IPOP et s’assure de la transmission rapide de la DI par fax (94500) à la cellule de régulation des blocs. Dans le cas d’un séjour médical : s’assure de la transmission rapide de la DH par fax (96110) à la cellule de gestion des séjours. 2/ Les secrétariats médicaux - Informent la cellule de gestion des séjours des modifications de programme ou des annulations en faxant la « feuille d’alerte » (cf.annexe n°x). Informent la cellule de gestion des séjours en cas de non venue en consultation d’anesthésie (information préalablement transmise par la cellule de régulation des blocs) 3/ La cellule de régulation des blocs - A partir de la DI, s’assure de l’exhaustivité des informations rentrées sur IPOP. Complète les items manquants dans IPOP, notamment la durée prévisionnelle de séjour. Valide les interventions sur IPOP, suite à la consultation d’anesthésie. Alerte la secrétaire médicale et la cellule de gestion des séjours en cas de non venue en consultation d’anesthésie. -3- Document de travail 4/ Equipes des services d’hospitalisation conventionnelle (Equipes soignantes, secrétaires hospitalières). - Réalisent les mouvements (entrées, sorties, passages internes) sur GILDA en temps réel. Impriment tous les matins un plan de travail à partir d’AGHATE et y actualisent la date prévisionnelle de sortie validée avec les praticiens lors de la visite. Faxent ce plan de travail avant 10h tous les matins à la cellule de gestion des séjours. Communiquent à la cellule toute déprogrammation d’hospitalisation et tout patient non venu. Anticipent les modalités liées à l’organisation de la sortie du patient, en collaboration avec les équipes médicales. 5/ Les services de Réa et d’USC - Informent quotidiennement la cellule de gestion des séjours ainsi que les services d’hospitalisation concernés, des retours en hospitalisation conventionnelle. Pendant les heures d’ouverture de la cellule, faxent la « feuille d’alerte » à la cellule de gestion des lits le matin du retour en hospitalisation complète. 6/ La cellule de gestion des séjours - - A partir d’IPOP, enregistre quotidiennement à J-20 les besoins en lits sur le logiciel AGHATE. Vérifie à J-7 dans IPOP qu’il n’y a pas eu de modifications de programme entre J-20 et J-7. A J-2, affecte les lits à l’ensemble des patients programmés du pôle médico-chirurgical sur le logiciel AGHATE. Réajuste quotidiennement le logiciel AGHATE en fonction des modifications transmises (déprogrammations, urgences, sorties retardées ou avancées, mouvements inter-services), de façon à rendre possible une visualisation en temps réel des lits disponibles. Assure le placement le plus adapté aux besoins des patients grâce aux règles d’hébergement. Joue un rôle de veille et d’alerte en cas de débordements anticipés ou de vacances de lits. Fournit des indicateurs de fonctionnement de la cellule. S’engage, en cas d’impossibilité à honorer une demande de retour d’USC-Réa, à donner un lit au patient dans les 24h. Ce patient est considéré comme prioritaire. Gestion du flux non programmé Urgences Lundi-Vendredi 8h00-18h00 (heures ouvrables) Patient en provenance du CUDR : le médecin urgentiste contacte par téléphone la cellule pour faire hospitaliser le patient. Une « demande d’hospitalisation en urgence » est faxée à la cellule de gestion des séjours, de façon à fiabiliser les informations données oralement. La demande est conservée dans le dossier patient. Patients hors CUDR (entrée directe) : le médecin de spécialité ou les équipes du service contacte par téléphone la cellule de gestion des séjours pour faire hospitaliser le patient. Une « demande -4- Document de travail d’hospitalisation en urgence » est faxée à la cellule de gestion des séjours, de façon à fiabiliser les informations données oralement. La demande est conservée dans le dossier patient. Urgences Nuit, Weekend et Jours fériés Le service des urgences, les praticiens et cadres de garde, l’administrateur de garde et toutes les personnes susceptibles d’avoir besoin d’un état des lits disponibles en temps réel, se connectent à AGHATE et ont accès à une page de visualisation de la situation de lits (Cf. Formation outil). Le médecin urgentiste ou le médecin de spécialité appelle le service qui dispose de lits disponibles. Une fois le patient hospitalisé, les professionnels paramédicaux saisissent rapidement le mouvement d’entrée du patient dans GILDA. Le lendemain matin/ lundi matin, le service transmet l’information à la cellule de gestion des séjours via le plan de travail. NB : En cas de fermeture exceptionnelle de la cellule de gestion des lits, l’organisation retenue pour la nuit et le week-end s’applique. Un mail d ‘information générale préviendra l’ensemble des professionnels du pôle de la fermeture exceptionnelle de la cellule. -5-
