Confidentialité, Politique de
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Politique de confidentialité <nom de l’entreprise> s’engage à préserver la vie privée de ses clients et employés. Chaque département doit s’assurer d’adopter et de mettre en œuvre les dispositions de la politique de confidentialité de l’entreprise, comme stipulé dans ladite politique. Cette politique s’applique à tout employé et tout renseignement identifiable de nature privée se trouvant chez <nom de l’entreprise>. La protection de la vie privée des personnes et renseignements personnels figure dans les législations provinciale et fédérale. L’entreprise s’engage à se conformer à ces obligations et directives. L’entreprise se plie aux diverses modalités juridiques en matière de protection de la vie privée, comprenant les éléments suivants : 1. Responsabilité Chaque département est responsable de protéger la confidentialité des renseignements personnels dont il dispose. Un individu peut être nommé pour contrôler l’application de cette politique et servir de personne-ressource pour traiter toute situation se rapportant aux données personnelles. 2. Définition des buts Chaque département a l’obligation de définir le but pour lequel l’information est recueillie avant ou au plus tard au moment de la collecte. La quantité de renseignements personnels recueillis devrait se limiter aux données nécessaires pour accomplir le but visé. 3. Consentement Les renseignements personnels doivent être recueillis ou divulgués à la connaissance et avec le consentement de la personne en cause. Chaque département doit obtenir l’autorisation écrite de ladite personne au plus tard au moment où l’information est recueillie. <nom de l’entreprise> peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans avoir obtenu son consentement personnel si elle enquête sur une violation d’une politique de l’entreprise ou une infraction à une loi ET si l’obtention du consentement de la personne en cause compromettrait l’accès ou l’exactitude de l’information recueillie. 4. Limitation de la collecte Chaque département doit s’efforcer de trouver des moyens visant à atteindre le but énoncé sans avoir à recueillir de renseignements personnels. S’il n’existe pas d’alternative, seuls les renseignements absolument nécessaires au but énoncé doivent être demandés. <Nom de l’entreprise> se réserve le droit, à sa discrétion, de modifier sa politique de ressources humaines. Elle en avisera par écrit ses employés avec un avis suffisant. Page 1 de 2 5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celle définies. Dans le cas où le but énoncé est modifié ou remplacé par un autre, il est obligatoire d’obtenir de nouveau le consentement de la personne. Tout renseignement personnel doit être détruit, supprimé ou dépersonnalisé aussitôt qu’il n’est plus nécessaire. 6. Exactitude Chaque département faisant appel à des renseignements personnels doit s’assurer que ceux-ci sont aussi exacts, complets et actuels que nécessaire aux fins établies. 7. Mesures de protection Chaque département doit mettre en place les mesures de protection pertinentes afin d’empêcher tout accès à des renseignements personnels à des personnes autres que celles nécessaires aux fins établies. 8. Transparence Chaque département doit s’assurer que les dispositions de la présente politique concernant la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements sont rendues publiques. 9. Accès personnel Une personne peut demander d’avoir accès à ses renseignements personnels et chaque département doit pouvoir répondre à sa demande, sous réserve d’une disponibilité raisonnable. Chaque département doit aussi pouvoir donner accès à la personne à ses renseignements personnels et les amender, à sa demande, s’ils sont incorrects ou superflus. 10. Contestation de la conformité <L’entreprise / chaque département / la personne désignée chargée de faire appliquer cette politique de l’entreprise> doit examiner toutes les contestations et tenter de les régler. Tout manquement à cette politique de confidentialité pourra faire l’objet de mesures disciplinaires allant jusqu’au licenciement. <Nom de l’entreprise> se réserve le droit, à sa discrétion, de modifier sa politique de ressources humaines. Elle en avisera par écrit ses employés avec un avis suffisant. Page 2 de 2
